Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Kontroll av verifikationer - gemensamma tillämpningsanvisningar för kommunstyrelsens verksamheter Dnr 2015/771 Sammanfattning Utöver vad som stadgas i Reglemente för kontroll av verifikationer, som innehåller övergripande regler för kontroll av verifikationer, så utfärdas även tillämpningsanvisningar. Gemensamma tillämpningsanvisningar för kommunstyrelsens verksamheter har senast antagits och reviderats Med anledning av genomförda förändringar i organisationen och delegationsordningen finns ett behov av att revidera tillämpningsanvisningarna. Ändringar är markerade med rött. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från ekonomichef 2 Regler Kontroll av verifikationer Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Kontroll av verifikationer - gemensamma tillämpningsanvisningar för kommunstyrelsens verksamheter antas.

2 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Kontroll av verifikationer - gemensamma tillämpningsanvisningar för kommunstyrelsens verksamheter Diarienummer 2015/771, löpnummer 53/2016 Sammanfattning Utöver vad som stadgas i Reglemente för kontroll av verifikationer, som innehåller övergripande regler för kontroll av verifikationer, så utfärdas även tillämpningsanvisningar. Gemensamma tillämpningsanvisningar för kommunstyrelsens verksamheter har senast antagits och reviderats Med anledning av genomförda förändringar i organisationen och delegationsordningen finns ett behov av att revidera tillämpningsanvisningarna. Ändringar är markerade med rött. Förvaltningens förslag till beslut Styrdokumentet avseende Kontroll av verifikationer - gemensamma tillämpningsanvisningar för kommunstyrelsens verksamheter antas. Ärendet Se sammanfattning. Beslutsunderlag 1 Tillämpningsanvisningar rev 2015 (2) Beslut lämnas till Ekonomichef Kommunchef Sektorschefer Niklas Anemo Ekonomichef

3 Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument Kontroll av verifikationer Gemensamma tillämpningsanvisningar för kommunstyrelsens verksamheter ANTAGET AV: Kommunstyrelsen DATUM: 2016-"[Fyll i datum enligt ÅÅÅÅ-mm-dd]" ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: Ekonomifunktionen GÄLLER TILL OCH MED: "[Fyll i datum enligt ÅÅÅÅ]"

4 Innehåll 1 Omfattning Tolkning Kontroller som ska utföras Attester av godkända kontroller Attestförteckning Registrering av attestanter för IT baserad kontroll Elektronisk signatur Kompetens Integritet Intäkter

5 1. Omfattning Utöver vad som stadgas i Reglemente för kontroll av verifikationer, som innehåller övergripande regler, skall bestämmelserna i dessa tillämpningsanvisningar iakttas. Bestämmelserna gäller för - Ulricehamns kommun, företag 101 (i ekonomisystemet) - Förvaltade stiftelser, företag Stiftelsen Sociala samfonden, företag Tolkning Uppstår oklarheter om dessa tillämpningsanvisningar ska ekonomichefen avgöra hur de ska tolkas. 3. Kontroller som ska utföras Verifikationstyp Externa leverantörsfakturor Vara/ tjänst mottag- Pris enligt avtal/ taxa enligt avtal en/lev- ererad Kvalitet Förfallodag, moms, F-skatt beslut finns Behöriga Beslutsattest av behörig person krav enl lagstiftn. -Skannad papper < 100 kr x s s x s m x x -Skannad papper > 100 kr x x x x x m x x -E-faktura < 100 kr x s s x s m x x -E-faktura > 100 kr x x x x x m x x -Periodisk e-faktura under toleransbelopp -Periodisk e-faktura över toleransbelopp Verifikation uppfyller Kontering är korrekt m m m m m m m x x x x x m x x Kassaverifikationer x x x x x x Utanordningar x x x x x m x x Bidragsutbetalningar x x x x x Intern leverantörsfaktura s s s x m x x Bokföringsorder x m x x Interna fördelningar x x Härledda verifikationer x x Avskrivningar/intern ränta x x Löner Externa kundfakturor x x x x x x Interna kundfakturor x x x x x E-handel -Inköpsorder x m x x m m x m -Abonnemang x m x x 3

6 x = manuell kontroll skall alltid utföras m = kontroll görs maskinellt s = manuell kontroll genom stickprov Leverantörsfakturor som saknar uppgift om F-skatt ska hanteras enligt fastställd rutin. För att faktura ska uppfylla lagstiftningen ska den innehålla: Det datum fakturan utfärdades (fakturadatum). Ett unikt löpnummer för varje faktura baserat på en eller flera serier. Säljarens momsregistreringsnummer. Köparens momsregistreringsnummer, om köparen är skattskyldig för köpet (s.k. omvänd skattskyldighet) eller finns i ett annat land inom EU:s momsområde och har åberopat sitt momsregistreringsnummer för att få leveransen utan moms. Säljarens och köparens namn och adress. Tänk på att rätt namn på köparen är viktigt för bl.a. avdragsrätten för moms. Varornas eller tjänsternas omfattning och art. Det datum varorna såldes eller tjänsterna utfördes eller slutfördes. Vid betalning i förskott eller a conto: betalningsdatum om det kan fastställas och är något annat än fakturadatumet. Beskattningsunderlaget för varje skattesats eller undantag, enhetspriset exklusive moms samt en eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset. Den aktuella skattesatsen. Vilken moms som ska betalas om det inte är en momsfri försäljning. Fakturor ska adresseras till Ulricehamns kommun, Box 15, ULRICEHAMN. Fakturorna ska även innehålla leveransadress och beställarens referenskod (tre siffror). Det är viktigt med rätt adressering eftersom lagstiftningen ställer krav på att inkomna leverantörsfakturor ska bokföras så snart det kan ske, vilket innebär att de i princip ska bokföras (ankomstregistreras) samma dag de anländer till mottagaren. Feladresserade fakturor ska genom beställarens försorg anmälas till leverantören så att denne ändrar i sitt adressregister. 4

7 4. Attester av godkända kontroller Verifikationstyp Externa leverantörsfakturor Mottaget/ granskat Beslutsattest -Scannad pappersfaktura Obligatorisk Obligatorisk -Elektronisk faktura Obligatorisk Obligatorisk -Periodisk e-faktura under toleransbelopp -Periodisk e-faktura över toleransbelopp Obligatorisk Obligatorisk Kassaverifikationer Utanordningar Obligatorisk Obligatorisk Bidragsutbetalningar Attesteras i försystem Intern leverantörsfaktura Obligatorisk Obligatorisk Bokföringsorder Interna fördelningar/härledda verifikationer. Avskrivningar/intern ränta (anläggn. bokf) Löner Externa kundfakturor Interna kundfakturor Obligatorisk Attesteras i försystem eller pappersbaserad rutin E-handel Registrator Beslutsattest -Inköpsorder Behörig beställare Obligatorisk -Abonnemang Systemförvaltare Obligatorisk - I normalfallet registreras/attesteras verifikationerna i IT-baserade system. I kommunens stiftelser (se punkt 1) ska attestering ske med namnteckning på verifikationen. Utlandsbetalningar och enstaka brådskande utbetalningar som görs via kommunens internetbank ska attesteras med namnteckning på verifikationen med åtföljande namnförtydligande och attestants befattning. Löneunderlag kan även förekomma i pappersbaserad rutin. - Attester av externa leverantörsfakturor/utanordningar ska alltid göras av två personer. Attester för mottaget/granskat och beslut får därför inte utföras av samma person. - Attest mottaget/granskat innebär att kontrollerna utförts och godkänts i enlighet med attestreglementets 4. - Beslutsattesten är ett slutligt godkännande av transaktionen/betalningsuppdraget så att bokföring och utbetalning kan ske. - Ersättare ska attestera vid ordinarie attestants frånvaro. 5

8 - Kassaverifikationer på inbetalningar konteras av behöriga personer inom kommunledningsstabens ekonomifunktion. Utbetalning av beslutsattesterat betalningsuppdrag görs maskinellt i ekonomisystemets funktion för automatisk utbetalning. Kommunstyrelsen fattar i särskilt ärende beslut om behöriga personer till kommunens internetbank. - Behörighet att skapa bokföringsorder begränsas till de personer som respektive verksamhet utser. Personerna registreras därefter med denna behörighet i ekonomisystemet. Bokföringsorder ska åtföljas av vederbörliga underlag. - Interna transaktioner som skapas i ekonomisystemet för interna fördelningar (t ex lokaler), automatskapade verifikationer, s k härledda verifikationer (t ex PO-pålägg) och verifikationer från anläggningsregister godkänns i samband med att bearbetning registreras. Detta utförs av behöriga personer inom kommunledningsstabens ekonomifunktion. - Grundlön attesteras/beslutas av delegater i enlighet med gällande delegationsordning för kommunstyrelsen. Avvikelser från grundlön, lönetillägg och timlöner tillstyrks av personalredogörare och slutattesteras av den anställdes chef. - Underlag för externa kundfakturor och deras bokföring skapas till övervägande del i försystem av behöriga personer på respektive verksamhet. Enstaka kundfakturor skapas i fakturaportalen eller direkt i kundreskontran av behöriga personer (vilka registreras i ekonomisystemet). Registrering av inbetalningar görs maskinellt eller genom manuell registrering av behöriga personer inom kommunledningsstabens ekonomifunktion. Även påminnelse- och kravhantering utförs av behöriga personer inom kommunledningsstabens ekonomifunktion. - Behörighet för att skapa interna kundfakturor, inkl. kontering, begränsas till de personer som respektive verksamhet utser. Personerna registreras därefter med denna behörighet i ekonomisystemet. - Det elektroniska flödet för periodiska fakturor får hanteras på så sätt att ett regelverk för respektive abonnemang sätts upp som attesteras 1 gång. I regelverket ingår kodsträng och maximala toleransgränser på fakturabelopp för att dessa fakturor ska flödas igenom systemet till utbetalning utan attester. Toleransgränsen kan vara olika beroende på vilken nyttighet abonnemanget avser. Exempelvis kan ett fjärrvärme-abonnemang ha en betydligt högre toleransgräns än ett mobiltelefonabonnemang. - Generell beloppsgräns för att attestera externa leverantörsfakturor/utanordningar Endast kommunchef och ekonomichef ska ha obegränsad beloppsgräns för attestering av verifikationer. Sektorschef och verksamhetschef får attestera ett belopp av maximalt kr och övriga beslutsattestanter ett belopp av maximalt kr i en och samma verifikation som avser extern leverantörsfaktura/utanordning. 6

9 Kommunchef och sektorschefer har en generell behörighet att inom sin sektor inträda i ordinarie attestants ställe vid attestering över beloppsgränserna. 5. Attestförteckning Det åligger kommunledningsstabens ekonomifunktion att upprätthålla en aktuell attestförteckning baserad på fattade beslut om utsedda attestanter där attest sker med elektronisk signatur. Förteckningar ska bevaras minst 10 år. I det fall attest inte sker med elektronisk signatur ska attest ske med fullständig namnteckning. Den verksamhet som ansvarar för rutinen ska också svara för att det finns en förteckning över attestbehöriga och namnteckningsprov. A) Kommunstyrelsen beslutar om vilka befattningar som ska vara beslutsattestanter. Kommunstyrelsen kan delegera till ekonomichef och kommunchef att utse dessa. Beslutet ska innehålla intervall per koddel som befattningen ska ha behörighet att attestera samt eventuell beloppsgräns. Ansvar 1 och slag 2 är obligatoriska koddelar som attestbehörigheten ska knytas till. Ekonomichefen och redovisningsekonomen ska ha behörighet att beslutsattestera alla slag-/ansvarskoder. Systemförvaltare för ekonomisystemet får inte ha behörighet att beslutsattestera externa verifikationer. B) Beslut om utseende av attestanter för mottaget/granskat delegeras från kommunstyrelsen till verksamhetschefer och enhetschefer. C) Namn på utsedda attestanter ska anmälas till kommunledningsstabens ekonomifunktion. När anmälan mottagits kommer personen att ges access till ekonomisystemets webbaserade portal. Ändringar och avslut av attestanter/ användare ska anmälas utan dröjsmål. Attestförteckningen ska innehålla följande: - Beslutsfattare och beslutsdatum - Attestbehörighet (mottaget/granskat eller beslut) - Attestantens befattning och namn samt användaridentitet i ekonomisystem - Intervall per koddel som beslutsattestanten ska ha behörighet att attestera - Uppgift om vilka som är ordinarie attestanter respektive ersättare - Eventuell tidsbegränsning för attestuppdraget - Beloppsbegränsning för attestuppdraget 6. Registrering av attestanter för IT-baserad kontroll Behöriga personer inom kommunledningsstabens ekonomifunktion ansvarar för att registrera attestanter med åtföljande regelverk och behörigheter i ekonomisystem liksom borttagande av attestbehörigheter. Till grund för registrering av beslutsattestanter ska ett beslut finnas. Behörigheter för registrering/attester i försystem sätts upp av respektive verksamhet. 1 Koddel i internredovisningen som anger ansvarig person eller enhet 2 Konto i externredovisningen, Kommun Bas kontoplan 7

10 7. Elektronisk signatur Attester i kommunens elektroniska fakturahanteringssystem görs med attestantens användaridentitet verifierat med personligt lösenord. Utförda attester kan i ekonomisystemet spåras till den person som utfört attesten. 8. Kompetens Respektive verksamhetschef och enhetschef har ansvar för att personal som tilldelas kontrolluppgifter får instruktioner om reglementet och dessa tillämpningsanvisningar. 9. Integritet Det är inte lämpligt att underställd personal kontrollerar överordnade. Utgifter som har anknytning till mottagarens egen person (t ex representation och resekostnader) ska i nedanstående fall beslutsattesteras enligt följande: Kommunchef: kommunstyrelsens ordförande attesterar Sektorschefer: kommunchef attesterar. Verksamhetschefer: sektorschef attesterar Enhetschefer: verksamhetschef attesterar Kommunstyrelsens ordf.: kommunstyrelsens vice ordf. attesterar 10. Intäkter Kontrollrisken är högre för en missad fakturering än för en missad betalning. Respektive verksamhetschef har ansvar för att det inom verksamheten finns rutiner som säkerställer att faktura eller underlag för faktura och bokföring skapas så att allt som ska faktureras blir fakturerat till rätt belopp och villkor. Bilagor: Mallar för anmälan av attestanter 8

11 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Bemyndigande att teckna bankkonto Dnr 2015/768 Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade , 19, om behörighet att teckna bankkonto, bankgiro och plusgiro med mera. Med anledning av personalförändringar behöver beslutet förnyas. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från ekonomichef Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Förvaltningens förslag om behörighet att teckna bankkonto, bankgiro och plusgiro med mera godkänns.

12 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse - bemyndigande att teckna bankkonto, bankgiro och plusgiro samt disponera konton för ekonomiska transaktioner Diarienummer 2015/768, löpnummer 3039/ Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade , 19, om behörighet att teckna bankkonto, bankgiro och plusgiro mm. Med anledning av personalförändringar behöver beslutet förnyas. Förvaltningens förslag till beslut Öppnande och avslutande av konton Ekonomichef Niklas Anemo och redovisningsekonom Kristina Arvidsson bemyndigas att träffa avtal om och öppna nya konton inkl. centralkonto (s.k. koncernkonto) och disponeringskonton samt avsluta konton i kommunens namn. Administrera bankkonton och banktjänster Redovisningsekonom Kristina Arvidsson, ekonom Ida Gillerfors och ekonom Rasmus Gustafsson. Ovanstående personer bemyndigas att var och en för sig administrera i bankens internetbankssystem. Utfärdande av utbetalningar och kvittens av medel m.m. Ekonomichef Niklas Anemo, redovisningsekonom Kristina Arvidsson, ekonom Ida Gillerfors, ekonom Sandra Larsson, ekonom Ottilia Lönqvist, ekonom Göran Andersson, ekonom Anders Håkansson, ekonom Caroline Ahlberg, ekonom Rasmus Gustafsson, ekonomiassistent Sofia Forsberg, ekonomiassistent Maj-Lis Axelsson, ekonomiassistent Sladana Milinkovic och ekonomiassistent Eva Andersson. Ovanstående personer bemyndigas att två i förening utfärda utbetalningar samt kvittera medel på kommunens bankkonto, bank- och plusgiroräkningar samt kvittera till kommunen eller någon av dess nämnder eller styrelser ställda värdeförsändelser. Överföring av medel mellan kommunens konton Ekonomichef Niklas Anemo, redovisningsekonom Kristina Arvidsson, ekonom Ida Gillerfors, ekonom Sandra Larsson, ekonom Ottilia Lönqvist, ekonom Göran Andersson, ekonom Anders Håkansson, ekonom Caroline Ahlberg, ekonom Rasmus Gustafsson, ekonomiassistent Sofia Forsberg, ekonomiassistent Maj-Lis Axelsson, ekonomiassistent Sladana Milinkovic och ekonomiassistent Eva Andersson. Ovanstående personer bemyndigas att två i förening överföra medel från kommunens konto i en bank till kommunens konto i en annan bank, samt mellan dispositionskonton inom centralkonto (s.k. koncernkonto).

13 2015/768, 3039/2015 2(2) Utbetalning av löner m.m. Systemförvaltare Åsa Lid och systemförvaltare Britt Pettersson. Ovanstående personer bemyndigas var och en för sig att utföra elektroniska löneutbetalningar. Utbetalning av försörjningsstöd Enhetschef Maria Nordgren, socialsekreterare Leila Claesson, socialsekreterare Lars Grankvist, socialsekreterare Pontus Oresten, socialsekreterare Sophie Mahlberg, socialsekreterare Anna Engl, socialsekreterare Ida Ljung assistenten Marie-Louise Claesson och assistenten Vivianne Norlin. Ovanstående bemyndigas att två i förening teckna checkar och göra utbetalningar av försörjningsstöd från konto hos Handelsbanken. Ärendet Se sammanfattning. Beslutsunderlag - Beslut lämnas till Utsedda personer Ekonomichef Niklas Anemo Ekonomichef

14 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Utvärdering av resursfördelningsmodell för förskolan Diarienummer 2016/16, löpnummer 43/2016 Sammanfattning Skolverket klargör att det är viktigt att det finns en fungerande modell för resursfördelningen som utgår från de olika behov som finns inom förskolan och lokala förutsättningar. Utifrån Skolverkets allmänna råd utarbetade förvaltningen en ny modell för fördelning av resurser till förskolorna. Modellen antogs av kommunstyrelsen den 16 december 2014 och i samband med detta beslutades även att en utvärdering borde göras i slutet av Sektor lärande har utvärderat resursfördelningsmodellen för förskolan och kan då bland annat konstatera, att tiden som den nya modellen har varit i bruk har varit något kort för att man fullt ut ska kunna göra en utvärdering i alla delar. En fortsatt uppföljning av fördelningsprinciperna bör göras under 2016 och därefter bör en ny utvärdering göras under andra kvartalet Förvaltningens förslag till beslut Utvärderingen läggs till handlingarna. En ny utvärdering av resursfördelningsmodellen för förskolan ska göras under andra kvartalet Ärendet I Skolverkets allmänna råd klargörs bland annat att förskolans verksamhet inte kan utformas på samma sätt överallt och att förskolans resurser inte ska fördelas lika. Enligt Skolverket är det viktigt att det finns en fungerande modell för resursfördelningen som utgår från de olika behov som finns och lokala förutsättningar. Med hänsyn till vad som sägs i Skolverkets allmänna råd utarbetades en ny modell för fördelning av resurser till förskolorna. Den 16 december 2014 antog kommunstyrelsen, 315, den nya fördelningsmodellen och i samband med detta beslutades även att en utvärdering borde göras i slutet av Resursfördelningsmodellen är indelad i följande fyra delar: Fördelningsprinciper Socioekonomiska faktorer Förskolor med en avdelning Läromedel, underhåll med mera Vad gäller de två första delarna kan sektor lärande konstatera att tiden som den nya resursfördelningsmodellen har varit i bruk har varit för kort för att det ska kunna gå att fullt ut bedöma hur förskolorna påverkas. En fortsatt uppföljning under 2016 och en utvärdering under andra kvartalet 2017 innebär dels att man kan utvärdera ett helt budgetår, dels kan jämföra två år, vilket sammantaget ger ett bättre underlag vid en bedömning av hur den nya resursfördelningsmodellen påverkar förskoleverksamheten.

15 2016/16, 43/2016 2(2) Beslutsunderlag 1 Utvärdering av resursfördelningsmodell för förskolan tjänsteskrivelse _bilaga Beslut lämnas till Barn- och utbildningschef Verksamhetschef förskola åk 6 Helén Claesson Elisabeth Johansson Barn- och utbildningschef Verksamhetschef förskola åk 6 Sektor lärande Gunnar Scorénius Utredare Sektor lärande

16 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Utvärdering av resursfördelningsmodell för förskolan Dnr 2016/16 Sammanfattning Skolverket klargör att det är viktigt att det finns en fungerande modell för resursfördelningen som utgår från de olika behov som finns inom förskolan och lokala förutsättningar. Utifrån Skolverkets allmänna råd utarbetade förvaltningen en ny modell för fördelning av resurser till förskolorna. Modellen antogs av kommunstyrelsen den 16 december 2014 och i samband med detta beslutades även att en utvärdering borde göras i slutet av Sektor lärande har utvärderat resursfördelningsmodellen för förskolan och kan då bland annat konstatera, att tiden som den nya modellen har varit i bruk har varit något kort för att man fullt ut ska kunna göra en utvärdering i alla delar. En fortsatt uppföljning av fördelningsprinciperna bör göras under 2016 och därefter bör en ny utvärdering göras under andra kvartalet Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från barn- och utbildningschef 2 Utvärdering av resursfördelningsmodell för förskolan tjänsteskrivelse bilaga Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Utvärderingen läggs till handlingarna. En ny utvärdering av resursfördelningsmodellen för förskolan ska göras under andra kvartalet 2017.

17 Kommunstyrelsen Utvärdering av resursfördelningsmodell för förskolan Dnr 2015/ Bakgrund I Skolverkets allmänna råd klargörs bland annat att förskolans verksamhet inte kan utformas på samma sätt överallt och att förskolans resurser inte ska fördelas lika. Enligt Skolverket är det viktigt att det finns en fungerande modell för resursfördelningen som utgår från de olika behov som finns och lokala förutsättningar. Med hänsyn till vad som sägs i Skolverkets allmänna råd utarbetades en ny modell för fördelning av resurser till förskolorna. Den 16 december 2014 antog kommunstyrelsen, 315, den nya fördelningsmodellen och i samband med detta beslutades även att en utvärdering borde göras i slutet av Utvärdering I arbetet med att utvärdera den nya resursfördelningsmodellen för förskolan har synpunkter inhämtats från förskolechefer, verksamhetschef och ekonom. Fördelningsprinciper Den första delen i modellen behandlar principer som ska ligga till grund för arbetet med fördelning av resurser. Inom verksamheten upplever man att det har blivit snävare. En avstämning visar också att det finns en skillnad. Det kan förklaras med att fler barn i verksamheten innebär mindre pengar per barn, då budgetramen är oförändrad. Den demografipeng som finns idag räcker inte. Löneökningar påverkar inte fördelningen, då dessa kostnadsökningar kompenseras genom ett tillägg i budgeten. I grundskolan sker resurstilldelningen i form av en fast peng för hela året. Detta är något som också har diskuterats inom förskolan, men man har kommit fram till att det inte skulle fungera då underlaget inom förskolan varierar i större utsträckning, jämfört med grundskolan där elevunderlaget är mer stabilt.

18 En ökad volymtid, det vill säga att barnens tid i verksamheten ökar, ger inte heller en ökad personaltäthet. Uppföljningar under året visar att volymtiden har varierat över året. Tidigare år har volymtiden varit högre i mars och lägre i oktober. Så har det dock inte varit under 2015, då antalet barn och volymtiden istället har ökat. I budget för 2016 är volymtimmar tillagda, men en för stor variation under året kan medföra vissa svårigheter. Den genomsnittliga vistelsetiden för barnen ökar. För ett par år sedan låg den genomsnittliga vistelsetiden för barnen på under 30 timmer per vecka, idag ligger den på 32 timmar per vecka. Många barn är i verksamheten under en större del av dagen. Förskolorna har öppet mellan klockan 06:00 18:00 och under denna tid måste det vara bemannat. Ökar vistelsetiden kan det leda till ett ökat bemanningsbehov under en längre tid på dagen, det vill säga under tider där det tidigare har räckt med en personal, kanske man idag behöver vara två. Även om man idag kan se vissa problem med en ökad volymtid, så är ändå en fördelning enligt faktisk volymtid bättre än en fördelning som görs utifrån om barnen är där halvtid eller heltid. I den nya resursfördelningsmodellen tar man hänsyn till så kallade socioekonomiska faktorer. Enligt fördelningsprinciperna klargör man först den faktiska budgetramen för antalet tjänster, därefter görs en avräkning på 5 procent som fördelas till förskolorna utifrån socioekonomiska faktorer. Denna procentavräkning bedöms som rimlig då man inte har märkt någon skillnad. Socioekonomiska faktorer En socioekonomisk resursfördelning innebär att pengar fördelas till förskolorna utifrån deras barnsammansättning i syfte att förbättra likvärdigheten mellan enheterna. Det är motiverat med en sådan fördelning om det finns påtagliga resultatskillnader mellan förskolorna. Vilka socioekonomiska faktorer som bör beaktas vid fördelningen av resurser kan variera över tid. Vid fördelning av resurser för kalenderåret 2015 har följande faktorer beaktats: mammans utbildningsbakgrund föräldrarnas migrationsbakgrund ekonomiskt bistånd I grundskolans resursfördelningsmodell har även pappans utbildningsbakgrund beaktats och denna faktor bör även tas med i förskolans resursfördelningsmodell. Under 2015 har man inte kunnat märka någon skillnad mellan förskolorna. Om det inte finns någon signifikant skillnad bör socioekonomiska faktorer inte vara en del vid fördelningen av resurser. En utvärdering bör dock göras vart tredje år. Förskolor med en avdelning För alla förskolor finns en miniminivå om 3,5 årsarbetare. Om volymtiden, som är baserad på barnens vistelsetid, inte gör att miniminivån uppnås, omfördelas resurser från större förskolor. Förskolor med färre än 6 årsarbetare berörs inte. En procentuell omfördelning upplevs som mer rättvis. Tidigare omfördelades 100 tkr från förskolor med fyra, fem eller sex avdelningar för att säkra bemanningen vid de minsta förskolorna. Det upplevs också som bra att omfördelningen synliggörs. 2

19 Man kan dock se vissa problem även för de förskolor som har två avdelningar. Överstiger deras bemanning 6 årsarbetare så är även dessa förskolor med i omfördelningen till förskolor med en avdelning. Läromedel och underhåll Fördelning av resurser för läromedel och underhåll beräknas utifrån volymtimmar och fördelas inför budgetåret. Justering görs på läromedel och underhåll vid varje avstämningspunkt. Någon förändring av denna fördelningsprincip bör inte göras. Vad som ingår i underhåll bör tydliggöras. Helén Claesson Elisabeth Johansson Barn- och utbildningschef Verksamhetschef förskola åk 6 Sektor lärande Ottilia Lönqvist Ekonom Ekonomifunktionen Gunnar Scorénius Utredare Sektor lärande 3

20 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Kommunstyrelsens internbudget 2016 Dnr 2015/769 Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade om budget för 2016 och flerårsbudget Kommunstyrelsens budget för 2016 har därefter fördelats per verksamhet med utgångspunkt från den ekonomiska ramen 2015 och de förändringar som kommunfullmäktige beslutade om. Justeringar har även gjorts för kostnadsökningar pga. höjda ersättningar, justeringar mellan verksamheterna där överflyttningar gjorts till följd av förändrad organisation, kompensation för kapitalkostnader samt interna hyresförändringar mm. Under 2016 kommer det att ske viss omfördelning mellan verksamheterna, inom budget, till följd av förändrad fördelning av IT-kostnader mm. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från ekonomichef 2 Internbudget 2016 Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Verksamheternas nettoramar fastställs enligt bifogade förslag till internbudget för kommunstyrelsen. Ekonomichefen bemyndigas att verkställa omfördelning mellan verksamheterna inom budget 2016 till följd av förändrad fördelning av IT-kostnader, förändrade förvaltningsinterna rutiner mm.

21 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse kommunstyrelsens internbudget 2016 Diarienummer 2015/ Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade om budget för 2016 och flerårsbudget Kommunstyrelsens budget för 2016 har därefter fördelats per verksamhet med utgångspunkt från den ekonomiska ramen 2015 och de förändringar som kommunfullmäktige beslutade om. Justeringar har även gjorts för kostnadsökningar pga. höjda ersättningar, justeringar mellan verksamheterna där överflyttningar gjorts till följd av förändrad organisation, kompensation för kapitalkostnader samt interna hyresförändringar mm. Under 2016 kommer det att ske viss omfördelning mellan verksamheterna, inom budget, till följd av förändrad fördelning av IT-kostnader mm. Förvaltningens förslag till beslut Verksamheternas nettoramar fastställs enligt bifogade förslag till internbudget för kommunstyrelsen. Ekonomichefen bemyndigas att verkställa omfördelning mellan verksamheterna inom budget 2016 till följd av förändrad fördelning av IT-kostnader, förändrade förvaltningsinterna rutiner mm. Ärendet Kommunstyrelsens budget för 2016 har fördelats per verksamhet utifrån den ram som gällde för De förändringar som kommunfullmäktige beslutade om har lagts till. Justeringar har även gjorts för kostnadsökningar pga. höjda ersättningar, justeringar mellan verksamheterna där överflyttningar gjorts till följd av förändrad organisation, kompensation för kapitalkostnader samt interna hyresförändringar mm. Nedan redogörs för några av de större förändringar av de ekonomiska ramarna som genomförs inför Sektor lärande Förändringar har skett av internhyreskostnader på grund av nybyggnationer (Förskolan Totus, ombyggnation Bogesundsskolan och F-huset på Tingsholmsgymnasiet). Kostnader för skolskjutsar inom grundskolan har fördelats om från förskola till årskurs 6 till sektorstöd lärande. Tidigare år har nettokostnaderna för skolmåltider funnits både inom budgeten för sektor lärande och inom kostverksamhetens budget. Från och med 2016 är hela kostnaden budgeterad hos sektor lärande på sektorstöd lärande. Budgetmedel har därmed flyttats från Sektor Service till Sektor Lärande och inom Sektor Lärande. Sektor välfärd Inom sektor välfärd tillkommer en ny verksamhet: beställning och kvalitet. Denna verksamhet kommer att vara en beställarenhet och beställa insatser. Insatserna utförs av verksamheterna äldreomsorg och funktionsnedsättning. Verksamheten funktionsnedsättning kommer från och med budget 2016 att övergå till en utförarenhet. Tidigare

22 2015/769, 2(2) anslagsfinansierad budget inom funktionsnedsättning kommer att flyttas till den nya beställarverksamheten. Insatserna som övergår är: korttidsvistelse LSS, korttidstillsyn LSS, boende barn LSS, bostad med särskild service; vuxna LSS, boendestöd, särskilt boende; psykiskt funktionshindrade SOL samt daglig sysselsättning SOL. Övriga verksamheter som övergår till beställning och kvalitet är: IFO Vuxen, färdtjänst, beslut enligt LSS, beslut enligt SOL, biståndshandläggare ÄO, bostadsanpassning samt HSL. Övrigt Inför 2016 förändras kostnadsfördelningen för IT-verksamheten som bedrivs gemensamt mellan Ulricehamns och Tranemo kommuner. Med utgångspunkt från de styrprinciper som har beslutats av kommunfullmäktige pågår en översyn av internpriser för olika typer av ITutrustning, applikationer mm. Detta arbete beräknas snart vara avslutat. I avvaktan på att arbetet färdigställs reserveras en summa som motsvarar de beräknade ekonomiska effekterna för Ulricehamns kommun under kommunledningsstaben. Från och med införs även en ny rutin för att hantera personalens kostnader för kaffe mm. Denna nya rutin kommer att innebära viss omfördelning inom de ekonomiska ramarna för att kompensera vissa verksamheter för intäktsbortfall. Förvaltningen föreslår att ekonomichefen bemyndigas att verkställa omfördelning mellan verksamheterna inom budget 2016 till följd av förändrad fördelning av IT-kostnader, förändrade förvaltningsinterna rutiner mm. Beslutsunderlag 1 Internbudget 2016 Beslut lämnas till Kommunchef Barn- och utbildningschef Socialchef Samhällsbyggnadschef Servicechef Ekonomichef Niklas Anemo Ekonomichef

23 INTERNBUDGET 2016 Budget 2015 Tillägg och justeringar Budget 2016 Revision 1,2 0,1 1,3 IT-nämnd 0,6 0,0 0,6 Kommunstyrelsen 1 161,7 47, ,5 Kommunledningsstab 76,2-4,3 71,9 KS oförutsett 3,0 0,0 3,0 Lönepott 0,7 18,6 19,4 Komp prisökningar Ej fördelad besparing IT -1,2-1,2 Sektor, Miljö- och samhällsbyggnad 48,6 3,3 51,9 Sektor Välfärd 444,9 11,1 456,0 Varav: Sektorstöd Välfärd 9,5 6,1 15,6 Individ och familjeomsorg 304,8-262,6 42,2 Funktionsnedsättning 61,5-47,8 13,7 Äldreomsorg 69,1-3,9 65,2 Beställning och kvalitet 0,0 319,4 319,4 Sektor Lärande 506,2 32,0 538,2 Varav: Sektorstöd Lärande 7,3 49,7 57,0 Förskola till årskurs 6 275,5-21,0 254,5 Barn- och elevhälsa 38,0 4,0 42,0 Årskurs 7 till Tingsholm 185,4-0,8 184,6 Sektor Service 82,1-11,7 70,4 TOTALT 1 163,4 47, ,4 SUMMA FINANSFÖRVALTNINGEN 1 191,9 49, ,7 TOTALT 28,5 97,7 30,3

24 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Laglighetsprövning av kommunstyrelsens beslut , Tillfälligt ankomstboende. Mål nr Dnr 2016/24 Sammanfattning Niclas Sunding (SD) har överklagat kommunstyrelsens beslut , 298, att ge förvaltningen i uppdrag att starta tillfälligt ankomstboende för asylsökande. Ulricehamns kommun har beretts tillfälle att inkomma med skriftligt yttrande med anledning av överklagandet. Ulricehamns kommun bestrider Niclas Sundings yrkanden och yrkar för egen del att förvaltningsrätten avslår överklagandet. Beslutsunderlag 1 Yttrande gällande laglighetsprövning av kommunstyrelsens beslut , Tillfälligt ankomstboende. Mål nr Förvaltningens förslag till beslut Yttrandet antas och skickas till Förvaltningsrätten i Jönköping.

25 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse gällande laglighetsprövning av kommunstyrelsens beslut , Tillfälligt ankomstboende. Mål nr Diarienummer 2016/24, löpnummer 182/2016 Sammanfattning Niclas Sunding (SD) har överklagat kommunstyrelsens beslut , 298, att ge förvaltningen i uppdrag att starta tillfälligt ankomstboende för asylsökande. Ulricehamns kommun har beretts tillfälle att inkomma med skriftligt yttrande med anledning av överklagandet. Ulricehamns kommun bestrider Niclas Sundings yrkanden och yrkar för egen del att förvaltningsrätten avslår överklagandet. Förvaltningens förslag till beslut Yttrandet antas och skickas till Förvaltningsrätten i Jönköping. Ärendet Niclas Sunding (SD) har överklagat kommunstyrelsens beslut , 298, att ge förvaltningen i uppdrag att starta tillfälligt ankomstboende för asylsökande. Niclas Sunding anför att ändringsyrkandet från Roland Karlsson (C), där ordet ett ströks från ordförandes förslag till beslut, öppnar för fler tillfälliga ankomstboenden i kommunen. Niclas Sunding anser att öppnande av fler tillfälliga ankomstboenden är beslutas som ska fattas av Kommunfullmäktige. Ulricehamns kommun har beretts tillfälle att inkomma med skriftligt yttrande med anledning av överklagandet. Enligt kommunstyrelsens mening är den aktuella frågan, som innebär att kommunstyrelsen på begäran av Migrationsverket beslutat att öppna ett tillfälligt ankomstboende för asylsökande, inte av sådan beskaffenhet som det enligt 3 kap 10 KL ankommer på fullmäktige att besluta om. Kommunstyrelsens beslut är således inte av sådant slag att ärendet tillhör kommunfullmäktiges exklusiva beslutsområde och har därmed fattats inom ramen för det ansvar som ålagts kommunstyrelsen. Det överklagade beslutet strider inte, i enlighet med vad kommunstyrelsen i Ulricehamn ovan har anfört, mot någon av de grunder som anges i 10 kap 8 KL. Ulricehamns kommun bestrider således Niclas Sundings yrkanden och yrkar för egen del att förvaltningsrätten avslår överklagandet. Beslutsunderlag 1 Yttrande gällande laglighetsprövning av kommunstyrelsens beslut , Tillfälligt ankomstboende. Mål nr Beslut lämnas till Kommunchef Kanslichef Kommunsekreterare

26 Pehr Johansson Kanslichef 2016/24, 182/2016 2(2)

27 (2) Förvaltningsrätten i Jönköping Yttrande gällande laglighetsprövning av kommunstyrelsens beslut , Tillfälligt ankomstboende. Mål nr Ulricehamns kommun har beretts tillfälle att inkomma med skriftligt yttrande med anledning av överklagande av kommunstyrelsens beslut , 298, gällande beslut att ge förvaltningen i uppdrag att starta tillfälligt ankomstboende för asylsökande. Kommunstyrelsen i Ulricehamn vill anföra följande. Ulricehamns kommun bestrider Niclas Sundings yrkanden och yrkar för egen del att förvaltningsrätten avslår överklagandet. Grunder m m Det överklagade beslutet strider inte mot de grunder som anges i 10 kap 8 kommunallagen (KL). I mål där en kommunmedlem begärt laglighetsprövning av ett kommunalt beslut gäller som huvudregel att det är kommunmedlemmen som har att visa att beslutet ska upphävas. Kommunstyrelsens beslut har fattats mot bakgrund av den exceptionella flyktingsituation som har varit ett faktum under senare delen av Migrationsverket och andra offentliga verksamheter har fått hitta olika och ovanliga lösningar för att på ett bra sätt ta hand om de människor som sökt skydd i Sverige. Beslutet i kommunstyrelsen fick aktuell ordalydelse för att möjliggöra ytterligare upprättande av ankomstboende, om Migrationsverket så skulle begära, utan att kommunstyrelsen skulle behöva fatta särskilt beslut därom. Med stöd av Förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl., 7b har kommunen rätt till statlig ersättning. Det sistnämnda innebär att Ulricehamns åtagande att ta emot asylsökande under tillfälliga former inte utgör en merkostnad för kommunen. Dessutom har Ulricehamns kommun under senhösten 2015 tilldelats särskilda medel (ca 30 miljoner kronor) för flyktingmottagande. Dessa medel beräknas täcka de kostnader Ulricehamns kommun kan tänkas ha kopplat till tillfälliga ankomstboenden. Det bör dock förtydligas att det i skrivande stund endast har startats ett tillfälligt ankomstboende i kommunen. Enligt kommunstyrelsens mening är den aktuella frågan, som innebär att kommunstyrelsen på begäran av Migrationsverket beslutat att öppna tillfälligt ankomstboende för asylsökande, Kommunstyrelsen TELEFON E_POST kommun@ulricehamn.se BESÖKSADRESS Borgesundsgatan 22 POSTADRESS Ulricehamn WEB ulricehamn.se FACEBOOK facebook.com/ulricehamnskommun

28 (2) inte av sådan beskaffenhet som det enligt 3 kap 10 KL ankommer på fullmäktige att besluta om. Kommunstyrelsens beslut är således inte av sådant slag att ärendet tillhör kommunfullmäktiges exklusiva beslutsområde och har därmed fattats inom ramen för det ansvar som ålagts kommunstyrelsen. Det överklagade beslutet strider inte, i enlighet med vad kommunstyrelsen i Ulricehamn ovan har anfört, mot någon av de grunder som anges i 10 kap 8 KL. Mattias Josefsson Kommunstyrelsens ordförande Kanslifunktion TELEFON E_POST kommun@ulricehamn.se BESÖKSADRESS Borgesundsgatan 22 POSTADRESS WEB ulricehamn.se FACEBOOK facebook.com/ulricehamnskommun