Genom bifogad granskning kan vi konstatera att det finns områden som inte fungerar ändamålsenligt.

Transkript

1

2

3

4 GAGNEFS KOMMUN Ank ~ o\5: \<6lio D1anenr. \)l l ( Kommunrevisionen Gagnefs kommun Miljö- och byggnadsnämnden Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Granskning av miljö- och byggnadsnämnden På uppdrag av Gagnefs kommuns revisorer har KPMG genomfört en granskning av hur miljö- och byggnadsnämnden arbetar för att uppnå lagstiftarens intentioner, kommunens mål och riktlinjer samt hur nämnden styr, leder och följer upp sin verksamhet. Genom bifogad granskning kan vi konstatera att det finns områden som inte fungerar ändamålsenligt. Kommunens revisorer önskar att miljö- och byggnadsnämnden och kommunstyrelsen yttrar sig över bifogad revisionsrapport senast den 5 juni Enligt uppdrag från Gagnefs kommuns revisorer Magnus Larsson Certifierad kommunal yrkesrevisor KPMG

5 Revisionsgranskning av miljö- och byggnadsnämnden Revisionsrapport KPMG AB 4 mars 2015 Antal sidor: KPMG AB, a Swedlsh limited liability company and a member firm of lhe KPMG network of independent member firms affilialed with KPMG lntematlonal Cooperalive ("KPMG lnternational"), a Swiss enlity. All rights reserved.

6 Innehåll l l 14. Sammanfattning Bakgrund Syfte Avgränsning Revisionskriterier Ansvarig nämnd Metod Projektorganisation Styrande dokument och lagstiftning Handläggningstider Kommentar Planering myndighetsutövning och tillsyn Kommentar Uppföljning och säkerställande av nämndens tillsynsansvar Kommentar Kompetensförsörjning Kommentar Sammanfattande bedömning KPMG AB, a Swedish limlted liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG lnternational Cooperative ("KPMG lntemational"), a Swiss entity. All rights reserved.

7 1. Sammanfattning Vi har av Gagnefs kommuns revisorer fått i uppdrag att granska hur miljö- och byggnadsnämnden arbetar för att uppnå lagstiftarens intentioner, kommunens mål och riktlinjer samt styr, leder och följer upp sin verksamhet. Uppdraget ingår i revisionsplanen för Inom ramen för granskningen har vi följt upp nämndens handläggningstider, planering av myndighetsutövning och uppföljning av tillsyn samt nämndens kompetensförsörjning. Vår sammanfattande bedömning är att det finns en stor risk att uppdraget inte klaras och nämnden behöver skapa rutiner för att följa upp handläggningstider, resursplanering, planering av tillsyn samt säkerställa att samtliga inom nämndens myndighetsutövande uppgifter utförs. ämnden har under 2014 haft ett turbulent år där i stort sett hela personalstyrkan har bytts ut. Nämnden har även haft flera sjukskrivningar. Brist på personal påverkar självklart möjligheten för nämnden att klara sitt uppdrag. Vi konstaterar trots detta att nämnden tycks klara att hålla korta handläggningstider. Vi har dock noterat att nämnden saknar resurser för planering, uppföljning, behovsbedömning, samt tillsyn gällande exempelvis olovligt byggande. Vår rekommendation är därmed att nämnden säkerställer att erforderlig bemanning finns och att en plan för kompetensförsörjning tas fram. Nämndens planering av tillsyn är enligt vår bedömning inte ändamålsenlig då varken behovsutredning eller tillsynsplan enligt miljöbalken eller kontrollplan enligt livsmedelslagen finns upprättad och antagen för Det har framkommit att tidigare utdebiterad taxa för livsmedelskontroll återbetalats till livsmedelsföretagare eftersom kontrollen inte kunnat utföras och nämndens skuld var stor. Detta tyder enligt vår uppfattning på brister i resurser och en planering som inte är ändamålsenlig. Vår samlade bedömning är: Nämnden klarar av de löpande inkommande ärendena där ansökan gäller prövning av ett specifikt ärenden och våra stickprov visar att handläggningstidema är rimliga utifrån lagstiftningen även om det finns en viss variation. Nämnden klarar i dagsläget inte av att bevaka och säkerställa att ärenden som rör tillsyn av exempelvis nedskräpning i naturen, ovårdade tomter samt förelägganden om åtgärder vid olovligt byggande. Det är en brist att nämnden inte upprättat de behovsutredningar och tillsynsplaner som miljöoch livsmedelslagstiftningen föreskriver. Nämnden i egenskap av ansvarig för tillsyn och myndighetsutövning enligt miljöbalk och planoch bygglag måste säkerställa att tillräcklig bemanning finns för att klara uppdraget. Nämnden bör enligt vår mening skapa rutiner och system för uppföljning av tillsyn samt säkerställa att erforderlig bemanning med rätt kompetens finns till nämndens förfogande. Nämnden behöver se över i vilken omfattning miljötillsyn och livsmedelskontroll finansieras av skatter KPMG AB, a Swedish Jimited liability company and a member fi rm of the KPMG networl< of independent member firms affiliated with KPMG lnternational Cooperative (' KPMG lnternational' ), a Swiss entity. All rights reserved. 1

8 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av Gagnefs kommuns revisorer fått i uppdrag att granska hur miljö- och byggnadsnämnden arbetar för att uppnå lagstiftarens intentioner, kommunens mål och riktlinjer samt styr, leder och följer upp sin verksamhet. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Miljö- och byggnadsnämnden i Gagnefs kommun ansvarar för bygglov och anmälningsärenden, strandskyddsdispenser, förhandsbesked, miljö- och hälsoskydd, livsmedelstillsyn. Revisorerna i Gagnefs kommun bedömer att det finns en risk att miljö- och byggnadsnämnden inte når uppsatta mål för handläggningstider och tillsyn samt att nämnden inte klarar nuvarande och framtida kompetensförsörjning. Revisorerna bedömer därför att det är väsentligt att genomföra en fördjupad granskning inom området. Granskningens syfte är att översiktligt dokumentera och bedöma hur miljö- och byggnadsnämnden arbetar för att klara sitt uppdrag och ansvar gentemot de krav som ställs i lagstiftning, reglemente, mål och riktlinjer. Granskningen omfattar nämndens myndighetsutövande delar. Vi har därför granskat Nämndens handläggningstider i förhållande till kommunens mål och gällande lagstiftning Om och på vilket sätt nämnden har en ändamålsenlig planering av sin myndighetsutövning Miljö- och byggnadsnämndens planering och uppföljning av tillsynsärenden Hur kompetensförsörjningen ser ut 4. Avgränsning Granskningen omfattar miljö- och byggnadsnämnden. Granskningen avser följande av nämndens myndighetsutövande delar: bygglov och anmälningsärenden, strandskyddsdispenser, tillsyn ventilation och hissar, tillsyn och ingripande enligt plan- och bygglagen och miljölagstiftningen, miljö- och hälsoskydd och livsmedelstillsyn. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna/verksamheten uppfyller Kommunallagen Förvaltningslagen Plan- och bygglagen 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG lntemational Cooperative ('KPMG lnternational'), a Swiss entity. All rights reserved. 2

9 Miljöbalken Livsmedelslagen Föreskrifter Fullmäktige- och nämndmål Tillämpbara interna regelverk, policys, riktlinjer och fullmäktigebeslut 6. Ansvarig nämnd 7. Metod Granskningen har avsett miljö- och byggnadsnämnden. Rapporten är saklighetsgranskad av förvaltningschef. Granskningen har genomförts genom: Studie av relevanta dokument och protokoll Stickprov i diarium/verksamhetssystem avseende handläggningstider Vi har gjort ett urval över beslut fattade på delegation samt urval av beslut fattade av nämnden och följt upp handläggningstiden för dessa. Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Caroline Fornbrant, konsult under ledning av Magnus Larsson certifierad kommunal revisor och kundansvarig. 9. Styrande dokument och lagstiftning Reglemente för miljö- och byggnadsnämnden Kommunens mål och servicegarantier Förvaltnings/agen (FL) I förvaltningslagen finns regler för hur myndigheter i stat och kommun ska handlägga sina ärenden och sköta kontakter med allmänheten. I FLs allmänna regler, de s.k. servicereglerna, framgår i 4 att frågor från enskilda ska besvaras så snabbt som möjligt. I 7 anges att handläggningen av C 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG lntemational Cooperative ("KPMG lnternational"), a Swiss entity. All rights reserved. 3

10 ärenden gentemot enskilda ska ske så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. P!an- och bygg/ag (P BL) Enligt plan- och bygglagen (9: 14) ska byggnadsnämnden kontrollera att ansökan är komplett och därefter skicka ett mottagningsbevis till sökanden. Denna granskning ska göra skyndsamt. Mottagningsbeviset ska innehålla information om tidsfristen för beslutet. Beslut ska normalt fattas inom tio veckor, men att tiden får förlängas en gång med högst tio veckor utöver de ursprungliga tio veckorna om det är nödvändigt på grund av utredningen i ärendet. Tidsfristen börjar löpa den dag då den ansökan som inkommit till byggnadsnämnden är fullständig. Miljötillsynsförordningen Hos tillsynsmyndighet ska det finnas en utredning om tillsynsbehovet för myndighetens hela ansvarsområde enligt miljöbalken. Behovsutredningen ska avse en tid om tre år. Utredningen ska ses över vid behov och minst en gång varje år. En tillsynsmyndighet ska föra ett register över de tillsynsobjekt som behöver återkommande tillsyn. En tillsynsmyndighet ska för varje verksamhetsår upprätta en samlad tillsynsplan som omfattar myndighetens ansvarsområde enligt miljöbalken. Planen ska grundas på nämndens behovsutredning. Kommunala mål Fullmäktige har inte beslutat om några mål som rör handläggningen mom miljöbyggnadsnämnden. och Nämndens reglemente ämnden har i sitt reglemente fått följande uppdrag från fullmäktige Miljö-och byggnadsnämnden ansvarar för 1. kommunens uppgifter enligt miljöbalken (1988:808), plan- och bygglagen (1987: 10), och livsmedelslagen (2006:804), 2. detaljplanläggning och framtagande av områdesbestämmelser, 3. beslut om miljöbedömningar i planer och program, 4. kommunens naturvård, 5. kommunens verksamhet enligt tobakslagens 2, 4 och 12 (1993:581), 6. handläggning av frågor om namn på gator, vägar och kvarter, 7. att övervaka att de speciallagar i övrigt som gäller den yttre och inre miljön efterlevs, 8. att pröva frågor om extra bortforsling av hushållsavfall enligt kommunens renhållningsordning och medge dispenser från att forsla bort annat avfall än hushållsavfall enligt avfallsförordningen (2001: 1063 ), 9. att pröva undantag från den kommunala renhållningsordningen (KF ) 10. årlig uppräkning av bygglovtaxan och timtaxa för miljö- och livsmedelstillsyn i enlighet med ändring av konsumentprisindex KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG lnternationa/ Cooperative ("KPMG lnternationa/"), a Swiss entity. All rights reserved. 4

11 10. Handläggningstider ämnden har i sin verksamhetsplan för 2014 beslutat att nämnden ska ge bra service. Bra service definieras i nämndens handlingsplan med följande; "Ett bygglov ska ges inom 10 veckor om det inte är delegation, inom 6 veckor om det är delegation, sedan kompletta handlingar kommit in. Enkla ärenden ska ges inom 4 veckor. " "Ett delegationsbeslut enligt mi ljöbalken ska ges inom 4 veckor efter det att kompletta handlingar kommit in. " "Ett beslut om registrering enligt livsmedelslagen ska ges mom 2 veckor efter det att kompletta handlingar kommit in. " Nedan redovisas resultatet från vårt stickprov bland delegationsbesluten. Tabellen visar hur många dagar ett urval av ärenden har hanterats inom, varje siffra anger respektive ärendes handläggningstid i dagar ) , I * avseende ett av våra valda stickprov fanns inget beslut fattat. Ansökan inkom Från ansökningstilljället har det förlöpt mer än 20 veckor ärnnden genomför ingen löpande och strukturerad uppföljning av sina handläggningstider myndighetsutövningen. Av våra stickprov framgår att nämnden klarar att hålla korta handläggningstider. Enligt plan- och bygglagen ska sökanden tillsändas ett mottagningsbevis när ärendet är komplett. ågon sådan komplettförklaring görs inte. Vi har tillsammans med handläggarna stämt av när sökanden har lämnat in kompletta uppgifter för att ärendena ska kunna handläggas KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG networl< of independent member firms affiliated with KPMG lnternational Cooperative ('KPMG lnternational'), a Swiss entity. All rlghts reserved. 5

12 De lagstadgade 10 veckorna för handläggning av bygglov klaras i samtliga av våra granskade ärenden med undantag för tre ärende. I det ena av dessa ärenden fattades beslut inom tretton veckor. Det finns möjlighet för nämnden att ta upp till 20 veckor på sig att handlägga ärenden, men förlängningen av tiden ska då i förekommande fall kommm1iceras med sökanden. I två av de granskade bygglovärenden har handläggningstiden överskridit 20 veckor. Nämndens mål om att handlägga inom sex veckor klaras i sex av våra fjorton stickprov. Handläggningstiderna för de granskade anmälningsärendena gällande eldstäder är korta, liksom livsmedelsregistreringarna och anmälningsärendena om enskilt avlopp. Vämiepumparna har korta handläggningstider i de flesta fall. Det finns dock ett antal ärenden som avviker och där handläggningstiden är betydligt längre. Detta förklaras av förvaltningen med den låga bemanningen under Delegationsbeslut enligt miljöbalken ska handläggas inom 4 veckor. Vår uppföljning visar att beslut har fattats inom denna tid i hälften av fallen inom vårt stickprov. Registreringen av samtliga livsmedelsanläggningar har inom hela vårt stickprov har hanterats inom två veckor. I tabellen nedan framgår urval av handläggningstider för de granskade nämndärendena. Tabellen visar hur många veckor ett urval av ärenden har hanterats inom, varje siffra anger respektive ärendes handläggningstid veckor. 7 : 7 1- ' 1 I 8 1 :4 5 5 Utifrån våra genomförda stickprov kan vi notera att handläggningstider för de ärenden där beslut inte fattats på delegation utan fattats direkt av nämnden uppvisar korta handläggningstider. Observera att här anges handläggningstiden i antal veckor, tillskillnad från tabellen med handläggningstider där beslut är fattat med delegation från nämnden. Det är ett bygglovärende som överstiger de lagstadgade tio veckorna, men klarar sig inom tjugo veckor Kommentar Vi bedömer utifrån våra genomförda stickprov att handläggningen i huvudsak sker skyndsamt med vissa undantag men noterar att nämnden saknar uppföljning och kontroll av detta. PBL föreskriver att bygglov och förhandsbesked ska beslutas inom tio veckor från komplett ansökan, med möjlighet till förlängning med ytterligare tio veckor. Vi har i våra stickprov hittat tre avvikelser från tioveckorsregeln men noterar att övriga ärenden visar på korta handläggningstider. Vad gäller de övriga ärenden finns ingen motsvarande gräns utan vi får hålla oss till förvaltningslagens regler om att ärenden ska handläggas skyndsamt. Vi bedömer att 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company anda memberfirm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG lnternational Cooperative ("KPMG lnternational"), a Swiss entlty. All rights reserved. 6

13 handläggningen sker skyndsamt och i övervägande del i enlighet med de mål som miljö- och byggnadsnämnden har satt. Vi noterar att det på personalsidan turbulenta året med vakanser, sjukskrivningar och många nyanställningar avspeglar sig i vissa enskilda ärenden. Vi rekommenderar att nämnden strukturerat och löpande följer upp sina handläggningstider - för att säkerställa att resurser och kompetens är tillräcklig. För att underlätta uppföljningen rekommenderar vi att nämnden komplettförklarar ärenden som inkommer. 11. Planering myndighetsutövning och tillsyn Enligt tillsynsförordningen, miljöbalken och livsmedelslagen ska nämnder med ansvar för tillsyn enligt dessa lagstiftningar säkerställa att tillsynen är riskbaserad och utförs enligt upprättad plan. Under 2014 har nämnden varken antagit tillsynsplan för miljöbalkstillsynen eller behovsutredning. För livsmedelskontrollen finns en kontrollplan upprättad som inte är antagen av nämnden. I planen finns livsmedelsverksamheterna riskklassade och en kontrolltid är angiven. ämnden har tidigare haft problem att utföra den kontroll i den omfattning som bedömts i riskklassningen som därmed debiterats livsmedelsföretagarna. Detta har lett till att en kontrollskuld har uppstått. Det har framkommit att nämnden vid ingången av 2014 återbetalde den skuld som upparbetats till livsmedelsföretagarna för den uteblivna offentliga kontrollen. Vid utgången av 2014 fanns dock ånyo en skuld om 105 timmar. Nämnden ska ta ut taxa för att täcka sina kostnader för livsmedelstillsynen. För 2013 antog nämnden en tillsynsplan. I inledningen till planen anges att tillsynen finansieras uppskattningsvis till ca 35 procent med avgifter men att variationen mellan de olika tillsynsområdena är stor. I inledningen anges vidare att livsmedelskontrollen i stort sätt är finansierad med avgifter till 100 procent. I utfallet för 2014 konstaterar vi att kostnader för verksamhet myndighetsutövning (miljöskyddstillsyn, hälsoskyddstillsyn, livsmedelstillsyn och renhållning) uppgår till 1,6 mnkr. I summan ingår löne- och personalkostnader, kostnader för resor, förbrukningsmaterial, annonser med mera. I kostnaderna ingår inte lokalkostnader. Utfallet av intäkter från taxor och avgifter via nämndens tillsyn uppgår till 967 tkr (731 tkr för miljöskyddstillsynen, 223 tkr livsmedel, renhållning 13 tkr). Taxefinansieringsgraden för hela området är 60 procent. Motsvarande siffror för 2013 är 1,6 mnkr i kostnader och intäkter via taxor och avgifter om 1 mnkr, vilket ger en taxefinansieringsgrad på 63 procent. Eftersom kostnader för lokaler inte ingår är taxefinansieringsgraden således lägre än jämförelsen 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affili ated with KPMG lntematlonal Cooperative ("KPMG lnternational"), a Swiss entity. All rights reserved. 7

14 11.1 Kommentar ämndens planering av tillsyn är enligt vår bedömning inte ändamålsenlig då varken behovsutredning, tillsynsplan enligt miljöbalken eller kontrollplan enligt livsmedelslagen finns antagen för Uppgiften om att tidigare utdebiterad taxa för livsmedelskontroll betalats tillbaka till livsmedelsföretagare tyder på brister i resurser och en planering och är inte en metod som är acceptabel. Nämndens ansvar innefattar att säkerställa att resurser finns för behovsbedömd tillsyn samt säkerställa att erforderlig kontroll utförs. Vi bedömer därmed att det finns en risk att nämnden inte klarar av att leva upp till sitt tillsynsansvar samt att nämnden måste säkerställa att lagstadgad planering genomförs. Vad gäller kostnader och intäkter för tillsyn och kontroll menar vi att nämnden måste skapa en bild över vilka totala kostnader och intäkter nämnden har och hur taxefinansieringsgraden ser ut. I nämndens tillsynsplan för 2013 anges att livsmedelskontrollen är finansierad till I 00 procent via taxor. I utfallet för 2014 framkommer intäkter på livsmedelssidan på totalt 223 tkr (vilket är en högre intäkt i jämförelse med 2013), vi ställer oss frågande till om denna intäkt täcker samtliga kostnader förknippade med livsmedelskontrollen. Trots att kostnader för lokaler hanteras centralt i Gagnefs kommun måste dessa tas i beaktande vid beräkningen av verksamhetens kostnad precis som kostnader för central administration och kostnader förknippade med nämndens sammanträden. Vi har förståelse för att kostnader för tillsynen kan vara större i ett initialt skede under en upplärningsperiod. Miljöbalkstillsynen får i större utsträckning vara finansierad via skatter, livsmedelskontrollen ska finansieras av taxor. Vi rekommenderar att nämnden följer upp hur finansieringen av miljötillsynen/livsmedelstillsynen ser ut för att dels att få kunskap över taxefinansieringsgrad dels för att följa upp att det finns resurser för behov som framkommer i behovsutredning och riskklassning. 12. Uppföljning och säkerställande av nämndens tillsynsansvar För att få en bild över hur nämnden klarar sin tillsyn har vi begärt att få en förteckning över inkomna ärenden avseende tillsyn (olovligt byggande, ovårdade tomter). Äldre tillsynsärenden, ärenden från och tidigare finns främst registrerade i handläggningssystem för miljö (Ecos) men förekommer även i vissa fall i bygglovssystemet (ByggR). Tillsynsärenden från 2014 finns inte registrerade. Det finns ett antal ärenden i handläggarens rum som inte är diarieförda utan endast hålls ordnade i pappersakter. Enligt uppgift har ett arbete att strukturera hur tillsynsärenden registreras påbörjats. Den förteckning vi fått del av visar att det finns elva pågående tillsynsärenden avseende ovårdade tomter registrerade i Ecos. Det äldsta pågående ärendet är påbörjat 2009 och det senaste är registrerat Gällande ärenden om olovligt byggande finns fyra registrerade ärenden i Ecos, ett av dessa är pågående och inkom under Enligt uppgift finns ingen bevakning av dessa ärenden för att säkerställa åtgärd och handläggning och det finns ärenden, från 2004 till idag som inte är åtgärdade och/eller avslutade KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firrn of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG lnternational Cooperative (" KPMG lnternational' ), a Swiss entity. All rights reserved. 8

15 Vad gäller nämndens tillsynsansvar gällande hissar framkommer att det inte finns något register. Vad gäller för den obligatoriska ventilationskontrollen (OVK) finns ett register och nämnden har påmint de fastighetsägare som inte har inkommit med besiktningsprotokoll att besiktning av ventilationen måste ske. ämnden har vidare ett ansvar för tillsyn av enkelt avhjälpta hinder (HIN). Enligt uppgift är det ingen som för närvarande arbetar med den arbetsuppgiften annat än den del som ingår i lovprövningen. Nämnden saknar kontroll över pågående tillsynsärenden enligt PBL. Som en följd av låg bemanning har tillsynen prioriterats bort till förmån för att hantera inkommande ansökningar. Inom miljösidans tillsynsärenden framkommer att ärenden om nedskräpning finns diarieförda, men det finns ett behov av registervård och ärenden behöver följas upp för att avgöra om de kan avslutas eller inte. De ärenden som initierades under 2014 har en oklar status och det är ingen som har någon kontroll över vad som är gjort och vad som behöver åtgärdas Kommentar Vi har inte fått klarhet i hur det ser ut med klagomålsärenden och tillsynsärenden enligt PBL (olovligt byggande, ovårdade tomter) då rutiner för registrering saknas. Vi bedömer att det finns en risk att nämnden har öppna tillsynsärenden/klagomål som är obevakade. Vi rekommenderar därför att nämnden säkerställer att uppdraget klaras och strukturerat börja följa upp sin verksamhet avseende planering tillsyn och klagomålsärenden. Nämnden behöver vidare enligt vår bedömning säkerställa att rutiner för registrering av ärenden sker på ett sätt som säkerställer bevakningen. Vi rekommenderar att nämnden följer upp att arbetet att strukturera rutiner för registrering ärendena fortskrider. 13. Kompetensförsörjning Inom förvaltningen beskrivs att det har varit ett turbulent år. I stort sett hela personalstyrkan, byggnadsinspektör, miljöinspektörer (två av tre), plantekniker, förvaltningschef/stadsarkitekt har kommit som nya under året. Inom förvaltningen har långtidssjukskrivningar förekommit under För att hantera bygglov (inklusive övriga lov och anmälningsärenden) förhandsbesked och strandskyddsdispenser samt ärendehantering och diarieföring inom bygglovavdelningen finns en byggnadsinspektör anställd på heltid. Stadsarkitekten tillika förvaltningschefen har ett ansvar för gestaltningsfrågoma i lovgivningen. Planingenjör/bygglovhandläggare arbetar med bygglov, förhandsbesked samt ritar detaljplaner. Bygglovhandläggaren och planingenjör/bygglovhandläggare utgör totalt 150 procent tjänst för lovgivning/anmälningar. Inom miljösidan finns tre handläggare om totalt 275 procent tjänst som hanterar tillsyn enligt miljöbalken samt miljöfarligverksamhet och hälsoskyddet samt och den offentliga kontrollen av livsmedel KPMG AB, a Swedish llmited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG lntemational Cooperative ("KPMG lnternational' ), a Swiss entity. All rights reserved. 9

16 Att i stort sett hela personalstyrkan har bytts ut under 2014 har påverkat nämndens fönnåga att klara av att utföra uppdraget. Vi har i samband med våra intervj uer mött en frustration över den stundtals låga bemanningen samt att förvaltningen dränerats från erfarenhet. För att minska sårbarheten och underlätta i det löpande arbetet har nämnden via sin förvaltning gjort följande; För att kunna hantera en större ärendemängd på bygglovsidan under högsäsongen under våren samt minska sårbarheten på bygglovsidan har en kombinationstjänst som planeringsingenjör/bygglovhandläggare anställts. I uppdraget ingår att arbeta med både detaljplaner och bygglov. Inför nyanställning och under introduktion av byggnadsinspektör köptes timmar från den av nämnden tidigare anställde inspektören för inskolning. Nämnden har även tidigare annonserat i Gagnefs bladet om att inkomna med ansökan i god tid innan semestrar för att minska belastningen och kunna korta handläggningstider. Sedan en kort tid tillbaka beskrivs att det finns en grupp som går igenom inkommande bygglov, förhandsbesked och strandskyddsdispenser för att få en mer allsidig belysning av ärenden. Administrationen är sedan många år centraliserad och enligt uppgift pågår dialog om möjligheten att f'ar mer hjälp centralt. Sedan omorganisationen har också de digitala verktygen utökats för att minimera den tid som handläggana arbetet med administration Kommentar Vi möter en i många delar stressad och hårt pressad förvaltn ing vid våra intervjuer. Nämnden måste enligt vår bedömning säkerställa att tid finns för inskolning samt att arbeta aktivt för att utveckla personalen och skapa en arbetsmiljö som bidrar till kontinuitet i personalgruppen. Vi bedömer att nämnden måste säkerställa en kontinuitet på personalsidan för att undvika en upprepning av En liten nämnd som miljö- och byggnadsnämnden med få anställda lider av naturliga skäl av sårbarhetsproblem. ämnden behöver säkerställa att dessa problem minskas genom att hitta lösningar där plötsliga personalförändringar kan hanteras på ett sätt som säkerställer att nämnden kan fullgöra sitt uppdrag. Vi noterar att vissa åtgärder har vidtagits fö r att minska sårbarheten, exempelvis genom att nämnden har anställt personer med tjänster som är mer flexibla och kan hanterar flera olika delar av nämndens uppdrag KPMG AB, a Swedish llmlted liability company and a member finn of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG lnternational Cooperative ("KPMG lnternational"), a Swiss entity. All rights reserved. 10

17 14. Sammanfattande bedömning Nämnden har under 2014 haft ett turbulent år där i stort sett hela personalstyrkan har bytts ut. Nämnden har även haft flera sjukskrivningar. Brist på personal påverkar självklart möjligheten för nämnden att klara sitt uppdrag. Vi konstaterar trots detta att nämnden tycks klara att hålla korta handläggningstider. Vi har dock noterat att nämnden saknar resurser för planering, uppföljning, behovsbedömning, samt tillsyn gällande exempelvis olovligt byggande. Vår samlade bedömning är att Nämnden klarar av de löpande inkommande ärendena där ansökan gäller prövning av ett specifikt ärenden och våra stickprov visar att handläggningstiderna är rimliga utifrån lagstiftningen även om det finns en viss variation. Nämnden klarar i dagsläget inte av att bevaka och säkerställa att ärenden som rör tillsyn av exempelvis nedskräpning i naturen, ovårdade tomter samt förelägganden om åtgärder vid olovligt byggande hanteras. Det är en brist att nämnden inte upprättat de behovsutredningar och tillsynsplaner som miljöoch livsmedelslagstiftningen föreskriver. Nämnden i egenskap av ansvarig för tillsyn och myndighetsutövning enligt miljöbalk och planoch bygglag måste säkerställa att tillräcklig bemanning finns för att klara uppdraget. Nämnden bör enligt vår mening skapa rutiner och system för uppföljning av tillsyn samt säkerställa att erforderlig bemanning med rätt kompetens finns till nämndens förfogande. Nämnden behöver se över i vilken omfattning miljötillsyn och livsmedelskontroll finansieras av skatter. KPMG, dag som ovan (;~~+ ~~'>\_->>- Ma s Larsson Konsult Certi z ad kommunal revisor/kundansvarig 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm af the KPMG network af independent member firms affiliated with KPMG lntematianal Cooperative ("KPMG lntematianal' ), a Swiss entity. All rights reserved. 11