SVENSKA H.AMNARBETARFÖRBUNDET Avd. 4 Göteborg PM ANGÅENDE AVDELNINGENS ADMINISTRATION

Transkript

1 SVENSKA H.AMNARBETARFÖRBUNDET Avd. 4 Göteborg PM ANGÅENDE AVDELNINGENS ADMINISTRATION Bakgrund Under senare år har antalet medlemmar inom Hamnarbetarförbundet hai't en negativ utveckling. främst beroende på en allmänt minskad hamnaktivitet och en ökad grad av rationalisering i landets hamnar. Även avdelningen i Göteborg har drabbats av en reducerad medlemskår. Avdelningen tvingas därför att kritiskt granska sina fasta kostnader så att dessa bättre stämmer överens med den fortl5pande minskningen av intäkterna. Med stöd av Hamnarbetarförbundets styrelse har avdelningen i Göteborg engagerat KONSULTPARTNER AB i Göteborg för att överväga olika möjligheter att reducera de administrativa kostnaderna. Ei'ter genomförd översiktlig kartläggning och analys av den nuvarande verksamheten redovisas här nedan olika sätt att sänka avdelningens administrativa kostnader. P AE/HN

2 2 Samordning av förbundets och göteborgsavdelningens administration Hamnarbetar~9rbundet best!r f n av 28 avdelningar. Göteborgsavdelningen är den i särklass största av avdelningarna och har mer än 30 % av det totala antalet medlemmar. När det gäller medlemsregistrering och bokföring av medlemmarnas inbetalda avgif'ter förekommer idag visst dubbelarbete genom att dessa uppgif'ter bokförs såväl centralt hos förbundet som inom respektive avdelning. En förenkling av detta administrativa förfarande skulle kunna åstadkommas om förbundets och Göteborgsavdelningens medlemsadministration samordnades. Om förbundets medlemsadministration överfördes till Göteborg skulle möjligheterna att använda rationella hjälpmedel öka och såväl förbundet som göteborgsavdelningen därmed kunna sänka sina kostnader för denna del av administrationen. Expeditionstid Göteborgsavdelningen har sin expedition öppen för såväl telefonsamtal som besök hela dagen. Man har med andra ord en bög servicenivå gentemot sina medlemmar. De som betjänar expeditionen, ombudsmannen, när han ej är ute på arbetsplatserna, och kontoristen f!r sin arbetsdag sönderstyckad av telefonsamtal och besök. De administrativa uppgif'ter de skall utföra kan därför ej ske på det mest effektiva sättet. En minskning av expeditionstiden innebär en sänkning av servicenivln gentemot me.dlemmarna men skulle ge möjligheter

3 3 till en effektivare administration. Arbetstiden för kontoristen skulle därmed kunna reduceras i viss grad med ltföljande kostnadsbesparingar. Bättre utnyttjande av tillgängliga resurser Avdelningen får disponera sin ordförande till 50 % för facklig verksamhet. Denna tid skulle bli mera värdefull för avdelningen om man i samråd med Stuveribolaget kunde schemalägga kontakterna mellan arbetsgivare- och arbetstagarrepresentanter på ett bättre sätt än vad som nu är fallet. Ordföranden skulle därmed få mera tid till arbetsplatsträffar. Ombudsmannen.borde få mera tia till förfogande för medlemskontakter på expeditionen om - ordföranden får bättre tid för arbetsplatsträffar - behovet av "brand.kårsutryckningar" till arbetsplatserna reducerades. Detta kan ske exempelvis genom ökat decentraliserat ansvar och/eller genom att minska ambitionsgraden vad gäller "snabba ryck" och istället sa.mplanera besök till olika arbetsplatser påföljande dag. Ändrad arbetsfördelning Om ombudsmannen får mer tid till förfogande på expeditionen skulle han kunna ta över hela hanteringen av A-kasseärendena. Det bör ocks! i detta sammanhang poängteras för medlemmarna att de vid oklarheter i.a-kasseärendenas handläggning skall vända sig direkt till A-kassans förbundsexpedition i Ornsköldsvik.

4 KONSULTPARTNER 4 AKTIEBOLAG Köpta tjänster - ADB Administrativ~'tjänster ADB-tjänst er.. kan köpas, bl a redovisning och Skulle det bli aktuellt att sammansll förbundsexpeditionens och göteborgsavdelningens medlemsadministration vore en datorisering av dessa rutiner sannolikt lönsam. Även om det ej blir aktuellt med en sammanslagning är ett tänkbart alternativ att lägga även avdelningens bokföring på ADB. Avdelningen skulle i sl fall.köpa dessa tjänster. I alternativet sammanslagning skulle man kunna tänka sig, som ett delalternativ, ADB i egen regi i någon form, exempelvis en uppkopplad egen terminal där datakra:rten då köps frln servicebyrl. Försvårande omständigheter Administrationen måste avpassas till den verksamhet man bedriver och ej tvärtom. Men det bör klarläggas, innan beslut i verksamhetsfrågor tas av styrelse eller medlemsmöte, vilka administrativa konsekvenser dessa beslut får. En långtgående differentiering av medlemsavgi:rterna är administrativt tungarbetad. Likaså förorsakar de medelmmar som reserverat sig mot beslutet att låta arbetsgivaren dra fackföreningsavgi:rten från lönen ett administrativt merarbete.

5 KONSULTPARTNER AKTIEBOLAG 5 Förslag till kostnadsbesparande ltgärder Utan att ha studerat Hamnarbetarförbundets centrala administration är vi övertygade om att en samordnad administration mellan förbundet och den största avdelningen, göteborgsavdelningen, skulle totalt leda till kostnadsbesparingar för såväl förbundet som göteborgsavdelningen. Då det säkerligen, av olika skäl, finns delade meningar i denna fråga år ett beslut i kostnadsbesparande riktning sannolikt ej möjlig inom en nära framtid. Därför kan vi i nuläget bortse från denna möjlighet. För göteborgsavdelningens del föreslås två alternativa förslag till lösningar för att reducera de administrativa kostnaderna. Alt. 1 - Expeditionstiden skärs ned till 6 timmar per dag Ombudsmannen blir mera expeditionsbunden och tar över hela A-kassehanteringen - Ordföranden försöker att få sin tillgängliga tid bättre schemalagd för att erhålla mer tid rör arbetsplatsträffar - Kontoristen avskärmas delvis från telefonsamtal och expeditionsbesök. Endast d! ombudsmannen ej är anträffbar på expeditionen tar kontoristen emot samtal och besök. Kontoristen koncentrerar sig på med.lemsadministration och avdelningens bokföring. De kostnadsbesparingar som kan göras i detta alternativ är att reducera arbetstiden för kontoristen frln heltid till 75 %.

6 KONSULTPARTNER AKTIEBOLAG 6 Alt. 2 - Expedition~tiden skärs ned till 4 timmar per dag. - Kontoristen avskärmas i det närmaste helt från telefonsamtal och besök. Kontoristen koncentrerar sig på medlemsadministration och bokföring. - Beträffande ordförande och ombudsman - se Alt. 1. I detta alternativ bör kontoristens arbetstid kunna nedbringas till hälf'ten och motsvarande kostnadsbesparingar erhållas. Förenklings arbete Oavsett vilket alternativ man väljer finns vissa möjligheter till arbetsförenkling av det administrativa arbetet. Det bör bl a undersökas om bokföringsarbetet kan läggas över på ADB. För handlingars registrering och förvaring föreslås ett enkelt system innefattande dels - Ett kronologiskt diarium för ankommande skrivelser och dels - En klassificering av olika ärendeområden Detta framgår av särskild bilaga. Vi hoppas att denna PM är tillfyllest för att utgöra beslutsunderlag för Er hantering av denna fråga.

7 KONSULTPARTNER AKTIEBOLAG 7 Vid förverkligande av besluten ställer vi oss gärna till förfogande om Wi känner behov av ytterligare bistånd. Med vänlig hälsning

8 Bilaga Förslag till enkelt system för förvaring av he.ndlingar A. Protokoll 1. Förhe.ndlingsprotokoll - kronologisk följd 2. Förbundsprotokoll - kronologisk följd B. AFA-pensionsärenden - Bokstavsordning namn C. Försäkringsärenden - Bokstavsordning namn D. Göteborgs Stuveris Personalstif'telse E. Juridiska ärenden F. $olidaritetsärenden G. Skrivelser 1. Stuveriet 2. Förbundet 3. övriga P 1449, AE/HN

9 Bilaga! Förslag till enkelt diarium för ankommande skrivelser Ank.dat. Frln Ang. Åtgärd