Förvaltningsgruppen. Protokoll nr 4

Transkript

1 Sida 1 (7) Förvaltningsgruppen Protokoll nr 4 Närvarande: Peter Dacke Susanne Brinkenberg Susanne Karlsdotter Martin Lirén Eva Runestig Thomas Rundgren Laila Bergmark Benjamin Emparan Kamilla Lantz Marcus Sjöberg T f Ordförande/ Avdelningschef Administration Avdelningschef Äldreomsorg Avdelningschef Förskola Avdelningschef Socialtjänst-fritid Personalchef Sekreterare Vision SACO Tidpunkt: kl Plats: Utsikten 1. Öppnande Peter Dacke öppnade mötet och hälsade alla välkomna. 2. Justerare Peter Dacke och Laila Bergmark utses justera protokollet. Dag för justering senast onsdag den 23 maj. 3. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes med två tillägg. Deltidsanställda (, SACO, Vision) se p. 10 Policyfråga () se p Föregående protokoll Partsgemensam grupp för lönesättning och lönekriterier. Arbetsgivaren kallar de fackliga organisationerna till ett möte före sommaren Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna. 5. Kvarstående frågor Företrädesrätt (, SACO, Vision) Arbetsgivaren skickar ut listor till de fackliga organisationerna före nästa förvaltningsgrupp.

2 Sida 2 (7) Personalomsättning (, SACO, Vision) De fackliga organisationerna efterfrågar statistik som visar personalomsättning för jämförelse med sjukfrånvarostatistiken. Arbetsgivaren saknar i dagsläget förutsättningar för att sammanställa statistik över personalomsättning pga GDPR. Arbetsgivaren kontaktar Personalstrategiska avdelningen/slk i ärendet. Vision kontaktar CESAM i samma ärende. Samverkan (, SACO, Vision) De fackliga organisationerna efterfrågar en plan för hur samverkansorganisationen ska se ut efter organisationsförändringen inom avdelning Socialtjänstfritid. Arbetsgivaren väntar fortfarande på direktiv från PAS/SLK kring hur SAM 17 ska implementeras i staden. Frågan bordlades till nästa sammanträde. 6. Genomgång av årshjulet (bilaga 1) Förvaltningsgruppen gick igenom årshjulet. Medarbetarenkäten behandlades under föregående sammanträde. Punkten flyttas till april i nästa årshjul. Uppföljning av arbetsmiljöronder (2017). Uppföljning ska göras lokalt på varje enhet. Nästa uppföljning av arbetsmiljöronder ska enligt årshjulet ske i september Vision påtalade att det förekommer fler olika mallar för arbetsmiljöronder och att det är oklart vilka som ska användas. Arbetsgivaren svarade att målsättningen är att gemensamma digitala mallar ska beslutas av Förvaltningsgruppen. 7. Brommas värdegrund HÖRA Punkten utgår pga förkortat sammanträde. Tre dialogkort diskuteras vid nästa sammanträde. 8. Kommande nämndfrågor Föredragningslista och ärenden till SDN finns att tillgå via Insyn. Peter Dacke sammanfattade ärendena till SDN (bilaga 1).

3 Sida 3 (7) 9. Strategiska frågor Genomgång av Tertialrapport 1 Peter Dacke sammanfattade Tertialrapport 1. Ett intensivt arbete med analyser av indikatorer och aktiviteter har bedrivits. Större fokus har lagts på varför förvaltningen gör olika saker kopplats till vad förvaltningen gör. Handlingsplanen mot våldsbejakande extremism har reviderats. Större fokus på förebyggande insatser noteras. Handlingsplanen kommer att revideras löpande. Förvaltningen har ansökt om extra medel för trygghetsskapande åtgärder i Mariehäll och Åkeshov samt dagvattenhantering i Råcksta samt trygghetsskapande åtgärder vid Åkeshovs motionsspår. Revidering av internkontrollplanen har gjorts. Förvaltningen når i stort sett uppsatta mål. Uppsatta mål beträffande andelen förskollärare, antalet barn/pedagog och barngruppernas storlek uppnås ej. Förvaltningens ansökan om medel för barnskötarutbildning för medarbetare som saknar pedagogisk kompetens har ej beviljats. Prognosen över efterfrågan på förskoleplatser visar en minskande tendens. Äldreomsorgens uppföljningar av brukarperspektivet visar att uppsatta mål i stort sett nås med undantag för kontinuitetsmålet inom hemtjänst (kommunal och privat). Demensteamen visar högst måluppfyllelse. Sjukfrånvaro och bemanning kvarstår som stora utmaningar. Tillströmningen av nya barnrelaterade ärenden inom Avdelning Socialtjänst-fritid är fortsatt hög. Gemensamma arbetsmetoder inom Relationsvåldscentrum (RVC) är ett utvecklingsområde. Lokala resurser för arbete i enlighet med LVM behöver nyttjas bättre. Personalomsättningen upplevs minska. Fortsatt arbete med integreringen av arbetsplatserna inom enheten för personligt stöd Område 2 fortgår. Omorganisationen av myndighetsutövning pågår. Enheten för arbete och försörjning, Långskeppet och Personlig assistans har ej skrivit T1 på arbetsplatsnivå pga resursbrist/sjukfrånvaro. Förvaltningen prognostiserar budget i balans för förvaltningen som helhet. En stor del av förvaltningens buffert är dock intecknad. Flera enheter inom Avdelning Äldreomsorg och avdelning Socialtjänst-fritid har upprättat handlingsplaner för att nå budget i balans.

4 Sida 4 (7) Personalenheten fortsätter ge stöd till enheterna i bl a arbetet med att sänka sjukfrånvaron, genomförande av partsgemensam arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud, strategier för heltid som norm mm. Medborgarkontoret fortsätter arbetet med att ge samhällsinformation till nyanlända och nyetablerade. Lokal och parkenheten utarbetar parkförsörjningsplan för kommande sexårsperiod och fortsätter medborgardialogerna kring trygghetsskapande åtgärder. Förvaltningen har ej sökt stimulansbidrag för uppförande av boende för äldre med fysisk och psykisk problematik. Sammanhållen socialtjänst (Förslag till omorganisation inom avdelning Socialtjänst-fritid och avdelning Äldreomsorg 2018). Organisationsförslaget har MBL-förhandlats Vissa smärre justeringar av ursprungsförslaget har gjorts. Arbetet med tillsättning av chefer pågår. Integreringen av utförarenheterna i den nya organisationen har startat. Majoriteten av medarbetarna inom myndighetsutövning har samma roller som tidigare. Vision påtalade att ryktesspridning kommit igång kring förslagen till chefstillsättningarna. Flertalet medlemmar har hört av sig med frågor samt uttryckt oro. Rapport från förvaltningens samverkansgrupper på avdelningsnivå. Avdelning Administration En gemensam rutin för hantering av hot- och/eller våldssituationer för medarbetare vid Gustavslundsvägen 151 G ska tas fram skyndsamt. För närvarande råder oklarheter kring vem som gör vad då handläggare använder överfallslarmet. Enheternas Tertialrapport 1 redovisades. Avdelning Äldreomsorg Diskussioner fördes kring utbildningsinsatser och uppdraget heltid som norm. En kartläggning av deltidsanställda som anmält intresse för heltid har gjorts. De flesta arbetar på Mälarbackens vård- och omsorgsboende. Partsgemensamma diskussioner kommer att föras regelbundet framöver i ärendet. Handlingsplaner för budget i balans finns på flera enheter.

5 Sida 5 (7) Möjlighet för enheter inom avdelning Förskola att beställa mat från Mälarbackens kök i stället för extern catering ska undersökas. Avdelning Förskola Handlingsplan för vikarier ska upprättas. Personalförändringar i chefsstrukturen diskuterades. Tertialrapport 1 redovisades. Flera enheter nyttjar fonderade medel. Avdelning Socialtjänst-fritid Inget att rapportera. Samverkansgruppens sammanträde är flyttat till Övergripande information om aktuella frågor i staden Inget att rapportera. 10. Personalfrågor Sjukfrånvaro rullande 12 månader per mars Bromma sdf: 7,13% Avdelning Administration: 2,13% Avdelning Förskola: 7,46% Avdelning Socialtjänst-Fritid: 5,31% Avdelning Äldreomsorg: 7,89% Deltidsanställda, Lärarförbundet, SACO och Vision har tagit del av statistik som visar att Bromma sdf har en hög andel deltidsanställningar i förhållande till andra förvaltningar. Äldreomsorgens enhetschefer och Personalenheten träffade PAS/SLK:s representant Olof Tappert angående det stadsövergripande uppdraget heltid som norm. Målet med uppdraget är att alla nyanställningar ska vara på heltid senast Diskussioner om förutsättningar och hinder fördes. Stora utmaningar finns när det gäller organisation och bemanning, arbetsmiljö och arbetstider. Staden är tydlig med att s k delade turer ej ska tillämpas. Ett stödmaterial för arbetet med heltid som norm (Heltidsresan) har tagits fram i samarbete mellan Sveriges kommuner och landsting och. En aktuell kartläggning av medarbetare som önskar utökad arbetstid respektive heltid har inletts i Bromma sdf. Inventeringen fokuseras i första hand till avdelning Äldreomsorg där flertalet deltider finns.

6 Sida 6 (7) Arbetsgivarens uppfattning är att den bild av ofrivilligt deltidsarbete som hittills förmedlats är onyanserad. Kartläggningen som gjordes 2017 visade att en stor andel deltidsanställda tackade nej till heltid/högre sysselsättningsgrad. En stor andel besvarade inte enkäten alls och en stor andel är inte aktuella pga partiella sjukersättningar tillsvidare. Policyfråga () har tagit del av avdelning Förskolas arbetsmaterial kring olika typer av ledigheter, t ex semester och föräldraledighet. Ambitionen med broschyren är att alla enheter ska hantera ledigheter på ett likvärdigt sätt. s uppfattning är att broschyren är starkt begränsande för medarbetarna och att informationen i den delvis är felaktig. Arbetsgivaren betonade att broschyren i nuläget är ett arbetsmaterial som ej är färdigställt. Arbetsgivaren återkommer i ärendet. 11. Arbetsmiljö och hälsofrågor Arbetsmiljöhandbok på Intranätet Arbetsgivaren presenterade en ny arbetsmiljöhandbok som ska finnas tillgänglig på Intranätet fr o m juni Innehållet i handboken följer Arbetsmiljöverkets rekommendationer. Befintliga dokument, rutiner och riktlinjer lanseras till uppstarten av den partsgemensamma arbetsmiljöutbildningen som bygger på SuntArbetsliv:s material. 12. Information från de fackliga organisationerna Löneöversyn 2018 är avslutad enligt plan. Vision Vision framförde att arbetssituationen är ansträngd. 13. Övriga frågor Se Deltidsanställda och Policyfråga under punkt 10 ovan. 14. Kommande frågor till Förvaltningsgruppen Företrädesrätt Personalomsättning Samverkan

7 Sida 7 (7) 15. Mötets avslutande Peter Dacke avslutade sammanträdet. 16. Nästa sammanträde Förvaltningsgruppens nästa sammanträde äger rum den 7 juni 2018 kl i konferensrum Utsikten vån. 10, Gustavslundsvägen 151 G. Vid protokollet Thomas Rundgren Sekreterare Justeras Justeras Peter Dacke T f Ordförande/ Avdelningschef Laila Bergmark