Föredragningslista. Tid Tisdag kl 13:00. Plats Sammanträdesrum Saturnus, Sätragatan 66. Tid för justering Sätragatan 66

Transkript

1 KALLELSE 1(17) Tid Tisdag kl 13:00 Plats Sammanträdesrum Saturnus, Sätragatan 66 Tid för justering Sätragatan 66 Föredragningslista Nr Ärende Diarienummer 1. Val av justerare 2. Godkännande av dagordning 3. Ekonomisk uppföljning 2019 (januari) KUN2019/1 4. Rekrytering av skolpersonal till Österfärnebo- och Hammarby skola KUN2019/23 5. Underlag till kommunplan, UTK KUN2019/8 6. Enkät till elever i Österfärnebo och Gysinge KUN2019/84 7. Kungsgårdens skola bedriver undervisning från förskoleklass till årskurs fem KUN2019/94 8. Tillsyn fristående förskolor 2019 KUN2019/10 9. Revidering av s delegationsordning KUN2019/ Delegationsbeslut, synpunkter, klagomål och trakasserier 1903 KUN2019/ Övrig information och rapporter 12. Samverkansgruppens protokoll Lars Karlsson Ordförande Karin Jankensgård Sekreterare

2 2(17) Innehållsförteckning 1. Val av justerare Godkännande av dagordning Ekonomisk uppföljning 2019 (januari) Rekrytering av skolpersonal till Österfärnebo- och Hammarby skola Underlag till kommunplan, UTK Enkät till elever i Österfärnebo och Gysinge Kungsgårdens skola bedriver undervisning från förskoleklass till årskurs fem14 8. Tillsyn fristående förskolor Revidering av s delegationsordning Delegationsbeslut, synpunkter, klagomål och trakasserier Övrig information och rapporter Samverkansgruppens protokoll...17

3 3(17) 1. Val av justerare Att utse Margareth Söderlund (V) att justera nämndens protokoll 2. Godkännande av dagordning Att godkänna föreslagen dagordning

4 4(17) KUN2019/1 3. Ekonomisk uppföljning 2019 (januari) Ekonomisk uppföljning kommer att lämnas muntligt på sammanträdet.

5 5(17) KUN2019/23 4. Rekrytering av skolpersonal till Österfärnebo- och Hammarby skola föreslås besluta att inte påbörja rekryteringsprocessen till skolorna i Österfärnebo åk 7-9 och Hammarby Förskoleklass till åk 3 utifrån att det begränsade elevunderlaget medför att kostnaden för att bedriva skollagsmässig verksamhet blir hög i förhållande till den genererade elevpengen och att rekryteringsläget är mycket svårt. Sammanfattning Eleverna i blivande årskurs 7,8 och 9 i Österfärnebo skola och i Förskoleklass till och med årskurs 3 i Hammarby skola har fått möjlighet att göra ett skolval inför läsåret till de aktuella skolorna för att ge ett underlag att bedöma om en rekryteringsprocess ska startas. Sista ansökningsdatum sattes till elever har sökt skolplats i Österfärnebo skola årskurs elever har sökt skolplats i Hammarby skola förskoleklass till årskurs 3. Kostnaden att bedriva verksamhet i de aktuella årskurserna vid dessa enheter är förhållandevis mycket hög jämfört med den genomsnittliga kostnaden per elev och år. En elev i Österfärnebo årskurs 7-9 skulle kosta kr elev/läsår och en elev i Hammarby förskoleklass till årskurs tre kr elev/läsår. Elevpengen i kommunen är kr elev/läsår respektive kr elev/läsår. Kostnaden behöver ställas i relation till den olägenhet det är för eleverna att åka skolskjuts till centralorten och i vilken grad den höga elevkostnaden påverkar övriga skolenheter i kommunen. Ärendet Kunskapsförvaltningen har i ett första skede gett eleverna i aktuella årskurser i Österfärnebo och Hammarby möjlighet att göra ett skolval inför läsåret 2019/2020. Sista ansökningsdag var Sökbild Utfallet av skolvalet var följande : Antal elever Hammarby skola F-3 Fskklass 5 åk 1 3 åk 2 3

6 6(17) åk Österfärnebo skola 7-9 åk 7 11 åk 8 5 åk Beräkningsunderlag Elever Beräkningarna är gjorda i det fall samtliga elever vid prognostillfället skulle välja att gå i skolan på hemorten skulle sökbilden se ut som nedan: Prognos - antalet elever (läsåret 19/20) Antalet elever Hammarby skola F-3 Fskklass 7 åk 1 6 åk 2 6 åk Österfärnebo skola 7-9 åk 7 8 åk 8 7 åk

7 7(17) Personal En förutsättning att återuppta skolverksamhet är att de tjänster som behöver tillsättas har behöriga sökanden. Följande resurser behöver finnas på plats till ht 2019: Personal (Heltidstjänster) Hammarby skola Lärare 2 6 Stödresurs 2 1 Fritids 2 0 Skolledning 0,2 0,3 Skolutvecklling 0,1 0,1 It-resurs 0,05 0,05 Skolsköterska 0,2 0,1 Spec.ped 0,25 0,1 Kurator 0,25 0,1 SYV 0 0,2 Admin 0,2 0,2 Totalt beräknat behov 7,25 8,15 Österfärnebo skola Personal idag på andra -3-0,5 Utökning andra skolor LÅ enheter 18/19 Nettoökning personal 4,25 7,65 Kommentar: Eleverna har LÅ 18/19 huvudsak gått in i befintliga klasser, förutom de elever som har valt annan kommun. Det är sedan flera år tillbaka problem för kommuner i Sverige att rekrytera behörig lärare till grundskolor på lands- och glesbygd. har under många år haft problem att rekrytera behörig personal till skolorna i Österfärnebo och Hammarby. Rekryteringsbehovet vid en omstart är större än vid de tillfällen kommunen tidigare har sökt personal eftersom rekryteringen, med undantag för någon enstaka tjänst, helt saknar behöriga lärare upp till årskurs 9 i Österfärnebo. I Hammarby måste helt ny personal rekryteras. Det finns två alternativa utgångar av en rekryteringsprocess, att den lyckas eller inte. Misslyckas rekryteringen kan inte skolverksamhet startas med mindre än att en omfördelning av behörig personal görs och därmed orsakar brist i annan befintlig verksamhet. Överhängande risk finns att mista personal om man genomför ofrivillig omplacering. Skolverksamhet kan inte startas med obehörig personal. Det är alltså en förutsättning att rekryteringen lyckas för att skolverksamheten ska kunna återupptas. Skulle en rekryteringsprocess startas kommer nuvarande elever i årkurs 7 från Österfärnebo inte att kunna garanteras att behålla sin skolplacering i där de nu är placerade om rekryteringen misslyckas. Detta på grund av att det

8 8(17) årligen tillkommer nyinflyttade elever som måste erbjudas ledig plats samt att rektorerna på dessa skolor lägger skolorganisationen under april och maj månad. Kostnader En preliminär bedömning har gjorts av ekonomiska konsekvenser om skolverksamheten i Hammarby f-3 och Österfärnebo 7-9 återupptas upp läsåret 2019/2020. Bedömningen är gjord av skolledare grundskolan samt ekonom på förvaltningen. Detta material ska ses som en första uppskattning av de ekonomiska konsekvenserna. Den är gjord utifrån övergripande bedömningar. Extra kostnader skolan Hammarby Österfärnebo Kommentar skola F Personalkostnader Elever har i huvudsak integrerats i skolor med befintlig personal LÅ 18/19 Hyra Österfärnebo:Samma lokal, men högre kostnader för städ och vaktmästeri. Skolskjuts VGS kostnader. Osäker på hur mycket. Mat Högre personalkostnader för servering av mat. IT 0 0 Lika nivå på kostnader för IT Övrigt 0 0 Lika nivå på kostnader för övrigt Totalt extra kostnader Minskad elevpengskostnad till annan kommun elever Netto En jämförelse kostnad per elev ser ut som följer: Österfärnebo Hammarby kr elev/läsår kr elev/läsår Varje elev i åk 7-9 genererar ca kr elev/läsår i elevpeng och eleverna i åk f-3, inklusive fritidshem, ca kr elev/läsår i elevpeng, vilket betyder att skolorna i Österfärnebo och Hammarby kostar betydligt mer än vad eleverna genererar. För den merkostnaden finns inga resurser tillgängliga med mindre än att det socioekonomiska tillägget minskas för centralortens elever. Detta påverkar även ersättningarna till fristående skolor och andra kommuner då genomsnittskostnaden per elev stiger. Det genererar en merkostnad på kr. Totalt blir det en utökning av kostnader motsvarande kr.

9 9(17) Det innebär att resurspersoner, speciallärare och eventuellt specialpedagoger måste minskas i motsvarande mängd. I tjänster motsvarar merkostnaden en besparing på cirka 17 tjänster. Skolskjuts till de skolor som eleverna går i nu innebär en kostnad på kr elev/läsår. Elevperspektiv Eleverna i Österfärnebo får en olägenhet i att åka skolskjuts en relativt lång resväg. För Hammarbyeleverna innebär inte skolskjutsen motsvarande olägenhet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse , KUN2019/23

10 10(17) KUN2019/8 5. Underlag till kommunplan, UTK att godkänna och överlämna s förslag till underlag till kommunplan för åren till kommunstyrelsen Sammanfattning En del i kommunens årliga budgetprocess kallas kommunplan, och för att få fram denna plan för kommunens verksamheter arbetar alla nämnder med sina delar av planen. Det underlag som nämnderna arbetar fram kallas UTK, eller underlag till kommunplan. Facknämnderna arbetar under perioden januari till och med mars varje år med sin UTK. UTK:n innehåller den del av kommunens verksamhet som faller inom respektive nämnds ansvarsområde. Nämnderna beskriver utifrån Vision 2025, GPF:en och andra kända förutsättningar den verksamhet som nämnden avser att driva under kommande budgetår. I arbetet måste nämnden utgå från de medel som står till förfogande för budgetåret. Respektive nämnd beslutar i månadsskiftet mars/april om UTK och översänder den till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen arbetar därefter, i dialog med nämnderna, fram den totala kommunplan som kommunstyrelsen skall föreslå kommunfullmäktige att gälla för budgetåret/en. Beslutsunderlag UTK , dnr KUN2019/8 UTK 2020 Bilaga 1 Ekonomiska konsekvenser_alternativ, dnr KUN2019/8 UTK 2020 Bilaga 2 Investeringar, dnr KUN2019/8 Tjänsteskrivelse , dnr KUN2019/8

11 11(17) KUN2019/84 6. Enkät till elever i Österfärnebo och Gysinge beslutar att 1. utbildningsinsatser om dataskyddsförordningen genomförs inom kunskapsnämndens verksamheter 2. utbildning i första hand riktas till ledningsgrupp, rektorsgrupp samt förskolechefsgrupp Sammanfattning jurist är sedan den 1 januari 2019 dataskyddsombud för kunskapsnämndens verksamhet. Dataskyddsombud är direkt underställd personuppgiftsansvarig nämnd och rapporterar direkt till nämnden. Dataskyddsombudet ska vara rådgivande vid personuppgiftsbehandlingar. Dataskyddsombudet har även en tillsynsfunktion. Nedan följer en redogörelse avseende ett ärende rörande enkäter till vissa skolelever i Österfärnebo och i Gysinge samt förslag till åtgärder. Bakgrund En person ringer den 25 januari 2019 anonymt angående en enkät som har skickats till de elever från Österfärnebo och Gysinge som under läsåret 2018/19 pendlar till Sandviken. Eleverna har fått en digital enkät med frågor som de ska besvara. I enkäten skulle de inte fylla i namn och e-postadresser, men systemet Forms sparade automatiskt ned dessa uppgifter. Det finns ingen möjlighet att vara anonym. Vårdnadshavarna har inte fått någon information om enkäten. Det finns ingen information om syftet med enkäten. Inte heller ändamålet med eller lagstöd för personuppgiftbehandlingen. Vidare finns det inga uppgifter om lagring, gallring etc. Det finns inga uppgifter om vem som har skickat ut enkäten eller vem som samlar in personuppgifterna. Den enda uppgiften på enkäten är att när du skickar in enkäten kan ägaren se dina personuppgifter och e-postadress. Vem ägaren är framgår inte. Uppgiftslämnaren tror att det kan vara en Larsson, som är kvalitetsansvarig inom skolan, som står bakom enkäten (läs: den som förmodligen avses är Johan Larsson, kvalitetssamordnare Kunskapsförvaltningen). Uppgiftslämnaren får direkttelefonnummer till mig samt adress till DSO epostbrevlådan (dataskyddsombud@sandviken.se) för det fall hon vill framföra flera uppgifter. Vidare meddelas att dataskyddssamordnare inom kunskaps-nämnden samt central dataskyddssamordnare kommer att delges uppgifterna för vidare utredning av incidenten.

12 12(17) Tillsyn Kvalitetssamordnaren bekräftar händelse och vidarebefordrar det e-post meddelande som skickades till eleverna. I meddelandet finns inga hänvisningar eller upplysningar om behandlingen av personuppgifterna eller information om dataskyddsförordningen. E-post meddelandet har skickat med öppet adressfält. Initialt hålls möte den 29 januari 2019 med Dataskyddssamordnare (DSS) inom kunskapsförvaltningen. Dataskyddsombud (DSO) och DSS ska gemensamt kontrollera om och vilka uppgifter som har kommit in genom enkäten. Vidare hur de behandlas, förvaras, lagras etc. Första åtgärd boka möte med ansvarig person inom Kunskapsförvaltningen, kvalitetssamordnaren. Möte är inbokat till onsdag den 7 februari. Intervju med kvalitetssamordnaren Med var även central DSS samt DSS kunskapsnämnden. Kvalitetssamordnaren lämnar redogörelse för enkäten. Uppgiftslämnarens synpunkter stämmer, det var så händelse gick till. Kvalitetssamordnaren fick uppdrag från förvaltningschefen att göra aktuell enkät. Han uppfattade inte att det skulle vara något känsligt. Han har inte förstått att det är en personuppgiftsbehandling som omfattas av dataskyddsförordningen och att han därvid skulle ha vidtagit åtgärder i enlighet med dataskyddsförordningen. Enkäten med personuppgifterna ligger i ett system som heter Forms som finns lagrat på hans Office konto, molnlagring. s DSS informerar om att det går att göra anonyma enkäter, vilket kvalitetssamordnaren inte kände till. Kvalitetssamordnaren uppger att det finns ett behov att i framtiden använda sig av verktyget för att göra enkäter till elever och fråga om hur de mår och om hur de upplever sin situation. Kvalitetssamordnare uppger att man inte behöver göra enkäter på individnivå utan att det är tillräckligt att göra uppföljning på klassnivå eller på enhetsnivå (skola eller förskola). Kunskapsförvaltningens DSS ska titta på hur systemet ser ut bakom, och återkoppla till DSO. Kunskapsförvaltningen kan radera personuppgifterna. Åtgärder - Kunskapsförvaltningen har inget behov av aktuell personuppgiftsbehandling och personuppgifterna kommer att raderas. Kunskapsförvaltningen har bekräftat att personuppgifterna har raderats och att de nu inte längre finns kvar. - Informera om händelsen om vad som hänt och vilka åtgärder som har vidtagits och som kommer vidtas. - DSS inom kunskapsförvaltnings kommer gå ut med information om hur man gör enkäter anonymt eller sådana som är anpassade till

13 13(17) dataskyddsförordningen. Informationen kommer även att skickas ut inom verksamheterna. - Utbildningsinsatser om dataskyddsförordningen, personuppgifter, personuppgiftsbehandling och rättigheter till ledningen, administrativ personal, rektorer, lärare samt elever. - I första hand riktas utbildningen till ledningsgrupp, rektorsgrupp samt förskolechefsgrupp. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse , Dnr KUN2019/84

14 14(17) KUN2019/94 7. Kungsgårdens skola bedriver undervisning från förskoleklass till årskurs fem föreslås besluta att Kungsgårdens skola fortsättningsvis bedriver undervisning för förskoleklass till årskurs 5. Sammanfattning Grundskolan är sedan ht 2017 är indelad i fyra grundskoleområden. Rektor har i uppdrag att i första hand söka organisatoriska och kostnadseffektiva lösningar inom det egna grundskoleområdet. Ovansjö grundskoleområde brottas med ett betydande underskott på grund av ogynnsamma klasstorlekar vid flera enheter. I syfte att organisera verksamheten i en för klasserna fördelaktig gruppstorlek behöver årskurs 4-6 göras en-parallelligt på Kungsgårdens skola. För att verksamheten på Kungsgårdens skola ska kunna bedrivas på ett tillfredsställande sätt skulle lokalerna behöva göras ändamålsenliga men även utökas. Det saknas bland annat grupprum och elevhälsan delar arbetsrum med rektor, vilket gör att sekretess och integritet blir åsidosatt. Det finns alltså inte utrymme för en F-6-skola med två paralleller som lokalerna nu är utformade. I nuvarande situation vore det organisatoriskt och ekonomiskt fördelaktigt att bereda plats på Hedängskolan för eleverna i åk 6 och att ha en klass per årskurs f-5 i Kungsgårdens. Dels skulle då inte skollokalerna i Kungsgårdens skola behöva utökas och dels skulle klasserna i åk 6 på Hedängskolan få en fördelaktig gruppstorlek. Eleverna i åk 6 från Kungsgården åker redan idag till Hedängskolan för undervisning i moderna språk och hem- och konsumentkunskap samt musik. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse , dnr KUN2019/94

15 15(17) KUN2019/10 8. Tillsyn fristående förskolor 2019 föreslås besluta att redovisningen av tillsynen av de fristående förskolorna fastställs Sammanfattning Enligt Skollagen 26 kap. 4 har kommunen tillsyn över förskola vars huvudman kommunen har godkänt. Tillsynen har genomförts i form av verksamhetsbesök där verksamheten har bedömts utifrån fastställda kriterier utifrån läroplanens mål. Tillsynen omfattar även en pedagogisk dialog med förskolechef samt representant från huvudman och inskickade dokument. I tillsynen har Trollgårdens förskola, Högbo förskola och Trollstugans förskola ingått och samtliga bedöms uppfylla de villkor som gäller för godkännande och rätt till bidrag för enskild förskoleverksamhet i Sandvikens kommun. Trollgårdens förskola ska dock enligt ett föreläggande inkomma med en plan för hur det systematiska kvalitetsarbetet ska bedrivas på enhetsnivå. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse , Dnr KUN2019/10 Bilaga 1 Bedömningsunderlag Bilaga 2 Beslut Högbo förskola Bilaga 3 Beslut Trollgårdens förskola Bilaga 4 Beslut Trollstugans förskola

16 16(17) KUN2019/71 9. Revidering av s delegationsordning föreslås besluta att s delegationsordning revideras enligt följande: Ärende: Beslut om plats i förskola med hänsyn till barnets egna behov SL 8 kap 7 Kommentar: ändring av delegat från verksamhetschef till förskolechef - Ny punkt gällande samverkansavtal med annan kommun eller landsting SL 15 kap 30. Kommentar: delegat Förvaltningschef Ärende: Kommunens aktivitetsansvar för ungdomar SL 29 kap 9 Kommentar: Ärendet tas bort, kommunens aktivitetsansvar hanteras av Arbetslivsförvaltningen Ärende: Prövning om ett barn ska börja fullgöra skolplikten det år barnet fyller 7 år Kommentar: Från och med höstterminen 2018 infaller skolplikten det år ett barn fyller 6 års ålder. s delegationsordning beslutas gälla från och med Sammanfattning s Delegationsordning, antagen av den 15 februari 2015 KUN2015/38 5 är fastställd utifrån Skollag 2010:800 och omfattar nämndens samtliga verksamheter. Kunskapsförvaltningen genomför löpande revidering utifrån förändringar som berör s verksamhetsområden. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse KUN2019/71 s delegationsordning KUN2019/71

17 17(17) KUN2019/ Delegationsbeslut, synpunkter, klagomål och trakasserier 1903 Nämnden har tagit del av redovisade delegationsbeslut, synpunkter, klagomål och trakasserier. 11. Övrig information och rapporter 1. Protokollsutdrag Arbetslivsnämnden - Ansökningar etableringsmedel 2. Protokollsutdrag Individ- och familjeomsorgsnämnden - Rådet för social hållbarhet (Tidigare Råder för Folkhälsa och Trygghet) 3. Rådet för social hållbarhet, 21 februari 4. Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare år 2017/ Samverkansgruppens protokoll Samverkansgruppens protokoll från 12 mars finns tillgängligt på nämndssammanträdet.