Patientsäkerhetsberättelse för HSL-Teamet LSS och Socialpsykiatri

Transkript

1 Patientsäkerhetsberättelse för HSL-Teamet LSS och Socialpsykiatri År Loreto Ormeno Avdelning Vård och Omsorg Verksamhetschef, HSL-Teamet Mallen är framtagen av Sveriges Kommuner och Landsting

2 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 6 Uppföljning genom egenkontroll 7 Samverkan för att förebygga vårdskador 7 Riskanalys 8 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 8 Hantering av klagomål och synpunkter 8 Samverkan med patienter och närstående 9 Sammanställning och analys 9-12 Resultat 12 Övergripande mål och strategier för kommande år 13 Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 2

3 Sammanfattning HSL-teamet startade 1 oktober 2015 då hälso- och sjukvårdsinsatser inom bostäder med särskild service och i daglig verksamhet enligt LSS kommunaliserades. Ansvaret för hälsooch sjukvården finns upp till sjuksköterskenivå och innefattar insatser från fysioterapeut/sjukgymnast och arbetsterapeut. Från den 1 januari 2016 övergick hälso- och sjukvårdsansvaret inom Socialpsykiatrins särskilda boenden och sysselsättning till HSL-teamet. Patientsäkerhetsberättelsen avser perioden t.o.m Hälso- och sjukvårdsansvaret finns inom: - 25 st. boende med särskild service enligt LSS (15 st. drivs i egen regi och 10 st. drivs på entreprenad), 174 boende. - Järfälla daglig verksamhers 15 enheter och ca.180 deltagare. - 7 st. boende med särskild service inom Socialpsykiatrin enligt SoL, 56 boende. - Dagverksamhet/sysselsättning inom Socialpsykiatrin enligt SoL, ca. 90 deltagare. Sjuksköterskeansvaret finns dygnet runt. HSL-Teamets sjuksköterskor arbetar vardagar kontorstid och på kvällar/nätter/helg/helgdagar tjänstgör upphandlad beredskapsköterskor från Klara Kompetens. Fysioterapeuter/sjukgymnaster och arbetsterapeuter arbetar vardagar, dagtid. HSL-teamet består av 4,45 sjuksköterska och 1,93 arbetsterapeut och 1,85 sjukgymnast/fysioterapeut samt 0,75 verksamhetschef HSL inom uppdraget. Bild 1. HSL-ansvar på boenden inom LSS (174) och Socialpsykiatrin (56). 3

4 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Mål: Hälso- och sjukvården ska vara av god kvalité. Vården ska bedrivas säker och genom att identifiera risker, arbeta förebyggande och systematisk är målet att minska/minimera antalet vårdskador. Under året 2018 har övergripande mål och strategier varit att: - Grunda och organisera hälso- och sjukvårdsenheten för att möta det ökade och växlande vårdbehovet. - Att säkra läkemedelshantering, informera och ge stöd till enheterna. - Att säkra delegeringsprocess och struktur för uppföljning. Implementera nya rutiner och utbildningskompendium och kunskapstest. - Tydliggöra uppdrag, gränsdragningar och ansvarsområden. - Arbeta vidare gemensamma rutiner, processer och arbetssätt inom HSL. - Fortsatt arbete med samverkan med enheterna och arbetsledning. - Fortsatt arbete med samverkan med landstingsaktörer och läkarmedverkan. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivaren Järfälla kommun via socialnämnden är vårdgivaren som ska planera, leda och kontrollera verksamheten så att kravet på god vård enligt hälso- och sjukvårdslagen uppnås. Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) Medicinskt ansvarig sjuksköterska ansvarar för kvalitet och säkerhet i den kommunal hälso- och sjukvården. MAS utför ansvaret genom att planera, styra, kontrollera, dokumentera, följa upp, utveckla och redovisa arbetat med verksamhetens kvalitet och patientsäkerhet. I ansvaret ingår bl.a. att se till att författningsbestämmelser och andra regler är kända och följs. MAS ansvarar för att ta fram riktlinjer, instruktioner och rekommendationer som behövs inom den kommunala hälso- och sjukvården. Verksamhetschef 29 hälso- och sjukvård Verksamhetschefen ska enligt hälso- och sjukvårdslagen ansvara för att patientsäkerheten är hög, att vården är av god kvalitet samt stödja kostnadseffektiviteten. Verksamhetschefen tar fram, fastställer och dokumenterar rutiner för hur kvalitetsarbetet ska bedrivas för att styra, följa upp och utveckla verksamheten Hälso-och sjukvårdspersonal Legitimerade sjuksköterskor, arbetsterapeuter och fysioterapeuter/sjukgymnaster ansvarar för att hälso- och sjukvårdsarbetet/insatser följer vetenskap och beprövad erfarenhet samt medverkar i det systematiska kvalitetsarbetet. Hälso- och sjukvårdspersonal skall bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls, följa beslutade processer, riktlinjer samt rapportera eventuella risker och avvikelser. 4

5 Arbetsledning på boenden/daglig verksamhet/sysselsättning Verksamhetschefer/gruppchefer/verksamhetsledare ansvarar för att de rutiner och riktlinjer som MAS och verksamhetschef HSL bestämmer är väl kända och följs i verksamheten, att ny personal får den introduktion som behövs för att utföra sina hälso- och sjukvårdsuppgifter och rapportera eventuella risker och avvikelser. Omvårdnadspersonal på boenden/daglig verksamhet/sysselsättning Omvårdnadspersonal på boenden/daglig verksamhet/sysselsättning ansvarar för att följa personligt delegerade hälso- och sjukvårdsuppgifter, följa rutiner och givna ordinationer, medverka i patientsäkerhetsarbetet samt rapportera eventuella risker och avvikelser. Bild 2. Organisatoriskt ansvar och fördelning i Järfälla Kommun. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Verksamhetsmöten/teammöten: HSL-teamets personal har kontinuerliga mötesforum för att följa upp verksamhetens, hantera nya frågeställningar/tydliggöra uppdrag, hitta gemensamma arbetssätt och förbättra rutiner/arbetsflöden i nära samarbete med verksamhetschef. Dokumentation och hälsoplaner: dokumentation i journal görs löpande av samtliga medarbetare inom HSL-Teamet och följs/läses veckovis av verksamhetschef. Hälso- och sjukvårdsavvikelser (HSL): Verksamhetschef HSL hanterar löpande rapporterade HSL-avvikelser via journalsystemet och sammanställer inkomna avvikelser en gång i månaden. HSL-avvikelser gås igenom och analyseras, vid behov tas inkomna avvikelser upp med ansvarig legitimerad personal. Vid behov informerar legitimerad personal på enheternas personalmöten. Allvarliggare HSL-avvikelser återkopplas omgående verksamhetschef HSL som kontaktar MAS. 5

6 Uppföljning/förlängning av delegeringar: omsorgspersonal med delegarade arbetsuppgifter följs minst en gång per år av legitimerad personal. Uppföljnigen varierar beroende på legitimerad personals bedömning, uppföljning kan ske på personalmöte med en grupp, individiuellt. Uppföljning kan exempelvis innehålla information, nytt kunskapsprov, praktiskt genomgång eller i dialog. Dialog med omsorgspersonal och arbetsledning: APT och personalmöten på de olika enheter har varit forum för samverkan och informationsutbyte/uppföljning till omsorgspersonal. Nära samarbete och kontinuerlig dialog sker med enheternas arbetsledning. Möten, mailkontakt och informationsbrev: frågor och löpande kommunikation sker mellan enheterna och HSL-Teamet. Vid behov erbjuds avstämningsmöten eller informationsmöten. Kvalitétshjul: enheten och HSL-personal arbetar utifrån lagkrav och kvalitetshjulet (planera, genomföra, utvärdera, förbättra): Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Bemanning: För att säkra patientsäkerheten och kunna möta det ökade hälso- och sjukvårdsbehovet har enheten bevarat utökningen av bemanningen som gjordes 2017 för sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut. Läkarsamverkan: Möte med en vårdcentral kring rutiner och läkarsamverkan har genomförts vilket resulterade i ny rutin med stående rond tid med läkare en gång/veckan. På övriga vårdcentraler och Prima psykiatri sker mestadels av kontakten via distriktssjuksköterskor. Uppdrag/arbetssätt: Individuella hälso- och sjukvårdspärmar har arbetats fram i dialog mer referenspersoner på boenden för att hitta gemensamma arbetssätt/enhetliga rutiner. HSLteamet har arbetat med att tydliggöra uppdraget och lyft frågan kring gränsdragning/kostnadsansvar för arbetstekniska hjälpmedel inom kommunen. 6

7 Läkemedelshantering: Genom insamling av signeringslistor och inkomna HSL-avvikelser kan sjuksköterskor identifiera behov på enheter för att säkra upp läkemedelshantering på enheterna. Kontinuerlig dialog hålls med omsorgspersonal och arbetsledning, information ges på personalmöten och försöker hitta bra lokala rutiner på enheterna. Hämtning, doskontroll och leverans till enheterna görs varannan vecka. Minst en gång i månaden kontrollräknas narkotikaklassade läkemedel. Extrakontroller har genomförts under hösten. Kontinuerlig dialog förs med vårdcentraler, sjukhus och läkare för att säkerställa ordinationer, egenvårdsbedömningar, korrigeringar i Pascal/förnyelse av recept m.m. Genomgång av läkemedelsskåp, rutiner, signeringslistor och hantering av läkemedel upptar stor del av arbetstiden för sjuksköterskorna men resultatet har blivit en ökad trygghet och säkrare läkemedelshantering. Delegeringar: uppföljning och nya delegeringar har pågått löpande under året. Utbildningsmaterial och kunskapstest och praktisk genomgång kan användas innan förlängning. Alla nya medarbetare som får delegering för läkemedel har genomgått en webb baserat delegeringsutbildning. Dokumentation i journal: introduktionskurs i dokumentation/avvikelsemodul i journalsystemet ProCapita erbjuds för nyanställda. Basal hygien: under hösten erbjöds utbildning kring basal hygien från Vårdhygien/ MAS till enheterna, tyvärr ställdes utbildningen in pga. få anmälda. Uppstart av nytt boende: Nibblevägens startade under våren, ett nära samarbete med ansvarig chef och HSL-Teamet fanns under uppstartsperiod och inflyttsprocess för att säkra upp hälso- och sjukvården. KVÅ: inför införandet av Klassifikation för vårdåtgärder (KVÅ) i journalsystemet bildades det under hösten en arbetsgrupp som arbetade med att förbereda arbetet för att möta socialstyrelsens krav på insamling av data from 1 januari 2019 med syfte att förbättra möjlighet till verksamhetsuppföljning. HSL-teamet hade fem olika yrkesrepresentanter i arbetsgruppen. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll i stödsystem smart kvalitétområdet har genomförts via den årliga utredningen där vissa frågor berör hälso- och sjukvården. Egenkontroll görs av verksamhetschef för dokumentation och journalföring 2 ggr/år. HSL-avvikelser följs månadsvis i ProCapita och MAS har även möjlighet och kan följa enhetens inkomna avvikelser. 7

8 Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 God samverkan och ett nära samarbete har upparbetats med anhöriga/nätverk, omvårdnadspersonal och arbetsledning. Personalmöten har varit forum för informationsöverföring och samarbete. Samverkansmöten med habiliteringscenter Sollentuna, VUB, en vårdcentral, Enheten Funktionsnedsättning, beredskapssjuksköterskor på Care Team har genomförts under året. Gemensamma möten med habiliteringscenter har upparbetats med ärendedragning av gemensamma patienter. SIP samordnad individuell plan kallas vid behov med den enskildes samtycke. Under året har legitimerad personal och verksamhetchef HSL närvarat på flertal SIP-möten. Enheten har hög tillgänglighet och direktnummer till samtliga personal har lämnats ut till samverkansaktörer. Vid frånvaro kopplas telefonnummer vidare till kollegor. Läkarsamverkan har under året förbättrats men stort behov finns av att hitta enhetliga samverksformer med samtliga vårdcentraler. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Patienter med behov av hälso- och sjukvård riskbedöms genom evidensbaserade instrument. HSL-Teamet arbetar förebyggande och följer MAS riktlinjer för riskbedömningar. Riskbedömningarna görs ibland tvärprofessionellt och dokumenteras i journal. De mest förekommande riskbedömningar som utförs är Modifierad Norton skalan (riskbedömning för att utveckla trycksår) och Downton Fall Risk Index (DFRI) som bedömer fallrisk. Verksamhetschef enligt HSL riskbedömer inkomna HSL-avvikelser. Riskanalyser görs på verksamhetsnivå på HSL-Teamet, detta görs bl.a. i stödsystemet smart. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 All personal har rapporteringsskyldighet och ska känna till lokala rutiner för rapportering. Verksamhetschef enligt HSL tar löpande emot HSL-avvikelser via ProCapitas avvikelsemodul och hanterar avvikelser samt sammanställer det en gång i månaden. Lex Maria: Om händelsen nått en viss styrka och bedöms som allvarlig kontaktar verksamhetschefen snarast MAS som gör en bedömning och om det bedöms allvarlig en anmälan till IVO. Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Klagomålshantering sker via Järfälla Kommuns servicecenter: 8

9 Klagomål inkommer från Servicecenter till verksamhetschef som hanterar /följer klagomålet. Även synpunkter/klagåmål kan ske via telefonsamtal till personal/chef. 2018: Inkomna klagomål: 2 st och inkomna synpunkter: 3 st (via mail). Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 HSL-Teamet arbetar för att närvara vid planeringsmöte vid inflytt för att träffa boende och anhöriga/företrädare och informera om enheten. Samtycke/medgivan: dokumenteras i journal. SIP-möte; patienten kan samtycka till Samordnad Individuell Plan vid behov då många aktörer finns runt den patienten. Kontinuerlig kontakt med patient/företrädare sker och de hålls informerade vid specifika ärenden. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Hälso- och sjukvårdsavvikelser inom boenden och daglig verksamhet enligt LSS: Resultat visar på 280 inkomna avvikelser, det är en mindre ökning jämfört med 2017 års resultat på 267 st. Det är övervägande avvikelser inom läkemedelshantering och fall som inkommit, gällande läkemedelshantering så är de mest vanliga orsaken till avvikelsen uteblivet läkemedel, osignerade läkemedelslistor eller fel dos. Under sommar och höst har några avvikelser avsett narkotikaklassat läkemedel, extrakontroller har gjorts och ny rutin för kontroll har förtydligas samt MAS informerats. HSL-teamet konstaterar ett stort mörkertal i rapportering då alla avvikelser inte registreras, framför gäller detta läkemedelsavvikelser. Det har under året varit hög arbetsbelastning på enheten och vid insamling av signeringslistor där flera signaturer uteblivit under samma månad har endast registrerats som en avvikelse. Flertal fallrapporter har inte inkommit men legitimerad personal har fått information och vidtagit åtgärder. Fortfarande inkommer vissa rapporter/hsl-avvikelser till teamet långt efter händelsedatum. Under hösten genomförde egen regi en omorganisation inom avdelningen samt på ledningsstruktur på boenden. Efter genomförd förändring minskade antal rapporterade avvikelser till HSL-teamets personal. Nya lokala samverkan och rapporteringsrutiner ses över. Sammanställning av inkomna HSL-avvikelser för 2018 inom område LSS: 9

10 Sammanställning av inkomna HSL-avvikelser per boende/enhet: HSL-avvikelser Agrarvägens Arrendevägens Blomstervägens Cylindergränd 5 Cylindergränd 17 Fotbollvägens Fornvägens Frihetsgränds Gjutarplan 25 Gjutarplan 25 Korpralsvägens Kulingvägens Kämpevägens Lädersättra Nibblevägens Servicebostad Rösvägens Snapphanev. Sopranvägens Sångvägen 60 Sångvägen 6 D Nb. Sångvägen 6 D 1 tr. Fall Specifik omvårdnad Läkemedel HSLarb.uppgift Nutrition MTP Totalt 2018 (280 st) (267 st)

11 Ulvsättra Termov. 90 Ulvsättra Termov. 90 Ulvsättragränds Kallhällsparken Vasavägens Järfälla dagliga verksamhet Hälso- och sjukvårdsavvikelser inom socialpsykiatri boenden och sysselsättning: Inkomna avvikelser ligger i samma nivå med förra årets resultat. Det är övervägande läkemedelsavvikelser och fall som inkommit under året. Orsaken till avvikelserna är mestadels uteblivet läkemedel och ej signerat läkemedel. Lex Maria: Inga anmälan enligt Lex Maria har inkommit under Sammanställning av inkomna HSL-avvikelser för 2018 inom Socialpsykiatrin: 11

12 Sammanställning av inkomna HSL-avvikelser per boende/enhet: Andebodavägen 48 serviceboende Arrendevägen 1-3 Arrendevägen 27 kollektivboende Fall Läkemedel Nutrition Dokumentation Trycksår Info/ överföring i vårdkedja Totalt 2018 (37st) 2017 (34 st.) Fanjunkargränd Frihetsvägen 37 serviceboende Söderdalen 0 - Tenorgränd Järfälla dagliga sysselsättning 0 0 Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Sammantaget har patientsäkerheten säkrats inom uppdraget, hälso- och sjukvården finns nära den enskilde och kontinuitet finns i den täta kontakten med legitimerad personal. Det kommunala hälso- och sjukvårdsansvaret har medfört att hälso- och sjukvården kommit närmare den enskilde och att kontinuiteten och tillgängligheten till hälso- och sjukvården har ökat. Arbetet med att säkra upp läkemedelshantering och avvikelsehantering har pågått och behöver fortsätta framöver. Under året har arbetsbelastningen varit hög bland medarbetare på enheten pga. det växande hälso- och sjukvådsbehov samt att fler enheter som tillkommit inom uppdraget. De svårigheter HSL-Teamet upplevt med informationsöverföring mellan vårdgivare kvarstår. En väl fungerande samverkan med samtliga vårdkontakter är viktiga för patientsäkerheten. Det finns fortfarande stora utmaningar med läkarsamverkan och brist på information och systemstöd. 12

13 Övergripande mål och strategier för kommande år - Säkerställa läkemedelsprocessen inkl. delegeringar. Förtydliga läkemedelsrutinerna kring egenvård, ordination, nyckelrutiner, transport läkemedel mellan boende och daglig verksamhet, signering och överföring mellan olika vårdformer. - Säkerställa information och kommunikation mellan enheter och HSL-teamet. - Öka samverkan med läkarsamverkan på husläkarmottagningar och psykiatri. - Öka samverkan med Enheten funktionsnedsättning och öppenvård gällande rutiner vid utskrivningar från slutenvården (LUS). - Arbeta aktivt med att genomföra riskbedömningar för trycksår, undernäring och fallskador. - Öka omsorgspersonalens kunskap om basal hygien/minskning av smittspridning. - Öka kunskap kring hjälpmedelsprocessen och arbetstekniska produkter/mtp. - Journalsystem och journalföring ska utvecklas. - Hitta mer vetenskapligt beprövade metoder för att kunna arbeta med målgruppen för en mer hälsofrämjande inriktning där sådant som kost, motion och hälsosam livsstil för att i tidigare skede än idag kunna förebygga och motverka sjukdomar och skador. 13