Äldreförvaltningen Uppföljning och inspektion

Transkript

1 Uppföljning och inspektion Sida 0 (24)

2 Sida 1 (24) Innehållsförteckning Inledning... 2 Klagomål, synpunkter och frågor... 3 Resultat från 2018 års inspektioner... 5 Värdegrund... 5 Personalens kompetens... 8 Social dokumentation Utförande av insatser inom hemtjänst och på servicehus Aktiviteter Samverkan Ytterligare områden Övrigt... 24

3 Sida 2 (24) Inledning s tre inspektörer tar emot och hanterar synpunkter och klagomål. Inspektörerna gör även föranmälda och oanmälda inspektioner inom äldreomsorgen i Stockholms stad. Inspektörerna arbetar för att: - bidra med en god kvalitet inom äldreomsorgen - förebygga risker - lyfta goda exempel. Av den nationella värdegrunden för äldreomsorgen framgår att omsorgen om äldre ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Inspektioner som genomförs har den äldres trygghet, självbestämmande och delaktighet som utgångspunkt. Inspektörernas metoder består av: - samtal med äldre, personal och ledning - observation - granskning av dokument och social dokumentation - rundvandring i verksamhetens lokaler. Efter genomförd inspektion sammanfattas resultatet och skickas till verksamheten för faktakontroll. Därefter färdigställs inspektionsrapporten där styrkor och utvecklingsområden sammanfattas. I bedömningen kan inspektörerna lämna rekommendationer och tips på kompetensutveckling för både ledning och personal. Att stötta verksamheterna i deras utveckling och att arbeta förebyggande är viktiga delar av inspektörernas arbete. När inspektionen genomförts i en verksamhet som drivs i egen regi skickas inspektionsrapporten till verksamhetens ledning samt till uppföljningsansvarig stadsdelsförvaltning. När inspektion genomförts hos en privat utförare skickas inspektionsrapporten även till ansvarig regionchef, VD eller motsvarande samt till äldreförvaltningens avtalsförvaltare.

4 Sida 3 (24) Klagomål, synpunkter och frågor s inspektörer har under 2018 hanterat cirka 160 ärenden. Dessa ärenden har hanterats enligt inspektörernas rutiner vilket kan innebära inspektion, kontakt med uppgiftslämnare, verksamheter, aktuell stadsdelsförvaltning samt andra berörda aktörer. Klagomål, synpunkter, frågor samt inkommande information inkom främst från anhöriga, äldre och från personal som arbetar i verksamheterna. Många gånger har den som inkommer med ett klagomål redan varit i kontakt med verksamheten och/eller stadsdelsförvaltningen men upplevt att det inte har lett till någon förändring. Inspektörerna har tagit emot 86 klagomål på utförare av äldreomsorg. Nedan presenteras de kategorier av klagomål på utförare som varit vanligast förekommande under Ett klagomål kan innehålla flera kategorier. Utöver ovanstående kategorier har klagomål även handlat om bemanning, ledarskap, stöld, kontinuitet, dokumentation, tillgänglighet, kontaktmannaskap, förbrukningsartiklar, basala hygienrutiner, brandsäkerhet, begränsningsåtgärder, inflyttning, särbehandling, organisation, personalens arbetsmiljö, inomhustemperatur, nyckelhantering och besökstider.

5 Sida 4 (24) Det inkom tolv klagomål gällande beställarenheter under De handlade främst om tillgänglighet och biståndsbeslut. Klagomålen gällde även hantering av synpunkter och klagomål, bemötande, samverkan, lång handläggningstid, kompetens och ledsagning.

6 Sida 5 (24) Resultat från 2018 års inspektioner Inspektörerna genomförde 33 inspektioner under En på beställarenhet, två hos dagverksamhet, tre på servicehus, sju hos utförare av hemtjänst och 20 på vård- och omsorgsboende. I denna sammanställning har inspektörerna valt att redovisa resultat från de områden som oftast inspekterats under Områdena är: värdegrund personalens kompetens social dokumentation aktiviteter och utevistelse samverkan utförande av insatser inom hemtjänst och på servicehus. Utöver dessa områden lyfter inspektörerna kort ytterligare några områden som uppmärksammats i samband med inspektion. Utförlig information om inspektionerna finns i respektive inspektionsrapport. Värdegrund Alla som utför äldreomsorg på uppdrag åt Stockholms stad ska följa den värdegrund och de värdighetsgarantier för äldreomsorgen som kommunfullmäktige beslutat om. Syftet med värdegrunden är att äldre personer ska få möjlighet att leva ett värdigt liv och känna välbefinnande, trygghet och meningsfullhet. Inspektörerna granskade utförarnas arbete med värdegrunden vid 25 inspektioner. Flera verksamheter bedöms bedriva ett värdegrundsarbete. Det kan till exempel innebära att: värdegrunden är en del i introduktionen av nyanställda bemötandefrågor diskuteras vid en särskild punkt på arbetsplatsträffar (APT) verksamheten har värdegrundsledare verksamheten använder sig av värdegrundsspel värdegrunden tas upp i handledning verksamheten arbetar med månatliga värdegrundsord personal gör den webbaserade utbildningen Äldreomsorgens nationella värdegrund

7 Sida 6 (24) I många verksamheter kan personalen konkretisera värdegrunden och ge exempel på hur de arbetat utifrån den. Ledning och personal lyfter ofta det individuella bemötandet. Ledning och personal i flera verksamheter berättar att ansvarig chef har samtal med personal som brister i bemötande samt att personalen kan samtala med varandra när de ser att kollegors bemötande brister. Ofta uppger de att värdegrunden ska genomsyra verksamhetens arbete. Inspektörerna tar i förekommande fall del av APT-protokoll. I samtliga verksamheter där protokoll granskades hade värdegrunden diskuterats på APT, i varierande omfattning. Vid flera inspektioner på vård- och omsorgsboende har inspektörerna observerat hur de äldre blir bemötta av personalen. Observationerna har dels ägt rum vid rundvandring i verksamheterna och dels vid observation av till exempel måltiden. Vid observation av måltiden, observeras alltid två avdelningar. Observationerna visar att bemötandet kan variera mellan olika personal och avdelningar. Nedan följer goda exempel på vad som framkommit vid observationerna: personal var lyhörd inför de boendes önskemål och behov äldre tillfrågades innan de exempelvis fick hjälp med att flytta rullstolen eller hjälp med att ta på en haklapp de äldre blev vänligt tilltalade personal var uppmärksam på vad som hände under måltiden personal visade de äldre omtanke äldre tillfrågades om de önskade mer mat och hur maten smakade Nedan följer exempel på mindre bra bemötande: personal talade till de äldre på ett befallande sätt personal berättade inte vad som serverades och de äldre tillfrågades inte om önskemål boende exkluderades av personalen från samtalen under måltiden boende frågade vad som serverades, men fick inget svar äldre, som åt sin mat självständigt, blev torkad om munnen av personal utan att tillfrågas eller ges möjlighet att själv torka munnen

8 Sida 7 (24) personal pratade med de boende om andra boende. Det är inte bara vid observationer som det framkommer att personalens bemötande kan variera. Det berättar även ledning, personal och de äldre. Inspektörerna har noterat att avdelningarna på ett och samma vård- och omsorgsboende kan ha olika bemötandekultur. Det finns verksamheter där personalen varken känner till den nationella värdegrunden eller Stockholm stads värdegrund. Inspektörerna har även noterat att det i den sociala dokumentationen förekommer formuleringar som inte är förenliga med värdegrunden. Det finns chefer som anser att det är en självklarhet hur de äldre ska bli bemötta, att det handlar om sunt förnuft och att de inte behöver samtala med personalen om bemötande. Även i verksamheter där ett aktivt värdegrundsarbete bedrivs och resultatet i brukarundersökningen visar att de äldre är nöjda med bemötandet, kan inspektörerna se att personalens följsamhet till värdegrunden varierar. Kommentar Anledningen till att värdegrundsarbetet inte hålls levande kan till exempel bero på att: verksamheten haft ett flertal chefsbyten vilket kan leda till att arbetet med värdegrunden stannar upp värdegrundsledare saknar en tydlig uppdragsbeskrivning funktionen värdegrundsledare tillsätts inte när den som har uppdraget slutar sin tjänst värdegrunden har låg prioritet det tar längre tid att arbeta enligt värdegrunden. I de verksamheter där värdegrunden hålls levande kan det bero på att: det i verksamheten finns en gemensam bemötandekultur som utgår från värdegrunden personalen arbetar personcentrerat forum finns för samtal om värdegrundsfrågor värdegrunden är synlig genom att den till exempel finns uppsatt i verksamhetens lokal ledning och personal uppmärksammar varandra på när värdegrunden följs respektive inte följs

9 Sida 8 (24) såväl tillsvidareanställd som timanställd personal får information och utbildning i värdegrunden. Verksamheternas behov av att utveckla värdegrundsarbetet kan bestå i att förtydliga hur de arbetar med värdegrunden, både i rutiner och i det dagliga arbetet. I flera verksamheter handlar det om att ledningen behöver implementera värdegrunden. Det kan även handla om att ledning och personal förmedlar att ett aktivt värdegrundsarbete har bedrivits i verksamheten men att det avstannat. Personalens kompetens Oavsett regiform ansvarar utföraren för att personalen har den kompetens som krävs för att utföra sitt arbete. Utföraren ansvarar även för att personalen kontinuerligt får utbildning, fortbildning och handledning. Vid så gott som samtliga inspektioner som genomfördes under 2018 berördes personalens kompetens på olika sätt. I många verksamheter fick inspektörerna ta del av information om den kompetensutveckling som pågick, var planerad eller hade genomförts. I vissa verksamheter berättade såväl ledning som personal om brister i personalens kompetens. Exempel på brister i personalens kompetens som framkommit under inspektionerna: Personal behärskar inte svenska språket i tal och/eller i skrift. Personals kunskaper om demenssjukdomar är bristfällig. Personal har inte fått någon utbildning i lyft- och förflyttningsteknik. Personal saknar kunskap om fallprevention. Outbildad personal anställs i verksamheten utan att det utformas en individuell kompetensutvecklingsplan. I åtta av de verksamheter som inspekterats under 2018 lyfte personalen och/eller ledningen att det fanns personal som arbetar i verksamheten som inte behärskar svenska språket i tal och/eller i skrift. I en del verksamheter fanns en plan för hur bristande kompetens ska åtgärdas, i andra verksamheter fanns ingen plan, trots medvetenhet

10 Sida 9 (24) om bristerna. Hos en del verksamheter var lösningen att avsluta anställningar och andra erbjöd utbildning i svenska språket. I en del verksamheter fanns personal med bristande svenskkunskaper, som hade tillsvidareanställts under 2018, utan att det utformats någon plan för kompetensutveckling. Personal och ledning berättade att brister i svenska språket hos personal kan gå ut över de äldre och att varken den skriftliga eller den muntliga informationsöverföringen kan säkras. Hos flera verksamheter fanns brister i personalens kunskaper kring demenssjukdomar och/eller hur de ska bemöta personer med demenssjukdom. Ibland ansåg både ledning och personal att personal saknade adekvat kunskap inom området. Det kunde bland annat handla om att: verksamheten inte kommit igång med arbetet med BPSD 2 personalen inte genomfört påbjudna webbutbildningar och/eller att ledningen inte följt upp att de genomförts en del personal saknade kunskap om hur de ska bemöta personer med demenssjukdom. I en del verksamheter gav ledningen uttryck för att bristande kompetens hos personalen hänger samman med verksamhetens knappa ekonomiska resurser. Ibland kopplades verksamhetens ekonomi direkt till den ersättning som betalas ut av Stockholms stad. I många verksamheter berättade ledningen och ibland personal, stolt om sitt arbete med kompetensutveckling. Exempelvis får personal i en del verksamheter utbildning i demenssjukdomar, basala hygienrutiner, mat och måltider, kontaktmannaskap, inkontinens, dokumentation, kollegial observation eller palliativ vård. I vissa verksamheter erbjuds personalen handledning eller reflektionstid. Flera verksamheter hade ombud inom till exempel mat- och måltider, dokumentation och kvalitet. Personalen fick ofta kompetensutveckling inom sina specifika områden och tanken var att kunskapen skulle spridas vidare inom personalgruppen. Många verksamheter använde sig av kostnadsfria webbutbildningar. En del verksamheter följde även upp att personalen hade genomfört 2 Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens.

11 Sida 10 (24) utbildningar genom att samla in utbildningsbevis till respektive personals akt. Ofta efterfrågade personalen mer kompetensutveckling och uttryckte en önskan om att lära sig mer och vidareutvecklas i sitt arbete. Kommentar Utförarnas ledning behöver vara medveten om att brister i personalens kompetens kan gå ut över de äldre. Ledningen ska inte bara erbjuda personalen utbildning och följa upp varje anställds utbildningsnivå, utan också se till att det finnas forum där personalen ges möjlighet att både använda och sprida sin kunskap till personalgruppen. Kompetens är en färskvara. Ibland kan bristande kompetens hos personalen handla om en otillräcklig dialog mellan ledning och personal. Dels behöver personalen bli bättre på att framföra sina önskemål och dels behöver ledningen bli mer närvarande i verksamheten för att se de behov som finns. Det kan även handla om brist på engagemang eller att det inte finns tid för att genomföra utbildningar. Ibland kan otillräcklig kompetens hos personalen kopplas till ett bristande ledarskap. Social dokumentation Respektive utförare ansvarar för att dokumentationen sker i enlighet med Socialtjänstlagen samt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Dokumentationen syftar till att göra insatserna tydliga för den enskilde och dennes företrädare, vara ett arbetsredskap för personalen samt möjliggöra uppföljning. Dokumentationen ska vara tillräcklig, väsentlig och korrekt och all dokumentation ska förvaras på ett tryggt sätt för att förhindra obehörig åtkomst, förstörelse, skada eller tillgrepp. Inspektörerna har granskat social dokumentation i 24 verksamheter för totalt 263 personer. Urvalet var slumpmässigt. När det gäller genomförandeplaner har dokumentation för äldre som haft verksamheten som utförare under minst 15 dagar granskats. När dokumentation granskats på hemtjänst har endast dokumentation för personer med insatser om minst 20 timmar per månad granskats. I flertalet verksamheter bedömdes arbetet med dokumentation vara ett utvecklingsområde.

12 Sida 11 (24) För 224 personer fanns en genomförandeplan och för 39 saknades genomförandeplan. I 172 av genomförandeplanerna fanns uppgift om en eller flera kontaktmän. I övriga planer saknades uppgift om kontaktman. Många planer var individuellt utformade, andra innehöll generella formuleringar som återkom i så gott som samtliga granskade genomförandeplaner inom verksamheten. Ofta används inte genomförandeplanen i det dagliga arbetet. En del personal inom hemtjänsten vet inte att de har tillgång till planerna via mobiltelefonen. I en del verksamheter saknar både personal och ledningen kunskap om att det måste finnas en genomförandeplan kopplad till den senaste beställningen för att planen ska gå att läsa i telefonen. I vissa verksamheter ansvarar kontaktmannen för att skriva genomförandeplanen tillsammans med den äldre. En del personal tycker det är svårt att skriva en genomförandeplan. Det kan bero på att de inte behärskar svenska språket fullt ut eller att de inte känner den äldre tillräckligt väl. Kvaliteten på den löpande sociala dokumentationen har granskats utifrån om den var tillräcklig, väsentlig och korrekt. För merparten av de 263 personerna fanns löpande journalanteckningar för den period som granskats. Med löpande avses i denna sammanställning att anteckningarna innehöll minst en veckosammanfattning per vecka. För 58 personer var dokumentationen knapphändig eller saknades helt för granskad period. För tio personer fanns journalanteckningar som var svåra att tyda. För 63 av de äldre fanns det dokumenterade händelser där det inte var möjligt att följa vidtagna åtgärder eller när en utebliven insats istället hade utförts. Återkommande såg inspektörerna att personalen i hög uträckning hade dokumenterat utförda insatser i den löpande sociala dokumentationen. Hos tre utförare av hemtjänst berättade personalen att de även skriver löpande anteckningar i skrivblock hemma hos de äldre. Anledningen till att de använder dessa block uppgavs vara att den enskilde själv eller anhöriga skulle kunna läsa vilka insatser som hade utförts och om det hade inträffat något särskilt. I en del verksamheter fanns dokumentationsstödjare som bland annat har som uppgift att stödja kollegorna i utformningen av genomförandeplanerna. De kan även ha som uppdrag att följa upp dokumentationen samt lyfta utvecklingsbehov inom området.

13 Sida 12 (24) Kommentar Genomförandeplanen ska vara ett levande verktyg som personalen ska ta del av. Syftet med genomförandeplanen är bland annat att där ska framgå hur insatserna ska utföras på ett sätt som stödjer omsorgskontinuiteten. 3 Planen ska ge den äldre en möjlighet att beskriva hur hen vill att insatserna ska utföras och den ska vara ett arbetsverktyg för personalen. Det ska finnas en genomförandeplan inom 15 dagar från att beställning skickats. Genomförandeplanen är särskilt viktig då samtliga beställningar på hemtjänstinsatser ska formuleras utifrån en ram som övergripande beskriver den äldres behov av stöd och hjälp. Planen, alltså hur och när insatserna ska utföras, skrivs av utföraren tillsammans med den äldre. I de fall genomförandeplanen skrivs på utförarens kontor, försvagas den enskildes möjlighet till inflytande och delaktighet. Bristfällig dokumentation kan ha många orsaker. Ibland saknar ledningen och/eller personal kunskap om hur dokumentationen ska utformas. Det kan även handla om bristande egenkontroll eller att egenkontroll utförs men att resultatet inte åtgärdas och följs upp. I en del verksamheter saknar personalen kunskap om varför de ska dokumentera, vad som ska framgå av dokumentationen och vilket ansvar de har för dokumentationen. Ofta dokumenteras insatser så gott som dagligen. Detta försvårar möjligheten att få en snabb översikt av händelser av vikt. Det väcker även frågan om inga insatser har utförts de dagar där dokumentation saknas. Det är av yttersta vikt att ledningen sätter sig in hur dokumentationen ska se ut samt säkerställer att samtlig personal har tillräcklig kunskap inom området. I de fall där skrivblock finns hemma hos äldre för att kommunicera med den äldre eller dennes anhöriga, bör istället möjlighet att ta del av den löpande sociala dokumentationen via e-tjänsten Omsorgsdagboken erbjudas. 3 Anvisningar för beställning och genomförandeplan., 2017.

14 Sida 13 (24) Utförande av insatser inom hemtjänst och på servicehus Under 2018 genomfördes nio inspektioner där inspektörerna bland annat granskade om beviljade insatser hade utförts inom hemtjänst och på servicehus. Av resultatet framgår att ledning och personal har som målsättning att ge de äldre en god service och omvårdnad. Vid inspektörernas granskning av dokumentation och registrerade besök konstaterades att besök överlag utförts enligt beställning och/eller genomförandeplan. Utifrån de granskningar som genomförts konstaterar inspektörerna dock att det fanns enskilda besök eller hela dagar som inte utförts enligt beställning och/eller genomförandeplan. Av den löpande sociala dokumentationen gick det oftast inte att utläsa orsak till de uteblivna besöken. Verksamheterna uppgav vanligtvis att de säkerställer att insatser blir utförda genom att insatserna schemaläggs. Några utförare stämmer av planerade insatser mot utförda i dokumentationssystemet och i schemaläggningssystemet. Flera lyfter att genomförandeplanerna ger personalen information om vad som ska utföras och hur. Morgonmöten samt överrapportering mellan arbetspass är även några sätt att säkerställa att insatser utförs. Ledning och personal berättade att det kan hända att insatser inte utförs och att det till exempel kan bero på att alla insatser inte är inlagda i schemat, personal inte läser schemat ordentligt eller på personalbrist. Personal och ledning i de flesta verksamheter säger dock att samtliga insatser utförs, förutom i de fall den äldre avböjer besöket. Få verksamheter uppger att de har några avvikelser på uteblivna insatser. Vid intervjuer med de äldre i en verksamhet framkom nedanstående gällande utförande av insatser: Flertalet uppgav att de fick den hjälp de är beviljade. Många av de äldre hade synpunkter gällande möjligheten att påverka tider för insatser samt att personalen inte höll de överenskomna tiderna. Flera uppgav också att hemtjänstpersonalen oftast hade bråttom. Några äldre hade synpunkter på hur hjälpen med tvätt fungerar och att personalen glömde att renbädda. Flera uppgav att insatsen uteblev om de tackade nej till hjälp. De upplevde att de hade liten möjlighet att få byta

15 Sida 14 (24) dag och inväntade istället nästa gång hjälpen skulle utföras enligt schemat. De sa att insatserna som uteblev främst handlade om dusch, promenad och städning. Samtliga hemtjänstutförare och servicehus som inspektörerna har besökt arbetar med kontaktmannaskap. Hos sex av dessa verksamheter granskades i vilken utsträckning de äldre hade fått besök av sin/sina kontaktmän. I samtliga sex verksamheter fanns det personer som under den granskade perioden inte fått några eller få besök av kontaktmannen/kontaktmännen. Övrigt som noterats när det gäller utförande av insatser: Personal försöker göra lite extra för de äldre. Ledning och personal förmedlar att personalkontinuitet bidrar till trygghet för de äldre. Nattfastan kan överstiga 11 timmar. Insatser som ska utföras med hjälp av två personal utförs ibland med hjälp av en personal. Det kan variera i tid från dag till dag när besöken utförs. Då till exempel ett morgonbesök ibland utförs sent och ett lunchbesök tidigt, innebär det att det kan bli tätt mellan måltiderna. Kommentar För att verksamheterna ska kunna säkerställa att beviljade insatser utförs behövs bland annat en social dokumentation som följer lagar, regler och avtal, egenkontroller samt en fungerande intern och extern samverkan. Den interna samverkan handlar bland annat om kommunikationen mellan ledning, schemaplanerare och personal samt kommunikationen personalen emellan. Den externa kommunikationen kan handla om att beställarenheter informeras om äldres förändrade behov. Gällande den sociala dokumentationen är det viktigt att det går att följa avvikelser från genomförandeplanen. Det är svårt att dra någon slutsats om varför vissa besök inte utförs då det sällan går att utläsa anledningen till att besöket uteblivit i den sociala dokumentationen. När det dessutom saknas en genomförandeplan ser inspektörerna det som en stor risk för att den äldre inte får sina behov tillgodosedda. Mer information om den sociala dokumentationen finns under rubriken Social dokumentation.

16 Sida 15 (24) Som inspektörerna tidigare har nämnt har ledning och personal ofta som målsättning att ge de äldre en god service och omvårdnad. Det finns dock verksamheter där det saknas ett metodiskt sätt att kontrollera vad som utförts. Genom att använda de dokumentationssystem som finns att tillgå, ges utförare av hemtjänst en möjlighet att stämma av utförda besök med beviljade besök. Aktiviteter Vård- och omsorgsboenden ska kunna erbjuda den äldre tillfälle att delta i vardagliga sysslor, utevistelse och andra aktiviteter. Utifrån den enskildes förmåga och önskemål ska vård- och omsorgsboendena dagligen erbjuda vardagsnära aktiviteter och stimulans. Dagen ska ha ett innehåll där den enskildes förmåga och vilja till aktivitet upprätthålls och tas tillvara. Den äldre ska känna gemenskap och uppleva sin dag som meningsfull utifrån sina behov och förutsättningar. Individuella önskemål och intressen ska så långt som möjligt tillgodoses. Enligt den rättighet till utevistelse som antogs av kommunfullmäktige i december 2014, ska samtliga boende erbjudas daglig utevistelse. Inspektörerna granskade arbetet med aktiviteter på vård- och omsorgsboenden i samband med elva inspektioner. På två av dessa boenden granskades även arbetet med utevistelse. Flertalet verksamheter hade en rutin för arbetet med aktiviteter. Av rutinerna framgår ofta vem som ansvarar för att aktiviteter och utevistelse genomförs. I många rutiner står vad som ska göras men ofta saknas beskrivningar för hur arbetet med aktiviteter och utevistelse ska bedrivas. Flertalet verksamheter använder aktivitetsscheman för att informera de äldre och deras anhöriga om vilka aktiviteter som erbjuds. Det finns verksamheter som inte har något schema. I en verksamhet som inte hade något schema sa ledningen att de flesta aktiviteter sker spontant. Aktiviteter som erbjuds enligt schema kan till exempel vara: kaffestund sång, musik och dans sittgymnastik bakning

17 Sida 16 (24) korsord spel handmassage och manikyr högläsning ur bok eller tidning promenader och utevistelse fredagsmys. Några verksamheter erbjuder aktiviteter på vardagar, några även på helger. Några erbjuder två eller flera aktiviteter per dag, andra en eller ingen. I flertalet verksamheter säger personalen att de gör någon typ av gemensam aktivitet varje dag. Det kan vara det som står på schemat eller att de sitter och pratar med de äldre eller tittar på tv tillsammans på avdelningen. Det finns verksamheter där personalen börjar sitt arbetspass med att gå ut och promenera med de äldre. Det har framkommit, från personal och äldre som inspektörerna talat med, att aktiviteter och utevistelse som står på schemat uteblir. Enligt personalen kan det bero på tidsbrist, på vädret, på bemanningen, att det saknas kunskap om hur man ska arbeta med aktiviteter och att det kan vara svårt att motivera de äldre att delta i aktiviteter och utevistelse. I några verksamheter tar personalen reda på vad de boende har för intressen och tycker om att göra. Det kan till exempel ske vid ett ankomstsamtal eller via en levnadsberättelse. I någon verksamhet säger personal att de frågar de äldre varje morgon vad de vill göra under dagen. Det finns verksamheter där boende kan framföra synpunkter gällande aktiviteter och utevistelse på boråd och aktivitetsråd. Några verksamheter erbjuder individuella aktiviteter och egentid. I en del verksamheter berättade personalen att de gör de äldre delaktiga i vardagsaktiviteter som till exempel baka, laga mat, diska, sköta om blommor, torka av bord eller dela ut post. I samtliga verksamheter som får besök av Ung Omsorg, sa ledning och personal att det är mycket uppskattat av de äldre. Så här sa några av de äldre som inspektörerna talat med: De aktiviteter som står på schemat genomförs inte alltid. Det händer inget här.

18 Sida 17 (24) Jag har framfört önskemål om att gå ut men det har inte hänt. Jag är med på frågesport och sittgymnastik. Personalen brukar berätta och frågar om jag vill vara med. Jag brukar inte vilja vara med på någon aktivitet. Personalen har inte tid. I samband med rundvandring på vård- och omsorgsboenden har inspektörerna sett att det genomförs aktiviteter tillsammans med de äldre i olika hög grad. I några verksamheter genomfördes aktiviteter enligt aktivitetsschemat i andra anordnades inga aktiviteter alls dagen då verksamheten granskades. I en del verksamheter har inspektörerna observerat att personal sitter och dricker kaffe med de äldre, liksom äldre som sitter för sig själva utan möjlighet att tillkalla personal. I någon verksamhet deltog de äldre i hushållsaktiviteter. Arbetet med aktiviteter kan se olika ut mellan avdelningarna inom en och samma verksamhet. Personal och ledning på samtliga vård- och omsorgsboenden, som inspekterats under 2018, uttryckte att de behöver utveckla arbetet med aktiviteter och utevistelse. Nedan följer några exempel: Vi behöver bli bättre på att ta reda på hur de boende vill ha det. Vi behöver erbjuda aktivitet dagligen. Vi behöver följa upp hur många som deltar i de gemensamma aktiviteterna. Vi måste bli bättre på att skapa en meningsfull dag för de äldre. Vi behöver utveckla arbetet med egentid. Vi vill arbeta mer strukturerat med aktiviteter. Vi behöver utse någon som ansvarar för aktiviteterna. Kommentar Resultatet visar att det i flertalet verksamheter pågår ett arbete med aktiviteter men att detta arbete behöver utvecklas, något som ledning och personal påpekat i samband med inspektion. Inspektörernas bedömning är att verksamheternas arbete med aktiviteter och utevistelse varierar stort. Endast ett fåtal av de verksamheter som granskades bedrev ett strukturerat och förankrat arbete med aktiviteter.

19 Sida 18 (24) Flertalet verksamheter behöver bli bättre på att lyssna på och uppmärksamma de äldres vilja och önskemål gällande aktiviteter. De behöver bli bättre på att stimulera de äldres kvarstående förmåga till att delta i olika aktiviteter. Inspektörerna ser också att de behöver erbjuda den äldre fler tillfällen att delta i vardagsnära aktiviteter, utevistelse och andra aktiviteter som upplevs som meningsfulla. I samtal med de äldre framkom att de inte alltid upplever sin dag som meningsfull och att det finns de som sällan kommer ut i friska luften. Inspektörerna har noterat att flera verksamheter behöver förankra och implementera sina rutiner för aktiviteter och utevistelse. Ett flertal av verksamheterna behöver arbeta vidare med att individanpassa aktiviteter och några av verksamheterna som erbjuder egentid behöver förtydliga hur de arbetar med detta. Inspektörerna ser också vikten av att tydliggöra hur och vem som planerar, genomför och utvärderar arbetet. Det finns verksamheter som gör de äldre delaktiga men flertalet kan bli bättre på att bjuda in de äldre till samtal kring vilka intressen de har och vad de vill göra. Här kan kontaktmannen ha en nyckelroll. Inspektörerna ser också att personalen behöver få ökat stöd och ökade kunskaper i hur de kan arbeta med aktiviteter. I några verksamheter behöver ledningen se över hur man bemannar för att uppfylla kraven gällande aktiviteter och utevistelse. Samverkan Teamarbete och teamsamverkan är grunden till god vård och omsorg. Välfungerande intern och extern samverkan och korrekt informationsöverföring är till för att säkra den äldres insatser. Genom processer och rutiner i verksamhetens ledningssystem ska det framgå hur samverkan ska bedrivas i den egna verksamheten samt med andra verksamheter och vårdgivare. Under 2018 granskades utförarnas arbete med samverkan vid tolv inspektioner. Sju verksamheter var vård- och omsorgsboenden och fem utförare av hemtjänst. Flertalet av verksamheterna hade en rutin för hur samverkan ska bedrivas samt rutiner för informationsöverföring. I några av rutinerna framgick det inte hur samverkan ska ske.

20 Sida 19 (24) Intern samverkan och informationsöverföring på vård- och omsorgsboenden På flertalet vård- och omsorgsboenden samverkar hälso- och sjukvårdspersonal och personal på olika möten. Vilka som deltar på dessa möten och hur ofta de genomförs kan se olika ut. I några verksamheter genomförs teammöte en gång i veckan, i andra en gång i månaden, i en verksamhet förekom inga teammöten. I en del verksamheter deltar arbetsterapeut och fysioterapeut regelbundet, i andra aldrig eller sporadiskt. Informationsöverföringen sker både via muntlig rapportering och via dokumentation. Muntliga överrapporteringar genomförs i flertalet verksamheter, i några flera gånger per dag. Det ser olika ut i verksamheterna gällande vilka som deltar på dessa möten. I vissa verksamheter deltar till exempel verksamhetschef, sjuksköterska, arbetsterapeut, fysioterapeut och den personal som tagit emot nattrapporten, i andra sjuksköterska och någon personal. Ledning, hälso- och sjukvårdspersonal och personal på ett flertal vård- och omsorgsboenden ansåg att samverkan fungerar bra men uppgav också att det finns brister i samverkan och informationsöverföringen. Det händer att viktig information inte når fram till personalen. Ledning och personal gav även exempel på när samverkan fungerar bra. Ett exempel är när hälso- och sjukvårdspersonal är tillgänglig och har nära kontakt med personalen under det dagliga morgonarbetet. Ett annat är när hälso- och sjukvårdspersonal och personal gör kontinuerliga uppföljningar av den äldres hälsotillstånd tillsammans. Det framkom även exempel på att informationsöverföringen kring den äldre blir mer välfungerande när hälso- och sjukvårdspersonalen dokumenterar i det sociala systemet och när personalen har läsbehörighet till hälso- och sjukvårdsdokumentation. I syfte att säkra informationsöverföringen hade en verksamhet infört att personalen ska börja sitt arbetspass med att läsa dokumentation.

21 Sida 20 (24) Intern och extern samverkan och informationsöverföring inom hemtjänsten Inspektionerna visar att den interna samverkan och informationsöverföring inom hemtjänsten framför allt sker via dagliga morgonrapporter, dock inte i alla verksamheter. På dessa möten sker muntlig informationsöverföring mellan personal och administrativ personal som gruppledare, samordnare eller administratörer. I några verksamheter träffas även dag- och kvällspersonal för muntlig överrapportering. Utöver detta sker samverkan och informationsöverföringen kring den äldre via journalanteckningar, via anteckningar på lösa blad som läggs på kontoret, via kontaktböcker och/eller skrivblock hemma hos den äldre samt via telefonkontakter och chattar. I de verksamheter som har underleverantör nattetid sa ledningen att underleverantörens personal brukar ringa, faxa eller skicka ett e- postmeddelande till kontoret om det har hänt något särskilt under natten. I några verksamheter berättade personalen att informationsöverföringen kan brista. Det händer att viktig information inte når fram till berörd personal. Hemtjänsten samverkar med externa aktörer som till exempel distriktssköterskor, arbetsterapeut, fysioterapeut och dietist. Personalen har ofta daglig kontakt med distriktssköterskor, ibland från flera vårdcentraler. Det kan enligt ledning och personal, i en del verksamheter, vara svårt att nå distriktssköterskorna. Samverkan med distriktsköterskor sker oftast i samband med delegering eller i samband med att den äldres allmäntillstånd försämras. I en av verksamheterna berättade ledningen att det händer att de tar initiativ till en SIP 4 och att samverkan har fungerat ganska bra. Samverkan med anhöriga Ledning och personal på flera vård- och omsorgsboenden berättade att sjuksköterskor och kontaktmän har regelbunden kontakt med anhöriga, ofta via telefon och/eller i samband med att den anhöriga besöker den äldre. I samtliga verksamheter betonades att de utgår från anhörigas önskemål om hur kontakten ska se ut. Samverkan med anhöriga sker bland annat på anhörigmöten, vid vårdplanering och genom nyhetsbrev. I någon verksamhet berättade 4 Samordnad individuell plan, SIP, ska upprättas tillsammans med brukare om insatser från både socialtjänst och hälso- och sjukvård behöver samordnas.

22 Sida 21 (24) ledningen att samverkan med anhöriga börjar direkt när en ny boende flyttar in och den anhörige får information om vem de ska kontakta i olika frågor. Några berättade att de alltid ringer anhöriga om en boende ska till sjukhus akut, andra att de alltid har tät kontakt med anhöriga i samband med palliativ vård. På ett vård- och omsorgboende såg inspektörerna i samband med rundvandring att det fanns anhörigpärmar i de gemensamma utrymmena på varje våningsplan. Kommentar Resultatet från inspektionerna pekar på att det finns verksamheter som har en tydlig mötesstruktur och en välfungerande samverkan, både internt, externt och med anhöriga. Resultatet visar även att flertalet verksamheter vill ha en bra samverkan med anhöriga och ser betydelsen av att samverka med dem, bland annat i samband med vårdplanering, vid vård i livets slut och i samband med akuta händelser. Teamsamverkan behövs bland annat för att förhindra att insatser fördröjs eller uteblir. Teamet behöver samordna och samverka för att säkerställa att den äldre får de insatser som denne har behov av. Vid flertalet inspektioner har inspektörerna, i likhet med ledning och personal, bedömt att teamarbete och samverkan är områden som behöver utvecklas. Det finns risk för att viktig information gällande de äldre tappas bort när verksamheten inte har möten för samverkan där hela teamet deltar samt när det brister i att läsa och skriva dokumentation. Speciellt allvarligt är det när både dokumentation och samverkansmöten för överrapportering mellan personalgrupper och arbetspass brister. Bedömningen är att flertalet verksamheter behöver utveckla den interna samverkan inom och mellan olika yrkesgrupper. Flera verksamheter behöver skapa en tydlig struktur för samverkan och följa upp och utvärdera personalens följsamhet till verksamhetens rutiner gällande samverkan och informationsöverföring samt se över och uppdatera rutinerna. I verksamheternas rutiner om samverkan kan det behöva tydliggöras när och hur den interna samverkan samt samverkan med anhöriga ska ske. Inspektörerna har också påpekat att samverkan med distriktssköterskorna behöver utvecklas i de

23 Sida 22 (24) hemtjänstverksamheter som samarbetar med primärvården gällande personalens delegeringar. Ytterligare områden Kemtekniska produkter Verksamheter som bedriver äldreomsorg behöver tänka på att förvara särskilt riskabla produkter på ett säkert ställe, gärna inlåsta. På elva vård- och omsorgsboenden såg inspektörerna att kemtekniska produkter som till exempel tvättmedel, diskmedel, sköljmedel, ytdesinfektion och rengöringsmedel förvarades åtkomligt för de äldre, bland annat i olåsta eller öppna tvättstugor och förråd, i kök och andra gemensamma utrymmen. Basala hygienrutiner Kraven på en god vårdhygienisk standard ska uppfyllas och smittspridning ska förhindras. I 14 av 32 verksamheter såg inspektörerna att personal inte följde kraven på basal hygien. Exempel på detta är att personal bär ringar, armband och klocka, har nagellack och långa naglar, bär långärmat och att en del inte bär arbetskläder. Personal i några verksamheter berättade att de gjort webbutbildningar i basal hygien och att de ska göra det varje år. I någon verksamhet berättar personalen att de har fått utbildning i basala hygienrutiner av Vårdhygien 5. I flertalet verksamheter uppgav ledning och personal att de är noga med att följa hygienrutiner. I några verksamheter talar de om basal hygien på APT och i några görs egenkontroller. Sekretess Enligt socialtjänstlagen 11 kap 5, ska handlingar som rör enskildas personliga förhållanden förvaras så att obehöriga inte ges tillgång till dem. I nio verksamheter fanns sekretessbelagda uppgifter som rörde enskilda äldre på köksbänkar och på köksskåp, på whiteboardtavlor, i rutinpärmar, i APT protokoll, på kylskåp, i öppna nyckelskåp, i dokumentationsrum och i andra utrymmen som inte hölls låsta. 5 Expertfunktion som arbetar med att förebygga vårdrelaterade infektioner och smittspridning hos patienter och vårdpersonal.

24 Sida 23 (24) Inomhusmiljö Ett vård- och omsorgsboende ska vara hemlikt. Det ska finnas gemensamma lokaler för måltider, kulturinslag och andra sociala aktiviteter. Det ska finnas tillgång till dagstidning och TV i gemensamhetsutrymmen i direkt anslutning till den äldres lägenhet. Gemensamma utrymmen ska städas regelbundet, minst en gång per vecka eller tätare vid behov. I samband med inspektion har inspektörerna sett exempel på verksamheter som erbjuder en trivsam boendemiljö. I dessa verksamheter finns exempelvis föremål som kan stimulera till samtal och aktivitet, där är ombonat och trevligt möblerat med bland annat tidningar, prydnadsföremål, tavlor och spel. Det finns gardiner, plädar, kuddar, blommor och krukväxter och det är städat och rent. Ibland har det doftat gott av nybakat bröd och någon gång har en frukostbuffé stått framdukad. Inspektörerna har också sett att man uppmärksammat olika årstider och helgdagar med till exempel pynt, blommor och dukar. Det finns verksamheter som behöver förbättra inomhusmiljön för de äldre. I flera verksamheter har inspektörerna sett att det är dammigt och ostädat. Lampor i de gemensamma utrymmena har varit släckta och det är mörkt. Det finns verksamheter där interiören är mycket sliten och där möbler i gemensamhetsutrymmen är trasiga och fläckiga. Det har hänt att utrymningsvägar varit blockerade. Kommentar Flera verksamheter uppmanades att göra en riskbedömning av hur kemtekniska produkter förvaras i verksamheten. Inspektörerna informerade även om att det finns mer information om äldre och särskilda förgiftningsrisker på Giftinformationscentralen 6. Flera verksamheter behöver försäkra sig om att samtliga anställda följer basala hygienrutiner, gärna genom regelbundna egenkontroller. De behöver även inventera att all personal har fått utbildning och genom den fått förståelse för syftet med basala hygienrutiner samt en medvetenhet om riskerna med bristande följsamhet. I samband med inspektion har inspektörerna uppmanat verksamheterna 6

25 Sida 24 (24) att kontrollera följsamheten till Socialstyrelsens föreskrift 7 och Vårdhygiens handlingsprogram 8 kontinuerligt, samt se till att personalen gör Vårdhygiens webbutbildning regelbundet. Inspektörerna har bedömt att det finns verksamheter som behöver sätta sig in i och se över hur de arbetar med den inre sekretessen. Dessa verksamheter behöver även säkerställa att handlingar som rör enskildas personliga förhållanden förvaras så att obehöriga inte ges tillgång till dem. Inspektörerna ser i samband med rundvandring på vård- och omsorgsboenden, att det kan se mycket olika ut i olika verksamheter hur man lever upp till kravet på att det ska vara hemlikt. Upptäcks brister gällande exempelvis basal hygien och sekretess påtalas detta alltid i samband med inspektion. Övrigt Vid inspektionerna 2018 har även nyttan av beviljade stimulansmedel 9 följts upp. Följande frågor har ställts till aktuella verksamheter: hur stimulansmedlen har använts vilken personal som anställts hur det har påverkat arbetsmiljön om det haft någon effekt för de äldre hur verksamheten kommer att fortsätta arbetet under Resultatet har överlämnats till strateger på äldreförvaltningen för vidare hantering. 7 SOSFS 2015:10 Basal hygien i vård och omsorg Statsbidrag för ökad bemanning inom äldreomsorgen.