Dokumenthanteringsplan 2019

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Johnny Lesseur SN 2019/ Socialnämnden Dokumenthanteringsplan 2019 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att fastställa dokumenthanteringsplan 2019 enligt bilaga samt besluta om gallring enligt den fastställda planen. Bakgrund Socialnämnden ska årligen besluta om dokumenthanteringsplan för socialnämndens verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är ett tillägg till den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen med de delar som är verksamhetsspecifika för socialnämndens verksamheter. Genom att fastställa dokumenthanteringsplanen beslutas om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument i socialnämndens verksamhet. Inför beslut är dokumenthanteringsplanen genomgången och godkänd av ansvarig tjänsteperson på kommunet. Tillkommande dokument, borttag och ändringar i den reviderade planen är markerade med rött. Johnny Lesseur Förvaltningssekreterare Cecilia Frid Socialchef Bilaga Dokumenthanteringsplan 2019 Socialförvaltningen Box 834, KALMAR Tel vx Johnny.Lesseur@kalmar.se

2 Socialförvaltningens Dokumenthanteringsplan Innehållsförteckning Läsanvisning.. 3 Förklaring till dokumenthanteringsplan. 4 Förkortningar. 5 Förteckning över IT-system (verksamhetssystem) samt systemförvaltare 7 Protokoll, samverkan. 8 Personal, organisation, förändring.. 8 Ekonomi 8 Logglistor 10 Mätning, analys och resultat. 10 Individärende gemensamt (där inte annat anges vid resp delområde) 12 Allmän administration inom individ- och familjeomsorg 14 Ekonomiskt bistånd. 14 Dödsboanmälan 16 Förvaltning av dödsbo 17 Placeringsärenden barn 17 1

3 Familjehem, kontaktperson/-familj 19 Missbruk 19 Medlingsverksamhet 19 Familjerätt 20 Faderskap/föräldraskap 20 Vårdnad, boende och umgänge 22 Adoptioner 24 Omsorg om personer med funktionsnedsättning 26 Handläggning SoL socialpsykiatri..26 Insatser enligt LSS 27 Handläggning LSS och SoL funktionsnedsättning 28 Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) LSS-SoL 30 Budgetrådgivning och skuldrådgivning. 34 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar. 35 Tillståndsgivning och tillsyn enligt Alkohollagen 35 Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning samt kontroll av försäljning av receptfria läkemedel.36 Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet 37 2

4 Läsanvisning Mallen är förberedande för en verksamhetsbaserad redovisning och ska användas för förvaltningarnas verksamhetsspecifika handlingar. anger den kod/struktur som handlingen diarieförs och sorteras efter om inget annat anges. Handlingsslag är en överordnad beteckning på olika handlingstyper. Exempel på handlingsslag är: protokoll där då handlingstyper är de olika protokoll som uppstår inom respektive process/aktivitet. Handlingsslag ersätts då t.ex. med Protokoll och handlingstyp med samverkansprotokoll. Media/beskrivning anger om det är papper eller digitalt. Förvaringsplatskan vara en funktion (sekreterare/handläggare), fysisk plats ( lilla et ), verksamhetssystem eller mapp på gemensam. Sortering = Handlingarnas inbördes sorteringsordning, kronologisk, diariekod eller pnr (personnummerordning). Den sortering som anges följer handlingarna som ska till kommunet. Bevara eller gallraanger om handlingen ska till kommunet eller om den kan gallras och i så fall efter hur lång tid. T.ex. B=5 år betyder att handlingarna ska bevaras och ska till kommun efter 5 år. Om det anges endast ett B betyder det att handlingarna bevaras på förvaltningen/enheten/ i verksamhetssystemet. G=10 år betyder att handlingen får gallras efter 10 helår. Handlingar som skapats2005 och har en 10-årig gallringsfrist får gallras först år GIA= gallras vid inaktualitet. Handlingar kan gallras omedelbart eller när deinte längre behövs för verksamheten. Tiden för det kan anges i anmärkningsfältet vid behov. I anmärkningsfältetfinns utrymme för tilläggsinformation som rör handläggning eller hantering 3

5 Förklaring till dokumenthanteringsplan Handling: dokument som inkommit till eller upprättats hos myndigheten, vilket kan vara i form av text på papper, bilder, filmer, ljudinspelningar, e- post, digital information såsom datafiler eller annan media som innehåller information. Bevaras: innebär att handlingen skall eras för all framtid. Handlingar som skall bevaras levereras till kommunet. Gallras: innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. När det exempelvis anges att en handling kan gallras efter tio år, så betyder det att gallring utförs på det elfte året. Oavsett om en handling finns på papper, digital form eller annat format gäller de gallringsregler som framgår av dokumenthanteringsplanen. Bevara eller gallras: anger om handlingen ska till kommunet eller om den kan gallras Vid inaktualitet: innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Anmärkning: innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser 4

6 Förkortningar K-: Kommun, kommunens gemensamma F-: Förvaltnings N-: När; kan vara tjänsterum eller tillgång till inom arbetsplatsen, skåp. SoL: Socialtjänstlagen LVU: Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga LVM: Lag om vård av missbrukare i vissa fall LSS: Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade LPT: Lag om psykiatrisk tvångsvård LRV: Lag om rättspsykiatrisk vård SFB: Socialförsäkringsbalken MFoF: Myndigheten Familjerätt och Familjestöd Lmv: Läkemedelsverket CSN: Centrala studiestödsnämnden IVO: Inspektionen för vård och omsorg 5

7 Förkortningar AlkT: IT-system för handläggning av alkoholtillstånd SUV: Datorbaserat verktyg för systematisk uppföljning för verksamheter som arbetar med våld i nära relation. En version finns för våldsutsatta och en version för våldsutövare FIA: Förutsättningar inför arbete SUE: Systematisk uppföljning ekonomiskt bistånd Lex Sarah: Rapportering av missförhållanden BBIC: Barns behov i centrum (utredningssystem för barn/unga) SIP: Samordnad individuell plan : Personnummer Boss: Budget och skuldrådgivningssystem B: Bevaras G: Gallras GIA: Gallras vid inaktualitet 6

8 Förteckning över IT-system (verksamhetssystem) samt systemförvaltare Adato Alk-T ASI/ADAD Boss Cosmic Link Cosmic Messenger Draftit Genetec HSA - Hälso- och sjukvårdens adressregister Hypergene Journal Digital Multi Access Styra Outlook Palliativregistret Pascal Personec/Visma Procapita IFO Procapita VoO/Lifecare Public 360 Senior Alert Självservice Social jour Streamflow Svevac TimeCare WebSesam Via Competence WinLas Xpand Kristina Appert Bo Johansson Inger Hagelin Kjell Wikström Clara Halléhn Clara Halléhn Johnny Lesseur Niklas Stånggren Clara Halléhn Anneli Hilmansson Johan Abrahamsson Niklas Stånggren Johnny Lesseur Annika Lindgren Sparr Emma Nilsson Kristina Appert Inger Hagelin Clara Halléhn Johnny Lesseur Emma Nilsson Kristina Appert Elisabet Oskarsson Johnny Lesseur Emma Nilsson Kristina Appert Emma Nilsson Sofia Karlsson Kristina Appert Camilla Hällqvist 7

9 Protokoll, samverkan LSS-råd Papper Rådets sekr Kronologiskt B=5 år Till kommun efter 5 år Psykiatriråd Papper Rådets sekr Kronologiskt B=5 år Till kommun efter 5 år Lokal rekryteringsgrupp t Diariet KL Kronologiskt G=5 år Protokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis eller liknande Papper Ansvarig handläggare Kronologiskt G=5 år Förvaras hos Förebyggandeteamet Samverkan Samordnad vårdplan vid psykiatrisk tvångsvård, LPT, och rättspsykiatrisk vård, LRV avvikelse (BAL) - blankett Papper Ansvarig handläggare Kronologiskt G=5 år Avvikelse (LOS) - Cosmic Översyn pågår Översyn pågår Översyn pågår Översyn pågår Översyn pågår Personal, organisation, förändring Fysiska och/eller organisatoriska förändringar i socialförvaltningens verksamhet blankett Digitalt G:/Socialförvaltningen/Ge mensamt/förändringar Kronologiskt GIA Sparas digitalt i två år Fysiska och/eller organisatoriska förändringar i socialförvaltningens verksamhet - beslutsunderlag Papper, digital Ansvarig chef Kronologiskt G=2 år Sparas digitalt Information till Bemanningsservice om nya ärenden/verksamheter blankett Papper Bemanningsservice Namn alfabetiskt GIA Sparas digitalt Sekretessförbindelse för Socialförvaltningen - blankett Papper Personalakt GIA Vid avslut av anställning Frånvaro- och avvikelserapport - blankett t Löneadministratör G=2 år Gäller schemalagd personal för funktionshindrade Ledig befattning/övertalighet blankett t HR-specialist GIA Ansökan om arbetsrotation för handläggare Papper HR-specialist Namn alfabetiskt G=6 mån Ekonomi Tolkrekvisitioner Papper Respektive enhet, F- Kronologiskt G=10 år (8)

10 Sammandragslista av utbetalningar från Procapita, makulerade, debiterings- besked från plus- och bankgiro Papper Ekonomi.adm, F- Kronologiskt G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Underlag till fakturor från privat assistansgivare Papper, digital Ekon. adm., F- Kronologiskt G=10 år Underlag till ansökan om förhöjd assistansersättning Papper, digital Ekon. adm., F- Kronologiskt G=10 år SFB beslut från försäkringskassan Papper Ekon. adm.f- Kronologiskt G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Assistansräkningar och tidsredovisningar med underskriftförvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Specifikation kontoinsättning assistansersättning Papper, Excel-fil, G- katalog, Personlig assistans Ekon. adm., F- Kronologiskt G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Utbetalningsbesked från försäkringskassan gällande assistansersättning Papper Ekon. adm., F- Kronologiskt G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Underlag för Habiliteringsersättning Papper, digital Ekon. adm., F- Kronologiskt G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år Kvittens kontantkort Papper Ekon. adm, F- Kronologiskt G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år (9)

11 Logglistor Loggningslistor, Procapita Digitalt Systemförvaltare Kronologiskt ordning GIA Sparas hos systemförvaltare i 2 år Loggningslistor som lett till utredning Papper Verksamhetschef Namn alfabetiskt Till Kl-kontoret Personalenheten Mätning, analys och resultat Aktgranskning myndighetshandläggning blankett Digitalt G:/Socialförvaltningen/EC Enhetsvis kronologiskt G=2 år Aktgranskning myndighetshandläggning vid BBIC Digitalt G:/Socialförvaltningen/EC Enhetsvis handläggning - blankett kronologiskt G=2 år Journalgranskning vid genomförande av insats Papper Enhetschef Kronologiskt G=2 år 11.03, Lex Sarah rapporter Papper, digitalt Registrator Verksamhetssystem Diarienummer B=5 år 11.03, Lex Sarah utredningar Papper, digitalt Registrator Verksamhetssystem Diariennummer B=5 år 11.03, Lex Sarah anmälningar till IVO Papper, digitalt Registrator Verksamhetssystem Diariennummer B=5 år Rapport till nämnd ang synpunkter, avvikelser, Lex Sarah Digitalt Registrator Kronologiskt Verksamhetssystem Diarienummer B Egenkontroll verksamhetschef - blankett Papper, digitalt Verksamhetschef Kronologiskt G=2 år Riskanalys för kvalitetsarbete utifrån ett brukarperspektivblankett Papper Hos ansvarig chef Kronologiskt G=2 år Rapportering hemlöshet Papper digitalt G- katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologiskt G=2 år Hemlöshet akut - blankett Papper digitalt G- katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologiskt GIA Fr o m 2018 sker alll aktgranskning digitalt Fr o m 2018 sker alll aktgranskning digitalt Överförs till K- efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar Överförs till K- efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar Överförs till K- efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar Ingår i diarieförda handlingar Ingår i samman- ställningsverktyg i H-katalog, dator Hemlöshet avvisade - blankett Papper digitalt G- katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologiskt GIA Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator (10)

12 Hemlöshet institutionsvistelse och kategoriboende-blankett Papper digitalt G- katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologiskt GIA Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator Hemlöshet långsiktiga boendelösning-blankett Intern ansökan för långsiktig boendelösning Våld i nära relationer, rapportering internt - blankett Papper digitalt G- katalog, dator Papper Verksamhetsutvecklare Kronologiskt GIA Bostadshandläggare N- Papper, G-katalog, dator Verksamhetsutvecklare Personummer Kronologiskt Årsvis GIA G=2 år Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator Samtycke av den enskilde krävs. Blanketten ingår i VHB Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator Rapportering våld i nära relationer G-katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologiskt Årsvis G=2 år Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator (11)

13 Individärende gemensamt (där inte annat anges vid resp delområde) Personakt (om inte annat anges vid nedan angivna dokumentslag) B/G= 5 år Sorteras i person- nummerordn. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning om inget annat anges. Anmälningar med eventuella bilagor Papper F- Ansökningar med eventuella bilagor Papper F- Journalblad (xml) Utredningar i enskilt ärende (xml) Yttranden i individärenden Papper F- Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats (xml) F- Överklaganden med bilagor Papper F Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper F- Registrator Se anmärkning Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. vårdplan, SIP genomförandeplan Papper F- Ansökningar till institutioner om vård Papper F- Överenskommelser Papper F- Domar hos registrator gallras efter 2 år. (12)

14 Handlingar av betydelse för ärendet Papper F- Avtal om handhav. av annans medel Papper F- Fullmakter Papper F- Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N- GIA Makulerad uppgift gällande enskild person i digitalt ärendehanteringssystem Papper N- Omvänd Kronologiskt ordning G=5 år Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.fl. Papper N- GIA Remisser till t.ex. arbetsförmedling, läkare m.fl. Papper N- GIA Kopior av räkningar för under sökningar utförda på uppdrag av Papper socialtjänsten N- G=2 år Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Papper N- GIA Kopior av hyreskontrakt, besiktnings- protokoll etc. Papper N- GIA Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc) Papper N- GIA Underrättelser från Kronofogdemynd om avhysning Papper N- GIA T.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Inkomna, upprättade och skickade. Ex. begäran om yttrande från åkl, polis, trsptstyrelsen. Inleder utredn utan förhands- besked. Anvisn från Migrationsverket. Medd om god man från överförmyndarnämnden T.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse Makulerad handling ska skrivas ut och undertecknas av behörig beslutsfattare innan borttagning. Aktualisering görs när det finns barn med. Nytt (13)

15 Allmän administration inom individ och familjeomsorg Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Pärm/papper Ansvarig handläggare Omvänd Kännedomspärm F-Kronologiskt ordning G=5 år Orosanmäln samt beslut om varför man inte öppnar ärendet. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler, årsvis (t ex. polisrapport, LOBrapporter) Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Meddelande om placering inom kommunen av barn från annan kommun Pärm/papper Pärm/papper Ansvarig handläggare Omvänd Kännedomspärm F-Kronologiskt ordning Ansvarig handläggare Kännedomspärm F-Kronologiskt G=2 år G=2 år Pärm/papper Ansvarig handläggare Kronologiskt G=2 år Pärm/papper Ansvarig handläggare Omvänd Kronologiskt ordning GIA/G=5 år Räkenskaper enskildas medel Pärm/papper Ansvarig handläggare G=10 år Ekonomiskt bistånd Ansökningar från enskild om bistånd, med ev. bilagor. Gäller även bistånd till begravningskostnader (xml) Verksamhetssystem/ F- Meddelande om avhysning, hyresskuld, elskuld. Diarieförs eller registreras på annat sätt enl Offentlighets- och sekretesslagens regler Kontaktförbud från TR. Åtalsunderlåtelse från åkl. Ej förekomst i soc.reg. Efter att kontraktet upphört att gälla När placeringen upphört att gälla. Om man inte får kännedom om när placeringen upphör kan meddelande gallras 5 år efter sista notering (14)

16 Bilagor till enskilds ansökan om bistånd Papper N- -ordning GIA Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten (xml) F- -ordning G=5 år Journalblad (xml) Gäller kopior på kvitton, fakturor. Gallras vid avslut av ärende, innan insortering i F-, under förutsättning att notering i personakten skett av uppgifter i bilagan Kan gallras under förutsättning att personakten inte tillhör gallringsundantag enligt socialtjänstlag 12 kap 2 samt social- Utredningar i enskilt ärende inklusive grundutredning (xml) Bilagor: Sjukintyg, läkarutlåtanden, utredn eller utlåtanden fr anda myndigheter sparas. Beslut i enskilt ärende om bistånd (xml) Överklaganden, med bilagor Papper F- Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper F- Återkravshandlingar (xml) Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. (xml) överenskommelser, genomförandeplan, SIP Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Papper F- GIA efter 3 Meddelande från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om månader Papper N- skulder, uppsägning och avhysning Kännedomspärm Kallelser till möte med handläggare mm Papper N- GIA (15)

17 Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N- GIA Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Papper N- GIA Dödsboanmälan Dödsfallsintyg/släktutredning Papper F- Bokstavsordning Årsvis B/G 5 år Alla handlingar förvaras i pärm, årsvis Boutredningar Papper F- Ekonomiska redovisningar Papper F- Protokoll/journalanteckning över hembesök Digitalt Fullmakter Papper F- Korrespondens Papper F- Kopior på fakturor Papper F- Kopior på dödsboanmälan Papper Kopior på boutredning, bouppteckning Papper F- Bokstavsordning Årsvis Bokstavsordning Årsvis Bokstavsordning Årsvis Bokstavsordning Årsvis Bokstavsordning Årsvis Bokstavsordning Årsvis Bokstavsordning Årsvis Bokstavsordning Årsvis B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år Dödsboanmälan som görs enligt Ärvdabalken kan enligt 20 kap 8 a gallras efter 5 år. (16)

18 Förvaltning av dödsbo Anmälan Bokstavsordning Årsvis B/G 5 år Enligt 18 kap 2 Ärvdabalken. Från sjukhus, polis, omsorgsförvaltning osv, då ingen uppgift om anhörig finns Begäran om släktutredning t F- Svar på släktutredning från Landset Papper F- Bokstavsordning Årsvis Bokstavsordning Årsvis B/G 5 år Till Landset om uppgift om personen inte finns i Skatteverkets folkbokföring. Förmedlas vidare till anhörig eller Kammarkollegiet Bekräftelse på beställning av begravning Papper F- Bokstavsordning Årsvis B/G 5 år Enligt 5 kap 2 Begravningslagen, innan svar från Landset har inkommit Placeringsärenden barn Personakterna sorteras i personnummerordning. Levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Journalblad (xml) F- B=5 år Dokumentation av planering, vårdplan, SIP, genomförandeplan Papper B=5 år Anmälningar från polis, skola etc Papper N- B=5 år Beslut och beslutsunderlag Papper B=5 år Handlingar rörande underställning till Förvaltningsrätt Papper B=5 år Övervägande av vård enl SoL/LVU B=5 år Omprövning av vård enl LVU B=5 år Ansökn blankett finns endast i pappersform (17)

19 11.03 Uppföljning BBIC B=5 år Avtal med föräldrar Papper F- B=5 år Överflyttning av vårdnad till familjehem. Endast Verksamhetssystem, B=5 år tjänsteskrivelsen Registrator, F- Ansökningar om behov av vård (till institutioner) Papper F- B=5 år Eftergift av förälders ersättnings- skyldighet för barns vård i ett Papper F- B=5 år annat hem än det egna Underhållsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Papper F- B=5 år Avtal med underhållsskyldig för barns vård i annat hem än det egna Vårdnadsutredningar Sammanfattande utredningar om lämpligt familjehem för den placerade, s.k. matchningsutredning Papper F- B=5 år Papper B=5 år Papper F- B=5 år Yttranden till åklagare, polis, tingsrätt, förvaltningsrätt, kammarrätt Papper F- B=5 år Domar Papper F- B=5 år Meddelande från institution om utskrivning Papper F- B=5 år Ansvarsförbindelse Papper F- B=5 år Ingår i diarieförda handlingar. Efter 1 år överförs till F- Dock inte utredningen om familjehemmet som sådant, som har en egen akt Vårdnadsöverflytt till familjehem Papper F- B=5 år Handlingar i socialnämndsärende Handlingar av betydelse för ärendet Papper F- B=5 år Upprättade, inkomna, skickade Placeringsmeddelanden från statens institutionsstyrelse Papper F- B=5 år Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Papper F- B=5 år Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut Papper F- B=5 år (18)

20 Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N- GIA Familjehem, Kontaktperson/-familj Ansökan Papper N- alfabetisk/pnr Ansökan som inte leder till utredning Papper N- Särskild pärm Kronologiskt ordning Journalblad Papper N- alfabetisk/pnr Utredningar Papper N- alfabetisk/pnr Avtal Papper N- alfabetisk/pnr Avtal med konsulentorganisation familjehemsvård Papper Registrator N-Diarienummer/ B/G=10 år pnr Se anmärkning Ansvarsförbindelse för kostnader Papper N- alfabetisk/pnr G=5 år Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut Papper N- Alfabetisk/pnr Avtal i familjehemsakt gallras 5 år efter sista aktualitet. Missbruk Ansökningar om vård enligt LVM med bilagor Papper F- Anmälningar från polis om behov av LVM etc. Papper F- Beslut och beslutsunderlag Papper Handlingar rörande underställning till Förvaltningsrätt Papper F- Journaler med bilagor från hem för vård eller boende (xml) Dokumentation av vårdplan, genomförandeplan, ASI-intervju F- ASI 2 - Bortfallsblankett F- G=2år Medlingsverksamhet Årsberättelse/verksamhetsberättelse Papper F- Kronologiskt B=5 år Statistik Papper F- Kronologiskt B=5 år Ansökan, utredning, anmäl ningar, Läkarintyg, vårdplan, SISplatsanvisning su-protokoll (19)

21 Anteckningar i ärendet Papper N- GIA Polisrapport, kopia Papper N- GIA Familjerätt Faderskap/föräldraskap Underrättelse från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Papper N- Barnets pnr B=5 år Underrättelser från skatteverket om inflyttat barn Papper N- Barnets pnr B=5 år Journalblad S-protokoll MF-protokoll Faderskaps-, föräldraskaps- erkännande/ - bekräftelse Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem N- Barnets pnr Barnets pnr Barnets pnr Barnets pnr Anmälningar om faderskap, föräldraskap Papper N- Barnets pnr B=5 år Identitetsstyrkande handlingar Papper N- Barnets pnr B=5 år Handlingar om vårdnaden av barn Papper N- Barnets pnr B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- (20)

22 Intyg (ultraljud, förlossning, utveckling etc.) Papper N- Barnets pnr B=5 år Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska frågor Papper N- Barnets pnr B=5 år Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskapsärenden Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap Anmälan om gemensam vårdnad Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem N- Barnets pnr Barnets pnr Barnets pnr Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm Papper N- GIA Handlingar av betydelse för ärendet Papper N- Verksamhetssystem Barnets pnr Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N- Barnets pnr GIA B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Begäran om hjälp från utrikesdepartementet N- Verksamhetssystem Barnets pnr GIA Ifrågasättande av faderskap, barnet fött inom äktenskapet Ifrågasättande av tidigare fastställt faderskap Medverkan i utredning för annan kommun Papper N- Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem Barnets pnr Barnets pnr B=5 år B=5 år Barnets pnr G=1 år Efter avslut Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- (21)

23 Arbetsblad = aktualiseringsblad Papper N- Barnets pnr B=5 år Vårdnad, boende och umgänge Tingsrättens begäran om utredning Papper N- Journalblad N- Verksamhetssystem Alfabetisk ordning i N- Alfabetisk ordning i N- Överförs från N- till F- efter 3 år. Överförs efter 2 år till K- Efter 1 år i N-, överföras till F- sorterat på barnets personnummer. Efter 1 år i N-, överföras till F- sorterat på barnets personnummer. Utdrag ur social- och polisregister Papper N- Personbevis Papper N- Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor) Papper N- Handlingar av betydelse för ärendet Papper N- Alfabetisk ordning i N- Alfabetisk ordning i N- Alfabetisk ordning i N- Alfabetisk ordning i N- Upprättade, inkomna, skickade Avtal som inte blivit godkända N- Verksamhetssystem Alfabetisk ordning Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal Papper N- Barnets pnr Efter 1 år i N-, överföras till F- sorterat på barnets personnummer. Efter 1 år i N-, överföras till F- sorterat på barnets personnummer. (22)

24 Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal Papper N- Alfabetisk ordning Efter 1 år i N-, överföras till F- sorterat på barnets personnummer. Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge N- Barnets pnr Se anmärkning Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt. Domar från tingsrätt Papper N- Alfabetisk ordning Efter 1 år i N-, överföras till F- sorterat på barnets personnummer. Meddelande till Skatteverket, CSN, Försäkringskassan om godkänt avtal Papper N- Barnets pnr Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt. Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm Papper N- Alfabetisk ordning GIA Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N- Alfabetisk ordning GIA (23)

25 Adoptioner Personakt läggs upp när barnet anlänt Handlingar i ej genomförda adoptioner N- Verksamhetssystem Alfabetisk ordning Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Fadern Intyg om adoptionsutbildning Papper N- Alfabetisk ordning B=5 år Faderns personnummer Ansökningar om medgivande med bilagor Papper N- Alfabetisk ordning B=5 år Faderns personnummer Journalblad N- Verksamhetssystem Alfabetisk ordning B=5 år Faderns personnummer Utdrag ur social- och polisregister Papper N- Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn i pappersakt. Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register - sekretesseftergift Papper N- Alfabetisk ordning GIA Anmälan om förslag på barn Papper N- Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn Samtycken med bilagor Papper N- Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn Utredningar N- verksam hetssystem Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn Handlingar rörande barnets ursprung Papper N- Barnets pnr B=5 år Barnets personnummer Handlingar i genomförda adoptioner Papper N- Barnets pnr B=5 år (24)

26 Referenser Papper N- Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn Yttrande från socialnämnd till tingsrätt N- Verksamhetssystem Registrator Barnets pnr/ Diarienummer B=5 år Myndigheten Familjerätt och Familjestöd (MFoF) Papper N- Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn Yttrande från Socialstyrelsens rättsliga råd Papper N- Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn Yttranden från behandlande läkare Papper N- Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn Handlingar av betydelse i ärendet Papper N- Verksamhetssystem Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn. Upprättade, inkomna, skickade Beslut, medgivanden Papper N- Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn Aktualiseringsintyg Papper N- Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn Ansökan till tingsrätt om adoption Papper N- Barnets pnr B=5 år Barnets personnummer Tingsrättens dom Papper N- Barnets pnr B=5 år Barnets personnummer Återkallelse av medgivande N- Alfabetisk ordning Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Efter faderns namn Överklaganden, med bilagor Papper N- B=5 år Efter faderns namn Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N- B=5 år Efter faderns namn (25)

27 Uppföljningsrapporter N- Verksamhetssystem Barnets pnr B=5 år Barnets personnummer Kallelser till rättegång, möte med handläggare etc Papper N- Alfabetisk ordning GIA Efter faderns namn Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N- GIA Efter faderns namn Omsorg om personer med funktionsnedsättning Handläggning SoL, Socialpsykiatri Personakt N- Anmälningar Papper N- Ansökningar från enskild om bistånd eller service, med ev bilagor Papper N- Journalblad N-/ verksamhetssystem Utredningar i enskilt ärende Papper N-/ verksamhetssystem Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Papper N-/ verksamhetssystem Överklaganden med bilagor Papper N- Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N- Kallelser (till möte med handläggare) Papper N- GIA Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. handlinsplaner, SIP, vårdplan Papper N- Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. (26)

28 Remisser till t.ex. arbetsförmedling, sjukvård Papper N- GIA Ansökningar till institutioner om vård Papper N- Kopior av räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av Papper socialtjänsten N- G=2 år Meddelande om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Papper N- GIA Handlingar av betydelse för ärendet Papper N- Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N- GIA Fullmakter Papper N- Kopior av hyreskontrakt etc Papper N- GIA Genomförandeplaner Papper N-/ verksamhetssystem Löpande arbetsanteckningar Digitalt N-/ verksamhetssystem GIA Social journal Papper N- Insatser enligt LSS (Verkställighet, gäller ej utredningsenheter) Personakt N- T.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Upprättade, inkomna, skickade T.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. (27)

29 Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet Genomförandeplanering, SIP Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar) Papper N- (xml) (xml) N- /verksamhetssystem N- /verksamhetssystem Löpande arbetsanteckningar Digitalt Verksamhetssystem GIA B=5 år Se anmärkning Social journal (xml) N- /verksamhetssystem Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande Papper N- GIA Aktivitetscheman Papper N- GIA Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga. När dokumentationen sammanfattats i social journal Observationslistor Papper N- GIA När notering gjorts i social journal Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Papper N- GIA Korrespondens av vikt med anhörig/ brukare/ställföreträdare/ombud Papper N- Avtal om handhavande av annans medel Papper N- Handläggning LSS och SoL funktionsnedsättning Personakt N- Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. (28)

30 Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet Papper N- B=5 år Se anmärkning Utredningar, utlåtanden (xml) Ansökningar om insatser med eventuella bilagor Papper N- Daganteckningar (xml) N-/verksamhetssystem N-/verksamhetssystem Beslut om insats (xml) N-/verksamhetssystem Överklaganden med bilagor Papper N-/verksamhetssystem Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N-/verksamhetssystem Kallelser Papper N- GIA Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. SIP, Individuell plan enligt LSS (xml) N- /verksamhetssystem Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga. Utredningar digitalt tills beslut fattas. Därefter i pappersform i personakt. Social dokumentation gällande personer med funktionsnedsättning, Social journal - SoL N- /verksamhetssystem Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner mm Papper N- G=2 år Anmälan och beslut om ställföreträdare Papper N- (29)

31 Handlingar av betydelse i ärendet (xml) N-/verksamhetssystem Upprättade, inkomna, skickade Fullmakter Papper N- Inkommen handling utan ansökan Papper Kännedomspärm hos mottagning barn/vuxen GIA Gallras efter 3 månader Hälso-och sjukvårdslagen (HSL) LSS-SoL Delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter samt förvaring av läkemedel- Signaturförtydligande för läkemedelshantering t Pärm hos ansvarig personalgrupp/procapita patient/pnr personal G=3 år Finns både personbunden och icke personbunden delegering. Gallras tre år efter upphörd delegering. Ifyllt och signerat försättsblad vid ering Papper Patientjournal B Journalanteckning från annan vårdgivare Patientjournal B Vårdplan, t ex samordnad individuell plan (SIP) Patientjournal B I när under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I när under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I när under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. Nytt Nytt Nytt (30)

32 Epikris annan vårdgivare Patientjournal B Sårvårdsjournal Patientjournal B Ordinationshandling Papper Patientjournal B Signeringslistor läkemedel/utförda insatser Papper Patientjournal B Förbrukningsjournal narkotika Papper Patientjournal B I när under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. Nytt Nytt Nytt Nytt Nytt (31)

33 Signaturförteckning Papper Patientjournal B Intyg, t ex bostadsanpassning Patientjournal B Fotografier, video- och bandupptagningar Patientjournal B Blodtransfusionsjournaler Patientjournal B Mätvärden enligt bedömningsinstrument Patientjournal B I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I när under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I när under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I när under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I när under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. Nytt Nytt Nytt Nytt Nytt (32)

34 Remisser Papper Patientjournal B Hälsodeklaration för vaccination? Patientjournal B Instruktioner/träningsprogram Patientjournal B Annat av betydelse Patientjournal B Journalhandlingar Alkohol- och drogmottagning (ADM) Papper Patientjournal B I när under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I när under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I när under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I när under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens central. I när under pågående vård och fem år efter avslutad vård. Därefter slutförvaring i kommunens central. Nytt Nytt Nytt Nytt Nytt (33)

35 Budgetrådgivning och skuldrådgivning Ärenden rörande budgetrådgivning F-/ verksamhetssystem Kronologiskt Årsvis G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare Ärenden rörande skuldrådgivning, prövade enligt skuldsanringslagen F-/ verksamhetssystem Kronologiskt Årsvis G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut Ärenden rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen Papper och verksamhetssystem F-/ verksamhetssystem Kronologiskt Årsvis G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare (34)

36 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen Diariet AlkT AlkT Alfabetisk ordning B=5 år Utredningar och förslag till beslut i ärenden rörande stadigvarande serveringstillstånd AlkT Alfabetisk ordning B=5 år Tillståndsbevis, stadigvarande servering (inklusive planritning) AlkT Alfabetisk ordning B=5 år Domar rörande tillstånds- och tillsynsärenden AlkT Alfabetisk ordning B=5 år Överklaganden AlkT Alfabetisk ordning B=5 år Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelser av serveringstillstånd AlkT Alfabetisk ordning B=5 år Återkallelsebeslut av serveringstillstånd AlkT Alfabetisk ordning B=5 år Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varningar och sanktioner AlkT Alfabetisk ordning B=5 år Beslut rörande varningar, erinran och sanktioner AlkT Alfabetisk ordning B=5 år Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd Papper N- Alfabetisk ordning G=3 år Efter att verksamheten upphört under förutsättning att besluten kan förstås utan underlagen Anmälningar om utsedda serverings ansvariga personer Papper N- Alfabetisk ordning GIA Restaurangrapporter Papper N- Alfabetisk ordning G=10 år Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten Papper N- Alfabetisk ordning G=5 år Samtliga handlingar i ärendet (35)

37 Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap och godkännande av lokal Papper N- Alfabetisk ordning G=5 år Samtliga handlingar i ärendet Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner Papper N- Alfabetisk ordning Se anmärkning Korrespondens rörande alkoholärende Papper N- Alfabetisk ordning Se anmärkning Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl Papper N- Alfabetisk ordning Se anmärkning Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning Anmälningar om ölförsäljning N/AlkT Alfabetisk ordning B=5 år När verksamheten upphört Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning samt kontroll av försäljning av receptfria läkemedel Anmälan om försäljning av tobak Arkivskåp/AlkT Alfabetisk ordning B=5 år Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av tobak Anmälan från Läkemedelsverket om försäljning av receptfria läkemedel Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av läkemedel Papper N- Alfabetisk ordning B=5 år N- /AlkT Alfabetisk ordning B=5 år Papper N- Alfabetisk ordning B=5 år Tillsynsrapporter, försäljning av tobak Papper N- Alfabetisk ordning Se anmärkning Korrespondens med näringsidkaren i ärenden rörande försäljning av tobak och receptfria läkemedel N- /AlkT Alfabetisk ordning Se anmärkning Bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite Bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite (36)

38 Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet Ärenden om lotteritillstånd Diariet Diarienummer B=5 år Ansökan - delegationsbeslut Yttranden till lotteriinspektionen Papper N- Alfabetisk ordning G=3 år (37)