Protokoll 2/2019 Protokoll. Personalsektionen Sammanträdestid Måndag kl Sammanträdesplats Stadshuset, Topeliusesplanaden 7

Transkript

1 Protokoll 2/2019 Protokoll Organ Sammanträdestid Måndag kl Sammanträdesplats Stadshuset, Topeliusesplanaden 7 Beslutande ordinarie ersättare [X] Palm Maria, ordförande [ ] Häger Carita [ ] Frostdahl-Blomqvist Siw [X] Linqvist Rita [X] Karv Thomas, viceordförande [ ] Kass Mathias [X] Lindvall Mikael [ ] Blomqvist Robert [ ] Norrgård Ronny [ ] Emet Yvonne Övriga närvarande Brandt Mats, stadsdirektör och föredragande Backlund Kristina, personalchef, protokollförare Behandlade ärenden Underskrifter Maria Palm ordförande Kristina Backlund protokollförare Elektronisk protokolljustering senast. Mikael Lindvall Thomas Karv Det justerade protokollet med anvisning om omprövning och besvär framläggs i original för påseende i stadshuset samt elektroniskt på den Intygar Gunilla Widman, kanslist

2 Protokoll 2/2019 Organ Sammanträdestid kl. 14:30 Sammanträdesplats Stadshuset, Topeliusesplanaden 7 Ärenden Sida 11 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Val av protokolljusterare Godkännande av föredragningslistan Arbetsutbytet med Sollefteå kommun Personalenkät Sommararbetare; Fastställande av lön Fastställande av lön; Kommunikationssekreteraren Allmän löneförhöjning Lämplighetstest vid rekrytering av personal Anhållan om uttag av övertidstimmar; Ekonomidirektören Anvisning för begäran om omprövning och besvär... 14

3 Protokoll Sida 1 11 Sammanträdets laglighet och beslutfrhet Ordförande öppnar sammanträdet och konstaterar om personalsektonen är lagligt sammankallad och beslutörr s beslut: Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn tll antalet närvarande ledamöter även beslutörtr

4 Protokoll Sida 2 12 Val av protokolljusterare Förslag: Personalsektonenn usernprouokollj suerare. Prouokolleunj suerasnelekuroniskunsenasunuorsdagn s beslut: Tillnprouokollj sueraren usågsnmikaelnlindvallnochnthomasnkarv.

5 Protokoll Sida 3 13 Godkännande av föredragningslistan Förslag: Personalsektonenn ookkännernföreora nin slisaannochnbesluaernomnevenauellan tllkä skärenoen s beslut: Föreora nin slisaann ookkänoes

6 Protokoll Sida 4 NKBY/294/ / Arbetsutbytet med Sollefeå kommun Tidigare behandling: - Personalsektonen , 14 Beredning: personalchef Kristna Backlund Under Nykarlebyveckan sommaren 2018 hade vi besök av en grupp tjänstemän/förtroendevalda från vår vänort Sollefeå. Under besöket planerades et konkret arbetsutbyte mellan vänorterna. En grupp på max fyra anställda från Nykarleby stad/sollefeå kommun skuggjobbar i den andra kommunen, för at aktvt utbyta erfarenheter på olika arbetsområden. Möjligheten at fara tll Sollefeå och arbeta en vecka erbjöds alla i personalen i Nykarleby stad under hösten Erbjudandet togs positvt emot av personalen, varav nio ställde sig tll förfogande för arbetsutbyte i Sollefeå, fera anmälde intresse, men hade inte möjlighet at delta just den veckan som var planerad. Av de intresserade valdes husmor för centralköket, kanslist på tekniska avdelningen, en fastghetsskötare och personalchefen. För fastghetsskötarens del kunde inte med så kort varsel ordnas arbetsplats, efersom Sollefeå har sin fastghetsskötsel i et av sina bolag, så han får vänta tll nästa gång. Arbetsutbytet förverkligades v 45 (sö 4.11 to ). Sollefeå sydde i hop dagsprogrammen för oss och var och en av oss hade en egen handledare under utbytesveckan. Vår arbetsvecka var välplanerad och alla deltagare var nöjda med utbytet och kom hem med konkreta idéer at förverkliga i sit eget arbete. De som deltog i projektet har hållit et infotllfälle åt stadens personal, för at dela med sig av utbytesveckan. Planen är at Sollefeå gör sit arbetsutbyte i Nykarleby v 19 (sö 5 to ). Enligt överenskommelse står den motagande kommunen för boendet. Delgivning Stadsstyrelsen Stadsdirektör Mats Brandts förslag: Antecknas för kännedom. s beslut: Antecknades för kännedom.

7 Protokoll Sida 5 NKBY/295/ / Personalenkät 2019 Tidigare behandling: - Personalsektonen , 15 Beredning: personalchef Kristna Backlund Personalenkäten ska utfras Senast gjordes den 2015, som en webropolenkät, med frågor som utormats inom organisatonen av Tomas Knuts, Gunilla Lillbacka och Kristna Backlund. Ffr at få så ändamålsenliga resultat och jämffrelsematerial med fvriga kommuner har olika alternatv ffr 2019 års enkät fvervägts. Keva erbjuder en webbaserad arbetshälsoenkät som en del i deras arbetslivstjänster, som de erbjuder sina kunder. Enkäten består av 30 standardfrågor med mfjlighet ffr arbetsgivaren at själv utorma tre frågor. Enkäten har under mars 2019 tagits i bruk av några kommuner (bl.a Jakobstad) som et pilotprojekt. Under april 2019 eller senast tll hfsten är den tllgänglig också ffr fvriga intresserade kommuner. Kevas arbetshälsoenkät hjälper vid utvärdering och utveckling av arbetshälsan. Som kund hos Keva får man informaton och stfd också ffr at sammanlänka enkätresultaten med organisatonens efektva utvecklingsarbete. Arbetshälsoenkäten hjälper organisatonen at utvärdera och utveckla ledningen av arbetshälsa och arbetsffrmåga personalens arbetshälsa efektviteten i arbetet Arbetshälsoenkäten innehåller en arbetshälsoenkät tll personalen en enkät om ledningen av arbetshälsan tll organisatonens ffrtroendevalda enkätrapporter jämffrelsematerial från kommunala organisatoner. Därtll får man stfd av Kevas specialister ffr tolkning av resultaten at bygga upp en enkät- och utvecklingsprocess

8 Protokoll Sida 6 at sammanlänka resultaten med organisatonens efektva utvecklingsarbete. Bilaga: Kevas arbetshälsoenkät Stadsdirektör Mats Brandts förslag: Sektonen beslutar at Nykarleby stad tar i bruk Kevas arbetshälsoenkät från 2019 och at enkäten utfrs vartannat år i fortsätningen. Personalsektonen ges mfjlighet at utorma de tre valbara, kommunspecifka frågorna. s beslut: Stadsdirektfrens ffrslag godkändes och personalsektonen gav vägkost ffr utformning av de kommunspecifka frågorna.

9 Protokoll Sida 7 NKBY/296/ / Sommararbetare; Fastställande av lön Tidigare behandling: - Personalsektonen , 16 Beredning: personalchef Kristna Backlund Regelverket för sommararbetare (studerande) ändrades Arbetstden ändrades från at ha varit 38, 25 h/ v tll 30 h/v. Anställning är. veckor eller totalt 120 h. Lönen fastställdes då tll 720 euro, samma för alla, oberoende av skede i utbildningen. Semesterersätningen (2 dagar) och semesterpenningen betalas ut i pengar. Efersom vi har så många sökande kan man bara få sommararbete en gång. Efer deta beslut har vi haf en allmän löneförhöjning på 1,25 % och följande allmänna löneförhöjning är (1,0 %). Beslutet delges förmännen och lönebokförarna. Stadsdirektör Mats Brandts förslag: Lönen för sommararbetare fastställs tll 7.0 euro. s beslut: Stadsdirektörens förslag godkändes.

10 Protokoll Sida 8 NKBY/297/ / Fastställande av lön; Kommunikatonssekketekaken Tidigare behandling: - Personalsektonen , 17 Beredning: personalchef Kristna Backlund Tjänsten som kommunikatonssekreterare i Nykarleby stad, med placering på förvaltningsavdelningen, har varit lediganslagen på stadens ofciella anslagstavla och Kuntarekry den Inom utsat td inkom elva ansökningar. Efter en genomgång av ansökningshandlingarna, med beaktande av behörighetskrav och språkkompetenskrav samt med bedömning av övriga meriter och mål som nämndes i annonsen, genomförde förvaltningsdirektören och personalchefen anställningsintervjuer under vecka 8. De mest lämpade genomförde därpå et personlighetstest som analyserades under vecka 9. Vid helhetsbedömningen av de sökande har politces magister Anna Kotka- Bystedt bedömts vara den mest lämpade tll tjänsten som kommunikatonssekreterare. Kotka-Bystedt uppfyller de formella kraven, har bäst kunna påvisa kunskaper för de mål som ställdes i annonsen och uppvisat de mest lämpade erfarenheter som förväntades för tjänsten. Enligt Nykarleby stads förvaltningsstadga 38 väljer avdelningsdirektör tllsvidare anställd personal inom sit verksamhetsområde. Förvaltningsdirektör Tomas Knuts beslöt at Anna Kotka-Bystedt anställs som kommunikatonssekreterare från , tjänsten besäts tllsvidare, med se (6) månaders prövotd. Befatningsbeskrivning uppgörs för varje anställd och godkänns av den myndighet som ansvarar för anställningen. För at man ska kunna behandla lönerna inom en lönegrupp skall arbetsvärdering göras på alla nytllsata tjänster och befatningar. Arbetsvärdering ska också göras på ändrade befatningsbeskrivningar om betydande ändringar sket i arbetsuppgifterna. Enligt PES 7 (2017) uppgörs förslaget tll poängsätning av en trepartsgrupp bestående av personalchefen, respektve förtroendeman och respektve förman. Gruppen ger förslag tll personalsektonen, som besluter i ärendet. Förslaget tll poängsätning av tjänsten som kommunikatonssekreterare har uppgjorts av personalchef Kristna Backlund, huvudförtroendeman Ro-

11 Protokoll Sida 9 ger Nynäs och förvaltningsdirektör Tomas Knuts. Förslaget är 35 poäng, inplaceringskod 01ASI0.0, BILAGA I i AKTA med en UR-lön på euro. Stadsdikektök Mats Bkandts fökslag: Personalsektonen fastställer poängsätning och lönesätning för kommunikatonssekreteraren enligt ovanstående beredning. Peksonalsektonens beslut: Stadsdirektörens förslag godkändes.

12 Protokoll Sida 10 NKBY/298/ / Allmän löneförhöjning Tidigare behandling: - Personalsektonen , 18 Beredning: personalchef Kristna Backlund Allmän löneförhöjning AKTA Tjänsteinnehavarnas och arbetstagarnas uppgifsrelaterade löner eller därmed jämförbara löner och de individuella tlläggen höjs genom en allmän förhöjning. Förhöjningen är 1,0 procent. TS Tjänsteinnehavarnas och arbetstagarnas uppgifsrelaterade löner eller därmed jämförbara löner och de individuella tlläggen samt separatllägget höjs genom en allmän förhöjning. Förhöjningen är 1,0 procent. UKTA Tjänsteinnehavarnas och arbetstagarnas uppgifsrelaterade löner eller därmed jämförbara månadslöner och de individuella tlläggen höjs genom en allmän förhöjning. Förhöjningen är 0,99 procent. TIM-AKA Lönerna höjs eller vid ingången av den lönebetalningsperiod som börjar närmast deta datum genom en allmän förhöjning på 1,0 procent. Delges lönebokförarna och personalen informeras på Intran. Stadsdirektör Mats Brandts förslag: Antecknas för kännedom. s beslut: Antecknades för kännedom.

13 Protokoll Sida 11 NKBY/299/ / Lämplighetstest vid rekrytering av personal Tidigare behandling: Personalsektonen Personalsektonen Personalsektonen gav vid sit möte personalchef Kristna Backlund i uppdrag at ge förslag på befatningar och tjänster som vid nyrekrytering bör föregås av lämplighetstest. Förslaget presenteras på mötet. Pes 36 SD: Personalsektonen tar del av förslaget. Beslut: Personalsektonen beslöt at lämplighetstest görs vid fastanställningar. Personalchefen ges i uppdrag at utreda vilka tjänster som kan användas vid lämplighetstest. Som redskap vid rekrytering av fastanställda används verktygen som Nykarleby stad har licens på, MBTI och 16PF och enligt prövning personlighetstest i samarbete med rekryteringsbolag. Pes 15 SD: Personalsektonen tar del av förslaget. Beslut: Så länge kompetensen för användningen av MBTI och 16PF fnns inom staden används de som lämplighetstest vid rekrytering och enligt prövning i samarbete med rekryteringsbolag. Personalsektonen , 19 Beredning: personalchef Kristna Backlund Licensavtalet för våra lämplighetstest går ut Ledningsgruppen har diskuterat hur Nykarleby stad i fortsätningen ska utöra testerna. At fortsäta med nuvarande koncept är inte möjligt, efersom ingen av de som skolats för uppgifen inom Nykarleby stad är längre aktuella för uppgifen. Däremot ser ledningsgruppen fördelar med at lämplighetstesterna fortsätningsvis sköts inom Nykarleby stad, i jämförelse med at köpa tjänsten av et företag. Perso-

14 Protokoll Sida 12 nalsektonen bör uppgöra et förslag hur testningen organiseras internt, och med vilka lämplighetstest, för at stöda rekryteringar inom staden. Stadsdirektör Mats Brandts förslag: Beredningen fortsäter enligt följande riktlinjer: - Et förslag tll hur testningen organiseras internt för at stöda rekryteringar inom staden uppgörs - Et förslag tll användning av verktyg för lämplighetstest uppgörs. s beslut: Personalsektonen godkände stadsdirektörens förslag.

15 Protokoll Sida 13 NKBY/322/ / Anhållan om utaa av övertidtmmara ; EonomiiireEtören Tidigare behandling: - Personalsektonen , 20 Beredning: personalchef Kristna Backlund Ekonomidirektören anhåller om utag av övertdstmmar. Anhållan presenteras på mötet. StaidiireEtör Matd Branitd fördlaa: Personalsektonen beviljar utag av övertdstmmar enligt anhållan. PerdonaldeEtonend bedlut: Stadsdirektörens förslag godkändes.

16 Protokoll Sida 14 ANVISNING FÖR BEGÄRAN OM OMPRÖVNING OCH BESVÄR Besvärsförbud Eftersom besut medanm emdans gäluuer beredamnmg euuer verss äluungee snm emung sommtmnuungem omprövmnmgsbegälrnm nm e frnms äluuns euuer sommtmnubesvälr nmförns över besut e. Paragrafer: Paragrafer Begälrnm om omprövmnmg: Amförnmdae nv sommtmnubesvälr: Amförnmdae nv förvnu mnmgsbesvälr: Ammn besvälr: Uppenmdaunmgsrälteuseebesvälr Pro osouue enr gjor s tiuugälmgung n dae nuumälmmn dan nmäl e : Besut e enr daeugets pnr em gemom et brev som nvsälmdaes: Besut e enr daeugets pnr em gemom et e-pos medadaeunmdae som nvsälmdaes: Anvisning för begäran om omprövning Dem som älr mnssmöjda meda daetn besut snm begälrn omprövmnmg ssrnftung. mdarnmg n besut e får nm e sösns gemom besvälr eos daoms ou. Omprövning får begäras av: daem som besut e nvser euuer vnrs rält sskudangee euuer fördaeu danres påversns nv besut e (pnr ) oce sommtmmedauemmnr. Tidsfrist för begäran om omprövning: Omprövmnmg ssn begälrns nmom 14 dangnr fråm daeufåemdae nv besut e. Begäran om omprövning ska lämnas in tll Nykarleby stad före kl den sista vardagen som begäran om omprövning får framställas. Em pnr nmses en fåt daeu nv besut e sjt dangnr efter nt breve sälmdaes om nm e mågo nmmn vnsns. Vnda vnmung eues romnss daeugnvmnmg nmses pnr em en fåt daeu nv besut e daem redaje dangem efter nt medadaeunmdae sälmdaes om nm e mågo nmmn vnsns. Em sommtmmedauem nmses en fåt daeu nv et besut sjt dangnr efter dae nt pro osouue fnmms tiuugälmgung n dae nuumälmmn dan nmäl e. Dngem för daeufåemdae rälsmns nm e meda n tidasfrns em för begälrnm om omprövmnmg. Om daem sns n dangem för omprövmnmgsbegälrnm nmfnuuer på em eeugdang själuvs älmdangee sdangem förs n mnj jtunftom mndasommnrnftom euuer em eeugfrn uördang får omprövmnmg begälrns daem förs n vnrdangem daälrefter. Omprövningsmyndighet: Pos ndaress: PB Nksnruebk Besössndaress: Topeuntsespunmndaem 7

17 Protokoll Sida 15 E-pos ndaress: mksnruebk.s Teuefommtmmer: Omprövningsbegärans form och innehåll Omprövmnmg ssn begälrns ssrnftung. Ocsså eues romnssn daostmem tppfkuuer srnve på ssrnftung form. I omprövmnmgsbegälrnm ssn tppges: - dae besut n vnuse omprövmnmg begälrs - etrdanm omprövmnmg som begälrs - på vnusn grtmdaer omprövmnmg begälrs I omprövmnmgsbegälrnm ssn tppges mnmme på daem som enr begälr omprövmnmg snm persomems eemsommtm pos ndaress oce euefommtmmer. Om omprövmnmgsbesut e får daeuges som et eues romnss medadaeunmdae ssn ocsså e-pos ndaress tppges. Pro osouust darng oce bnungor som gäluuer besut e snm begälrns eos s ndassnmsune euuer på