NAVI (Nämnden för Arbetsmarknad, Vuxenutbildning och Integration) 24 april 2019

Transkript

1 NAVI (Nämnden för Arbetsmarknad, Vuxenutbildning 24 april 2019 Sid Justering Förlängda studieplaner - information Ekonomisk månadsrapport, mars Svar på granskning av intern kontroll avseende resor och representation samt arvoden Mångfaldsdagen NAVI:s remissvar på Motion (L) - möteshandlingar på hemsidan Fastställande av handlingsplan utifrån Kommunarkivets tillsyn av NAVI:s informationsförvaltning Redovisning av delegeringsbeslut samt anmälningsärenden, april Ny nämndsorganisation - information Övrigt... 17

2 Tid Kl Plats Yrkesakademin, Sidsjövägen 5, sal 439 Beslutande Christiane Rüdiger (V) ordförande Christina Nordenö (S) v ordförande Magnus Haak (S) Caroline Sundström (S) Ulla Näsman (S) Jan-Ola Andersson (C) Inga-Lisa Svanstedt (L) Tjänstgörande ersättare Närvarande ersättare Mikael Sundqvist (S) Per Lindstrand (M) Ronja Strid (KD) Jan Haraldh (S) Kurdistan Kasem (S) Mathias Hansson (S) Anja Åkerlund (C) Elise Backman (L) Ersätter Fredrik Thunström (S) Ersätter Lina Modén (M) Ersätter Henrik Öhman (M) Ersätter Roland Persson (SD) Övriga Denise Wallén, 33 Anders Sjölander, Markus Juth, 31 Tomas Sellstedt, Förvaltningsdirektör Bitr. förvaltningsdirektör Nämndsekreterare Utredningsekonom

3 Protokollet omfattar Justeras måndag Christiane Rüdiger (V) Ordförande Markus Juth Sekreterare Inga-Lisa Svanstedt (L) Justerare

4 Justering Utöver ordföranden ska Inga-Lisa Svanstedt (L) justera dagens protokoll. Ersättare är Ronja Strid (KD).

5 Förlängda studieplaner - information Ärendet Informationsärendet utgår och återkommer till nästa nämndssammanträde.

6 Ekonomisk månadsrapport, mars 2019 (NAVI ) Beslut Nämnden beslutar att godkänna upprättad månadsrapport per Ärendet Prognosen visar på ett nollresultat. Resultatet visar ett minus på 2,8 milj kr efter det första kvartalet. Personalkostnaderna redovisar ett minus mot budget på 2,3 milj kr. Överläggning Tomas Sellstedt föredrar ärendet och svarar på ledamöternas frågor. Beslutsunderlag Protokollsutdrag NAVI:s arbetsutskott , 11. Tjänsteskrivelse med bilaga, Uppföljning av beslut Förvaltningen följer upp ekonomin månadsvis. Nämnden får en månadsrapportering åtta gånger per år. Därutöver tillkommer två delårsrapporter, en i april och en i augusti, samt ett bokslut.

7 Svar på granskning av intern kontroll avseende resor och representation samt arvoden (NAVI ) Beslut Nämnden beslutar att anta förvaltningens svar som sitt eget, samt att överlämna redovisningen till kommunrevisionen. Ärendet Nämnden ska utifrån granskningsresultatet som revisionsbyrån Ernst & Young har kommit fram till på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sundsvalls kommun: Tillse rutiner för att säkerställa att medarbetare, chefer och förtroendevalda löpande påminns om och efterlever gällande regler för resor och representation. Överväga en systematisk kontroll av rutinefterlevnaden för resor och representation i syfte att stärka den interna kontrollen inom området. Säkerställa tillfredsställande rutiner för att ge Lön och Pension tillgång till aktuell och komplett information i tillräcklig tid. Tydliggöra uppgiftsfördelning mellan nämnden och Lön och Pension. Säkerställ att det görs tillräckliga kontroller inom varje nämnd avseende korrektheten i arvoden och ersättningen till förtroendevalda, exempelvis beträffande antal timmar för förlorad arbetsförtjänst samt tiden kommunanställda tillägnar uppdrag som förtroendevalda. Ta med området med viss regelbundenhet i den interna kontrollplanen. Bakgrund De förtroendevalda revisorerna i Sundsvalls kommun har gett revisionsbyrån Ernst & Young i uppdrag att genomföra en granskning i syfte att bedöma huruvida kommunstyrelsen och nämnden har en tillräcklig internkontroll avseende resor och representation samt arvoden. De förtroendevalda revisorerna sammanfattande bedömning är att Kommunstyrelsen och nämnderna delvis har en tillräcklig intern kontroll avseende resor och representation samt arvoden.

8 För såväl resor, representation så finns kommungemensamma bestämmelser antagna av Kommunfullmäktige. En del brister har emellertid noterats i bestämmelserna kopplat till dess aktualitet, tydlighet och omfattning av vägledning. Vidare finns en brist i att kommunens attestreglemente med tillämpningsanvisningar inte har uppdaterats och anpassats till ändrade arbetssätt i samband med teknikutvecklingen samt inte tydligt reglerar attest av arvoden till förtroendevalda. Alla förvaltningar gör inte systematiska kontroller av rutinefterlevnaden varvid denna delvis är okänd. Utifrån resultatet av revisionens stickprovsgranskning och övriga noterade fel och brister i hanteringen bedömer revisionen att bokföringshantering av rese- och representationskostnader delvis inte är förenlig med lagstiftning, Skatteverkets regler och kommunens policys. I övrigt bedömer revisionen att det finns flera aspekter som innebär att det inte finns tillräckliga kontroller som säkerställer att rätt arvode och ersättning utgår till förtroendevalda. I bifogad revisionsrapport framgår revisionens iakttagelser, bedömningar och rekommendationer. Överväganden Förvaltningen har generellt byggt upp ett system med så få beställare som möjligt för att effektivisera hanteringen och minimera fel och brister. Favi har fyra medarbetare som jobbar med beställning, kontering och sakgranskning av varor och tjänster där tre av dessa sköter förvaltningens beställning av resor. Förvaltningskontoret beställer sina resor själva. Dessa personer har också andra arbetsuppgifter. Beställning av en resa går alltid igenom dessa personer, syftet och ändamålet anges i dialog med den resande. Förvaltningen försöker förhålla sig till kommunens resepolicy. Tåg med 2:a klass biljett är det mest förekommande vid tjänsterresa över en dag eller med övernattning. Då annat färdsätt förekommer är det brukligt att ha en dialog med närmaste chef om man t.ex väljer att ta flyg för att spara tid. Förvaltningen tillämpar kommunens ramavtal vid tjänsteresa. Eftersom förvaltningen byggt upp denna rutin med ett fåtal beställare så upplevs det som en god fungerande intern kontroll. Vid representation godkänner närmaste chef. Här är det viktigt att cheferna är uppdaterade på regelverket och att förvaltningsledningen har en dialog med cheferna kring representation. Vid varje nämndssammanträde fyller nämndsledamöterna i en närvarolista där de bl.a. begär ersättning för eventuella resekostnader

9 och/eller förlorad arbetstidsförtjänst. Uppgifterna kontrolleras av både nämndsekreteraren och av ordföranden innan närvarolistan skrivs under. Det åligger på den förtroendevaldes ansvar att till Lön och Pension lämna aktuella löneuppgifter via en blankett för att denne ska kunna erhålla rätt ersättning för förlorad arbetstidsförtjänst. I närvarolistan finns även en kolumn för angiven närvarotid för varje förtroendevald som är närvarande under sammanträdet. Nämndsekreteraren fyller i ledamotens närvarotid under sammanträdet. Närvarolistorna skickas till nämndens lönehandläggare på Servicecenter som gör rutinkontroller innan arvodet betalas ut, bl.a. att förtroendevald med heltidsarvode inte har rätt till sammanträdesarvode utöver sitt normala månadsarvode. Vad gäller att ta med området med viss regelbundenhet i den interna kontrollplanen så är det en fråga för den nya Individ- och arbetsmarknadsnämnden att ta ställning till. För att säkerställa att medarbetare, chefer och förtroendevalda löpande påminns om och efterlever gällande regler för resor, representation och arvoden så ser förvaltningen att kommunstyrelsekontoret skulle kunna hålla regelbundet återkommande utbildningar. I stället för att alla ska utbilda sig i området var och en så är det bättre med regelbundet återkommande centrala utbildningar av framförallt de som jobbar mest med regelverket (beställare) men också chefer. Det skulle stärka den interna kontrollen ytterligare inom området. Överläggning Anders Sjölander och Tomas Sellstedt föredrar ärendet och svarar på ledamöternas frågor. Nämndens ledamöter har ett önskemål att rektorer från vuxenutbildningen kommer till nämnden och rapporterar om deras deltagande av projekt i anslutning till Erasmusprogrammen. Rättning utifrån arbetsutskottets protokoll i andra att-satsen: att överlämna redovisningen till kommunrevisionen. Beslutsunderlag Protokollsutdrag NAVI:s arbetsutskott , 12. Tjänsteskrivelse med bilagor,

10 Mångfaldsdagen 2019 (NAVI ) Beslut Nämnden beslutar att förvaltningen får i uppdrag att fastställa en avgift för besökare på Mångfaldsdagen 2019 för att täcka kostnader för arrangemanget, att i planeringen av Mångfaldsdagen 2019 tillvarata flera mångfaldsperspektiv såsom individers olikheter när det gäller könsidentitet, ålder, etnisk tillhörighet, trosuppfattning, funktionsnedsättningar och sexuell läggning, att överlämna till den nya Individ- och Arbetsmarknadsnämnden att besluta om Mångfaldsdagen ska arrangeras i framtiden. Ärendet Kommunfullmäktige har beslutat att Nämnden för Arbetsmarknad, Vuxenutbildning och Integration (NAVI) ska avveckla Rådet för Integration och tillväxt senast den 31 december En av rådets huvuduppgifter har varit att tillsammans med Förvaltningen för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration anordna den årliga Mångfaldsdagen. Utifrån beslutet i kommunfullmäktige och kommunens ekonomiska läge har förvaltningen tagit fram ett förslag på hur Mångfaldsdagen ska hanteras i framtiden. Bakgrund Mångfaldsdagen har varit ett årligt arrangemang som har vänt sig till: - politiker och tjänstemän i stat eller kommunal förvaltning, - verksamma inom näringslivet i Norrland, - verksamma i en förening eller annan ideell organisation, - övriga intresserade. Arrangemanget har till stor del handlat om utrikes födda och särskilt nyanländas integration i samhället och i arbetslivet. Att besöka arrangemanget har varit avgiftsfritt. Deltagare som önskat fika och lunch har betalat en avgift för detta. Överväganden Förvaltningen konstaterar att kommunfullmäktiges beslut om att av-

11 veckla Rådet för integration och tillväxt senast får konsekvenser även för anordnandet av Mångfaldsdagen. Rådet har haft flera olika uppgifter, men en av de mer centrala har varit att tillsammans med Favi anordna Mångfaldsdagen. Kommunen har svarat för en stor del av kostnaderna kring arrangemanget. Förvaltningen förordar att Rådet för tillväxt och integration ska verka hela året och ser därför också att Mångfaldsdagen ska anordnas Utifrån nämndens och kommunens ekonomiska läge föreslår vi att förvaltningen får i uppdrag att fastställa en avgift som ska tas ut av besökarna för att täcka delar av kommunens kostnader. Förvaltningen konstaterar att det finns anledning att i anordnandet av Mångfaldsdagen utgå från fler perspektiv på mångfald såsom individers olikheter när det gäller könsidentitet, ålder, etnisk tillhörighet, trosuppfattning, funktionsnedsättningar och sexuell läggning. Eftersom Rådet för tillväxt och integration avvecklas samtidigt som nämnden och förvaltningen ser förvaltningen det som naturligt att överlämna frågan om Mångfaldsdagen ska arrangeras i framtiden till den nya nämnden. Överläggning Anders Sjölander föredrar ärendet och svarar på ledamöternas frågor. Beslutsunderlag Protokollsutdrag NAVI:s arbetsutskott , 13. Tjänsteskrivelse,

12 NAVI:s remissvar på Motion (L) - möteshandlingar på hemsidan (NAVI ) Beslut Nämnden beslutar att överlämna förvaltningens skrivelse till Kommunstyrelsen utan eget ställningstagande och uppmana Kommunstyrelsen att göra en samlad bedömning av motionens förslag utifrån demokratiska, juridiska och ekonomiska perspektiv. Ärendet Liberalerna (L) har lämnat in en motion till kommunfullmäktige och som har remitterats till övriga nämnder och kommunstyrelsen för besvarande. I motionen föreslås bl.a. att alla nämnders möteshandlingar inför nämnderna publiceras på kommunens hemsida i samband med att de sänds till ledamöter och ersättare respektive nämnd. Bakgrund Motionären anser att det är en otidsenlig inställning att sammanträdeshandlingar inte publiceras offentligt på kommunens hemsida och understryker att det i många av Sveriges övriga kommuner är en självklarhet att transparens ska råda om pågående politiska beslutsprocesser. Kommuner som redan idag publicerar möteshandlingar på deras respektive hemsidor är bl.a. Härnösand, Västerås och Västervik. Media och medborgare ska, enligt motionären, ges förutsättningar att följa dessa processer och det därför borde vara en självklarhet att publicera handlingar på hemsidan. Enligt motionären finns det några få beslutsärenden som är av sekretessbelagd karaktär och att dessa underlag självfallet ska behandlas med fullständig sekretess. Motionens förslag är: - Att alla nämnders möteshandlingar inför nämnderna publiceras på kommunens hemsida i samband med att de sänds till ledamöter och ersättare i respektive nämnd, - Att alla möteshandlingar inför kommunfullmäktige publiceras på kommunens hemsida i samband med att de sänds till ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige,

13 Att detta förslag verkställs omgående. I dagsläget finns det inget gemensamt beslut i Sundsvalls kommun över huruvida nämndernas eller kommunfullmäktiges möteshandlingar ska publiceras innan sammanträdena ägt rum. Gällande NAVI:s möteshandlingar så läggs i dagsläget dagordningen ut på kommunens hemsida, men inte möteshandlingarna. Efter justering publiceras nämndens protokoll på hemsidan. Om motionen bifalles lämnar förvaltningen ett önskemål att det fastställs ett kommunövergripande beslut av kommunfullmäktige tillsammans med ett uppdrag till koncernstaben att det tas fram skriftliga riktlinjer för publicering av möteshandlingar på hemsidan. Förvaltningen understryker att det är viktigt att alla nämnder gör lika, och då är en skriftlig rutin ett bra administrativt verktyg. Beslutsunderlag Protokollsutdrag NAVI:s arbetsutskott , 14. Tjänsteskrivelse med bilaga,

14 Fastställande av handlingsplan utifrån Kommunarkivets tillsyn av NAVI:s informationsförvaltning (NAVI ) Beslut Nämnden beslutar att godkänna handlingsplanen, samt att överlämna den till Kommunarkivet. Ärendet utförde Sundsvalls kommuns arkivmyndighet genom Servicecenter arkiv/administration en tillsyn av NAVI:s informationsförvaltning. Syftet med tillsynen är att säkerställa att myndigheten uppfyller kraven i Arkivlagen och övrig lagstiftning som reglerar handlingsoffentligheten. Tillsynen omfattade verksamhetens informationskedja från inkommen och upprättad information, dess hantering under hela livscykeln fram till arkivering och möjligheter till framtida återanvändning. Den generella bedömningen är att hanteringen av de allmänna handlingarna inom NAVI är förhållandevis god och man följer i stort de lagar och förordningar som är gällande. Utifrån tillsynsrapporten ska NAVI:s verksamhet utforma en handlingsplan som ska återrapporteras till Kommunarkivet. Överväganden Utifrån Kommunarkivets förelägganden och rekommendationer har förvaltningen utarbetat en handlingsplan tillsammans med föreslagna åtgärder. Förvaltningen föreslår att nämnden godkänner handlingsplanen och beslutar att överlämna den till Kommunarkivet. Överläggning Markus Juth föredrar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse med bilagor,

15 Redovisning av delegeringsbeslut samt anmälningsärenden, april 2019 (NAVI ) Beslut Nämnden beslutar att godkänna redovisningen av delegeringsbesluten. Ärendet Vid varje nämndssammanträde redovisas de beslut som har tagits på delegation. Besluten finns att ta del av på förvaltningen. Beslut Antal beslut Delegat Beslut om anställning av personal inom eget verksamhetsområde (punkt nr 1.1) 2 Pia Söderlund Beslut om anställning av personal avseende åtgärdsanställning (punkt nr 1.1) 7 = nya 2 = förlängning Jenny Edlund Beslut om lönebidrag (punkt nr 8.1) 4 Jenny Edlund Anmälningsärenden Datainspektionen - Tillsynsplan Kommunfullmäktige - Protokoll , 53. Överföring av nämndernas resultat och investeringsanslag 2019 samt anslag för förbrukning av överskott. - Protokoll , 70. Uppdatering av arbetsgivarpolitisk strategi.

16 Protokoll , 71. Uppföljning av intern kontroll av implementering av GDPR. - Protokoll , 78. Motion (KD) angående införande av nya kommunala öppna förskolor. Förvaltningskontoret - Attestförteckning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse,

17 Ny nämndsorganisation - information (NAVI ) Beslut Nämnden beslutar att tacka för informationen och lägga den till handlingarna. Ärendet Denise Wallén informerar att en tillfällig, mindre, ledningsorganisation med bl.a. representanter från socialtjänstens individ- och familjeomsorg, kommer att igångsättas i maj. Ordföranden uppmanar förvaltningen att återkomma till nämnden ifall ett formellt, politiskt, beslut behöver tas om förändrad ledningsorganisation.

18 Övrigt Ärendet Inga-Lisa Svanstedt (L) har ett önskemål att namnskyltar finns tillgängliga i sammanträdesrummet. De ledamöter som deltog på Arbetsmarknads- och Näringslivsdagarna i Uppsala och ViS-konferensen i Linköping informerar om deras intryck av kursprogrammen. Nämndens studiebesök vid Yrkesakademin behandlades, bl.a. frågan om studenternas studieförmåner, de olika villkoren för studieledigheter samt att möjligheten att kunna ta emot fler praktikanter.