Lokalprojekt BMC-Rudbeck

Transkript

1 STYRGRUPPSPROTOKOLL 1 (7) Mötesprotokoll nr S1-2 Datum: Plats: Akademiska Sjukhuset Björken Närvarande: Namn Sign Inst eller motsvarande Britt Skogseid BS Vice rektor Ordf. Göran Magnusson GM Projektkoordinator Medfarm Lena Claesson-Welsh LCW Prefekt IGP Staffan Swärd SW Prefekt ICM Kristofer Rubin KR Prefekt IMBIM Birgitta Heyman BH Stf Prefekt IMBIM Eva Tiensuu Janson ETJ Prefekt Medsci Doris Solander DS Kanslichef Medicin och farmaci Maria Sörby MS Föreståndare SciLife Anita Ericsson AE Fakultetshandläggare Sonja Ekström-Boström SEB Chef Lokalförsörjning Akademiska Sjukhuset Solveig Rosén SR ICM Huvudskyddsombud BMC Annika Hermansson AH IGP Huvudskyddsombud Rudbeck Lennart Ilke LI Chef Lars- Erik Waldenström LEW Projektsamordnare Cecilia Broman Projektledare BMC P-O Olsson Projektledare Rudbeck Delges: Protokoll delges samtliga under närvande samt enligt nedan angivna personer X X X Angiven mötespunkt ex står siffrorna för följande: Första siffran anger mötesnummer Andra siffran anger rubrik Tredje siffran anger underrubrik Fjärde siffran anger mötespunkt Styrgruppsprotokoll S

2 2 (7) 1. Nästa möte Följande styrgruppsmöten är inplanerade. Datum Tid Plats Ing. Rum Kl Akademiska Sjukhuset 40 Asken Kl Akademiska Sjukhuset 40 Björken 2. Föregående protokoll Föregående protokoll godkänns med följande justeringar Under närvarolista justeras att Maria Sörby är föreståndare för SciLife Lab och inte IMBIM. Punkt : Efter brev från Medfarm-områdets kansli dat tog diskussionen upp på mötet för att hitta en lösning på CKMF-lokaler för att ha kvar sin verksamhet på Rudbeck justeras enligt följande. Efter brev från Lena Claesson-Welsh och Gunnar Westin samt Nils-Erik Heldin dat oroar man sig om det finns tillräckliga lokaler på Rudbeck för dagens verksamhet och framtida expansion. Punkt : Mikael Widesten justeras till Mikael Widersten. Punkt : Meddelande från SEB att Christina Arnbom kommer att ersätta henne i styrgruppen justeras enligt följande. Meddelande från SEB att Christina Arnbom ska in i projektgruppen BMC. Punkt : Byggnadschef Lennart Ilke ska in i styrgruppen som adjungerande. Punkt : Summan på 57,7 mnkr justeras till 61,9 mnkr. Styrgruppsprotokoll S

3 3 (7) 3 Lägesstatus x.3.1 BMC Riskanalys för byggprojektet har utförts där man har identifierat riskerna. AHU ska gå vidare med en åtgärdsplan. som har synpunkter på riskanalysen ska meddela LEW detta skriftligt. : Inga synpunkter har framkommet. Bjerkings har fått i uppdrag att fortsätta sin riskanalys med att ta fram åtgärdsförslag på framtagen riskanalys. För att få ett referensvärde kommer Bjerkings att sätta ut vibrationsmätare i området under v48. Redovisning av referensvärden ska informeras till styrgruppen. Efter oro av viss personal, föreslogs att en riskgrupp skapas för att vara med i själva åtgärdsprogrammet Konsekvenserna av projektet blir att C10 måste stängas under byggtiden vilket innebär att ingen verksamhet kan vara där. Kontakt har tagits med Alwyn Jones gällande en eventuell flytt till B7:2 och som Alwyn anser ok. BS tar kontakt med Ulf Danielsson och Mikael Widersten om detta AHU har meddelat att stängning av C10 under byggtiden är ett måste. MS ställde frågan om man kunde slippa stänga C10 under perioder när man inte lyfter material över fastigheten. MS undrade om man kunde göra någon passage på annat plan. Ex plan 2. undersöker när detaljplaneringen har kommit igång Forskningsprogrammet för molykelär evolution (me) har flyttat till BMC C6:3 och ska flytta till C10:3 om lab lokaler kan lösas i närheten. Lab lokaler för me utreds tillsammans med IMBIM om man har plats på B9: Förslag beslut om genomförande av lokalprojekt BMC SciLife Lab dat. RS överlämnades vid styrgruppsmötet. Underlaget bygger på beslutat och godkänt underlag från områdesnämdens möte den 23/ Underlaget gicks igenom och godkändes med smärre justeringar av styrgruppen. Styrgruppen beslutade enhälligt att vi härmed fortsätter med ett genomförande beslut till RS den 6/12-11 för lokalprojekt BMC SciLife Lab fick i uppdrag att bereda underlaget för kännedom till styrgruppen och Teknat samt till nya och gamla föreståndaren på BMC. Underlaget läggs ut för distribution den 29/ BS Styrgruppsprotokoll S

4 4 (7) x.3.2 Rudbeck Efter brev från Lena Claesson-Welsh och Gunnar Westin samt Nils-Erik Heldin dat oroar man sig om det finns tillräckliga lokaler på Rudbeck för dagens verksamhet och framtida expansion. För att reda ut detta menar GM att en behovsanalys ska göras och den ska vara klar till 19/12. GM och LEW tar tag i detta Det sammanlagda lokalbehovet i Rudbeck lab måste utredas vidare vilket får till uppgift att utföra MTC husets renovering av inredning och data/tele-installationer plan 4 och 6 ska framgå i planeringen och ingår i projektet. : BS efterfrågade hur många personer som sitter på dessa plan Förslag beslut om genomförande av lokalprojekt Rudbecklaboratoriet Förnyelse Tillbyggnad, ombyggnad dat. RS överlämnades vid styrgruppsmötet. Underlaget bygger på beslutat och godkänt underlag från områdesnämdens möte den 23/ Underlaget gicks igenom och godkändes med smärre justeringar av styrgruppen. Styrgruppen beslutade enhälligt att vi härmed fortsätter med ett genomförande beslut till RS den 6/12-11 för lokalprojekt Rudbecklaboratoriet Förnyelse Tillbyggnad, ombyggnad fick i uppdrag att bereda underlaget för kännedom till styrgruppen och berörda prefekter samt till föreståndaren på SF och Rudbecklab. Underlaget läggs ut för distribution den 29/ Organisation GM GM LEW x.4.1 Allmänt Meddelande från SEB att Christina Arnbom ska in i projektgruppen BMC Byggnadschef Lennart Ilke ska in i styrgruppen som adjungerande. LEW Frågan togs upp om klinisk genetik ska ha en person in i organisationens styrgrupp eller projektgrupper. BS kontaktar sjukhusdirektör Lennart Persson. BS Tidigare ej namngiven doktorand i styrgruppen är Mårten Lindqvist från Medsci LEW justerar upp organisationsbilden och bifogar den till protokollet. LEW x.4.2 BMC Inget att rapportera Styrgruppsprotokoll S

5 5 (7) x.4.3 Rudbeck Nils-Erik Heldin utbildningsledare IGP ska in i projektgruppen Rudbeck Helena Jernberg Wiklund föreståndare Rudbeck lab ska in i projektgruppen Rudbeck Eva Tiensuu Janson prefekt Medsci ska in i projektgruppen Rudbeck. 5 Administration Riskbedömningarna för samtliga institutioner i projektet även orki/ros och medicinsk vetenskap ska vara klara till den 1/ Enligt AE kommer samtliga bedömningarna för institutioner vara klara den 29/ Information till SEB gällande sjukhuset och deras riskbedömningar måste fram och att dessa är klara till den 1/ Enligt ETJ kommer sjukhuset inte vara klara med sina bedömningar till 6/ För att underlätta arbetet kan man skapa, eller om man redan har, en samverkansgrupp, eller arbetsmiljögrupp för riskbedömningen i denna och att i grupperna har med skyddsombuden. KGJ ställer gärna upp att medverka i dessa grupper KGJ kommer att hjälpa till med arbetet och vill att kontaktuppgifter skickas till henne Gällande MBL förhandlingen kommer man att ha en central förhandling om detta Enligt AE kommer förhandlingen vara den 1 eller 2/ GM AE, GM 6 Tider x.6.1 Allmänt Inget att rapportera. LEW x.6.2 BMC Huvudtidplan tas fram efter genomförandebeslut. x.6.3 Rudbeck Huvudtidplan tas fram efter genomförandebeslut. Styrgruppsprotokoll S

6 6 (7) 7 Ekonomi x.7.1 Allmänt Inget att rapportera LEW x.7.2 BMC Vi väntar på kalkyl från AHU Kostnader för projektet finns redovisade i förslag beslut dat x.7.3 Rudbeck Prel. hyresavtal undertecknat av byggnadschefen. Vetenskapsområdet direktbetalar 20 mnkr av totalt 61,9 mnkr. Mellanskillnaden utgör belopp för hyraberäkning. Egna investeringar i inredning, data/tele, passerkontroll, flytt m.m. är i nuläget beräknade till 33,6 mnkr. 8 Programfrågor x.8.1 BMC Reservkraft för xx, måste utredas vidare med verksamheten vad man egentligen efterfrågar. x.8.2 Rudbeck Ny tillbyggnad av Rudbeck lab på ca 800m². utreder vidare om tillbyggnaden och dess konsekvenser, ekonomi mm. 9 Kommunikation- Information För att sprida information om projekten togs det upp att ordna en hemsida för projektet. För att inte förlora tid kom förslag att medfarm på sin redan framtagna hemsida kompletteras med detta. DS kontrollerar om detta är möjligt. DS tar kontakt med Ann-Charlotte Hellzén-Wallin och Magnus Alsne som kontaktar LEW för fortsatt arbete med hemsidan. Namn på hemsidan togs upp och första namn förslaget på hemsidan är Framtida Forskningslokaler DS DS LEW Styrgruppsprotokoll S

7 7 (7) För att ha kontroll på dokument som ska läggas ut på hemsidan finns följande förslag. Framtagen tabell kommer alltid att finnas med i protokollet med tillhörande dokument som ligger ute på hemsidan. Innan nya typer av dokument läggs ut ska dessa godkännas av styrgruppen. Dokument Datum Rev. Datum Ok för utlägg Organisationsbild Svenska Organisationsbild Engelska Tidplan Svenska Tidplan Engelska Rektorsbeslut genomförande BMC Rektorsbeslut genomförande Rudbeck Styrgruppsprotokoll S Styrgruppsprotokoll S Tillkommande dokument som ska med på hemsidan är rektorsbeslut och organisationsbild på engelska samt tidplan på engelska Eftersom många oklarheter har funnits gällande kommunikation mellan projektet och institutioner samt att minimera ryktesspridning bör kommunikationen till respektive institution redovisas av ansvariga till styrgruppen för att få ett informationsflöde som överensstämmer mellan ledning och medarbetare så att ingen ska behöva sakna information om händelser mm gällande projektet. Fortsatt diskussion om tydlig och målgruppsanpassad information togs upp på mötet. Viktigt att information som lämnas är förankrad i styrgruppen. 10 Övrigt Inget att rapportera Vid protokollet Lars-Erik Waldenström Styrgruppsprotokoll S