Kallelse Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Kallelse Kultur- och fritidsnämnden Tid: tisdag 5 mars 2019 kl. 18:00 Plats: Östra Roten, kommunhuset i Lilla Edet Ärenden Föredragande Formalia 1 Upprop 2 Val av justerare och tid för justering 3 Godkännande av dagordning Informationsärende 4 Besök av LEA, Lilla Edets Arrangörsförening Anna Svensson, kulturstrateg 5 Visning av e-serve Eva Lejdbrandt, verksamhetschef kultur och fritid 6 Pilgrimsleden Eva Lejdbrandt 7 Beslutsuppföljning KFN /26 Anna-Carin Säll, nämndsamordnare Beslutsärende 8 Verksamhetsplan 2019 Underlaget skickas ut i efterhand! 2019/5 Eva Lejdbrandt 9 Årsrapport /30 Eva Lejdbrandt 10 Internkontrollplan /31 Eva Lejdbrandt 11 Redovisning av uppdrag från MOR /32 Eva Lejdbrandt 12 Delegationsordning kultur- och fritidsnämnden 2019/7 Eva Lejdbrandt 13 Ansökan om stöd till Hjärtumsfestivalen /21 Eva Lejdbrandt 14 Ansökan om särskilt bidrag Åsbräcka bygdegård 2019/11 Eva Lejdbrandt 1

2 15 Information 16 Redovisning av delegeringsbeslut Carina Andersson (C) Ordförande 2

3 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr KFN 2019/26 Beslutsuppföljning KFN mars 2019 Dnr KFN 2019/26 Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade att punkten Beslutsuppföljning ska vara en punkt på föredragningslistan för styrelse och nämnder. Vid dagens sammanträde redovisas uppdrag från kultur- och fritidsnämnden fram till dagens datum Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 15 februari 2019 Beslutsuppföljning KFN mars 2019 Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden antecknar informationen. Anna-Carin Säll Nämndsamordnare anna-carin.sall@lillaedet.se Beslut expedieras till Eva Lejdbrandt, verksamhetschef för kultur och fritid 3

4 Beslutsuppföljning Uppföljning av nämndbeslut - uppdrag till förvaltningen Avser: Kultur- och fritidsnämnden Beslutsdatum Diarie-nummer Ärende/rubrik Handläggare Uppdraget Status Nämnds beräknad e slutdatu m /ULN020 Motion angående Inlandsön Kultur- och fritidschefen Internkontrollplan 2019 Internkontrollpl an 2018 stryks på beredning och nytt datum för internkontrollpla n är mars 2019 mars 2019 Förvalt färdigda tum Färdigt datum KFN 2018/ Redogörelse av kommunal badplats Ryrsjön Kultur och Fritidsnämnden återremitterar ärendet i syfte att öka servicegraden på badplatsen, samt att undersöka möjligheter till att samarbeta med föreningslivet. Ingen sista datum angiven. 4

5 KFN 2018/69 97 Uppföljning av internkontrollplan 2019 Kultur och fritidsnämnden godkänner uppföljningen avseende inköp av giftfritt material till verksamhetens anläggningar inom ramen för internkontrollplan Kultur och fritidsnämnden följer upp frågan under KFN 2019/13 9 Sponsring av elitryttare u Lilla Edets Ridklubb Kultur- och fritidsnämnden tar fram riktlinjer för sponsring till föreningar. 5

6 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr KFN 2019/5 Verksamhetsplan med budget för 2019 Dnr KFN 2019/5 Sammanfattning Verksamhetsplan med budget för kultur- och fritidsnämnden Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Verksamhetsplan 2019 med budget för Ny ansvarsstruktur KFN fr o m 2019 Ekonomiska överväganden och följder av beslut Ansvarsstrukturen för kultur- och fritid har gjorts om och till följd av det har budgeten omfördelats jmf med föregående år. Kompensation för ökade kapitaltjänstkostnader till följd av beslutade investeringar, har påförts budgetramen. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar godkänna verksamhetsplan och budget för Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef eva.lejdbrandt2@lillaedet.se Beslut expedieras till Leif Gardtman Berörda verksamheter inom kultur- och fritid Maria Olegård 6

7 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr KFN 2019/30 Årsrapport 2018 Dnr KFN 2019/30 Sammanfattning Årsrapport för verksamhetsår 2018 avseende verksamhet, måluppfyllelse och ekonomiskt utfall. Ärendet Kultur- och fritidsnämndens huvudsakliga uppdrag är att stimulera till ett brett kulturoch fritidsliv i kommunen. Detta görs bland annat genom att ge stöd till föreningar, driva bibliotek och musik/kulturskola, förvaltning av fritidsanläggningar, samt samordning av kultur- och föreningsaktiviteter. Kultur och fritidsnämnden har under hösten startat det tillkommande uppdraget i form av att bedriva öppen fritidsverksamhet för barn och ungdomar i kommunen i syfte att skapa trygghet och studiero i skolan för att på så vis bidra till bättre skolresultat. Verksamheten är ett samarbete mellan Kultur- och fritidsnämnden, Utbildningsnämnden och Individnämnden. Förvaltningen har under hösten förberett det beslutade införandet av ett digital boknings- och bidragssystem, e-serve, med lansering efter nyår. Kultur- och fritidsnämndens nettobudget är mkr för verksamhetsåret Årets resultat visar ett mycket litet överskott på kr. Nämndens investeringar under året uppgår till tkr. Vissa investeringar för Strömsvallen faller ut efter årsskiftet, eftersom upphandlingsförfarande tog längre tid än beräknat. Arbetet påbörjades därför sent på året och därmed får utomhusåtgärderna vänta till våren. I gengäld påbörjades åtgärderna kring Högtorpsspåret redan under hösten då de var av akut karaktär. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Årsrapport 2018 Ekonomiska överväganden och följder av beslut Inga ekonomiska konsekvenser 7

8 Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden godkänner årsrapporten Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef Beslut expedieras till Eva Sorvari 8 sid 2/2

9 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 ÅRSREDOVISNING 2018 Kultur- och Fritidsnämnden Period: Januari december Datum: Dnr: KFN2019/30 9

10 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE...4 Nämndens grunduppdrag...4 Kulturverksamheten...4 Föreningsverksamheten...5 Biblioteket...6 Kulturskolan...6 Anläggningar...7 Ungdomsteamet...7 HÄNDELSER UNDER ÅRET...8 PERSONAL...9 MÅLUPPFYLLELSE...9 Uppföljning av mål för god ekonomisk hushållning...9 Måluppfyllelse vid årets slut...9 Uppdrag till kultur- och fritidsnämnden från MOR Nämndens egna mål...14 Övrigt prioriterat arbete...14 EKONOMISK ANALYS...16 Nämndens ekonomiska utrymme...16 Utfall Resultat...18 Investeringar...18 Utfall

11 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Sammanfattning Kultur- och fritidsnämndens huvudsakliga uppdrag är att stimulera till ett brett kultur- och fritidsliv i kommunen. Detta görs bland annat genom att ge stöd till föreningar, driva bibliotek och musik/kulturskola, förvaltning av fritidsanläggningar, samt samordning av kultur- och föreningsaktiviteter. Kultur och fritidsnämnden har under hösten startat det tillkommande uppdraget i form av att bedriva öppen fritidsverksamhet för barn och ungdomar i kommunen i syfte att skapa trygghet och studiero i skolan för att på så vis bidra till bättre skolresultat. Verksamheten är ett samarbete mellan Kultur- och fritidsnämnden, Utbildningsnämnden och Individnämnden. Kultur och fritid har under hösten förberett införandet av ett digital boknings- och bidragssystem, e-serve med lansering efter nyår. Kultur- och fritidsnämndens nettobudget är mkr för verksamhetsåret Årets resultat visar ett mycket litet överskott på kr. Nämndens investeringar under året uppgår till tkr. Vissa investeringar för Strömsvallen faller ut efter årsskiftet, eftersom upphandlingsförfarande tog längre tid än beräknat. Arbetet påbörjades därför sent på året och därmed får utomhusåtgärderna vänta till våren. I gengäld påbörjades åtgärderna kring Högtorpsspåret redan under hösten då de var av akut karaktär. 11

12 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 ÅRSRAPPORT JANUARI - DECEMBER 2018 FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Nämndens grunduppdrag Kultur och fritidsnämnden ska stimulera till ett brett kultur- och fritidsliv i kommunen genom att: - stödja föreningars och enskildas arbete inom fritids- och kulturområdet förvalta kommunens fritidsanläggningar bedriva biblioteksverksamhet bedriva kommunal kulturskola ansvara för kommunens konstsamling verka för bevarande, vård och lämplig användning av byggnader, anläggningar och miljöer av kulturhistoriskt och estetiskt värde Nämnden ansvarar också för samordning av barn och ungas kultur- och föreningsaktiviteter och utveckling av föreningslivet. Kultur- och fritidsnämnden ska samarbeta med myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berör nämndens verksamhetsområde samt studieförbund och Lödöse Museum. Kulturverksamheten Under 2018 hölls den lokala UKM-festivalen i Lilla Edet, i samarbete med Kungälv och Ale kommun. Festivalen möjliggjordes genom att eleverna på kulturarrangörsutbildningen Ung festivalarrangör medverkade som medarrangörer och praktikanter före och under festivalen. Ung festivalarrangör 1, en regional pilotutbildning i regi av kulturenheten och i samarbete med Kultur i Väst och Fuxernaskolan åk 7-9, påbörjades under hösten 2017 och avslutades i juni 12

13 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport Eleverna fick möjligheten att gå utbildningen på skoltid, inom ramen för skolans läroplan. Ung festivalarrangör 2, som främst riktas till unga år drar igång i oktober 2018, denna gång på kvällstid. I april arrangerades GOA veckan (Gemenskap och Aktiviteter) med olika aktiviteter bedrivna av såväl kultur- och fritidsförvaltningen (kulturenheten, biblioteket och Kulturskolan) som olika lokala föreningar i kommunen. Även SISU/VG-idrott bidrog. GOA veckan ersatte de gångna årens Kulturvecka i syfte att bredda utbudet av aktiviteter och därmed inkludera idrotts- och friluftsföreningar m fl. Under 2018 har kulturenheten i förvaltningen deltagit i GR-projektet HBTQAI+ med aktiviteter för barn, unga och vuxna samt deltagit i PrideParaden under Europride Projektet har skett i samverkan med andra delar av kommunen och ska ses som ett uppstartsarbete i ett kontinuerligt arbete framåt under mottot Det ska vara tryggt och enkelt att leva öppet som hbtq-person i Lilla Edet, snarare än ett tillfälligt projekt. Skapande skola och Skapande förskola är ett extra statligt stöd till konst och kultur i skolan i syfte att bidra till elevernas måluppfyllelse inom skolans ramar genom en fördjupning av undervisningen och med samma styrdokument som skolans. Aktiviteterna består antingen av elevens eget skapande eller av upplevelser. Under skolåret 2018/19 samordnas olika kulturaktiviteter för 130 grupper inom skolan och förskolan. Kulturtisdag, ett nytt samarbete inom ramen för Kulturhuset Eden, bestående av parterna kulturenheten, biblioteket, Kulturskolan och Folkets Hus, drogs igång med en höstsäsong på 6 tisdagar, en lågbudgetsatsning på vuxenkultur med en blandning av intressanta lokala aktörer och gästspel utifrån, i syfte att stimulera och inspirera kommunens invånare och att synliggöra de lokala kulturaktörerna. En annan arrangemangsserie och samarbetskonstellation är Värdefulla möten, en serie med tema värdegrund och med ett syfte att skapa kreativa möten mellan konsten/kulturen och deltagaren och samtidigt arbeta mot diskriminering och ojämlikhet. Samarbetsparter är Lilla Edets kommun (kulturenheten), Studieförbundet Vuxenskolan och Folkets Hus. Under hösten 2018 visades två av fem filmer i en serie filmkvällar. Samarbetet avses att fortsätta och då med olika former av kulturuttryck. Föreningsverksamheten Kommunens föreningar bjöds in till ett stormöte i februari för att i en workshop arbeta fram olika förslag inför GOA veckan i april. Under detta möte togs namnförslaget GOA veckan fram, vilket alla närvarande föreningar sedan röstade fram som sitt gemensamma förslag till kommunen. Samarbete med studieförbunden ABF respektive SV initierades av kultursamordnaren under våren, den förstnämnda för utveckling av deras insatser för unga i kommunen och den sistnämnda med största fokus på vuxenkultur. 13

14 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Under sommaren anordnades sommarlovsaktiviteter för barn och unga i samverkan mellan kommunen och olika föreningar. Under senare delen av hösten efter att verksamhetschefen för kultur och fritid tillträtt samlades åtskilliga föreningar till ett nytt stormöte. Frågorna som skulle diskuteras var ett digitalt bokningsoch bidragssystem (e-serve) och möjligheterna att starta ett föreningsråd. Båda förslagen mottogs positivt av föreningarna och planeringen av ett par utbildningstillfällen startades. Biblioteket Arbetet med gemensam katalog med tillhörande nya gemensamma rutiner inom biblioteksklustret Bibliotek i Väst (sju kommuner) fortgår under För att tillmötesgå nämndens mål att arbeta för en mer jämställd service till invånarna är bibliotekets ambition att under 2018 tillhandahålla programverksamhet som attraherar såväl män som kvinnor samt pojkar och flickor. Statsbidrag från Socialstyrelsen har bidragit till att biblioteket under höstlovet kan erbjuda ett mycket attraktivt program för barn/ungdomar mellan 6-15 år. Även det kontinuerliga arbetet med medieinköp genomförs med en större medvetenhet om att främja detta mål. Samarbetet med förskolor och skolor kommer under hösten fortsätta att utvecklas med bland annat ett samarbete med årkurs fem samt ett nytt upplägg för bokdistribution till förskolor. Under hösten har en diskussion med Lödöse Museum först med anledning av att de ska bygga om sin basutställning. Muséet vill gärna att biblioteksfilialen flyttar in i det rum som för närvarande används för tillfälliga utställningar. Den lokalen är bättre för biblioteksverksamhet ur många synvinklar och planering för flytten har påbörjats. Kulturskolan Musikskolan har under året firat 40-årsjubileum och i samband med det bytt namn till Kulturskolan. Kulturskolan har under året erbjudit, förutom instrumental- och sångundervisning, även kurser i baby-barnrytmik, rytmik för 4 6 åringar, filmskapande, dans, teater och bild- och form. Kulturskolan har även samarbetat med grundskolor och förskolor genom aktiviteter som hela skolan sjunger, olika föreställningar, julallsången, månatlig sång- och rytmikverksamhet på förskolorna samt allsångskonserter med förskolebarn. Kulturskolan har hållit konserter och musikquizz för allmänheten och haft musikläger och konserter tillsammans med Tjörns kulturskola. För närvarande finansieras undervisningen i teater, dans och bild & form med statligt stöd från kulturrådet. Dessa kurser har lockat många barn och ungdomar. Periodvis har det varit över 200 elever som deltagit i dessa kurser samtidigt. Kurserna har till största del bedrivits i Folkets Hus, men har även förlagts till Lödöse, Ryrsjön, Västerlanda, Ström och Hjärtum. 14

15 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Särskolans elever har erbjudits kulturskolverksamhet i Stenungssund genom ett samarbete med Stenungssund, Tjörn och Orusts kulturskolor. Detta projekt finansieras med medel från Kulturmiljonen och går under namnet STOLT. Den totala verksamheten omfattar ca 76 % flickor och 24 % pojkar, med fördelning musik och film ca 58 % flickor och 42 % pojkar. I ämnena dans, teater, bild och form är fördelningen ca 90 % flickor och 10 % pojkar. Anläggningar Investeringsmedel finns avsatta för en renovering av Strömsvallen. Upphandling av projektet har genomförts och en byggledare (konsult) har anlitats. Renoveringsarbetet har bedrivits inomhus i första hand gällande omklädningsrummen under hösten. De var iordningsställda och kunde börja användas i samband med årsskiftet. Fortsatt arbete med övriga lokaler inomhus och byte av fasad och tak sker under våren. I samband med ombyggnationen kommer ett nytt nyttjanderättsavtal skrivas med samtliga klubbar om användning av Stömsvallen. Kommunen har en omfattande underhållsskuld och en handlingsplan för de närmaste åren avseende investeringsbehov har utarbetats under hösten och investeringsmedel beviljats för ett flertal åtgärder. Högstorpsspåret var i vissa delar i så dåligt skick att det var en säkerhetsrisk att springa där. Ett flertal stolpar var så anfrätta av röta att de när som helst kunde falla omkull. Ett flertal lutade redan betänkligt, varvid en akutinsats gjordes där flera stolpar tog ned med påföljd att belysningen inte kunde hållas intakt. Hela spåret kommer fortsatt åtgärdas under våren. Två nya medarbetare har anställts till gruppen och en tidigare medarbetare har återanställts, för att klara den underhållsskuld som har växt i omfattning under de senaste 5-10 åren. Ungdomsteamet De två första ungdomscoacherna började den 20 augusti och gruppledaren 24 september. Huvuduppdraget är att skapa trygghet, skapa trevliga rastaktiviteter tillsammans med eleverna på Fuxernaskolan samt motivera till studier. Med små enkla medel blev det omedelbara positiva reaktioner bland eleverna och personal. Ungdomsteamet möter upp eleverna vid bussen på morgonen och finns i korridorer samt uppehållsrum under skoldagen. Teamet håller uppehållsrummet öppet fram till att sista skolbussen går hem kl 16. Ungdomscoach är även vid bussarna kl 15. Efter en tid kom önskemål från elever att öppna bibliotek för de elever som inte vill vara i uppehållsrummet. Teamet startade med lunchöppet och fick då kontakt med elever som trivs i 15

16 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 mindre konstellationer. Varje vecka träffas delar av elevhälsa och teamet för att göra avstämning av arbetet samt utveckla samarbetet. Det har varit många möten med olika parter för att lära känna Lilla Edets kommun. Teamet har varit med vid föreningsmötet där teamet presenterade sig samt frågade föreningarna om de vill vara med och arrangera så kallade open games där barn/ungdomar får prova på deras aktiviteter. Alla var positiva och kommer att arrangeras under I slutet av året rekryterades den 4 ungdomscoachen som startar januari Basen för teamet blir gamla Fritidsborgen som kommer att bli en mötesplats för åldrarna år. I skrivande stund är arbetsrum klart och daglig verksamhet kommer att lämna över resterande rum i början av februari Eleverna på Fuxernaskolan åk 7-9 har fyllt i U-teamets enkät men analysen är inte klar i detalj. Det är en positiv läsning där ungdomarna uppskattar teametsarbete och vill ha mer vuxna i korridorerna. HÄNDELSER UNDER ÅRET Verksamhetschef kultur och fritid/föreningsutvecklare har tillträtt sin tjänst 1 september. Fyra ungdomscoacher har rekryterats och starta sitt arbete. En extra ungdomscoach har rekryterats som ersättare till den ungdomscoach som går hem på föräldraledighet i mitten av april. Tre medarbetare har rekryterats till anläggningsgruppen varav en enhetschef och två anläggningstekniker. En av dessa återanställdes. Även Kulturskolan har rekryterat en ny lärare. En ny bibliotekschef har rekryterats och börjar sin tjänst under våren och en ny biblioteksassistent har rekryterats efter en pensionsavgång. Större verksamhetshändelser är beskrivna under respektive avsnitt ovan. 16

17 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 PERSONAL Kultur och Fritid 2018 Antal tillsvidareanställda Antal tidsbegränsade anställningar Totalt antal anställda Faktiskt behov av årsarbetare sett till arbetad tid 16 st 3 st 19 st 15 st Andel kvinnor 63,2 % Andel deltidsanställningar 36,8 % Övertidsuttag - redovisat i antal årsarbetare Fyllnadstidsuttag - redovisat i antal årsarbetare Personalomsättning 37,5 % Total sjukfrånvaro baserat på ordinarie arbetstid 4,7 % Total sjukfrånvaro omvandlat till årsarbetare 0,7 st Andel långtidssjukfrånvaro 21,8 % Eftersom personalnyckeltalen inte redovisats för KFN tidigare är det svårt att kommentera då inget nedbrutet jämförelsematerial finns. Fördelningen mellan kvinnor och män inom Kultur och Fritid är jämt fördelad och Kultur och Fritid har för närvarande inte någon långtidssjukskriven medarbetare. En medarbetare var sjukskriven under 9 veckor i våras pga en akutoperation, vilket leder till att nämnden anses ha 21,8% långtidssjukfrånvaro. Att behovet av årsarbetare är lägre än antalet anställda beror på att Kulturskolans lärare nästan alla arbetar deltid, eftersom efterfrågan på just deras instrumentundervisning inte täcker full tid. I övrigt har vi inga deltidsanställda. Övertidsuttaget är ganska blygsamt i faller i huvudsak ut för anläggningsteknikerna i samband med snöfall. 17

18 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 MÅLUPPFYLLELSE Uppföljning av mål för god ekonomisk hushållning Växtkraft, Välbefinnande, Stolthet, Identitet är grundbegreppen i den vision kommunen ska präglas av år För att nå dit finns sex strategiska områden antagna och till dessa finns inriktningsmål och prioriterade mål kopplade. Dessa strategiska områden, inriktningsmål samt prioriterade mål är beslutade av kommunfullmäktige, och nämndens åtagande framgår genom konkretiseringar av de prioriterade målen vilka framgår av nedanstående tabeller. Varje strategiskt område rubriceras nedan och omfattar ett eller flera prioriterade mål. Måluppfyllelse vid årets slut Målet är eller kommer att uppfyllas innan årets slut Målet kommer delvis att vara uppfyllt vid årets slut. Målet kommer inte att vara uppfyllt vid årets slut. Prioriterat mål 1 Inriktningsmål: I Lilla Edets kommun ska alla ha samma makt att forma samhället och sina egna liv. Prioriterat mål: Kommunen ska arbeta för en jämställd service till medborgarna. Mätning/målet uppfyllt: Förbättrad ranking i förhållande till SKL:s samlade rapport (öppna jämförelser) om jämställdhet 2016, den del som avser service till invånarna. Kommentar: Enligt prognos kommer målet inte att uppfyllas senare under året. 1) Kvoten mellan deltagartillfällen i idrott mellan pojkar och flickor (7-20 år). Med dagens manuella rapportering kan vi inte särskilja på kön eller unika deltagare. Måluppfyllelsen kan alltså inte bedömas. Vi avvaktar nytt digitalt rapporteringssystem. 2) Kvoten mellan andelelen kvinnor och män som är aktiva låntagare i kommunala bibliotek. På grund av byte av bibliotekssystem under hösten 2017 är det svårt att visa på en rättvis jämförelse mellan 2017 och 2018 vad gäller aktiva låntagare. Nedan ges siffrorna för 2018 som kan ligga till grund för framtida jämförelser. Aktiva låntagare Antal % Kvinna % Man % Odefinierad % Summa: ) Kvoten mellan pojkar och flickor som deltar i bokklubb. 18

19 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Totalt antal deltagare i bokklubb/bokcirkel under året var: 112 deltagare Pojkar 28 25% Flickor 84 75% Utöver bokklubbarna arrangerar biblioteket lovaktiviteter under skolloven. Som exempel kan nämnas bok-os, Sommarboken och deckarskola. Nedan redovisas statistik för dessa aktiviteter med uppdelning mellan pojkar och flickor för perioden Pojkar % Flickor % 19

20 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Prioriterat mål 2 Inriktningsmål: Kommunen ska solidariskt arbeta i enlighet med målet för den övergripande svenska flyktingpolitiken. Prioriterat mål: Arbeta för att alla som bosätter sig kommunen så snabbt som möjligt integreras och ges lika förutsättningar avseende sysselsättning och boende. Mätning/målet uppfyllt: När nämnderna arbetar i enlighet med kommunens strategi och program för ett mångfaldssamhälle. Kommentar: Enligt prognos kommer målet att uppfyllas senare under året. Strategi för mångfaldssamhälle antogs av KF Program för mångfaldssamhälle antogs av KS och Bildningsförvaltningen har ännu inte informerat nämndens verksamheter om innehållet i strategin och programmet. 1) Rekrytering av föreningsutvecklare. Ny kultur-och fritidschef är rekryterad och tjänsten som även innehåller uppdraget föreningsutvecklare tillsätts i september. I tjänsten finns också uppdraget att arbeta med mångfald och integration. 2) Utforma metod för att mäta föreningarnas arbete med mångfald, jämlikhet och tillgänglighet. Mätmetoden behöver utvecklas i samråd med föreningarna och är en fråga för föreningsrådet kommande år. 3) Andelen barn och unga i kultur- och idrottsföreningarna ska öka. Arbetet med att öka barn och unga i föreningarna måste ske i samråd med föreningarna och kommer att bli en fråga för föreningsrådet under kommande år. Prioriterat mål 3 Inriktningsmål: Äldre och funktionsnedsatta ska kunna leva ett aktivt liv och ha inflytande över sin vardag. Prioriterat mål: Satsningar genomförs på it- och teknikstöd inom äldreomsorgen för att öka möjligheterna för äldre att leva tryggt i hemmet så länge de önskar. Mätning/målet uppfyllt: När satsningar genomförts avseende it- och teknikstöd som ökar tryggheten för äldre i hemmet. Ansvarig nämnd: Omsorgsnämnden Berörd nämnd: Kommunstyrelsen 1) Strävan är att alla kommunens idrotts- och övriga anläggningar skall vara tillgänglighetsanpassade avseende handikapptoaletter och ramper. Flertalet av kommunens anläggningar är tillgänglighetsanpassade. Fortsatt anpassning sker löpande i samband med ombyggnation/renovering. 20

21 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Prioriterat mål 4 Inriktningsmål: Lilla Edet ska vara en attraktiv arbetsgivare. Prioriterat mål: Lilla Edets kommun ska ha en personalpolitik som syftar till att behålla och utveckla sina medarbetare. Mätning/målet uppfyllt: Arbeta med olika insatser för att minska personalomsättningen jämfört med Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen Berörd nämnd: Övriga nämnder 1) Ett tillitsfullt ledarskap skapar trygghet och tillförsikt i organisationen vilket minskar ohälsotalen hos personalen Löpande ledarskapsutveckling (Utvecklande ledarskap, UL) genomförs genom personalavdelningens försorg. Prioriterat mål 5 Inriktningsmål: Alla barn och ungdomar ska, oberoende av ekonomiska och sociala villkor, ha tillgång till en god utbildning samt vara behöriga till gymnasieskolan. Prioriterat mål: Stödja alla elever så att de kan fortsätta sina studier på gymnasienivå. Mätning/målet uppfyllt: Mål 18 Andelen behöriga elever till något nationellt program ska öka jämfört med Mål 21 Andelen elever som fullföljer gymnasieutbildningen i kommunen ska öka jämfört med Ansvarig nämnd: Utbildningsnämnden och individnämnden 1) Andelen behöriga elever till något nationellt program var 72,9 % 1 år Andelen gymnasieelever med examen eller studiebevis inom 4 år var 81,0 % 2 år Kultur- och fritidsnämnden strävar efter att erbjuda meningsfull och utmanande fritid för alla ungdomar i kommunen. Genom att samverka med andra förvaltningar i skapandet av Lilla Edet Fritid (arbetsnamn) kan vi möta ungdomar även under skoltid samt skapa möjligheter till ett utökat utbud av kultur- och andra verksamheter i kommunen i syfte att stödja ungdomarnas lärande. 1 Andelen innefattar även fristående huvudmäns resultat. Andelen elever som gick ur skolan där Lilla Edets kommun var huvudman var 69,6 %. Källa: Kolada. 2 Antal folkbokförda elever i kommunen som började på gymnasium för fyra år sedan som fått examen eller studiebevis inom fyra år, inkl. IM dividerat med antal folkbokförda elever i kommunen som började på gymnasium för fyra år sedan, inkl. IM. Källa: Kolada. 21

22 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Uppdrag till kultur- och fritidsnämnden från MOR 2018 Kartlägga kommunens evenemang gentemot kommuninvånarna i syfte att sammanföra dessa till en årlig kommundag Uppdraget genomförs i samråd med miljö- och byggnämnden och kommunstyrelsen Kultur och fritid har tillsammans med miljö-och byggnämnden och kommunstyrelsen kartlagt ett flertal evenemang. Följande evenemang i kommunal regi eller med kommunal medverkan finns för närvarande: Valborgsfirande Kulturveckan Miljö- och familjedag den 6 juni Arrangeras av Företagarcentrum (men kommunen deltar): Äggjakt i Lilla Edet Edetmässan (vartannat år) Höstmarknaden Julmarknad Priser som delas ut: Miljöpriset (på miljö och familjedagen) Kulturpris Kulturstipendium (på julmarknaden) Ungdomspriset Årets förebild Möjligheten att sammanföra alla dessa evenemang till en årlig kommundag bedöms vara olämpligt av flera skäl; flertalet evenemang är årstidsbundna och riktar sig dessutom till helt olika målgrupper arbetsinsatsen för en tänkt projektledare (baserat erfarenheter från Ale kommuns mat och kulturfestival) är ca tre månader på 100% och kostnaden ligger på ca 250 tkr för ett större sammanslaget evenemang (bara miljö och familjedagen krävde ca 450 arbetstimmar och kostade runt 75 tkr) kultur och fritid har vare sig personella eller pekuniära resurser att genomföra ett större evenemang Vill man trots detta genomföra en gemensam kommundag bör ansvaret för uppdraget, som är en förvaltningsövergripande uppgift, ligga centralt och ha avsatt medel för såväl projektledare som driftkostnad i budget. Priserna kan delas ut samlat vid ett tillfälle, men lämpligen i samband med miljö- och familjedagen alternativ på julmarknaden som idag, eftersom det krävs en nominerings- och urvalsprocess innan. 22

23 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Nämndens egna mål Följande mål har beslutats av Kultur- och fritidsnämnden, utöver de prioriterade målen från kommunfullmäktige. Egna mål Inriktningsmål: Samverka över gränserna. Prioriterat mål: Fokusera på ett övergripande barn- och ungdomsperspektiv för att förebygga utanförskap och ohälsa. Mätning/målet uppfyllt: När samverkan och helhetssyn utvidgats inom ordinarie verksamheter och projektarbete Ansvarig nämnd: Kultur och Fritidsnämnden 1) Utveckla arbetsformer genom samverkan och samarbete mellan Utbildningsnämnden, Individnämnden samt Kultur- och fritidsnämnden. Ett gemensamt arbete har startats mellan förvaltningar med den verksamhet som går under namnet Fritid Lilla Edet. 2) Ett framgångsrikt arbete med det förebyggande arbetet för att motverka utanförskap och ohälsa förutsätter vuxnas närvaro inte bara vid tid då barn och unga befinner sig i skolan utan även under deras fritid. Förberedelser för att starta aktiviteter på en mötesplats (gamla Fritidsborgen) efter skoltid har gjorts under hösten. Planerad start av verksamhet är under sportlovet ) Utforma och genomföra minst ett utvecklingsprojekt i samverkan med Utbildningsnämnden, Individnämnden och Kultur- och fritidsnämnden. Ett gemensamt arbete har startats mellan förvaltningar med den verksamhet som går under namnet Fritid Lilla Edet. 4) Identifiera riskfaktorer och arbeta för att motverka barn och ungas utanförskap. Kartläggning av riskfaktorer har genomförts och en arbetsplan har utarbetats inom ramen för det förvaltningsövergripande arbetet med ungdomsutvecklingsgruppen där representanter för kultur- och fritid, skola, socialtjänsten och ungdomsmottagen är delaktiga. Övrigt prioriterat arbete Under året ska även följande arbete/aktiviteter prioriteras: Utveckla vår kulturarena Kulturhuset Eden Biblioteket, kulturskolan och den allmänna kulturverksamheten samverkar i många olika projekt och aktiviteter i Kulturhuset Eden. Genom löpande samverkansmöten försöker verksamheterna samordna programverksamheten och på så vis öka och anpassa utbudet efter efterfrågan. Under hösten har två programserier genomförts, dels Kulturtisdagar, dels Värdefulla möten som är en följd av ett gemensamt programarbete. 23

24 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Fortsätt utveckling av Musikskola till att bli en Kulturskola Det officiella namnbytet skedde den 24 november i samband med 40-årsjubileet. På grund av nya ekonomiska villkor från staten med indragna bidrag till kulturskolorna, kan det bli svårt att framöver fortsätta bedriva verksamheterna dans, bild och form, teater mm som krävs för att skolan ska få kallas Kulturskola. Arbeta vidare för att i samverkan med andra aktörer öka fritidsutbudet för unga, genom fler arrangerade aktiviteter och/eller utveckling av befintliga eller nya mötesplatser för unga Samarbete mellan kommunen, föreningslivet, SV och Folkets Hus har skett i olika sammanhang bl. a. UKM-festivalen. I samband med starten av Fritid Lilla Edet har uppehållsrummet och biblioteket blivit mötesplatser för ungdomarna i skolan och planering pågår för att starta upp öppen fritidsverksamhet på vardagskvällarna i mötesplatsen Fritidsborgen. Utveckla ungas aktiva deltagande i kulturlivet (NY) En förutsättning för att kunna erbjuda relevanta och attraktiva aktiviteter för att öka deltagandet, är en kommunikation med ungdomarna som byggs upp genom olika kanaler. Fr o m våren 2018 finns Ung i Lilla Edet på både Facebook och Instagram. Alla unga i kommunen i åldern år (den grupp som är svårast att nå då de är gymnasieungdomar) har fått ett nyhetsbrev hemskickat med posten. Fritid Lilla Edet har haft löpande dialog med ungdomarna om deras önskemål om kulturaktiviteter och under höstlovet erbjöds en mängd olika aktiviteter på olika platser i kommunen i samarbete mellan kulturenheten, Fritid Lilla Edet, biblioteket, kulturskolan och föreningslivet. Utreda skådeplatsen Ljudaborg, för att tydliggöra ansvarsroller, öka nyttjandegraden av skådeplatsen m.m. Ljudaborg är i dåligt skicka, det saknas ombytesmöjligheter i anslutning till scenen och läktarna hyrs fortfarande av Edethus. En diskussion har förts med kulturföreningen om att skriva ett nyttjanderättsavtal för att säkerställa att löpande underhåll görs på anläggningen, men det förutsätter att kommunen äger läktarna. Föreningen behöver dessutom en lokal i anslutning för förvaring av kulisser, rekvisita och kostymer, varför kontakt med Edethus har tagits kring en lokal i gamla Elfhems gymnasiebyggnad. Arbetet med att tydliggöra ansvarsförhållanden mm pågår. Arbeta vidare för en konstruktiv samverkan mellan folkbibliotek och skolbibliotek Skolbiblioteken har nu bemannats och Folkbibliotekets samarbete med förskolor och skolor kommer under hösten fortsätta att utvecklas med bland annat ett samarbete med årkurs 5 samt ett nytt upplägg för bokdistribution till förskolor. Dock bör ett motsvarande uppdrag från UBN skrivas gällande skolornas samarbete med folkbiblioteket i deras verksamhetsplan. Under 2018 utreda möjligheten att anlägga en kommunal badplats vid Ryrsjön Frågan är utredd ur ekonomisk synvinkel, men det finns flera frågetecken avseende ansvar, underhåll och skötsel samt tillgång till toaletter. Frågan måste därför utredas ytterligare. 24

25 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 EKONOMISK ANALYS Nämndens ekonomiska utrymme Tabellen nedan visar det budgeterade utrymme som nämnden haft att förhålla sig till under året. Beslutsdatum i KF Beslutet avser Beslutat belopp Extra ram Nämndens totala utrymme MoR-beslut tkr 300 tkr tkr Tabellen nedan visar verksamhetsramen indelad i Kultur- och fritidsnämndens olika verksamheter. Verksamhet Verksamhetsram 2018 Kultur- & fritidsnämnden Nämnd- & styrelseverksamhet 277 Verksamhetsgem. åtaganden Kultur Museiverksamhet Allmän kulturverksamhet 765 Vuxenkultur 65 Barnkultur 163 Stöd till studieorganisationer Bibliotek Musikskola/Kulturskola Föreningsutveckling Stöd till fritidsverksamhet Föreningsutveckling 36 Idrotts- & fritidsanläggningar Fritidsgårdar Totalt

26 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Utfall 2018 Tabellen nedan visar utfallet för helår i jämförelse med motsvarande period förra året. Resultat Periodens resultat Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018 Avvikelse Kultur- & fritidsnämnden Intäkter Lokalkostnader Personalkostnader Övriga kostnader Kultur Intäkter Lokalkostnader Personalkostnader Övriga kostnader Bibliotek Intäkter Lokalkostnader Personalkostnader Övriga kostnader Musikskola/Kulturskola Intäkter Lokalkostnader Personalkostnader Övriga kostnader Idrotts- & fritidsanläggningar Intäkter Lokalkostnader Personalkostnader Övriga kostnader Fritid (2017) Totalt

27 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Resultat Kultur och Fritidsnämnden redovisar för 2018 ett överskott på 7 tkr gentemot budget. Under året har intäkterna ökat med tkr (53,8 %) jämfört med Intäktsökningen beror på ökade driftbidrag under året för kultur, bibliotek och kulturskola. Kostnaderna under året har ökat med tkr (5,8 %). Personalkostnaderna ha ökat marginellt i enlighet med avtalsenliga löneökningar. Lokalkostnaderna ligger kvar på ungefär samma nivå som föregående år med justering för index. Övriga kostnader har ökat med 855 tkr (9,6 %) jämfört med föregående år vilket dels beror på ökade bidrag till föreningar samt kostnader för aktiviteter som täcks av de utökade driftbidragen. Underskotten i verksamheterna kultur- och fritidsnämnd, kultur och bibliotek uppvägdes av minskade kostnader inom anläggning till följd av personalbrist. Kultur och Fritidsnämnden Nämnd och styrelseverksamhet redovisar ett överskott för året på 27 tkr vilket förklaras av lägre arvoden än budgeterat. Verksamhetens gemensamma åtagande redovisar ett underskott på 293 tkr vilket främst beror på högre personalkostnader under året än budgeterat. Allmän kultur Allmän kultur redovisar ett mindre underskott vilket kan härledas till ökade övriga verksamhetskostnader samt en mindre ökning av föreningsbidrag. Bibliotek Biblioteket redovisar ett underskott på 116 tkr vilket främst beror på ett överskridande av budget för inköp av böcker och media samt en mindre ökning av övriga verksamhetskostnader. Musik- och Kulturskola Musik- och Kulturskolan redovisar ett utfall i nivå med budget för Ökade personal- och verksamhetskostnader täcks av ökade intäkter i form av bidrag. Verksamheten finansieras dels av kommunbidrag, dels av bidrag från Statens Kulturråd. Idrotts- och fritidsanläggningar Idrott- och fritidsanläggningar redovisar ett överskott på 437 tkr för året. Detta beror framför allt på minskade personalkostnader under året till följd av vakanser. 27

28 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Investeringar Nämndens brutto- och nettoinvesteringar i fastigheter, anläggningar och inventarier uppgår för perioden till tkr. Investeringskostnaderna för Strömvallen har inte uppgått till ram pga att arbetet kom igång sent på året och slutförs först under våren Kostnaderna för Högstorpsspåret hänför sig till en akut insats pga av att det uppdagades säkerhetsproblem med stolparna på spåret. Arbetet med Högstorpsspåret fortsätter även det under våren Investeringar 2018 Utfall Prognos Budget Avvikelse Strömsvallen Klubbstuga ombyggnation Upprustning Högstorpsspåret Totalt

29 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritidsnämnden Årsrapport 2018 Utfall Tabellen nedan visar nettokostnadsutvecklingen för Kultur och Fritidsnämnden för åren Utfallen genom åren har hållit sig inom ramarna med ett positivt resultat de senaste fyra åren. 29

30 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr KFN 2019/31 Internkontrollplan 2019 Dnr KFN 2019/31 Sammanfattning Internkontrollplan för 2019 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Internkontrollplan för 2019 Ekonomiska överväganden och följder av beslut Inga ekonomiska följder. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner internkontrollplanen för Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef Beslut expedieras till Eva Sorvari Leif Gardtman 30

31 Kultur och fritidsnämnden KFN 2019/31 Internkontrollplan för kultur- och fritidsnämnden för 2019 Nämnderna har enligt internkontrollreglementet en skyldighet att upprätthålla ett system för tillsynen av den interna kontrollen, vilket ligger i linje med kommunallagens bestämmelse om nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Ett lämpligt sätt är att varje nämnd upprättar en internkontrollplan som anger hur tillsynen skall bedrivas. Dessutom skall nämnderna utveckla rutiner för rapportering. En internkontrollplan bör svara på följande frågor: Vad skall kontrolleras När ska kontrollen utföras Hur skall kontrollen utföras Vem skall utföra kontrollen Hur skall rapporteringen genomföras Rutin Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering till Riskbedömning Utbetalningar av bidrag Att inga dubbelutbetalningar sker Nämndekonom 2 gånger/år Granskning av utbetalningar Kultur och fritidschef Måttlig Utbetalningarna konteras rätt Kontroll av närvarokort hos förening som ansöker om verksamhetsbidrag Kontroll att kostnaderna hamnar på rätt verksamhet Att inskickade uppgifter är korrekta Betalningsansvarig (kultursamordnare, fritidsassistent och biblioteksassistent) 2 gånger/år Granskning av redovisningen Assistent 1 gång/år Granskning av närvarokorten Kultur och fritidschef Kultur och fritidschefen Måttlig Måttlig

32 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr KFN 2019/32 Redovisning av uppdrag från MOR 2018 Dnr KFN 2019/32 Sammanfattning Redovisning av uppdrag till Kultur- och fritidsnämnden från MOR 2018 Ärendet Kartlägga kommunens evenemang gentemot kommuninvånarna i syfte att sammanföra dessa till en årlig kommundag. Uppdraget genomförs i samråd med miljö- och byggnämnden och kommunstyrelsen Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Redovisning av uppdraget Ekonomiska överväganden och följder av beslut I nuläget inga ekonomiska konsekvenser Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden godkänner redovisningen av uppdraget från MOR Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef eva.lejdbrandt2@lillaedet.se Beslut expedieras till Eva Sorvari Leif Gardtman Beslutet skickas för kännedom till Anna Stenlöf 32

33 Redovisning av uppdrag från MOR 2018 Uppdrag Kartlägga kommunens evenemang gentemot kommuninvånarna i syfte att sammanföra dessa till en årlig kommundag. Uppdraget genomförs i samråd med miljö- och byggnämnden och kommunstyrelsen Kartläggning Kultur och fritid har tillsammans med miljö-och byggnämnden och kommunstyrelsen kartlagt ett flertal evenemang. Följande evenemang i kommunal regi eller med kommunal medverkan finns för närvarande: Valborgsfirande Kulturveckan Miljö- och familjedag den 6 juni Arrangeras av Företagarcentrum (men kommunen deltar): Äggjakt i Lilla Edet Edetmässan (vartannat år) Höstmarknaden Julmarknad Prisutdelningar Miljöpriset (på miljö och familjedagen) Kulturpris Kulturstipendium (på julmarknaden) Ungdomspriset Årets förebild Bedömning Möjligheten att sammanföra alla dessa evenemang till en årlig kommundag bedöms vara olämpligt av flera skäl; flertalet evenemang är årstidsbundna och riktar sig dessutom till helt olika målgrupper arbetsinsatsen för en tänkt projektledare (baserat erfarenheter från Ale kommuns mat- och kulturfestival som är ett kommungemensamt evenemang) är ca tre månader på 100% och kostnaden ligger på ca 250 tkr för ett större sammanslaget evenemang (bara miljö och familjedagen krävde ca 450 arbetstimmar och kostade runt 75 tkr inkl bidrag) kultur och fritid har vare sig personella eller pekuniära resurser att genomföra ett större evenemang 33

34 Vill man trots detta genomföra en gemensam kommundag bör ansvaret för uppdraget, som är en förvaltningsövergripande uppgift, ligga centralt och ha avsatta medel för såväl projektledare som driftkostnad i budget. Priserna kan delas ut samlat vid ett tillfälle, men lämpligen i samband med miljö- och familjedagen alternativ på julmarknaden som idag, eftersom det krävs en nominerings- och urvalsprocess innan. 34

35 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr KFN 2019/7 Delegationsordning Kultur- och fritidsnämnden 2019 Dnr KFN 2019/7 Sammanfattning Reviderad och uppdaterad delegationsordning enligt 2017 års kommunallag (2017:725) som trädde i kraft 1 januari Delegationsordningen är anpassad efter kommunens mall och nedbruten ur kommunstyrelsens delegationsordning i relevant omfattning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Delegationsförteckning antagen Delegationsordning 2019 Ekonomiska överväganden och följder av beslut Ingen ekonomisk påverkan Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar anta delegationsordningen för kultur och fritidsnämnden Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef eva.lejdbrandt2@lillaedet.se Beslut expedieras till Kommunledningsförvaltningen Bildningsförvaltningen 35

36 Dnr 1 Antagen av Kultur- och fritidsnämnden Delegeringsförteckning Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde 36

37 2 Delegeringsföreskrifter Enligt kommunallagen får styrelsen anta sin egen delegeringsförteckning. Delegering får ske till utskott, en ledamot, ersättare eller till en anställd i kommunen, att på nämndens vägnar besluta i ett visst ärende eller viss grupp av ärenden. Som en förutsättning för utövande av delegerad beslutanderätt gäller fastställda mål, riktlinjer och ekonomiska ramar samt övriga beslut om verksamhetens inriktning, omfattning och kvalitet. Den som beslutar i ärende enligt delegeringsförteckningen ansvarar i förekommande fall för samverkan med de fackliga organisationerna. Delegeringens innebörd Genom delegering flyttas beslutanderätten över från nämnden till delegaten. Delegaten träder helt i nämndens ställe. Beslut som fattas med stöd av delegation kan inte ändras av nämnden. Nämnden kan däremot när som helst återkalla delegeringen. Delegeringsbeslutet skall vara av rutinkaraktär. Finner delegaten att ett ärende inom delegeringsuppdraget är av större vikt eller av principiell betydelse, kan ärendet hänskjutas till nämnden för avgörande. Följande ärenden får enligt 6 kapitlet 32 kommunallagen inte delegeras: - Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet - Framställningar eller yttranden till fullmäktige, liksom yttranden med anledning av att beslut i nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats - Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt - Vissa ärenden som anges i särskild föreskrift Vidaredelegering Kultur- och fritidschef får vidaredelegera ärenden till underställd anställd. Nämnden godkänner att vidaredelegering sker och skall ha vetskap om vem som har fått beslutanderätten. Ersättare för delegat Vid förfall för delegat övertas delegatens beslutanderätt: I första hand av eventuell ersättare i delegeringsförteckningen, i andra hand av den som förordnats som vikarie på delegatens tjänst, i tredje hand av den som enligt befattningsbeskrivning eller fastställd organisation har förordnats, i fjärde hand av delegatens närmaste chef. Ärenden delegerade till ordföranden handläggs vid förhinder för denne av vice ordföranden. Ersättare bör inte besluta i viktigare ärenden om beslutet utan större nackdel kan vänta till delegatens återkomst. 37

38 3 Jäv Delegat får inte besluta i ärenden där delegaten är jävig. Anvisningar för anmälan av delegeringsbeslut Delegeringsbeslut skall vara skriftliga. Beslut med stöd av delegering skall anmälas till nämnden vid nästkommande sammanträde. Redovisningen skall vara skriftlig och ordnas på lämpligt sätt. Vidaredelegerade beslut anmäls senast påföljande månad till Kultur- och fritidschef som i sin tur anmäler dem till styrelsen. Förteckning över fattade delegeringsbeslut bör innehålla följande: - Beslutsfattare - Beslutsdatum - Hänvisning till vilken punkt i delegeringsförteckningen man stödjer sig på - Beslutets innehåll i korthet (vem/vad det berör). 38

39 4 Delegeringsförteckning för Kultur- och fritidsnämnden Arbetsgivarärenden Ärendetyp Delegat Kommentar/villkor Anställning inom kultur- och fritidsavdelningen Anställning upp till 6 månader är verkställighet (med undantag för kultur- och fritidschef) 1. Anställningar förutom kultur- och Kultur- och fritidschef och fritidschef 2. Lönesättning inom avdelningen Kultur- och fritidschef förutom kultur- och fritidschef 3. Beslut om vardagsrationaliseringar, Kultur- och fritidschef Avser även kortare vikariatsomfördelning av arbetsuppgifter och förordnanden (t ex semester) för resurser mellan avdelningarna kultur- och fritidschef 4. Disciplinära åtgärder Kultur- och fritidschef Efter samråd med personalchefen 5. Uppsägning eller avsked av personal Kultur- och fritidschef Efter samråd med personalchefen inom kultur- och fritidsavdelningen Arbetsrättlig förhandling innan uppsägning enligt LAS 29 genomförs av personalchefen 6. Tjänstledighet som inte är lag- eller Kultur- och fritidschef avtalsreglerad 39

40 5 Upphandling av varor och tjänster Ärendetyp Kommentar/villkor* Upphandling av varor och tjänster inom förvaltningen Delegat I enlighet med budget och riktlinjer fastställda av fullmäktige 7. Gällande avtal för fler än en avdelning: Förvaltningschef - beslut om att inleda och teckna avtal vid annonserad upphandling av varor och tjänster - beslutet omfattar belopp över Gällande avtal för en avdelning - beslut om att inleda och teckna avtal vid annonserad Avd. chef upphandling av varor och tjänster inom budget- - beslutet omfattar belopp över kronor ram 9. Gällande direktupphandlingar: - beslut om att inleda och teckna avtal vid direktupphandling Avd. chef * för belopp över kronor inom budgetram *Direktupphandling över 100 tkr har dokumentationsplikt enligt lag (LOU 15 kap 18 ) 10. Beslut om att tilldela och avbryta upphandling vid annonserat Förvaltningschef förfarande 11. Beslut om att delta med annan juridisk person vid upphandling Ekon.chef 12. Ingå förvaltningsövergripande ramavtal för Lilla Edets kommun Ekon.chef Ekonomiärenden Ärendetyp Delegat Kommentar/villkor 13. Utseende av beslutsattestanter och Kultur- och fritidschef rekvirenter 10. Beviljande och utbetalande av Kultur- och fritidschef Enligt gällande - bidrag till föreningar och bidragsbestämmelser organisationer 11. Avyttring av lös överbliven egendom Kultur- och fritidschef - upp till ett basbelopp 40

41 6 Bibliotekets öppettider 12. Beslut om tillfällig förändring Kultur- och fritidschefen av bibliotekens öppettider inkl upp till en dags stängning 13. Beslut om förändrade öppettider Nämndens ordförande av biblioteken upp till fem dagars stängning 41

42 7 Upplåtelse av lokaler 14. Upplåtelse av Kultur- och fritidschef lokaler till kommunen samt utomstående föreningar m m 15. Teckna avtal för; - Speciell uthyrning eller Kultur- och fritidschef utarrendering av kiosker, serveringar - Anläggningar och lokaler Kultur- och fritidschef Övriga ärenden 16. Beslut om ledamots/ersättares del- Nämndens ordförande tagande i konferenser, studiebesök, uppvaktningar mm 17. Beslut om att vägra lämna ut Nämndens ordförande handling Kultur- och fritidschef var för sig 18. Prövning och beslut om avvisning Nämndens ordförande av för sent inkomna besvär Kultur- och fritidschef var för sig 19. Beslut i ärenden som är så brådskande Nämndens ordförande att nämndens avgörande inte kan avvaktas 42

43 8 Förteckning över ärenden och ärendegrupper som är att anse som ren verkställighet Verkställighet karaktäriseras av bl a att beslutsalternativen saknas p g a lagar, avtal eller andra bindande regler formellt beslut finns i t ex budget eller andra måldokument det rör sig om beslut i samband med den dagliga löpande arbetsledningen åtgärder som i huvudsak bara berör den interna verksamheten att det inte kan överklagas För att underlätta och effektivisera verksamheten är det viktigt att det finns mål och riktlinjer och att det samtidigt finns rutiner för uppföljning och kontroll. 43

44 9 Exempel Verkställighetsärenden Ekonomiska/administrativa/juridiska ärenden Avrop från tecknade ram- eller inköpsavtal Debitering enligt fastställd taxa Indrivning av fordran och utfärdande av fullmakt i sådana ärenden Bokföringsmässig avskrivning av fordran Representation - om riktlinjer finns upprättade Attestering och utbetalning av fakturor Söka och bevaka stadsbidrag Avskrivning av fordran upp till kronor Personaladministrativa ärenden Förhandlingar enligt lagen om medbestämmanderätt Tim- och korttidsanställning upp till 6 månader (med undantag av kommunchef och avdelningschefer) inom anvisade medel och enligt gällande lönenormer Tjänstledighet enligt lagar och avtal Befattningsbeskrivningar Arbetsrutiner, arbetsmottagning/telefontider Utbildning enligt fastställd plan Anställdas studiebesök, kurser och konferenser Mottagning och uppvaktning av sedvanlig karaktär Beviljande av semester och annan ledighet enligt avtal Rehabilitering Medgivande av förkortad uppsägningstid Tjänstgöringsintyg och betyg Kungörelse av vakans på inrättad befattning Godkännande av uppsägning Löneförmåner vid tillfällig facklig ledighet Beslut om fortbildning inom anvisade anslag Bidrag till fritidsstudier, om det antagits regler i kommunen Godkänna pensionsberäkningar enligt kollektivavtal 44

45 Delegationsordning för Kultur- och fritidsnämnden Lilla Edets kommun Antagen av: Kultur- och fritidsnämnden Datum: Dnr: KFN 2019/7 Gäller fr. o. m

46 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritid Delegationsordning Innehållsförteckning 1. Allmänt om delegering Delegationens innebörd Verkställighet Vidaredelegering Beslut i brådskande ärenden Beslut i personalfrågor Beslut inom ramen för den kommunala avtalssamverkan Jäv Anmälan om delegeringsbeslut Rutiner för anmälan av delegationsbeslut till nämnden Delegerade beslutsärenden Ekonomi/juridik Personal Övrigt Verkställighetsärenden exempel Ekonomiska/administrativa/juridiska ärenden Personaladministrativa ärenden...10 Sid 2(9) 46

47 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritid Delegationsordning 1. Allmänt om delegering 1.1. Delegationens innebörd Kommunfullmäktige är högsta beslutande församling i en kommun. Kommunfullmäktige får, enligt 3 kap 10 kommunallagen (2017:725), uppdra åt en nämnd att i kommunfullmäktiges ställe besluta i ett visst ärende eller i en viss grupp av ärenden. Ärenden som anges i 3 kap 9 första stycket kommunallagen eller som enligt lag ska avgöras i kommunfullmäktige får inte delegeras till nämnderna. En nämnd får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta å nämndens vägnar i ett visst ärende eller grupp av ärenden, dock inte i sådana ärenden som avses i 6 kap 38 kommunallagen. Det går inte att delegera beslutanderätten till ett presidium, om inte presidiet samtidigt är utsett att vara ett utskott. Beslutsrätten får inte delegeras i följande ärenden: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt 4. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, eller 5. ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras Med delegering avses att t. ex. en nämnd överför självständig beslutanderätt d.v.s. ger någon i uppdrag att fatta beslut på nämndens vägnar i vissa ärenden. Besluten gäller på samma sätt som om nämnden själv fattat dem. Beslut som inte tillkommit i behörig ordning kan i vissa fall leda till att kommunen blir civilrättsligt bunden av besluten, om motparten är i god tro och det inte rör sig om så grova behörighetsöverskridanden att man kan tala om nullitet. När det i lag eller annan författning står angivet vem som fattar beslutet, så är det inte ett delgerat beslut. Om ett beslut är delegerat till en viss tjänsteman äger överordnad chef inte rätt att besluta i vederbörande persons ställe. När ett beslut är delegerat till en specifik chef, är det alltid denne som ansvarar för den verksamhet som beslutet berör, som ska fatta beslutet. En delegat har alltid rätt att avstå från att fatta beslut och därmed överlämnar till nämnden att göra det. Beslut som fattats med stöd av delegering ska anmälas till nämnden i den ordning som nämnden bestämmer. 1.2 Verkställighet I den kommunala förvaltningen vidtas en mängd åtgärder som inte kan anses som beslut i lagens mening utan är rent förberedande eller verkställande åtgärder. Sådan verksamhet sköts av tjänstemännen i kommunen. Rätten för tjänstemännen att vidta åtgärder grundas inte på delegering. Sid 3(9) 47

48 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritid Delegationsordning Nämndbeslut kan överklagas, medan förberedande eller verkställande åtgärder inte kan överklagas. 1.3 Vidaredelegering 7 kap 5-7 kommunallagen reglerar möjlighet till vidaredelegering. Nämnden kan genom beslut ge förvaltningschefen rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd. Förvaltningschefen får endast använda sin möjlighet till vidaredelegering på ett sådant sätt att nämnden hela tiden vet vem som har rätt att fatta beslut. Vidaredelegerad beslutanderätt kan alltid återkalls av såväl nämnden som förvaltningschefen. Dessa kan även föregripa ett beslut genom att ingripa i ärendet och överta beslutanderätten. En nämnd eller en förvaltningschef kan däremot aldrig upphäva ett beslut som är fattat med stöd av delegation. 1.4 Beslut i brådskande ärenden En nämnd får enligt 6 kap 39 kommunallagen uppdra åt ordföranden eller annan ledamot som nämnden har utsett att besluta i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan inväntas. Det rör sig om ärenden som absolut måste avgöras. Beslut som fattas på grund av brådska måste anmälas på nästkommande nämndmöte. 1.5 Beslut i personalfrågor I Lilla Edets kommun är kommunstyrelsen anställningsmyndighet. Kommunstyrelsen anställer cheferna i kommunledningen. Övriga medarbetare anställs av förvaltningscheferna med vidaredelegering till verksamhets-, avdelnings- och enhetschefer inom resp förvaltning. 1.6 Beslut inom ramen för den kommunala avtalssamverkan Fr. o. m. 1 juli 2018 är det enligt 9 kap 37 KL, möjligt att samverkan med andra kommuner genom att ingå avtal om att nämnden uppgifter helt eller delvis utförs av annan kommun utan att lokaliseringsprincipen hindrar det. Om avtalets innehåll är av principiell karaktär eller av större vikt bör nämnden överlämna frågan åt kommunfullmäktige enl 5 kap 1 KL. I samband med ett avtal med annan kommun kan nämnden delegera till anställd i annan kommun att besluta i sitt ställe, s k extern delegation. Det inte möjligt att delegera till förtroendevalda i annan kommun eller till anställda i kommunala bolag. 1.7 Jäv Delegat får inte besluta i ärenden där delegaten är jävig. 1.8 Anmälan om delegeringsbeslut Samtliga beslut som fattas med stöd av delegation ska enligt 6 kap 40 kommunallagen, anmälas till nämnden i den ordning nämnden bestämmer (se nedan avsnitt Rutiner för anmälans av delegationsbeslut till nämnden ). Observera att nämnden inte ska godkänna delegationsbesluten. Delegatens beslut gäller såvida det inte blir ändrat vid ett överklagande. Anmälan till nämnden syftar istället på att fastställa tidpunkten då besvärstiden börjar löpa när det gäller överklagande enligt kommunallagen. Sid 4(9) 48

49 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritid Delegationsordning 2. Rutiner för anmälan av delegationsbeslut till nämnden Delegationsbeslut förtecknas och anmäls månadsvis till kultur- och fritidsnämnden. Anmälningsförfarandet är viktigt ur registrerings-, informations- och kontrollsyfte samt för beräkning av besvärstiden i de fall besluten kan överklagas. Kultur- och fritidschefen har rätt att vidaredelegera egen delegation. Om rätten utnyttjas ska detta anmälas till kultur- och fritidsnämnden. Beslut kan i vissa fall överklagas. Då gäller besvärstid tre veckor från den dag då part får del av beslut. I förvaltningslagen behandlas myndighetens skyldighet att lämna beslutsmeddelande och besvärshänvisning. Delegerad beslutanderätt gäller endast inom ramen för beviljade anslag samt enligt gällande författningar och enligt kultur- och fritidsnämndens riktlinjer. Ett delegationsärende kan föras upp till beslut i kultur- och fritidsnämnden om delegaten finner att ärendet är av principiell betydelse och av den anledningen inte vill fatta beslut. Delegationsrätten kan när som helst återkallas av nämnden. Den som fattar beslut med stöd av denna delegationsordning förutsätts följa gällande samverkansavtal beträffande lokala samverkansgrupper och arbetsplatsträffar mm och informera respektive förhandla enligt Lagen om medbestämmande i arbetslivet och företräda arbetsgivaren enligt Arbetsmiljölagen. Ärenden delegerade till nämndens ordförande handläggs av nämndens vice ordförande då ordinarie delegat har förhinder. Sid 5(9) 49

50 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritid Delegationsordning 3. Delegerade beslutsärenden 3.1.Ekonomi/juridik Nr Ärendetyp Delegat Kommentar Tillfälliga förändringar av taxor inom kultur och fritidsområdet under kortare tidsperioder och/eller i särskilda fall Kultur- och fritidschef Varaktiga taxor beslutas av kommunfullmäktige Upphandla och teckna avtal upp till EU-gränsvärden Kultur och fritidschef I enlighet med LOU. Efter samråd med upphandlingsavdelningen. Inom ramen för beslutad budget eller investeringsplan Direktupphandlingar Kultur- och fritidschef Direktupphandling över 100 tkr har dokumentationsplikt enligt lag 19 kap. 30 LOU Beslut om att tilldela och avbryta upphandlingar vid annonserad upphandling Kultur- och fritidschef Inköp av konst och offentlig utsmyckning Bevilja och utbetala bidrag till föreningar och organisationer Kultur och fritidschef Kultur- och fritidschef I samråd med Samhällsbyggnadsförvaltningen. I enlighet med beslutade bidragsregler. Särskilda bidrag får utbetalas upp till kr Avtala om kulturaktiviteter Kulturstrateg I enlighet med beslutade bidragsregler Utbetala bidrag till studieförbund och bygdegårdar Utse inköps- och kontoansvariga samt attestanter Teckna hyreskontrakt vid förhyrning av lokal Uppsägning av avtal och kontrakt Teckna nyttjanderättsavtal med organisationer och föreningar Tillfälliga förändringar av öppettider under kortare perioder och/eller i särskilda fall Biblioteksassistent Kultur- och fritidschef Kultur och fritidschef Kultur och fritidschef Kultur- och fritidschef Kultur och fritidschef I enlighet med beslutade bidragsregler och fastställda belopp. Hyreskostnaden ryms inom befintlig budget Som längst 5 dagar Sid 6(9) 50

51 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritid Delegationsordning Utarrendering av kommunal verksamhet inom kultur och fritidsområdet Upprätta avtal med organisation/förening om skötsel av kommunal anläggning Upprätta markägaravtal för kultur- och fritids friluftsverksamhet Upprätta avtal angående upplåtelse av reklamplats inom anläggningar som ägs/disponeras av kultur- och fritidsnämnden Rutinmässiga yttranden till statliga och kommunala myndigheter, svar på rutinmässiga framställningar från enskilda Prövning och beslut om sekretess och utlämning av allmän handling Prövning och beslut om för sent inkomna besvär Beslut om att överklaga m.m. till överinstans själv eller genom utfärdande av fullmakt föra kommunens talan inför domstolar och myndigheter Beslut avseende ärenden i arkivfrågor rörande dokumenthanteringsplan Undertecknande av personuppgiftsbiträdesavtal Kultur- och fritidschef Kultur- och fritidschef Kultur- och fritidschef Kultur och fritidschef Kultur och fritidschef Kultur och fritidschef. Kultur och fritidschef Kultur och fritidschef Kultur- och fritidschef Kultur- och fritidschef Omfattar inte yttranden av principiell eller större betydelse, inte heller framställningar till fullmäktige och yttranden med anledning av att beslut överklagas. Beslut att inte lämna ut en handling/ uppgift ska lämnas skriftligt, motiverat och åtföljt av en besvärshänvisning. 3.2.Personal Nr Ärendetyp Delegat Kommentar Alla arbetsgivarfrågor som rör kultur och fritidschefen personligen Förvaltningschef Sid 7(9) 51

52 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritid Delegationsordning Disciplinära åtgärder Förvaltningschef Efter samråd m personalchefen Uppsägningar eller avsked av personal inom verksamheten Tjänstledighet som inte är lageller avtalsreglerad Personalchefen Kultur- och fritidschef 3.3 Övrigt Nr Ärendetyp Delegat Kommentar Beslut om ledamots/ersättares deltagande i konferenser, kurser, studiebesök, uppvaktningar m.m. Nämndens ordförande Besluta i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte inväntas Nämndens ordförande Sid 8(9) 52

53 Bildningsförvaltningen Kultur- och fritid Delegationsordning 4 Verkställighetsärenden exempel 4.1 Ekonomiska/administrativa/juridiska ärenden Avrop från tecknade ram- eller inköpsavtal samt direktupphandling tom gällande beloppsgräns enligt LOU Utse projektledare och budgetansvarig för investeringsprojekt inom tilldelad investeringsram Debitering enligt fastställd taxa Attestering och utbetalning av fakturor eller andra utbetalningsunderlag enligt fastställd attesträtt Omdisponering av medel inom respektive ansvar och verksamheter inom tilldelad budgetram Söka och bevaka statsbidrag Bokföringsmässig avskrivning av fordran Indrivning av fordran och utfärdande av fullmakt i sådana ärenden Avskrivning av fordran upp till 1000 kr Avyttring av kommunal och överbliven lös egendom Tillfällig uthyrning av kommunens lokaler/anläggningar enligt taxebeslut Tidsfördelning för disposition av kommunala anläggningar Upprätta avtal och överenskommelser om sponsring Ansöka om bygglov för kommunens anläggningar 4.2 Personaladministrativa ärenden Förhandlingar enligt lagen om medbestämmanderätt, MBL Anställningar (med undantag av kommunchef och förvaltningschef) inom anvisade medel och enligt gällande lönenorm Lönesättning inom anvisade medel och enligt gällande lönenorm Tjänstledighet enligt lagar och avtal Beviljande av semester och annan ledighet enligt avtal Vardagsrationaliseringar och omfördelning av arbetsuppgifter, arbetsrutiner, telefontider, befattningsbeskrivningar mm inom enheten Omplacering av personal Anställdas studiebesök, kurser och konferenser, utbildning och fortbildning enligt fastställd plan och inom anvisade anslag Mottagning och uppvaktning av sedvanlig karaktär Rehabilitering Godkännande av uppsägning och medgivande av förkortad uppsägningstid Tjänstgöringsintyg och betyg Bidrag till fritidsstudier Sid 9(9) 53

54 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dkod KFN 2019/21 Ansökan om Särskilt bidrag till Hjärtumsfestivalen 2019 Dnr Dkod KFN 2019/21 Sammanfattning Hjärtums föräldraförening ansöker om ett sammanlagt bidrag på kr till arrangemanget Hjärtumsfestivalen i maj Ärendet Festivalens utbud ska bestå av ponnyridning, prova-på-skytte, besök av scouterna, försäljning och lotterier, lådbilsrally, ansiktsmålning, kyrktornvisning och kyrkpyssel. Svenska kyrkan är medarrangör. Föreningen ansöker nu om ett särskilt bidrag för att kunna anlita konstnär Monica Funck till en konstverkstad (4 000 kr) samt Naturama/Kapten Kryps föreställning om jordens småkryp (7 500 kr). Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterade Ansökan om särskilt bidrag Ekonomiska överväganden och följder av beslut Bidraget tas från allmän kulturverksamhet. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att Hjärtums Föräldraförening får kr till Hjärtumsfestivalen. Anna Svensson Kulturstrateg och kultursamordnare anna.svensson@lillaedet.se Beslut expedieras till Anna Svensson Eva Lejdbrandt Eva Sorvari Pernilla Fredholm 54

55 55

56 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr KFN 2019/11 Ansökan om särskilt bidrag Dnr KFN 2019/11 Sammanfattning Åsbräcka bygdegårdsförening ansöker om bidrag på kr för att åtgärda sin avloppsanläggning. Ärendet Bygdegården har en avloppsanläggning från 1975 som idag enbart består av en trekammarbrunn utan efterföljande reningssteg. Anläggningens funktion uppfyller inte dagens reningskrav utan måste åtgärdas före Avloppet måste fungera vid mycket varierande belastning till skillnad från vanligt hushållsavlopp. En godkänd anläggning kommer att kräva anläggning av en större bufferttank med nivåstyrning för att klara den ojämna belastningen, en ny trekammarbrunn och en markbädd. Utan en godkänd avloppsanläggning kan verksamheten inte bedrivas så som avsett. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Ansökan om särskilt bidrag Underlag till ansökan och bidragets användning Kostnadssammanställning Ekonomiska överväganden och följder av beslut Bidraget ryms inom ramen för särskilda bidrag. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar om bidrag på kr till Åsbräcka bygdegårdsförening. Eva Lejdbrandt Kultur- och fritidschef

57 Beslut expedieras till Eva Sorvari Åsbräcka bygdegårdsförening 57 sid 2/2

58 58

59 59

60 60

61 61

62 62