Delegationsordning för Kultur- och fritidsnämnden Lilla Edets kommun

Transkript

1 för Kultur- snämnden Lilla Edets kommun Antagen av: snämnden Datum: Dnr: KFN 2019/7 Gäller fr. o. m

2 Innehållsförteckning 1 Allmänt om delegering Delegation Vem får nämnden delegera till Beslut som inte får delegeras Beslut utan delegation Ersättare för delegat Vidaredelegering till tjänsteman Beslut i brådskande ärenden Beslut inom ramen för den kommunala avtalssamverkan Rutiner för anmälan av delegationsbeslut till kultur snämnden Delegerade beslutsärenden Förvaltningsövergripande ärenden, allmänt Förvaltningsövergripande ärenden, arbetsgivarfrågor Förvaltningsövergripande ärenden, ekonomi Förvaltningsövergripande ärenden, upphandling Nämndspecifika ärenden för kultur snämnden Arbetsgivarärenden Upphandlings och inköpsärenden Ekonomiska ärenden Juridiska ärenden Verkställighetsärenden exempel Arbetsgivarärenden Ekonomiska/administrativa/juridiska ärenden Sid 2(11)

3 1 Allmänt om delegering 1.1 Delegation Vem får nämnden delegera till Kommunfullmäktige är högsta beslutande församling i en kommun. Kommunfullmäktige får uppdra åt en nämnd att i kommunfullmäktiges ställe besluta i ett visst ärende eller i en viss grupp av ärenden och reglerar det genom nämndens reglemente. Kommunövergripande frågor delegeras via kommunstyrelsens delegera till Kultur snämnden kan i sin tur delegera vissa beslut till Ett utskott inom nämnden (ledamöter eller ersättare) En enskild ledamot eller ersättare Presidiet En anställd i kommunen Det är inte tillåtet att delegera till Flera anställda i grupp Anställda tillsammans med ledamot eller ersättare, s.k. blandad delegering Anställd i kommunalt bolag Delegaten får inte besluta i ärenden där delegaten är jävig. Ett beslut av delegaten ses som kultur snämndens beslut och kan överklagas genom laglighetsprövning. Nämnden kan inte ändra delegatens beslut men kan återkalla delegationen. En delegat har alltid rätt att avstå från att fatta beslut och därmed överlämna beslutet till nämnden Beslut som inte får delegeras Beslutsrätten får inte delegeras i följande ärenden: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt 4. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, eller 5. ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras Någon absolut gräns för vad som kan beslutas på delegation eller inte finns inte. Generellt ska ärenden av principiell karaktär eller av större vikt beslutas av kultur snämnden. När det i lag eller annan författning står angivet vem som fattar beslutet, så är det inte ett delegerat beslut. Sid 3(11)

4 Om ett beslut är delegerat till en viss tjänsteman äger överordnad chef inte rätt att besluta i vederbörande persons ställe. När ett beslut är delegerat till en specifik chef, är det alltid denne som ansvarar för den verksamhet som beslutet berör, som ska fatta beslutet. Beslut enligt delegation gäller inom fastställda mål, riktlinjer och ekonomiska ramar. Beslut som fattats med stöd av delegering ska anmälas till kultur snämnden i den ordning som nämnden bestämmer Beslut utan delegation Fattar en anställd ett beslut utan delegering kan ett sådant beslut inte överklagas genom laglighetsprövning eftersom beslutet inte existerar i kommunallagens mening. Dock kan beslutet ifrågasättas via granskning av JO, kommunens revisorer eller prövning i allmän domstol Ersättare för delegat Ordförande ersätts av vice ordförande. Vid delegats frånvaro övertas beslutanderätten i följande ordning: I första hand av eventuell ersättare i delegationsordningen I andra hand av den som är vikarie för delegaten I tredje hand den som förordnats enligt befattningsbeskrivning eller i fastställd organisation I fjärde hand av delegatens chef En ersättare bör inte besluta i viktiga ärenden om de kan vänta till ordinarie delegats återkomst Vidaredelegering till tjänsteman Kultur snämnden kan delegera till förvaltningschef eller direkt till annan tjänsteman än förvaltningschef. Endast förvaltningschefen får vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd. snämnden godkänner vidaredelegeringen och ska känna till vem som fått beslutsrätten. Vidaredelegerad beslutsrätt kan alltid återkallas av såväl nämnden som förvaltningschefen. Dessa kan även föregripa ett beslut genom att ingripa i ärendet och överta beslutsrätten. En nämnd eller en förvaltningschef kan däremot aldrig upphäva ett beslut som är fattat med stöd av delegation Beslut i brådskande ärenden snämnden får enligt 6 kap 39 kommunallagen uppdra åt ordföranden eller annan ledamot som nämnden har utsett att besluta i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan inväntas. Det rör sig om ärenden som absolut måste avgöras. Beslut som fattas på grund av brådska måste anmälas på nästkommande nämndmöte Beslut inom ramen för den kommunala avtalssamverkan Fr. o. m. 1 juli 2018 är det enligt 9 kap 37 KL, möjligt att samverkan med andra kommuner genom att ingå avtal om att nämnden uppgifter helt eller delvis utförs av annan kommun utan att lokalise Sid 4(11)

5 ringsprincipen hindrar det. Om avtalets innehåll är av principiell karaktär eller av större vikt bör nämnden överlämna frågan åt kommunfullmäktige enl 5 kap 1 KL. I samband med ett avtal med annan kommun kan nämnden delegera till anställd i annan kommun att besluta i sitt ställe, s k extern delegation. Det inte möjligt att delegera till förtroendevalda i annan kommun eller till anställda i kommunala bolag. 2 Rutiner för anmälan av delegationsbeslut till kultur snämnden Delegationsbeslut ska vara skriftligt, sammanställd och anmälas vid nästkommande nämndmöte till kultur snämnden. Anmälningsförfarandet är viktigt ur registrerings, informations och kontrollsyfte samt för beräkning av besvärstiden i de fall besluten kan överklagas. Sammanställningen över fattade beslut ska innehålla följande: Beslutsfattare Beslutsdatum Hänvisning till den punkt i delegationsordningen man stödjer sig på Beslutets innehåll i korthet Observera att kultur snämnden inte ska godkänna delegationsbesluten. Delegatens beslut gäller såvida de inte ändras genom överklagande. Anmälan syftar istället till att informera kultur och snämnden om vilka beslut som fattats med stöd av delegering. Sid 5(11)

6 3 Delegerade beslutsärenden De övergripande ärendena ska hanteras på samma sätt inom de olika förvaltningarna. En enskild facknämnd kan inte besluta i ärenden som inte framgår av dess reglemente Förvaltningsövergripande ärenden, allmänt Nr Ärendetyp Delegat Kommentar Beslut om ledamots/ersättares deltagande i konferenser, kurser, studiebesök, uppvaktningar m.m. Nämndens ordförande Besluta i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan inväntas Föra kommunens talan inför domstolar eller myndigheter, själv eller via fullmakt Beslut avseende ärenden i arkivfrågor rörande informationshanteringsplan Nämndens ordförande Nämndens ordförande Administrativ chef Undertecknande av personuppgiftsbiträdesavtal Undertecknande av nämndsgemensamma personbiträdesavtal Förvaltningschef Kommunchef 3.2. Förvaltningsövergripande ärenden, arbetsgivarfrågor Nr Ärendetyp Delegat Kommentar Kommunstyrelsen är övergripande personalorgan för Kommunstyrelsen anställer samtliga förvaltningschefer kommunen Disciplinära åtgärder Förvaltningschef Efter samråd m personalchefen Beslut om pensioner utöver vad som styrs av kollektivavtal Tecknande av kollektivavtal för kommunen Uppsägningar eller avsked av personal inom verksamheten Kommunstyrelsens arbetsutskott Personalchef Förvaltningschef I samråd med personalchef Sid 6(11)

7 3.2.6 Ekonomisk uppgörelse vid Personalchef avveckling av personal och turordning Riktlinjer för lönerevision Kommunstyrelsens arbetsutskott Beslut om arvode när förtroendevald under mer än en månad inte kan fullgöra sitt uppdrag Arvode och ersättning till förtroendevald som själv ordnar barnomsorg Löneförmåner vid tillfällig facklig ledighet Nämndens ordförande Förvaltningschef Personalchef I samråd med vice ordförande 3.3. Förvaltningsövergripande ärenden, ekonomi Hantering av kommunens lån Ekonomichef Finansiella placeringar Kommunstyrelsens arbetsutskott Amortering av långfristiga lån Ekonomichef Utdelning av donationsfonder Ekonomichef Ekonomiska anvisningar Ekonomichef Omfördelning av medel mellan investeringsobjekt < 200 tkr >200 tkr 500 tkr Betalningsanstånd högst 3 månader och amorteringsplan Kommunchef Kommunstyrelsens arbetsutskott Ekonomichef 3.4 Förvaltningsövergripande ärenden, upphandling Nr Ärendetyp Delegat Kommentar Upphandling av nya gemensamma IT system Delta i mellankommunala upphandlingar Ingå förvaltningsövergripande ramavtal för kommunen IT chefen Kommunchef Ekonomichef Beslut om att delta med annan juridisk person vid upphandling Ekonomichef Sid 7(11)

8 4 Nämndspecifika ärenden för kultur snämnden 4.1 Arbetsgivarärenden Nr Ärendetyp Delegat Kommentar Anställning av chefer inom kultur Verksamhetschef kultur och Anställning av övriga inom kultur Lönesättning av chefer inom kultur Lönesättning av övriga inom kultur Närmaste chef 4.2 Upphandlings och inköpsärenden Upphandla och teckna avtal över direktupphandlingsgräns. I enlighet med LOU. Efter samråd med upphandlingsavdelningen. Inom ramen för beslutad budget eller investeringsplan Direktupphandlingar över kr Beslut om att tilldela och avbryta upphandlingar vid annonserad upphandling Inköp av konst och offentlig utsmyckning inom budgetram Direktupphandling över 100 tkr har dokumentationsplikt enligt LOU 19 kap. I samråd med berörda förvaltningar. Sid 8(11)

9 4.4 Ekonomiska ärenden Utse attestanter, inköps och kontoansvariga Bevilja och utbetala bidrag till föreningar och organisationer Utbetala bidrag till studieförbund och bygdegårdar Tillfälliga förändringar av taxor inom kultur sområdet under kortare tidsperioder och/eller i särskilda fall. Verksamhetschef Kulturoch Verksamhetschef kultur I enlighet med beslutade bidragsregler. Särskilda bidrag får beslutas och utbetalas upp till kr. I enlighet med beslutade bidragsregler och fastställda belopp. Varaktiga taxor beslutas av kommunfullmäktige 4.4 Juridiska/administrativa ärenden Rutinmässiga yttranden till statliga och kommunala myndigheter, svar på rutinmässiga framställningar från enskilda Verksamhetschef kultur Prövning och beslut om sekretess och utlämning av allmän handling Prövning och beslut om avvisning av för sent inkomna besvär Verksamhetschef kultur Verksamhetschef kultur Beslut att inte lämna ut en handling/uppgift ska lämnas skriftligt, motiverat och åtföljt av en besvärshänvisning Beslut om att överklaga m.m. till överinstans Verksamhetschef kultur Teckna hyreskontrakt vid förhyrning av lokal Teckna avtal med kulturleverantörer Teckna nyttjanderättsavtal med organisationer och föreningar Kulturstrateg Hyreskostnaden ryms inom befintlig budget I enlighet med beslutade bidragsregler och inom budgetram Tillfälliga förändringar av öppettider under kortare perioder och/eller i särskilda fall Som längst 5 dagar Sid 9(11)

10 4.4.9 Utarrendering av kommunal verksamhet inom kultur och sområdet Upprätta avtal med organisation/förening om skötsel av kommunal anläggning Upprätta markägaravtal för kultur s friluftsverksamhet Upprätta avtal angående upplåtelse av reklamplats inom anläggningar som ägs/disponeras av kultur snämnden 5 Verkställighetsärenden exempel 5.1 Arbetsgivarärenden Förhandlingar enligt lagen om medbestämmanderätt, MBL Anställningar (med undantag av kommunchef och förvaltningschef) inom anvisade medel och enligt gällande lönenorm upp till 6 månader Kortare vikariatsförordnanden Tjänstledighet enligt lagar och avtal Beviljande av semester och annan ledighet enligt avtal Vardagsrationaliseringar och omfördelning av arbetsuppgifter, arbetsrutiner, telefontider, befattningsbeskrivningar mm inom enheten Omplacering av personal Anställdas studiebesök, kurser och konferenser, utbildning och fortbildning enligt fastställd plan och inom anvisade anslag Mottagning och uppvaktning av sedvanlig karaktär Rehabilitering Godkännande av uppsägning och medgivande av förkortad uppsägningstid 5.2 Ekonomiska/administrativa/juridiska ärenden Avrop från tecknade ram eller inköpsavtal samt direktupphandling tom gällande beloppsgräns enligt LOU Utse projektledare och budgetansvarig för investeringsprojekt inom tilldelad investeringsram Debitering enligt fastställd taxa Attestering och utbetalning av fakturor eller andra utbetalningsunderlag enligt fastställd attesträtt Inköp av material till verksamheten Omdisponering av medel inom respektive ansvar och verksamheter inom tilldelad budgetram Sid 10(11)

11 Söka och bevaka statsbidrag Bokföringsmässig avskrivning av fordran Indrivning av fordran och utfärdande av fullmakt i sådana ärenden Avskrivning av fordran upp till 1000 kr Avyttring av kommunal och överbliven lös egendom Tillfällig uthyrning av kommunens lokaler/anläggningar enligt taxebeslut Tidsfördelning för disposition av kommunala anläggningar Ansöka om bygglov för kommunens anläggningar Sid 11(11)