Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsen 22 februari (20) Plats och tid: Kommunstyrelsens sammanträdesrum kl Ajournering

Transkript

1 Kommunstyrelsen 22 februari (20) Plats och tid: Kommunstyrelsens sammanträdesrum kl Ajournering Beslutande: Per Gruvberger, ordf Anita Widman Owe Karlson Bengt-Olov Persson Solveig Andersson Anders Nilsson Hans Nahlbom Bo Olsson Harry Johansson Benny Persson Michael Helmersson Ersättare: Kjell Tellin Övriga deltagande: Ulf Persson, controller 17, 19 Kjell Murås, Inköpschef 21 Claes Hultgren, kommunchef Bo Forsberg, sekreterare Utses att justera: Bo Olsson Justeringens plats och tid: Kommunstyrelsens kansli 27 februari 2006 Underskrifter Sekreterare Bo Forsberg Paragrafer Ordförande Per Gruvberger Justerande Bo Olsson ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsen 22 februari 2006 Anslagsdatum: 27 februari 2006 Datum för anslagets nedtagande:20 mars 2006 Förvaringsplats: Kommunstyrelsens kansli Underskrift Annika Jansson

2 Kommunstyrelsen 22 februari Ks 16 Granskning av kommunstyrelsens ansvarsutövande aktiviteter 2005 Kommunrevisionen Kommunrevisionen aktualiserar vid sammanträdet ett antal frågor beträffande kommunstyrelsens ansvarsutövning under 2005 frågorna besvaras av kommunstyrelsens ordförande Per Gruvberger och kommunchefen Claes Hultgren.

3 Kommunfullmäktige 22 juni Kommunstyrelsen 9 juni 2004/22 februari /3 Kommunstyrelsens arbetsutskott 1 juni 2004/ 13 februari /2 Kf 51 Au 16 Ks 17 Ks 65 Au 38 Dnr 5/2004 Revisionsrapport- Intern kontroll Kommunens revisorer meddelar i skrivelse 13 januari 2004 att KOMREV på uppdrag av kommunrevisionen gjort en granskning inom området intern kontroll i Filipstads kommun. Syftet har bland annat varit att granska om det finns ändamålsenliga och dokumenterade rutiner inom detta område. Efter genomförd granskning konstaterar revisorerna att kommunens nämnder/förvaltningar har kommit olika långt i sitt arbete att arbeta strukturerat med intern kontroll. Som ett första steg och som ett stöd för nämnderna i deras kommande arbete föreslår revisorerna att ett reglemente för intern kontroll arbetas fram och fastställes av kommunfullmäktige. Socialnämnden meddelar i protokoll 24 februari 2004, 4, att förvaltningen planerar att upprätta en kvalitetsplan, vilket kommer att förbättra den interna kontrollen inom förvaltningen. Ekonomienheten avger i skrivelse 25 maj 2004 sin syn på den framtagna revisionsrapporten och föreslår att ekonomienheten får i uppdrag att arbeta fram ett förslag till reglemente för intern kontroll. Arbetsutskottet föreslår Kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta att uppdraga åt ekonomienheten att arbeta fram ett förslag till reglemente för internkontroll. Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige Enligt arbetsutskottet samt Ek Rev att uppdraget ska redovisas under Kommunfullmäktige beslutar att bifalla kommunstyrelsens förslag

4 Kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 februari Ekonomienheten avger tillsammans med skrivelse 6 februari 2006 förslag till reglemente för intern kontroll i Filipstads kommun. Ekonomienheten föreslår kommunfullmäktige att anta förslaget till reglemente för intern kontroll i Filipstads kommun samt att förslaget till reglemente gäller generellt för kommunen. Därtill föreslår ekonomienheten att respektive nämnd tillser att en funktion eller organisation upprättas för den interna kontrollen och regler och anvisningar antages för den interna kontrollen. Sammanhållande funktion för intern kontrolldokumentet blir ekonomgruppen i Filipstads kommun. Arbetsutskottet föreslår Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta förslag till reglemente för intern kontroll i Filipstads kommun daterat 6 februari 2006 att det sålunda antagna förslaget till reglemente gäller generellt för kommunen samt att respektive nämnd tillser att en funktion eller organisation upprättas och att regler och anvisningar antages för den interna kontrollen varvid den sammanhållande funktion för interna kontrolldokumentet blir ekonomgruppen i kommunen. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att uppdraga åt controllern att i oktober 2006 redovisa vilka regler och anvisningar som använts inom kontrollarbetet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta Enligt arbetsutskottet

5 Kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 februari Ks 18 Au 17 Dnr 21/06 Ansökan om borgen för lån avseende ombyggnad Gammelkroppa skogsskola Stiftelsen Värmlands och Örebro läns skogsskola ansöker i skrivelse 2 februari 2006 om Filipstads kommuns borgen för ett lån som skolan behöver ta i samband med ombyggnad av matsalsbyggnaden vid Gammelkroppa skogsskola. Den lånesumma man ansöker om borgen för är på 1,5 mkr och bortsett från egna arbetsinsatser i form av projektledning kommer ombyggnationen att kosta ca 2,7 mkr. Arbetsutskottet föreslår Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att bevilja Stiftelsen Värmlands och Örebro läns skogsskola kommunal borgen under 5 år för det lån på 1,5 mkr som organisationen avser att uppta för ombyggnad av matsalsbyggnaden. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta Enligt arbetsutskottet

6 Kommunstyrelsen 22 februari Ks 19 Dnr 51/06 Tilläggsbudget 2006 Ekonomienheten redovisar i skrivelse inkommen 16 februari 2006 ett sammandrag utgörande förslag till tilläggsbudget för Förslaget har utarbetats i samråd med berörda förvaltningar och upptar belopp enbart på investeringssidan. Totalt uppgår tilläggsbudgeten till tkr och av ekonomienhetens kommentarer framgår att beloppen i huvudsak berör pågående arbeten, arbeten som utförts men ej slutfakturerats och planerade arbeten som ännu ej avslutats. Ekonomienheten föreslår efter granskning att äskade belopp tillstyrkes. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna det förslag till tilläggsbudget på sammanlagt tkr som utarbetats av ekonomienheten.

7 Kommunstyrelsen 22 februari Ks 20 Dnr 2/06 Redovisning av medelsplacering, lån och likviditetsställning Kommunchefen redovisar vid sammanträdet den förteckning över placeringar, lån och likviditetsställning som upprättats av ekonomienheten för perioden 24 januari 21 februari Kommunstyrelsen beslutar att med godkännande lägga redovisningen till handlingarna.

8 Kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 februari Ks 21 Au 18 Dnr 29/06 Tillägg till samarbetsavtal mellan Filipstads kommun och Stiftelsen Filipstadsbostäder Det framgår av rubricerade förslag till tillägg daterat februari 2006 att parterna i januari 2001 ingick ett gemensamt samverkansavtal omfattande förvaltning av fastigheter. Mellan staten (dåvarande bostadsdelegationen) och Filipstads kommun träffades år 2000 ett avtal om åtgärder för att strukturera om Stiftelsen Filipstadsbostäder. Till följd av detta avtal avvecklades 520 lägenheter. Statens bostadsnämnd (SBN) och kommunen har under 2005 fört förnyade överläggningar pga. Stiftelsen Filipstadsbostäders ekonomiska utveckling. Överläggningarna resulterade i ett tilläggsavtal daterat 9 december, Avtalet innebär att ytterligare 110 lägenheter ska avvecklas under perioden För att uppnå de ekonomiska effekterna som antagits i överenskommelsen måste arbetet med att utveckla/avveckla överenskommet antal lägenheter påbörjas omgående samtidigt som åtgärder krävs för att kvalitetssäkra den gemensamma fastighetsorganisationens arbetsformer. Åtgärder för att förbättra Stiftelsen Filipstadsbostäders ekonomi ska parallellt med utveckling/avvecklingsarbetet tas upp till beslut efterhand som lösningsförslag tas fram. Med hänsyn till ovanstående förutsättningar är parterna överens om att nuvarande samverkansavtal gäller tills vidare med en ömsesidig uppsägningstid på 12 månader. Styrelsen för stiftelsen Filipstadsbostäder har vid sammanträdet 2 februari 2006 antagit redovisade tillägg. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna tillägg till samarbetsavtal mellan Filipstads kommun och Stiftelsen Filipstadsbostäder daterat februari 2006.

9 Kommunstyrelsen 22 februari Efter föredragning av ärendet yrkar under den här på följande överläggningen Michael Helmersson som ett tilläggsyrkande att det uppdrages till kommunstyrelsens arbetsutskott att till juni månads kommunstyrelse sammanträde återkomma med förslag till upphandlingsunderlag. Detta upphandlingsunderlag ska omarbetas årligen för att hållas aktuellt. Sedan överläggningen förklaras avslutat framställer ordförande först arbetsutskottets förslag under proposition. Förslaget förklaras antaget, Därefter ställes Michael Helmerssons tilläggsyrkande under särskild proposition. Tilläggsyrkandet förklaras ej antaget. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla arbetsutskottets förslag. Michael Helmersson reserverar sig mot beslutet till den del det avser avslag på hans tilläggsyrkande. Stiftelsen F-d bostäder

10 Kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 februari Ks 22 Au 19 Dnr 17/06 Program för översiktsplanearbetet Det framgår av miljö- och byggnadsnämndens protokoll 18 januari 2006, 6, att enl. Plan- och bygglagen ska kommunen en gång per mandatperiod antingen göra en ny översiktsplan eller aktualitetsförklara den gällande. Filipstads kommuns översiktsplan är antagen av kommunfullmäktige 11 december 1990, 181, och är i behov av omarbetning. Stadsarkitekten har upprättat förslag till program för aktualisering av kommunens översiktsplan. Programmet redovisar förslag till organisation, ansvarsområden, mål och delmål, effekter av översiktsplanearbetet och uppföljande aktiviteter samt preliminär tidplan. Miljö- och byggnadsnämnden har beslutat att godkänna stadsarkitektens förslag för översiktsplanearbetet samt att överlämna detsamma till kommunstyrelsen för ställningstagande. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att i princip godkänna förslaget till översiktsplanearbetet men att uppdraga åt miljö- och byggnadsnämnden att återkomma med förslag till bemanning, finansiering och samverkan med Storfors kommun samt att kommunstyrelsens presidium ska ingå i den föreslagna styrgruppen Kommunstyrelsen beslutar att bifalla arbetsutskottets förslag. MOB

11 Kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 februari Ks 23 Au 20 Dnr 251/05 Samverkansavtal mellan Värmlands kommuner och Karlstads universitet Samverkanskoordinatorn Theo Arndt vid Karlstads universitet har närslutet skrivelse 24 januari 2006 översänt förslag till avtal mellan Karlstads universitet och Värmlands kommuner om samarbete. Avtalsperioden kommer att omfatta förstärkt studentsamverkan. Parterna ser interaktion mellan studenter och t ex framtida arbetsgivare som en gemensam uppgift och en gemensam process för att kunna uppnå en ökning av antalet studenter som får arbete i närregionen. En resursförstärkning inom Karlstads universitet ska leda till att andelen studenter vid universitetet som får arbete i regionen ökar avsevärt under femårsperioden Karlstads universitet tar ansvar för att tillsammans Region Värmland koordinera och leda processen. Utöver löpande kontakter sker en uppföljning av samarbetet vid minst en årlig överläggning. Parterna är överens om att universitetet årligen, i mars månad, ska ta initiativ till en redovisning av föregående års verksamhet. Ersättning till Karlstads universitet för uppdraget enligt det föreslagna avtalet är 7 kr per invånare/år exkl. moms. Ersättningen utbetalas halvårsvis i förskott mot faktura. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att föra ärendet vidare till kommunstyrelsen utan eget beslutsförslag. Karlstads Universitet Region Vämland Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag till samverkansavtal mellan Värmlands kommuner och Karlstads universitet.

12 Kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 februari Ks 24 Au 21 Dnr 235/05 Revisionsrapport Granskning av lönerutinen i Filipstads kommun Revisorerna i Filipstads kommun meddelar i skrivelse 22 november 2005 att Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har granskat delar av lönerutinen på kommunrevisionens uppdrag. I den kommunala verksamheten är lönekostnaden den största enskilda kostnadsposten. Med denna bakgrund anser revisorerna att det väsentligt att lönerutiner och hantering av lönesystem fungerar på ett ur internkontrollsynpunkt säkert sätt. Kommunrevisionen har beslutat att överlämna revisionsrapporten till kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, miljö- och byggnadsnämnden och socialnämnden för kännedom och beaktande. Revisionsrapporten har även överlämnats till kommunfullmäktige för kännedom. Av revisionsrapporten framgår åtgärdsförslag för att bland annat stärka säkerheten i lönerutinen. Revisorerna emotser svar från kommunstyrelsen om vilka åtgärder som vidtagits/ kommer att vidtas med anledning av överlämnade revisionsrapport. Svaret vill revisorerna kunna ta del av senast 31 januari Personalavdelningen konstaterar i yttrande 28 januari 2006 att en sammanfattande kommentar från revisionen är att lönerutinerna i stort sett fungerade bra men ändå att några punkter behöver ses över och kompletteras. Vi uppfattar detta positivt särskilt med tanke på den stora omläggningen till det nya lönesystemet som innebär egen drift av löneprocessen. Därmed tillfördes lönekontoret nya arbetsuppgifter i form av systemförvaltning. En stor och arbetskrävande förändring. Påpekanden/åtgärder Pkt Rutin har etablerats genom att kontroller och loggar signeras i driftkalendariet efter att dessa utförts.

13 Kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 februari Behörighetskontroll av attestanter sker genom stickprovskontroll av lönekontoret. I och med att självservice införs uppstår automatiskt en behörighetskontroll av den elektroniska attesten. Felaktig behörighet betyder där att attesten ej accepteras i lönesystemet. 3.2 Ofullständigt ifyllda reseräkningar har upptäckts i några fall. Åtgärdas genom att arbetsledare påminns om att inte attestera en reseräkning som inte är komplett. Reseräkningen skall inte skickas till lönekontoret förrän den är korrekt ifylld och godkänd. Personalenheten kommer att se över om reseräkningsblanketten kan omarbetas för att underlätta upprättandet av reseräkningen. Eventuellt även en blankett för de som reser ofta om behovet finns Betr resor till och från arbetsplatsen för förtroendevald gäller enligt skattemyndigheten följande: - Om uppdraget betyder att man arbetar från en fast arbetsplats och fastställda tider gäller att resor till och från arbetet är att betrakta som privata resor och därmed avdragsgilla inom vissa ramar i självdeklaration. Det gäller samma regler oavsett om uppdraget tillkommit genom anställning eller politiskt val som fötroendeman. Om resorna till och från arbetet betalas av arbetsgivaren skall hela ersättningen beskattas lika som inkomst av tjänst. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att personalavdelningens yttrande får utgöra svar till revisionen. Kommunstyrelsen beslutar Rev. Pers. Anm. KF att bifalla arbetsutskottets förslag.

14 Kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 februari Ks 25 Au 22 Dnr 32/06 Ansökan om medel för föreläsningsserie Lokala folkhälsorådet Lokala folkhälsorådet hemställer i skrivelse 7 februari 2006 om medel för att genomföra en föreläsningsserie om hälsofrämjande ledarskap. Föreläsningarna fördelar sig på 3 föreläsningar 2006 och 3 st Kostnaderna uppskattas till ca 20 tkr/föreläsning varför man hemställer om 60 tkr för verksamheten Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att ställa sig positiv till folkhälsorådets framställning samt att ur kommunstyrelsens tillgängliga medel för 2006 bevilja folkhälsorådet 60 tkr. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla arbetsutskottets förslag. LFHR

15 Kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 februari Ks 26 Au 23 Dnr 33/06 Åtgärder för ökad konkurrenskraft, hållbar tillväxt och sysselsättning Länsstyrelsen i Värmlands län Landshövdingen i Värmland har 23 september 2004 fått Regeringens uppdrag att i nära samråd med bland annat berörda kommuner, myndigheter, universitet, högskolor, näringsliv och organisationer föreslå lämpliga åtgärder ökad konkurrenskraft, hållbar tillväxt och sysselsättning i lokala arbetsmarknadsregionen Karlstad/Kristinehamn. Utgångspunkt för arbetet är det regionala tillväxtprogrammet för Värmlands län. Delredovisning av det genomförda arbetet har lämnats till Regeringen den 15 februari och 14 oktober 2005 och slutrapport 29 december Slutrapporten innehåller avsnitten Problembilden, Tillväxteorin, Kompetenscentra i ett tillväxtperspektiv, Utveckling av kompetenscentra, Innovativa aktörer och Omställningsmedel till kommunerna. Därtill har Länsstyrelsen i skrivelse 28 december 2005 till Näringsdepartementet redovisat förslag till åtgärder för ökad konkurrenskraft, hållbar tillväxt och sysselsättning. Bilaga 1 till nämnda skrivelse redovisar totalkostnad för utveckling av handlingsprogram för Kompetenscentra i Värmlands län samt omställningskostnader där totalkostnaden uppgår till 218 mkr. I bilaga 2 redovisas finansieringen av åtgärderna där Regeringen svarar för 50 %, d.v.s. 109 mkr, Länsstyrelsen, Region Värmland, kommunerna och Karlstads universitet för 51,65 mkr, EU 11 mkr och privat finansiering med 46,35 mkr. Enligt meddelande från regiondirektören vid Region Värmland uppgår medfinansieringsbehovet mot kommunerna för åren 2006/07 till 500 tkr/år för de delar som ej finansieras på annat sätt. Regionstyrelsens förslag är att detta fördelas på länets kommuner efter folkmängd vilket för Filipstads kommun betyder en medfinansiering på kr för 2006 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att föra ärendet vidare till kommunstyrelsen utan eget beslutsförslag.

16 Kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsen beslutar att Filipstads kommun deltar i ovan redovisade projekt/handlingsplan samt att anvisa kommunens medfinansiering på kr för 2006 ur kommunstyrelsens tillgängliga medel. Region Vämland Länsstyrelsen

17 Kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 februari Ks 27 Au 29 Dnr 36/06 Deltagande i Mål 2-projektet Bergskraft I skrivelse 10 januari 2006 erbjuder projektet Bergskraft bland annat Filipstads kommun att medverka i projektet under 2006 och Bergskraft är ett projekt som finansieras av bland annat Mål 2 västra, Länsstyrelserna i Värmland och Örebro län, Örebro läns landsting, de 4 KNÖL-kommunerna (Lindesberg, Hällefors, Nora, Ljusnarsberg) Örebro universitet, Bergslagens sparbanksstiftelse, Almi Örebro, SveMin, LAN, Arbetsförmedlingar, näringsliv m m. Projektet syftar till att delta i och påverka processen både mot prospektering av brytvärda mineral och i miljöarbetet för efterbehandling av historiska gruvdeponier. Projektet arbetar också med att sammanställa information från tidigare bergsbruk. Genom att allt fler kommuner ansluter sig ökas projektets aktionsradie och därmed möjligheterna till en positiv utveckling för större delar av Bergslagen. Kostnaden för offentliga aktörer att deltaga i projekt Bergskraft är under tkr plus 1 kr/kommuninvånare. Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att gå in i projektet Bergskraft som medfinansiär samt att för 2006 anvisa erforderliga medel, ca 31 tkr, ur kommunstyrelsens tillgängliga medel. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla arbetsutskottets förslag. Bergskraft

18 Kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens teknikutskott 15 februari Ks 28 Dnr 23/06 TU 11 Dnr 5/06 Indragning av allmän väg Vägverket Region Väst har upprättat förslag för indragning av väg 850 mot Neva f d järnvägsstation och del av väg 26/245. Den sammanlagda väglängden som prövas är ca 8 km. Eftersom järnvägsstationens funktion som hållplats i Neva har upphört och järnvägen nedlagd anses vägen inte längre uppfylla kriterierna för att vara allmän. Utförda trafikräkningar visar att trafikmängden minskat från ca 50 fordon/dygn 1989 till 20 fordon/årsmedeldygn år Det bör poängteras att viss turisttrafik under sommarperioden är av genomfartskaraktär, då befintligt vägsystem medger genomfartstrafik norrut mot allmänna vägen Sågen/Tyngsjö. I norra delen av vägen finns en bro över Höksjöns utlopp. Vägverket Region Väst har för avsikt att genom Miljödomstolen pröva och bekosta, att det miljörättsliga ansvaret överföres till den nya huvudmannen. Efter ett eventuellt indragningsbeslut skall Vägverket Region Väst påkalla och bekosta förrättning enligt anläggningslagen för att ordna den framtida väghållningen. Före överlämnandet till enskild väghållare skall eftersatt underhåll åtgärdas och bekostas av Vägverket Region Väst. Årligt statligt och kommunalt underhållsbidrag utgår till vägsamfälligheter med permanentboende och med en väglängd av minst 1 km. Vid enbart fritidsbebyggelse utgår inget statligt eller kommunalt underhållsbidrag. En indragning av den allmänna vägen 850 mot Neva skulle medföra ökade kostnader för kommunen vad gäller årligt kommunalt underhållsbidrag. Det skulle även medföra årliga kostnader för de olika delägarna i vägsamfälligheten.

19 Kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens teknikutskott 15 februari Teknikutskottet beslutar att förvaltningens förslag får utgöra svar på remissen. Denna paragraf förklarades omedelbart justerad. Ks Kommunstyrelsen beslutar att med tekniska utskottets redovisning som grund ej uttala någon erinran mot att väg 850 indrages som allmän väg. Vägverket K-E Olsson

20 Kommunstyrelsen 22 februari Ks 29 Kommunstyrelsen beslutar att med godkännande lägga följande anmälningsärenden till handlingarna 1. Kommunstyrelsens teknikutskott, protokoll , Kultur/föreningsutskottet, protokoll, Delegation personalavdelningen 4. Region Värmland, protokoll, Delegationslista förköpsärenden 6. Arbetsmarknadsläget i Värmland januari Delegation Kanslienhetschefen 8. Meddelande om kungörelsedelgivning ang. Långskogens avfallsanläggning 9. Råd och stöd i Filipstad Delrapport från en KRIS-GIS projekt 10. Beslut från Energimyndigheten ang. nätkoncession 11. Delegation kommunstyrelsens ordförande