GÖTEBORGS UNIVERSITET GÖTEBORGS UNIVERSiTE TSBIBLIOTEK

Transkript

1 GÖTEBORGS UNIVERSITET GÖTEBORGS UNIVERSiTE TSBIBLIOTEK BiblioteksnIi m n den Håkan Carlsson PROTOKOLL /5 Närvarande ledamöter: U. Berglindh (LUN) B.-O. Boström (ordf.) L. Branegård (HFN) M. Bränfeldt (stud.repr.) U. Carlsson (SFN) R. Dotevall (HHFN) K. Eriksson (SA) A. Olsson (UB) E. Vestin (stud.repr.) från 4) Närvarande personalrepresentant med närvaro- och yttranderätt: Närvarande ersättare med närvaro- och yttranderätt: SärsldJt kallade: FI'Anvarande: Sel<reterare: R. Fredriksson (SACO, till J) H. Brännström (SACO, från 4) A. Sundell (OFR-s) H.Brännstl'öm (SACO, till 3) M. Jobansson (SACO) A. Cato (UB) L. Ivarsson (UB) A.M. Jonsson (UB) M. Hemmed (UB) T. Lunden (UB) S. Hohmann (NFN) A. Ingerman (UFN) M. Klang (ITN) H. Larsson (stud.rep.. ) M. Petersson (KFN) H. Carlsson (UB) ~ Göteborgs universitetsbibliotek i!51 Renströmsgatan 4, Box 222, SE Göteborg ~,».~

2 2/5 Ärende 1 Mötets öppnande samt utseende av justeringsperson 2 Föregående sammanträdesprotokoll Åtgärd Lars Branegård utses att jämte ordföranden justera dagens protokoll. Protokollet läggs till handlingarna. 3 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. 4 Open Access-arbetet och GUP-registreringen Tomas Lunden (TL), ny koordinator för Publicering och Bibliometri vid Digitala Tjänster föredrar en presentation utifrån UB:s uppdrag om Open Access och publikationsdatabas (se bilaga 1). Diskussion. Kristina Eriksson (KE), SA, och Lars Branegård (LB), HFN, påpekar att det är ogörligt för prefekter vid stora institutioner med mängder av publikationer att kontrollera att allt är riktigt. TL vidhåller att organisationen på något sätt måste godkänna innehållet, om det ska användas för fördelning av medel. Arbetsgången ska vara att publikationer läggs in, UB verifierar den bibliografiska kvaliten varpå forskare och prefekt verifierar. KE påpekar att det är ett problem att många poster saknas och tidsaspekten för forskarna bör beaktas. TL berättar att vi idag har manuell inmatning, medan andra universitet börjar med att importera vad som finns tillgängligt från externa databaser. Denna import gynnar dock inte alla vetenskapsområden lika. Ulla Carlsson (UC), SFN, anser att man måste arbeta mot många plattformar och att ackumulerad kunskap inte bara finns i referentbedömda tidskrifter. KE anser att det är bra om materialet hade kommit in automatiskt. TL säger att det borde gå att göra med förebild från bl.a. Lunds och Uppsala universitet. UC efterlyser samarbete. TL nämner att biblioteken inom SUHF redan arbetar tillsammans. En kvalitetsrapport 2010 rekommenderade god täckning,

3 3/5 Ärende Åtgärd användning av externa data, arbetsflöde med kvalitetsförbättrande åtgärder och att det framgår om materialet verifierats. TL redogjorde sedan för lösningar på de problem som REDlO hade identifierat. Felkategoriseringar skulle kunna stävjas genom en auktoritetslista med referensstatus angivet, skapande av fler publikationstyper där refereegranskning var möjlig och allmänna riktlinjer. Saknade personer måste vara prefekts ansvar. Saknade publikationer kräver riktlinjer på institutionerna. Rektors linje är klar: "Alla vetenskapliga publikationer". Verifieringen måste skapa bättre fullständighet och korrekthet. Ett nytt rektorsbeslut efterlyses av UB, där ansvarsfördelningen tydliggörs. TL visar hur projekten fortskrider enligt verksamhetsplan. UC frågar hur upphovsrätts supporten ser ut. I Norge ombesörjer institutionen klareringen av upphovs ätten. TL berättar att UB har en OA helpdesk, men att själva arbetet ligger på forskaren. Agneta Olsson (AO), UB, berättar om problem med Elsevier. UC undrar om forskarna har fått ännu en pålaga. AO tipsar om att många finansiärer nu lämnar bidrag för OA publicering. KE undrar om man måste ange födelseår i GUP och Håkan Carlsson (HC), UB, säger att det inte är obligatoriskt och kan tillföras i verifieringssteget. 5 Konsekvenser av nytt budgetf'drslag AO redogör för den konsekvens beskrivning, som inlälnnats tillledningsrådet (bilaga 2). Tidigare avgjorde styrelsen budgetfördelningen och satsningar diskuterades i rektorsdialogen. Nu ska finansieringen låsas till universitetets totala kostnadsbild. I år lämnades ett incitament till kostnadsöversyn, då ökningen dämpades. I detta ombads ÖB inkomma med en konsekvensbeskrivning om vad detta innebar för verksamheten.

4 4/5 Ärende Åtgärd UB har under de senaste tio åren vänt verksamheten mot det digitala. Under 2010 gick 82% av mediernedlen till digitalt material. UB:s underskott 2011 beräknas till 5,6 Mkr (4,4 Mkr hänförs till oväntat stora löneökningar), vilket kommer täckas med UB:s sedan tidigare ackumulerade balanserade kapital. Detta kommer, till en mindre del, även tas i anspråk En satsning görs på E-resurser och digitalisering av äldre samlingar. Kostnaderna ökar med ökade kostnader till Chalmers, Open Access-stödet kommer in i ordinarie verksamhet och kopieringskortförsäljningen bör minska. Detta kan innebära krav på ytterligare besparingar och då har ÖB pekat på möjligheten till nedläggning av ett bibliotek och ett studietorg, reducerat underhåll av kulturarvet och resultatet aven översyn av våra förvärvsprocesser. Ä ven om vi inte har mycket vikarier, så bör förändringarna kunna göras genom naturlig avgång. Ulla Berglindh (BL), LUN, påpekar att Hum och Sam fortfarande har stort behov av tryckta böcker och LB undrar om kopplingen mellan UB Botan och Botaniska trädgården. AO poängterar att UB måste se till hela universitetet och att material flyttas till Biomedicinska biblioteket. UC lyfter bibliotekets pedagogiska uppgift och nämndens ordförande Bengt-Ove Boström (BOB) säger att det är viktigt att fokusera på kvalitet när man skär ner. Erik Vestin (EV), studentrepresentant, ifrågasätter intresset i det tryckta materialet. AO pekar på att alla typer av medier är viktiga, också i relation till personal och lokaler. Det är en konkurrens fråga. LB nämner att material tidigare köptes in till institutionsbiblioteken, men att det är lite nu. Neddragningar drabbar dubbelt. Det skulle vara intressant att se vad forskare själv prenumererar på.

5 5 / 5 Ärende Åtgärd 6 Information Ann-Mari Jonsson (AMJ), UB, presenterar UB :s nya söktjänst Summon. Den är uppbyggd genom att UB:s samtliga databaser söks på artikelnivå. Sökningar görs också till exempel i bibliotekets katalog. Tjänsten är nu tillgänglig på hemsidan och kommer från ett samarbete med Arhus statsbibliotek och Serial Solutions. HC presenterar UB:s senaste inköp ave-bokspaket, Springer E-books. 7 Övriga frågor BOB nämner att rekrytering av ny ÖB har påbörjats. Den sköts centralt av förvaltningschefen, personalavdelningen och rektor med stöd av Bengt Ove. Annons är på väg ut. Ansökan kommer kunna göras på vanligt sätt och via rekryteringsföretag. Nätet har kastats brett i ett svårt rekryterings läge. Många ÖB-tjänster i landet är utannonserade just nu. Chefserfarenhet, akademisk verksamhet, och egen forskning nämns som viktiga kvalifikationer. En liknande process som tidigare med ledningsgruppen, fack m.fl. kommer sedan att ta vid. Annonsen går ut även ut internationellt. Justeras: Håkan Carlsson ~ iljofj.mp':' ~!ngt~~ ström ~ ~ W Lars ronegård 7

6 Bilaga 1, BN 143 Open Access-uppdrag Universitetsbiblioteket ska, som en del i sitt publikationsstöd till forskare, utveckla en supportfunktion för Open Access-frågor vid biblioteket. Funktionen ska kunna vara behjälplig i frågor om val av publiceringsväg och upphovsrätt och också erbjuda parallellpublicering som en del av registreringen i publikationsdatabasen. Biblioteksnämnden 20 september 2011 Hittills Hela PoB-teamet har fått utbildning i upphovsrätt av Kristina Ullgren, GU:s jurist. Vi har arrangerat två tillfällen med undervisning i OA och publicering för UB:s personal. Kontakt med Forsknings och Innovationsservice vid GU. 1

7 Framtid Open Access Week oktober. Syfte: synliggöra OA inom GU Mer utbildning och en FAQ till UB:s personal. Marknadsföra funktionen parallellpublicering i GUP. Vi planerar tillsammans med Undervisningsgruppen vid UB hur vi skall ge bästa stöd till fakulteterna. Workshops riktade mot forskare. Utveckla information och support på webben. Program OA week okt Måndag Invigning, exponering alla bibliotek SKF salen, Handels Forskning och innovationsservice forskningsfinansiering och OA krav Tisdag Wallenberg Stora salen Seminarium Fri tillgång, finansiering och framtid Kaffepaus Seminarium Fri tillgång, finansiering och framtid Wallenberg Stora salen Seminarium Fri tillgång, finansiering och framtid Onsdag Wallenberg Lyktan Forskning och innovation forskningsfinansiering och OA krav Hörsalen Humanisten Jan Hagerlid Internundervisning UB Hörsalen Humanisten Kaffepaus Hörsalen Humanisten Jan Hagerlid Internundervisning UB Wallenberg Lyktan Jan Hagerlid Internundervisning UB Wallenberg Lyktan Kaffepaus Wallenberg Lyktan Jan Hagerlid Internundervisning UB Torsdag SKF salen, Handels Bo Jarneving, OA publicering och impaktfaktorer 2

8 Kvalitetssäkring av GUP Ett gemensamt arbete statusrapport och frågeställningar Biblioteksnämnden 20 september 2011 Tomas Lundén, koordinator Publicering och bibliometri Kvalitetssäkring av GUP Ansvarsfördelning Import av poster datakvalitet och ämnesområdens förutsättningar Problemen och lösningarna? Statusrapport 3

9 Ur Universitetsbiblioteket verksamhetsuppdrag 2011 Enligt rektors beslut skall universitetsbiblioteket fullgöra följande verksamhetsuppdrag för budgetåret 2011: Kvalitetssäkring av GUP Universitetsbiblioteket ska fortsätta arbetet med kvalitetssäkring av universitetets publikationsdatabas, med målet att införa ett arbetsflöde där varje inmatad publikation granskas och verifieras Ur Verksamhetsplan för Göteborgs universitetsbibliotek Vidareutveckling av GUP (Scigloo) Syfte: Kvalitetshöjande arbete med GUP (rektors verksamhetsuppdrag 2011). Aktiviteter: Utreda och införa granskning och verifiering av poster enligt rektors verksamhetsuppdrag Införa en lösning för parallellpublicering (koppling till OA-uppdraget) Utveckla versionshantering av filer i GUP (koppling till OA-uppdraget) Införa nya forskningsämneslistan (nationell standard) Fortsatt arbete med publikationsdata till InfoGlue (tidigare förstudie GU Research). Utreda och vid behov införa strategiska forskningsområden och styrkeområden i GUP. Uppföljning: Tidsplan: Ansvar: PoB-teamet. Samarbete med utvecklarteam och GUP-bibliotekarier. 4

10 Ur RED10 presentation biblioteksnämnden (Holmgren) Många felkategoriseringar Många personer saknas Vad har folk brytt sig om att lägga in? Vilken betydelse har verifieringen? Kvalitetssäkring Granskning respektive verifiering Granskning granska poster bibliografiskt (titel, författare, år, volym, nr, ISSN/ISBN, ämneskategori osv) biblioteket ansvarar, utarbetar riktlinjer Verifiering 1 forskaren intygar fullständighet och rätt kategori vad gäller publikationstyp och vetenskaplighet (refereegranskning) i posterna, koppling mellan författare och institution (affiliering) Verifiering 2 prefekt/motsvarande intygar fullständighet för institutionen och rätt kategori vad gäller publikationstyp och vetenskaplighet (refereegranskning) i posterna 5

11 Gemensamt ansvar UB granskning Forskare verifiering Prefekt verifiering inst. Forskare / forskningsadmin. / (importer) Poster in GUP Bibliometridatabas Budgetunderlag Webbgränssnitt Externa tjänster SwePub, Google scholar, Google etc GU-tjänster InfoGlue, forskar-cv, mer (projektdata, citeringar) Import av poster från externa databaser Fördelar: Högre datakvalitet enhetlighet, färre felinmatningar Potentiellt arbetsbesparande Underlättar bibliometriarbetet (dubbletter, matchning etc) Ev nackdelar ISI täcker främst medicin och naturvetenskap 6

12 Import av poster från externa databaser Hur hanterar vi de olika förutsättningarna? Lika-för-alla vs arbetsresursfördelning Även vid import från ISI kvarstår granskning och verifiering posterna saknar koppling person/institution samt ämneskategori (bibliometriskt nödvändigt) SUHF rekommendationer REK 2010:4 Rekommendationer med anledning av rapporten Kvalitet och publiceringsdatabaser (2010): Bland annat: Arbeta för god täckning Använda externa data så långt möjligt Arbetsflöde för verifiering på forskar- och prefektnivå Framgår publikt i databasen om post verifierats på resp nivå 7

13 Många felkategoriseringar - delvis lösning: auktoritetslista tidskrifter/förlag, fler publikationstyper valbara som refereegranskade, riktlinjer på institutioner (ex. Juridiska) Många personer saknas - prefekts ansvar Vad har folk brytt sig om att lägga in? - ev brist på fullständighet - Delvis lösning: riktlinjer på institutioner Vilken betydelse har verifieringen? - fullständighet och korrekthet (systemproblem och/eller kommunikationsproblem?) Nytt rektorsbeslut? Tydliggöra ansvarsfördelningen för det gemensamma arbetet - UB, forskare, prefekter Stöd för fullständigheten 8

14 Ur Verksamhetsplan för Göteborgs universitetsbibliotek Vidareutveckling av GUP (Scigloo) Syfte: Kvalitetshöjande arbete med GUP (rektors verksamhetsuppdrag 2011). Aktiviteter: Utreda och införa granskning och verifiering av poster enligt rektors verksamhetsuppdrag (pågår) Införa en lösning för parallellpublicering (klart!) (koppling till OA-uppdraget) Utveckla versionshantering av filer i GUP (pågår) (koppling till OA-uppdraget) Införa nya forskningsämneslistan (nationell standard) (pågår) Fortsatt arbete med publikationsdata till InfoGlue (tidigare förstudie GU Research). (pågår) Utreda och vid behov införa strategiska forskningsområden och styrkeområden i GUP. (ej påbörjat) Plus: fler refereegranskade publikationstyper, auktoritetslista förlag/tidskrifter Tidsplan: Tack. Kontakt Tomas Lundén tomas.lunden@ub.gu.se 9

15 GÖTEBORGS UNIVERSITET GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK Överbibliotekarien PM dur V 2011/200 1/4 Ledningsrådet Konsekvensbeskrivning av budgetram 2012 ror Göteborgs universitetsbibliotek Sammanfattning Från och med 2012 föreslås att universitetets budgetram för universitetsbiblioteket kopplas direkt till universitetets kostnadsomslutning. De senaste åren har bibliotekets andel varit konstant 3,7% av universitetets kostnader. För att skapa incitament till besparingar föreslås denna andel sänkas till 3,6% 2012 och eventuellt lägre kommande år. Detta dokument ska beskriva konsekvenserna av denna förändring. Universitetsbibliotekets verksamhet är under snabb förändring från fokus på fysiska bibliotek och tryckt material till digital distribution och ökat ansvar för undervisning. Denna förändring sker kontrollerat och successivt och innebär redan nedskärningar i de fysiska biblioteken. Universitetsbiblioteket har de senaste åren fått ökade verksamhetsuppdrag (fler studentplatser, utvecklat samarbete med Chalmers, Open Access-service och kvalitetssäkring av GUP/GUPEA) och har även som mål att öka andelen förvärv som del av sin omslutning. Under 2012 kommer den föreslagna neddragningen delvis kunna täckas av sparat balanserat kapital och förändringen av verksamheten fortsätta enligt plan. Om sänkningen ligger kvar eller görs mera omfattande 2013 kommer det däremot att märkas i servicen och då främst vid de fysiska biblioteken. De förändringar som diskuteras är att tidigarelägga stängningar av bibliotek och minska den kulturarvsfokuserade verksamheten. Personalbegränsningar kommer också innebära en minskad ambitionsnivå i det tryckta förvärvet. Det går inte att utesluta att förändringen kommer att drabba forskningen och utbildningen negativt och minska universitetets konkurrenskraft. Bakgrund I universitetsstyrelsens inriktningsbeslut ( ) för budgetarbetet inför 2012 ingår bland annat budgetram för Göteborgs universitetsbibliotek(ub). Styrelsebeslutet föregicks av diskussioner och ställningstaganden i Rektors ledningsråd. I budgetförutsättningarna och i inriktningsbeslutet ingår nya principer för att dimensionera både universitetsbiblioteket och de universitetsgemensamma verksamheterna. För dessa fastställs en budgetram som bygger på deras kostnadsandel av de totala verksamhetskostnaderna. För universitetsbiblioteket motsvarar denna andel ,7 % eller 183 mnkr. För att åstadkomma incitament till kostnadseffektiviseringar införs en ~\J, Göteborgs universitetsbibliotek ~ CD ~ Renströmsgatan 4, Box 222, SE Göteborg 1,l1.SJ3l.~

16 2/4 sänkning, en "dämpning", av deras relativa kostnadsandel då enbart hälften av den årliga ökningen av de totala verksamhetskostnaderna medräknas. Dämpningen införs både för de administrativa gemensamma verksamheterna och för universitetsbiblioteket. Dessa nya principer inför 2012 innebär en total budgetram för universitetsbiblioteket på 3,6 % av verksamhetskostnaderna eller 192 mnkr. Överbibliotekarien (ÖB) har som uppdrag att beskriva konsekvenserna för vad denna föreslagna budgetram medför för universitetsbiblioteket inför budgetåret Strategisk verksamhetsutveckling VB har under många år haft väl utarbetade och implementerade verksamhets- och kvalitetsplaner. Prioriteringar och utvecklings insatser genomsyras av bibliotekets strategiska plan (De strategiska vägvalen). Därutöver har VB fått årliga verksamhetsuppdrag och prioriterade uppdrag av rektor som direkt påverkat VB:s arbete. Kvalitetssäkring av GUP/GVPEA, fler studentarbetsplatser, mer undervisning i informationskompetens och Open Access har därmed fått ännu mera markerad position. Biblioteksverksamheten har ändrats markant de senaste åren. Ökad digital tillgång till material har förskjutet resurser från det fysiska biblioteket och de tryckta resurserna till digital åtkomst, undervisning och publiceringsstöd. På tio år har andelen digitala förvärv ökat från 42 % till 82 % av det totala förvärvet och 14 tjänster har flyttat från de fysiska biblioteken till de digitala tjänsterna (se Tab l). Tabell l Anställda inom digitala tjänster* 13 13, ,5 15,5 19, Andel digitalt förvärv (%) *) Anställda inom dagens Digitala tjänster samt DB-LITS och äldre fusionerade enheter. För att möjliggöra denna förändring och som en del av verksamhetsförskjutningen görs noggranna prioriteringar inom den fysiska verksamheten. Dessa förändringar görs främst inom verksamhet som ersatts av digital tillgång, men personalneddragningar påverkar trots allt de fysiska biblioteken. Nya studentarbetsplatser och andra prioriterade uppdrag Inför året 2010 fick VB ett prioriterat uppdrag att utöka studentarbetsplatserna inom universitetet. Detta har lett fram till en ombyggnad av Kurs-och tidningsbiblioteket. Till följd av detta kommer VB:s driftskostnader för lokaler under 2012 att öka med 1,5 mnkr - vilket innebär en omfördelning och därmed besparing för kringliggande fakulteter. Med den nya modellen om procentuell uppräkning av VB:s budget i förhållande till GV:s omslutning gör att i princip alla nya uppdrag skall täckas inom budgetram. Detta gäller även tidigare verksamhetsuppdrag (se Tab 2).

17 3/4 Tabell 2 Uppqrag Fler studentplatser Digitalisering GUP/GUPEA Ökad undervisning Open access-service Bibliometri Konstbiblioteken Totalt Ökad kostnad (mnkr) 1,5 1,2 0,6 1,2 1,2 2,0 5,2 12,8 Göteborgs universitetsbibliotek i jämförelse Biblioteksverksamheten är billigare i Göteborg, som andel av universitets kostnadsomslutning, i jämförelse med flera andra bibliotek med liknande profil såsom Uppsala (3,9 %) och Stockholm (4,1 %). Dessa har, precis som Göteborgs universitet, betydande kulturarvsuppdrag. För att trots detta behålla en rimlig konkurrenssituation arbetar Göteborgs universitetsbibliotek för att öka bibliotekets förvärv, som på senaste åren har drabbats av neddragningar till följd av snabbt ökande prenumerationskostnader. Balanserat kapital och neddragningar VB hade ett balanserat kapital på 10,4 mnkr. Detta är betydande och skapar möjligheter till en fortsatt kontrollerad förändringsprocess. Arets resultat beräknas enligt prognos 2 bli ett underskott på 5,6 mnkr. Detta underskott kommer att täckas av det balanserade kapitalet, men är givetvis engångspengar. Resultatet beror till största delen på det senaste löneavtalet som kostade VB 4,4 mnkr utanför budget. Även under 2012 kommer VB använda balanserat kapital i verksamhetsförändringen. Det digitala förvärvet stärks under året med 1,4 mnkr för inköp av ett stort paket av elektroniska böcker och två nya tjänster inom Digitaliseringsverksamheten finansieras på det sättet. Under de senaste åren har bibliotekets kostnader för universitetet motsvarats av 3,7% av universitetets kostnader. Om den föreslagna dämpningen kvarstår under 2013, så kan förändringen inte helt absorberas genom ökad digital service och det kommer vara omöjligt att undvika serviceneddragningar i den fysiska verksamheten. Personalförsörjning VB:s personalpolitik följer noga universitets ambition att ha så la visstidsanställningar som möjligt. Deltidsanställda erbjuds heltid i den mån det finns möjlighet till detta. I dagsläget finns det endast fyra visstidsanställda inom VB. Vi anser att detta är god personalpolitik. A andra sidan innebär det att besparingar på personalsidan inte kan göras lika snabbt. Vi hoppas trots detta att neddragningen kan göras med naturlig avgång. Varje återbesättning av entledigad personal diskuteras noga~ Dessutom är en ny kompetensplan på väg att utarbetas. Den snabba tekniska utvecklingen innebär att det är helt nya kompetenser som skall knytas till VB och generationsskiftet utnyttjas i denna förändring. Besparingar Den budget vi har idag ger en servicenivå, som ligger under övriga stora bibliotek i landet. Genom att använda vårt balanserade kapital under 2012 kan besparingar bättre planeras under perioden.

18 4/4,De besparingar vi nu föreslår kommer givetvis att drabba universitetets fakulteter olika och det kommer lokalt att upplevas som sämre service från UB. Tabell 3 Besparingar Nedläggning av två bibliotekistudietorg Minskad kulturarvsvårdande verksamhet Tidigarelagda personalnerdragningar på fysiska bibliotek 1,7 mnkr 1,2 2,0 Besparingskravet ökar med ytterligare ca 4,4 mnkr för att rymma det senaste löneavtalet. Ökade kostnader enligt tidigare uppdrag eller pågående förändringar Studentarbetsplatser 1,5 Chalmers service till naturvetenskaplig fakultet 0,6 Minskade intäkter från kopieförsäljning ca 1,0 Ökad Open access-service 1,2