Anders Månsson (S), Ordförande Christer Landin (S), 1:e vice ordförande Niklas Svalö (S) Stig Lundblad (C) Ninnie Lindell (M)

Transkript

1 1 (18) Plats och tid Kommunalrådet rum, onsdagen den 3 februari 2016 kl 09:00-10:50 Beslutande Anders Månsson (S), Ordförande Christer Landin (S), 1:e vice ordförande Niklas Svalö (S) Stig Lundblad (C) Ninnie Lindell (M) Övriga närvarande Christer Pålsson, kommunchef Kerstin Wulff, förvaltningschef samhällsbyggnad, 7-8 Mikael Bruselius, fastighetschef, 7 Carina Leffler, förvaltningschef barn och utbildning, 7 Susan Elmlund, sekreterare Håkan Fjällström, konsult Tyréns, 7-8 Justerare Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Christer Landin (S) Omedelbar justering Susan Elmlund Paragrafer 5-13 Ordförande Anders Månsson (S) Justerare Christer Landin (S) ANSLAGSBEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Anslaget är uppsatt Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens administrativa avdelning, kommunalhuset Bjuv Underskrift Susan Elmlund

2 2 (18) Ärendelista 5 Dnr Val av justerare Dnr Fastställande av dagordning Dnr Projekt ny skola på Brogårda samt planering för nuvarande lokaler Dnr Igångsättningstillstånd för utredning av kostnaderna och möjlighet för en ny skola på Brogårda-området enligt tidigare förslag om alternativ B2, samt planering för den gamla skolan Dnr Översiktsplan för Bjuvs kommun Dnr Nyttjanderättsavtal med Gripen Handel AB för bullervall Elestorp 6:72 Ekeby Dnr Ändrade övertidsavgifter för spelfilm och TV-spel på biblioteken Dnr Revisionen: granskning av intern kontroll i system och rutiner för leverantörsutbetalningar Dnr Anmälningar... 18

3 3 (18) 5 Dnr Val av justerare Sammanfattning Till att justera mötets protokoll föreslås Christer Landin (S). s beslut beslutar att utse Christer Landin (S) till att justera dagens protokoll.

4 4 (18) 6 Dnr Fastställande av dagordning Sammanfattning Föreligger förslag till dagordning daterad s beslut beslutar enligt föreslagen dagordning.

5 5 (18) 7 Dnr Projekt ny skola på Brogårda samt planering för nuvarande lokaler Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade om att under 2016 utreda kostnader och möjlighet för en ny skola på Brogårda-området, enligt tidigare förslag om alternativ B2 samt planering för den gamla skolan. Att planera och bygga en ny skola är en stor satsning för kommunen. Visionen 2020 fastslår att Bjuvs kommun ska vara Ledande inom skolutvecklingen. Det är av vikt att projektet av denna storlek och angelägenhet för kommunens varumärke har en organisation som kan fatta beslut samt leda projektet framåt. Förslag på projektorganisation Politiska styrgruppen - kommunstyrelsens arbetsutskott, Ledningsgrupp - kommunchef, chef för samhällsbyggnad, chef för barn och utbildning, ekonomichef, informatör och byggprojektledare Projektledare för FAS 0 och 1 är upphandlad byggprojektledare. Projektorganisationen under de olika faserna finns redovisad i bifogad presentation. Under projektet gång ska det informeras om till kommunstyrelsen, barn och utbildningsnämnden samt kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen arbetsutskott beslutar när så ska ske. Förslag är att projektets genomförandeform är partnering. Partnering innebär - att beställaren i tidigt skede på grundval av kompetens, erfarenhet och vissa ekonomiska parametrar handlar upp en entreprenör - att beställare och entreprenör tillsammans utformar byggnaden, så långt att entreprenören kan lämna ett säkert och välgrundat anbud på genomförandet

6 6 (18) - att om anbudet ligger inom beställarens ekonomiska ramar upprättas entreprenadkontrakt, annars kan samarbetet avbrytas - att ersättningsformerna är ett incitamentavtal, vilket innebär att man i förväg är överens om fördelning av över- respektive underskridande av en bestämd riskkostnad. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson och Kerstin Wulff, Förslag på projektorganisation daterad Förvaltningen förslag till beslut Kommunstyrelsen förvaltning föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen att besluta om föreslagen projektorganisation samt att upphandlingsformen ska vara partnering. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens beslut föreslår kommunstyrelsen besluta om föreslagen projektorganisation samt att upphandlingsformen ska vara partnering. Beslutet skickas till: (Kommunstyrelsen) Diariet

7 7 (18) 8 Dnr Igångsättningstillstånd för utredning av kostnaderna och möjlighet för en ny skola på Brogårda-området enligt tidigare förslag om alternativ B2, samt planering för den gamla skolan Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade om att under 2016 utreda kostnaderna och möjlighet för en ny skola på Brogårda-området, enligt tidigare förslag om alternativ B2 samt planering för den gamla skolan. A-konsult har lämnat en skolutredning som visade på olika alternativ. Förslaget B2 innebär nybyggnation i anslutning till befintligt läge (Brogårda 7:1). Under hösten 2015 har det upphandlades projektledare för uppdraget att utreda kostnader och möjlighet för en ny skola på Brogårda-området. Anlitad konsult till uppdraget är Håkan Fjällström, Tyréns. Det har förekommit förslag på att den befintliga skolan skulle kunna byggas om och genom detta kunna möta de krav som en ny skola kan erbjuda. Detta skulle då också kunna ske till en lägre investeringskostnad. Inför beslut om igångsättningstillstånd har därför Håkan Fjällström fått i uppdrag att belysa om ombyggnad av befintlig Brogårdaskola är ett realistiskt alternativ. Sammanfattningsvis framkom följande i det utlåtande som finns bifogat ärendet. - Ska befintlig skola återanvändas kommer en mer eller mindre total utrivning av befintlig rumsbildning och ombyggnad med ny rumsbildning att krävas - Ska befintlig skola återanvändas krävs stora åtgärder (=nyinstallation) beträffande installationssystemen, delvis beroende på dålig befintlig standard och delvis beroende på förändrad rumsbildning - Ska befintlig skola återanvändas krävs ändå en nybyggnad av ca m2 BTA, d v s ca 28 % av det totala lokalbehovet

8 8 (18) - Om skolan byggs om i den omfattning som krävs innebär det nybyggnadskrav kommer att gälla vid återanvändning av den befintliga skolan. - Konsultens slutsats blir att vid ombyggnad av befintliga Brogårdaskolan uppstår ett antal konsekvenser: - Eftersom tillgänglig yta i befintlig skola är för liten, måste knappt 30% av lokalbehovet för Nya Brogårdaskolan tillgodoses genom tillbyggnad av den befintliga skolan. - Eftersom ombyggnaden av den befintliga skolan kommer att bli mycket omfattande - p g a att den befintliga lokalplaneringen inte är anpassad till kraven i läroplanen och till modern pedagogik kommer nybyggnadskrav enligt bygglagstiftningen att gälla. I och med detta kommer hela byggnaden inklusive installationer - förutom golv på mark och delar av ytterväggarna och eventuellt även del av yttertaket - att byggas enligt nybyggnadsstandard. - Det ekonomiska värdet av sparade byggnadsdelar är därför marginellt i förhållande till den totala projektbudgeten. Kostnaden för ombyggnad av aktuell omfattning är att jämställa med kostanden att bygga en helt ny byggnad. - Det finns en risk att man vid en ombyggnad inte uppnår samma goda funktion som kan uppnås vid en nybyggnad, trots att kostnaderna är desamma. Med ovan som motivering så är enligt Håkan Fjällströms uppfattning att ombyggnadsalternativet inte realistiskt vid genomförandet av projektet Nya Brogårdaskolan. Håkan Fjällströms säger också i sin rapport att om befintliga Brogårdaskolan ska återanvändas till annat ändamål - utan att man ska tvingas att uppfylla nybyggnadsreglerna, vilket blir väldigt kostsamt - måste man hitta en verksamhet som inte kräver en omfattande ombyggnad. Helst även en verksamhet som inte innebär en så hög personbelastning i klassrummen - med tanke på de befintliga luftflödena bör inte mer än ca personer samtidigt vistas i klassrummen. I så fall kan eventuellt en omfattande ombyggnad av ventilationssystemet undvikas. Men omfattande underhållsåtgärder (golv, målning, ev. fönster, yttertak, belysning etc) kommer under alla omständigheter inte att kunna undvikas. Parallellt med att utredning om Ny Brogårdaskola ska enligt kommunfullmäktigebeslut planering göras för vad man kan nyttja den befintliga Brogårda skolan till.

9 9 (18) Arbete och tillväxt har aviserat om behov av utökning av lokaler samt samlokalisering av sina verksamheter. Samhällsbyggnadsförvaltningen vill få i uppdrag att tillsammans med Arbete och Tillväxt göra en förstudie för att se om befintliga lokaler kan anpassas för deras verksamheter. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson och Kerstin Wulff, Slutrapport Ombyggnad av befintliga Brogårdaskolan, konsult Håkan Fjällström, Tyréns Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen förvaltning föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott att ge samhällsbyggnadsförvaltningen igångsättningstillstånd att utreda kostnader och möjlighet för en ny skola enligt alternativ B2 samt att man ger förvaltningen i uppdrag att ta fram en förstudie för att se om det är möjligt att använda nuvarande Brogårda skola för Arbete och Tillväxt verksamheter. Yrkande Ninnie Lindell (M) yrkar att sista stycket samt att man ger förvaltningen i uppdrag att ta fram en förstudie för att se om det är möjligt att använda nuvarande Brogårda skola för Arbete och Tillväxt verksamheter stryks. Propositionsordning Ordförande ställer proposition på förvaltningens förslag och Ninnie Lindells (M) yrkande, och finner att arbetsutskottet beslutar enligt förvaltningens förslag. s beslut beslutar att ge samhällsbyggnadsförvaltningen igångsättningstillstånd att utreda kostnader och möjlighet för en ny skola enligt alternativ B2 samt att man ger förvaltningen i uppdrag att ta fram en förstudie för att se om det är möjligt att använda nuvarande Brogårda skola för Arbete och Tillväxt verksamheter. Tillståndet avser projekt 2016:39 Ny Brogårda skola Reservation Ninnie Lindell (M) reserverar sig till förmån för eget yrkande. Beslutet skickas till: Kerstin Wulff Ekonomiavdelningen Diariet

10 10 (18) 9 Dnr Översiktsplan för Bjuvs kommun Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade den , 131, att efter beredningen av återstående programfrågor av byggnadsnämnden, beställa framtagandet av en ny översiktsplan för Bjuvs kommun samt att tillskjuta medel för uppdraget i enlighet med reserverade medel i budgeten för år De programfrågor det ställs krav på att bereda vidare, utveckla samt redovisa för projektets styrgrupp senast är: - Projektbeskrivningens rubrik ändras genom att ordet preliminärt tas bort. - Ordet "bör" i texten under punkt 1.2 i projektbeskrivningen byts till ordet "ska". - Vid punkt 2.1 Projektmål anges att "vid färdigställt projekt ska en ny översiktsplan för hela Bjuvs kommun antas. Kommunfullmäktige ska besluta att anta planen senast den ". Texten ändras till att arbetet ska vara färdigställt så att det kan läggas fram för antagande senast Vid punkt 3.2 Avgränsningar bör anges att översiktsplanen minst ska uppfylla kraven i PBL 3 kap. 1-6, se punkt 3.1 Förutsättningar. - Vid punkt 3.3 Tidigare ställningstaganden bör texten kompletteras med kommunens vinkraftspolicy som antogs år Tidsplanen utvecklas och samordnas med andra strategiska aktiviteter såsom visionsarbetet samt förses med delmål/kontrollstationer för styrgruppens uppföljning. Tidsplanens uppgifter bör vara samstämmiga mellan text och illustration. Tidplanepilarna i illustrationen under punkt 4.1 Aktivitets- och tidplan saknas kvartal 2 år I den preliminära projektbeskrivningen under punkt 4.1 Aktivitets- och tidplan behandlas kortfattat hur medborgarperspektivet ska tillgodoses. Med

11 11 (18) samma målsättning, att tillföra kunskap och erfarenheter till översiktsplansarbetet särskilt i dess inledande skede bör, utöver medborgarperspektivet även politikerperspektivet utvecklas och redovisas hur de ska tillgodoses. I arbetet med politikerperspektivet ges tillfälle att låta de tre planprogrammen, som i medborgardialog tagits fram för Bjuv, Billesholm och Ekeby, bli politiskt behandlade innan den formella beslutsprocessen går vidare. Genom att föra in planprogrammen i det politiska arbetet med översiktsplanen kan viktiga politiska ställningstaganden och prioriteringar åstadkommas för både planprogrammen och översiktsplanen. Beslutsunderlag Kommunfullmäktige, , 131 Tjänsteskrivelse med bilaga, Christer Pålsson, Byggnadsförvaltningen , Gulistan Batak, preliminär projektbeskrivning för Bjuvs kommuns översiktsplan Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen besluta att ge byggnadsnämnden i uppdrag att utarbeta och lämna förslag till ny översiktsplan för Bjuvs kommun amt inledningsvis bereda de återstående programfrågor som framgår av tjänsteskrivelsen och redovisas dessa till projektets styrgrupp senast Vidare föreslås kommunstyrelsen besluta tillskjuta medel för uppdraget i enlighet med beslutade medel i budgeten för år Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens beslut föreslår kommunstyrelsen besluta att ge byggnadsnämnden i uppdrag att utarbeta och lämna förslag till ny översiktsplan för Bjuvs kommun amt inledningsvis bereda de återstående programfrågor som framgår av tjänsteskrivelsen och redovisas dessa till projektets styrgrupp senast Vidare föreslås kommunstyrelsen besluta tillskjuta medel för uppdraget i enlighet med beslutade medel i budgeten för år 2016, driftprojekt 902 Ny ÖP för Bjuvs kommun. Beslutet skickas till: (Kommunstyrelsen) Diariet

12 12 (18) 10 Dnr Nyttjanderättsavtal med Gripen Handel AB för bullervall Elestorp 6:72 Ekeby Sammanfattning Gripen Handel AB utövar verksamhet inom Elestorp 6:72, som är bullerstörande för grannar. I anledning härav vill företaget förlänga den bullervall som finns. Efter förhandlingar har avtalsförslag tagits fram med företaget varigenom kommunen upplåter mark med nyttjanderätt. Den verksamhet som bedrivs av Gripen Handel AB, inom Elestorp 6:72 på Spannmålsgatan i Ekeby, stör grannar i väster. Ett förslag om nyttjanderätt för att uppföra en bullervall på kommunal mark har upprättats. Avtalets viktigaste punkter är följande: 1 Objekt: Nyttjanderätten gäller m² Elestorp 6:40 och Elestorp 14:5. Området framgår av kartbilaga till avtalet. 2 Tillträde: Nyttjanderätten gäller från den 1 januari 2016 i fem år. 3 Användningssätt: Marken används för bullervall. 4 Ledningar: I paragrafen stadgas att ledningar som finns i marken inte får skadas. Öresundskraft ska göra utsättning innan arbetena startar. Ledningskollen ska också kontaktas före start. 5 Material i vallen: Inget miljöfarligt material tillåts. 6 Ersättning: Engångsersättning om kr varjämte kommer årlig avgift för kontroll och besiktning. I 7,8 och 9 regleras skötsel, tillstånd och kontroll. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse med bilaga, Christer Pålsson och Jarl Gustavsson, Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att arbetsutskottet godkänner avtalet om nyttjanderätt gällande Elestorp 6:40 och Elestorp 14:5 med Gripen Handel AB samt att uppdraga åt kommunstyrelsens ordförande eller dennes ställföreträdare att underteckna avtalet för kommunens räkning.

13 13 (18) s beslut beslutar godkänna avtalet om nyttjanderätt gällande Elestorp 6:40 och Elestorp 14:5 med Gripen Handel AB org nr samt att uppdraga åt kommunstyrelsens ordförande eller dennes ställföreträdare att underteckna avtalet för kommunens räkning. Beslutet skickas till: Jarl Gustavsson Diariet

14 14 (18) 11 Dnr Ändrade övertidsavgifter för spelfilm och TV-spel på biblioteken Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden beslutade , 107, att föreslå kommunfullmäktige besluta om ändrade övertidsavgifter för spelfilm och TV-spel på biblioteken. Samarbetet inom Bibliotek Skåne Nordväst strävar efter att harmonisera regler och information så långt det är möjligt för att låntagarna i de nordvästskånska kommunerna ska uppleva sig som brukare av ett bibliotek. Vid starten av samarbetet gjordes vissa undantag som man nu behöver ta ställning till. Eftersom alla kommuner inom Bibliotek Skåne Nordväst inte erbjuder spelfilm eller TV-spel till sina låntagare, så beslöts vid starten av samarbetet att undanta hanteringen av sådana: de ingår inte i reservationskedjan, och lånetider, eventuella avgifter och dessas storlek, beslutas av varje kommun. Orsakerna är dels de korta lånetiderna för spelfilm, som skulle lett till att populära filmer förmodligen varit på resa mer än de varit hemma hos låntagare, och dels att man då inte var redo att komma överens om avgifterna. Man strävar i samarbetet efter att harmonisera regler och information så långt det är möjligt, med inriktningen att låntagarna i de nordvästskånska kommunerna ska uppleva sig som brukare av ett bibliotek. Även om filmoch TV-spelutbud även i fortsättningen skiljer sig åt mellan kommunerna, borde övertidsavgifterna vara likadana i hela bibliotekssystemet, särskilt eftersom det är möjligt att låna en film i en kommun och lämna den i en annan. En högre övertidsavgift än de tre kronor, som gäller för böcker och tidskrifter, kan motiveras med, att spelfilmer och TV-spel hör till de dyraste medier vi har - de ska alltså vara i cirkulation så mycket som möjligt. Förslaget är att förseningsavgiften sätts till tio kronor per dag för spelfilm och TV-spel, avsedda för och lånade av vuxna låntagare. Barnlåntagare och barnmedia fortsätter givetvis att vara avgiftsfria.

15 15 (18) Förändringen beräknas träda i kraft först när frågan behandlats av samtliga kommuner inom samarbetet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson och Susan Elmlund, Kultur- och fritidsnämnden, , 107 Tjänsteskrivelse, Catarina Månsson, Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att förseningsavgiften för spelfilm och TV-spel, avsedda för och lånade av vuxna låntagare på biblioteken, sätts till tio kronor per dag. Förändringen träder i kraft Arbetsutskotts förslag till kommunstyrelsens förlag till kommunfullmäktiges beslut föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att förseningsavgiften för spelfilm och TV-spel, avsedda för och lånade av vuxna låntagare på biblioteken, sätts till tio kronor per dag. Förändringen träder i kraft Beslutet skickas till: (Kommunstyrelsen) Diariet

16 16 (18) 12 Dnr Revisionen: granskning av intern kontroll i system och rutiner för leverantörsutbetalningar Sammanfattning PWC har på revisionens uppdrag genomfört en granskning av intern kontroll i system och rutiner för leverantörsutbetalningar. Revisonen har översänt granskningen till kommunstyrelsen för besvarande och konstaterar följande i sin bedömning: Vår granskning påvisar att det av misstag förekommit en dubbel utbetalning under granskningsperioden. Kommunstyrelsen bör tillse att en rutin utvecklas som säkerställer att dubbla utbetalningar inte kan ske. Genomförd granskning påvisar även att det skett utbetalningar till leverantörer som inte finns registrerade i leverantörsregistret. Största delen av dessa avser utbetalningar till privatpersoner. Vi anser att det bör finnas dokumenterade rutiner för hur dessa utbetalningar ska hanteras och vem som ska ha behörighet att utföra dessa utbetalningar. Utbetalningar till icke upplagda leverantörer bör minimeras då dessa utbetalningar sker till en mottagare som inte passerat kommunens system, och således inte är registrerad av behörig personal. Granskningen visar att det förekommer dubbelregistrering av kommunens leverantörer. Vi anser att detta medför en viss risk för felutbetalningar. Kommunstyrelsen bör med anledning av detta tillse att upplagda leverantörer till största del går att särskilja från varandra. Vi rekommenderar även att kommunstyrelsen tillser att det görs en översyn av upplagda leverantörer, samt rensar bort eventuella dubbletter med jämna intervall för att hålla leverantörsregistret aktuellt.

17 17 (18) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Christer Pålsson och Susan Elmlund, Revisonen, granskning av intern kontroll i system och rutiner för leverantörsutbetalningar, Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen besluta ge kommunstyrelsens förvaltning i uppdrag att följa revisionens rekommendationer som framkommit i granskningsrapporten. Arbetsutskottets förlag till kommunstyrelsens beslut beslut föreslår kommunstyrelsen besluta ge kommunstyrelsens förvaltning i uppdrag att följa revisionens rekommendationer som framkommit i granskningsrapporten. Ärendet avrapporteras till arbetsutskottet september Beslutet skickas till: (Kommunstyrelsen) Diariet

18 18 (18) 13 Dnr Anmälningar Sammanfattning A) Ks Delegationsbeslut: Bokföringsmässiga avskrivningar av fordringar s beslut Anmäles och lägges till handlingarna.