trafiknämnden 11 februari

Transkript

1 trafiknämnden 11 februari

2 redogörelse avseende 0030/15 Tilläggsyrkande från (S) avseende uppföljning angående trafiknämndens budget 2016 HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 2

3 förbättringsområden Trafikkontoret Göteborg Vision, förhållningssätt och kultur ledarskap och medarbetarskap Kundorientering dialog, målgrupper, bemötande och kundvärden Uppdrag målsättning, ställningstagande och leverans Kostnadsmedvetenhet ekonomimodell, kalkylering, uppföljning, prognos och ekonomihantering Enhetliga arbetssätt och metoder processer, projektstyrning och planering Ändamålsenlig organisation kompetensförsörjning, roller och ansvar, organisatorisk struktur, lokaler HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 3

4 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget 2016 Trafiknämnden gav vid behandlingen av budgeten för 2016 ( 222) trafikkontoret i uppdrag att jobba fram ett uppföljningsarbete samt dokument kopplat till 2016 års budget. Detta skall redovisas på trafiknämndens möte i februari. Dokumentet skall innehålla och kompletteras med nedanstående direktiv 1. Konkreta mål och mätetal för respektive verksamhetsområde ( städerna ) samt drift och underhåll, personalfrågor, samt för politiska mål. 2. Tidpunkt för rapportering av uppdrag till nämnden. 3. Omarbeta beskrivning av uppdraget om avvikelserapportering i större projekt. 4. Tydligare beskrivning av innehåll i projekt med budget. 5. Förklaring kring hur investeringsprojekt prioriteras. 6. Förväntad effekt och måluppfyllelse relaterad till investeringarna. 7. Konsekvensanalys av de omfattande ändringarna i investeringsbudgeten för Beskrivning av kvarliggande politiska uppdrag från Att konkretisering av budget ska ske genom samverkan med nämnd och presidium, och nämnden skall planera en fördjupad tvådagarssittning i mars HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 4

5 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget Konkreta mål och mätetal för respektive verksamhetsområde ( städerna ) samt drift och underhåll, personalfrågor, samt för politiska mål. HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 5

6 mål & mått kommunfullmäktige politik förvaltning trafiknämnden förvaltningen avdelningen enheten/verksamheten/projektet

7 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget Konkreta mål och mätetal för respektive verksamhetsområde ( städerna ) samt drift och underhåll, personalfrågor, samt för politiska mål. Utvecklingsarbete startas under 2016 röd tråd och tydligare fokus styra och följa upp verksamheten på olika nivåer och bedöma graden av måluppfyllelse följa stadens modell effektmått, prestationsmått, resursmått och bakgrundsmått hittills definierade mål och mått kvarstår tills annat är beslutat finns i årsredovisning 2015 I dialog mellan nämnd och förvaltning som inleds på planeringskonferensen 7-8 mars 2016 HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 7

8 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget Tidpunkt för rapportering av uppdrag till nämnden HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 8

9 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget 2016 Tidpunkt för rapportering av uppdrag till nämnden HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 9

10 Dec Jan Nov Feb Okt Mar Sep Apr Aug Maj Jul Jun HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 10

11 nämnden förvaltningen kommunfullmäktige avdelningen enheten/verksamheten/projektet politik förvaltning Planering och uppföljning Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

12 Tid- och arbetsplan för planerings- och uppföljningsprocessen Datum anger sammanträdesdatum Förvaltningen arbetar fram verksamhetsplaner Uppföljningsrapport 3/ /11 Dec Jan Uppföljningsrapport 4/2015 Årsrapport /2 Trafiknämndens beslut om budget /10 Nov Feb Planeringsdialog nämnd/trafikkontoret 7-8 mars Uppföljningsrapport 2/ /9 Förvaltningen arbetar fram förslag till budget Okt Sep Aug Jul Jun Maj Mar Apr Ekonomisk lägesrapport 1/ /3 Uppföljningsrapport 1/ /4 Planeringsdialog nämnd/färdtjänstförvaltningen datum ej bestämt Kommunstyrelsens förslag till budget 2017 Inriktningsdokument för 2017 från trafiknämnden Kommunfullmäktiges beslut om budget /6 Ekonomisk lägesrapport 2/ /6 12

13 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget Tidpunkt för rapportering av uppdrag till nämnden Beskrivs i Trafiknämndens regler och riktlinjer för budgetuppföljning och överföring av eget kapital samt tid och arbetsplan för 2016 bilaga 2. ex Uppdrag från kommunfullmäktige till trafikkontoret (Mål och inriktning 2016) Uppföljning 1 Alla nämnder och bolag ska ta fram likabehandlingsplaner i förhållande till alla diskrimineringsgrunder. UR2, ÅR Arbetet ska gälla ur såväl personal- som invånarperspektiv. 2 Den normkritiska kompetensen ska höjas i stadens verksamheter. UR2, ÅR 3 Göteborgs Stads modell och annat arbete för social hänsyn i offentlig upphandling ska fortsätta UR2, ÅR utvecklas och användas i ökad omfattning för att skapa sysselsättning för personer långt ifrån arbetsmarknaden. 4 Antalet ferieplatser i staden ska öka. UR2, ÅR 5 Andelen födda utanför Norden samt andelen kvinnor ska öka på chefsnivå. UR2, ÅR 6 En handlingsplan för att förbättra arbetsmiljön för de grupper som har högst sjukfrånvaro ska tas fram, UR2, ÅR med fokus på de grupper som i Medarbetarenkäten inte definierade sig som kvinna eller man. 7 Att minst 50 procent av stadens tjänsteupphandlingar göras med sociala hänsyn. UR2, ÅR 8 Alla enkelt avhjälpta hinder ska vara undanröjda i kommunens publika lokaler och på allmän platsmark UR2, ÅR under mandatperioden. 9 Jubileumssatsningen ska genomföras med målet att nya bostäder utöver det vanliga bostadsbyggandet ska stå klara till jubileumsåret UR2, ÅR 10 Ett fotgängarprogram ska tas fram. UR2, ÅR 11 Möjligheten att utföra ett tillköp för avgiftsfria busslinjer ska utredas I samråd med Västtrafik. UR2, ÅR HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 13

14 trafiknämnden & investeringar så funkar det (eller så kommer det att funka)

15 från behov till åtgärd Fånga behov välja åtgärd genomförandestudie Projektera Bygga Drifta & använda

16 åtgärdsval att tänka tidigt, brett och tillsammans 16

17 17

18 från behov till åtgärd Fånga behov välja åtgärd genomförandestudie Projektera Bygga Drifta & använda

19 genomförandestudie att förstå projektet med dess målsättning, omfattning, huvudsakliga innehåll och utformning, risker, kostnader, tillståndsbehov, begränsningar mm innan projekteringen startar 19

20 från planera till genomföra välja åtgärd Genomförandestudie projektera Bygga Drifta & använda planera genomföra Drifta & använda Investeringsplanen kommer att tydliggöra respektive projekts skede

21 Projektstyrningsmodellen Trafikkontoret, stadsbyggnadskontoret, fastighetskontoret, park- och naturförvaltningen samt Älvstranden utveckling AB har upphandlat en gemensam projektstyrningsmodell, XLPM. HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 21

22 Varför en projektstyrningsmodell? Syftet med en gemensam projektstyrningsmodell är att uppnå ett effektivt projektarbete och god måluppfyllelse för projekten avseende tid, kostnad, innehåll och resurser. Modellens huvudsakliga uppgift är att stödja och styra ledning av projekt och projektportföljer inom trafikkontoret. Modellen ger stöd för alla inblandade i såväl styrande som ledande och genomförande funktioner. En projektstyrningsmodell säkerställer återföring av erfarenheter, vilket i sin tur innebär ett organisatoriskt lärande.

23 Modellens tre grundläggande nivåer Projektstyrning Den röda delen omfattar projektstyrningsprocessen och dess tollgates/grindar, som projektets styrande funktion ansvarar för. Projektledning Den blå delen omfattar projektledningsprocessen som utförs av projektledningsfunktionen Projektgenomförande Den gula delen omfattar projektets arbetsmodell, som motsvarar alla aktiviteter som utförs av projektets operativa funktion. Det är aktiviteter som leder fram till framgångsrik implementering och leverans av projektets slutresultat enligt definition i projektplanen.

24 Styrande dokument Projektdirektiv - Dokument som används för att initiera/beställa projekt och delar av projekt. Beskriver VAD projektet ska göra. Projektplan - Dokument som används som basplan för projektgenomförandet. Projektplanen godkänns av projektägaren. Projektplanen fungerar som ett kontrakt mellan projektledaren och projektägaren och uppdateras vid behov under projektets gång. Beskriver HUR projektet ska genomföras Statusrapport - Dokument för att rapportera projektets status vid en viss tidpunkt. I statusrapporten lämnas prognoser och risker för projektet indikeras. Åtgärder föreslås för att projektets progress och inriktning ska kunna bibehållas. Slutrapport - Slutrapporten sammanfattar projektutfallet avseende uppnått värde tidsåtgång, kostnader och leveransobjekt. Rapporten innehåller också erfarenheter, iakttagelser och förbättringsförslag som gjorts i projektet samt diskuterar och analyserar avvikelser från planer. 24

25 Styrande dokument kopplat till grundläggandenivåer Projektdirektiv TG0 Projektdirektiv TG1 TG2 TG3 TG4 TG5 TG6 Projektplan Prel. Projektplan Statusrapporter Slutrapport

26 Projektsystemet Upphandlande förvaltningar/bolag är trafikkontoret, stadsbyggnadskontoret, fastighetskontoret, park- och naturförvaltningen samt Älvstranden utveckling AB. Projektledare har tillsatts från respektive förvaltning för implementering av projektsystemet 26

27 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget Omarbeta beskrivning av uppdraget om avvikelserapportering i större projekt. Avvikelsehantering hanteras via den rutin som beskrevs för nämnden i september Ny matris som tydliggör mandat att fatta beslut på olika nivåer om avvikelser. I denna matris specificeras när avvikelserna är av sådan karaktär att de eskaleras till nämnd och ks/kf. Avvikelser som ska till nämnd och vidare kommer att presenteras för nämnden i form av ett tjänsteutlåtande och vid behov en muntlig presentation. Arbete pågår inom förvaltningen med att rutinbeskriva avvikelsematrisen. Inom förvaltningen kommer ett analysarbete genomföras innan beslut om tid, kostnad och innehållsavvikelser kan fattas. I detta ingår att se på förändringar av åtgärdens funktion och hur syftet med projektet kan uppnås, vad eventuella tidsförskjutningar får för påverkan på trafiksystemet och intilliggande projekt samt hur eventuella kostnadsförändringar påverkar totalramen och om kostnader kan inrymmas förutsatt beslut på rätt nivå. Månatligen sker avstämningsmöten där TD och berörda avdelningar träffas för att stämma av framdrift och eventuella avvikelser i investeringsverksamheten. HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 27

28 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget Tydligare beskrivning av innehåll i projekt med budget Som ett led i att förtydliga investeringsplanen redovisades i årets förslag till investeringsplan med beskrivningar för de namngivna projekten samt städerna. Under 2016 avser kontoret att arbeta vidare med att ta fram utförligare sammanställningar av respektive projekt inför varje skedesstart. Även förväntade effekter och hur projekten bidrar till måluppfyllelse enligt trafikstrategin mfl styrande dokument kommer att ingå i dessa sammanställningar. HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 28

29 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget Förklaring kring hur investeringsprojekt prioriteras. Projekten prioriteras utifrån stadens gällande dokument främst trafikstrategin och utbyggnadsstrategin. Vad gäller exempelvis projekten i cykelstaden tas årligen en handlingsplan fram för att beskriva vilka projekt som prioriteras under kommande period för att uppnå målen i cykelprogrammet. Under 2016 påbörjas även arbetet med att ta fram ett fotgängarprogram som även det resulterar i prioriterade åtgärder. Större projekt prioriteras utifrån behoven i stadsutveckling kopplade till såväl exploateringar som kollektivtrafikstrategier såsom K2020. HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 29

30 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget Förväntad effekt och måluppfyllelse relaterad till investeringarna Se grunden för prioriteringar. HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 30

31 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget Konsekvensanalys av de omfattande ändringarna i investeringsbudgeten för Med avseende på genomförandegraden av investeringsprojekten 2015 samt ca 20 % mer i investeringsbudgeten än föregående år i kombination med ett högt tryck från exploateringsprojekten kommer kontoret snarast att en bedömning av vad som är rimligt att kunna genomföra med avseende på bl.a. tillgängliga resurser och projektens karaktär. HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 31

32 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget Beskrivning av kvarliggande politiska uppdrag från HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 32

33 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget 2016 Beskrivning av kvarliggande politiska uppdrag från Beskrivs i årsrapporten för (sid 38) Bedömning om respektive uppdrag anses vara genomfört i den eller de delar som avser HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 33

34 34

35 Tilläggsyrkande (S) i samband med budget Att konkretisering av budget ska ske genom samverkan med nämnd och presidium, och nämnden skall planera en fördjupad tvådagarssittning i mars HÅLLBAR STAD ÖPPEN FÖR VÄRLDEN 35

36 nämnden förvaltningen kommunfullmäktige avdelningen enheten/verksamheten/projektet politik förvaltning Planering och uppföljning Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

37 Utvecklad planeringsprocess kommunfullmäktige FN TN BN Politik förvaltningar FK TK SBK avdelningar enhet/verksamhet/projekt

38 Planering 2017 förslag arbetsprocess November - December Verksamhetsplanering UR 4 UR 3 Dec Jan 4 februari Strategisk sittning inför planering Ledningsgrupper TK, SBK. FK Oktober Budgetbeslut 2017 Budget TN/ FN/ BN Okt Nov Feb Mar mars Respektive planeringsdialoger inför Nämndledamöter - Ledningsgrupp 23 September Gemensam planeringskonferens 2017 TK, FK, SBK - Ledningsgrupper TK, SBK. FK Mål- och Inriktningsdokument UR 2 Sep Aug Jul Jun Maj Apr UR 1 15 April Gemensam temanämnd TN, FN, BN - Ledamöter TN, FN, BN - Representanter fr TK, FK, SBK KF Budget 38

39 Nämndkonferens 7 8 mars Hotell 11 7 mars avslutande middag 19:00 8 mars 08:30 16:30 Huvudsakligt innehåll: Aktuellt från förvaltningen förbättringsarbetet Mål och uppdrag Investeringar Drift respektive underhåll 39

40 KONTAKT: Avdelning Område, Göteborgs Stad Namn