Kallelse till ordinarie förbundsstämma i Riksförbundet Enskilda Vägar

Transkript

1 Kallelse till ordinarie förbundsstämma i Riksförbundet Enskilda Vägar Lördagen den 18 mars 2017 kl Plats: Nyköping, Hotell Sun-Light Dagordning 1. Stämmans öppnande 2. Fråga om kallelse skett i behörig ordning 3. Val av ordförande för stämman 4. Val av två justeringsmän tillika rösträknare 5. Styrelsens verksamhetsberättelse 6. Revisionsberättelsen 7. Fastställande av resultaträkningen och balansräkningen 8. Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen för den gångna perioden 9. Motion från Gånarps vägsamfällighet (44934) ang. sociala medier 10. Arvoden och ersättningar a. Redovisning av arbetsgruppen angående arvodesprinciper (stämmobeslut 2015) b. Information om gällande organisationsplan och kostnadspolicy c. Beslut 11. Styrelsens förslag till budget 12. Medlemsavgiften perioden 1 januari december Val till styrelsen a. Val av styrelseordförande b. Val av styrelseledamöter c. Val av suppleanter 14. Val av revisorer 15. Val av valberedning och sammankallande 16. Meddelande av tidpunkt och plats för stämmoprotokollets offentliggörande 17. Stämmans avslutande --- Styrelsen föreslår oförändrad medlemsavgift för perioden Handlingar enligt 6 i stadgarna (verksamhetsberättelse och revisionsberättelse samt styrelsens förslag till budget) samt motion och motionssvar finns tillgängliga på förbundets kansli, eller på hemsidan senast från och med den 3 mars. Styrelsen i REV genom Uno Jakobsson, ordförande

2

3

4

5

6

7 Resultaträkning verksamhetsperioden Utfall Budget Utfall Budget / /2016 Intäkter Medlemsavgifter Konferens- och kursverksamhet EVA-REV Ränteintäkter Förvaltningsfrågor Övriga intäkter Summa intäkter Kostnader Förbundsstämman Försäkringspremier Information om förbundet Utredning och rådgivning Konferens- och kursverksamhet Bulletinen Projektarbeten Kommunikationsstrategi Styrelsemöten S:a verksamheten Löner Sociala avgifter Arvoden styrelsen Arvoden övriga Semesterlöner Resor och traktamenten Kollektiva pensionskostnader Övriga personalkostn inkl utbildning S:a personalkostnader Kontorsmaterial Leasing kontorsmaskiner Databehandling Kontorsinventarier Telefon och telefax Porto Lokalhyra Renhållning kansli Diverse omkostnader Bankkostnader Skatter Redovisningstjänster S:a förvaltningskostnader Summa Kostnader Årets Resultat

8 Riksförbundet Enskilda Vägar, REV Balansräkning verksamhetsåret Tillgångar Ing. Balans Utg. Balans Fastränteplacering Nordea Föreningskonto Nordea Bankkonto Nordea Upplupna räntor Förutbetalda hyra Förutbetalda leasingavgifter - - Diverse fordringar Avräkning skatter och avgifter Momsfordringar Summa tillgångar Skulder Upplupna sociala avgifter Leverantörsskulder/Uppl kostnader Bolagsskatt Momsskuld Preliminärsskatt Upplupna semlöner + soc avgifter Avräkn särskild löneskatt pens Summa skulder Balanserat Resultat Periodens resultat Summa Eget Kapital Summa skulder och eget kapital

9 Motion till Riksförbundet Enskilda Vägar Förbundsstämma 2017 Sociala medier Idag finns inte Riksförbundet Enskilda Vägar (REV) på de sociala medierna. För många organisationer är det givet att man är aktiv på de sociala medierna, vilken det borde vara även för REV som har cirka 11 tusen medlemmar. På de sociala medierna skulle REV kunna informera och marknadsföra sin verksamhet, bedriva nyhetsförmedling, förmedla medlemsnyttan med mera. Vi föreslår: Att REV blir aktiv på de sociala medierna. Att REV startar upp en Facebook-sida. Att REV undersöker de övriga sociala medier som kan passa bäst för organisationens verksamhet Gånarp den 29 november 2016 Gånarps Vägsamfällighet Medlemsnummer Mikael von Krassow, ordförande Styrelsens svar Det är en operativ fråga för kansliet att utifrån styrelsens beslut och fastlagda riktlinjer marknadsföra och informera om REV. Med anledning av att kansliets och styrelsens krafter behövts till mycket annat under senaste verksamhetsperioden, med nytt medlemsregister och ny hemsida som större projekt, har vi ännu inte mäktat med att ta ställning till och utarbeta en strategi för förbundets närvaro på sociala medier. Vi är glada att Gånarps Vägsamfällighet genom denna motion tagit tillvara möjligheten att understryka behovet av att prioritera denna fråga och föreslår att motionen bifalls i sin helhet. Vid ett bifall på stämman kommer styrelsen att under verksamhetsperioden utreda hur närvaro på sociala medier bör se ut för förbundet, utarbeta en strategi samt sätta igång lämplig verksamhet. Motionens yrkanden Att REV blir aktiv på de sociala medierna. Att REV startar upp en Facebook-sida. Att REV undersöker de övriga sociala medier som kan passa bäst för organisationens verksamhet. Förslag Bifall Bifall Bifall

10 Ärende 10 b, förbundsstämman Information från ordföranden, Uno Jakobsson: Arvode för förtroendevaldas arbete utfört för förbundet Förbundet har allt sedan det bildades 1968 haft en arbetande styrelse. Insatserna från de förtroendevalda har varierat över tid, men sammanfattningsvis kan sägas att sättet organisationen är uppbyggd på emellanåt har krävt stora insatser utöver vad som kan betraktas som normalt styrelsearbete. Förbundets stadgar ger att det är styrelsen som har att sörja för att förbundet organiseras på lämpligt sätt för att uppfylla förbundets ändamål. Den organisationsplan som gäller idag antogs av förbundets tidigare styrelse, under hösten Mitt och nuvarande styrelses bidrag till planen är att det under 2011/2012 inrättades fyra stycken regionansvariga, ansvariga för varsin region, Norr, Öst, Väst och Syd. (Mikael Näslund, Christer Ångström, Ulf Lidesjö och Lars Olin) Enligt gällande organisationsplan skall Styrelse, Ledningsgrupp och Ordförande, utöver vanliga styrelseuppgifter bl.a: - Ha personalansvar för anställd personal och ansvara för arbetsmiljöfrågor - Ha ansvar för de projekt som förbundet driver - Utgöra ledningsstöd för kanslichefen - Upprätta och genomföra förbundets verksamhetsplan - Bevaka förbundets och medlemmarnas intressen nationellt och företräda förbundet mot omvärlden, ha kontakter med riksdag, politiker och myndigheter samt andra aktörer och media - Besvara remisser från Riksdag, regering och myndigheter - Delta på mässor, branschkonferenser och seminarier - Upphandla medlemsförsäkringen och ha övergripande kontakter med försäkringsbolaget - Vara ansvarig utgivare för medlemstidningen, månadsbrev och hemsida De Regionansvariga har att, tillsammans med ordföranden, tillgodose medlemmarnas behov och intresse av en regional/lokal förankring och kontakt, bevaka enskild väghållnings intressen lokalt och regionalt samt utöva utåtriktade kontakter i respektive region. Förbundets kursverksamhet upprätthålls över hela landet tack vara insatser från förtrondevalda, främst de regionansvariga och mig själv, som tillsammans med de anställda experterna Per Nilsson och Leif Kronkvist svarar för utbildningen av styrelseledamöter hos förbundets medlemmar. Varje år utbildas cirka personer på förbundets kurser, steg I och II. Antalet kurstillfällen uppgår till minst 30 varje år, spridda över hela landet. Som framgått av den tidigare redovisade förvaltningsberättelsen genomför förbundet som en del av verksamheten olika projekt utöver ordinarie medlemsservice från kansliet i Stockholm alla med det övergripande syftet att ge största möjliga medlemsnytta. Tre större projekt på senare år har varit att ta fram en ny handbok, EVA-REV, som kom ut i början av nu avslutad verksamhetsperiod, Finlandsmodellen - de kraftfulla och väl underbyggda försöken att påverka landets beslutsfattare att förändra och förenkla regelverket för de enskilda väghållarna samt ett projekt för en teknisk

11 förnyelse av servicen till medlemmarna genom en helt ny lösning och leverantör för både förbundets hemsida och medlemsregister. I projektverksamheten ser styrelsen till att anlita de som är bäst lämpade för uppdraget och ger mest för pengarna. Som exempel har både i projektet EVA-REV samt Finlandsmodellen delvis använts externa konsulter upphandlade i konkurrens, när kompetens saknats internt inom förbundet. Men, för det fall det bland förbundets anställda, eller förtroendevalda, finns rätt kompetens för ett projekt, uppdras åt den anställde eller förtroendevalde att utföra arbetet i projektet, med en särskilt uppsatt budget för ändamålet. Varje projekt har en projektansvarig, som rapporterar direkt till ordförande/ledningsgrupp och styrelse. Förbundet deltar också med både anställd personal och förtroendevalda i olika projekt och samverkansgrupper som drivs av andra, främst Trafikverket och Lantmäteriet centralt, med det övergripande syftet att ta tillvara den enskilda väghållningens intressen. Att även förtroendevalda ställer upp i sådana sammanhang gör att förbundet har förmåga att vara med i flera sammanhang samtidigt och på olika ställen i landet, utan att det för den sakens skull leder till stora kostnader. Innan 2010 ersattes förtroendevalda för det arbete som nu beskrivits och som ju ligger utöver ordinarie styrelseuppgifter efter principen skäligt arvode med hänsyn till arbetsinnehåll, vilket ledde till olika ersättningar i olika fall och för olika förtroendevalda. Sedan september 2010 när en ny, omarbetad kostnadspolicy antogs av styrelsen, har en fast timtaxa gällt, lika för alla förtroendevalda, med möjlighet för dem som har F-skatt att fakturera förbundet nedlagd tid till en taxa av 750 kr/timmen ex moms och för dem som vill att förbundet skall betala sociala avgifter, mot en ersättning av 570 kr per timme för nedlagd tid. Det skall särskilt framhållas, att inte något arbete kan utföras av förtroendevald i projekt eller särskilt uppdrag utan att det har beordrats av styrelsen och/eller ordförande/ledningsgrupp, antingen genom direkta beslut i enskilda fall, eller genom ett övergripande beslut om rollfördelning enligt gällande organisationsplan och/eller budgetramar inom ett särskilt uppsatt projekt. Förtroendevaldas fakturor/kostnadsräkningar för utfört arbete för förbundet är utsatta dels för en intern kontroll genom att samtliga skall granskas och godkännas av styrelseledamoten med särskilt ansvar för ekonomistyrning/kontroll Margareta Vikgren, dels sedvanlig revision genom av förbundsstämman tillsatta revisorer, lekmannarevisorn Berndt Wiklander och auktoriserade revisorn Eva Yng. För projekt i vilka förtroendevalda deltar görs även en kostnadsuppföljning och kontroll mot beslutad budget. Tidsspillan Ni som varit med på tidigare förbundsstämmor, minns kanske att det under punkten arvoden till styrelsen på dessa stämmor, också särskilt anmärkts att förtroendevalda i förbundet har rätt till ersättning för tidsspillan i samband med resor till och från styrelsemöten och andra sammankomster och uppdrag för förbundet. Denna ordning har möjliggjort rekrytering av förtroendevalda från hela landet, från Höllviken (Vellinge kommun) i söder till Hassela (Nordanstigs kommun) i norr. Sedan 2010 ersätts sådan tidsspillan med 400 kr per timme.

12 Kostnadseffektiv organisation Styrelsen är själv av uppfattningen att det sätt på vilket förbundet är organiserat och den kostnadspolicy som gäller ger en mycket kostnadseffektiv och engagerad organisation, som har möjlighet att verka över hela landet. Ett alternativt sätt att organisera förbundet vore att ha fler anställda, ett större kansli i Stockholm och kanske också regionalt anställda personer. Det skulle dock leda till många gånger högre lokalkostnader och högre kostnader för teknisk utrustning för förbundet, förutom den givna högre personalkostnaden. (Som exempel kan nämnas Villaägarnas Riksförbund, som REV utbytte en del erfarenheter med för något år sedan på styrelsenivå om organisation och arbetssätt, varvid det bl.a. framkom att Villaägarna omsätter 10 ggr mer än REV, d.v.s. en bra bit över 100 miljoner kr och har således med REV-mått mätt, en gigantisk kostnadsmassa att hantera årligen. Om REV skulle slå in på samma väg som Villaägarna är styrelsens bedömning att medlemsavgiften måste höjas.) Styrelsen vill inte höja medlemsavgiften, utan tycker att organisationsplanen är väl genomtänkt till förmån för uppfyllande av verksamhetens ändamål. Tilläggas skall att medlemsavgiften har varit oförändrad sedan 2011 och styrelsen föreslår ej heller någon höjning för denna verksamhetsperiod som nu har inletts. --- Ärende 10 c, förbundsstämman Förslag till beslut - Ersättning för förtroendevald inom REV (exklusive auktoriserad revisor) 1. Ersättning per år vid styrelseaktivitet (samtliga styrelsemöten under perioden samt förbundsstämman), exklusive sociala avgifter o Ordförande, fast arvode om 35 procent av inkomstbasbeloppet ( kr) o Ledamot, fast arvode om 30 procent av inkomstbasbeloppet ( kr) o Suppleant, fast arvode om 25 procent av inkomstbasbeloppet ( kr) 2. Ersättning för uppdrag och arbete utanför styrelseaktivitet och förbundsstämma till ledamot, suppleant, valberedning samt lekmannarevisor o 600 kr i timmen exklusive moms (F-skatteinnehavare) eller o 570 kr i timmen för dem som ej har F-skatt 3. Ersättning för tidsspillan o 400 kr i timmen exklusive moms, alternativt exklusive sociala avgifter - Ersättning för auktoriserad revisor Mot faktura enligt sedvanlig taxa för nedlagd tid

13

14

15

16

17 Budget Utfall Utfall Budget Intäkter Medlemsavgifter Konferens- och kursverksamhet EVA-REV Ränteintäkter Förvaltningsfrågor Övriga intäkter Summa intäkter Kostnader Förbundsstämman Försäkringspremier Information om förbundet Utredning och rådgivning Konferens- och kursverksamhet Bulletinen Projektarbeten Kommunikationsstrategi Styrelsemöten S:a verksamheten Löner Sociala avgifter Arvoden styrelsen Arvoden övriga Semesterlöner Resor och traktamenten Kollektiva pensionskostnader Övriga personalkostn inkl utbildning S:a personalkostnader Kontorsmaterial Leasing kontorsmaskiner Databehandling Kontorsinventarier Telefon och telefax Porto Lokalhyra Renhållning kansli Diverse omkostnader Bankkostnader Skatter Revision (tidigare redovisningstjänst S:a förvaltningskostnader Summa Kostnader Årets Resultat

18 Valordning förbundsstämma mars 2017 Styrelsen Funktion Namn Mandatperiod Återstår Ordinarie Ordförande Uno Jakobsson (-67) 2 0 Ekonomistyrning Margareta Vikgren (-43) 4 2 Sekreterare Malin Ohlsson (-75) 4 0 Ledamot Christer Ångström (-45) 4 0 Ledamot Lars Olin (-58) 4 0 Ledamot Mikael Näslund (-61) 4 2 Ledamot Anders Lundell (-64) 4 2 Suppleanter Jan Ellström (-49) 4 0 Claes Henkel (-46) 4 2 Jenny Malmén (-72) 4 0 Ulf Lidesjö (-44) 4 2 Revisorer Ordinarie Berndt Wiklander (-38) 4 2 Valberedning Sammankallande Victor Brott 2 0 Maria Sigfridsdotter 2 0