Svar på kommunrevisionens synpunkter i revisionsrapport angående räddningstjänstens verksamhet

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Bilaga 6:1 Räddningstjänsten Handläggare Mårten Eskilsson Tel Dnr TSN/2018: /5 Teknik- och servicenämnden Svar på kommunrevisionens synpunkter i revisionsrapport angående räddningstjänstens verksamhet Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden beslutar att 1. godkänna förvaltningens svar på revisionens granskning enligt rapportens punkter 1, 2, 3 och 4. Punkt 4 besvaras även av HR-avdelningen genom kommunstyrelsen. Beskrivning av ärendet Den 18 april 2018 inkom en revisionsskrivelse som avser en granskning av kommunens räddningstjänst till både kommunstyrelsen och teknik- och servicenämnden. Granskningen har utförts av företaget KPMG AB på uppdrag av kommunrevisionen. Revisionens övergripande bedömning är att Strängnäs kommuns räddningstjänst bedriver ett ändamålsenligt arbete i enlighet med Lag om skydd mot olyckor (LSO, SFS 2003:778). Mot bakgrund av deras granskning har de ändå kommit fram till en punktlista med fyra olika bedömningar/rekommendationer. Kommunstyrelsen ska svara på punkt 4 medan teknik- och servicenämnden ska svara på samtliga punkter (1-4). Förutom de fyra punkterna har KPMG även reagerat på att kommunen, trots att det står som mål i handlingsprogrammet, ännu inte har tagit fram varken någon övergripande trafiksäkerhetspolicy eller en tydlig plan för säkerhet vid vatten. Motiv till beslut Punkt 1 Revisionen anser att det handlingsprogram enligt Lag om skydd mot olyckor (SFS 2003:778) som har beslutats av kommunfullmäktige för är ändamålsenligt och att räddningstjänsten sköts i enlighet med det. Man anser dock att det saknas en röd tråd mellan kommunens övergripande mål och målen för räddningstjänsten. Verksamheten håller inte med om revisionens bedömning. I arbetet med att ta fram handlingsprogrammet har en av utgångspunkterna varit kommunfullmäktiges övergripande mål och de mål som har beslutats av teknik-

2 Bilaga 6:2 2/5 och servicenämnden. Flera av de övergripande målen för kommunen är dock svåra att bryta ned till direkta verksamhetsmål för räddningstjänsten. Förutom de mål som finns i handlingsprogrammet tas årligen ytterligare ett antal specifika mål för räddningstjänsten fram i teknik- och servicekontorets års- och verksamhetsplanering. Uppföljningen av målen i handlingsprogrammet görs löpande och de flesta frågorna fortlöper under hela planperioden. Inom vissa områden, bland annat när det gäller trafiksäkerhetsfrågor, har arbetat blivit bättre under det senaste året. Arbetet med att ta fram ett nytt handlingsprogram som ska gälla för mandatperioden påbörjas under hösten Vid detta arbete kommer verksamheten att försöka göra kopplingarna till kommunens övergripande mål tydligare för att förstärka effekten av att ha en röd tråd genom hela beslutskedjan. Det nya handlingsprogrammet beräknas vara klart för beslut under våren Punkt 2 Revisionen anser att kommunen har en god samverkan med grannkommunerna vilket höjer förmågan att hantera olyckor och bränder. Sedan många år tillbaka finns samverkansavtal om ömsesidig hjälp vid räddningsinsatser med alla kommuner i Södermanlands län. Motsvarande avtal finns även med de kommuner som Strängnäs gränsar till i andra län. Dessutom finns ett länsövergripande avtal med Landstinget Sörmland om hjälp vid hjärtstopp för att minska tiden tills livräddande insatser kan påbörjas. Under 2016 drogs arbetet med Räddsam Mälardalen igång. De tre organisationerna Räddningstjänsten Strängnäs, Räddningstjänsten Eskilstuna samt Mälardalens Brand- och Räddningsförbund har fyra gemensamma högre ledningsfunktioner och en ledningscentral bemannad med ett inre befäl dygnet runt. Räddsam Mälardalen har inneburit en mycket bättre uthållighet och en snabbare resursuppbyggnad än vad vi själva hade klarat av i egen regi. Denna typ av samverkan lyfts också fram i den statliga räddningstjänstutredningen som presenterades våren 2018 vilket visar att vi är på rätt väg. Samverkan inom Räddsam Mälardalen och med övriga grannkommuner kommer att stärkas och utökas löpande, både vad gäller materiella och personella resurser. Redan nu finns intresse från flera kommuner av att ta hjälp av våra resurser och eventuellt även söka inträde i Räddsam Mälardalen. De stora skogsbränderna under sommaren 2018 har visat att behovet av samverkan både regionalt, nationellt och även internationellt är nödvändigt för att klara av att göra effektiva räddningsinsatser under utdragen tid. Räddsam Mälardalen har under sommaren deltagit med både personal och materiel vid skogsbränder i Dalarna och Hälsingland.

3 Bilaga 6:3 3/5 Punkt 3 Revisionen anser att den interna kontrollen av räddningstjänsten är svag och att den bör stärkas av teknik- och servicenämnden. Verksamheten medger att det finns brister i den interna kontrollen, framförallt när det gäller redovisning till teknik- och servicenämnden. Sedan 2017 har internkontrollen dock blivit bättre genom tydligare uppföljning av både ekonomi och mål i systemet LIS. Uppföljningen görs både månads-, delårs- och årsvis. Inför varje möte med teknik- och servicenämnden tas det fram en verksamhetsrapport där bland annat räddningstjänsten presenterar vad som har hänt den senaste månaden. Det är ett sätt att få fram tydlig och kortfattad information till den politiska ledningen. En orsak till problemet med uppföljning är att verksamheten enligt LSO hanteras i tre olika diarier. Förutom kommunens ordinarie system LEX använder räddningstjänsten administrationsprogrammet Core (byts under hösten 2018 till programmet Daedalos) där bland annat tillsyner, tillstånd och insatsrapporter hanteras i ett internt diarium. Dessutom genomförs sotning och brandskyddskontroll av en extern entreprenör som använder programmet SOT med ett eget internt diarium. Utdrag från diarierna i Core och SOT-2000 har sällan redovisats för teknik- och servicenämnden. Detta kommer att skärpas till under hösten 2018 och komplettera listorna med delegationsbeslut som presenteras vid varje nämndmöte. Punkt 4 Revisionen anser att kommunen saknar en systematisk kompetensförsörjning vad gäller räddningstjänsten och därför bör systematisera kompetensförsörjningen. Kompetensförsörjning är en utmaning för många kommuner i Sverige, i synnerhet när det gäller personal till räddningstjänsten. Det är ett väldigt ansträngt läge eftersom antalet sökande till både heltids- och deltidsbefattningar har minskat. Det har i högsta grad även drabbat Strängnäs kommun där flera befattningar har varit vakanta. Sedan våren 2018 är heltidsorganisationen dock återigen komplett. I Strängnäs kommun arbetar vi med systematisk kompetensförsörjning av personal enligt strukturen ARUBA som sammanfattar de fem viktiga områdena Attrahera, Rekrytera, Utveckla, Behålla och Avveckla. Räddningstjänsten har med utgångspunkt från ARUBA tagit fram aktiviteter och åtgärder inom de olika områdena som säkrar en systematik i arbetet med kompetensförsörjning. Attrahera Räddningstjänsten närvarar återkommande vid olika sammanhang, exempelvis öppet hus vid brandstationen, Mälardagen och Samhällsbyggnadsdagen. Vid

4 Bilaga 6:4 4/5 dessa tillfällen ska vi marknadsföra Räddningspersonal i beredskap (RIB). RIBanställning är en viktig väg in i Räddningstjänstens verksamhet. Målet är att få fler att söka vilket genererar ett större urval. Vi fokuserar därför numera inledningsvis på att beskriva samhällsnyttan istället för vilka antagningskrav som gäller. Rekrytera Strängnäs kommuns process för rekrytering framgår i det digitala verktyget Chefsportalen. Där finns de olika stegen beskrivna i systematisk ordning, från att vakans uppstår till introduktion av nyanställd. HR-avdelningen håller rekryteringsfördjupning för chefer två gånger per år. Räddningstjänsten rekryterar RIB-personal en gång på våren och en gång på hösten vilket är kopplat till en länsgemensam introduktionsutbildning. Heltidspersonal, både brandmän och befäl, rekryteras vid behov och kommande pensionsavgångar bevakas kontinuerligt. Verksamheten tittar ständigt på hur rekryteringsarbetet kan underlättas och tar till sig förslag och idéer från andra kommuner. Ett exempel är att vi har rekryterat en ensam heltidsbrandman i kombinationstjänst för att underlätta bemanningen av RIB-styrkan i Mariefred under kontorstid. Kombinationsbrandmannen finansieras delvis genom att utföra arbeten för andra kommunala enheter. Utveckla Medarbetarnas kompetens och utveckling beaktas vid årliga medarbetarsamtal. Även möjliga karriärvägar och fortbildning tas upp vid dessa möten. Chef säkerställer att medarbetare har tillräcklig kompetens att klara av sina arbetsuppgifter samt tillhandahåller utbildning när detta krävs. All heltidsanställd personal har så kallade kompetenskort där utbildning, övning och olika tester följs upp. Det dokumenteras hur ofta respektive moment ska uppfyllas och när detta har gjorts senast. Det är lätt att följa upp statusen för alla moment genom färgkoder (grönt-gult-rött). För att få ingå som ordinarie i skiftgruppen måste i princip alla moment vara grönmarkerade. Behålla För att behålla sina medarbetare arbetar räddningstjänsten för en god arbetsmiljö och goda anställningsvillkor. Medarbetare är delaktiga i det systematiska arbetsmiljöarbetet genom årliga medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar, samverkan, årlig medarbetarenkät samt årlig arbetsmiljörond på respektive station. Avveckla Medarbetare som slutar erbjuds ett avgångssamtal med närmaste chef. Resultatet av avgångssamtalet används i enhetens ständiga förbättringsarbete. I Strängnäs kommuns Chefsportal finns processtöd vid avveckling utifrån orsaken till att anställningen upphör. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

5 Bilaga 6:5 5/5 Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Ingen uppföljning krävs. Beslutsunderlag Revisionsskrivelse från KPMG diarienummer TSN/2018:193 Beslutet skickas till Teknik- och servicenämnden Kommunrevisionen KPMG, Mats Lundberg, Certifierad kommunal revisor KPMG, Patrik Hellberg, Granskare Lars Ekström Kontorschef Mårten Eskilsson Räddningschef

6 Bilaga 6:6

7 Bilaga 6:7

8 Bilaga 6:8

9 Bilaga 6:9

10 Bilaga 6:10

11 Bilaga 6:11

12 Bilaga 6:12

13 Bilaga 6:13

14 Bilaga 6:14

15 Bilaga 6:15

16 Bilaga 6:16

17 Bilaga 6:17

18 Bilaga 6:18

19 Bilaga 6:19

20 Bilaga 6:20

21 Bilaga 6:21