1. Uppföljningsrapport för IT-nämnden Bilaga Intern kontroll uppföljning Bilaga 2

Transkript

1 Kommunstyrelseförvaltningen KALLELSE/FöREDRAGNINGSLISTA IT-NÄMNDEN kallas till sammanträde måndagen den 28 maj kl Plats: IT-avdelningen, Gymnasievägen 2 A, LYSEKIL Ärende Bilaga 1. Uppföljningsrapport för IT-nämnden Bilaga 1 2. Intern kontroll uppföljning Bilaga 2 3. Dialog kring nya kontrollområden för intern kontrollplan Status SML-IT 5. Delegationsbeslut Bilaga 3 Attesträtt 6. Redovisning av anmälningsärende Bilaga 4 Protokollsutdrag KF Sotenäs kommun , 33, Ansvarsprövning IT-nämnden (ITN ) Protokollsutdrag KF Munkedals kommun , 41, Bokslut 2017 för IT-nämnden (ITN ) 7. Övrigt Lysekil KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Christina Gustafsson ordförande / Madelene Johansson sekreterare Lysekils kommun, Lysekil Tel: madelene.johansson@lysekil.se

2 Tjänsteskrivelse Sid 1/2 Datum Dnr ITN Avdelningen för verksamhetsstöd Madelene Johansson, Uppföljningsrapport 2, 2018, för IT-nämnden Sammanfattning Rapporten omfattar årets första fyra månader och IT-nämnden visar ett positivt resultat om 57 tkr, vilket stämmer väl överens med prognosen på helår. Förslag till beslut IT-nämnden godkänner uppföljningsrapport 2, april Ärendet I enlighet med kommunens styrmodell ska uppföljning sammanställas till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige per sista april (uppföljningsrapport 2). Denna rapportering innehåller ekonomisk uppföljning samt redovisning om hur arbetet går kring utvecklingsmål och kritiska kvalitetsfaktorer. Förvaltningens synpunkter eller utredning IT-nämnden beräknar ett +/- 0 resultat Arbetet pågår med utvecklingsmålet öka stödet i verksamheternas digitaliseringsarbete där IT-avdelningen tillsammans med verksamheterna i Sotenäs håller på att ta fram en digital agenda. Syftet är att tillsammans titta på hur vi gemensamt kan bidra till en ökad digitalisering med mål att uppnå större verksamhetsnytta och medborgarnytta. I utvecklingsmålet öka antalet kartlagda processer har IT-avdelningen har varit ett aktivt stöd Man har belyst ett flertal arbetsprocesser och därmed effektiviserat. En kritisk kvalitetsfaktor är ett område som är av särskild betydelse för en verksamhets kvalitet och service. IT-avdelningen kritiska kvalitetsfaktorer är uppdelade i fyra perspektiv vilka följs upp genom kvalitetsindikatorer. Per Garenius Förvaltningschef Anders Siljeholm IT-chef SML-IT Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

3 Tjänsteskrivelse Sid 2/2 Dnr ITN Bilaga Uppföljningsrapport 2, april 2018 Beslutet skickas till Ekonomienheten i Sotenäs kommun Ekonomienheten i Munkedals kommun Ekonomiavdelningen i Lysekils kommun Kommunstyrelseförvaltningen Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

4 Uppföljningsrapport IT-nämnd

5 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Verksamhet Verksamhetens grunduppdrag Verksamhetens kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer Målgrupp Verksamhet Medarbetare Ekonomi Utvecklingsmål och indikatorer Verksamhetsstöd Lärande organisation Sammanfattande analys och slutsats av utvecklingsmål Ekonomi Resultat och prognos Resultat och prognos verksamhet Ekonomisk analys Investeringsuppföljning IT-nämnd, Uppföljningsrapport U (10)

6 1 Sammanfattning Lysekils kommuns vision och värdegrund utgör tillsammans med Sotenäs- och Munkedals kommuns visioner och strategier samt kommunala och statliga styrdokument verksamhetens grunduppdrag. Grunduppdraget är utgångspunkt för arbetet med finansiella mål, resursfördelning och utveckling. För att kvalitetssäkra verksamheten ska också faktorer och indikatorer som mäter verksamheten vara kopplade till grunduppdraget. Händelser under perioden Under perioden så ha IT-avdelningen haft personalomsättningar i form av att två tekniker avslutat sina tjänster för att gå till andra externa utmaningar. Dessa tjänster återbesattes i tid med gott resultat. Arbetet med att effektivisera och förbättra IT-avdelningens leverans av tjänster genomförs med utbildning i LEAN samt att i arbetsgrupper arbeta fram nya rutiner. Arbetet med digitaliseringen har tagit rejält med fart under perioden i hela SML, detta märks i att listan med önskade kartlagda och körbara processer (e-tjänster) blir längre och längre. Detta innebär att kommunerna (Digitaliseringsråden) får prioritera listan, då efterfrågan är större än leveranstakten. Då detta är och kommer vara ett fokusområde så bör det tillföras resurser. I kommunernas arbete med att uppfylla de nya direktiv och lagar som kommer under året (GDPR samt säkerhetsskyddslag), så är IT-avdelningen ett gott stöd. IT-nämnd, Uppföljningsrapport U (10)

7 2 Verksamhet IT-nämnden IT-nämndens sammansättning består av 6 ordinarie ledamöter samt 6 ersättare, med vardera från respektive SML kommun (Sotenäs, Munkedal, Lysekil). Nämndens uppdrag är att inom ramen för IT-nämndens reglemente samt samverkansavtalet leda de samverkande kommunernas gemensamma IT-avdelning. Verksamheten ansvarar utifrån fastställda förutsättningar och ramar för en effektiv och ändamålsenlig IT- försörjning, omfattande; IT-avdelningen Verksamheten omfattar IT i respektive kommun. Verksamheten ansvarar utifrån fastställda förutsättningar och ramar för en effektiv och ändamålsenlig IT- försörjning, omfattande; Upprätthållande av serv Stödja kommunstyrelsen i framtagandet av strategiska IT- Förvaltning av strategiska planer för IT Den gemensamma IT avdelningen uppgift är att tillhandahålla IT-drift, support, förvaltning samt utveckling av Sotenäs, Munkedals och Lysekils IT-miljö. 3 Verksamhetens grunduppdrag 3.1 Verksamhetens kritiska kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer En kritisk kvalitetsfaktor är av särskild betydelse för verksamhetens kvalitet och service. Den kritiska kvalitetsfaktorn utgår från verksamhetens grundläggande uppdrag. Kvalitetsfaktorerna är indelade i fyra perspektiv; målgrupps-, verksamhets-, medarbetar- och ekonomiperspektiv. De kritiska kvalitetsfaktorerna följs upp genom kvalitetsindikatorer. En indikator är ett mätvärde som visar om kommunen är på rätt väg eller inte. Observera att utfall som presenteras nedan är det senaste rapporterade värdet Målgrupp Kvalitetsfaktor Kvalitetsindikator Utfall Gott bemötande Andel kunder som är nöjda med bemötandet 80% Vara ett aktivt och kreativt stöd för verksamheternas digitalisering Väl fungerande arbetsplats för våra användare Antal kartlagda processer 16 Process för hantering av förbättringsförslag. Trenden är att arbetsplatserna fungerar bra. Analys och slutsats Arbetet med att ge god service är en alltid pågående process. IT-avdelningen arbetar alltid med ständiga förbättringar, såsom att öka effektiviteten med hjälp av ramverket ITIL samt LEAN. IT-nämnd, Uppföljningsrapport U (10)

8 Antalet processer som verksamheterna vill ha hjälp med att kartlägga, optimera samt automatisera har ökat mycket under perioden. Detta är mycket positivt och visar att digitaliseringen börjar ta fart inom SML. En enkät skickades ut till 790 tillsvidareanställda, 119 svar inkom. Exempel på frågeställningar visas nedan (hela resultatet med som bilaga), dock visar resultatet på att arbetsplatserna fungerar bra. IT-nämnd, Uppföljningsrapport U (10)

9 IT-nämnd, Uppföljningsrapport U (10)

10 3.1.2 Verksamhet Kvalitetsfaktor Kvalitetsindikator Utfall Fungerande rutin för felanmälan via 3580.se Fungerande beställningsrutin Fungerande samarbete och dialog med verksamheterna i syfte att säkerställa gemensamma förväntningar mål och prioriteringar. Korrekt och transparent debitering av digitala verktyg i rätt tid och till rätt mottagare Andel kunder som är nöjda med rutin för felanmälan och beställning via Redovisas i U3 Andel kunder som är nöjda med rutin för felanmälan och beställning via Redovisas i U3 Antal dialogmöten. Samtliga är genomförda och materialet är överlämnat till beställaren. 100 Rätt faktureringsunderlag 100% Analys och slutsats IT-avdelningen har under de senaste sex månaderna fokuserat på att få till ett bra och transparent flöde avseende debiteringsrutiner. Så här såg processen ut innan; Denna innehöll mycket manuell hantering med risk för felkällor. Så här ser processen ut nu; IT-nämnd, Uppföljningsrapport U (10)

11 Mycket är automatiskt direkt från källsystem samt att meddelande till chefer m.fl. om vad de har för digitala verktyg, telefonanknytningar mm som kostar pengar skickas Medarbetare Kvalitetsfaktor Kvalitetsindikator Utfall God arbetsmiljö Sjukfrånvaro 5,4 % Säkra resor Låg stressnivå Fordonen är en naturlig del i SAM-arbetet och ingår i skyddsronderna. Andel medarbetare som känner en låg stressnivå. Enkät genomförs i samband med medarbetarsamtal under hösten Redovisas i årsredovisning. Långsiktig kompetensförsörjning Antal fortbildningar 48 Influensaperioden i februari ger till följd en någon höjning av sjukfrånvaron. Inga åtgärder bedöms behövas. Analys och slutsats 100% 0% IT-nämnd, Uppföljningsrapport U (10)

12 3.1.4 Ekonomi Kvalitetsfaktor Kvalitetsindikator Utfall Budget i balans Budgetavvikelse 0 % Rätt licensieringsnivå avseende Microsoftlicenser Andel rätt licensiering av Microsoftprodukter 100% Siths-kortutgivning Antal utgiva Sithtskort inom SML 50 Analys och slutsats IT-nämnden bedöms hålla budget 2018 vilket innebär att IT-nämnden uppfyller lagreglerna för god ekonomisk hushållning. 4 Utvecklingsmål och indikatorer Observera att utfall som presenteras nedan är det senaste rapporterade värdet. 4.1 Verksamhetsstöd Utvecklingsmål Indikator Utfall Öka stödet i verksamheternas digitaliseringsarbete. Genom ett samarbete med Högskolan Väst, så har vi nu en studentmedarbetare (Co-opstudent) som arbetar som e-tjänsteutvecklare. Detta ger IT-avdelningen möjligheteter att stödja verksamheternas behov i sin digitalisering. Trenden är att behoven ökar, och därmed ökar kravet på adekvat stöd i deras verksamhetsutveckling. 4.2 Lärande organisation Utvecklingsmål Indikator Utfall Öka antalet kartlagda processer där ITavdelningen har varit ett aktivt stöd. Tydliggöra våra digitala verktyg i processutvecklingen. Dra nytta av samverkan mellan avdelningar, förvaltningar och kommunerna. Detta arbete är i full gång och trenden är att behovet av stöd ökar. 4.3 Sammanfattande analys och slutsats av utvecklingsmål Arbetet med ständiga förbättringar och processkartläggning har under 2017 och fram tills nu börjat ge frukt. Dock så fortsätter arbetet med ständiga förbättringar och anpassa ITavdelningens verksamhet till våra målgruppers behov. Att lyckas med digitaliseringen kräver ett gott digitalt ledarskap. Där digitaliseringstakten är hög, där hittar vi också chefer som tagit på sig ansvaret att driva förändringen. Där ledarskapet inte finns där finns inte heller någon förändring. Så därför fortsätter arbetet Att leva upp till Digital agenda kräver uthållighet, engagemang och resurser samt viljan att förändra verksamheterna till att leva upp till nyttan. De tre digitaliseringsråden har börjat få prioritera SML s digitaliseringsbehov, då efterfrågan blir större och större från verksamheterna. Fortsätter detta som vi tror så måste det tillsättas mer resurser. IT-nämnd, Uppföljningsrapport U (10)

13 5 Ekonomi 5.1 Resultat och prognos Belopp i mnkr Budget helår Budget ack Utfall ack Utfall ack föreg år Prognos utfall helår Intäkter 27,2 9,1 9,9 9,1 29,2 Personalkostnader -12,9-4,2-4,6-3,9-14 Övriga kostnader -14,3-4,8-5,2-5,0-15,1 Kapitalkostnader Nettokostnader 0,0 0,1 0,1 0,2 0,1 Budget nettokostnader 0 0 0,1 0 0 Budgetavvikelse 0,0 0,1 0,0 0,2 0,1 5.2 Resultat och prognos verksamhet Verksamhet/enhet tkr Budget helår Budget ack Utfall ack Prognos utfall Avvikelse buprognos Summa IT-nämnden har bara en verksamhet. 5.3 Ekonomisk analys IT-nämnden ligger i paritet med budget Dock kommer kostnaderna troligen öka under året, men täckas av ökade intäkter. IT-nämnden kommer 2018 att ha +/- 0 i resultat på årsbasis. 6 Investeringsuppföljning Investering i tkr Budget Utfall ack Prognos Summa Kommentar IT-nämnden har inga pågående investeringar. IT-nämnd, Uppföljningsrapport U (10)

14 Tjänsteskrivelse IT-avdelningen Datum Dnr ITN 2017-xxx Uppföljning Intern kontroll 2018, IT-nämnden Sammanfattning Redovisning av upprättad intern kontroll 2018 för IT-nämndens verksamhet. Granskning är genomförd utifrån reglemente och anvisningar för intern kontroll. Där det framkommit brister har åtgärdsförslag upprättats. Förslag till beslut IT-nämnden godkänner avdelningens uppföljning av intern kontroll 2018 och ger avdelningen i uppdrag att arbeta med föreslagna åtgärder, samt återrapportera genomförda åtgärder senast december Ärendet Kommunfullmäktige har antagit Reglemente för intern kontroll i Lysekils kommun och kommunstyrelsen antog Anvisning för genomförande av intern kontroll Lysekils kommun IT-avdelningen har genomfört intern kontroll i enlighet med ordförandebeslut som redovisades vid nämnd Granskning, intern kontroll, har genomförts inom två områden: Beställning av digitalt verktyg (dator/surfplatta). Egenkontroll som syftar till att säkerställa funktionen i verksamheterna och att det ges lämpligt IT-stöd i rätt tid på rätt nivå. Uppföljning av intern kontroll har dokumenterats i det digitala ledningssystemet Stratsys. Avdelningens synpunkter Kontroll och resultat anges i bifogade rapporter. Där brister kunde påvisas har åtgärdsförslag angivits. Per Garenius Förvaltningschef Anders Siljeholm IT-chef Sara Herrmann IT-handläggare Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

15 Tjänsteskrivelse Bilaga Intern kontroll IT-nämnden 2018 uppföljning Beslutet skickas till Ekonomienheterna i SML Kommunstyrelsen Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

16 Intern kontroll - uppföljning IT-nämnd 2018

17 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning av internkontrollarbetet under det gångna året Risker som hanterats under året Genomförda granskningar Beställning av digitalt verktyg (dator/surfplatta) Egenkontroll Övriga åtgärder... 9 IT-nämnd, Intern kontroll - uppföljning 2(9)

18 1 Sammanfattning av internkontrollarbetet under det gångna året IT-avdelningen har enligt IT-nämndens beslut granskat två olika kontrollområden under 2018: Beställning av digitalt verktyg Egenkontroll Syfte med intern kontroll är att uppmärksamma brister i kontrollmoment och rutiner, som sker löpande i den dagliga verksamheten. Vid granskningsaktiviteterna hittades mindre avvikelser. IT-avdelningen bör se över rutiner vid beställning. 2 Risker som hanterats under året Sannolikhet 1 Konsekvens Hög Totalt: 2 Hög Medel Låg Sannolikhet Konsekvens 4 Sannolik (mycket troligt att fel uppstår) Allvarlig (Är så allvarlig att fel inte får inträffa) 3 Möjlig (finns en möjlig risk) Kännbar (Uppfattas som besvärande) 2 Mindre sannolik (risken är Lindrig (Uppfattas som liten) mycket liten) 1 Osannolik (risken är obefintlig) Försumbar (Är obetydlig) IT-nämnd, Intern kontroll - uppföljning 3(9)

19 Perspektiv Process/rutin Risk Sannolikhet Konsekvens Målgrupp Beställning av digitalt verktyg (dator/surfplatt a) 1 Vi har inga tydliga rutiner gällande livscykelhantering av digitalt verktyg, svårigheter med att beställa och felanmäla. Egenkontroll 2 Risken är att vi ser att det är grönt i våra system, men verkligheten visar något annat. 4. Sannolik 3. Kännbar 3. Möjlig 3. Kännbar 3 Genomförda granskningar Process/rutin: 3.1 Beställning av digitalt verktyg (dator/surfplatta) Granskningsaktivitet: Är mottagaren nöjd med beställningen Syfte med granskning Att säkerställa funktionen i verksamheten och att lämpligt IT-stöd ges i rätt tid på rätt nivå. Tillvägagångssätt Tagit fram alla slutförda beställningar av digitala verktyg under oktober-december 2017, 58 st. Faktainsamling har skett via enkätverktyget Forms i MS Office 365. Resultat och iakttagelser som gjorts vid granskningen IT-nämnd, Intern kontroll - uppföljning 4(9)

20 Brister Leveransbesked/bekräftelse - Saknas rutiner för uppföljning vid beställning. Förslag till åtgärder Rutinbeskrivning Process/rutin: 3.2 Egenkontroll Granskningsaktivitet: Kontroll av IT-funktion på arbetsplats Syfte med granskning Att säkerställa funktionen i verksamheten och att lämpligt IT-stöd ges i rätt tid på rätt nivå. Tillvägagångssätt För att säkerställa egenkontrollsenkätens riktighet, så genomfördes en enkät som skickades till 790 slumpvis utvalda användare, fördelat på respektive kommun. Det inkom 119 svar, dessa svar visar entydigt på att resultatet vid egenkontroll är riktig. Faktainsamling har skett via enkätverktyget Forms i MS Office 365. IT-nämnd, Intern kontroll - uppföljning 5(9)

21 Resultat och iakttagelser som gjorts vid granskningen IT-nämnd, Intern kontroll - uppföljning 6(9)

22 IT-nämnd, Intern kontroll - uppföljning 7(9)

23 Förslag till åtgärder Återkoppling - IT-avdelningen kontaktar berörda för åtgärd. IT-nämnd, Intern kontroll - uppföljning 8(9)

24 4 Övriga åtgärder Övriga åtgärder avser de åtgärder som tillkommit utanför granskningarna, dvs som kan ha identifierats innan en granskning skett i samband med t.ex. en riskanalys. Åtgärderna följs upp löpande under året allteftersom åtgärderna är avslutade. Åtgärder visas med olika statussymboler som indikerar i vilken mån den är avslutad eller pågående. Statusalternativen innebär: Föreslagen åtgärd Pågående Pågående med avvikelse Avslutad IT-nämnd, Intern kontroll - uppföljning 9(9)

25 DELEGATIONSBESLUT 1/2018 Datum Dnr ITN IT-avdelningen Madelene Johansson, Attesträtt ansvar 3000 från och med IT-nämnden har delegerat beslutanderätten att utse attestanter till IT-chefen, , 8. Beslut enligt delegationsordning ITN , nr 11. IT-chefens beslut IT-chefen, Anders Siljeholm, beslutar att Hans Gunnarsson har rätt att attestera ansvar 3000 med tillhörande koddelar från och med Lysekil För IT-nämnden Anders Siljeholm IT-chef SML-IT Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax:

26 @sotenäs kommun Dnr 2o l Ansvarsprövning - IT-nämnden KF S 33 Kommunrevisionen har granskat lt-nåimndens arbete och tillstyrker att lt-nämnden och dess ftirtroendevalda beviljas ansvarsfrihet. Kommu nfu llmäktiges beslut Kommu nfu ll mäktlge I Sa mmåntrådcsprotokoll I ZO to-p*ss D\z\ Kommunfullmäktige beviljar lt-nämnden och dess ftirtroendevalda ansvarsfrihet ftir ãß 2017 Protokollsanteckning I handläggningen av Éirendet deltar endast de ledamöter som enligt 5 kapitlet 47 $ kommunallagen har rätt att göra det. Skickas till Munkedals och Lysekils kommuner LYSEKIL Regi S KOM straturen MUN Dnr, COtf-ooo (,ro 7.4 ry L... signatur: Rätt 1lk raget intygar: 16(59)

27 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(29) KOMMUNFULLMÄKTIGE Sammanträdesdatum Dnr: KS Bokslut 2017 för IT-nämnden Sammanfattning IT-nämnden ansvarar utifrån fastställda förutsättningar och ramar för en effektiv och ändamålsenlig IT-försörjning, omfattande; - Ansvarar för ändamålsenlig leverans av IT - Upprätthållande av servicenivåer och kvalitet för tillhandahållna tjänster - Efterlevnad av regler, riktlinjer och styrande verksamhetsbehov - Förvaltning av strategiska planer för IT En verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2017 är upprättad och hanteras i IT-nämnden den 26 mars Under 2017 har införandet av fritt wifi (trådlöst internet) påbörjats i kommunerna. Ett införande i linje med den fortsatta digitaliseringen av kommunerna. Under året har en flytt till nya lokaler skett som innebär att arbetsmiljön förbättrats avsevärt. Inga större incidenter har skett utan verksamheten har fungerat tillfredställande i för hållande till uppdraget. IT-nämnden redovisar ett överskott på 0,14 mnkr för Beredning Ekonomichefen och kommunchefens tjänsteskrivelse Årsrapport 2017 för IT-nämnden. Kommunstyrelsens arbetsutskott , 72. Kommunstyrelsen , 85. Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att godkänna upprättad verksamhetsberättelse Beslut Kommunfullmäktige beslutar att godkänna upprättad verksamhetsberättelse Expedieras Ekonomienheten IT-nämnden Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande