226 Plan för digitalisering (KSKF/2018:24)

Transkript

1 Kommunstyrelsen Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(2) 226 Plan för digitalisering (KSKF/2018:24) Beslut Förslag till kommunfullmäktige 1. Plan för digitalisering godkänns. 2. Avrapportering till kommunstyrelsen sker vid planperiodens slut. Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har inkommit med en skrivelse i ärendet daterad den 17 oktober Av skrivelsen framgår bland annat att kommunstyrelsen beslutade den 25 maj 2018 att remittera förslag till plan för digitalisering till samtliga nämnder. Samtliga nämnder har svarat. Vissa av de inkomna synpunkterna har beaktats i planen. Övriga synpunkter kommer att tas med i det vidare arbetet. Den digitala plan som föreslås utgör utgångspunkten för ett sammanhållet och strukturerat arbete med verksamhetsutveckling genom digital teknik i Eskilstuna kommun. Arbetet med digitalisering pågår i kommunen men avsikten med planen är att förflytta utvecklingen från enskilda e-tjänster till verksamhetsutveckling och automation för att åstadkomma högre resurseffektivitet. Planen omfattar åren och kommer därefter att ersättas dels av ett program och dels av Strategisk inriktning Planen beskriver en bas för ett utvecklingsarbete och de detaljerade besluten runt projekten fattas i tjänstemannaorganisationen. En styrgrupp är bildad på tjänstemannanivå för att styra och leda helheten i utvecklingsarbetet. Planen omfattar fem prioriterade utvecklingsområden: 1. Skapa förutsättningar för ett systematiskt digitaliseringsarbete 2. Modern, effektiv och enkel förvaltning 3. Individuellt anpassad och kvalitativ vård, omsorg och sociala tjänster 4. Digitalisering som förstärker lärandet 5. Smart och hållbar stad Utvecklingsområdena kompletteras av handlingsplaner utifrån nämndernas inventering och prioritering av insatser samt en bedömning av kommungemensamma åtgärder. All utveckling ska ske med hänsyn till de grundläggande värden och ambitioner som idag finns i Eskilstuna kommun. Sammanlagt avsätts sex miljoner kronor under 2019 för kommungemensamma förändringsinitiativ utan krav på ekonomisk återbetalning. Dessa hanteras i den gemensamma portfölj som styrgruppen beslutar kring. Utöver det finns medel tillgängliga i Modern kommun för initiativ som kan återbetalas. Initiativ som Vi gör Eskilstuna tillsammans Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 Kommunstyrelsen Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 2(2) finansieras av nämndernas ramar bevakas och samordnas i styrgruppen i den mån de är väsentliga för kommunens utveckling. Yrkande Jimmy Jansson (S) yrkar bifall till kommunledningskontorets förslag. Vi gör Eskilstuna tillsammans Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret Ekonomi och kvalitet KSKF/2018:24 Lena Lundberg (3) Kommunstyrelsen Plan för digitalisering Förslag till beslut Förslag till kommunfullmäktige 1. Plan för digitalisering godkänns. 2. Avrapportering till kommunstyrelsen sker vid planperiodens slut. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslutade den 25 maj 2018 att remittera förslag till plan för digitalisering till samtliga nämnder. Samtliga nämnder har svarat. Sammanfattningsvis kan följande konstateras. - Generellt är nämnderna positiva till en gemensam plan för digital utveckling. - Konkreta målsättningar saknas. - Styrning, ansvarsfördelning och samordning behöver förtydligas. - Upphandlingsprocessen avseende IT behöver effektiviseras. - Terminologin behöver ses över. - Finansieringen behöver bli tydligare. - Den nationella digitaliseringsstrategin för skolan behöver beaktas och förtydligas i planen. Vissa av synpunkterna har beaktats i planen. Övriga synpunkter kommer att tas med i det vidare arbetet. Den digitala plan som föreslås utgör utgångspunkten för ett sammanhållet och strukturerat arbete med verksamhetsutveckling genom digital teknik i Eskilstuna kommun. Arbetet med digitalisering pågår i kommunen men avsikten med planen är att förflytta utvecklingen från enskilda e-tjänster till verksamhetsutveckling och automation för att åstadkomma högre resurseffektivitet. Vi gör Eskilstuna - tillsammans

4 Eskilstuna kommun (3) Planen omfattar åren och kommer därefter att ersättas dels av ett program och dels av Strategisk inriktning Planen beskriver en bas för ett utvecklingsarbete och de detaljerade besluten runt projekten fattas i tjänstemannaorganisationen. En styrgrupp är bildad på tjänstemannanivån för att styra och leda helheten i utvecklingsarbetet. Planen omfattar fem prioriterade utvecklingsområden: 1. Skapa förutsättningar för ett systematiskt digitaliseringsarbete 2. Modern, effektiv och enkel förvaltning 3. Individuellt anpassad och kvalitativ vård, omsorg och sociala tjänster 4. Digitalisering som förstärker lärandet 5. Smart och hållbar stad Utvecklingsområdena kompletteras av handlingsplaner utifrån nämndernas inventering och prioritering av insatser samt en bedömning av kommungemensamma åtgärder. All utveckling ska ske med hänsyn till de grundläggande värden och ambitioner som idag finns i Eskilstuna kommun avseende till exempel det goda mötet, tillgänglighet och service. Där så är aktuellt ska medborgarens behov stå i centrum. Omfattningen och takten i den digitala verksamhetsutvecklingen klargörs i nästa steg baserat på tillgängliga resurser i form av ekonomi, kompetens och övriga resurser. Viktigt är att avväga nytta i förhållande till insats genom en modell för nyttorealisering. Finansiering Sammanlagt avsätts sex miljoner kronor under 2019 för kommungemensamma förändringsinitiativ utan krav på ekonomisk återbetalning. Dessa hanteras i den gemensamma portfölj som styrgruppen beslutar kring. Utöver det finns medel tillgängliga i Modern kommun för initiativ som kan återbetalas. Initiativ som finansieras av nämndernas ramar bevakas och samordnas i styrgruppen i den mån de är väsentliga för kommunens utveckling. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Ett väl genomfört arbete med digitalisering ger positiva effekter på såväl hållbar utveckling som effektiv organisation. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Pär Eriksson Kommundirektör Lena Lundberg Administrativ direktör Beslutet skickas till: Samtliga nämnder. Vi gör Eskilstuna - tillsammans

5 Eskilstuna kommun (3) Vi gör Eskilstuna - tillsammans

6 1 (18) STYRDOKUMENT Plan för digitalisering Beslutad när Beslutad av Diarienummer Kommunfullmäktige KSKF/2018:24 Ersätter Gäller för Samtliga nämnder Gäller fr o m Gäller t o m Dokumentansvarig Uppföljning Administrativa direktören Lena Lundberg Rapport vid planperiodens slut Program Ett program är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla vad som ska uppnås inom ett visst område. Det tar inte ställning till utförande, prioriteringar och metoder. Program ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. Plan En plan är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla konkreta mål och riktlinjer. Den ska vara tidsbegränsad och beslutas av kommunfullmäktige. Policy En policy är ett styrande dokument som ska visa ett övergripande förhållningssätt och som ska tjäna som vägledning inom ett område, med angivande av övergripande mål och värden som ska eftersträvas. Policys ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. Riktlinje En riktlinje är ett styrande dokument som ska säkerställa ett korrekt agerande och god kvalitet i handläggning och utförande. Riktlinjer ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige.

7 Eskilstuna kommun 2 (18) Ämnesområde och bakgrund Den pågående digitaliseringen i samhället ändrar på ett genomgripande sätt förutsättningarna för privatliv, näringsliv och offentlig sektor. Privatpersoners och företagares förväntningar på offentliga verksamheter ökar. Enligt en undersökning som SKL och SCB gjorde 2016 är 72% av befolkningen positiv till den ökade digitaliseringen i samhället men endast 2 av 10 tycker att kommunerna lever upp till deras förväntningar. Digitaliseringen har blivit ett av de viktigaste verktygen för fortsatt utveckling och effektivisering av den offentliga sektorn. Arbetet med att digitalisera Eskilstuna kommun är redan igång. Det har skett genom t ex mobila arbetssätt inom vård och omsorg och genom tillgång till digitala hjälpmedel för lärande inom skolan. E-tjänster har utvecklats utifrån SKL:s prioriteringar. Arbetet hittills har i första hand präglats av teknik och i mindre utsträckning av verksamhetsutveckling. Initiativen är goda men svagt samordnade. Med en gemensam plan ska arbetet kunna systematiseras, styras och få förändringsfokus flyttat från teknik till människa. Samtidigt är alla insatser värdefulla som förflyttar kommunens verksamhet mot ökad digitalisering, även små och till synes perifera förändringar bidrar till utvecklingen och är värdefulla. För att åstadkomma den högre resurseffektivitet som ofta förknippas med digitalisering krävs mer genomgripande förändringar av verksamhet och teknik tillsammans, s k transformation. Digitalisering är en stor och pågående samhällsförändring. Regeringens program för digital förnyelse genomförs under perioden I programmet har man beslutat om prioriterade områden och om att inrätta en ny myndighet. Regeringen har också träffat en avsiktsförklaring med Sveriges kommuner och landsting som har lett till framtagande av en handlingsplan för I planen framgår tydligt vad Sveriges kommuner behöver göra för att delta i förflyttningen av det offentliga Sverige. För Eskilstunas del är det under de två närmaste åren av yttersta vikt att de åtgärder som föreslås bidrar till att fullfölja SKL:s plan. SKL har också genom förvärvet av Inera AB skapat en grund för ett utvecklingsarbete som kan och ska komma alla kommuner till godo. Tanken är att utvecklingsarbetet ska medfinansieras av alla kommuner genom bolaget. För Eskilstuna har också samarbetet inom Fyra Mälarstäder (Västerås, Enköping, Strängnäs) betydelse för samarbetet i utvecklingen. Breda samarbeten är viktiga då de kan bidra till ökad resurseffektivitet men de kan också innebära en utveckling som ger en långsammare förändringstakt.

8 Eskilstuna kommun 3 (18) Viktiga utgångspunkter För Eskilstuna kommun är mötet med den enskilda medborgaren i fokus och en del i kulturen. Medborgaren ska uppleva hög tillgänglighet och god service. En digitaliserad relation till medborgaren innebär att fler olika former av kontaktytor blir tillgängliga och det blir upp till medborgaren att välja det som passar behovet bäst. Det finns därmed ingen motsättning mellan det goda fysiska mötet och det digitala mötet. Hög nivå på service och tillgänglighet måste säkerställas i de projekt som har ett medborgargränssnitt. I kommunens utvecklingsarbete ska jämställdhetsperspektivet vara tydligt. Utgångspunkten ska vara de tjänster som utvecklas tillgodoser behovet av jämställd service och jämställda tjänster. Ny teknik och nya sätt att hantera data ställer också krav på att informationssäkerhetsaspekterna beaktas. Planens roll Dokumentet omfattar en plan för digital utveckling för åren Anledningen till den korta planperioden är behovet att ytterligare förbättra förutsättningarna för det digitala Eskilstuna innan ett större program läggs fram. Det kommande arbetet måste klargöra möjlig ambitionsnivå utifrån tillgängliga resurser i form av ekonomi och kompetens. Utöver det måste Eskilstuna kommuns planer synkroniseras med det som händer i samarbeten på nationell och regional nivå. I samband med framtagandet av en ny strategisk inriktning för åren kommer ett övergripande långsiktigt program för den digitala utvecklingen att tas fram. Planen för digital utveckling bygger till del på en inventering som genomförts av förvaltningarna men också på en mer allmän bedömning över aktuella frågor inom några kommungemensamma områden som bedöms som prioriterade. Den omfattar både pågående och önskade prioriterade aktiviteter. För varje prioriterat område redovisas utvecklingsområden som i sin tur leder till aktiviteter. Det är av stor vikt att en organisation omgående skapas som kan samordna och leda arbetet utifrån det kommunövergripande perspektivet.

9 Eskilstuna kommun 4 (18) Omvärld Digitaliseringsarbetet är inte enbart en angelägenhet för kommunen utan styrs och påverkas av vad som beslutas inom EU och i vår nationella politik samt inom Sveriges Kommuner och Landsting. Regeringen Digitalt först Digitalt först är regeringens program för digital förnyelse av det offentliga Sverige som genomförs under Programmet är en viktig del i arbetet med att stärka styrningen och samordningen på området och skapa en enklare, öppnare och effektivare förvaltning. Digitalt först är även en princip som säger att digitala tjänster, när det är möjligt och relevant, ska vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med privatpersoner och företag. Idag är skillnaderna stora beroende på var du bor i landet och vilken myndighet du möter. För att överbrygga dessa och möta individens behov behöver stat, kommun och landsting gå hand i hand. Det offentliga behöver samverka genom att ta tillvara på digitaliseringens möjligheter om det ska vara möjligt att säkerställa förtroendet för offentlig sektor. Målet är att det ska vara enkelt att komma i kontakt med det offentliga Sverige. I beslutet hänvisar regeringen även till den nationella digitaliseringsstrategin för skolväsendet som är det enskilt viktigaste styrdokumentet för skolväsendet. Regeringen har även beslutat att inrätta en myndighet för digitalisering av den offentliga sektorn i Sundsvall. Myndigheten ska arbeta med att utveckla, samordna och stödja digitaliseringen av statliga myndigheter, kommuner och landsting. Inledningsvis prioriterar regeringen digitalt först inom följande områden: digitalisering inom plan- och byggprocessen tillväxt och ökad möjlighet för medvetna val i livsmedelskedjan ökad tillgänglighet på miljöinformation förenkla för företag genom till exempel minskad byråkrati och ökad möjlighet till självservice effektiviserad informationshantering inom vården fördjupa elevers lärande samt underlätta lärarnas arbete

10 Eskilstuna kommun 5 (18) Sveriges Kommuner och Landsting I SKL:s handlingsplan Förutsättningar för digital utveckling i kommuner, landsting och regioner för åren framgår följande. Fyra strategiskt viktiga insatsområden slås fast Ledning och styrning Processer och tjänster Informationsförsörjning och digital infrastruktur Principer, arkitektur och säkerhet De övergripande målen är att uppnå Enklare vardag för privatpersoner och företag Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Förväntningen är att digitaliseringen ska leda till Bättre hälsa och ökad patientsäkerhet Bättre lärande och ökad motivation Drivkraft för innovation, tillväxt och sysselsättning Minskad energiförbrukning, olyckor och trängsel Utvecklad demokrati, dialog och tillit, där data om verksamheterna är öppna och tillgängliga Bättre service, minskad byråkrati och risk för fel Kommunfullmäktiges mål och prioriteringar Handlingsplanen anger mycket konkreta förslag till aktiviteter som kommuner föreslås genomföra fram till SKL har bildat ett bolag Inera AB för att koordinera och utveckla digitala tjänster i samverkan med landsting, regioner och kommuner. Under 2017 valde nästan samtliga kommuner i Sverige att bli delägare i bolaget. Syftet med delägarskapet är att enklare kunna utveckla gemensamma lösningar som bidrar till att effektivisera kommunernas verksamheter. Eskilstuna kommuns prioriterade områden Planen för digital utveckling delar in digitaliseringen i fem prioriterade områden. 1. Skapa förutsättningar för ett systematiskt digitaliseringsarbete 2. Modern, effektiv och enkel förvaltning 3. Individuellt anpassad och kvalitativ vård, omsorg och sociala tjänster 4. Digitalisering som förstärker lärandet

11 Eskilstuna kommun 6 (18) 5. Smart och hållbar stad Indelningen i områden ska ge fokus på det som bedöms som mest väsentligt under planperioden. Det viktigaste området under planperioden är att skapa förutsättningar för ett kommande systematiskt digitaliseringsarbete. Det lägger grunden till en effektiv fortsättning och ska väl korrespondera med det som händer på nationell nivå. Här kommer omfattande insatser att behöva göras initialt. Samtidigt ska verksamheterna fortsätta det arbete som påbörjats bland annat inom vårdoch omsorgsverksamheten. För skolan är den nationella strategin för skolväsendet det enskilt viktigaste dokumentet. Ekonomi, kvalitet, tillgänglighet och service utgör inga egna prioriterade områden utan förutsätts ingå som viktiga utgångspunkter i hela utvecklingsarbetet. För varje prioriterat område redovisas kritiska framgångsfaktorer och utvecklingsområden. Kritiska framgångsfaktorer identifierar vad som är nödvändigt att åtgärda för att uppnå ett bra resultat inom området och utvecklingsområden visar på ett övergripande plan de aktiviteter som bedöms som nödvändiga kopplat till framgångsfaktorerna. 1. Skapa förutsättningar för ett systematiskt digitaliseringsarbete Arbetet under planperioden ska inledas med att skapa förutsättningar för ett systematiskt digitaliseringsarbete genom att kartlägga och analysera förutsättningarna samt göra de nödvändiga prioriteringarna. Utgångspunkter ska vara helhet, resurseffektivitet, organisation, gemensam metodik och definitioner samt tekniska förutsättningar. Även tidigare arbeten och utvärderingar ska tas med i kartläggningen liksom erfarenheterna av en samlad kontaktyta i form av Eskilstuna direkt. Väsentligt är att Eskilstuna kommuns arbete anpassas till det som sker på nationell nivå av såväl ekonomiska men även kompetensmässiga skäl. Kritiska framgångsfaktorer Förändringsledning och ledningens engagemang är en avgörande faktor för ett lyckat digitaliseringsarbete. Tydliga definierade roller och ansvarsområden kopplade till digitaliseringsarbetet. Möjlighet att utvärdera och prioritera aktiviteter i digitaliseringsarbetet, för det krävs helhetssyn och transparens i hela kommunen. Att använda standardiserade arbetssätt och metoder med syfte att höja kvalitet och ändå vara effektiva.

12 Eskilstuna kommun 7 (18) Standardisera och samla data på ett och samma ställe genom användande av s.k. masterdata.

13 Eskilstuna kommun 8 (18) Utvecklingsområden Utbilda och förankra förändringsledning med syfte att låta det genomsyra hela organisationen Kartlägga och tilldela roller, ansvar och kompetenser som behövs i digitaliseringsarbetet Skapa en metod för portföljstyrning som underlättar prioritering och uppföljning av utvecklingsinitiativ inom digitaliseringsområdet. Som underlag för prioritering ska en nyttorealiseringsmodell användas. Samla all unik data på ett och samma ställe för att undvika fragmentering och säkra kvaliteten av data i systemen Använda standardiserade och vedertagna modeller för hantering av system och rutiner, ex. PM3 och XLPM Öka användningen av kommungemensamma och nationella tekniska plattformar för att dela resurser och minimera kostnader 2. Modern, effektiv och enkel förvaltning Digitaliseringen skapar helt nya möjligheter till utveckling av den kommunala förvaltningen, befintliga arbetssätt kan förändras och förbättras, en högre effektivitet kan uppnås. Medborgarnas tryck på att kunna lösa allt fler frågor digitalt ökar tillsammans med förväntningarna på att få snabba beslut som är oberoende av tid och plats. Att modernisera den kommunala förvaltningen, oavsett rutiner och verksamhet, blir helt nödvändigt. Det krävs nya grepp där helhet måste gå före del och där fokus måste flyttas från enskilda e-tjänster och medborgargränssnitt till en transformerad verksamhet med nya arbetssätt och helintegrerade systemlösningar. Det är i den förskjutningen av synsätt som potentialen till ökad resurseffektivitet finns. Förflyttningen ställer krav på innovationsförmåga, förändringsledarskap och mod hos både medarbetare och chefer. Organisationen behöver ställas om, kompetensen höjas. Vi behöver öka kraven på digital mognad hos våra nya medarbetare samtidigt som vi höjer kompetensen i befintlig verksamhet. Vi behöver även identifiera nya roller som behövs i framtiden, där det digitala är det normala. Styrning och samordning behöver utvecklas på ett sätt som stöder utvecklingen av nya digitala arbetssätt och de förändringar som måste genomföras. Redan genomförda processkartläggningar kommer att ge en bra utgångspunkt i förändringsarbetet. I det prioriterade området ligger en mängd initiativ och förändringsarbetet är långsiktigt och kommer att kräva uthållighet. Initiativ inom område ett, att skapa förutsättningar för digitalisering, kommer att behöva prioriteras för att underlätta ett systematiskt och framgångsrikt digitaliseringsarbete

14 Eskilstuna kommun 9 (18) inom modern förvaltning. Andra är mer oberoende av sekvens t ex frågan om e-arkiv som i förlängningen skapar möjligheter för medborgare att lätt få åtkomst till kommunal information. Vissa aktiviteter kommer att vara beroende av vad som händer i alla Sveriges kommuner genom samarbetet i SKL. En del åtgärder kommer att vara förvaltningsspecifika och andra kommunövergripande. Inom det prioriterade området ryms en mängd insatser. Kritiska framgångsfaktorer Varje verksamhetschef tillämpar ett aktivt och målmedvetet digitalt ledarskap som enligt Chalmers beskrivs som ett ledarskap som lyfter fram innovationslust, proaktivitet, dynamik och framsynthet. Detta med syfte att sätta fokus på att låta verksamheterna arbeta aktivt med att kartlägga och utveckla sina verksamhetsprocesser. Viljan att förändra och driva verksamheter framåt måste genomsyra hela vår organisation. Kommunens IT-verksamhet och IT-miljö är driftsäker och är lätt att anpassa till verksamhetens och samhällets skiftande behov och förväntningar. Kommunen har en god förmåga att samverka med och lära av andra aktörer. Utvecklingsområden Öka kommunens service till allmänheten genom digitala flöden och tjänster med fokus på att kunna hantera ärendet effektivt och enkelt internt på ett sätt som inkluderar så många som möjligt. Höja den digitala mognaden i kommunens verksamheter genom aktiv förändringsledning och möjligheter till att nå ut, till exempel med hjälp av e-learning. Börja följa upp effekthemtagningar av beslutade utvecklingsinitiativ, med nyttokalkylering och effekthemtagning. Öka användningen av dataanalyser och beslutsstöd med hjälp av befintligt data. Genom samverkan öka antalet gemensamma digitala lösningar inom kommunkoncernen. Ökad grad av automatiserade administrativa processer som handläggning av ärenden som tillstånds- och beslutshantering. Det kan till exempel röra sig om regelbaserade beslut som bygglov och beslut om skolskjuts. Utveckla självservice för interna beställningar, till exempel genom automatiserad handläggning av ärenden med RPA (Robot Process Automation) och med fler och bättre Integrationer mellan system. Skapa möjligheter att arkivera material digitalt i ett earkiv

15 Eskilstuna kommun 10 (18) 3. Individuellt anpassad och kvalitativ vård, omsorg och sociala tjänster Omsorgsverksamheten står inför stora utmaningar till följd av den demografiska utvecklingen, inte bara i Eskilstuna utan också nationellt. Kommunen behöver därför hitta nya sätt att lösa de behov som finns av god service och omvårdnad. Med stöd av ny teknik finns det utrymme för moderna och förbättrade arbetsmetoder inom utförandet av vård och omsorg. Arbetet med digitala lösningar har redan inletts inom vård- och omsorgsverksamheten och ska fortsatt prioriteras för att kunna möta nya behov. Kritiska framgångsfaktorer: Medarbetarna inom vård, omsorg och social verksamhet ges tillgång till rätt information, på rätt plats och i rätt tid. Kommunen tillhandahåller digitala lösningar som ökar individens möjligheter till självbestämmande och valfrihet. Medarbetarna har tillräckligt hög digital kompetens för sitt uppdrag. Den enskildes, anhörigas och medarbetarnas vilja och förmåga att använda välfärdsteknik utvecklas. Att det bedrivs aktiv testverksamhet i syfte att utveckla verksamheten och servicen. Utvecklingsområden Tillgång till infrastruktur för datakommunikation som kan användas av brukare, gäster och medarbetare samt IoT (Internet of things) som består av nätuppkopplade objekt ex. sensorer och kameror. Tillgång till IT-stöd för nattbemanning, realtids översättning av språk, SMS-tjänst, videokommunikation och kryptering av meddelanden Automatisering av administrativa processflöden Kompetensutveckling kring digitalisering och säkerställa ett innovativt arbetsklimat Skapa acceptans för digital signering Utgå från livshändelser vid tjänstedesign Systematiskt arbete med informationssäkerhet Genom omvärldsspaning öka effekten av samarbete med andra kommuner, myndigheter och övriga relevanta aktörer. 4. Digitalisering som förstärker lärandet I det moderna, digitala samhället är det av största vikt att förskolan, skolan och vuxenutbildningen aktivt, medvetet och strategiskt medverkar till att utveckla barns, elevers och studerandes förmåga till kritiskt,

16 Eskilstuna kommun 11 (18) utforskande tänkande, kreativitet, samarbete, kommunikation och problemlösning. Digitala verktyg förstärker utvecklandet av dessa förmågor. Genom att integrera informations- och kommunikationsteknik som en självklar del i lärandet kan alla barn, elever och studerande bättre nå sin fulla potential. I läroplanerna betonas skolans ansvar för att elever och studerande utvecklar förmåga att använda modern teknik som ett verktyg för kunskapssökande, kommunikation, skapande och lärande. Utöver att stärka det digitala lärandet behövs även fokus på utveckling av digitala arbetssätt med syfte att öka processkvalitet och effektivitet inom skolväsendet. Genom ett digitalt strategiskt ledarskap kan digitaliseringens möjligheter tillvaratas och bidra till skolutvecklingen samt effektivisera den interna administrationen så att den tiden istället kan användas till pedagogisk tid med eleverna. Regeringen har beslutat om förtydliganden och förstärkningar genom den nationella digitaliseringsstrategin för skolväsendet. Syftet är att tydliggöra skolans uppdrag att stärka elevernas digitala kompetens. Ändringarna rör rektorers och lärares uppdrag, skolbibliotekets roll och undervisningen i enskilda ämnen. Kritiska framgångsfaktorer Förskolechefer och rektorer leder och prioriterar strategiskt det digitala utvecklingsarbetet i förskola, förskoleklass, skola och fritidshem. Alla lärare har god digital kompetens och förmåga att självständigt utveckla sin förmåga till att hantera digitala verktyg i undervisningen. Digitala resurser är ändamålsenliga, tillgängliga och lätta att använda för såväl lärare som barn, elever och studerande Utvecklingsområden Aktivt stödja och utveckla förskolechefers, rektorers och pedagogers digitala kompetens. Säkerställa en väl fungerande infrastruktur samt teknisk och pedagogisk support på förskolor och skolor uppkopplat och inkopplat. Säkerställa tillgång till enkla och ändamålsenliga digitala redskap för barn, elever, studerande och personal. Utveckla metoder och digitala verktyg för att följa elevernas och studerandes utveckling samt för analyser. Utveckla användandet av ändamålsenliga digitala lärresurser i undervisningen

17 Eskilstuna kommun 12 (18) Utvecklad digital kommunikation mellan skola, elever och vårdnadshavare. Rektorer och förskolechefer behöver säkerställa att de digitala verktyg som finns för att dokumentera eleven och den studerandes kunskapsutveckling används ändamålsenligt av ansvariga pedagoger och personal. Dokumentationen ska öka eleven och den studerandes möjlighet att ta del av sitt lärande och kunna användas för att göra adekvata analyser. 5. Smart och hållbar stad Det övergripande syftet med smart är att ta vara på digitaliseringens möjligheter genom att utveckla och införa smarta digitala lösningar som bidrar till en långsiktigt hållbar utveckling av det geografiska området Eskilstuna. Satsningen ska stärka Eskilstunas varumärke och attraktionskraft och i slutänden bidra till ökad tillväxt och en bättre vardag för näringslivet och för de som besöker, bor, studerar eller arbetar i Eskilstuna. En smart stad innebär också en smart digital infrastruktur som samlar in data om det som händer i staden och kopplar ihop olika samhällskritiska funktioner med varandra. I begreppet smarta städer kan planer som till exempel Samband Eskilstuna innefattas. Med sensorer kan funktioner som exempelvis kollektivtrafik, avfallshantering och belysning förbättras. En utvecklad och uppkopplad infrastruktur kan i förlängningen skapa en tryggare stad. Tillgången till geografisk information skapar möjligheten till utveckling av kommunal verksamhet och ökar tillgången till information för medborgare och andra intressenter. Kritiska framgångsfaktorer Kreativa miljöer och etablerade testverksamheter ger Eskilstuna goda förutsättningar för innovation och tillväxt. Kommunen kommunicerar att Eskilstuna är en attraktiv plats för företagande och en kommun i framkant med särskilt bra förutsättningar för att utveckla nya smarta digitala tjänster. Utvecklingsområden Geografisk information (GIS) används som en tillgång för kommunkoncernen. Uppkopplade funktioner (sensorer, kameror mm) i staden som förbättrar service och upplevelse. Kommunikationslösningar, 3/4/5G och publik WIFI Digitalisering för att uppnå positiva miljöeffekter.

18 Eskilstuna kommun 13 (18) Principer för genomförande Förutsättningar Som tidigare nämnts är den första planperioden kort, två år, med fokus på analys men också på att skapa de nödvändiga förutsättningarna för ett långsiktigt framgångsrikt digitaliseringsarbete. I samband med den nya strategiska inriktningen för åren kommer ett långsiktigt program att läggas fram för beslut i kommunfullmäktige. Ett tydligare program kan då tas fram som bygger på Eskilstuna kommuns ambitioner och omvärldens krav, t ex på nationell nivå genom SKL. Digitaliseringsarbetet i kommunen ska ta sin utgångspunkt och baseras på fattade beslut och andra förutsättningar såsom styrsystemet och processorganisationen. Befintlig metodik ska användas. Andra pågående kommunövergripande utvecklingsinitiativ kan ha betydelse för digitaliseringsarbetet och ska beaktas. Arbetet med modigt ledarskap och modiga idéer är också en viktig förutsättning för förändringsarbetet. Styrning Initialt bildas en styrgrupp med ansvar för planens verkställighet. Styrgruppens roll blir att utifrån en tvärfunktionell helhetssyn på digitalisering styra och leda samt att säkerställa att rätt resurser finns tillgängliga i centralt finansierade utvecklingsinitiativ. Med begreppet tvärfunktionellt menas samarbete över processgränserna och med begreppet helhetssyn avses samarbete över organisationsgränserna varför styrgruppen bör vara på nivån förvaltningschef/direktör. Ägaren av Eskilstunas plan för digitalisering har en viktig övergripande och förändringsledande roll. Ett digitalt ledarskap krävs och det är av vikt att förstå och verka för att digitaliseringen ska genomsyra samtliga funktioner i kommunen. Ägare av planen och styrgruppen är kommunledningskontoret. Det operativa digitaliseringsarbetet leds av en digitaliseringsledare som är finansierad av kommunledningskontoret och rapporterar till styrgruppen, ägaren och digitaliseringsledaren arbetar aktivt tillsammans. Digitaliseringsledaren koordinerar och bevakar initiativ, rapporterar avvikelser samt analyserar förutsättningar och kommunicerar med förvaltningarna. Digitaliseringsledaren utgår från befintliga modeller för projekt- och portföljstyrning samt den nya modell för nyttorealisering som är under utveckling. Initiativen kommer att vara av olika karaktär, allt från kommunövergripande till åtgärder som enbart omfattar en förvaltning.

19 Eskilstuna kommun 14 (18)

20 Eskilstuna kommun 15 (18) Finansiering För perioden 2019 avsätts 6 miljoner kronor till programstyrgruppen att portföljförvalta för att främst driva planområde 1 framåt. Utöver det finns möjlighet att söka medel från Modern kommun samt att driva förändringsinitiativ med medel inom nämndernas. Därmed ges utrymme till att både göra investeringar från digitaliseringsportföljen för att bidra till den digitala transformationen och att söka medel med krav på återbetalning, Modern kommun finansierar även förstudier utan krav på återbetalning. Möjligheten och storleken i hemtagning behöver hanteras när styrgruppen prioriterar initiativ. Det är av största vikt att för- och efterkalkyler genomförs med fokus på att nyttan ska blir realiserad. När etablerade modeller tillämpas kommer hemtagning att underlättas i nästa fas av digitaliseringsarbetet. Uppföljning Uppföljning av pågående och avslutade initiativ ska ske löpande i styrgruppen. Uppföljningen kan också omfatta sådant som finansieras genom nämndernas ramar om de bedöms som väsentliga för helheten. En standardiserad metod utvecklas som också underlättar uppföljning i andra forum t ex kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunledningsgruppen. Förändringsledning och kommunikativa insatser En viktig förutsättning för ett framgångsrikt digitaliseringsarbete är tidiga insatser som syftar till organisatorisk förflyttning. En kompetensutveckling för chefer som innefattar förändringsledning bör inledas tidigt i arbetet. En kommunikationsplan behöver upprättas med kommunikationsinsatser som ökar förståelsen för digitalisering hos politiker, medarbetare, medborgare och andra intressenter. Även det bör ske tidigt i arbetet. Förhållande till redan fattade politiska beslut Hämtat ur Strategisk inriktning Nedanstående mål och skrivningar är citerade ur strategisk inriktning Samtliga bedöms beröra digitaliseringsarbetet. Attraktiv stad och landsbygd Eskilstuna är en självklar del av Mälardalsregionen och utvecklar samarbetet med Västerås, Strängnäs och Enköping liksom med övriga kommuner i Sörmland. Förutsättningarna för att bo, leva och verka på landsbygden utvecklas. Det görs genom en aktiv bredbandsstrategi. Såväl invånare som brukare och kunder upplever att kommunkoncernens verksamheter ger en god och jämställd service, har ett gott bemötande och når goda resultat. Möjligheterna till insyn, dialog och inflytande tydliggörs och många vill vara med och påverka utvecklingen.

21 Eskilstuna kommun 16 (18)

22 Eskilstuna kommun 17 (18) Höjd utbildningsnivå Rektorer, förskolechefer och pedagoger är tillsammans med digitaliseringens möjligheter avgörande för att utveckla en framgångsrik pedagogik och en effektivare lärmiljö. Pedagogernas roll ska stärkas och förmågan att möta alla barn och elever betonas. Likvärdig kvalitet säkerställs och den digitala världens möjligheter skapar tid för lärarna i mötet. Fler jobb Fokus under mandatperioden är att med gemensamma krafter stärka näringslivsklimatet, industrin, exporterande branscher, kunskapsintensiva företag, handeln och besöksnäringen liksom en fortsatt satsning på logistikverksamheten kräver IT-kommunikation. Social uthållighet Alla får del av välfärdstjänster på lika villkor. Insatser för barn och unga står i fokus. Ett gott stöd och trygga boenden. Underlätta kontakter och skapa gemenskap. Metoder för ökad insyn, dialog och inflytande ökar den sociala uthålligheten Ekologisk uthållighet Vi erbjuder testbäddar för företag som vill prova ny miljöteknik och utveckla innovativa produkter. Processkvalitet Genom att utgå från invånares, brukares och kunders kontakter med kommunkoncernen från det att ett behov uppstår till dess att det är tillgodosett, tar vi ett helhetsgrepp på kommunikation, kontakter, tjänster, service och verksamhet. På så sätt ökar vi tillgängligheten, effektiviserar organisationen, undviker onödigt arbete och uppnår en hög processkvalitet. En stor utmaning är att tillvarata digitaliseringens och automatiseringens möjligheter till ökad tillgänglighet och service samt en effektivare organisation. En innovativ kultur och IT-perspektivet ska prägla utvecklingsarbetet. Rationalisering med hjälp av IT prioriteras. Ett samlat grepp tas om självservice, e-tjänster, kontaktcenter och förvaltningarnas tjänster. Attraktiv arbetsgivare Ett prioriterat område är att ta fram metoder och arbetssätt som säkerställer att vi både attraherar, behåller och utvecklar rätt kompetens för kommunkoncernens mångfald av uppdrag. Vi etablerar arbetssätt för att få maximal nytta av medarbetarnas olika kompetens i olika roller. Det tydliga och goda ledarskapet skapa förutsättningar för en bra arbetsmiljö och innovativ kultur med modiga och engagerade medarbetare.

23 Eskilstuna kommun 18 (18) Ekonomi Alla verksamheter ska drivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Målformuleringar hämtade ur årsplan 2018 På sidan 13 under avsnittet Arbetet och utbildning bygger frihet och välfärd i Eskilstuna, finns att läsa följande. Digitalisering är ett prioriterat område i Eskilstuna kommun, det digitala ska vara det normala, en utgångspunkt för våra beslut och handlingar. Välfärdens arbetsmetoder kan effektiviseras och kvalitet kan höjas genom bättre och fler digitala lösningar. Medborgarnas möjlighet att påverka och få tjänster utförda kan på samma vis öka genom en ökad digitalisering. Digitaliseringsarbetet stärks och utgångspunkten att det digitala är det normala börjar råda i organisationen och tjänster utformas utifrån detta. Inom ramen styrs resurser om så att fokus på innovation och utveckling stärks och den allt för stringenta anslagsfinansieringen för drift omprioriteras. På sidan 36 under avsnittet Ekonomi finns följande text att läsa. Framtill 2020 ska 20 nya miljoner sparas och utgångspunkten ska vara effektivisering genom digitalisering. Eskilstunas administrativa resurser och system ska standardiseras, utredningar av arbetsområden för gemensamt resursutnyttjande ska skapa effektivisering. Det är av vikt att identifiera och ta tillvara administrativa stordriftsfördelar.

24

25

26

27 Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsförvaltningen Förvaltningsledningen BUN/2018:563 Ingrid Sköldmo (4) Barn- och utbildningsnämnden Yttrande över Plan för digital utveckling Förslag till beslut Yttrandet över Plan för digital utveckling antas som nämndens eget. Förslag till Kommunstyrelsen Plan för digital utveckling bifalles. Ärendet Kommunstyrelsen har remitterat Eskilstuna kommuns plan för digital utveckling till samtliga nämnder i kommunen. I planen framgår att arbetet är igång med att digitalisera Eskilstuna kommun men att initiativen inte är samordnade. Förvaltningarnas arbete har inte haft fokus på verksamhetsutveckling utan det har präglats rätt så mycket av teknik. Planen omfattar åren och ska därefter ersättas av dels program och Strategisk inriktning Planen omfattar fem prioriterade utvecklingsområden: 1. Skapa förutsättningar för ett systematiskt digitaliseringsarbete 2. Modern, effektiv och enkel förvaltning 3. Individuellt anpassad kvalitativ vård, omsorg och sociala tjänster 4. Digitalisering som förstärker lärandet 5. Smart och hållbar stad I Barn och utbildningsförvaltningen har arbetet med att stärka det digitala lärandet pågått i flera år. Våra verksamheter har på olika sätt närmat sig de digitala verktyg som förstärker lärandet. Planen för digital utveckling är en mycket viktig plan då den innehåller övergripande planering för digitalisering som förstärker barn och elevers lärande både i förskolan och i skolan. Den kommer att vägleda oss på ett strategiskt sätt hur vi bör arbeta vidare. Förvaltningen kommer undre hösten 2018 att anställa en digitaliseringsstrateg för att hålla ihop arbetet. Vi gör Eskilstuna tillsammans

28 Eskilstuna kommun (4) Även de delar som belyses i planen som handlar om modern, effektiv och enkel förvaltning kommer att påverka vårt administrativa arbete, vilket är nödvändigt då vi ser att vi i stället bör värna våra resurser till skolor och förskolor. Yttrande Finansiering För att utveckla arbetet med att effektivisera våra gemensamma administrativa processer kommer det att krävas investeringar i form av projektledning, system och även resursförstärkning under projekttid för att senare kunna få hemtagningsfördelar. Effektiviseringen kommer att vara nödvändig för att skapa utrymme i våra verksamheter då det kommer att ta både tid och resurser i anspråk initialt i arbetet med att utveckla våra verksamheter med stöd av modern teknik. Styrning Initialt bildas en styrgrupp med ansvar för planens verkställighet. För att styrgruppen ska få rätt förutsättningar bör det finnas en arbetsgrupp/prioriteringsgrupp med representanter från några förvaltningar som leds av digitaliseringsledaren, som finns på Kommunledningskontoret. Detta för att säkerställa att bra underlag kommer till styrgrupp då bedömningen är att det kommer att finnas många förslag på utvecklingsområden och här är prioritering mycket viktigt. Riktlinjer för samordning av förvaltningarnas strategiska verksamhetsutvecklingsarbete, investeringsbehov och upphandlingar behövs. Upphandlingsprocessen bör gå snabbare. Digitalisering som lärande Under punkt 4, digitalisering som lärande vill vi lägga till det enskilt viktigaste styrdokumentet för skolan, den nationella digitaliseringsstrategin för skolan. En framgångsfaktor som forskning ständigt återkommer till, vikten av samsyn och engagemang från högsta ledningen och nedåt. En annan kritisk framgångsfaktor är vikten av att digitaliseringsprocessen i skolan inte kan ses som eget spår utan som en integrerad del av skolutvecklingen. Utvecklingsområden Det finns verktyg idag och existerande plattformar i grundskola, förskola, gymnasium och Komvux. Här kan läggas till: Rektorer och förskolechefer behöver säkerställa att de digitala verktyg som finns för att dokumentera eleven och den studerandes kunskapsutveckling används ändamålsenligt av ansvariga pedagoger och personal. Dokumentationen ska öka eleven och den studerandes möjlighet att ta del av sitt lärande och kunna användas för att göra adekvata analyser. I planen bör det betonas tydligt att kompetensutveckling är viktig och att det kommer att krävas för att vi ska lyckas med att digitalisera Eskilstuna kommun. Vi gör Eskilstuna tillsammans

29 Eskilstuna kommun (4) Vi gör Eskilstuna tillsammans

30 Eskilstuna kommun (4) Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Att arbeta med verksamhetsutveckling med stöd av digitala verktyg kommer att ge positiva effekter genom ett ökat lärande, men också ett bättre utnyttjande av våra resurser och möjlighet till förenkling av administration. Barn och utbildningsnämnden ställer sig positiv till planen. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Ingrid Sköldmo Förvaltningschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Vi gör Eskilstuna tillsammans

31 Stadsbyggnadsnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(1) SBN/2018: Yttrande Remiss - Plan för digitalisering Beslut Godkänna yttrandet och överlämna det till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen har remitterat Plan för digitalisering till nämnden för yttrande. Yttrandet ska vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 3 oktober Den digitala plan som föreslås utgör utgångspunkten för ett sammanhållet och strukturerat arbete med verksamhetsutveckling genom digital teknik i Eskilstuna kommun. Arbetet med digitalisering är redan inletts i kommunen men avsikten med planen är att förflytta utvecklingen från enskilda e-tjänster till verksamhetsutveckling och automation för att åstadkomma högre resurseffektivitet. Stadsbyggnadsnämnden är positiv till att en gemensam plan för digital utveckling har tagits fram som visar på intentionerna och kommunens vilja med digitaliseringsarbetet Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Akten Vi gör Eskilstuna tillsammans Justerandes sign Utdragsbestyrkande

32 Stadsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadsförvaltningen HR och kommunikation SBN/2018:345 Pär Mårtensson, (4) Stadsbyggnadsnämnden Yttrande - Remiss - Plan för digitalisering Förslag till beslut Godkänna yttrandet och överlämna det till kommunstyrelsen. Sammanfattning Kommunstyrelsen har remitterat Plan för digitalisering till nämnden för yttrande. Yttrandet ska vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 3 oktober Den digitala plan som föreslås utgör utgångspunkten för ett sammanhållet och strukturerat arbete med verksamhetsutveckling genom digital teknik i Eskilstuna kommun. Arbetet med digitalisering är redan inletts i kommunen men avsikten med planen är att förflytta utvecklingen från enskilda e-tjänster till verksamhetsutveckling och automation för att åstadkomma högre resurseffektivitet. Stadsbyggnadsnämnden är positiv till att en gemensam plan för digital utveckling har tagits fram som visar på intentionerna och kommunens vilja med digitaliseringsarbetet. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen har remitterat Plan för digitalisering till nämnden för yttrande. Yttrandet ska vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 3 oktober Den digitala plan som föreslås utgör utgångspunkten för ett sammanhållet och strukturerat arbete med verksamhetsutveckling genom digital teknik i Eskilstuna kommun. Arbetet med digitalisering är redan inletts i kommunen men avsikten med planen är att förflytta utvecklingen från enskilda e-tjänster till verksamhetsutveckling och automation för att åstadkomma högre resurseffektivitet. Planen omfattar åren och kommer därefter att ersättas dels av ett program och dels av Strategisk inriktning Planen beskriver en bas för ett utvecklingsarbete och de detaljerade besluten runt projekten fattas i tjänstemannaorganisationen. En styrgrupp bildas på tjänstemannanivån för att styra och leda helheten i utvecklingsarbetet. Planen omfattar fem prioriterade utvecklingsområden: 1. Skapa förutsättningar för ett systematiskt digitaliseringsarbete Vi gör Eskilstuna Tillsammans

33 Eskilstuna kommun (4) 2. Modern, effektiv och enkel förvaltning 3. Individuellt anpassad och kvalitativ vård, omsorg och sociala tjänster 4. Digitalisering som förstärker lärandet 5. Smart och hållbar stad Det är tänkt att utvecklingsområdena ska kompletteras av handlingsplaner utifrån nämndernas inventering och prioritering av insatser samt en bedömning av kommungemensamma åtgärder. All utveckling ska ske med hänsyn till de grundläggande värden och ambitioner som idag finns i Eskilstuna kommun avseende till exempel det goda mötet, tillgänglighet och service. Där så är aktuellt ska medborgarens behov stå i centrum. Omfattningen och takten i den digitala verksamhetsutvecklingen klargörs i nästa steg baserat på tillgängliga resurser i form av ekonomi och kompetens. Viktigt är att avväga nytta i förhållande till insats genom en modell för nyttorealisering. Yttrande Stadsbyggnadsnämnden är positiv till att en gemensam plan för digital utveckling har tagits fram som visar på intentionerna och kommunens vilja med digitaliseringsarbetet. För att planen ska implementeras redan 2018 önskar nämnden en tydligare målbild med konkreta mål och riktlinjer vad som ska göras eller uppnås på kort och lång sikt. De prioriterade områdena ger endast en grov indelning och en fingervisning om de förväntningar som ställs på nämnder och förvaltningar inom olika prioriterade områdena. Det bör framgå av planen om det är satsningar där medborgarens behov som är prioriterade eller om det är satsningar som syftar till en effektivare organisation som ska prioriteras, alternativt hur det ska viktas där emellan. Styrningen av arbetet med digitaliseringen i Eskilstuna kommun behöver förtydligas. Det är viktigt att det är tydligt vilken del/funktion i kommunens organisation som fattar beslut och vilka mandat de har vid olika vägval. I planen finns ett antal begrepp som kan behöva förtydligas vad dessa betyder och innebär, exempelvis digitalt ledarskap. Finansiering Arbetet som förväntas ske inom plan för digital utveckling ska ske inom varje nämnds ram samt modern kommun. Stadsbyggnadsnämnden bedömer att det i dagsläget är svårt att få en övergripande bild kring finansiering och vilka kostnader som kommer med digitaliseringsarbetet. Digitaliseringen är viktigt för att klara kommande utmaningar och behov inom hela kommunkoncernen. Dock är det en utmaning på kortare sikt att genomföra ett utvecklingsarbete utifrån ekonomiska och personella resurser på förvaltningen. Ytterligare en fråga är hur koncernen kan stärka upp den övergripande digitaliseringskompetensen och stödet till Vi gör Eskilstuna Tillsammans

34 Eskilstuna kommun (4) förvaltningarna, då det kan vara mindre effektivt att varje förvaltning hanterar det var för sig. Vi gör Eskilstuna Tillsammans

35 Eskilstuna kommun (4) Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Den digitala utvecklingen av kommunens tjänster och service behöver följa samhällsutvecklingen i sin helhet. Invånare, brukare och kunder förväntar sig att möta kommunen genom digitala kanaler och att tjänster och service också sker digitalt. Digitalisering av verksamheten på både kort och lång sikt leder även till moderna och effektiva arbetssätt och en mer resurseffektiv förvaltning STADSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN Marianne Hagman Förvaltningschef Ingrid Bergh Bertilsson Enhetschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Akten Vi gör Eskilstuna Tillsammans

36 Kultur- och fritidsnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(3) 58 Remiss - Plan för digital utveckling (KFN/2018:137) Beslut Kultur- och fritidsnämndens godkänner yttrandet och översänder det till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Samtliga nämnder har fått plan för digital utveckling på remiss och yttrandet ska ha kommit in till kommunstyrelsen senast den 3 oktober Bakgrund Digitaliseringen är en del av det moderna samhällsutveckling och sker i samhällets alla sektorer. Det förändrar beteendemönster och förväntningar som privatpersoner, näringsliv och offentlig sektor har på varandra. Arbetet med digitaliseringen sker på global, nationell, regional och lokal nivå. Regeringen har ett program för digital förnyelse som genomförs under perioden Regeringen har också träffat en avsiktsförklaring med Sveriges kommuner och landsting som har lett till framtagande av en handlingsplan för I planen framgår tydligt vad Sveriges kommuner behöver göra för att delta i förflyttningen av det offentliga Sverige I Eskilstuna kommun sker redan att arbete med att digitalisera kommunens service och tjänster. Arbetet hittills har i första hand präglats av teknik och i mindre utsträckning av verksamhetsutveckling. Initiativen är goda men svagt samordnade. Med en gemensam plan ska arbetet kunna systematiseras, styras och få förändringsfokus flyttat från teknik till människa. Planen för digital utveckling delar in digitaliseringen i fem prioriterade områden. 1. Skapa förutsättningar för ett systematiskt digitaliseringsarbete 2. Modern, effektiv och enkel förvaltning 3. Individuellt anpassad och kvalitativ vård, omsorg och sociala tjänster 4. Digitalisering som förstärker lärandet 5. Smart och hållbar stad Vi gör Eskilstuna tillsammans Justerandes sign Utdragsbestyrkande

37 Kultur- och fritidsnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 2(3) Indelningen i områden ska ge fokus på det som bedöms som mest väsentligt under planperioden. Det viktigaste området under planperioden är att skapa förutsättningar för ett kommande systematiskt digitaliseringsarbete. Det lägger grunden till en effektiv fortsättning och ska väl korrespondera med det som händer på nationell nivå. Här kommer omfattande insatser att behöva göras initialt. Till varje prioriterat område finns utpekat kritiska framgångsfaktorer och utvecklingsområden. Kultur- och fritidsnämndens yttrande Kultur- och fritidsnämnden är positiv till att en gemensam plan för digital utveckling har tagits fram som visar på intentionerna och kommunens vilja med digitaliseringsarbetet. För att planen ska implementeras redan 2018 önskar nämnden en tydligare ansvarsfördelning i de utpekade utvecklingsområdena. Det är genomgående för alla utvecklingsområden i planen. Det framgår inte vilken nämnd som ansvar för samordning, genomförande och uppföljning av respektive aktivitet/uppdrag. Till exempel under rubrik 1. Skapa förutsättningar för ett systematiskt digitaliseringsarbete, utvecklingsområde: - Utbilda och förankra förändringsledarskap med syfte att låta det genomsyra hela organisationen - Samla alla unik data på ett och samma ställe för att undvika fragmentering och säkra kvaliteten av data i system. Det är även viktigt att det är tydligt vilken funktion i kommunens organisation som fattar beslut vid olika vägval. Ett sådant vägval kan vara på vilken plats alla unik data ska samlas. Under rubriken Styrning ser nämnden en risk för mycket administration i leden mellan förvaltning och digitaliseringsledare - digitaliseringsledare och kommunledningskontoret - digitaliseringsledare och styrgruppen. Att hitta effektiva kommunikationskanaler är mycket önskvärt. Det finns fler begrepp som behöver definieras i dokumentet vars innebörd inte är kända i hela organisationen. Ett sådant är digitalt ledarskap. Nämnden anser att det är viktigt att betona att fokus för digitaliseringsarbetet bör vara att underlätta för invånare i mötet med kommunen. Finansiering Arbetet som förväntas ske inom plan för digital utveckling ska ske inom varje nämnds ram samt modern kommun. Kultur- och fritidsnämnden bedömer att Vi gör Eskilstuna tillsammans Justerandes sign Utdragsbestyrkande

38 Kultur- och fritidsnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 3(3) det är svårt att få en övergripande bild kring finansiering och vilka tillkommande kostnader som ska finansieras inom nämndens ram och önskar att få det förtydligat. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Den digitala utvecklingen av kommunens tjänster och service bidrar till att följa samhällsutvecklingen i sin helhet. Invånare, brukare och kunder förväntar sig att möta kommunen genom digitala kanaler och att tjänster och service också sker digitalt. Att ställa om organisationen till at det digitala är det normala kommer på både kort och lång sikt leda till moderna arbetssätt med potential till mer effektiva arbetssätt och en mer resurseffektiv förvaltning. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Vi gör Eskilstuna tillsammans Justerandes sign Utdragsbestyrkande

39 Kultur och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningskontoret KFN/2018:137 Sara Nordlund (3) Kultur och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens yttrande över remiss - Plan för digital utveckling Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens godkänner yttrandet och översänder det till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Samtliga nämnder har fått plan för digital utveckling på remiss och yttrandet ska ha kommit in till kommunstyrelsen senast den 3 oktober Bakgrund Digitaliseringen är en del av det moderna samhällsutveckling och sker i samhällets alla sektorer. Det förändrar beteendemönster och förväntningar som privatpersoner, näringsliv och offentlig sektor har på varandra. Arbetet med digitaliseringen sker på global, nationell, regional och lokal nivå. Regeringen har ett program för digital förnyelse som genomförs under perioden Regeringen har också träffat en avsiktsförklaring med Sveriges kommuner och landsting som har lett till framtagande av en handlingsplan för I planen framgår tydligt vad Sveriges kommuner behöver göra för att delta i förflyttningen av det offentliga Sverige I Eskilstuna kommun sker redan att arbete med att digitalisera kommunens service och tjänster. Arbetet hittills har i första hand präglats av teknik och i mindre utsträckning av verksamhetsutveckling. Initiativen är goda men svagt samordnade. Med en gemensam plan ska arbetet kunna systematiseras, styras och få förändringsfokus flyttat från teknik till människa. Planen för digital utveckling delar in digitaliseringen i fem prioriterade områden. 1. Skapa förutsättningar för ett systematiskt digitaliseringsarbete 2. Modern, effektiv och enkel förvaltning 3. Individuellt anpassad och kvalitativ vård, omsorg och sociala tjänster 4. Digitalisering som förstärker lärandet Eskilstuna den stolta Fristaden

40 Eskilstuna kommun (3) 5. Smart och hållbar stad Indelningen i områden ska ge fokus på det som bedöms som mest väsentligt under planperioden. Det viktigaste området under planperioden är att skapa förutsättningar för ett kommande systematiskt digitaliseringsarbete. Det lägger grunden till en effektiv fortsättning och ska väl korrespondera med det som händer på nationell nivå. Här kommer omfattande insatser att behöva göras initialt. Till varje prioriterat område finns utpekat kritiska framgångsfaktorer och utvecklingsområden. Kultur- och fritidsnämndens yttrande Kultur- och fritidsnämnden är positiv till att en gemensam plan för digital utveckling har tagits fram som visar på intentionerna och kommunens vilja med digitaliseringsarbetet. För att planen ska implementeras redan 2018 önskar nämnden en tydligare ansvarsfördelning i de utpekade utvecklingsområdena. Det är genomgående för alla utvecklingsområden i planen. Det framgår inte vilken nämnd som ansvar för samordning, genomförande och uppföljning av respektive aktivitet/uppdrag. Till exempel under rubrik 1. Skapa förutsättningar för ett systematiskt digitaliseringsarbete, utvecklingsområde: - Utbilda och förankra förändringsledarskap med syfte att låta det genomsyra hela organisationen - Samla alla unik data på ett och samma ställe för att undvika fragmentering och säkra kvaliteten av data i system. Det är även viktigt att det är tydligt vilken funktion i kommunens organisation som fattar beslut vid olika vägval. Ett sådant vägval kan vara på vilken plats alla unik data ska samlas. Under rubriken Styrning ser nämnden en risk för mycket administration i leden mellan förvaltning och digitaliseringsledare - digitaliseringsledare och kommunledningskontoret - digitaliseringsledare och styrgruppen. Att hitta effektiva kommunikationskanaler är mycket önskvärt. Det finns fler begrepp som behöver definieras i dokumentet vars innebörd inte är kända i hela organisationen. Ett sådant är digitalt ledarskap. Nämnden anser att det är viktigt att betona att fokus för digitaliseringsarbetet bör vara att underlätta för invånare i mötet med kommunen. Finansiering Arbetet som förväntas ske inom plan för digital utveckling ska ske inom varje nämnds ram samt modern kommun. Kultur- och fritidsnämnden bedömer att Eskilstuna den stolta Fristaden

41 Eskilstuna kommun (3) det är svårt att få en övergripande bild kring finansiering och vilka tillkommande kostnader som ska finansieras inom nämndens ram och önskar att få det förtydligat. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Den digitala utvecklingen av kommunens tjänster och service bidrar till att följa samhällsutvecklingen i sin helhet. Invånare, brukare och kunder förväntar sig att möta kommunen genom digitala kanaler och att tjänster och service också sker digitalt. Att ställa om organisationen till at det digitala är det normala kommer på både kort och lång sikt leda till moderna arbetssätt med potential till mer effektiva arbetssätt och en mer resurseffektiv förvaltning. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVATNINGEN Eva Königsson Förvaltningschef Sara Nordlund Förvaltningsstrateg Eskilstuna den stolta Fristaden

42 Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(2) 69 Remiss - Plan för digitalisering (AVN/2018:51) Beslut Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden godkänner yttrandet och skickar det till Kommunstyrelsen. Sammanfattning Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden har fått möjlighet att yttra sig över en remiss av Plan för digital utveckling Nämnden ser behovet och värdet av en kommungemensam plan och har inga invändningar mot det som beskriv i form av kritiska framgångsfaktorer och utvecklingsområden men saknar konkretiserade mål och vad som egentligen ska uppnås med planen. Nämnden ser inte var den verksamhetsmässiga utvecklingen som möjliggörs genom digitaliseringen kommer in i bilden och ställer sig också frågan om kommunen har utrymme att låta förberedelserna ta 1,5 år utan att det finns en tydlig bild av vad dessa förberedelser ska åstadkomma. Ärendebeskrivning Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden har fått möjlighet att yttra sig över en remiss av Plan för digital utveckling Remissvar ska ha lämnats till den 3 oktober Yttrande Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden ser ett behov av och ett värde i att det finns en tydlig plan för hur den digitala utvecklingen inom kommunens förvaltningar ska framskrida och utvecklas, och att detta sker såväl process som förvaltningsöverskridande där så behövs. Nämnden har inga invändningar mot de områden som identifierats och de kritiska framgångsfaktorer och utvecklingsområden som pekats ut. Däremot anser nämnden att planen saknar konkretiserade målsättningar. Nämnden saknar svar på frågorna Vart ska kommunen befinna sig i den digitala utvecklingen när planen är genomförd?, Vad ska ha uppnåtts?, Vilka resurser kan tas i anspråk? och Vem ansvarar för att detta verkligen blir gjort? som i en plan behöver konkretiseras. Nämnden ställer sig också frågan, då det är den verksamhetsmässiga utvecklingen som digitaliseringen möjliggör som nämnden anser är det väsentliga i hela förfarandet, Vi gör Eskilstuna tillsammans Justerandes sign Utdragsbestyrkande

43 Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 2(2) var kommer den in i bilden och när ska den ske? Nämnden ställer sig också frågan Har kommunen utrymme att låta förberedelser för digitaliseringen ta 1,5 år utan att det finns en tydlig bild av vad som dessa förberedelser ska åstadkomma? Nämnden anser att om allt detta inte blir tydligt åskådliggjort och konkretiserat i form av vad som faktiskt ska uppnås under planperioden så finns det påtagliga risker för att det kommer att variera betydligt hur mycket konstruktivt som sker i detta under planperioden och att det som händer, inte nödvändigtvis sker med det önskade process- och förvaltningsöverskridande perspektivet i åtanke. Yrkanden Marie Svensson (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Förvaltningen har berett ärendet på arbetsutskottet den 5 september Förvaltningen har upprättat en rapport daterad den 20 juli Muntlig föredragning av Thure Morin, förvaltningschef Beslutet skickas till: kommunstyrelsen Vi gör Eskilstuna tillsammans Justerandes sign Utdragsbestyrkande

44 Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen Ledningsstab AVN 2018:51 Adam Winberg 1 (2) Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden Yttrande över Plan för digital utveckling Förslag till beslut Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden godkänner yttrandet och skickar det till Kommunstyrelsen. Sammanfattning Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden har fått möjlighet att yttra sig över en remiss av Plan för digital utveckling Nämnden ser behovet och värdet av en kommungemensam plan och har inga invändningar mot det som beskriv i form av kritiska framgångsfaktorer och utvecklingsområden men saknar konkretiserade mål och vad som egentligen ska uppnås med planen. Nämnden ser inte var den verksamhetsmässiga utvecklingen som möjliggörs genom digitaliseringen kommer in i bilden och ställer sig också frågan om kommunen har utrymme att låta förberedelserna ta 1,5 år utan att det finns en tydlig bild av vad dessa förberedelser ska åstadkomma. Ärendebeskrivning Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden har fått möjlighet att yttra sig över en remiss av Plan för digital utveckling Remissvar ska ha lämnats till den 3 oktober Yttrande Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden ser ett behov av och ett värde i att det finns en tydlig plan för hur den digitala utvecklingen inom kommunens förvaltningar ska framskrida och utvecklas, och att detta sker såväl process som förvaltningsöverskridande där så behövs. Nämnden har inga invändningar mot de områden som identifierats och de kritiska framgångsfaktorer och utvecklingsområden som pekats ut. Däremot anser nämnden att planen saknar konkretiserade målsättningar. Nämnden saknar svar på frågorna Vart ska kommunen befinna sig i den digitala utvecklingen när planen är genomförd?, Eskilstuna den stolta Fristaden