Barn och utbildningsnämnden

Transkript

1 Kallelse Föredragningslista Barn och utbildningsnämnden 1(3) Sammanträde Barn och utbildningsnämnden Plats och tid Sammanträdesrum Bäve tisdagen den 17 oktober 2017 kl. 08:30 Ordförande Sekreterare Cecilia Sandberg Pernilla Gustafsson Föredragningslista Föredragande 1. Upprop och val av justerande samt bestämmande av tid för justering Dnr BUN I tur att justera: Håkan Hansson (V) Beräknad tid för justering: Torsdagen den 19 oktober 2. Information till nämnd Dnr BUN 2017/ Lokalförsörjningsplan 2. Förslag på anslagsbindningsnivåer 3. Styrkort 4. Skolinspektionens rapporter 5. Barnomsorgskön 6. Anmälda kränkningar till huvudmannen, ärenden från BEO och Skolinspektionen samt uppföljning och analys av det förebyggande arbetet inkl. information om regelverk 08:40-09:10 Ingela Haglund Hansson Tony Andersson 10:00-11:00 Thomas Davidsson 11:05-11:35 Anna Hurtig 11:35-11:45 Anna Hurtig 11:45-12:00 Lena-Maria Vinberg 13:30-14:45 Lise-Lotte Bengtsson

2 Kallelse Föredragningslista Barn och utbildningsnämnden 2(3) Föredragningslista Föredragande 3. Information - Förvaltningschef Dnr BUN 2017/ Lokalfrågor 2. Arbetsmiljö 3. Inspektionsärenden 09:10-09:40 Tony Andersson 15:10-15:20 Anna Hurtig 15:20-15:45 Lise-Lotte Bengtsson 4. Information - Ordförande Dnr BUN 2017/ Information från Fyrbodal 15:45-16:00 Beslutsärenden 13:00-13:30 5. Barn och utbildningsnämndens sammanträdesdagar 2018 Dnr BUN 2017/ Kommunstyrelsens remiss - Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess Dnr BUN 2017/ Uppföljning och analys av anmälda kränkningar till huvudmannen samt ärenden från BEO och Skolinspektionen vt Dnr BUN 2017/ Elevboende Uddevalla Gymnasiesärskola Dnr BUN 2017/ Översyn av ledningsstruktur BoU Dnr BUN 2017/ Anmälan av beslut fattade å nämndens vägnar Dnr BUN 2017/ Anmälan till huvudman enligt 6 kap 10 Skollagen - barn/elev som känner sig kränkt Dnr BUN 2017/00036 Pernilla Gustafsson Hans-Lennart Schylberg Lise-Lotte Bengtsson Hans-Lennart Schylberg Hans-Lennart Schylberg Pernilla Gustafsson Pernilla Gustafsson 12. Övriga frågor Dnr BUN

3 Kallelse Föredragningslista Barn och utbildningsnämnden 3(3) Ledamot och ersättare som är hindrad att delta i sammanträdet ska anmäla detta till respektive gruppledare. Tänk på att visa hänsyn vid mötet och använd inte parfym, rakvatten eller andra starkt doftande hygienartiklar.

4 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN Upprop och val av justerande samt bestämmande av tid för justering Sammanfattning Upprop förrättas, justerande väljs och tid för justering bestäms. I tur att justera är Håkan Hansson (V). Beräknad tid för justering är torsdagen den 19 oktober Beslut Barn och utbildningsnämndens beslutar att välja Håkan Hansson (V) till justerande samt att justering äger rum torsdagen den 19 oktober 2017 Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

5 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2017/ Information till nämnd Lokalförsörjningsplan 2. Förslag på anslagsbindningsnivåer 3. Styrkort 4. Skolinspektionens rapporter 5. Barnomsorgskön 6. Anmälda kränkningar till huvudmannen, ärenden från BEO och Skolinspektionen samt uppföljning och analys av det förebyggande arbetet inkl. information om regelverk Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

6 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(1) Dnr BUN 2017/00013 Handläggare Förvaltningssekreterare Pernilla Gustafsson Telefon Information till nämnd Lokalförsörjningsplan 2. Förslag på anslagsbindningsnivåer 3. Styrkort 4. Skolinspektionens rapporter 5. Barnomsorgskön 6. Anmälda kränkningar till huvudmannen, ärenden från BEO och Skolinspektionen samt uppföljning och analys av det förebyggande arbetet inkl. information om regelverk

7 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2017/ Information - Förvaltningschef Lokalfrågor 2. Arbetsmiljö 3. Inspektionsärenden Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

8 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(1) Dnr BUN 2017/00014 Handläggare Förvaltningssekreterare Pernilla Gustafsson Telefon Information - Förvaltningschef Lokalfrågor 2. Arbetsmiljö 3. Inspektionsärenden

9 Arbetsmiljörapport 1 (6) Dnr: nr Handläggare Arinette Jonshamre Utredare Telefon 7136 Arbetsmiljörapport Tillbud och Skador Enligt Barn och utbildningsnämndens års hjul ska förvaltningskontoret lämna arbetsmiljörapport i september. Föreliggande arbetsmiljörapport omfattar uppföljning och analys av anmälda tillbud och skador avseende barn och elev tillsperioden hösten 16 och våren 17. Syftet med tillbudsanmälan är att förhindra skada, ohälsa eller olycksfall. Tillbudet kan avse en specifik oönskad händelse SOM KUNNAT leda till skada, ohälsa eller olycksfall. Tillbudet kan också avse brister i lokaler, utemiljön, omgivning eller arbets- /studie-situationen. Allvarligare skada ska anmälas till arbetsmiljöverket. Tidsperiod Förskolan 1/5 30/4 Grundskolan + grundsär 15/6 14/6 Gymnasiet + gymnasiet sär 15/6 14/6 Vuxenutbildningen 15/6 14/6 Förskolan Uppföljning av tillbud och skador -förskolor Uddevalla kommuns förskoleverksamhet består av 24 enheter varav 10 med två avdelningar och 2 med 3 avdelningar. 15 enheter bedriver sin verksamhet i kommunala fastigheter och 10 i fastigheter med externa (sju olika) fastighetsägare. Cirka 420 anställda och cirka 1650 barn finns i verksamheterna Uppföljning av tillbud och skador Förskolan har inte rapporterat några tillbud. 226 anmälda skador, varav 134 skador är orsakat av att t ex sprungit o ramlat, slagit i huvudet i en lekhylla, föll från stol vid matbordet, ramlade av gungan. 88 skador är orsak tillsammans med ett annat barn. 41 st, barn som biter varandra. Forvaltning Avdelning Postadress Besöksadress Telefon (vx) Fax Postadress Gatuadress fax E-post funktionsbrevlada

10 Arbetsmiljörapport 2 (6) Dnr: nr Grundskolan och grundsärskolan Uppföljning av tillbud och skador Grundskolan, grundsärskolan och fritids har drygt 700 medarbetare och cirka elever. Verksamheterna finns på 17 skolor och är indelade i 21 skolenheter samt en särskild undervisningsgrupp Källan. Tillbud: 176 Skador: 902 Analys av anmälda tillbud och skador Anmälda tillbud och skador av elever inom grundskolan och grundsärskolan mäts årligen i syfte att identifiera vilka åtgärder och prioriteringar som kan behöva vidtas inom verksamheten. Vid årets kartläggning har informationsinsamlingen skett via ett digitalt formulär. Svar har ej inkommit från en av kommunens grundskolor men i övrigt har svarsfrekvensen varit god. Antalet inrapporterade tillbud skiljer sig mellan skolenheterna. Sju skolenheter rapporterar att de ej haft några anmälda tillbud och tre skolenheter anger att de haft över trettio. Vid två av enheterna anges att anmälningarna är för få och rutinen

11 Arbetsmiljörapport 3 (6) Dnr: nr över anmälan bör ses över. Andra enheter anger att kunskapen är god vid rapporteringen. Antal tillbud: 176 Analys: Antal tillbud är en variabel som inte kan redovisas i antal fall eftersom ett tillbud ofta omfattar flera möjliga skaderisker. I kartläggningen finns nio områden som beskriver tillbuden. De två vanligaste tillbudsriskerna är riskerar andra skador samt övrigt. Flera enheter anger att tillbuden till stor del är rena olyckshändelser som sker under lek på rasterna. Dessa tillbud kan vara svåra att förutse och förhindra. Rastvaktens betydelse lyfts i flera av rektorernas analyser. Genom att personal befinner sig ute i verksamheten under raster blir återkommande mönster hos elever tydliga. En enhet beskriver i sin analys att konflikter mellan elever minskat då personal medvetet valt vilka elever de skall vara nära på raster. Även om flera tillbud beror på ren olyckshändelse finns det även de tillbud där elever varit medvetna om sitt agerande och dess konsekvenser. Exempel på detta är då elever gått utanför skolans område samt vid konflikter mellan elever. Rastvaktens roll är viktig även vid dessa tillbud. Skolan och samhället digitaliseras alltmer. I takt med detta behöver nya förhållningssätt och rutiner tas fram. En enhet nämner i sin analys att de påbörjat arbete med att ta fram rutiner kring hur skolan kan kontrollera vilket digitalt innehåll eleverna tar del av under skoltid. Detta arbete grundades i risken för psykisk stress hos en elev. Samma enhet har även påbörjat arbete kring etik på Internet. Antal skador: 902 Analys: Andelen anmälda skador har från föregående år ökat med 43 %. Vid förra kartläggningen anmäldes 267 stycken skador i jämförelse med 383 vid årets kartläggning. I likhet med tidigare år är pojkar överrespresenterade och skadorna är av fysisk karaktär. Flertalet skador är olyckshändelser som skett under lek på rast där eleven själv varit vållande till skada. Några olyckor klassificeras som halkolyckor. Översyn av skolgård under isiga perioder är åtgärder som nämns för att minska dessa skador. Idrottshallar är även en plats där många skador skett samt under övriga praktisk-estetiska ämnen. En skolenhet nämner i sin analys att de numera alltid är två personal i idrottshallen. Några av de anmälda skadorna är av mer allvarlig karaktär där Arbetsmiljöverket eller annan myndighet underrättats. Skador av mer allvarlig karaktär har ökat med två procentenheter från föregående år. Två av skadeanmälningarna till Arbetsmiljöverket har skett på idrottslektioner. I ena fallet krockade två elever så ena eleven bröt näsan

12 Arbetsmiljörapport 4 (6) Dnr: nr och i det andra fallet berodde det på en sliten bänk. Efter skadan orsakat av slitet material genomför idrottslärare och vaktmästare på enheten tätare kontroller av idrottsmaterial. Vid ett tillfälle kastades en raket in i en skolbyggnad. Raketen orsakade sveda på foten för en elev samt smärta i örat för en annan. Dessa två skador är anmälda till Arbetsmiljöverket. Arbetsmiljöverket informerades även då en elev blev misshandlad av en annan elev. Enhetens arbete med skolans likabehandlingsplan har efter detta stärkts. Socialtjänst och polis kontaktades av en annan skolenhet då elever avsiktligt skadat andra elever. Även om konflikter mellan elever inte behöver vara av lika allvarlig karaktär som ovan nämner flera skolenheter i sina analyser att många skador uppkommer vid just konflikter. En skolenhet nämner att skolan är mycket trång vilket kan vara en bidragande orsak till konflikter. Samma skola nämner att de under vårterminen 2017 utökat sin rastverksamhet vilket resulterat i färre skadeanmälningar. En annan skolenhet framhåller arbetet med trivselledare bland elever som gett gott men inte fullgott resultat. Flertalet av de tillbud och skador som rapporterats har skett på raster. Rastvaktens roll har de senaste åren poängterats och arbete med rastverksamhet pågår på flera enheter. Skadeanmälningarna har ökat med 43 % från föregående år. Det är oklart i vilken utsträckning skadorna faktiskt ökat. I och med att rastverksamheten stärks synliggörs fler tillbud och skador, vilket kan generera fler anmälningar. Dock talar det för att rastverksamhet är ett område som även fortsättningsvis bör prioriteras. Gymnasieskolan och gymnasiesärskolan Uppföljning av tillbud o skador Uddevalla kommuns gymnasieverksamhet är organiserat i fem skolhus omfattande samtliga nationella program, introduktionsprogram samt gymnasiesärskola. Fyra skolhus är kommunala fastigheter och en fastighet har extern fastighetsägare. Cirka 400 anställda och drygt 3000 elever finns i verksamheten. Antal tillbud: 18 st Antal skador: Gymnasiet 27 st / Gymnasiesär 14 st Analys: Skador inträffar främst i verkstäder och specialytor så som kök inom UGs yrkesprogram. Det uppkommer även skador i samband med undervisning i idrott och hälsa samt i samband med arbetsplatsförlagt lärande. Rektorerna uppger att rutinerna fungerar och att risk- och säkerhetsbedömning görs löpande. Flera tillbud på Margretegärde kan härledas till det ökade elevantal den senaste tiden. Det har inneburit en ökad trängsel i kringutrymmen och en ökad beläggning i skolhusets

13 Arbetsmiljörapport 5 (6) Dnr: nr salar. Den ökade trängseln i kringutrymmen så som korridorer leder enligt rektor till att risken för att eleverna konfronterar varandra ökar. Genom lokalbristen finns inga rastaktiviteter som biljard, bordtennis eller liknande att tillgå. Faktorer som lyfts av IMs rektor Konflikter mellan länder, språkgrupper, religiösa grupperingar. Denna har accentuerats under läsåret. Orsaker kan vara t.ex.: - En tradition hemifrån att lösa konflikter handgripligen - En tradition att stå upp för sitt, att stå upp för gruppen, att stå upp för sina kvinnor - En ofta traumatisk bakgrund i hemlandet och en osäker resa till Sverige - En osäkerhet här både för sin egen del, vad gäller att få bo på samma plats en längre tid, vad gäller att få vara kvar i Sverige och en osäkerhet över vad som sker med släkt och vänner i hemlandet. På IM har rektor därför verkat för att öka personalinsatsen. Under året har en socialpedagog anställts för att bl.a. hjälpa till med att aktivera ungdomarna. På Agneberg har trängseln i samband med lunch ökat och tillbud uppkom utifrån den situationen. Åtgärd som direkt genomfördes var en omfördelning av elever så att fler elever äter på Sinclair och Östrabo 1. Det fick direkt en positiv effekt. Det är ovanligt många elever som skadat sig när de hanterat knivar. De har också varit tre elever som bränt sig. Rektor har tagit upp detta på APT och resonerat om det är en ökning eller det är så att om vi blivit bättre på att anmäla skador. Kökslärarna tar upp skadeförebyggande hantering med eleverna. På gymnasiesärskolan har de flesta skador uppkommit i interaktionen mellan elever som på olika sätt resulterat i skadan. Få rapporterade skador från verkstäderna men här misstänks en viss underraportering. Detta är ett förbättringsarbete att det skall rapporteras även mindre skador till rektor för bedömning. De flesta skadorna i statistiken är från det individuella programmet, ca 80 %. Säkerhetsarbetet och arbetet med att förtydliga rutinerna på enheten fortsätter. Vuxenutbildningen Uppföljning av tillbud och skador Under 206/2017 har Vuxenutbildningen haft cirka 160 medarbetare och 3 200elever. Verksamheten bedrivs i huvudsak på I17-området men också på Margretegärde, Karolinen, Marieberg och Östrabo Y. Lokalerna på I17 har under året utökats till följd av den ökade tillströmningen av elever främst till SFI. Ca 500 elever läser på distans inom vård och omsorg samt allmänna kurser på gymnasienivå.

14 Arbetsmiljörapport 6 (6) Dnr: nr Antal tillbud: 0 Antal skador: 2 Endast 2 skador är registrerade, ingen av dem av svårare karaktär som har krävt sjukhusvistelse eller sjukskrivning.. Arinette Jonshamre Utredare

15 UDDEVALLA KOMMUN Barn och utbildning /Hans-Lennart Schylberg =>Uppföljning ekonomi och verksamhet =>Arbetsmiljö, brukarundersökning, LUPP, sjukfrånvaro => Planering ekonomi och verksamhet =>Gymansieskolans utbud => Uppföljning enligt skollagens krav på huvudmannens systematiska kvalitetsarbete =>Lokalfrågor =>Hållbar utveckling, EMAS 2017 Typ Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Beslutsärenden Rapport arbetsmiljö Bokslut 2016 med verksamhetsberättelse Planeringsprocess, steg 1: Verksamhetsplan år med budget år 2018 inkl. investeringsbudget (inför budgetdialog) ÅRSHJUL - Planeringsöversikt - BUN 2017 Delårsrapport T1 Majoritetens presskonferens inför KS-beslut om budget Internkontroll-rapport 2017 delrapport Delårsrapport T2 Investeringsbudget 2018 Gymnasieskolans utbud 2018/2019 Verksamhetsplan år med budget år 2018 (beslut) Internkontroll 2017 (rapport) Styrkort BUN - Internkontroll 2018 justering av uppdrag (plan) och målnivåer (beslut) Informationsärenden Bokslut med verksamhetsberättelse (delrapport) Verksamhetsberättelse (varje VC ning jan-febr Ekonomisk uppfölj- 15 min + tid för frågor) Brukarundersökning Redovisningsdatum ej klart. Kompletteras med LUPP? Controllerrapport Central Barns och elevers Förslag anslagsbindningsnivåer och ekonomisk Controllerrapport arbetsmiljö (anmälda tillbud och skador) uppföljning jan-okt inklusive anmälda kränkningar till huvudmannen, ärenden från BEO och Skolinspektionen samt uppföljning och analys av det förebyggande arbetet (VC) Rapport arbetsmiljö (Verksamheternas arbetsmiljöarbete, VC) Uppföljning och Uppföljning och analys av synpunkter analys av anmälda genom kommunens kränkningar till klagomålssystem huvudmannen, samt genom egna ärenden från BEO undersökningar (VC) och Skolinspektionen (VC) Uppföljning och Avstämning analys av resultat lokalprocess och likvärdig (lokalplanerare) bedömning, samt förutsättningar för måluppfyllelse (VC) Uppföljning och analys av arbetet med elever i behov av särskilt stöd samt det förebyggande och främjande arbetet, inklusive hur man arbetar inkluderande (VC Fsk, Gsk, barnoch elevhälsa) Uppföljning och analys av sjukfrånvaro och arbetet med handlingsplaner utifrån medarbetarundersökning (VC) Uppföljning och analys av skolornas arbete med hållbar utveckling och EMAS (VC, miljösam-ordnare) Uppföljning och analys av resultat och likvärdig bedömning, samt förutsättningar för måluppfyllelse (VC) Uppföljning och och Uppföljning och analys av studie- analys av näringsriktigheten i skol- och yrkesvägledning (VC, SYV ) måltider samt huvudmannens mål om ekologiska livsmedel (Kostchef) Sommarskola Årlig fördjupad rapport med uppföljning av lärarbehörighet och lärartäthet på enhetsnivå i relation till skolornas måluppfyllelse Gymnasieskolans utbud Kommunens aktivitetsansvar Arbetsmöten Utbildningsdagar 26 januari: Utbildning: - inloggning m.m. - ekonomi (budgetprocess, styrkort) 9 febr: Arbetsmöte kring planeringsförutsättningar mars: Utvecklingsdag (BUN+FVL-SG- FC+Chefer) Tema: Styrning och ledning Datum? 08:30-12:00 Verksamhetsplan år med budget år : Översyn styrkort inkl. Målnivåer Datum?: Utvecklingsdag (BUN+FVL-SG- FC+Chefer) Tema:???

16 Skrivelse Barn och utbildning 1(14) Dnr BUN 2017/00028 Pågående ärenden myndigheter 2017 Skolinspektionen enskilda elever Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Begäran om Beslut att avsluta Svar till yttrande ärendet Skolinspektionen skickas med Svar senast 18 januari BJ Yttrande daterat skickas med BJ Beslut om föreläggande Svar senast 20 juni Skolinspektionen :8994 Anmälan om omplacering av en elev vid Sommarhemsskolan F-6 i Uddevalla kommun (BUN 2016/00630) Skolinspektionen : Anmälan om betygsättning vid Sommarhemsskolan i Uddevalla kommun (BUN 2017/00068) Skolinspektionen :181 Anmälan om före detta gymnasieelevs skolsituation i Uddevalla kommun (BUN 2017/00095) Skolinspektionen :2179 Anmälan om bristande tillsyn och skyldigheten att motverka kränkande behandling vid Fjällrävens förskola i Uddevalla kommun (BUN 2017/00259) Beslut att avskriva ärendet Beslut att avskriva ärendet Begäran om yttrande Svar senast 3 april Yttrande daterat skickas med BJ

17 Skrivelse Barn och utbildning 2(14) Dnr BUN 2017/00028 Skolinspektionen :2613 Anmälan om elevers skolsituation vid Herrestadsskolan i Uddevalla kommun (BUN 2017/00432) Skolinspektionen :2613 Anmälan om skyldigheten att motverka kränkande behandling vid Herrestadsskolan i Uddevalla kommun (BUN 2017/00432) Skolinspektionen :4806 Anmälan avseende Bokenäs skola i Uddevalla kommun (BUN 2017/00575) Skolinspektionen :4807 Anmälan avseende Bokenäs skola i Uddevalla kommun (BUN 2017/00576) Skolinspektionen :4951 Anmälan gällande skolsituationen för en elev vid Uddevalla gymnasieskola Östrabo i Uddevalla kommun (BUN 2017/00579) Barn och elevombudet enskilda elever Beslut om att lämna över anmälan till Uddevalla kommun. Yttrande daterat skickas Delbeslut att lämna över delar av anmälan som rör skolans bristande kommunikation och bemötande till Uddevalla kommun Begäran om yttrande svar till vårdnadshavare skickas Yttrande och BJ skickas brev från anmälare svar skickas till anmälare Beslut att avskriva ärendet Beslut om att lämna över anmälan till Uddevalla kommun. Svar senast 18/ Svar till anmälare daterat skickas Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Barn och elevombudet : Anmälan om kränkande behandling vid Sommarhemsskolan 7-9 i Uddevalla kommun Begäran om yttrande Svar senast 9 mars Information om inbetalning av skadestånd Svar gällande skadeståndsanspråk

18 Skrivelse Barn och utbildning 3(14) Dnr BUN 2017/00028 (BUN 2017/00179) Barn och elevombudet : Anmälan om kränkande behandling vid Ramnerödsskolan, Uddevalla kommun (BUN 2017/00271) Barn och elevombudet :4124 Anmälan om kränkande behandling vid Herrestadsskolan, Uddevalla kommun (BUN yttrande och BJ skickas Begäran om yttrande Svar senast 13 april kompletterande yttrande och BJ skickas Delbeslut BEO överlämnar uppgifter till DO Tjänsteanteckning Tjänsteanteckning Beslut om skadeståndsanspråk Begäran om yttrande Svar senast 4 april Yttrande daterat och BJ skickas Begäran om komplettering kompletterande svar skickas Beslut om föreläggande. Svar senast 22/ Begäran om yttrande senast 5/6 Svar daterat skickas Hänvisning till ärende :2613 (2017/00432) skickas

19 Skrivelse Barn och utbildning 4(14) Dnr BUN 2017/ /00483) Barn och elevombudet :4122 Anmälan om kränkande behandling vid Herrestadsskolan, Uddevalla kommun (BUN 2017/00482) Barn- och elevombudet :4843- Anmälan om kränkande behandling vid Sandersdalsskolan i Uddevalla kommun (BUN 2017/00606) Begäran om yttrande Synpunkter på huvudmannens yttrande inkommer Delbeslut att lämna över del till DO Begäran om yttrande senast 5/ Beslut om skadestånd Yttrande och BJ skickas Svar daterat med bilagor skickas Diskrimineringsombudsmannen Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Skolväsendets överklagandenämnd Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling SÖN 2016/646 Överklagan av beslut om enskild undervisning och beslut om åtgärdsprogram för A.H. vid Sommarhemsskolan (BUN 2016/00630) Beslut att avskriva ärendet avseende beslutet om enskild undervisning 24/10 samt upphäva det överklagade åtgärsprogrammet och beslutet om enskild undervisning 9/ Överklagan av beslut via mail

20 Skrivelse Barn och utbildning 5(14) Dnr BUN 2017/00028 SÖN 2017:347 och 2017:348 Överklagan av beslut gällande byte av skola för K.G, K.G och T.G samt beslut om åtgärdsprogram för K.G. och K.G. (BUN 2017/00409) Överklagan inkommen Missiv med överklagan skickas till SÖN Vidarebefordran av handling inkommer Anmodan inkommen komplettering till överklagan inkommen Missiv med komplettering skickas Tillbakadragen av del av överklagan inkommen Missiv med tillbakadragning skickas Överklagan av beslut om skolbyte Tjänsteanteckning från SÖN efter telefonsamtal med anmälare Beslut gällande byte av skola för Ki.G Beslut gällande byte av skola för Ke.G Beslut gällande byte av skola för T.G. Skolinspektionen riktad tillsyn Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling

21 Skrivelse Barn och utbildning 6(14) Dnr BUN 2017/00028 Skolinspektionen kvalitetsgranskning Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Skolinspektionen beslut friskolor Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Ansökan Beslut att BUNs beslut skickas inkommen godkänna ansökan Remiss från Skolinspektionen, Dnr: :1047 Ansökan om godkännande som huvudman för en nyetablering av en fristående gymnasieskola vid Folkuniversitetets Gymnasium i Uddevalla kommun fr.o.m. läsåret 2018/2019 (BUN 2017/00192) Remiss från Skolinspektionen, Dnr: :841 Ansökan om godkännande som huvudman för en utökning av en befintlig fristående gymnasieskola vid Thoren Innovation School Uddevalla i Uddevalla kommun fr.o.m. läsåret 2018/2019 (BUN 2017/00172) Skolinspektionen - regelbunden tillsyn av Stenbackeskolan (BUN 2017/00127) Ansökan inkommen Informationsbrev om tillsyn fristående skola Fråga gällande Stenbackeskolans tillstånd för fritidshem Beslut från Skolinspektionen Beslut Beslut fritidshem BUNs beslut skickas svar om insyn och fritidshem

22 Skrivelse Barn och utbildning 7(14) Dnr BUN 2017/00028 Skolinspektionens tillsyn av Hällebergsskolan (BUN 2017/00111) Skolinspektionens tillsyn av Vassbo skola (BUN 2017/00405) Skolinspektionens tillsyn av Fridaskolan (BUN 2017/00624) Domstolar Informationsbrev om tillsyn fristående skola Informationsbrev om tillsyn av fristående skola Svar skickas Beslut svar om insyn Informationsbrev Svar skickas om tillsyn fristående skola Beslut Tillstånd för Fridaskolan i Uddevalla att starta fritidshem skickas Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Kammarrätten mål Rätt att ta del av allmän handling (BUN 2016/00630) Begäran att ta del av allmän handling Avslag på begäran då handlingarna inte är allmänna Överklagan till Kammarrätten Missiv till Kammarrätten Rekvisition från Kammarrätten Information till Kammarrätten Kammarrätten upphäver det överklagade beslutet Kammarrättens begäran om handlingar Begärda handlingar skickas till Kammarrätten

23 Skrivelse Barn och utbildning 8(14) Dnr BUN 2017/ Handlingar skickas till part Överklagan till kammarrätten gällande utlämnande av handling Överklagan och missiv skickas till Kammarrätten Pågående ärenden från 2016 Skolinspektionen enskilda elever Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Skolinspektionen :1059 Anmälan om elevens rätt till särskilt stöd vid Västerskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00156) Begäran om yttrande yttrande med BJ skickas Beslut om föreläggande, svar senast Uppföljande svar daterat med BJ skickas Skolinspektionens Beslut att avsluta ärendet kompletterande svar skickas med BJ

24 Skrivelse Barn och utbildning 9(14) Dnr BUN 2017/00028 Skolinspektionen :3039 Anmälan om elevs skolsituation vid Herrestadsskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00500) Skolinspektionen :3919 Anmälan om skyldigheten att motverka kränkande behandling av elev vid Västerskolan i begäran om kompletterande redovisning Begäran om yttrande yttrande daterart och BJ skickas Svar på kommunens yttrande Beslut om föreläggande, svar senast 9 januari Kompletterande svar skickas Beslut att inte framställa skadeståndsanspråk Yttrande skickas Tjänsteanteckning efter samtal med skolinspektionen Begäran om yttrande Yttrande daterat Beslut att avsluta ärendet Beslut att avsluta ärendet Komplettering skickas Kompletterade svar med BJ skickas

25 Skrivelse Barn och utbildning 10(14) Dnr BUN 2017/00028 Uddevalla (BUN 2016/00548) Skolinspektionen :8754 Anmälan angående elevens rätt till stöd och särskilt stöd vid Sandersdalsskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00751) Skolinspektionen :9148 Anmälan angående elevens rätt till stöd och särskilt stöd vid Västerskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00779) och BJ skickas Beslut om föreläggande, svar senast 27 februari Yttrande och BJ skickas BEO beslut gällande skadestånd kommunicering Svar senast 5 april Begäran om yttrande Yttrande skickas med beslutsjournal Beslut om föreläggande. Svar senast 22 juni Begäran om yttrande Yttrande och beslutjournal skickas Beslut om föreläggande svar senast 9 juni Beslut att avsluta ärendet beslut att ärendet är avslutat Yttrande skickas kompletterande yttrande skickas

26 Skrivelse Barn och utbildning 11(14) Dnr BUN 2017/00028 Skolinspektionen :9673 Anmälan om elevs rätt till stöd och särskilt stöd vid Linnéaskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00823) Skolinspektionen : Anmälan om bristande tillsyn vid Fasseröds förskola ULNA AB (BUN 2016/00854) Barn och elevombudet enskilda elever Begäran om yttrande svar senast 16 januari Yttrande med BJ skickas Kommunicering Kompletterande svar skickas kompletterande yttrande skickas Begäran om kompletterande uppgifter Beslut att avskriva ärendet Beslut att Skolinspektionen inte prövar ärendet Komplettering skickas Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Barn och elevombudet :7930 Anmälan om kränkande behandling vid Unnerödsskolan, Uddevalla kommun (2016/00707) Begäran om yttrande yttrande skickas med beslutsjournal Begäran om komplettering Komplettering skickas Beslut att avsluta ärende Yttrande och BJ skickas

27 Skrivelse Barn och utbildning 12(14) Dnr BUN 2017/00028 Barn och elevombudet : Anmälan om kränkande behandling vid Herrestadsskolan, Uddevalla kommun (BUN 2016/00763) Barn och elevombudet :8921 Anmälan om kränkande behandling vid Herrestadsskolan, Uddevalla kommun (BUN kompletterande tjänsteanteckning svar på kompletterande tjänsteanteckning skickas Begäran om komplettering Kompletterande yttrande daterat med BJ skickas Beslut om föreläggande senast 11 maj Begäran om yttrande Komplettering av anmälan Komplettering av anmälan Anmälarens synpunkter på huvudmannens yttrande Begäran om yttrande Komplettering av Barn och elevombudets beslut att avsluta ärendet Barn och elevombudets beslut att avsluta ärendet Yttrande och beslutjournal skickas Yttrande och beslutjournal skickas

28 Skrivelse Barn och utbildning 13(14) Dnr BUN 2017/ /00764) anmälan Komplettering av anmälan Komplettering av anmälan Anmälarens synpunkter på huvudmannens yttrande Barn och elevombudet :8357 Anmälan om kränkande behandling vid Herrestadsskolan, Uddevalla kommun T.G. (BUN 2016/00768) Diskrimineringsombudsmannen Begäran om yttrande Komplettering av anmälan Komplettering av anmälan Komplettering av anmälan Yttrande och beslutjournal skickas Beslut om föreläggande senast Beslut att avsluta uppföljningen men att öppna ett nytt ärende med dnr : Yttrande och BJ skickas Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Diskrimineringsombudsmannen GRA Begäran om Beslut från DO Yttrande och 2016/355 Begäran om yttrande angående yttrande beslutjournal skickas

29 Skrivelse Barn och utbildning 14(14) Dnr BUN 2017/00028 överlämnade uppgifter till Diskrimineringsombudsmannen (DO) (BUN 2016/00811) Skolinspektionen kvalitetsgranskning Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Skolinspektionens kvalitetsgranskning Fördelning av lärarresurser i Uddevalla kommun (BUN 2016/00606) Informationsbrev Beslut begärda handlingar skickas Pågående ärenden från 2015 Skolinspektionen enskilda elever Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Skolinspektionen :3192 Anmälan om skolsituationen för en elev vid Uddevalla Gymnasieskola i Uddevala kommun (BUN 2015/401) Beslut att lämna över anmälan till Uddevalla kommun för utredning

30 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2017/ Information - Ordförande Information från Fyrbodal Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

31 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(1) Dnr BUN 2017/00015 Handläggare Förvaltningssekreterare Pernilla Gustafsson Telefon Information - Ordförande Information från Fyrbodal

32 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2017/ Barn och utbildningsnämndens sammanträdesdagar 2018 Sammanfattning För 2018 föreslås nedanstående sammanträdesdatum för barn och utbildningsnämndens ordinarie sammanträden samt dess presidium. Sammanträdet börjar kl och pågår till kl med information (stängd nämnd) därefter fortsätter sammanträdet kl med beslutsärenden (öppen nämnd). Eventuella avvikelser framgår av kallelsen. Månad Presidium torsdagar kl Barn och utbildningsnämnd torsdagar kl KS onsdagar Januari 11 januari 25 januari 31 januari Februari 1 februari 15 februari 28 februari Mars 8 mars 22 mars 28 mars April 9 april (mån) 19 april 25 april Maj 8 maj (tis) 24 maj 30 maj Juni 31 maj 15 juni (fre) 20 juni Juli Augusti 9 augusti 23 augusti 29 augusti September 6 september 20 september 26 september Oktober 11 oktober 25 oktober 31 oktober November 8 november 22 november 28 november December 29 november 13 december 19 december Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att fastställa barn och utbildningsnämndens samt presidiets sammanträdesdagar för 2018 i enlighet med förvaltningens förslag. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

33 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(2) Dnr BUN 2017/00765 Handläggare Förvaltningssekreterare Pernilla Gustafsson Telefon Barn och utbildningsnämndens sammanträdesdagar 2018 Sammanfattning För 2018 föreslås nedanstående sammanträdesdatum för barn och utbildningsnämndens ordinarie sammanträden samt dess presidium. Sammanträdet börjar kl och pågår till kl med information (stängd nämnd) därefter fortsätter sammanträdet kl med beslutsärenden (öppen nämnd). Eventuella avvikelser framgår av kallelsen. Månad Presidium torsdagar kl Barn och utbildningsnämnd torsdagar kl KS onsdagar Januari 11 januari 25 januari 31 januari Februari 1 februari 15 februari 28 februari Mars 8 mars 22 mars 28 mars April 9 april (mån) 19 april 25 april Maj 8 maj (tis) 24 maj 30 maj Juni 31 maj 15 juni (fre) 20 juni Juli Augusti 9 augusti 23 augusti 29 augusti September 6 september 20 september 26 september Oktober 11 oktober 25 oktober 31 oktober November 8 november 22 november 28 november December 29 november 13 december 19 december Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Förslag till beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att fastställa barn och utbildningsnämndens samt presidiets sammanträdesdagar för 2018 i enlighet med förvaltningens förslag. Hans-Lennart Schylberg Skolchef Pernilla Gustafsson Förvaltningssekreterare

34 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 2(2) Dnr BUN 2017/00765 Expediera till Nämndsledamöter BUN Verksamhetschefer BUN Samtliga verksamhetskontor BUN

35 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2017/ Kommunstyrelsens remiss - Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess Sammanfattning Kommunstyrelsens ordförande har skickat ett förslag till ny investeringsprocess på remiss till de olika nämnderna. Förslaget utgör fas 1 i arbetet med att ta fram en ny process för planering och genomförande av kommunens investeringar. Förvaltningen ger sin syn på förslaget i bilaga till tjänsteskrivelsen. Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse daterad Bilaga - Svar från Barn och utbildning på remiss om Uddevalla kommuns investeringsprocess Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att som svar på remissen lämna förvaltningens tjänsteskrivelse Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

36 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(1) Dnr BUN 2017/00657 Handläggare Skolchef Hans-Lennart Schylberg Telefon Kommunstyrelsens remiss - Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess Sammanfattning Kommunstyrelsens ordförande har skickat ett förslag till ny investeringsprocess på remiss till de olika nämnderna. Förslaget utgör fas 1 i arbetet med att ta fram en ny process för planering och genomförande av kommunens investeringar. Förvaltningen ger sin syn på förslaget i bilaga till tjänsteskrivelsen. Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse daterad Bilaga - Svar från Barn och utbildning på remiss om Uddevalla kommuns investeringsprocess Förslag till beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att som svar på remissen lämna förvaltningens tjänsteskrivelse Hans-Lennart Schylberg Skolchef Thomas Davidsson Controller Expediera till Kommunstyrelsen

37 (4) Remissvar Handläggare Hans-Lennart Schylberg Förvaltningschef Telefon Svar från Barn och utbildning på remiss om Uddevalla kommuns investeringsprocess Övergripande De omfattande förändringar som föreslås är i varje del vällovligt och gör troligen att vårt planeringsunderlag blir rätt från början. Vad gäller ansvarsfördelningen så anser vi att den i vissa avseende behöver förändras och förstärkas. Att underlag behövs i varje del råder ingen tvekan om men omfattningen är för stor. Den förändrade synen på ekonomi för investeringar kommer att leda till skarpare finansieringsbeslut vilket är bra men kräver även en mer omfattande process för avvikelsehantering mellan fullmäktige och nämnderna. Eventuell resursbrist kommer att bli klarare men kräver en annan beslutsordning. Processens start och slut Behoven är idag så omfattande att alla objekt har en mångfasetterad orsaksgrund. Behoven behöver vanligen objektsamordnas så att utförnadeordningen prioriteras och tidsordnas på ett visst sätt. Barn och utbildning genomförde senast en sådan genomgång med konsulthjälp runt år I förslaget anges olika orsaker till ett investeringsbehov: Orsak Reinvestering Demografi Politik Effektivisering/lönsamhet Ändamålsenlighet Myndighetskrav Avser ersätta ett uttjänt objekt med något nytt ökad befolkning eller förändrad befolkningsstruktur politiska ambitioner ex när tre uttjänta objekt slås samman till ett nytt, går att räkna hem ex pga. ändrade behov ex från staten Förslaget utgår ifrån att alla behov uppstår och motiveras av finansieringsansvarig nämnd. Barn och utbildningsförvaltningen är tveksam till den ordningen i ett par fall. När det gäller grunderna demografi, politik, ändamålsenlighet och myndighetskrav delar vi uppfattningen att det är den verksamhetsansvariga nämnden som ska initiera lokal-/investeringsbehov. När det gäller effektivisering/lönsamhet beror det på vilken Barn och utbildning Förvaltningskontoret Postadress Besöksadress Telefon Telefax UDDEVALLA Varvsvägen 1 nat nat Int +46 (0) int +46 (0) E-POST hans-lennart.schylberg@uddevalla.se c:\users\pio\appdata\local\microsoft\windows\temporary internet files\content.outlook\n5cd3pvl\investeringsprocessenremissunderlag-ts.docx

38 (4) effektivisering eller lönsamhet som avses. Om det handlar om effektivisering av verksamheten genom t.ex. ändrad organisering är det den verksamhetsansvariga nämndens ansvar men om det är lokalmässig effektivisering/lönsamhet som aves är det snarast den fastighetsförvaltande förvaltningen som bör initiera ett förslag. Det gäller även frågan om reinvestering. Om en byggnad av rent tekniska skäl behöver bytas ut (dvs. underhåll är inte längre motiverat) är det fastighetsägaren/hyresvärden som initierar ärendet, inte den verksamhetsansvariga förvaltningen. Om lokalerna är i så dåligt skick att de är en arbetsmiljöfara kan underlag från den verksamhetsansvariga förvaltningen utgöra motiv för fastighetsförvaltaren att agera. Behov av reinvestering, som alltså bör vara en fråga för fastighetsägaren/-förvaltaren, ska alltid stämmas av med verksamhetsansvarig förvaltning eftersom en reinvestering kan behöva kompletteras med nytillkomna behov och därför kan bli både mindre eller större än den byggnad som ska reinvesteras. Verksamhetens inriktning kan också ha ändrats vilket motiverar en samverkan i behovsbeskrivningen. Dock: Om den avgörande orsaken till behovet är byggnadens kvalitet och status är det förvaltaren som initierar ärendet. Beslutsunderlag Kraven på beslutsunderlag är väldigt omfattande och resurskrävande. Att i ett läge där problemen vad gällande genomförande av beslutade investeringar är mycket omfattande förstärka planeringsidealet kan leda till ytterligare förseningar då resursbristen på genomförandesidan kan bli ännu större. Driftkalkylen som beslutsunderlag i budgetprocessen krockar delvis med sättet vi budgetrar för den demografiska förändringen. En av de bärande orsakerna till många av våra objekt är demografi och den äskar vi särskilt om/egen resursfördelningsmodell. Driftskalkylen skulle behöva se annorlunda ut för BUN då vi vanligen kan utgå från våra beslutade grundbelopp för respektive verksamhet för att få en relativt bra driftskalkyl. Finansiering/Kommunbidrag Om Kommunfullmäktige begränsar finansieringen måste frågan gå åter till respektive facknämnd för bedömning av om investeringen kan genomföras. Nämnden har redan bedömt finansieringsläget och om det förändras måste en risk och konsekvensanalys genomföras. Den begränsade finansieringen kan få långtgående konsekvenser som eventuellt måste förhandlas/samverkas innan beslut om genomförande. Det är inte enbart den förändrade kapitalkostnaden som behöver beaktas utan hela hyran. Hela investeringspaketet Att finansieringsansvarig nämnd skall vara ansvarig för samtliga underlag är kompletta är mycket tveksamt. Då samhällsbyggnad har många av de kompetenser som krävs och äger många av processerna så är det till dessa vi vänder oss för att tex få underlag för preliminär hyra. Att facknämnderna skall ansvara för att dessa underlag är kompletta Barn och utbildning Förvaltningskontoret Postadress Besöksadress Telefon Telefax UDDEVALLA Varvsvägen 1 nat nat Int +46 (0) int +46 (0) E-POST hans-lennart.schylberg@uddevalla.se c:\users\pio\appdata\local\microsoft\windows\temporary internet files\content.outlook\n5cd3pvl\investeringsprocessenremissunderlag-ts.docx

39 (4) skapar rundgång och oklarhet. Facknämnderna saknar i vissa delar kompetens och resurser för detta. För att få en komplett bild av en investering måste samtliga delar som ingår finnas med i underlaget. Det måste anses vara en bra kvalitetsförbättring när beslut tas att hela omfattningen är redovisad vid beslutstillfället. Inte minst gäller det när kommunfullmäktige ska fatta beslut om investeringsplan i flerårsplanen. Det är då inte bara själva byggnaden utan även tillhörande mark, gator, inventarier etc. som är en del av hela projektet och som nu ska redovisas samlat. Utgångspunkten för hela investeringsprocessen är att det är den finansieringsansvariga nämnden som ansvarar för att allt underlag för beslutet tas fram. I detta arbete kan finns flera underleverantörer i form av konsulter för utredningar, samhällsbyggnadsnämnden inkl. av dem ev. anlitade konsulter m fl. Finansieringsbeslutet behöver av budgettekniska skäl delas upp i den slutliga budgeten för att rätt kostnad ska hamna på rätt nämnd. Bland annat gäller detta exempelvis gator som ligger inom samhällsbyggnadsnämndens ansvar medan verksamheten som ska bedrivas i den investering som görs (ex en skola) ligger inom barn och utbildningsnämnden. (Remissunderlaget sid 17) Formuleringen Utgångspunkten för hela investeringsprocessen är att det är den finansieringsansvariga nämnden som ansvarar för att allt underlag för beslutet tas fram. Det kan inte tolkas på annat sätt än att det t.ex. är barn och utbildningsförvaltningen som är projektansvarig, vilket i sin tur betyder att barn och utbildningsförvaltningen ska se till att olika tjänstemän på samhällsbyggnadsförvaltningen gör vad de ska. Det är inte en rimlig ordning. Det är hos lokalleverantören som projektavdelningen finns och det är rimligtvis projektledaren som ska se till att allt underlag finns innan projektet går vidare. Det arbetet ska bedrivas enligt en fastställd tidplan. Ansvarsfördelning När det gäller ansvarsfördelningen mellan nämnderna sägs följande: 1 Ansvarsgräns finansieringsansvarig nämnd/samhällsbyggnads-nämnden Denna relation avser de interna lokalförhyrningar som sker med samhällsbyggnadsnämnden som hyresvärd å ena sidan och finansieringsansvariga nämnder såsom hyresgäster å andra sidan. Häri ligger bl. a. att finansieringsansvarig nämnd bl.a. ska tillse att allt underlag är framtaget i behovsfasen innan en beställning lämnas till samhällsbyggnadsnämnden. Samhällsbyggnadsnämnden å sin sida ska bl. a. förvissa sig om att erforderliga beslut i finansieringsansvarig nämnd är på plats. Det framgår inte vilken typ av beställning som avses. Behovsfasen som hänvisas till får i modellen anses vara avslutad i punkten Klarlagt och definierat behov som inträffar efter det att en förstudie genomförts. Även förstudien beställs dock hos samhällsbyggnadsförvaltningen, vilket gör att formuleringen är lite otydlig. Begreppet beställ- Barn och utbildning Förvaltningskontoret Postadress Besöksadress Telefon Telefax UDDEVALLA Varvsvägen 1 nat nat Int +46 (0) int +46 (0) E-POST hans-lennart.schylberg@uddevalla.se c:\users\pio\appdata\local\microsoft\windows\temporary internet files\content.outlook\n5cd3pvl\investeringsprocessenremissunderlag-ts.docx

40 (4) ning används i olika skeden/faser i investeringsprocessen och det bör alltså klargöras vad som avses med ovanstående formulering. Beslut om igångsättning För de investeringar som skall få igångsättningsbeslut är det viktigt att säkra genomförandet enligt tidplan. Ansvarig nämnd för genomförande skall därför bekräfta att beställningen är mottagen och kommer att leverars enligt tidplan för de objekt som skall få igångsättningsbeslut. De som skall ansvara för genomförandet har därmed gått i god för planen i denna del. Nämnderna behöver få ett leveranskvitto som planeringsunderlag. Väsentliga avvikelser Det bör klargöras mer exakt vad som menas med väsentliga avvikelser. Det bör även finnas en informationsplikt till Kommunfullmäktige om nämnderna tar sådana beslut om väsentliga förändringar av objekt. Tidplanens omfattning Att förlänga tidplanens omfattning är i sig bra men har redan beslutats om tidigare då det togs fram 10-åriga investeringsplaner för Varför vi inte fortsatte med detta är oklart men de ständigt stora förändringarna och pareringarna kan ha varit en grund. Att få till en stabilare kortsiktig plan som verkligen genomförs och att ta längre inriktningsbeslut kan vara ett framgångsscenario. Barn och utbildning Förvaltningskontoret Postadress Besöksadress Telefon Telefax UDDEVALLA Varvsvägen 1 nat nat Int +46 (0) int +46 (0) E-POST hans-lennart.schylberg@uddevalla.se c:\users\pio\appdata\local\microsoft\windows\temporary internet files\content.outlook\n5cd3pvl\investeringsprocessenremissunderlag-ts.docx

41 *#'.?ffii a ++tj å 'onn-m$- Delegolionsbeslut Kommunledningskonlorel t6 l(1) Dnr: KS Hondlöggore Ekonomichef Kenneth Erlandsson Ielefon kenneth. erlandsson@uddevalla. se Kommunslyrelsens ordförqndes delegolion nr 8, skicko örendel översyn ov Uddevollo kommuns invesleringsprocess, på remiss till born och ulbildningsnömnden, sociqlnömnden, somhöllsbyggnodsnömnden, kullur och fritidsnömnden soml Io ko Iförsörjnin g s g ru p pe n Sommqnfoltning Investeringsprocessen i Uddevalla kommun har inte varit föremål ftir översyn på ett antal är. Bland annat har oklarheter i nuvarande process lett fram till att takten i genomftirandet av beslutade investeringar inte har varit den önskvärda eller nödvändiga. Tre revisionsrapporter har under senare tid granskat processens olika delar och kommit med ett antal rekommendationer till förändringar. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning har, mot bakgrund av konstaterade oklarheter och revisionsrapporternas rekommendationer, i samarbete med övriga ftirvaltningar genomftirt en översyn av processen. En arbetsgrupp har arbetat fram ett ramverk ft)r fträndringar av processen i den del som avser att ett behov uppstår till slutligt politiskt beslut om att behovet ska tillgodoses genom en investering. Översynen fortsätter nu, parallellt med denna remissomgång, med översyn av processen efter slutligt beslut till slutredovisning. Ekonomichef Kenneth Erlandsson svarar på frågor mm med anledning av remissen. Beslut Kommunstyrelsen beslutar att skicka ärendet Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess, på remiss till barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, kultur- och fritidsnåimnden samt lokalforsörj nings gruppen. Svar ska vara komm senast 2017-ll-10 ekonomichef Kenneth Erlandsson, tillhanda Ingemar SSON Kommunstyrelsens ordftirande Kommunledninoskontoret Postodress 451 8l Uddevollo Besöksodress S'lodshuset Vorvsvögen I Telefon OO 0O Fox l' E-post kommunledningskonlorel@uddevollo.se

42 INVESTERINGSPROCESSEN Remissupplaga, etapp

43 Investeringsprocessen Syfte och mål Översynen ska utmynna i en process som är logisk från behov till slutredovisning är känd och accepterad i organisationen ska underlätta för politiken att prioritera och fatta beslut anger ansvarsgränserna mellan förvaltning och nämnd (om behov finns) anger ansvarsgränserna mellan berörda nämnder resp. förvaltningar anger ansvarsgränserna mellan kommunstyrelse/kommunfullmäktige resp. nämnder innehåller endast nödvändiga beslutstillfällen och med tydliga beslut, uppdrag mm är tydligt dokumenterad innehåller förslag till revidering av investeringspolicyn för synkronisering med den reviderade processen.

44 Investeringsprocessen Etappindelning Etapp 1: från behov tom slutligt beslut för igångsättning Etapp 2: från beslut om igångsättning tom slutredovisning.

45 Investeringsprocessen Tidplan, etapp 1 Uppdragsstart Slutrapport KS KSO beslut om remiss augusti Remiss nämnder september november 2017 KS december 2017 KF januari 2018

46 Investeringsprocessen Tidplan, etapp 2 Uppdragsstart KDLG december 2017 Slutrapport KS februari 2018 Remiss nämnder mars maj 2018 KS juni 2018 KF augusti 2018

47 Investeringsprocessen Skillnader mot nuvarande ordning 1(2) Tydlig behovsbeskrivning och -analys Behovet av en investering ska vara definierat och klarlagt innan det kommer in i den formella investeringsprocessen Definition av vilket beslutsunderlag som ska finnas för att ett förslag till investering ska bli godkänd (kvalitetskontroll) KF s beslut om flerårsplan i juni = igångsättning för vissa investeringar Kategorisering av investeringar för att tydligare visa varför en investering görs Kontinuerliga prioriteringar görs för att få fram en slutlig prioriterad investeringsplan i flerårsplanen Investeringsram i form av kommunbidrag istället för investeringsutgifter (anslag på på längden istället för på höjden )

48 Investeringsprocessen Skillnader mot nuvarande ordning 2(2) Kompletta investeringspaket som går via lokalförsörjningsplaneringen (huvuddelen av paketen avser denna typ av investeringar) Förlänga planeringshorisonten från 3 år till 10 år Budgetårskoppling för vissa investeringar tas bort, igångsättning ska kunna ske direkt efter KF s junibeslut Tydligare och mer komplett kalkylunderlag för varje investering Fastställande av ägare av investeringsprocessen

49 Investeringsprocessen Organisationens alla delar måste bidra Politiken Tidiga och tydliga beslut inkl. finansiering Hyresgäster Tydliga och kompletta beställningar Hyresvärd Snabbt utförande Nämndens egna investeringar Intern uppgiftsfördelning/delegationer

50 Investeringsprocessen Allt startar med ett behov Investeringsprocessen börjar med att ett behov är definierat och klarlagt och som ska genomföras När, var och hur uppstår ett behov? Reinvestering Demografi 1 Demografi 2 Politik Effektiviseringsbehov Bättre ändamålsenlighet Myndighetskrav Lönsam - uttjänt objekt ersätts med något nytt - ökat behov pga. ökad befolkning - ändrat behov pga. förändrad befolkningsstruktur - politiska ambitioner (ex Kungsgatan) - ex när tre gamla objekt slås samman till ett nytt - ändrade behov mm - ex från staten - går att räkna hem (hur?)

51 Investeringsprocessen Behovsbeskrivning Syfte: Att övergripande och i tidigt skede beskriva ett framtida behov utifrån verksamhetsperspektiv. Omfattning: Problembeskrivning (ex nuläge, koppling till mål och konsekvenser) Omvärldspåverkan (ex befolkningstillväxt, lagkrav och trender)

52 Behovsanalys Syfte: Investeringsprocessen Att identifiera och säkerställa behovet samt att klargöra förutsättningar, målsättningar och nytta Omfattning: Problembeskrivning Omvärldspåverkan/analys Verksamhetsanalys ( ex riskbedömning, alternativ, hållbarhetskrav) Lokalbehovsanalys (ex funktioner, ytor, verksamheter som inryms) Behovsanalysen ska identifiera problemen Inte lösa dem!

53 Investeringsprocessen Förstudie Syfte Att ge komplett underlag till lokalförsörjningsplanen och fortsatta beslut om igångsättning ur ett helhetsperspektiv. Klargöra och komplettera förutsättningar, villkor, möjligheter och konsekvenser. Ge underlag till ev. planbesked och fortsatta utredningar vid projektstart. Omfattning: Placering, tomtyta, disponering av markytan Trafiksituationen och infrastrukturen Vatten, avlopp, dagvatten och energilösningar Skred, rasrisk och markmiljö mm

54 Investeringsprocessen Centrala utgångspunkter Igångsättningsbeslut för vissa investeringar) KF s budgetbeslut i juni resp. år projekteringsstart för egna investeringar resp. beställning från finansieringsansvarig nämnd till samhällsbyggnadsnämnden (för ex. påbörjan av projektering) Ska finnas en prioriterad investeringsplan i flerårsplanen

55 Investeringsprocessen Igångsättningsbeslut för vissa investeringar Baseras bland annat på kategoriseringen av investeringarna Bör kunna vara en negativ uppräkning, dvs KF anger bara de investeringar som inte får påbörjas direkt (igångsättningsbeslut) istället för uppräkning av vilka som får påbörjas Objekt med tidigare igångsättningsbeslut berörs ej (om inte väsentliga avvikelser jämfört med tidigare)

56 Investeringsprocessen Kategorisering av investeringar Kategori Avser 1 Objekt som tidigare erhållit igångsättningstillstånd 2 Reinvestering (upprätthålla befintlig servicepotential) Beskrivning Objekt som inte kräver inget nytt beslut under förutsättning att tidplan, kalkyl mm fortfarande håller. Belopps- eller tidsmässiga justeringar görs om dessa ändrats sedan föregående planering. Reinvesteringar där befintliga tillgångar ersätts helt eller delvis med nya tillgångar. Nödvändigt för att upprätthålla befintlig servicepotential. 3 Profilinvestering Avser att skapa ex ökad trivsel och attraktionskraft och som inte är relaterad till service. Kan inte direkt hänföras till servicepotential. 4 Expansionsinvestering Avser att utöka servicepotentialen (ex. pga. ökat invånarantal)

57 Investeringsprocessen Kategori Avser 1 Objekt som tidigare erhållit igångsättningstillstånd Beskrivning Objekt som inte kräver nytt beslut under förutsättning att tidplan, kalkyl mm fortfarande håller. Belopps- eller tidsmässiga justeringar görs om dessa ändrats sedan föregående planering.

58 Investeringsprocessen Kategori Avser 2 Reinvestering (upprätthålla befintlig servicepotential) Beskrivning 2a - utbyte av befintliga maskiner, inventarier, ITutrustning, fordon m.m. 2b - utbyte av komponenter i mark, byggnader och tekniska anläggningar 2c - utbyte av hel byggnad

59 Investeringsprocessen Kategori Avser Beskrivning 3 Profilinvestering Omfattar alla typer av anläggningstillgångar, ex, parker, torg, konst, ljussättning mm. Är inte kopplat till att ersätta något uttjänt objekt eller att utöka servicepotentialen.

60 Investeringsprocessen Kategori Avser Beskrivning 4 Expansionsinvestering 4 a - nya byggnader och lokaler (från lokalförsörjningsplan samt hyresvärd hyresgäst) 4 b - nya gator/vägar, konstruktionsbyggnader, mark och markanläggningar (samhällsbyggnadsnämnden) 4 c - nya byggnader, anläggningar etc. (som ska återkomma till KS/KF för slutligt beslut)

61 Investeringsprocessen Prioriterad investeringsplan i flerårsplan i juni Processen bygger på denna förutsättning Junibeslutet = igångsättningsbeslut Vad krävs för att nå hit? Politiskt beslutsfattande i budgetprocessens slutskede Förutsätter att allt underlag är framtaget och finns tillgängligt minst from budgetdialogen Kanske annat upplägg av budgetarbetet i april(?) Om inte prioriterad investeringsplan/igångsättningsbeslut i juni när kan slutligt beslut tas i så fall istället? Kommunstyrelsen december (enligt gällande investeringspolicy 1/) Kommunfullmäktige i februari (sammanställd budget)? 1/ Med flerårsplanen som grund utarbetar respektive nämnd fram en investeringsbudget (med i allmänhet ökad detaljeringsgrad) för följande år. Investeringsbudgeten fastställs sedan av kommunstyrelsen om investeringsramen inte överskrids, i annat fall av kommunfullmäktige.

62 Investeringsprocessen Allt underlag ska finns till minst from budgetdialogen? En förutsättning för att kunna ge igångsättningstillstånd Allt beslutsunderlag som definierat vara relevant för att känna/veta att det slutliga beslutet om en investering kan tas Bakgrund och syfte, koppling till politiska målsättningar, alternativa lösningar, samordningsmöjligheter, konsekvenser för andra objekt, investeringskalkyl, driftkalkyl, lönsamhet/effektivisering, finansiering, riskanalys, miljökonsekvenser, tidplan, bilagor

63 Investeringsprocessen Koppling prioriterad investering finansiering Behov av att i fortsättningen koppla investeringarna till tydligt finansieringsbeslut (0 100 %) via kommunbidrag Släppa kopplingen till investeringens storlek på höjden (dock kvar för beräkning av upplåningsbehov) Ersätts av finansieringsbeslut om påverkan på den finansieringsansvariga nämndens kommunbidrag, dvs investeringarnas storlek på längden Underlättar prioriteringen mellan egna och förhyrda lokaler som konkurrerar om samma pengar Kräver bl. a. ändrade finansiella mål

64 Investeringsprocessen Koppling mellan kommunbidrag och investering Underlag ska innehålla en beräkning över samtliga driftkostnader Underlag ska innehålla uppgift om befintliga kapital- och driftkostnader som ska avräknas från de tillkommande kostnaderna Underlaget ska innehålla en beskrivning av önskvärd/ nödvändig finansiering (ur nämndsperspektivet) Innebär bland annat att lokalförsörjningsplanens fokus flyttas från investeringens storlek till de årliga kostnaderna

65 Investeringsprocessen Tidsplaneringen i budgetprocessen Öka planeringshorisonten med 7 år Nu utblick till 2025 har redovisats i planeringsunderlaget Dock inget (större) avtryck i planeringen med fortsatt fokus enbart på år 1 Tom 3 år verkar vara långt att överblicka Måste ske för hela planeringen, dvs både drift och investeringar i och med övergång till att prioritera/planera investeringarna på längden

66 Investeringsprocessen Kompletta investeringspaket Hålla samman hela investeringspaket när det är aktuellt/möjligt Investeringspaket = mark, byggnad, gata/väg, inventarier, IT ex Källdalsskolan som även innefattar ex gator (men som i aktuellt underlag inte syns i projektet) Ska ingå i lokalförsörjningsplaneringen

67 Fyra kalkyler Investeringsprocessen 1. Behovskalkyl 2. Förstudiekalkyl 3. Förprojekteringskalkyl 4. Upphandlingskalkyl Kalkyl 1 och/eller 2 ligger till grund för beslut om igångsättning (etapp 1) Kalkyl 3 o 4 inför byggstart

68 Investeringsprocessen Utgångspunkter för kalkylerna Anpassa och formalisera vad som görs bra och fungerar idag Tydliggöra kalkylosäkerhet Ta in standardkalkyler i de bärande dokumenten för investeringsprocessen Helhetskalkyler för både investerings-utgifter och samtliga driftkonsekvenser

69 Investeringsprocessen Standardisering av underlag för det formella beslutet om en investering Från revisionsrapport Bygger på förutsättningen att särskilda beslut tas i kommunstyrelsen/kommunfullmäktige om varje investering Skulle exempelvis kunna vara utformningen av tjänsteskrivelsen dock inget förslag i denna del I övrigt arbeta för denna ambition så långt som möjligt

70 Investeringsprocessen Handlingsalternativ till fullmäktige? (Från revisionsrapport) Nej inte generellt, men bör kunna särskilt bestämmas av fullmäktige i investeringsplanen i flerårsplanen (eller vid annat tillfälle när frågan bereds) inom ramen för vissa investeringar att ex handlingsalternativ ska redovisas samt när, var, hur detta i så fall ska ske Kan baseras på kategoriseringen av investeringarna

71 Investeringsprocessen Ansvarsgränser förvaltning nämnd Samhällsbyggnadsnämnden och -förvaltningen pilot

72 Investeringsprocessen Ansvarsgränser mellan nämnder Avser i första hand gränsdragningen mellan hyresvärd och hyresgäst (finansieringsansvarig nämnd) Vad innebär igångsättning i denna relation? Finansieringsansvarig nämnd beställer från samhällsbyggnadsförvaltningen Förstudie Projektering Byggstart Annat? Föreslås kunna göras av förvaltningschef (under förutsättning av nämndens erforderliga delegationsbeslut)

73 Investeringsprocessen Ansvarsgränser mellan nämnder resp. kommunstyrelse/kommunfullmäktige Nämnd ska tillse att rätt underlag (utifrån vad som föreslås utgöra underlag för besluten) finns med i det som ska bli del av lokalförsörjningsplanen och i ett senare skede (ev.) ingå i investeringsplanen Nämnd ska tillse att rätt underlag finns för övriga investeringar för det som (ev.) ska ingå i investeringsplanen Nämnd ska lämna förslag till prioritering av de investeringar som föreslås. I detta ligger att prioritera samtliga förslag oavsett typ av investering eller vilken väg de går till fram till den slutliga prioriteringen Nämnd ska göra sin prioritering utifrån Övergripande mål och Prioriterade områden enligt strategisk plan

74 Investeringsprocessen Dagens lokalförsörjningsplan Pengar på höjden

75 Investeringsprocessen Behov av förändring av redovisningen i lokalförsörjningsplanen (LFP) och underlaget för övriga investeringar Planeringen ska i fortsättningen kopplas till det ekonomiska utrymmet över tid (kommunbidragsutrymmet) = det (eventuella) årliga utrymme som finns att finansiera tillkommande behov mm och däri bland annat investeringarna Behovet av investeringskapital per år (dvs det som är dagens måttstock ) blir en teknisk summering av de objekt som redovisas i underlaget och medtas i LFP resp. flerårsplanen och som ligger till grund för beräkning av upplåningsbehovet Lokalförsörjningsprocessen behöver inte ändras utan enbart underlaget för resp. föreslagen investering och redovisningen i LFP

76 Investeringsprocessen Nytt innehåll i LFP Objekt Förskolor Förskola A 3,0 6,0 6,0 6,0 6,0 6,0 6,0 6,0 6,0 Förskola B 4,2 8,4 8,4 8,4 8,4 8,4 8,4 Summa 3,0 6,0 10,2 14,4 14,4 14,4 14,4 14,4 14,4 Gruppbostäder Gruppbostad C 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Gruppbostad D 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Summa 2,5 2,5 2,5 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 TOTALT 3,0 8,5 12,7 16,9 19,4 19,4 19,4 19,4 19,4

77 Investeringsprocessen Innehåll i budgetunderlag Dagens formella planeringshorisont Från lokalförsörjningsplan Övriga investeringar 3,0 8,5 12,7 16,9 19,4 19,4 19,4 19,4 19,4 1,0 1,5 2,0 2,0 2,7 3,0 5,0 6,0 7,0 Summa 4,0 10,0 14,7 18,9 22,1 22,4 24,4 25,4 26,4 Tillgängligt finansiellt utrymme 3,0 6,0 10,0 13,0 15,0 15,0 15,0 15,0 15,0 Skillnad -1,0-4,0-4,7-5,9-7,1-7,4-9,4-10,4-11,4 Det här är det långsiktiga behovet!

78 Investeringsprocessen Budgetårskopplingen för vissa investeringar tas bort Ett projekt ska kunna påbörjas direkt efter KF s beslut om flerårsplanen i juni om alla kriterier är uppfyllda - ska inte behöva vänta till årsskiftet av formella budgetårsskäl Det är driftstarten för investeringen som är det väsentliga, dvs när det påverkar resultaträkning och att beslut om finansiering (0-100 %) finns Driftstarten ska vara i enlighet med redovisad tidplan samt kopplingen till beslutet om kommunbidrag En investering är i huvudsak en likviditetsfråga fram till driftstarten

79 Investeringsprocessen Ägare och förvaltare av investeringsprocessen Processägare Förvaltning + befattning Kommunledningskontoret Ekonomichef Processförvaltare /utses/

80 Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess Remissupplaga

81 Innehåll 1 Bakgrund och syfte Etappindelning Arbetet med översynen Revisionsrapporter... 4 Granskning av underlag till större beslut i kommunfullmäktige, Deloitte januari 2016 (Dnr KS 2016/00184)... 4 Granskning av lokalförsörjningsprocessen, EY december 2016 (Dnr 2016/00617)... 4 Rapport avseende granskning av investeringar och underhåll av anläggningar, Deloitte april 2017 (Dnr 2017/00262)... 4 Hantering i översynen Definition Avgränsning Ramverk Investeringspolicyn Övriga styrdokument Sammanfattning av skillnaden mellan den ny processen och den befintliga Processens start och slut Igångsättningsbeslut Beslutsunderlag Bakgrund och syfte Koppling till politiska målsättningar Alternativa lösningar Samordningsmöjligheter Konsekvenser för andra objekt Driftkalkyl Investeringskalkyl Nyttobeskrivning Lönsamhet/effektivisering Finansiering Riskanalys Konsekvenser ur tre hållbarhetsperspektiv Tidplan Kategorisering Bilagor

82 14 Kommunbidrag Igångsättning före budgetåret Ram för investeringar kopplas till de årliga kostnaderna istället för investeringsutgifterna Prioriterad investeringsplan Planeringshorisont Kategorier av investeringar Hela investeringspaket Kvalitetskontroller Genomförandeplan / exploateringar Kvalitetsverktyg som stödjer investeringsprocessen/projektmodellen Styrgrupp för större investeringar Finansieringsansvarig nämnd Ansvarsgräns finansieringsansvarig nämnd / samhällsbyggnadsnämnden Ansvarsgräns finansieringsansvarig nämnd / kommunfullmäktige Processbeskrivning Ägare av investeringsprocessen Bilagor

83 1 Bakgrund och syfte Under senare tid har det kommit signaler från flera olika håll inom kommunen om behov av översyn av processen. Dessa är sammanfattningsvis följande (utan inbördes rangordning): kommunstyrelse och kommunfullmäktige prioriterar inte investeringarna i arbetet med flerårsplanen utan anger endast totalramar per år (vari ingår även övriga mindre investeringar av typ inventarier, maskiner, fordon mm) nämnderna vet därmed inte vad som gäller utan får själva göra en förnyad egen prioritering som blir föremål för ytterligare ett beslut i kommunfullmäktige lokalförsörjningsplanen är inte helt samordnad med investeringsplanen genomförandeplanen (exploateringar av bostadsområden) är inte samordnad med investeringsplanen kopplingen av tilldelning av kommunbidrag till resp. nämnd i resultatbudgeten i förhållande till investeringsplanen är otydlig underlaget/-en för de formella besluten om investeringarna på de olika nivåerna behöver standardiseras vilka beslut fattas idag och vad är innebörden av dessa? behov av så tidiga beslut som möjligt för genomförande enligt upprättade planer ekonomisk och beslutsmässig uppföljning av investeringar görs endast delvis hur hantera tidsförskjutningar mm? vilka nivåer ska fullmäktige fatta beslut på? kalkylkrav och -metoder lokalförsörjningsgruppens roll och mandat den bokföringsmässiga redovisningen av investeringarna bör ses över efterlevnad av investeringspolicyn är begränsad revisionen har granskat underlagen för större beslut och lämnat en del rekommendationer som lämnats över till denna översyn att beakta. Frågeställningarna kan säkert utökas men räcker gott för att motivera en översyn. Översynen av investeringsprocessen har därför gjorts för att tydliggöra och så långt som möjligt kvalitetssäkra hanteringen av investeringar i Uddevalla kommun. Processbeskrivningen ska medverka till effektivare beslutsfattande och hantering i hela organisationen för att kunna starta och slutföra investeringar tidigare än vad som är fallet för närvarande. Uddevalla kommuns investeringsprocess har inte varit föremål för någon större översyn sedan I arbetet har nedanstående utgångspunkter varit vägledande för översynen. Översynen ska utmynna i en process som är logisk från behov till slutredovisning är känd och accepterad i organisationen ska underlätta för politiken att prioritera och fatta beslut anger ansvarsgränserna mellan förvaltning och nämnd (om behov finns) anger ansvarsgränserna mellan berörda nämnder resp. förvaltningar anger ansvarsgränserna mellan kommunstyrelse/kommunfullmäktige resp. nämnder innehåller endast nödvändiga beslutstillfällen och med tydliga beslut, uppdrag mm är tydligt dokumenterad 3

84 innehåller förslag till revidering av investeringspolicyn för synkronisering med den reviderade processen. 2 Etappindelning Översynen har delats upp i två etapper framför allt med hänsyn till identifiering av var förbättringar primärt måste åstadkommas: Etapp 1: från behov tom slutligt beslut för igångsättning Etapp 2: från beslut om igångsättning tom slutredovisning. Resultatet av arbetet i etapp 1 redovisas i detta dokument. Arbetet med etapp 2 påbörjas efter sommaren 2017 och ska vara klart till årsskiftet 2017/18. 3 Arbetet med översynen Arbetet med översynen har letts av ekonomichefen. Arbetsgruppen har därutöver bestått i personal från ekonomiavdelningens planerings- resp. redovisningsfunktioner samt representant från samhällsbyggnadsförvaltningen. En referensgrupp med representanter för förvaltningarna har löpande informerats för att bland annat ge återkoppling. En del av översynen har varit specialinriktad mot lokalförsörjningsdelen som är en viktig del av hela investeringsprocessen. Arbetet har här utförts av lokalstrateg inom kommunledningskontorets avdelning för strategisk samhällsplanering samt representant för samhällsbyggnadsförvaltningen. Löpande avstämning har skett med kommunstyrelsens beredning. 4 Revisionsrapporter Revisionen har i tre olika rapporter tagit upp frågor som berör investeringsprocessen på olika sätt. Granskning av underlag till större beslut i kommunfullmäktige, Deloitte januari 2016 (Dnr KS 2016/00184) Kommunstyrelsen behandlade rapporten och beslutade då att som svar på rapporten hänvisa till att rekommendationerna kommer att behandlas i kommunledningskontorets genomgång av kommunens investeringsprocess. Kommunfullmäktige godkände i beslut kommunstyrelsens svar till revisorerna. Granskning av lokalförsörjningsprocessen, EY december 2016 (Dnr 2016/00617) Kommunstyrelsen behandlade rapporten och beslutade då att som svar på rapporten hänvisa till pågående översyn av investeringsprocessen samt utredning för utveckling av befolkningsprognoserna. Kommunfullmäktige godkände i beslut kommunstyrelsens svar till revisorerna. Rapport avseende granskning av investeringar och underhåll av anläggningar, Deloitte april 2017 (Dnr 2017/00262) Kommunstyrelsen behandlade rapporten och beslutade då att som svar på rapporten hänvisa till redovisade kommentarer samt pågående översyn av investeringsprocessen. Barn och utbildningsnämnden, socialnämnden samt samhällsbyggnadsnämnden kommer att lämna egna svar. Även berörda bolag och stiftelser lämnar egna svar. 4

85 Hantering i översynen Översynen av investeringsprocessen har beaktat rekommendationerna i revisionsrapporterna i den utsträckning som bedömts relevant. 5 Definition Investeringsprocessen beskriver sammanfattningsvis ett investeringsärendes gång, vad som skall ingå i en investerings olika faser och hur beslutspunkter ska hanteras och förankras med beslutande organ (berörda nämnder, kommunstyrelse resp. kommunfullmäktige). 6 Avgränsning Översynen bygger på att den övergripande ekonomiska planeringsprocessen ska vara oförändrad. Den får inte ändras pga. förslagen i översynen. Översynen avser investeringar i materiella anläggningstillgångar och inte finansiella d:o (finansiella anläggningstillgångar är bl. a. aktier). De finansiella låter sig normalt inte infogas i en planeringsprocess pga. deras karaktär utan uppstår löpande under året. 7 Ramverk Förslagen i denna översyn ska ses som ett ramverk för arbetet med och i investeringsprocessen. Det finns delar som kan behöva utvecklas, ändras eller tas bort när erfarenhet vunnits i den praktiska tillämpningen. 8 Investeringspolicyn Kommunens investeringspolicy ska omarbetas för att anpassas till ramverket. Detta arbete sker parallellt med den formella behandlingen av förslagen i denna översyn och kommer att läggas fram för beslut samtidigt med beslutet om detta ramverk. Alternativt kommer ramverket i sin helhet att arbetas in i policyn (klaras ut under hösten). De synpunkter som kommer i remissförfarandet ang. detta ramverk kommer, i den mån de föreslås beaktas, att arbetas in i det förslaget till reviderad investeringspolicy. 9 Övriga styrdokument Övriga styrdokument där planeringsprocessen och /eller investeringsprocessen förekommer kommer att gås igenom för att se till att överensstämmelse finns sinsemellan. Dessa kommer därefter att lämnas för erforderliga politiska beslut. 10 Sammanfattning av skillnaden mellan den ny processen och den befintliga Tydlig behovsbeskrivning och -analys Behovet av en investering ska vara definierat och klart innan det kommer in i den formella investeringsprocessen Definition av vilket beslutsunderlag som ska finnas för att ett förslag till investering ska bli godkänd (kvalitetskontroll) Kommunfullmäktiges beslut om flerårsplan i juni = igångsättning för vissa investeringar Kategorisering av investeringar för att tydligare visa varför en investering görs Kontinuerliga prioriteringar görs för att få fram en slutlig prioriterad investeringsplan i flerårsplanen 5

86 Investeringsram i form av kommunbidrag istället för investeringsutgifter (anslag på på längden istället för på höjden ) Kompletta investeringspaket som går via lokalförsörjningsplaneringen (huvuddelen av paketen avser denna typ av investeringar) Förlängning av planeringshorisonten från 8 år (3 + 5 år) till 10 år (3 + 7 år) Budgetårskoppling för vissa investeringar tas bort, igångsättning ska kunna ske direkt efter kommunfullmäktiges junibeslut Tydligare och mer komplett kalkylunderlag för varje investering Fastställande av ägare av investeringsprocessen. 11 Processens start och slut Förslag: Ett behov ska vara definierat och klart samt beslut finnas i finansieringsansvarig nämnd att behovet föreslås tillgodoses genom en investering innan objektet tillhör investeringsprocessen. Dokumentation ska ske löpande. Ett behov kan uppstå av flera olika orsaker. Nedan redovisas några av dessa som var för sig eller i kombination skapar ett behov. Orsak Reinvestering Demografi Politik Effektivisering/lönsamhet Ändamålsenlighet Myndighetskrav Avser ersätta ett uttjänt objekt med något nytt ökad befolkning eller förändrad befolkningsstruktur politiska ambitioner ex när tre uttjänta objekt slås samman till ett nytt, går att räkna hem ex pga. ändrade behov ex från staten Behovet ska vara definierat och klart innan det tas upp för behandling och beredning i investeringsprocessen. Behovet ska utmynna i ett ställningstagande i finansieringsansvarig nämnd till att detta föreslås tillgodoses genom en investering. En viktig förutsättning är att det förs en kontinuerlig och aktiv dialog mellan hyresgäst och hyresvärd (beställare och utförare) under hela tiden från identifiering av ett behov till ibruktagande. För att undvika tolkningstvister eller liknande om vad parterna avsett och/eller kommit överens om är det viktigt att löpande dokumentation sker av processen. Parterna kommer överens om hur denna ska ske. Investeringsprocessen slutar med en utvärdering av projektet för erfarenhetsåterföring för kommande investeringar. Översynen har valt att även beskriva det skeende som ligger före processens formella start, dvs vad som händer från det att ett behov uppstår fram till det är definierat och klart och därmed formellt blir en del av investeringsprocessen. Notering: Slutförandet av investeringen, efter igångsättningsbeslutet till slutredovisning mm, behandlas i etapp 2 och utvecklas inte vidare här. 6

87 12 Igångsättningsbeslut Förslag: Kommunfullmäktiges beslut i juni resp. år om kommunens flerårsplan inkl. prioriterad investeringsplan ska utgöra igångsättningsbeslut för nya investeringar i den mån kommunfullmäktige inte beslutar annorlunda för visst/vissa objekt. En viktig utgångspunkt för att kunna minska ledtiden i processen har varit att komma fram till när det slutliga beslutet om en investering tas och när nämnderna därmed får klartecken att påbörja arbetet med de beslutade investeringarna. Översynen föreslår att det är kommunfullmäktiges beslut om flerårsplanen i juni resp. år som ska utgöra igångsättningsbeslut. Beslutet innebär då formellt klartecken till att påbörja arbetet med de investeringsprojekt som ingår i investeringsplanen förutom de kommunfullmäktige ev. väljer att inte lämna klartecken till. I flerårsplanen ingår en prioriterad investeringsplan som har varit föremål för behandling under lång tid både i förvaltningar/ nämnder och slutligen i den politiska majoritetens budgetberedning. Igångsättning kan skilja sig mellan de olika kategorierna av investeringar och har olika förutsättningar. För förtydligande av valet av igångsättningsbeslut kan nedanstående tjäna som alternativförslag. Om ovanstående beslutstillfälle inte utgör igångsättningsbeslut - vilka andra tillfällen är i så fall möjliga? Följande två alternativa tillfällen finns då: Kommunstyrelsen december (enligt gällande investeringspolicy 1/) Kommunfullmäktige i februari (sammanställd budget) 1/ Investeringspolicyn 4.1: Med flerårsplanen som grund utarbetar respektive nämnd fram en investeringsbudget (med i allmänhet ökad detaljeringsgrad) för följande år. Investeringsbudgeten fastställs sedan av kommunstyrelsen om investeringsramen inte överskrids, i annat fall av kommunfullmäktige. I första fallet blir det en förskjutning med 5 månader (juni -> december) och i andra fallet 8 månader (juni -> februari). Det finns alltså tid att vinna på att bestämma att junibeslutet ska vara igångsättningsbeslut. Detta förutsätter i sin tur att hela processen dessförinnan har kvalitetssäkrats så att kommunfullmäktige kan ta i sitt beslut i förvissning om detta. Gällande ordning med ett särskilt kommunstyrelsebeslut för igångsättning för investeringar över 10 mkr tas bort. 13 Beslutsunderlag Förslag: Samtliga investeringar som medtas i investeringsprocessen, och som ska bli en del av den slutliga prioriterade investeringsplanen, ska uppfylla de krav på innehåll i beslutsunderlaget som ställs. Detta innehåll är bakgrund och syfte, koppling till politiska målsättningar (så som de uttrycks i bland annat strategisk plan), alternativa lösningar, samordningsmöjligheter, konsekvenser för andra objekt, investeringskalkyl, driftkalkyl, lönsamhet/effektivisering, finansiering, riskanalys, miljökonsekvenser, tidplan, kategorisering (kategorierna 1 5) samt ev. bilagor. För att kunna påbörja projekt tidigare resp. slutföra dem på kortare tid än vad som är fallet för närvarande förutsätter investeringsprocessen så tidiga och slutliga politiska beslut som möjligt. Med slut- 7

88 liga beslut avses då att en investering ska kunna påbörjas, att inga oklarheter finns om ex finansieringen, att inga ytterligare politiska beslut erfordras mm. Som redovisas i avsnitt 12 ovan föreslås att det centrala beslutstillfället för igångsättning är resp. års beslut i kommunfullmäktige om flerårsplanen för de kommande tre åren och den däri ingående investeringsplanen. Detta beslut avser igångsättning av samtliga investeringar förutom de som av olika skäl inte får igångsättas ännu. Denna utgångspunkt är central i den nya processen. Om det inte sker vid detta tillfälle kan tidsförskjutningen komma att uppgå till 5 8 månader beroende på val av nytt tillfälle för formellt igångsättningsbeslut. Vid kommunfullmäktiges junibeslut ska kommunfullmäktige ta ställning till hanteringen av enskilda objekt eller ev. grupper av objekt. Kommunfullmäktiges hantering i denna del kräver att två vitala förutsättningar är uppfyllda: ett komplett beslutsunderlag i tid (se nedan) politisk vilja och förmåga att under arbetet med flerårsplanen komma fram till en prioriterad investeringsplan inkl. tilldelning av kommunbidrag (allt mellan %, se avsnitt 14). Det beslutsunderlag som erfordras för att vara komplett föreslås innehålla följande: Bakgrund och syfte Koppling till politiska målsättningar (så som de uttrycks i bland annat strategisk plan) Alternativa lösningar Samordningsmöjligheter Konsekvenser för andra objekt Driftkalkyl Investeringskalkyl Nyttobeskrivning Lönsamhet/effektivisering Finansiering Riskanalys Konsekvenser ur tre hållbarhetsperspektiv Tidplan Kategorisering (kategorierna 1 5) Ev. bilagor 13.1 Bakgrund och syfte Redovisning av den behovsbeskrivning, behovsanalys, ev. förstudie mm som gjorts och som leder fram till att behovet föreslås tillgodoses genom en investering Koppling till politiska målsättningar Redovisning av vilka "Övergripande mål" och "Prioriterade områden" i den vid var tid gällande strategiska planen som investeringen stödjer (baserat på nuvarande utformning av och innehåll i strategisk plan) Alternativa lösningar Normalt ska bedömning av alternativ göras i behovsanalysfasen. I beskrivningen ska alltid ingå ett "noll-alternativ", dvs vad händer om vi inte gör något alls, dvs behåller det gamla eller låter bli att genomföra något helt nytt. I avsnittet ska kortfattat redovisas vilka alternativ som övervägts om det 8

89 funnits fler relevanta sådana. Alternativa lösningar, utformningar mm bereds normalt inom resp. nämnd där behovet uppstår. Om nämnden bedömer det intressant eller nödvändigt eller om kommunfullmäktige tidigare begärt det kan alternativen redovisas i underlaget för ställningstagande i kommunfullmäktige Samordningsmöjligheter Beskrivning av vilka samordningsmöjligheter med egna eller andra verksamheter som uppstår och/eller beaktats. Kan även redovisas i avsnittet Lönsamhet/effektivisering om samordningsmöjligheterna är av effektiviseringskaraktär Konsekvenser för andra objekt Beskrivning av vad som händer med andra objekt (ex en byggnad eller lokaler som lämnas till förmån för den nya). Finns alternativ användning? Rivas? 13.6 Driftkalkyl I processen och planeringen övertar nu driftkalkylen den centrala funktionen från investeringskalkylen. Driftkalkyl ska upprättas för alla objekt som föreslås ingå i den slutliga investeringsplanen resp. år. Kalkylen förfinas under processens gång. I god tid före budgetdialogen ska (förstudie)kalkylen vara färdig och som då ligger till grund för det slutliga politiska beslutet om igångsättning. Till grund för drift- resp. investeringskalkylen finns behovsanalysen och därefter en förstudie. Förstudien görs av samhällsbyggnadsförvaltningen och kompletterar verksamhetsbehovet med förutsättningar som exempelvis markmiljö, infrastruktur/trafiksituationer, förslag till placering mm. Förstudien ska tillsammans med behovsanalysen ge tillräcklig kunskap om nyttan och konsekvenser för att göra en mer träffsäker kalkyl som kan ligga till grund för ett beslut om igångsättning i samband med beslutet om flerårsplan. Kalkylen är olika detaljerad i olika skeden av processen, med en enklare kalkyl i början. Följande kalkyler kommer att användas (i tidsordning): Tidpunkt Inför beslut om igångsättning Inför byggstart Typ av kalkyl 1 Behovskalkyl 2 Förstudiekalkyl 3 Förprojekteringskalkyl 4 Upphandlingskalkyl Risk och osäkerhet är kännetecknande för en investering. Kalkyler som görs i början av ett projekt har ofta en högre grad av osäkerhet än de som görs senare i projektet. Osäkerheten ska successivt reduceras fram till förstudiekalkylen som ligger till grund för igångsättningsbeslutet. Efter igångsättningsbeslutet sker ytterligare förfiningar genom förprojekteringskalkyl resp. upphandlingskalkyl. För flera av investeringskategorierna finns historisk kunskap och kännedom som gör att kalkylerna för nya investeringar är mer träffsäkra. Exempel på dessa är vanliga nybyggnationer såsom förskola, gruppbostad mm. Större, mer sällan förekommande investeringar, exempelvis nytt badhus kan behöva ett mer omfattande arbete för att uppnå högre träffsäkerhet. Utifrån de fyra kalkylnivåerna kommer de kalkyler som ligger till grund för igångsättningsbeslut, behovskalkyl och förstudiekalkyl, att tydligöra graden av osäkerheten. De kalkyler som finns inför bygg- 9

90 start, förprojekteringskalkyl och upphandlingskalkyl, har kommit så långt i detaljeringsnivån att osäkerheten i dessa oftast är hanterbar. I beslutsunderlaget kommer det att finnas en bedömning av osäkerhetgraden i kalkylen. För större investeringar kan, redan vid behovskalkylen, en metodbaserad kalkyl komma att användas för att minska osäkerhetsgraden. Översynen föreslår att ett fortsatt arbete sker inom området för att se på förutsättningarna att införa detta för vissa investeringar Kalkylernas utformning och innehåll framgår i bilagorna Investeringskalkyl Ska upprättas för alla objekt som föreslås ingå i investeringsplanen. Förfinas under processens gång. En första kalkyl tas fram i samband med behovsanalysen. Senast vid budgetdialogen ska kalkylen vara färdig för att medtas i flerårsplanen. Investeringskalkylen blir i fortsättningen en teknisk beräkning som utgör underlag för planeringen av upplåningsbehovet i flerårsplanen. Det är driftkalkylen som i fortsättningen utgör det huvudsakliga ekonomiska underlaget för beslut om genomförande av investeringarna (se även avsnitt 14 Kommunbidrag ). Kalkylernas utformning och innehåll framgår i bilagorna Nyttobeskrivning En verbal beskrivning av nyttan med investeringen ska finnas med. Översynen har övervägt frågan om att redan nu föra in någon form av krav på formell nyttokalkyl. Vi har dock kommit fram till att detta kräver en betydligt större insats, både i översynsskedet och kompetensmässigt för att vi ska känna oss beredda att ta det steget. Översynen föreslår att ett fortsatt arbete sker inom området för att se på förutsättningarna att senare införa detta för vissa investeringar Lönsamhet/effektivisering Redovisning av effektiviseringspotential (motsv.) Finansiering Redovisning från finansieringsansvarig nämnd av den löpande årliga finansieringen under nyttjandetiden. Kan investeringen finansieras inom befintligt kommunbidrag eller krävs utökad finansiering (0-100 %)? Finansieringsansvarig nämnd ska göra en bedömning av erforderligt behov av tillkommande kommunbidrag för finansiering av objektet. Kommunfullmäktige har alltid möjligheten att begränsa tilldelningen till allt mellan % av nämndens begärda tilldelning. Denna bedömning görs i budgetberedningen och bygger bland annat på de övergripande ekonomiska förutsättningarna (i ytterlighetsfallet har kommunfullmäktige alltid möjligheten att besluta om att en viss investering ska genomföras utan att skicka med något utökat kommunbidrag, (dvs 0 %) till nämnden som då har att prioritera fram erforderliga pengar ur befintlig budget) Riskanalys Den ekonomiska osäkerhetsmarginalen, tidsplan, demografisk utveckling, detaljplanearbete mm Konsekvenser ur tre hållbarhetsperspektiv Beskrivning av ekologiska och sociala konsekvenser som kan uppstå. Både positiva och negativa. Ekonomiska konsekvenser redovisas på annan plats Tidplan Från igångsättning till driftstart. 10

91 13.14 Kategorisering Varje investering ska redan i behovsstadiet åsättas en kategori som sedan följer investeringen hela vägen till investeringsplanen i flerårsbudgeten ( se avsnitt 19) Bilagor Ritningar, illustrationer mm. 14 Kommunbidrag Förslag: Flerårsplanen ska innehålla en tydlig redovisning för varje investeringsobjekt om vilket kommunbidrag som finansieringsansvarig nämnd erhåller för resp. investering. Den beslutade tilldelningen av kommunbidrag ska även till fullo vara medräknad i de ekonomiska sammanställningarna i flerårsplanen för att de ekonomiska konsekvenserna av medtagna investeringar ska kunna överblickas på både kort och lång sikt. Beslutet i kommunfullmäktige om flerårsbudgeten med en prioriterad investeringsplan ska alltid innehålla en redogörelse för vilken finansiering av de årliga kostnaderna som kommunfullmäktige väljer. Det ska framgå i redovisningen för resp. nämnd både siffermässigt och i den verbala beskrivningen. Tilldelningen kan vara allt mellan % av kalkylerad årskostnad för investeringen. I årskostnaden ska ingå både kapitalkostnader och övriga driftkostnader för objektet resp. den verksamhet som ska bedrivas i objektet. Det är viktigt att den ekonomiska övergripande planeringen och de ekonomiska ambitionerna som kommunfullmäktige sätter upp för de olika investeringarna till fullo hänger ihop. Det får inte var bristande överensstämmelse mellan de skrivna ambitionerna och de ekonomiska sammanställningarna i form av driftbudget, resultatbudet och kassaflödesbudget. För att öka tydligheten i de ekonomiska kosekvenserna över tid föreslås att tidshorisonten förlängs till totalt 10 år (se avsnitt 18). 15 Igångsättning före budgetåret Förslag: Kommunfullmäktiges igångsättningsbeslut innebär att nämndernas arbete med en investering kan påbörjas direkt efter detta beslut och där man inte behöver invänta själva budgetåret. Många investeringar kan bedömas vara angelägna att snabbt kunna påbörjas av olika skäl. Det kan då finnas anledning att starta dem så tidigt som möjligt. Med start avses här exempelvis förstudie, projektering etc. Starten ska då kunna ske direkt efter kommunfullmäktiges beslut i juni. Detta innebär att finansieringsansvarig nämnd inte behöver invänta det aktuella budgetåret utan kan påbörja visst inledande arbete redan hösten innan budgetåret. Ur finansiell synpunkt har detta inte så stor betydelse då det sannolikt inte hinner uppstå så stora utgifter under den tid som är mellan kommunfullmäktiges junibeslut och budgetårets start. Ekonomiavdelningens erfarenhet är att det de flesta år finns ett icke utnyttjat finansiellt investeringsutrymme. Detta innebär i sin tur att det inte finns något behov av utökad upplåning utöver den upplåningsram som kommunfullmäktige redan beslutat. 16 Ram för investeringar kopplas till de årliga kostnaderna istället för investeringsutgifterna Förslag: Den ekonomiska planeringen för investeringar ska utgå från dess påverkan på de årliga kostnaderna i form av drift- och kapitalkostnader och inte från investeringens utgifter. 11

92 Att mäta förutsättningarna för att kunna genomföra investeringar enbart på höjden, dvs hur stor utgiften för själva investeringen är, är inte en lämplig utgångspunkt i den ekonomiska planeringen och för att skapa tydlighet i vilken finansiering resp. nämnd kan räkna med under nyttjandetiden. Finansiering av investeringarna på höjden är än så länge inget problem för Uddevalla. Uddevalla har idag tillgång till det kapital som erfordras för de investeringar som är aktuella den närmaste framtiden. I den ekonomiska planeringen idag är fokus på tillgängligt utrymme för drift- och kapitalkostnader. Det vi måste göra nu är att ytterligare betona detta genom att även ange omfattningen av investeringar till att istället ange detta utrymme på längden, dvs hur stora de årliga kostnaderna får vara för de aktuella investeringar under nyttjandetiden. Behovet av kommunbidrag för detta kommer då att ställas mot det ekonomiska utrymme som framför allt skatteintäkterna ger. Detta innebär att de årliga kostnaderna för egna investeringar i exempelvis lokaler blir bedömda med samma utgångspunkt som förhyrning av lokaler. Detta blir annars inte fallet eftersom investeringarna i förhyrda lokaler ligger utanför kommunens investeringsram. Investeringarna på höjden blir nu en mer teknisk sammanställning av i planeringen medtagna objekt. Denna sammanställning måste dock göras då den bl. a. utgör underlag för beräkningen av upplåningsbehovet för resp. år i flerårsplanen. En konsekvens av detta ändrade synsätt är att de två nuvarande finansiella målen ang. investeringar ( Investeringsnivå resp. Egenfinansiering av investeringar ) lämpligtvis bör utgå vid fastställande av nya finansiella mål för kommande mandatperiod och kan/bör ersättas av annat/andra mål. 17 Prioriterad investeringsplan Förslag: Varje flerårsplan ska innehålla en prioriterad investeringsplan med tydligt angivande av vilket kommunbidrag som tilldelas resp. investering. En viktig förutsättning för att få till stånd en effektiv investeringsprocess är att det i hela processen görs prioriteringar av föreslagna objekt. I slutändan ska flerårsplanen innehålla en prioriterad investeringsplan som medger att de olika objekten kan påbörjas utifrån igångsättningsbeslutet. Den slutliga politiska prioriteringen baseras bland annat på hur investeringen bidrar till kommunens vision, strategisk plan och översiktsplan. Prioriteringen underlättas genom de kategoriseringar av objekten som sker och de underlag som upprättas. Beskrivning av investeringens nytta är en viktig utgångspunkt. Dessutom måste det också finnas ett ekonomiskt utrymme för att tilldela resurser till eventuellt ökade driftskostnader. Konsekvensen av om det inte finns en prioriterad investeringsplan är att starten och genomförandet av de olika objekten förskjuts framåt tills dess att denna prioritering görs. Den nya är nu att prioriteringen föreslås göras utifrån ett finansieringsperspektiv över tid och inte över årlig totalnivå för föreslagna investeringar. Detta är egentligen hur vi idag arbetar med planeringen men är inte tillräckligt tydlig när det gäller investeringsverksamheten. Detta förutsätter att processen har fokus på vad den årliga kostnaden för en investering blir. Lokalförsörjningsplanen ska, liksom idag, fortsätta utmynna i en prioritering av objekten. Planen ska nu istället i första hand redovisa de årliga kostnaderna för föreslagna objekt. Planen måste även fortsättningsvis innehålla investeringsutgifterna på höjden för att vi ska klara den finansiella planeringen med beräkning av upplåningsbehov. Planens tidshori- 12

93 sont på totalt 10 år (3 + 7) gör det möjligt att på ett betydligt bättre sätt överblicka de tillkommande kostnaderna för medtagna objekt. 18 Planeringshorisont Förslag: Den ekonomiska planeringen föreslås i fortsättningen avse år. De mer detaljerade förutsättningarna för detta utarbetas. Föreslås genomföras from planeringen /2026. Nuvarande formella planeringshorisont i den ekonomiska planeringen är 3 år, med ett budgetår och två planår. Tidsperspektivet är i enlighet med kommunallagen som anger att en kommun ska ha en treårig planering. Detta tidsperspektiv har visat sig mer och mer vara allt för kort för att på ett tillräckligt bra sätt kunna överblicka ekonomiska effekter av investeringsprojekt, strukturella förändringar mm. Strukturella förändringar som genomförs får allt längre ledtider då de är allt mer omfattande. För att kunna se de ekonomiska effekter som förväntas och/ eller behövs behöver tidsperspektivet förlängas. Det förändrade synsättet för investeringar kan illustreras genom nedanstående bild. I planeringen för har vi börjat tillämpa ett längre tidsperspektiv. I denna omgång planerar vi på vanligt sätt de tre första obligatoriska åren, dvs , plus en utblick för de därnäst kommande fem åren, i det här fallet tom Lokalförsörjningsplanen har en tidshorisont på 10 år. Planeringhorisonten föreslås nu förlängas permanent till att avse år för bättre överblick av den långsiktiga ekonomiska belastningen och till att vara fullt synkroniserad med lokalförsörjningsplanen. Ambitionsnivån för de sista sju åren ska inte vara lika detaljerad som de första tre åren. Det blir genom detta bättre överblick av konsekvenserna av bl. a. genomförande av investeringsplanen. Ett investeringsprojekt som får klartecken tar kanske 1-2 år att projektera och kan ha en byggtid på 2 4 år därefter. Ett treårigt perspektiv räcker då inte. 13

94 Kommunallagen anger att kommunerna ska ha en treårig planering, där det första året ska utgöra det aktuella budgetåret för vilket kommunfullmäktige bl. a. ska besluta om skattesatsen. Utvecklingen går dock alltmer mot en ännu längre planeringshorisont, där tre år tenderar att bli ett kortsiktigt, eller åtminstone medelsiktigt, perspektiv. Lokalförsörjningsplanens planeringshorisont är 10 år. Investeringsprocessen är alltid förknippad med ett längre perspektiv. Övergången från att prioritera investeringar på höjden till att nu istället prioritera på längden ställer nya krav på att bedöma den ekonomiska utvecklingen över tid. Det är ju faktiskt så att en del objekt som finns med i investeringsplanen inte börjar kosta pengar förrän efter den nuvarande treåriga planeringshorisonten. I hela detta betraktelsesätt finns även med att skapa en större planeringstrygghet i så måtto att den finansieringsansvariga nämnden så tidigt och tydligt som möjligt ska veta hur den framtida finansieringen är tänkt. Det upplevs idag som en bromskloss att inte veta vilka pengar den finansieringsansvariga nämnden erhåller över tid att finansiera investeringen med. Verkligheten förändrar sig dock mellan planeringsomgångarna och som varje år delvis ger nya förutsättningar. Detta kan dock inte vara ett skäl till att inte försöka ge så långsiktiga besked som möjligt, utan snarare just därför. 19 Kategorier av investeringar Förslag: Samtliga investeringar ska åsättas en kategori för att skapa ökad tydlighet om varför en investering ska genomföras. För att förtydliga planeringsunderlaget om varför en investering görs föreslås en indelning (kategorisering) av investeringarna i fem huvudkategorier med underindelningar. Denna kategorisering ska göras så tidigt som möjligt, gärna i behovsfasen, för att slutligen bli en del av den prioriterade investeringsplanen i flerårsplanen. Följande kategorier av investeringar föreslås: Kategori Typ av investering 1 Investering som tidigare erhållit igångsättningstillstånd 2 Reinvestering 3 Profilinvestering 4 Expansionsinvestering 5 Övriga investeringar De fem huvudkategorierna underindelas enligt följande Kategori Typ av investering Igångsättning innebär 1 Investering som tidigare erhållit igångsättningstill- Den rullande flerårsplanen med investeringsplan innefattar alltid investeringar som i tidigare planeringsomgångar erhållit igångsättningstillstånd. Dessa objekt kräver inget nytt 14

95 stånd beslut under förutsättning att tidplan, kalkyl mm fortfarande håller. Belopps- eller tidsmässiga justeringar görs om dessa ändrats sedan föregående planering. 2a 2b 2c Reinvestering Utbyte av befintliga maskiner, inventarier, IT-utrustning, fordon m.m. Reinvestering Utbyte av komponenter i mark, byggnader och tekniska anläggningar. Reinvestering Utbyte av hel byggnad. Vid väsentliga avvikelser från tidigare förutsättningar för beslutet om igångsättning ska ny prövning göras. Finansieringsansvarig nämnd ansvarar. Förutsätts normalt inrymmas inom respektive nämnds befintliga kommunbidrag. Bygger på årlig sammanställd enklare behovsbeskrivning. Genomförs i huvudsak för att upprätthålla oförändrad servicepotential. Den årliga kostnaden behöver här inte beräknas eftersom den förutsätts rymmas i befintligt kommunbidrag. Däremot måste utgiften tas med för den övergripande finansiella planeringen. Resp. nämnd bestämmer själv hur detta anslag ska och får hanteras. I och med att denna typ av investering aktiveras vid anskaffningen får detta enbart ske under budgetåret. Komponentutbyte för mark, byggnader och tekniska anläggningar (löpande underhåll) planeras och beskrivs i underhållsplaner. Underhållsplaner ska ha minst ett treårsperspektiv för att kunna knytas ihop med investeringsplanen. Underhållsplaner ska finnas för byggnader/lokaler, gator/vägar, konstruktionsbyggnader samt övriga markanläggningar. Underlaget/behovsbeskrivningen kommer via underhållsplanerna och kan variera beloppsmässigt mellan åren. Större underhållsarbeten kan dessutom vara pågående över ett årsskifte. Dessa investeringar finns till största delen inom samhällsbyggnadsnämndens område. Kan variera mellan åren och kan då komma att påverka respektive nämnds kommunbidrag via internhyran om det blir större variationer av underhållsplanen för lokaler. Genomförs för att upprätthålla oförändrad servicepotential. Den årliga kostnaden beräknas och utgör bas för investeringsplanen. En uttjänt byggnad som behöver ersättas ska tas upp till prövning i lokalförsörjningsplanen. 15

96 Kommer planeringsmässigt att hanteras på samma sätt som byggnader i kategori 4 a. 3 Profilinvestering Olika typer av anläggningstillgångar, ex, parker, torg, konst, ljussättning etc. Denna kategori avser investeringar som utförs och belastar finansieringsansvarig nämnd. Nämnden bestämmer hur igångsättningen får ske. Här kan förstudie, projektering etc. påbörjas direkt efter kommunfullmäktiges junibeslut under förutsättning att allt underlag finns och att nämnden godkänt investeringen. 4a 4b 4c Expansionsinvestering Nya byggnader och lokaler Expansionsinvestering Nya gator/vägar, konstruktionsbyggnader, markanläggningar, mark Expansionsinvestering Nya byggnader, anläggningar etc. Kommunfullmäktige kan komplettera enskilda objekt med direktiv för att ex markera angelägenhetsgraden. Denna kategori avser objekt som redovisas i lokalförsörjningsplanen och som innebär en intern lokalförhyrning mellan finansieringsansvarig nämnd (hyresgäst) och samhällsbyggnadsnämnden (hyresvärd). Den finansieringsansvariga nämnden lämnar ett uppdrag till samhällsbyggnadsnämnden för påbörjan av ett objekt. Samhällsbyggnadsnämnden är utförare av beställningen. Kraven på och förutsättningarna för att kunna lämna en beställning ska vara uppfyllda. Avser objekt som innebär ökad servicepotential. Här ingår bl. a. om- och tillbyggnad av vägar, rondeller, broar etc. Liknande åtgärder kan kommunfullmäktige sammanföra i ramanslag, exempelvis ett samlat ramanslag för gator och vägar. Om så görs sker slutlig prioritering inom samhällsbyggnadsnämnden. Det ska framgå i flerårsplanen om, och i så fall hur, kommunfullmäktige valt att prioritera utifrån behovsbeskrivningen. Denna information utgör ett viktigt underlag för nämndens egen prioritering inom ramanslaget. Exploateringsinvesterinar ska överensstämma med beslutad (eller förslag till) genomförandeplan. Kommunfullmäktige kan komplettera enskilda objekt med direktiv för att ex markera angelägenhetsgraden av något eller några särskilda objekt. Denna kategori avser objekt som kommunfullmäktige vill ska återkomma till kommunfullmäktige för slutligt beslut. Kan avse unika, mer sällan förekommande objekt, exem- 16

97 pelvis badhus etc. Exploateringar som medför investeringar i egna anläggningstillgångar i form av infrastruktur ingår i denna kategori. Kan också avse objekt som redovisas i lokalförsörjningsplanen men som påverkar flera nämnders kommunbidrag, exempelvis ny större skola med krav på ny eller ombyggnad av vägar. Slutligt beslut, ex efter komplettering, kan fattas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen (om fullmäktige finner det lämpligt). Ska framgå i flerårsplanebeslutet vad som krävs för komplettering, när det ska återkomma etc. 5 Övriga investeringar Investeringar som inte kan hänföras till någon av kategorierna 1 4, exempelvis säkerhet, miljö mm. Ska användas restriktivt. Det kan kanske bli vissa indelningsproblem med denna kategorisering då vissa investeringar kanske kan hänföras till mer än en kategori. Modellen föreslås provas och utvärderas efter ett par års tilllämpning. 20 Hela investeringspaket Förslag: Investeringar ska innefatta samtliga objekt som blir en följd av den föreslagna investeringen. Finansieringsansvarig nämnd ansvarar för att underlaget är komplett. För att få en komplett bild av en investering måste samtliga delar som ingår finnas med i underlaget. Det måste anses vara en bra kvalitetsförbättring när beslut tas att hela omfattningen är redovisad vid beslutstillfället. Inte minst gäller det när kommunfullmäktige ska fatta beslut om investeringsplan i flerårsplanen. Det är då inte bara själva byggnaden utan även tillhörande mark, gator, inventarier etc. som är en del av hela projektet och som nu ska redovisas samlat. Utgångspunkten för hela investeringsprocessen är att det är den finansieringsansvariga nämnden som ansvarar för att allt underlag för beslutet tas fram. I detta arbete kan finns flera underleverantörer i form av konsulter för utredningar, samhällsbyggnadsnämnden inkl. av dem ev. anlitade konsulter m fl. Finansieringsbeslutet behöver av budgettekniska skäl delas upp i den slutliga budgeten för att rätt kostnad ska hamna på rätt nämnd. Bland annat gäller detta exempelvis gator som ligger inom samhällsbyggnadsnämndens ansvar medan verksamheten som ska bedrivas i den investering som görs (ex en skola) ligger inom barn och utbildningsnämnden. 17

98 21 Kvalitetskontroller Förslag: För att säkra processen föreslås att tre kvalitetskontroller läggs in i processen. Vid tre tillfällen i processen föreslås att det ska finnas kvalitetskontroller. Kvalitetskontrollen innebär att det ska göras en avstämning av att underlaget för det specifika objektet lever upp till beslutad standard i form av underlag, kalkyler mm. De tre tillfällena med kvalitetskontroller i processen föreslås vara: Tillfälle 1 Efter att behovet definierats och klarlagts men innan det går vidare i lokalförsörjningsgruppen eller nämndens interna investeringsplanering Ansvarig Förvaltningschef i finansieringsansvarig nämnd 2 Inför behandlingen i lokalförsörjningsgruppen Lokalstrateg 3 Inför budgetdialogen Ekonomiavdelningen I inledningsskedet föreslås att kontrollerna endast innefattar formaliakontroller enligt ovan. Innehållet får utvecklas över tid och ges det innehåll som är lämpligt. Central skälighets- eller rimlighetsprövning eller motsvarande av resp. föreslaget objekt kräver betydligt större insatser och föreslås inte ingå. 22 Genomförandeplan / exploateringar Förslag: Resp. år genomförandeplan ska vara en integrerad del av flerårsplanen. From flerårsplanen har den beslutade genomförandeplanen för integrerats i flerårsplanen. Genomförandeplanen innehåller exploateringar av bostadsområden och innefattar i olika utsträckningar egna investeringar, ex. gator, som kommer att kvarstå i kommunens balansräkning. Planen godkänns slutligen av kommunfullmäktige genom beslutet om flerårsplanen som därmed blir igångsättningsbeslut även för dessa investeringar. Verkställigheten sker genom samhällsbyggnadsnämnden (resp. Västvatten AB för vatten- och avloppsdelen). 23 Kvalitetsverktyg som stödjer investeringsprocessen/projektmodellen Förslag: För att kvalitetssäkra beslutsunderlag och investeringsprocessen föreslås att Uddevalla kommuns projektmodell utvecklas och kompletteras med standardiserade mallar för behovsbeskrivning, anpassade mallar för behovsanalyser och de olika förfinade nivåerna av kalkylmodeller enligt den reviderade investeringsprocessen. Godkännande av underlag och slutliga beslut är politiska. Beställning av förstudie, projektering, byggstart etc. av investeringen/projektet kan göras av förvaltningschef direkt efter det politiska beslutet är taget (dvs igångsättningsbeslutet). Detta under förutsättning att alla erforderliga beslut tidigare är tagna och att resp. nämnds delegationsordning anpassas till detta. Beställningen sammanfattar och tydliggör behovet och direktiven för samhällsbyggnadsförvaltningen som är utförare åt finansieringsansvarig nämnd. 18

99 24 Styrgrupp för större investeringar Revisionsrapporten Granskning av underlag till större beslut i kommunfullmäktige rekommenderade att en styrgrupp kan utses för större investeringar. Översynen anser att det kan vara lämpligt att så sker. Vilka investeringar som ska ha styrgrupp får avgöras från fall till fall beroende på investeringens komplexitet etc. Alternativt kan investeringar över en viss nivå generellt ha styrgrupp. Översynen föreslår att bedömning görs från fall till fall. Förvaltningschefen i finansieringsansvarig nämnd beslutar om styrgrupp ska finnas och vilken bemanning denna i så fall ska ha. Förslagsvis sker ställningstagande till detta i behovsfasen. 25 Finansieringsansvarig nämnd Ett genomgående begrepp i investeringsprocessen är finansieringsansvarig nämnd. Med detta avses den nämnd som ska betala för den investering som görs och baserat på verksamhet nämnden ansvarar för. Finansiering sker via det kommunbidrag som kommunfullmäktige beslutar om kopplat till föreslagen investering. 26 Ansvarsgräns finansieringsansvarig nämnd / samhällsbyggnadsnämnden Denna relation avser de interna lokalförhyrningar som sker med samhällsbyggnadsnämnden som hyresvärd å ena sidan och finansieringsansvariga nämnder såsom hyresgäster å andra sidan. Häri ligger bl. a. att finansieringsansvarig nämnd bl. a. ska tillse att allt underlag är framtaget i behovsfasen innan en beställning lämnas till samhällsbyggnadsnämnden. Samhällsbyggnadsnämnden å sin sida ska bl. a. förvissa sig om att erforderliga beslut i finansieringsansvarig nämnd är på plats. 27 Ansvarsgräns finansieringsansvarig nämnd / kommunfullmäktige Finansieringsansvarig nämnd ansvarar för att: allt underlag för de objekt som föreslås genomföras tas fram och redovisas i den ordning som detta ramverk och investeringspolicyn förutsätter kompletterar med det ytterligare material som kommunfullmäktige anser sig behöva för att kunna fatta beslut prioritering sker av nämndens objekt som föreslås medtas i lokalförsörjningsplanen, övriga objekt samt samlat för hela nämndens investeringsförslag prioritering görs utifrån Övergripande mål och Prioriterade områden enligt vid var tid gällande vision och strategisk plan. 28 Processbeskrivning Övergripande beskrivning av processen från behov till igångsättning. Beskrivningen kommer att kompletteras med det som arbetas fram och beslutas i etapp 2. 19

100 En detaljerad processbeskrivning har tagits fram och kommer att finnas tillgänglig på Inblicken tillsammans med övrig information om processen när den är beslutad. När etapp 2 är klar är ambitionen att ytterligare åskådliggöra processen i någon from av populärupplaga. 29 Ägare av investeringsprocessen Alla processer ska ha en organisatorisk hemvist. För investeringsprocessen föreslås följande: Processägare Kommunledningskontoret / Ekonomiavdelningen / Ekonomichef Bilagor Bilaga 1 Mall för behovsbeskrivning Bilaga 2 Mall för behovsanalys inkl. behovskalkyl Bilaga 3 Mall för förstudie inkl. förstudiekalkyl 20

101 Bilaga 1 Behovsbeskrivningen avser: Det första steget inför en eventuell investering är en behovsbeskrivning. Det innebär att ta fram en problembeskrivning och beakta omvärldspåverkan. Verksamheten ansvarar för att formulera behovet och klargöra vad som ska uppnås. Nästa steg i investeringsprocessen är att göra en behovsanalys (se separat mall för behovsanalys). 1.1 Kontaktuppgifter Datum Förvaltning Avser verksamhet Uppdragsgivare Tfn E-post Underskrift Kontaktperson för uppdraget Tfn E-post 1.2 Problembeskrivning Orsak till behovet (kryssa ) Ny verksamverksamhet Utökning av verksamhet Myndighetskrav Ändrat arbetssätt Ej ändamålsenliga lokaler Teknisk kapacitet Orsak till behovet (beskrivning) Resurshushållning Nyinvesteringar och större ombyggnader bör göras i sista hand! Kan åtgärder vidtas som innebär att behovet inte kvarstår? Kan åtgärder vidtas som ger effektivare utnyttjande av befintliga tillgångar? Kan begränsade investeringar göras för att lösa mindre behov? Hur ser nuläget ut? Syftet med förändringen? Finns koppling till övergripande mål? Konsekvenser om inget görs? När behöver behovet vara tillgodosett? 21

102 1.3. Omvärldspåverkan Befolkningsprognos Demografi Utvecklingstrender Politiska beslut Kund/brukarbehov Myndighetskrav Lagkrav 22

103 Bilaga 2 Behovsanalysen avser: Behovsanalysen innebär att behovet säkerställs med rätt förutsättningar, tydliga målsättningar och tydligt syfte inför kommande beslut. Behovsanalysen ska identifiera problemen-inte lösa dem! Verksamheten ansvarar för att formulera behovet och klargöra vad som ska uppnås. Det görs genom att kartlägga behovet i två steg med hjälp av mallen för behovsbeskrivning och därefter mallen för behovsanalys. Verksamheten ansvarar också för att, så långt det är möjligt vid tillfället för behovsanalysen, beskriva nyttan samt ta fram en översiktlig kalkyl med hjälp av schabloner och tillgänglig information. Efter behovsanalysen kan en förstudie beställas av Samhällsbyggnadsförvaltningen för utredning av tekniska förutsättningar, lämplig placering, förfinad kalkyl och rekommendationer inför beslut i den fortsatta investeringsprocessen. Sammanfattning Sammanfatta vad som framkommit i behovsbeskrivningen och behovsanalysen. Beskriv kort bakgrunden och orsaken till att behovet uppstod, vad som är viktigast att lyfta från analysen samt nyttan och konsekvenser Kontaktuppgifter Datum Förvaltning Avser verksamhet Uppdragsgivare Tfn E-post Underskrift Kontaktperson för uppdraget Tfn E-post 1.2 Verksamhetsanalys Gör en risk-och konsekvensanalys enligt arbetsmiljölagen (ABC-modellen). Finns det organisationsförändringar eller förändringar i arbetssätt som påverkar verksamheten och vilka följder får det för lokalbehovet? Vilka verksamhetslösningar har utretts innan lokallösningar prövas? 23

104 Finns erfarenheter från tidigare verksamhet- och lokalbehovsanalyser samt investeringar som kan tas tillvara? Vilka andra aspekter än verksamhetens lokaler påverkas av det nya/förändrade behovet? Exempelvis resurser och rekryteringar, utrustning och möbler m.m? Vilka prioriterade kvalitetskrav ställs som påverkar/förbättrar verksamheten Vilka prioriterade säkerhetskrav ställs som påverkar/förbättrar verksamheten Vilka prioriterade miljökrav ställs som påverkar/förbättrar verksamheten? Finns det politiska mål och beslut som ska säkerställas? Finns det samordningsmöjligheter med andra verksamhetsbehov (inom egen eller annan förvaltning)? 1.3 Lokalbehovsanalys Gör en bedömning av personalantal och vilka yrkeskategorier som kommer nyttja lokalen. Vilken typ av funktioner och utrymmen kommer verksamheten att behöva? Krävs speciella installationer för exempelvis IT, telefoni och larm? 24

105 Krävs speciella anpassningar ur tillgänglighetssynpunkt utöver lagkrav? Vilka funktioner bör ligga i anslutning till varandra? Finns samband mellan inre funktioner och yttre miljö som bör beaktas? Vilka behov har verksamheten av parkeringsplatser och andra funktioner som påverkar markytor? 1.4 Nyttobeskrivning Värderingsaspekter Effektiviseringspotential Beskrivning av effekter och konsekvenser Om inget görs (0-alternativ) Sociala och kulturella värden Ekologiska värden Annat 1.5 Investeringsutgift och driftkostnad Nedan angivna a -priser speglar kommunens snittkostnad vid vanligt förekommande byggnationer. Vid osäkerhet kontakta samhällsbyggnad. Kalkylansvarig: Sammanvägd kalkylosäkerhet: (ex 20-50%) Typ av investering A -pris Utgift Kommentar Lokalyta kvm Inventarier Övrigt markanl, gator m.m SUMMA totalutgift Se nedan, typ av lokal Driftkostnad A -pris/antal Årskostnad (+), intäkt (-) Kapitalkostnad, lokal Se nedan, typ av lokal Övrig lokalkostnader, drift Se nedan, typ av lokal Personal Antal Material Kommentar 25

106 Övriga verksamhetskostnader Kapitalkostnader för inventarier Intäkter Besparing (egenfinans) Summa Nettokostnad Typ av investering Inv. utgift per kvm Kapitalkostn. Per kvm Lokaldrift per kvm Skolbyggnad Xxx xx xx Förskola Xxx xx xx Gruppboende Xxx xx xx Xxxxxxx Xxx xx xx Schablonbelopp i tkr 2015 års prisläge, uppräknas med 3 % årligen 26

107 Bilaga 3 Förstudien avser: 1. Bakgrund Här presenterar du en sammanfattande bakgrund till förstudien och vem som beställt uppdraget. Beställning av förstudien görs av beställande verksamhet med en behovsanalys som underlag. 2. Beställarens syfte och mål Formulera kort beställarens syfte och mål som förstudien ska ta hänsyn till (se beställning och behovsanalys från beställaren). 3. Omfattning och avgränsning Ange vilka frågeställningar som utredningen ska ge svar på. Inför ett beslut om investering behöver i regel förutsättningar inom följande områden utredas och beskrivas: Placering Tomtyta (inklusive aktivitetsytor, områden för avfallshantering etc) Grov disponering av markytan Trafiksituationen och infrastrukturen Vatten och avlopp Energilösningar Skred och rasrisk Dagvattenhantering (samt eventuell översvämningsrisk) Markmiljö Övergripande beskrivning av ev. miljökonsekvenser/påverkan (positiva och negativa) Offentlig service Ägande och driftansvar (ev. möjlighet till partnering) Bidragsmöjligheter Behov av ny eller ändrad detaljplan Behov av fler utredningar Gör en bedömning av vilka utredningar som ska göras i förstudien för att ge underlag till beslut, och vad som kanske kan vänta till senare skede (ex vid upprättande av detaljplan eller förprojektering). 4. Tillvägagångssätt/metod Beskriv här hur du gått till väga för att svara på frågeställningarna? Exempel på vanliga metoder kan vara utredningar, mätningar, intervjuer, arbetsmöten etc. Vilka funktioner och kompetenser har du använt dig av i utredningen? Exempel på viktiga funktioner för samråd och insamling av kunskap och information är: Beställaren (kontakt för beställande verksamhet) Byggprojektledare Fastighetsförvaltare Trafikingenjör/tekniker GIS ingenjör 27

108 Planarkitekt Va-dagvattenutredare Kommunantikvarie Kommunekolog Räddningstjänsten Trafikverket Konsult (arkitekt, miljö, geoteknik mm) I ett uppstartsmöte är det en fördel om flera funktioner och ansvariga bjudas in. Därefter kan arbetsgruppen för studien bestå utav de som tar fram underlag. 5. Resultat Här redogör du för vilka resultat som framkommit utifrån uppsatta frågeställningar. Presentera resultatet på ett pedagogiskt och lättöverskådligt sätt. Använd gärna kartor, skisser och bilder. Vid omfattande utredningar bifogas dessa rapporter. 6. Slutsatser och rekommendationer Utredningen mynnar ut i ett antal slutsatser som framkommit i utredningen. Lämna rekommendationer och beskriv villkor, förutsättningar och konsekvenser (bland annat ekonomiska)för beställaren att beakta vidare i investeringsprocessen. 7. Återrapportering Ange här var du som utredare återrapporterar resultatet. Det ska i första hand distribueras till den instans som beställt förstudien ex. förvaltning eller nämnd. 8. Kalkyl Förutsättningar: Kalkylansvarig: Upprättad/uppdaterad: Prisläge: ex 2016 Sammanvägd kalkylosäkerhet: ex % Yta: Storlek på tomten, varav lokalytan Bedömd nyttjandetid enligt beställande nämnd: Klassning av tillgång: ex verksamhetsfastighet, förskola. Skatt: Avdragsbar mervärdesskatt, ingen boendedel. Bilaga: ex detaljerad investeringskalkyl sbn.xls och driftkalkylbun.xls 8.1 Investeringsutgifter Exempel Byggnation av förskola Tillfartsväg samt projektering VA anslutning El Fjärrvärme, Fiber, Faktureras ej. Detaljplaneutredningar Kommentar Komponentindelad enligt grundmall Ingår ej i underlaget för internhyran 28

109 Lantmäteriförrättning Iordningställande av mark, markutjämning, trädfällning etc. Konstutsmyckning Summa samhällsbyggnad kr Enligt procentschablon 1,0 % av inv. Beställande nämnd Inventarier TOTALSUMMA INVESTERING kr Beräknad av: 8.2 Kostnader och intäkter per år Ny lokal Exempel Kostnad Intäkt Fastighetsskötsel Mediaförsörjning (el,va, uppvärmning) Administrationskostnader Reparationer Försäkringskostnader Fastighetsskatt Avskrivningar Ränta Städning Internhyra Städintäkter Summa samhällsbyggnad kr kr Gator och vägar Exempel Kostnad Intäkt Tillfartsväg, avskrivning o ränta Gång och cykelväg Nytt kommunbidrag Summa samhällsbyggnad kr kr Beställande nämnd Exempel Kostnad Intäkt Internhyra och städ Personalkostnader Material Övriga verksamhetskostnader 29

110 Avskrivning och ränta inventarier Barnomsorgsavgifter Övriga direkta intäkter Befintligt kommunbidrag Nytt kommunbidrag Summa barn och utbildningsnämnden kr kr 30

111 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2017/ Uppföljning och analys av anmälda kränkningar till huvudmannen samt ärenden från BEO och Skolinspektionen vt Sammanfattning I 6 kap skollagen och diskrimineringslagen finns bestämmelser om åtgärder med ändamål att motverka kränkande behandling och diskriminering av barn och elever. Enligt 6:10 skollagen är en förskolechef eller rektor som får kännedom om att ett barn eller en elev anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling i samband med verksamheten skyldig att anmäla detta till huvudmannen. Motsvarande bestämmelse gäller även när det rör trakasserier och diskriminering. Huvudmannen är inom förvaltningen barn och utbildningsnämnden. Nämnden har genom beslut delegerat till ordföranden att å nämndens vägnar motta anmälningar från förskolechef/rektor om barn och elever som anser sig ha blivit utsatta för kränkande behandling eller diskriminering. Genom förteckning anmäls delegationsbeslut fattade på barn och utbildningsnämndens vägnar vid varje tillfälle när nämnden har sitt sammanträde. Enligt nämndens årshjul ska uppföljning och analys ske två gånger per år. I detta ärende är det anmälningarna under vårterminen 2017 som följs upp. Därutöver sker en redogörelse över mottagna anmälningsärenden från Skolinspektionen och Barn- och elevombudet under vårterminen Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att lägga uppföljningen av anmälda ärenden till huvudmannen om utredningar av kränkningar/diskriminering samt ärenden till Skolinspektionen och Barn- och elevombudet för vårterminen 2017 till handlingarna. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

112 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(7) Dnr BUN 2017/00735 Handläggare Administrativ chef Lise-Lotte Bengtsson Telefon Uppföljning och analys av anmälda kränkningar till huvudmannen samt ärenden från Barn- och elevombudet och Skolinspektionen vårterminen 2017 Sammanfattning I 6 kap skollagen och diskrimineringslagen finns bestämmelser om åtgärder med ändamål att motverka kränkande behandling och diskriminering av barn och elever. Enligt 6:10 skollagen är en förskolechef eller rektor som får kännedom om att ett barn eller en elev anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling i samband med verksamheten skyldig att anmäla detta till huvudmannen. Motsvarande bestämmelse gäller även när det rör trakasserier och diskriminering. Huvudmannen är inom förvaltningen barn och utbildningsnämnden. Nämnden har genom beslut delegerat till ordföranden att å nämndens vägnar motta anmälningar från förskolechef/rektor om barn och elever som anser sig ha blivit utsatta för kränkande behandling eller diskriminering. Genom förteckning anmäls delegationsbeslut fattade på barn och utbildningsnämndens vägnar vid varje tillfälle när nämnden har sitt sammanträde. Enligt nämndens årshjul ska uppföljning och analys ske två gånger per år. I detta ärende är det anmälningarna under vårterminen 2017 som följs upp. Därutöver sker en redogörelse över mottagna anmälningsärenden från Skolinspektionen och Barn- och elevombudet under vårterminen Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Förslag till beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att lägga uppföljningen av anmälda ärenden till huvudmannen om utredningar av kränkningar/diskriminering samt ärenden till Skolinspektionen och Barn- och elevombudet för vårterminen 2017 till handlingarna. Ärendebeskrivning I 6 kap skollagen och diskrimineringslagen finns bestämmelser om åtgärder med ändamål att motverka kränkande behandling och diskriminering av barn och elever. Enligt 6:10 skollagen är en förskolechef eller rektor som får kännedom om att ett barn eller en elev anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling i samband med verksamheten

113 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 2(7) Dnr BUN 2017/00735 skyldig att anmäla detta till huvudmannen. Bestämmelsen ska även tillämpas vid upplevd diskriminering eller trakasserier. Huvudmannen är inom förvaltningen barn och utbildningsnämnden. Nämnden har genom beslut delegerat till ordföranden att å nämndens vägnar motta anmälningar från förskolechef/rektor om barn och elever som anser sig ha blivit utsatta för kränkande behandling eller diskriminering. Genom förteckning anmäls delegationsbeslut fattade på barn och utbildningsnämndens vägnar vid varje tillfälle när nämnden har sitt sammanträde. Enligt nämndens årshjul ska uppföljning och analys ske två gånger per år. I detta ärende är det anmälningarna under vårterminen 2017 som följs upp. Diskrimineringslagen har ändrats och detta innebär bland annat att kraven på dokumentationen ändrats. Detta har fått till fling har upphört. Några nya planeras i dagsläget inte att meddelas. Skyldigheten att utreda uppgifter om trakasserier eller kränkande behandling inträder så snart någon i verksamheten får kännedom om att ett barn eller en elev anser sig ha blivit utsatt för detta. Det krävs således inga bevis om att en kränkning ska ha ägt rum för att en utredning ska inledas. Utredningsskyldigheten är också oberoende av om det förelåg en avsikt att kränka eller inte. Skyldigheten att utreda föreligger även om vårdnadshavare, barn eller elever uppger att de inte vill att händelsen ska utredas. Den som utreder måste skaffa sig en självständig uppfattning om vad som har hänt. Man kan alltså inte låta saken bero om de inblandade lämnar motstridiga uppgifter. Om huvudmannen åsidosätter sina skyldigheter kan huvudmannen åläggas att dels betala skadestånd till barnet eller eleven för den kränkning som detta innebär, dels ersätta annan skada som har orsakats av åsidosättandet. Det är huvudmannen som ska visa att kränkande behandling inte har förekommit. Upplevda kränkningar kan anmälas till Barn- och elevombudet som utreder ärendet. Även Skolinspektionen utreder ärenden om upplevda kränkningar om anmälan tas emot som omfattar både kränkningar och andra brister i skolsituationen. Diskriminering utreds av diskrimineringsombudsmannen. Även här finns regler om diskrimineringsersättning för det fall att utredningen visar att huvudmannen brustit. Både diskrimineringslagen och 6 kap. i skollagen har till syfte att skydda barn och elever mot kränkningar av deras värdighet. Kränkningar av barns och elevers värdighet kan förekomma i form av diskriminering, trakasserier eller genom kränkande behandling. Huvudmannen ska bedriva ett målinriktat arbete samt arbeta med aktiva åtgärder för att dels främja lika rättigheter och möjligheter, dels förebygga och förhindra trakasserier och kränkande behandling. Verksamheterna ska upprätta en likabehandlingsplan där

114 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 3(7) Dnr BUN 2017/00735 arbetet beskrivs samt dokumentation över arbetet enligt bestämmelserna i diskrimineringslagen. Det är inget som hindrar att detta sker i samma dokument. Skolinspektionen har tillsammans med Barn- och elevombudet tillsyn över att bestämmelserna i 6 kap skollagen följs. Diskrimineringsombudsmannen har tillsynen över att bestämmelserna i diskrimineringslagen följs. Erfarenheter och slutsatser Nedan lämnas en redogörelse över antalet anmälda anmälningar till huvudmannen. Redogörelsen omfattar statistik både från uppföljningen i februari 2017 (höstterminen 2016) och innevarande uppföljning (vårterminen 2017). Antal anmälningar per verksamhetsform inklusive antal från föregående uppföljning: Uppföljning februari 2017 (avser höstterminen 2016) Totalt antal 250 Uppföljning september 2017 (avser vårterminen 2017) Totalt antal 348 Förskola 1 Förskola 10 Pedagogisk omsorg 0 Pedagogisk omsorg 0 Grundskola/grundsärskola/ 236 Grundskola/grundsärskola 325 fritidshem Gymnasieskolan/gymnasiesärskolan 12 Gymnasieskolan/gymnasiesärskolan 9 Vuxenutbildningen 1 Vuxenutbildningen 4 Per skola/enhet Per skola/enhet Bokenäs 2 Bokenäs 13 Hogstorp 1 Hogstorp 10 Herrestad 23 Herrestad 19 Norgården F-6 13 Norgården F-6 3 Norgården Norgården Sandersdal 42 Sandersdal 34 Norrskolan Norrskolan 0 Äsperöd 4 Äsperöd F-6 2 Sommarhemmet Sommarhemmet Sommarhemmet F-6 53 Sommarhemmet F-6 30 Sommarhemmet grundsär 1 Sommarhemmet grundsär 0 Dalaberg 12 Dalaberg 48 Ramneröd 9 Ramneröd 28 Ljungskile 5 Ljungskile 3 Hovhult 3 Hovhult 22

115 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 4(7) Dnr BUN 2017/00735 Lane Ryr Lane Ryr 3 Forshälla 10 Forshälla 7 Väster Väster Väster Väster Unneröd 21 Unneröd 36 Skansen/Stråket Skansen-Äsperöd 2 Stråket 1 Linnéaskolan 6 Linnéaskolan 13 Gymnasiet Gymnasiet Akademi Sinclair 2 Akademi Sinclair 0 Agneberg 2 Agneberg 0 Östrabo yrkes 6 Östrabo yrkes 6 Östrabo Östrabo 1 Gymnasiesär 2 2 Förskola Förskola Herrestads förskola 1 Hälle förskola 1 Myntets förskola 1 Bokenäs förskola 3 Norgårdens förskola 1 Fjällrävens förskola 1 Kärrs förskola 1 Parkens förskola 1 Äsperöds förskola 1 Beskrivning av händelserna Höstterminen 2016 Vårterminen 2017 Verbala eller skriftliga kränkningar av andra barn/elever Verbala eller skriftliga kränkningar av enhetens personal av annan förälder + 2 personal på APL Fysiska kränkningar av andra barn/elever Fysiska kränkningar av 6 5 enhetens personal Kränkningar via sociala medier Psykisk kränkning Åverkan på elevs 12

116 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 5(7) Dnr BUN 2017/00735 tillhörighet Polisanmälan 1 2 Ärenden hos Skolinspektionen/Barn- och elevombudet m.m. Skolinspektionen :8994 Anmälan om omplacering av en elev vid Sommarhemsskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00630) - avslutat efter uppföljning Skolinspektionen :10080 Anmälan om betygsättning vid Sommarhemsskolan i Uddevalla kommun (BUN 2017/00068) Skolinspektionen avskriver ärendet då de inte kan ompröva satta betyg. Skolinspektionen :181 Anmälan om före detta gymnasieelevs skolsituation i Uddevalla kommun (BUN 2017/00095) - Skolinspektionen avskrev ärendet då eleven inte längre går kvar inom gymnasieskolan. Barn och elevombudet : Anmälan om kränkande behandling vid Sommarhemsskolan 7-9 i Uddevalla kommun (BUN 2017/00179) Beslut om skadestånd Skolinspektionen :2179 Anmälan om bristande tillsyn och skyldigheten att motverka kränkande behandling vid Fjällrävens förskola i Uddevalla kommun (BUN 2017/00259) ärendet pågår Barn och elevombudet : Anmälan om kränkande behandling vid Ramnerödsskolan, Uddevalla kommun (BUN 2017/00271) - ärendet pågår Skolinspektionen : Anmälan om elevers skolsituation vid Herrestadsskolan i Uddevalla kommun (2017/00432) ärendet pågår Barn och elevombudet : Anmälan om kränkande behandling vid Herrestadsskolan, Uddevalla kommun (BUN 2017/00482) ärendet pågår Barn och elevombudet : Anmälan om kränkande behandling vid Herrestadsskolan, Uddevalla kommun (BUN 2017/00483) ärendet pågår Skolinspektionen : Anmälan avseende Bokenäs skola i Uddevalla kommun (BUN 2017/00575) ärendet överlämnat till kommunens klagomålshantering

117 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 6(7) Dnr BUN 2017/00735 Skolinspektionen : Anmälan avseende Bokenäs skola i Uddevalla kommun (BUN 2017/00576) Skolinspektionen avskriver ärendet då de bedömer att de saknar skäl att utreda ärendet Skolinspektionen : Anmälan gällande skolsituationen för en elev vid Uddevalla gymnasieskola, Östrabo i Uddevalla kommun (BUN 2017/00579) ärendet pågår Barn- och elevombudet :4843- Anmälan om kränkande behandling vid Sandersdalsskolan i Uddevalla kommun (BUN 2017/00606) Beslut om skadestånd Sammanfattning och slutsats Antalet anmälda utredningar om kränkningar fortsätter att öka. Orsakerna till detta kan vara flera. Det kan betyda att elevernas upplevda kränkningar ökar, men det kan också bero på att enheterna blivit bättre på att följa gällande rutiner och göra anmälan till huvudmannen. Enheterna arbetar systematiskt med dessa frågor med likabehandlingsplanen och dokumentation kring arbetet mot diskriminering och trakasserier som utgångspunkt. Förvaltningsövergripande utbildning har genomförts under hösten 2017 och stödmaterial har tagits fram utifrån de nya bestämmelserna i diskrimineringslagen. Antalet anmälningar inom förskolan har procentuellt ökat mycket. Detta beror på att arbetet kring dessa frågor skärptes under 2016 bland annat genom ökat arbete kring likabehandlingsarbetet. Det är naturligt att anmälningarna till huvudmannen ökar när fokuset blir tydligare. Förskolan konstaterar också att många inom verksamheten är outbildade. Med fler utbildade och högre kvalitet kommer verksamheten att ha lägre antal kränkningar. Skolinspektionen har den 23 januari 2017 genomfört en utbildning för rektorer/förskolechefer/barn- och elevhälsa och nämnd kring arbetet med utredningar av upplevda kränkningar och gällande lagstiftning Antalet ärenden till Skolinspektionen och BEO har ökat (14 st jämfört med 11 st höstterminen 2016). Flera är under handläggning och är ännu inte avgjorda. Två av dem har medfört krav på skadestånd från huvudmannen. 3 februari 2017 var chefer för förskola, grundskola, grundsärskola samt barnoch elevhälsa inbjudna till en träff där tema är Skolinspektionsanmälningar erfarenheter och lärdomar. Denna typ av genomgång bör fortsätta för samtal kring anmälningar och reflektioner.

118 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 7(7) Dnr BUN 2017/00735 Hans-Lennart Schylberg Skolchef Lise-Lotte Bengtsson Administrativ chef Expediera till Samtliga verksamhetskontor

119 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2017/ Elevboende Uddevalla Gymnasiesärskola Sammanfattning Gymnasieskolan har idag ett elevboende i samarbete med Uddevallahem omfattande 28 lägenheter. Boendet är till för elever som väljer elitidrottsgymnasiet och nationellt program inom Uddevalla Gymnasieskola. Efterfrågan är god och boendet fullbelagt. Uddevalla Gymnasiesärskola har idag ett brett utbud inom sina nationella program. Verksamheten är integrerad med gymnasieskolan vilket ger samverkansmöjligheter inom de nationella programmen. Integrerade särskoleplatser gör det möjligt för rektor inom gymnasiesärskolan att erbjuda i princip samtliga yrkesutbildningar. Denna möjlighet är unik i regionen och innebär en potential för gymnasiesärskolan att växa. En ofta avgörande faktor för föräldrar och elever är närheten till skolan samt möjligheter till boende inom skolan. Att skapa förutsättningar för eget boende för elever i gymnasiesärskolan skulle starkt bidra till att fler elever från regionen skulle söka sig till Uddevalla. Dessutom är det vanligt att elever från Uddevalla Kommun behöver boende kopplat till sin utbildning. Dessa elever söker sig idag till andra kommuner för att uppnå den kombinationen. För Uddevalla kommun skulle boendemöjligheter för elever i gymnasiesärskolan bidra positivt på flera sätt: Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Bilaga - Förslag till förstudie för start av boende med särskild service för skolungdom i Gymnasiesärskolan i Uddevalla Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

120 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Forts 123 Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra en utredning i samråd med socialtjänsten med inriktning att skapa ett elevboende med LSS-verksamhet för elever i gymnasiesärskolan. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

121 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(2) Dnr BUN 2017/00781 Handläggare Skolchef Hans-Lennart Schylberg Telefon Elevboende Uddevalla Gymnasiesärskola Sammanfattning Gymnasieskolan har idag ett elevboende i samarbete med Uddevallahem omfattande 28 lägenheter. Boendet är till för elever som väljer elitidrottsgymnasiet och nationellt program inom Uddevalla Gymnasieskola. Efterfrågan är god och boendet fullbelagt. Uddevalla Gymnasiesärskola har idag ett brett utbud inom sina nationella program. Verksamheten är integrerad med gymnasieskolan vilket ger samverkansmöjligheter inom de nationella programmen. Integrerade särskoleplatser gör det möjligt för rektor inom gymnasiesärskolan att erbjuda i princip samtliga yrkesutbildningar. Denna möjlighet är unik i regionen och innebär en potential för gymnasiesärskolan att växa. En ofta avgörande faktor för föräldrar och elever är närheten till skolan samt möjligheter till boende inom skolan. Att skapa förutsättningar för eget boende för elever i gymnasiesärskolan skulle starkt bidra till att fler elever från regionen skulle söka sig till Uddevalla. Dessutom är det vanligt att elever från Uddevalla Kommun behöver boende kopplat till sin utbildning. Dessa elever söker sig idag till andra kommuner för att uppnå den kombinationen. För Uddevalla kommun skulle boendemöjligheter för elever i gymnasiesärskolan bidra positivt på flera sätt: - Ökat inflöde av elever från regionen stärker ekonomin inom verksamheten. - Samarbete med socialtjänsten för LSS får effekter i form av fler anställda inom kommunens socialtjänst, idag anställs personal inom LSS av den kommun där eleven går sin skolgång. - Ökat utbildningsutbud för eleverna som väljer Uddevalla stärker elevernas utbildning och anställningsbarhet i samverkan med näringslivet i regionen. Förvaltningen föreslår därför att Barn och utbildningsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att genomföra en utredning i samråd med socialtjänsten med inriktning att skapa ett elevboende med LSS-verksamhet för elever i gymnasiesärskolan. Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Bilaga - Förslag till förstudie för start av boende med särskild service för skolungdom i Gymnasiesärskolan i Uddevalla

122 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 2(2) Dnr BUN 2017/00781 Förslag till beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra en utredning i samråd med socialtjänsten med inriktning att skapa ett elevboende med LSS-verksamhet för elever i gymnasiesärskolan. Hans-Lennart Schylberg Skolchef Stefan Einarsson Verksamhetschef Expediera till Verksamhetschef gymnasieskola Avdelningschef LSS, socialtjänsten

123 (2) Handläggare Ulf Nilsson Rektor Förslag till förstudie för start av boende med särskild service för skolungdom i Gymnasiesärskolan i Uddevalla Vi önskar få uppdraget att projektera för att starta upp ett boende HT 2018 för gymnasiesärskolans elever där elever med långa resvägar eller av andra skäl kan bo med stöd av personal under skolveckorna för att möjliggöra studier på Uddevalla Gymnasiesärskola. Bakgrund Som rektor i gymnasiesärskolans verksamhet ser jag flera goda skäl för att kunna tillgodose behovet av ett veckoboende för elever inskrivna i gymnasiesärskolan. Jag ser årligen att elever tvingas välja bort antingen Uddevalla Gymnasiesärskola som uddevallaelev eller att elever från annan kommun får avstå att söka till oss för att vi inte kan tillgodose en boendemöjlighet under skolveveckorna. Vi skickar t.ex. elever till Dals-Ed på grund av att eleven har behov av ett boende under veckorna och i samband med detta tar LSS-handläggarna i Uddevalla beslut om boende för eleven och Uddevalla kommun ersätter Dals-Ed för utfört uppdrag, detta medför att vi skapar arbetstillfällen och skatteintäkter i Dals-Ed när vi skulle kunna gjort detta i egen regi. Vi har också möjligheten att skapa arbetstillfällen i Uddevalla som en god sidoeffekt av att kunna erbjuda denna tjänst till andra kommuner. Vårt nystartade program HT 2017 inom Naturbruk - Skog, Mark och Djur - medför troligen en ökad attraktionskraft för elever i hela regionen. Detta tillsammans med det tidigare behovet medför att vi förutser en ökning av behovet av just en boendelösning för elever som vill söka sig till Uddevalla Gymnasiesärskola. Utförande och utformning Verksamheter som ligger under LSS eller SOL skall anmälas till Socialstyrelsen senast en månad innan uppstart. Innan detta finns behov av att säkerställa lämpliga lokaler och personal till boendet. Det är därför viktigt att denna process kan starta inom kort för att kunna stå färdigt att ta emot elever inför HT Boendet kan vara i ett fristående hus eller integrerat i lokaler med annan användning så länge det finns relativ närhet till skolan och lokalerna uppfyller gällande lagstiftning och är lämpliga för ett boende. Vi tror att det skall vara mellan 4-6 platser på boendet med möjlighet till gemensamma ytor och ett enskilt rum till varje boende. Det behöver också finnas sov - och vilomöjlighet för personal i nära anslutning till de boendes egna rum.

124 2 (2) Ekonomiska förutsättningar Ekonomiska förutsättningar skall i huvudsak ges genom att avtal skrivs utifrån genomförandeplanen som tecknas för varje boende med respektive handläggare på socialtjänsten i hemkommunen där kostnadstäckning får säkerställas. Viss initial investeringskostnad förekommer också men får tas med i beaktningen vid de enskilda avtalen så att detta ersätts över tid. Strategisk avsikt Den strategiska avsikten är att stärka Uddevalla Gymnasiesärskolas möjlighet att vara ett konkurrenskraftigt alternativ för kretsen ungdomar i hela regionen och samtidigt öka tillgängligheten för Uddevallas egna elever. I tjänsten Ulf Nilsson, rektor Gymnasiesärskolan

125 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2017/ Översyn av ledningsstruktur BoU Sammanfattning Önskemål har inkommit från verksamhetscheferna (avdelningschefer) för förskola, grundskola och elevhälsa om inrättande av biträdande verksamhetschef. Den egentliga bakgrunden är att våra verksamheter växer på grund av ett ökat antal barn och elever. Den resursmodell vi tillämpar i planeringsprocessen innebär att vi räknar upp resursbehovet med volymerna avseende barn- och elevpeng. Däremot räknas inte resursbehovet för olika stödfunktioner upp på motsvarande sätt, dessa får äskas särskilt för. En jämförelse mellan kommunens förvaltningar visar att det är stor skillnad avdelningschefernas antal direkt underställda medarbetare. De stora verksamheterna inom Barn och utbildning har avsevärt fler direkt underställda än övriga förvaltningar. Det finns, mot bakgrund av verksamhetschefernas önskemål och skillnaderna mellan förvaltningarna, all anledning att se över ledningsstrukturen inom Barn och utbildning. I samband därmed bör organisationen av förvaltningens kvalitets- och utvecklingsarbete ses över. Verksamheterna har olika förutsättningar att aktivt delta i förvaltningens gemensamma och övergripande utveklingsarbete. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse, Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att ge förvaltningschefen i uppdrag att se över förvaltningens ledningsstruktur och utvecklingsorganisation samt att i avvaktan på utredningen förlänga den tillfälliga organisationen med två biträdande verksamhetschefer i grundskolan Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

126 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(4) Dnr BUN 2017/00815 Handläggare Skolchef Hans-Lennart Schylberg Telefon Översyn av ledningsstruktur BoU Sammanfattning Önskemål har inkommit från verksamhetscheferna (avdelningschefer) för förskola, grundskola och elevhälsa om inrättande av biträdande verksamhetschef. Den egentliga bakgrunden är att våra verksamheter växer på grund av ett ökat antal barn och elever. Den resursmodell vi tillämpar i planeringsprocessen innebär att vi räknar upp resursbehovet med volymerna avseende barn- och elevpeng. Däremot räknas inte resursbehovet för olika stödfunktioner upp på motsvarande sätt, dessa får äskas särskilt för. En jämförelse mellan kommunens förvaltningar visar att det är stor skillnad avdelningschefernas antal direkt underställda medarbetare. De stora verksamheterna inom Barn och utbildning har avsevärt fler direkt underställda än övriga förvaltningar. Det finns, mot bakgrund av verksamhetschefernas önskemål och skillnaderna mellan förvaltningarna, all anledning att se över ledningsstrukturen inom Barn och utbildning. I samband därmed bör organisationen av förvaltningens kvalitets- och utvecklingsarbete ses över. Verksamheterna har olika förutsättningar att aktivt delta i förvaltningens gemensamma och övergripande utvecklingsarbete. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse, Förslag till beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att ge förvaltningschefen i uppdrag att se över förvaltningens ledningsstruktur och utvecklingsorganisation samt att i avvaktan på utredningen förlänga den tillfälliga organisationen med två biträdande verksamhetschefer i grundskolan. Ärendebeskrivning Önskemål har inkommit från verksamhetscheferna (avdelningschefer) för förskola, grundskola och elevhälsa om inrättande av biträdande verksamhetschef. Den egentliga bakgrunden är att våra verksamheter växer på grund av ett ökat antal barn och elever. Den resursmodell vi tillämpar i planeringsprocessen innebär att vi räknar upp resursbehovet med volymerna avseende barn- och elevpeng som går direkt till förskolechefer och rektorer. Däremot räknas inte resursbehovet för olika stödfunktioner

127 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 2(4) Dnr BUN 2017/00815 på verksamhetsnivå upp på motsvarande sätt, dessa får äskas särskilt för. Dessa kostnader ökar heller inte linjärt med antalet barn och elever utan stegvis: Nämnden har vid några tidigare tillfällen beslutat att föra resurser från barn-/elevpeng till administration och ledning, senast i januari 2017 gällande förskolan. Det kan ses som en konsekvens av ovanstående bild. Ett annat sätt att beskriva den situation som uppstår över tid när endast barn- och elevpengen räknas upp med volymerna är att det skapas brister/sprickor i resurserna till stödfunktionerna när volymerna ökar. Följande bilder redovisades i budgetdialogen för (se nästa sida):

128 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 3(4) Dnr BUN 2017/00815 Utgångsläge: Efter volymökning: