Samlad lägesbild och gemensam analys

Transkript

1 U T V E C K L I N G A V S A M V E R K A N I S Y F T E A T T Ö K A S A M O R D N I N G E N A V S A M H Ä L L E T S R E S U R S E R F Ö R A T T F Ö R H I N D R A O C H L I N D R A S T Ö R N I N G A R I S A M H Ä L L ET SLUTRAPPORT SID 1 (46) Samlad lägesbild och gemensam analys Ett utvecklingsprojekt inom ramen för Program för samverkan Stockholmsregionen Rapport 2012:06 - Länsstyrelsen i Stockholms län - Polismyndigheten Stockholms län - Trafikverket - SOS Alarm - Stockholms läns landsting - Storstockhoms brandförsvar - Södertörns brandförsvarsförbund - Brandkåren Attunda - Räddningstjänsten Norrtälje - Trafikkontoret i Stockholms Stad - Stockholms Hamn - Storstockholms Lokaltrafik - Kommuner i Stockholms län

2 2 1. SAMMANFATTNING Utvecklingsprojektet Samlad lägesbild och gemensam analys är ett delprojekt inom Program för Samverkan Stockholmsregionen. Projektet har det övergripande syftet att stärka den regionala förmågan att vid händelser av olika omfattning, så tidigt som möjligt, kunna erhålla underlag för koordinerade ageranden och beslut. Att ha en gemensam förståelse och samsyn kring såväl begrepp som arbetssätt är en central beståndsdel för att detta skall kunna uppnås. Utvecklingsprojektet avgränsades inledningsvis till att omfatta i förväg kända och plötsligt uppkomna händelser inom ramen för fyra olika forum: Veckomöten Samordnade planeringsmöten Aktiverade samverkansfunktionsmöten Mötesforum för ledningscentraler, TiB och säkerhetschefer I arbetet har såväl befintliga arbetsätt och metoder beaktats som det rådande forskningsläget. Vidare har en stor del av analysarbetet genomförts inom ramen för tillämpade diskussioner i en workshopserie med utvalda deltagare. När lägesbilder skapas gemensamt mellan flera olika organisationer är det viktigt att det finns en samsyn mellan samverkande organisationer kring vad begreppet ska innehålla. En av svårigheterna som tidigt identifierades var aktörernas differentierade terminologi. Såväl definitioner som arbetssätt och bakomliggande syfte med att skapa lägesbilder och genomföra analyser skiljer sig delvis åt mellan olika aktörer, där skillnaderna framförallt är hänförliga till aktörernas olika uppdrag och organisationernas utformning. För att förenkla arbetet utarbetades inledningsvis ett förslag på gemensamma definitioner syftandes till att underlätta dialogen mellan aktörerna. Dessa definitioner föreslås användas när aktörerna samverkar i de fyra forum som detta projekt avser. På detta sätt kan aktörerna bibehålla sin nuvarande interna terminologi samtidigt som risken för missförstånd i samverkan med andra aktörer minskar. Projektet fokuserade därefter på att utveckla och beskriva en övergripande arbetsprocess avseendes vilka steg som ingår i skapandet av såväl den samlade lägesbilden som gemensamma analysen. Även de mjukare faktorerna diskuterades, som exempelvis hur ett samverkansmöte modereras samt vikten av att det finns en tydligt utsedd ordförande som kan ta på sig att leda eventuella diskussioner i mål. Detta är inte alltid givet även om tumregel bör vara att den organisation som initierat samverkansforumet också bör vara drivande samt ansvara för att presentera forumets syfte i förhållande till rådande situation. Kärnan i att skapa samlade lägesbilder består i att olika aktörer delger varandra information om en händelse genom en strukturerad rapportering. Detta innebär övergripande att enskilda organisationer tillgängliggör och förmedlar sin egen lägesbild med stöd av en i förväg fastställd struktur. I analyssteget struktureras därefter den förmedlade informationen, och analyseras varefter aktörerna kan förhandla för att lösa eventuella motstridiga åsikter och göra en prioritering av identifierade åtgärder. Dessa fyra moment, rapportering, strukturering, analys och förhandling utgör kärnan i processen och beskrivs mer ingående i rapporten under respektive avsnitt för lägesbild och analys.

3 3 INNEHÅLL 1. Sammanfattning Inledning och förutsättningar Bakgrund till Program för samverkan Program för samverkan Tidigare genomförda utvecklingsprojekt Projektberoenden till pågående och kommande projekt Samlad lägesbild och gemensam analys Utvecklingsprojektets syfte och mål Utgångspunkt för utvecklingsprojektet Projektorganisation och deltagare Avgränsningar Styrande principer Forskning och tidigare erfarenheter Vad är lägesbild? Att skapa lägesbild Lägesbildens beståndsdelar resultat och analys Nulägesanalys Övergripande skillnader i arbetssätt Arbetet i samverkansforumen Arbetet med att skapa samlade lägesbilder Önskvärt arbetssätt Gemensamma definitioner Övergripande arbetsprocess Samlad lägesbild Gemensam analys Strategisk analys Föreslaget arbetssätt utifrån nuvarande förutsättningar nästa steg Förslag till omedelbara åtgärder Framtagning/uppdatering av användarhandbok Utbildning och lansering av metod Kontaktlistor Utvärdering Långsiktiga förbättringsområden Nationella definitioner Återkoppling till implementeringslogg Återkoppling till kommande utvecklingsprojekt Slutord... 28

4 4 Bilaga 1 Metod och arbetsprocess Arbetsprocess Sammanfattning av workshopserien Appendix Deltagarlista Referenser... 37

5 5 2. INLEDNING OCH FÖRUTSÄTTNINGAR I detta kapitel beskrivs bakgrunden till projektet, de övergripande målen för Program för samverkan samt eventuella kopplingar och beröringspunkter till andra utvecklingsprojekt inom programmet. 2.1 Bakgrund till Program för samverkan Program för samverkan formades 2011 som ett resultat av en sammanslagning av två omfattande projekt i regionen. Länsstyrelsen i Stockholm drev vid denna tidpunkt ett projekt avseende övergripande krisledningskoordinering (Samverkansfunktionen Stockholmsregionen) samtidigt som Stockholms stad drev ett projekt avseendes samverkan i stort och en framtida samverkanscentral. Då dessa projekt till stor del involverade samma organisationer och individer beslutades att sammanföra alla frågor rörande hanteringen av samverkansprocesser och metoder till ett gemensamt program: Program för samverkan Stockholmsregionen. 2.2 Program för samverkan Samverkan mellan krishanterande aktörer är en central del i det svenska krishanteringssystemet. Genom samverkan mellan olika organisationer kan samhällets resurser samordnas såväl före, som under och efter kriser, allvarliga och extraordinära händelser. En förutsättning för detta är en väl fungerande vardagssamverkan. Det övergripande målet för Program för samverkan Stockholmsregionen är därför att säkerställa förmågan att effektivt kunna samordna samhällets resurser för att förebygga och minimera kända eller plötsligt inträffade händelser, olyckor och kriser. Arbetet som bedrivs inom ramen för programmet syftar till att: Skapa ökad kunskap om- och förståelse för roller, ansvar och behov Skapa effektiva samverkansprocesser Skapa etablerade stukturer för samordnad planering och koordinerade beslut Arbetet inom programmet har delats in i ett antal utvecklingsprojekt med olika fokusområden. Eftersom utvecklingsprojekten i stor utsträckning tangerar varandra genomförs de med viss överlappning. I figur 1: Utvecklingsprojekt inom Program för samverkan Stockholmsregionen framgår hur de olika utvecklingsprojekten förhåller sig till varandra.

6 6 Figur 1. Utvecklingsprojekt inom Program för samverkan Stockholmsregionen Programmet styrs av en övergripande programledning och beredningsgrupp. Programledningen ansvarar bland annat för att hålla samman programmet och dess olika utvecklingsprojekt, beredningsgruppen för att bidra med relevanta ingångsvärden, resurser samt förankring. 2.3 Tidigare genomförda utvecklingsprojekt Av de utvecklingsprojekt som har genomförts är det främst Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning, Snabba resultat och Processoptimering - de första 20 minuterna som i knyter an till detta projekt. Nedan beskrivs kortfattat syfte, mål och resultat för dessa tre projekt. Resultaten från utvecklingsprojekten har använts som ingångsvärden till Samlad lägesbild och gemensam analys. Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning Målet med utvecklingsprojekt var bland annat att skapa samsyn kring och ta fram enhetliga arbetssätt för omvärldsbevakning och informationsdelning i länet. Projektet mynnade både ut i en ökad samsyn mellan involverade aktörer och i ett antal konkreta åtgärdsförslag. Deltagarna i projektet var representanter från de veckomöten som Länsstyrelsen kallar till varje torsdag. Snabba resultat Delprojektet genomfördes i syfte att identifiera insatser och förbättra samverkan med befintliga resurser. De förbättringsförslag som detta projekt resulterade i samlades in och bearbetades inom ramen för samordningsgruppens implementeringsinitiativ. Under våren 2012 genomfördes en översyn av de aktuella initiativen. Inom ramen för översynen utreddes bland annat

7 7 prioriteringar och uppdaterade aktiviteter varpå ansvariga för de olika initiativen utsågs för att få till ett mer sammanhållet arbete inom programmet. Processoptimering De första 20 minuterna Detta projekt, som genomfördes i syfte att utveckla gemensamma samverkansprocesser, delades upp i två delprojekt: De första 20 minuterna och verksamhetens krav på fastigheten. Det första av dessa delprojekt fokuserade på att skapa handlingsutrymme under en insats inledande skede emedan det senare fokuserade på den fysiska utformningen av en ny samverkanscentral. 2.4 Projektberoenden till pågående och kommande projekt Resultaten från Samlad lägesbild och gemensam analys kommer bland annat att utgöra ett viktigt ingångsvärde till utvecklingsprojektet Regionalt ramverk för koordinerat beslutsfattande, som påbörjas under hösten Utvecklingsprojektet har även en tydlig koppling till andra projekt exempelvis: Vardagssamverkan blåljus Under två veckor i april satt operatörer från SOS Alarm, Polisens länskommunikationscentral, Räddningscentral Södertörn och Storstockholms räddningscentral sida vid sida i SOS Alarms larmcentral för att utveckla och effektivisera blåljusmyndigheternas vardagssamverkan. Projektarbetet inleddes med stöd från programledningen och genomfördes inom ramen för aktörernas ordinarie verksamhet. MSB bidrog bland annat med resurser för utvärdering. Projektet ska slutrapporteras under hösten 2012.

8 8 3. SAMLAD LÄGESBILD OCH GEMENSAM ANALYS I detta kapitel beskrivs utvecklingsprojektets syfte och mål, projektorganisation och deltagare samt de avgränsningar som har fått styra och inrikta arbetet. 3.1 Utvecklingsprojektets syfte och mål I utvecklingsprojektets förstadium samverkade programledningen med MSB för att diskutera och fastställa syfte, mål och genomförande. I detta skede diskuterades bland annat viktiga ingångsvärden och resultat från liknande genomförda projekt. Förarbetet ledde till fastställandet av projektets övergripande syfte - att stärka den regionala förmågan, att vid händelser av olika omfattning, så tidigt som möjligt, kunna skapa underlag för koordinerade ageranden och beslut. Detta kan uppnås genom att en samlad lägesbild av olika typer av händelser sammanställs varpå denna analyseras gemensamt av berörda aktörer och organisationer. Målet med utvecklingsprojektet är att skapa och dokumentera arbetsätt och rutiner för att ta fram samlade lägesbilder och genomföra gemensamma analyser. Avsikten är att dessa lägesbilder och analyser ska kunna utgöra ett stöd för berörda aktörer för att kunna fatta koordinerade beslut. 3.2 Utgångspunkt för utvecklingsprojektet Projektet har framförallt genomförts inom ramen för en workshopsserie. Den löpande analysen, löpande projektresultat, lärdomar och utvecklingsbehov har genom detta format hela tiden kunnat testas mot den operativa vardagen och redan befintliga samverkansstrukturer. Resultatet från analyserna, befintlig forskning på området samt det konkreta arbetet inom workshopsserien har därefter fått ligga till grund för utvecklingsprojektets slutsatser. 3.3 Projektorganisation och deltagare Projektorganisationen bestod övergripande av fyra olika grupper: Programledning och MSB Projektledningsgrupp Arbetsgrupp Referensgrupp. Programledningen och MSB ansvarade framförallt inledningsvis för att definiera projektets syfte och mål samt för att löpande ge projektledningen återkoppling och stöd, genom att exempelvis tillhandhålla föreläsningar under projektets gång. Projektledningen, som bestod av representanter från Länsstyrelsen i Stockholms län samt programledningen ansvarade för att inrikta och leda arbetet. Arbetsgruppen deltog under projektets workshops och bidrog även med befintlig metodik och erfarenheter från sin hemmaplan. Arbetsgruppen bestod av representanter från Trafikverket, Polisen, Storstockholms brandförsvar samt Södertörns brandförsvar. Slutligen användes även en referensgrupp för att i olika skeden av projektet få feedback på- och förankra resultaten. Referensgruppen bestod av representanter från bland annat MSB, Länsstyrelsen i Stockholms län, regionens kommuner, Stockholm läns landsting, Trafikverket, Polisen samt Södertörns brandförsvar. Nedan framgår hur programledning, projektledning, arbetsgrupp och referensgrupp förhåller sig till varandra.

9 9 Figur 2 Projektorganisation 3.4 Avgränsningar Samverkan mellan krishanterande aktörer sker i en rad formella och informella forum i Stockholmsregionen. Då det inte varit möjligt att ta alla dessa forum i beaktande enades projektet inledningsvis om att avgränsa arbetet till fyra fördefinierande forum. Inom ramen för projektet omfattas inte metodutveckling av enskilda aktörers lägesbilder och analyser. Projektet omfattar inte heller samverkan som sker omedelbart i samband med ett initialt utalarmeringsskede vid en plötsligt uppkommen händelse. Denna form av samverkan analyserades i utvecklingsprojektet Processoptimering De första 20 minuterna. I valet av forum togs följande parametrar i beaktande: Forumen ska representera olika ledningsnivåer Forumen ska behandla händelser som sker i olika tidsperspektiv såväl i förväg kända händelser som plötsligt uppkomna händelser Forumen ska representera både en operativ och strategisk samverkan Forumen ska hantera händelser som påverkar eller kan påverka boendes, företagares och besökares liv och hälsa, samhällets funktionalitet eller grundläggande värden i Stockholmsregionen Forumen ska vara identifierande, planerande, systemövergripande eller åtgärdande. Följande forum identifierades som en lämplig utgångspunkt för projektet:

10 10 Figur 3: Forum för samverkan Med en i förväg känd händelse avses exempelvis en festival eller ett större evenemang medan en plötsligt uppkommen händelse definieras som en i förväg okänd och oönskad händelse med negativa konsekvenser för människa, miljö eller egendom. Inom ramen för identifierande forum urskiljs händelser som aktörer kan komma att behöva samverkan inför. Dessa behandlas som i förväg kända händelser. Inför större evenemang och händelser som kräver en omfattande samverkan sker detta inom ramen för planerande forum. Vid plötsligt uppkomna händelser görs en skillnad mellan systemövergripande forum och åtgärdande forum. De förstnämnda syftar i första hand till samverkan på strategisk nivå medan åtgärdande forum behandlar den mer minutoperativa samverkan mellan exempelvis ledningscentraler. 3.5 Styrande principer Då avsikten varit att utvecklingsprojektets arbete ska kunna leda till att erfarenheter och lärdomar fångas upp har ledordet lärande tillåtits prägla projektet i sin helhet. Diskussionerna fördes därför enligt principen högt i tak. Detta för att främja att såväl styrkor som svagheter i befintliga arbetssätt och rutiner skulle tydliggöras under arbetsprocessen. Utifrån vunna erfarenheter och lärdomar är tanken på sikt att arbetet ska utmynna i ett förankrat och dokumenterat arbetssätt. Förankring av framtagna rutiner och mallar kommer förslagsvis att ske genom praktisk tillämpning inom ramen för samverkansfunktion Stockholmsregionen.

11 11 4. FORSKNING OCH TIDIGARE ERFARENHETER I detta kapitel ges en kortfattad beskrivning av det rådande forskningsläget kring begreppen lägesbild och gemensam analys. 4.1 Vad är lägesbild? En lägesbild är en beskrivning av centrala och viktiga aspekter av ett pågående händelseförlopp. Det kan exempelvis vara en beskrivning av en pågående kris eller en redogörelse för den rådande situationen inför en händelse eller ett evenemang. Beroende på vem eller vilka som skapar en lägesbild och i vilket sammanhang den skapas kan den anta olika skepnader och erhålla olika egenskaper 1. Lägesbild är därför som begrepp svårdefinierat eftersom den kan ha olika innebörder i olika sammanhang. Detta visas inte minst genom att det inom forskningslitteraturen inte finns en enhetlig definition av lägesbild. Landgren definierar lägesbild som de meningsfulla beskrivningar av den verklighet som behöver hanteras av aktörerna 2. Dessa beskrivningar utgör lägesbildens centrala beståndsdelar och kan ses som den samlade informationsbasen som aktörerna utgår ifrån för att hantera en pågående händelse 3. Informationen som utgör en lägesbild kan vara såväl konkret och beständig som abstrakt och flyktig. Att bringa överblick och ordning i denna informationskomplexitet kan sägas vara lägesbildens främsta egenskap; den hjälper aktörer att frysa eller materialisera den samlade kunskapen om den aktuella händelsen, vilket i sin tur hjälper aktörerna att skapa strukturer inom och mellan organisatoriska enheter samt mellan flera organisationer 4. Exakt vad begreppet ska innehålla är dock både svårt och ofta inte önskvärt att fastställa, aktörerna måste själva ha möjlighet att fylla begreppet efter den egna organisationens behov för att säkerställa att lägesbilden svarar mot organisationens behov. När lägesbilder skapas gemensamt mellan flera organisationer är det dock viktigt att det finns en samsyn mellan de samverkande organisationerna kring vad begreppet ska innehålla. Ledningsnivåer i olika organisationer som har särskilt central funktion vid samverkan med andra organisationer bör säkerställa en språklig kompetens kring andra organisationers syn på lägesbild 5. Att tillsammans med övriga aktörer i förväg fastställa ett begreppsligt samförstånd är centralt för att kunna skapa en meningsfull gemensam lägesbild. Var och en av aktörerna kan ha olika modeller för lägesbild, men i det gemensamma forumet måste de tala samma språk. För att göra detta behöver både individer och organisationer diskutera vad de själva anser att en lägesbild bör bestå av och vilken roll lägesbilden skall ha i organisationens ledningsmetodik Att skapa lägesbild Lägesbilder kan skapas utifrån olika utgångspunkter och med olika syften beroende på såväl det inträffade som den aktör som hanterar händelsen. Något förenklat tenderar det 1 Nulden et al, s 13 2 Ibid, s 23 3 Ibid, s 36 4 Ibid, s 25 5 Ibid, s 36 6 Ibid, s 36

12 12 att i huvudsak finnas två olika metoder som krishanterande aktörer använder för att skapa lägesbild: informationsorienterad och kommunikationsorienterad. Den informationsorienterade metoden syftar till att säkra och skapa faktisk information såsom kartmaterial, bilder, fysisk utbredning, mätdata, översikt över vilka beslut som tagits för att hantera läget etc. 7 Processen syftar till att inhämta information som kan besvara ett antal fördefinierade teman som organisationen på förhand bestämt är centrala för lägesbild. 8 Inkommande underrättelser placeras in i dessa teman för att skapa en enhetlig bild av situationen. Den informationsbaserade metoden är vanligt förekommande inom Polis, Räddningstjänst, Ambulanssjukvård och SOS-alarm som hanterar situationer av en lägre komplexitetsgrad. 9 Med komplexitetsgrad avses hur komplex situationen är för den aktuella verksamheten att hantera. Detta innebär att en situation i generella termer kan vara komplex men samtidigt är situationen inte komplex för den aktuella aktören att hantera. Kännetecken för den informationsorienterade metoden är fördefinierade teman, inhämtning av underrättelser samt beskrivningar relaterade till fysiska objekt (platser, enheter, antal drabbade, etc.). 10 Den kommunikationsorienterade processen handlar mer om att etablera relationer mellan organisationer för att kunna hantera och skapa gemensamma beskrivningar av händelser. Syftet med den kommunikationsorienterade processen är att etablera och upprätthålla nätverk i vilket frågeställningar kring händelseutvecklingen kan formeras. 11 Detta innebär att lägesbilden blir starkt orienterad kring att presentera vilka aktörer som är aktiverade och vilka frågeställningar som de olika aktörerna arbetar med. Processen resulterar i olika teman som växer fram genom diskussion, förhandling och utövande av inflytande avseende möjliga tolkningar av händelseutvecklingen. 12 Den kommunikationsorienterade processen är vanlig inom kommun, länsstyrelse och expertmyndigheter som i högre grad hanterar och skapar lägesbilder utifrån situationer som för verksamheten innebär hög komplexitet. 13 Processen kännetecknas av framväxande teman, dialog och förhandling samt beskrivningar som är relaterade till organisationen eller de olika organisationer som samverkar Lägesbildens beståndsdelar Som nämnts ovan kan en lägesbild innehålla många olika delar beroende på vilket syfte den fyller. Inom forskningslitteraturen lyfts följande beståndsdelar fram som vanligt förekommande: 15 Inträffad händelse Beskriver den inträffade händelsen, det specifika skadefenomenet, dess geografiska placering och de som drabbats, och kan starkt variera mellan olika organisationer beroende på de olika perspektiv som aktörerna agerar utifrån) 7 Ibid, s 23 8 Ibid, s 23 9 Ibid, s Ibid, s Ibid, s Ibid, s Ibid, s Ibid, s Ibid, s 15

13 13 Händelseförlopp Beskriver den inträffade händelsen över tid, t.ex. hur situationen har utvecklat sig på en given plats, nya händelser, spridningseffekter etc. Resursanvändning T.ex. beskrivningar där organisationens egna resurser listas och där resursernas geografiska placering visas på kartmaterial Åtgärder och beslut Beskrivningar av åtgärder och formella beslut som är tagna i relation till en inträffad händelse och ett händelseförlopp Prognos Med ovanstående komponenter som hjälp skapas en prognos över den kommande framtiden, där man beskriver förväntningar och det som kan komma att inträffa, aktiviteter som behöver genomföras och vilka mål som organisationen ska sträva mot. Ovanstående beståndsdelar är typiska framförallt för de traditionella blåljusaktörerna. Utöver dessa finns två komponenter som är vanligt förekommande vid mer komplexa situationer, som innefattar flera olika ansvarsområden, eller där det är svårt att avgöra en händelses orsak och verkan. 16 Dessa beståndsdelar är Samverkansanalys samt Uppgift och ansvarsanalys. Samverkansalanys Används vid komplexa situationer där en organisation måste förhålla sig till andra aktörer på ett sätt som normalt inte krävs vid de mer vardagliga händelserna, och beskriver t.ex. vilka andra aktörer som är involverade samt vilka aktörer och funktioner som ännu inte har aktiverats. 17 När flera olika organisationer är satta att samarbeta med varandra skapas ofta friktion mellan de medverkande organisationerna. Samverkansanalys är ett sätt att minska denna friktion. Genom att identifiera och beskriva de olika organisationernas medverkan, ansvar och behov kan onödiga friktioner undvikas. Uppgift och ansvarsanalys Används vid händelser som är sällan förekommande eller sker i en skala som skiljer sig från det normala, hjälper till att lösa frågor kring vem som har ansvaret för specifika uppgifter som behöver lösas och vem som informerar allmänheten etc. 18 Uppgift och ansvarsanalys är ett sätt att reda ut oklara ansvarsförhållanden och bringa klarhet i de olika tolkningar av ansvarsläget som organisationer har med sig in i olika händelser. 16 Ibid, s Ibid, s Ibid, s 19

14 14 5. RESULTAT OCH ANALYS I detta kapitel beskrivs slutsatserna från projektet, samtliga genomförda workshops och resultaten från den analys och de resonemang som har förts under projektets gång. Slutligen presenteras även ett förslag på arbetssätt utifrån nuvarande förutsättningar samt rekommendationer för nästa steg. 5.1 Nulägesanalys Projektet inleddes med en nulägesanalys, där projektgruppen tillsammans med de olika deltagarna fastställde ett övergripande nulägesbild. Analysen genomfördes framförallt som en workshopserie, där deltagarna med utgångspunkt i befintliga samverkansforum fick beskriva hur arbetet med lägesbilder och analyser bedrivs idag. För en fullständig förteckning över genomförda workshops hänvisas till bilaga Övergripande skillnader i arbetssätt Det kan konstateras att synen på själva begreppet lägesbild delvis skiljer sig åt mellan olika aktörer. Beroende på vem som avses, vilket arbetssätt som tillämpas och vilka verksamhetsmål som styr konstaterades att det finns ett antal övergripande skillnader som kan sammanfattas enligt följande: Lägesbildens syfte För vissa aktörer är syftet med att upprätta en lägesbild att skapa en egen överblick av händelsen. Andra aktörer upprättar istället lägesbilder för att i första hand dela med sig av informationen till andra aktörer. Metod för att skapa lägesbild Aktörerna använder sig av både informations- och kommunikationsorienterade metoder för att skapa lägesbilder. Den informationsbaserade metoden används framförallt av blåljusmyndigheter och grundar sig i att aktörerna utbyter information med varandra i syfte att kunna fatta väl underbyggda beslut. Det kommunikationsorienterade tillvägagångssättet används mer för att etablera och upprätthålla nätverk, exempelvis i syfte att följa och forma en händelseutveckling. Denna metod används främst av kommuner, länsstyrelser, landsting och expertmyndigheter. Utgångspunkt för lägesbilden De flesta aktörer upprättar lägesbilder med utgångpunkt i en händelse eller situation medan exempelvis Polisen, i specifika fall, kan upprätta en lägesbild utifrån ett individperspektiv. Verksamhetens organisering Aktörer såsom SOS-alarm, MSB, Polisen, räddningstjänst och Trafikverket har i regel ledningscentraler emedan organisationer som Länsstyrelsen och Landstinget har tjänstemän i beredskap (TiB). Ett fåtal av kommunerna i regionen har även en TiB medan de övriga istället har en säkerhetschef (som i vissa fall har en beredskapsfunktion). Terminologi Eftersom det saknas en gemensam definition och terminologi för lägesbilder, samlade lägesbilder och gemensam analys inom forskningsvärlden faller det sig

15 15 naturligt att arbets- och remissgruppens aktörer även använder en differentierad nomenklatur. Detta kan dock leda till missförstånd, felaktiga analyser och beslut. Verktyg Under workshopserien framgick det att aktörerna använder sig av olika hjälpmedel för att sammanställa sina enskilda lägesbilder. En förklaring till detta är troligtvis att olika aktörer även har olika behov. Vissa använder sig exempelvis av samverkanswebben medan andra använder WIS eller interna webbaserade verktyg. Detta medför att det i dagsläget inte finns någon samstämmighet kring hur lägesbilder visualiseras och görs tillgängliga Arbetet i samverkansforumen Som en del av nulägesanalysen tydliggjordes även hur arbetet i nuläget bedrivs inom ramen för de fyra befintliga forumen som projektet utgick från Veckomöten: Varje torsdag kallar Länsstyrelsen i Stockholms län ett antal krishanterande aktörer till en samverkanskonferens. Deltagare vid mötena är bland annat representanter från syd-, mellan- och nordkommunerna i länet, Stockholms läns landsting, länets brandförsvarsförbunden, Kustbevakningen, Polisen, SL och Trafikverket. Under mötena delger aktörerna varandra information om händelser som har inträffat eller kommer att inträffa inom den närmaste tiden. I de fall två eller fler aktörer identifierar ett samverkansbehov inför en händelse sker denna samverkan därefter utanför ramen för veckomötena. Forumet används således i första hand i informationssyfte och kan därför liknas vid ett identifierade forum. Samordnad planering: Inför stora händelser såsom officiella besök, idrottsevenemang eller andra stora publika arrangemang samverkar en rad krishanterande aktörer i ett planerande forum. Detta sker inom ramen för samordnade planeringsforum. Inom ramen för dessa forum finns ingen på förhand fastslagen agenda eller deltagarlista forumen ändrar således form och syfte beroende på händelsen som aktörerna behöver samverka inför. Det är oftast den organisation som initierar forumet som också leder det och kallar till möten. Det finns dock tillfällen då en organisation kan initiera forumet medan en annan organisation övertar att leda/koordinera arbetet i forumet. Till skillnad från veckomötena, som oftast behandlar händelser som inträffat eller kommer att inträffa inom en månad, sker denna samverkan i regel utifrån ett längre tidsperspektiv.

16 16 Aktiverad samverkansfunktion: Vid stora, allvarliga eller svåröverblickbara plötsligt uppkomna händelser kan det finnas ett behov för de krishanterande aktörerna att verka inom ett systemövergripande forum. Denna samverkan sker i en aktiverad samverkansfunktion. Forumet kan aktiveras av alla krishanterande aktörer och har inte någon på förhand fastlagd mötesagenda eller deltagarlista. Detta gör att forumet lätt kan anpassas till den händelse som inträffat och det samverkansbehov som därmed finns. Ledningscentraler, TiB, säkerhetschefer: Forumet används vid händelser där aktörerna behöver samverka i operativa frågor. Precis som för den aktiverade samverkansfunktionen så finns det för detta forum inte någon på förhand fastslagen agenda eller deltagarlista. Den operationella samverkan kan i vissa fall bestå av att två ledningscentraler delger varandra information, men kan även omfatta en samverkanskonferens mellan ett flertal aktörer. Samverkan kan därför ses vara åtgärdande. Tidsperspektivet som detta forum verkar i kan därför sägas vara både kortsiktigit och långsiktigt. Den aktiverade samverkansfunktionen och samverkansforumet för ledningscentraler/tib/säkerhetschefer kan vara verksamma under samma händelse. Även om det förstnämnda forumet generellt arbetar på ett strategiskt och mer långsiktigt plan kan det samtidigt finnas behov av en operationell samverkan. Omvänt är det vid händelser där endast det operationella forumet är aktiverat också troligt att aktörerna kommer att fatta en rad strategiska beslut även inom ramen för detta forum. Sammantaget ger det att gränssättningen mellan dessa två forum kan vara svårt att urskilja Arbetet med att skapa samlade lägesbilder Lägesbilder upprättas i olika omfattning och format i Stockholms län inför, under och efter händelser. Arbetet varierar dock mycket beroende på bland annat händelsens omfattning, komplexitet och antalet inblandade aktörer. Vid mindre omfattande händelser kan det räcka med att två aktörer delger varandra information om hur de hanterar händelsen. Det kan även röra sig om att aktörerna delger varandra information om att en händelse kommer att inträffa. Inför eller under mer komplexa händelser kan det dock krävas att aktörerna delger varandra mer omfattande information. Aktörernas differentierade terminologi och syfte för lägesbilder samt de olika metoderna som används för att skapa lägesbilder riskerar dock att, i förlängningen, kunna leda till att svårigheter när beslut skall fattas. För att underlätta arbetet med lägesbilder bör det därför finnas gemensamma definitioner som används av aktörerna när de gemensamt diskuterar lägesbilder och analyser.

17 Önskvärt arbetssätt Gemensamma definitioner En av svårigheterna som identifierades var aktörernas differentierade terminologi när vid sammanställning av lägesbilder och analyser. Arbets- och remissgruppen kom därför fram till följande förslag på definitioner: Aktör eller verksamhet: Med aktör eller verksamhet avses en organisation eller delar av en organisation som deltar i hanteringen av eller i planeringen inför en eller flera händelser. Egen lägesbild: Informationen som beskriver en kommande eller pågående händelse för en aktör eller en verksamhet. I detta fall avses den lägesbild som används internt inom organisationen eller verksamheten. Förmedlad lägesbild: Den information som förmedlas till andra aktörer eller verksamheter. För den förmedlade lägesbilden finns ett gemensamt stöd i form av gemensamma informationspunkter som utgör grunden för lägesbilden. Samlad lägesbild: Den sammanlagda informationen från minst två aktörers eller verksamheters förmedlade lägesbilder Gemensam analys: Gemensam bedömning av det rådande läget inför eller under en händelse. Dessa definitioner föreslås användas när aktörerna samverkar i de fyra forum som detta projekt avser. På detta sätt kan aktörerna bibehålla sin nuvarande interna terminologi samtidigt som risken för missförstånd i samverkan med andra aktörer minskar Övergripande arbetsprocess Det kan konstateras att det inte finns någon absolut gränsdragning mellan de olika stegen; lägesbild, analys och beslutsfattande. Stegen utgör viktiga ingångsvärden för varandra, där exempelvis den gemensamma analysen är beroende av att det finns en samlad lägesbild och där ett koordinerat beslutsfattande förutsätter att en samlad lägesbild och gemensam analys har genomförts.

18 18 Figur 5. Övergripande arbetsprocess Som framgår av figur 5 påverkar utfallet av den samlade lägesbilden och den gemensamma analysen både de koordinerade besluten och aktörernas egna lägesbilder. När aktörerna tagit del av varandras information kan det innebära att de behöver revidera sin egen lägesbild, vilket återigen kan påverka den samlade lägesbilden. Detta leder till att det är viktigt för aktörerna att ta i beaktande att en samlad lägesbild och gemensam analys endast beskriver händelsen vid en viss specifik tidpunkt. Det kan därför vara av vikt att analysera lägesbilden även i termer av en trolig utveckling av händelsen. I den gemensamma analysen bör aktörerna även identifiera insats- och åtgärdsbehovet för att hantera händelsen. Detta bör göras såväl samlat, d.v.s. identifiering av gemensamma åtgärder, som enskilt för varje aktör. Även om det inte finns någon absolut gränsdragning mellan de olika stegen kan arbetsprocessen beskrivas i termer av att den samlade lägesbilden omfattas av rapportering från de berörda aktörerna. I analyssteget struktureras informationen, och analyseras varefter aktörerna kan förhandla för att lösa eventuella motstridiga åsikter och göra en prioritering av identifierade åtgärder. Dessa fyra moment beskrivs mer ingående respektive avsnitt för lägesbild och analys nedan. En viktig aspekt för att samlade lägesbilder och gemensamma analyser ska kunna leda till koordinerade beslut är hur samverkansmötena modereras. Det bör exempelvis finnas en tydligt utpekad ordförande. Denne måste dock inte nödvändigtvis representera den aktör som initierade sammankallningen av forumet. Vidare bör det finnas ett tydligt definierat syfte och mål för samvekan. Målbilden varierar givetvis beroende på vilket forum som avses även om den gemensamma nämnaren i samtliga fall är att komma överrens om en gemensam informationsmängd samt gemensam tolkning av denna informationsmängd. Vad gäller ansvaret för själva sammanställningen av såväl lägesbilden som analysen är det i dagsläget endast under veckomötena som det finns en utpekad sammankallande part, som både driver mötena och ansvarar för att sammanställa all information. I andra forum bör detta hanteras genom att en ansvarig aktör utses under ett pågående möte.

19 Samlad lägesbild Lägesbilder är i regel inte statiska, de förändras i takt med att en händelse utvecklas och genom att förutsättningarna för att hantera en händelse förändras. Det ligger även i händelsens natur att de aktörer som berörs av händelsen påverkas i olika utsträckning. Detta medför exempelvis att en aktör som bara berörs marginellt av en händelse kan sammanställa en förhållandevis statisk lägesbild, som inte behöver revideras nämnvärt i takt med att händelsen utvecklas. Andra aktörer, vars inblandning i händelsen är mer omfattande, kan komma att behöva uppdatera och revidera sin lägesbild med kortare tidsintervall. En av svårigheterna med att skapa en samlad lägesbild är därför att den kan ändras bara någon minut efter att den sammanställts. Kärnan i att skapa en samlad lägesbild är att möjliggöra för aktörerna att delge varandra information om händelsen. I ett inledande rapporteringssteg tillgängliggörs därför de förmedlade lägesbilderna där den enskilda organisationen redogör för sina fakta och bedömningar med stöd av de rubriker som tagits fram. I detta steg skall övriga organisationer ta del av rapporteringen utan att ifrågasätta de beskrivningar som ges. När samtliga organisationer redovisat sina förmedlade lägesbilder övergår analysen i nästa steg. Lägesbilder fyller olika syften för Stockholmsregionens krishanterande aktörer. Det medför att lägesbilderna skiljer sig åt beroende på exempelvis det uppdrag som aktören har vid en händelse. För att underlätta arbetet med att sammanställa lägesbilder föreslår därför projekt-, arbets-, och referensgruppen att aktörerna använder sig av ett gemensamt arbetssätt för att sammanställa förmedlade lägesbilder. Med den förmedlade lägesbilden avses de lägesbilder som aktörerna delger varandra. Denna modell är endast tänkt att förenkla dialogen mellan aktörerna vid händelser som leder till att aktörerna samverkar i något av de fyra forum som detta utvecklingsprojekt avser. Syftet är således inte att ersätta de befintliga processer och metoder som aktörerna använder för att upprätta lägesbilder inom den egna verksamheten. Som stöd för att skapa en samlad lägesbild föreslås att aktörernas förmedlade lägesbild sammanställs med hjälp av följande rubriker: Fakta om situationen Kortfattad beskrivning av den inträffade händelsen, dess sammanhang och informationsbehov utifrån aktörens perspektiv. Trolig utveckling av händelsen Vilket är det bästa, mest troliga och det värsta utfallet av händelsen ur aktörens perspektiv samt vilka konsekvenser får respektive utfall. Bedömning av möjligheten att hantera händelsen Kortfattad beskrivning av möjligheten att hantera händelsen. Behov av ytterligare samverkansnivå och vidare eskalering. Finns tillräckliga mandat för att fatta beslut? Åtgärdsförslag Beskrivning av vidtagna och planerade åtgärder. I detta steg kan det även vara relevant att fundera över förmodade konsekvenser för andra aktörer och för samhällets funktionalitet. Samordningsbehov Beskrivning av behovet av att samverka för att kunna hantera händelsen.

20 20 Frågor som aktören behöver få svar på Vilka frågor behöver aktören ställa till andra berörda verksamheter. Samtliga av dessa punkter kommer sannolikt inte att behöva avhandlas vid ett samverkansforum. Vid händelser där ledningscentraler samverkar med varandra kan det hända att aktörerna endast behöver delge varandra fakta om händelsen och en trolig utveckling av händelsen. Stödpunkterna ovan utgör därför endast en riktlinje för vilken information som kan vara lämplig att sammanställa för att förmedla hur händelsen påverkar en aktör samt i ett nästa steg hur händelsen förmodas påverka samhället i stort Gemensam analys Syftet med den gemensamma analysen är att aktörerna ska kunna bilda sig en balanserad uppfattning om en given situation. Analysen kan därefter ligga till grund för gemensamma och koordinerade beslut. Analysen av de förmedlade lägesbilderna görs i samband med att informationen delas och sammanställs. Ett sätt att göra detta på är att låta respektive aktör redogöra för sin förmedlade lägesbild varpå deltagarna tillsammans gör en bedömning av läget. Bedömningen sker då utifrån de tidigare nämnda rubrikerna som ligger till grund för sammanställningen av lägesbilderna. På så vis fungerar rubrikerna både som en innehållsmässig struktur men också som rubriker för reflektion där olika aktörers perspektiv kan balanseras. Formerna för en gemensam analys kan ske på olika sätt varför nedan angiven beskrivning av de huvudsakliga stegen skall ses som ett försök från projektets sida att tydliggöra hur en sådan analys skulle utformas. De olika stegen är: strukturering, reflektivanalys samt förhandling. Strukturering: De förmedlade lägesbilderna skall nu struktureras så att de tillsammans skapar en gemensam informationsmängd som med flera perspektiv beskriver den aktuella händelsen. Syftet med struktureringen är att säkerställa att information som förmedlas av organisationerna hanteras systematiskt för att undvika att viktig information ej når alla organisationer. Sådan strukturering kan ske på flera olika sätt men där fakta om det inträffade, organisationens bedömningar om egen förmåga att hantera händelsen samt tidsperspektiv bör göras särskilt tydliga. I detta steg är det lämpligt att de enskilda organisationerna inhämtar kunskap från övriga organisationer kring de eventuella frågor/informationsluckor som behöver fyllas. När strukturering av de förmedlade lägesbilderna är klar skall det ha resulterat i att det finns en gemensam informationsmängd som underlag för fortsatt analys. Reflektiv analys: Den gemensamma informationsmängden kommer att kunna tolkas och bedömas på olika sätt beroende på organisationernas olika uppdrag, resurser och erfarenheter. Dessa olikheter skall nu tydliggöras i en analys som syftar till att identifiera alternativa tolkningar och bedömningar av den inträffade händelsen, dess påverkan och behov av samverkan kring specifika frågor. Därför skall nu en gemensam analys ske där bedömningar av den samlade informationsmängden genomförs. Denna analys bygger till stor del på erfarenhetsbaserad reflektion med inslag av stöd i enklare analysmallar. När analysen är klar har ett antal olika tolkningar identifierats och dokumenterats. Exempel på perspektiv/frågeställningar som kan vara viktiga att ta med är bl.a:

21 21 Finns det några hjälpbehov som inte blir åtgärdade? Arbetar de olika aktörerna/organisationerna/gemenskaperna i harmoni med varandra eller finns det konflikter och motstridiga operativa mål? Hur fungerar beroenden mellan olika aktörer/organisationer/gemenskaper? I vilken utsträckning är den enskilda och hennes förmåga en resurs i sammanhanget? Finns behov av att formulera en gemensam inriktning? Beaktas direktiv eller vägledning från regeringen och/eller sektoransvarig central myndighet? Förhandling: I det avslutande analyssteget genomförs en diskussion kring möjliga konflikter som kan uppstå på grund av de olika tolkningarna samt eventuella konsekvenser som det kan innebära för de olika organisationernas insats mot den aktuella händelsen. Syftet med detta steg är att säkerställa att medverkande organisationer har en god uppfattning och förståelse för de olika perspektiv som påverkar organisationernas sammanlagda insatser mot händelsen. I denna diskussion är det rimligt att en viss form av förhandling kommer att ske där organisationernas bedömningar delvis närmar sig varandra. Resultatet av den gemensamma analysen består av en beskrivning av händelsen från flera perspektiv, en beskrivning av organisationernas insatser, identifierat samverkansbehov, samt identifierade åtgärder som behöver genomföras. Dessa resultat kan därefter bland annat fungera sin ingångsmateral för en diskussion kring koordinerade beslut. Det är viktigt att ta i beaktande att den gemensamma analysen av en händelse även kan bestå i att två aktörer mycket kortfattat ger varandra en beskrivning av händelsen. Analysen behöver i dessa mindre sammanhang således inte vara en konkret slutprodukt i termer av ett sammanställt dokument. Det bör dock poängteras att någon form av loggning av analysen alltid är att föredra Strategisk analys Under projektet har det framgått att det kan finnas ett behov av att analysera de förmedlade lägesbilderna ur ett bredare samhällsperspektiv. Detta kan exempelvis vara av vikt vid händelser då MSB har ett behov av att få information om regionens bedömning av händelsen och dess påverkan på samhällets funktionalitet. Resultaten från en sådan analys kan användas vid bedömningar av strategiska prioriteringar under eller inför en insats. För detta ändamål utvecklades därför även ett mer generiskt analysstöd.

22 22 Figur 6 Analysstöd Varken analysstödet eller stödpunkterna för de förmedlade lägesbilderna har kunnat testas rent operativt under utvecklingsprojektets gång. Det har därför inte varit möjligt för projekt- och arbetsgruppen att avgöra exakt vilka kriterier som bör ingå i definitionerna av obetydlig, liten, märkbar, kritisk och katastrofal. Det visade sig även, när stödet användes för att beskriva påverkan på samhället vid händelser som redan inträffat, att skalan och definitionerna skiftade något. Detta är därför ett tydligt utvecklingsområde.

23 23 6. FÖRESLAGET ARBETSSÄTT UTIFRÅN NUVARANDE FÖRUTSÄTTNINGAR Givet att resultaten från utvecklingsprojektet inte kunnat testas i aktörernas operativa vardag bör såväl definitioner som föreslaget arbetssätt och analysstöd prövas innan de implementeras i samverkansfunktionen. Arbetsgruppen konstaterade i ett tidigt stadium av utvecklingsprojektet att aktörerna, i regel, har mer tid och arbetar under mindre pressade former vid samverkan inför en i förväg känd händelse än under en kris. Med stöd i detta resonemang är det därför lämpligt att påbörja verifieringen av stödmodellerna i forumen som behandlar i förväg kända händelser. Detta bör föregås av en kortfattad beskrivning av resultatet från utvecklingsprojektet för att tillse att aktörerna som samverkar anser det lämpligt att diskutera den i förväg kända händelsen i dessa termer. Det är sannolikt att vissa justeringar i lägesbilds- och analysstödet kommer att behöva göras. Det är därför av vikt att aktörerna utvärderar stödmodellerna och definitionerna för att identifiera eventuella utvecklingsbehov. I takt med att detta arbete sker samt att utvecklingsprojektet regionalt ramverk för koordinerade beslut slutförs bör dessa resultat sammanställas. Först därefter påbörjas ett bredare förankringsarbete, där arbetsmetoder och stöd tas i bruk även vid plötsligt uppkomna händelser.

24 24 7. NÄSTA STEG Arbetet med att identifiera det nuvarande och önskvärda arbetssättet med att skapa samlade lägesbilder och gemensamma analyser resulterade även i ett antal förbättringsåtgärder. Vissa av dessa åtgärder kan utvecklas och implementeras redan på kort sikt emedan andra kräver ett mer långsiktigt- och övergripande arbete. Därutöver utmynnade utvecklingsprojektet även i ett antal slutsatser som återkopplar till kommande projekt inom ramen för programmet. Även dessa redogörs för i detta kapitel. 7.1 Förslag till omedelbara åtgärder Framtagning/uppdatering av användarhandbok För att resultaten från detta utvecklingsprojekt ska vara tillämpbara och kunna testas och modifieras bör de sammanställas i en användarhandbok. Ett lämpligt första steg är att uppdatera den redan befintliga handbok som tagits fram avseendes Samverkansfunktion Stockholmsregionen (SfSr). Mer specifikt bör det säkerställas att de checklistor och stödmodeller som utvecklats inom ramen för detta projekt speglas och tillämpas inom ramen för Samverkansfunktionens veckomöten. På detta sätt tydliggörs såväl metod som arbetssätt samtidigt som utgångspunkten görs tydlig för samtliga berörda aktörer. Handboken bör även kompletteras med stödmodeller för exempelvis föredragningslistor och sammankallningsrutiner. En tydlig användarhandbok kommer vidare även underlätta för de aktörer som i sin dagliga verksamhet inte kommer i kontakt med ett behov av att skapa samlade lägesbilder och genomföra gemensamma analyser Utbildning och lansering av metod För att säkerställa att projektets slutsatser och resultat förvaltas på bästa sätt bör såväl det stegvisa arbetssättet som beskrivs i denna rapport liksom checklistan för framtagning av lägesbild samt föreslagna stödpunkter för analysen implementeras inom ramen för veckomötena. Implementeringsfasen bör inledas med ett antal utbildningsinsatser, samverkansseminarier, där metod och tankesätt gås igenom och presenteras för berörda aktörer. Vid dessa tillfällen bör tillfället även tas att höja kunskapen generellt organisationer emellan, både vad gäller skillnader i arbetssätt och ansvarsområden Kontaktlistor En av de tydligaste bristerna i den nuvarande samverkan, som arbetsgruppen identifierade, var avsaknaden av organisationskännedom verksamheterna emellan. Detta manifesterades tydligast i att aktörerna saknade enhetliga kontaktlistor till varandra, något som arbetsgruppen därför efterlyste.

25 Utvärdering För att skapa en bättre organisations- och funktionskännedom samt tillvarata erfarenheter från inträffade händelser föreslog arbetsgruppen att arbetet bör utvärderas i en mer omfattande utsträckning än vad som sker i dagsläget. Utvärderingarna bör bland annat omfatta en beskrivning av respektive organisations uppfattning om händelsen och hur den hanterades. Utvärderingen kan genomföras i form av ett seminarium eller en workshop och sammanfattas i en kortare rapport. 7.2 Långsiktiga förbättringsområden Nationella definitioner Att definiera lägesbild, samlad lägesbild, gemensam analys och övriga essentiella begrepp innebar en rad svårigheter. Detta inte minst för att de deltagande aktörerna använder sig av olika terminologi samtidigt som begreppen har olika betydelse inom verksamheter. Det arbete som MSB driver med att skapa en nationellt sammanhållen definitionsgrund för arbetet med samlade lägesbilder är därför av stort värde. 7.3 Återkoppling till implementeringslogg De konkreta åtgärdsförslag som de avslutade utvecklingsprojekten resulterat i finns sammanställda i en implementeringslogg. De åtgärdsförslag som har beröringspunkter även med detta projekt är följande: Etablera fysiskt möte för räddningsaktörernas inre ledning Vid plötsligt uppkomna händelser där ett strategiskt samverkansbehov identifierats kan det finnas behov för aktörerna att hålla ett fysiskt möte. Då det är troligt att räddningsaktörernas inre ledningar kommer att vara delaktiga vid ett sådant möte underlättas sammankallning och mötesstruktur avsevärt om etablerade metoder för detta finns på plats. Arbetsgruppen ansåg dock att mötet inte behöver äga rum rent fysiskt utan att det även kan ske via video- eller telefonkonferens. Polisens evenemangskalender Ett kritiskt moment för i förväg kända händelser är identifieringen av vilka händelser som aktörerna bör samverka inför. Arbetsgruppen lyfte särskilt fram denna fråga då det kan finnas händelser som deltagarna vid veckomötena inte har kännedom om. Ett förslag var därför att bjuda in bland annat Stockholm Visitors Board två gånger per år samt att dela Polisens evenemangskalender. SMS-tjänst för att sprida krisinformation Syftet med verktyget är att det ska användas för att informera krishanterande aktörer om en inträffad händelse samt att kalla till möten. Verktyget, tillsammans med uppdaterade kontaktlistor, är därför mycket användbart för att initiera operationell och strategisk samverkan. Gemensam utbildning för samverkansrepresentanter Åtgärden syftar till att öka de krishanterande aktörernas organisationskännedom, något som efterfrågades även inom ramen för detta projekt då det förväntas underlätta samverkan.

26 26

27 Återkoppling till kommande utvecklingsprojekt De utvecklingsprojekt som Samlad lägesbild och gemensam analys i första hand återkopplar till är Regionalt ramverk för koordinerade beslut och Teknik och ledningsstöd. Regionalt ramverk för samordnad planering och koordinerade beslut syftar till att inventera planeringsfora på olika nivåer. Projektet, som kommer att samla verksamhetsföreträdare för en rad berörda organisationer inom den regionala krisberedskapen, har ambitionen att tillsammans arbetat med att beskriva mandat, sakfrågor och tidsperspektiv för arenor rörande regional samverkan. Det övergripande målet med projektet är att skapa underlag för fortsatt koordineringsarbete inom ramen för Program för samverkan. Under hösten 2012 ska en pilotmodell tas fram, vars förankringsarbete beräknas pågå under våren Ett koordinerat beslutsfattande möjliggörs genom att informationen i den samlade lägesbilden analyserats och av att aktörerna bildat sig en enhetlig syn av händelsen. I det fortsatta arbetet inom utvecklingsprojektet bör därför arbetsmetoderna och stöden som detta projekt mynnat ut i tas i beaktande. Dessa bör även utvärderas, och vid behov omarbetas, i förhållande till de slutsatser som Regionalt ramverk för koordinerade beslut leder till. Utvecklingsprojektet Teknik och ledningsstöd avser bland annat att behandla en kravställning på ett webbverktyg för krishantering. Under arbetet med Samlad lägesbild och gemensam analys stod det tidigt klart att arbetsgruppens deltagare använder sig av differentierade system för att samla och visualisera information vid plötsligt uppkomna händelser. Detta beror bland annat på organisationernas olika verksamhetsansvar och behov av att delge information till andra aktörer. De deltagande organisationerna menade dock på att ett gemensamt system kommer att underlätta krishanteringsarbetet avsevärt.

28 28 8. SLUTORD Lägesbilder skiljer sig åt, inte bara på grund av att ingen händelse är någon annan lik utan även på grund av att begreppet i sig har olika betydelser för olika aktörer. För att kunna sammanställa en samlad lägesbild är det av vikt att de aktörer som deltar i detta arbete har en samsyn kring vad en samlad lägesbild är och vad den ska omfattas av. På samma sätt behövs en enighet i tolkningen av den gemensamma analysen utifrån given informationsmängd. Även om detta projekt har försökt sig på att analysera de olika begreppen lägesbild och analys separat kan det konstateras att det är svårt att dra en absolut gräns mellan dessa olika delar. De är och bör vara viktiga ingångsvärden för varandra, där exempelvis den gemensamma analysen är beroende av att det finns en samlad lägesbild och där ett koordinerat beslutsfattande förutsätter att de inledande stegen lägesbild och analys har genomförts. Det indirekta utfallet av de olika steg som ingår i skapandet av lägesbilden och analysen, som redovisas inom ramen för detta projekt, är vidare ett övervägt underlag för koordinerade beslut. Projektet har resulterat i såväl åtgärdsförslag som förslag på gemensamma definitioner för det fortsatta arbetet med att sammanställa lägesbilder och genomföra gemensamma analyser. Resultaten baserar sig på såväl bidrag från forskningsvärlden som på befintlig best practise för att sammanställa lägesbilder och genomföra analyser bland arbetsgruppens deltagare. Genom att testa, vidareutveckla och förankra de stödmodeller och arbetsmetoder som identifierats inom ramen för utvecklingsprojektet väntas de kunna förbättras ytterligare vilket i förlängningen ytterligare skulle stärka den regionala förmågan att så tidigt som möjligt kunna skapa underlag för koordinerade ageranden och beslut. Viktigt att lyfta i detta sammanhang är även de mjukare faktorerna, som exempelvis hur ett samverkansmöte modereras och om det finns en tydligt utsedd ordförande som kan ta på sig att leda eventuella diskussioner i mål. Detta är inte alltid givet även om tumregel skulle kunna vara att den organisation som initierat samverkansforumet också bör vara drivande samt ansvara för att presentera forumets syfte i förhållande till rådande situation.

29 29 BILAGA 1 METOD OCH ARBETSPROCESS I detta kapitel beskrivs arbetsprocessen för workshopsserien samt resultaten av diskussionerna som fördes under respektive workshop. Arbetsprocess Workshopsserien genomfördes i sju steg. Nedan återges de sju delmål som utgjorde utgångpunkten för respektive workshop: 1. Förankring och samsyn gällande utvecklingsprojektets inriktning 2. Gemensam syn på lägesbildens omfattning och innehåll 3. Konkretisering av resultat med hjälp av scenariobaserade diskussioner 4. Identifiering av lämpliga analysmetoder 5. Verifiering av metoder för att skapa samlad lägesbild och gemensam analys 6. Fortsatt verifiering av metoder för att skapa samlad lägesbild och gemensam analys 7. Förankring av resultat och återkoppling från referensgruppen Inför varje workshop förberedde projektgruppen ett diskussionsunderlag som återknöt till det rådande forskningsläget och workshopens delmål. Mellan varje workshop fick representanterna i arbetsgruppen en hemuppgift som anpassats till temat för den efterföljande workshopen. Som ett komplement till workshopsserien fick projektgruppen även löpande stöd och inriktning från MSB. Därutöver bistod MSB projektgruppen med att bjuda in relevanta gästföreläsare och experter till workshopsdiskussionerna. Begreppen lägesbild och analys diskuterades i tre följande tre kontexter: Nuläge Önskat arbetssätt Förslag på arbetssätt givet nuvarande förutsättningar Figur 4. Övergripande arbetsområden Detta gav projektgruppen en tydlig bild av hur aktörerna i arbetsgruppen arbetar med lägesbild i dagsläget samt en målbild för ett önskvärt arbetssätt. Givet de nuvarande förutsättningarna diskuterade arbetsgruppen hur arbetet med att ta fram en samlad lägesbild och göra en gemensam analys bör ske framgent. Sammanfattning av workshopserien Workshop 1 den 10 april En värdefull utgångspunkt i förändringsprocesser är att definiera det rådande utgångsläget. Workshopsserien inleddes därför med en presentation av projektets

30 30 omfattning med tillhörande projektdirektiv och beröringspunkter med andra utvecklingsprojekt inom Program för samverkan Stockholmsregionen. För att ge deltagarna ett teoretiskt ramverk kring vad lägesbild och gemensam analys kan omfattas av höll Jonas Landgren en föreläsning om ämnet. Därefter fick deltagarna i arbetsgruppen i övergripande ordalag redogöra för vad de ansåg idag anser fungerar bra och mindre bra i det nuvarande arbetet med att skapa en samlad lägesbild och genomföra gemensam analys. Syftet med detta var att identifiera best practice och därefter, genom tillförsel av ny sakkunskap, vidareutveckla en önskad metodik och arbetspraktik. Uppstartsmötet avslutades med att deltagarna fick möjlighet att diskutera och definiera begreppen samlad lägesbild och gemensam analys. Temat för workshopen var förankring och samsyn avseende projektets upplägg, genomförande och avgränsning. Resultat: Projektgruppen och arbetsgruppen var ense om att projektet skulle avgränsas till att omfatta i förväg kända och plötsligt uppkomna händelser samt följande forum: Veckomöten Samordnade planeringsmöten Aktiverade samverkansfunktionsmöten Mötesforum för ledningscentraler, TiB och säkerhetschefer Arbetsgruppen tydliggjorde dock att en händelse kan vara i förväg känd men hanteras som en plötsligt uppkommen händelse. Ett exempel på detta kan vara en snöstorm eller andra väderrelaterade händelser. Arbetsgruppen var ense om att den samlade lägesbilden bör definieras som en sammanfattning av alla involverade aktörers lägesbilder. Det framgick dock att deltagarna inte använder samma terminologi när de sammanställer lägesbilden. Detta ansågs delvis bero på att organisationerna inte har samma informationsbehov samt att en händelse kan aktivera olika beslutsnivåer inom en organisation beroende på händelsens omfattning och utformning. Arbetsgruppen identifierade därför ett behov av en gemensam terminologi och tydliga definitioner för arbetet med att skapa samlade lägesbilder. Hemuppgift Deltagarna fick i hemuppgift att förbereda ett presentationsunderlag om hur de, i sina organisationer, sammanställer lägesbilder. Workshop 2 25 april Temat för den andra workshopen var: När, vad hur. Workshopen fokuserades mot frågeställningarna: När ska en samlad lägesbild upprättas? Vad ska en samlad lägesbild innehålla? Hur ska den samlade lägesbilden upprättas? Workshopen inleddes med en kort sammanfattning av diskussionerna som fördes vid föregående workshop. Därefter presenterade deltagarna hemuppgiften. Resultat Presentationerna av hemuppgiften visade på vissa olikheter i hur organisationerna upprättar lägesbilder. Trafikverket och Polisen arbetar exempelvis både med i förväg kända händelser och plötsligt uppkomna händelser medan Södertörns brandförsvar och

31 31 Storstockholms brandförsvar i regel arbetar med plötsligt uppkomna händelser. Inom samtliga organisationer etableras dock lägesbilder på olika nivåer inom organisationen beroende på händelsens omfattning och karaktär. Deltagarna menade på att en fördjupad insyn i den andres organisationsstruktur kommer att kunna leda till en bättre och tydligare samverkan organisationerna emellan. Hemuppgift Deltagarna fick i uppgift att inför den tredje workshopen redogöra för en fiktiv lägesbild baserad på scenariot flygplansolycka i Rissne centrum. Workshop 3 10 maj Temat för den tredje workshopen var - Hur upprättas en samlad lägesbild vid scenariot flygplansolycka? Det övergripande syftet med workshopen var att identifiera ett arbetssätt för att skapa en samlad lägesbild samt att kartlägga vilka övergripande informationsområden som berördes. Resultat Arbetsgruppen var ense om att en så omfattande händelse som en flygplansolycka i tätbebyggt område skulle innebära att de krishanterande aktörerna skulle behöva samverka på ett strategiskt plan. Det skulle dock även medföra en omfattande operativ samverkan vilket medför att två samverkansforum skulle vara aktiverade samtidigt. För att informationsflödet ska fungera från skadeplatsen till den aktiverade samverkansfunktionen ansåg deltagarna att informationen bör gå från aktörerna vid skadeplatsen (skadeplatserna) till respektive ledningscentral/tib/säkerhetschef och därefter till en aktiverad samverkansfunktion. Deltagarna var överens om att den aktiverade samverkansfunktionen bör kunna sammanträda rent fysiskt. Ett sådant möte bör äga rum i en stabslokal, lämpligen i närheten av platsen där olyckan inträffat (d.v.s. i samma kommun dock ej i den direkta närheten). Detta möjliggör att den samlade lägesbilden lätt kan visualiseras och dokumenteras. Den lokal som används bör ha tillgång till nödvändig teknisk utrustning i form av exempelvis videokonferensutrustning. Arbetsgruppen diskuterade även förutsättningarna för att, med hjälp av en arbetsmall, visualisera den samlade lägesbilden. Hemuppgift Deltagarna ombads att till den fjärde workshopen sammanställa ett underlag som beskrev hur de arbetar med att analysera sina lägesbilder samt att reflektera över vilka kriteriesteg de önskar se i en gemensam analysmall. Workshop 4 24 maj Temat för detta tillfälle var gemensam analys. Workshopen inleddes med att deltagarna fick resonera kring ett antal centrala definitioner och begrepp. Ola Slettenmark och Jonas Landgren höll därefter en föreläsning om utvecklingsprojektet Vardagssamverkan.

32 32 Avslutningsvis presenterade deltagarna hemuppgiften som bestod av att redogöra för analyser av lägesbilder. Syftet med hemuppgiften var att identifiera vilka kriterier som en gemensam analys av en samlad lägesbild bör omfattas av. Resultat Deltagarna diskuterade gemensamma definitioner av de centrala begreppen lägesbild och analys. Deltagarna menade på att veckomötena i sin nuvarande funktion i första hand fungerar som avrapporteringsmöten. Ett mer omfattande analysarbete under mötena efterfrågades därför. Analysarbetet försvåras troligen av att det saknas kontinuitet i representationen från aktörerna. Detta leder sannolikt till att det är svårare att göra mer omfattande och djupgående analyser än om aktörerna hade representerats av samma personer vid varje möte. Workshopsgruppen var ense om att ett planerande forum kan skapas enbart för att delge information till aktörer som inte deltar vid veckomötena. Deltagarna menade även på att planerande forum kan upprättas för såväl mindre händelser som stora komplexa händelser som kräver samverkan mellan många olika aktörer. En plötsligt uppkommen händelse kan i ett initialt skede hanteras genom att ledningscentraler samverkar och upprättar en samlad lägesbild. Händelsen kan därefter eskaleras vilket kan leda till att en eller flera aktörer anser att ett samverkansforum bör aktiveras. Det aktiverade samverkansforumet upprättar en samlad lägesbild på längre sikt än vad ledningscentralerna gör. Hemuppgift Deltagarna ombads att inför den femte workshopen beskriva hur de i sina organisationer skulle arbeta med analysmodeller utifrån scenariot snöstorm. Workshop 5 7 juni Den femte workshopen genomfördes den 7 juni. Workshopen inleddes med en kort presentation av resultaten från föregående workshop, därefter presenterade deltagarna hemuppgiften. Resultat Deltagarna lyfte tidigt fram vikten av att samordna resurser och att Länsstyrelsen med dess lagstadgade samverkansfunktion bör agera för att resurser fördelas jämnt mellan kommuner. Det kan exempelvis röra sig om fördelningen av bandvagnar vid ett omfattande snöoväder. Risken, menade deltagarna, är annars att kommuner som tidigt signalerar att de behöver hjälp får oproportionerligt mycket resurser tilldelade till sig detta på bekostnad av andra kommuner som inte bett om understöd i ett lika tidigt skede. En viktig distinktion som deltagarna gjorde i anslutning till scenariot snöoväder var att händelsen klassificeras på helt olika sätt inom olika organisationer. För Polisen skulle händelsen sannolikt betraktas som en särskild händelse i och med att snöoväder tenderar att påverka samhällets funktionalitet. Polisens utgångspunkt är dock i regel aktörsberoende, d.v.s. det finns förenklat en gärningsman och en drabbad person. Ett

33 33 snöoväder får därför inte lika stora konsekvenser för Polisens uppdrag såsom det får för exempelvis brandförsvaret. Deltagarna diskuterat även vilken typ av information som den samlade lägesbilden bör omfattas av och enades om att händelsen bör beskrivas utifrån alla deltagande aktörers perspektiv samt att aktörerna bör göra en bedömning av hur de kan hantera situationen. Hemuppgift Inför den sjätte workshopen ombads deltagarna att reflektera över om de utifrån resonemanget i figur 4 kan genomföra en analys av den samlade lägesbilden? Workshop 6 20 juni Workshopen inleddes med en presentation av hur MSB arbetar med konsekvensanalyser vid händelser såsom H1N1, askmolnet och sprängningen vid Bryggargatan. MSB:s konsekvensanalyser omfattar i regel följande moment: Beskrivning av händelsen hur påverkar händelsen samhällsviktig verksamhet och allmänhet/befolkning? Kartläggning av drabbade samhällviktiga verksamheter vilka är de viktigaste problemen? Inventering av spridningseffekter vilka aktörer är inblandade? Bedömning av nationella konsekvenser vilka åtgärder bör MSB vidta? De styrande kriterierna som MSB arbetar utifrån är påverkan på grundläggande värden, samhällets funktionalitet samt liv och hälsa. Resultat En essentiell del för att det ska vara möjligt att skapa en samlad lägesbild och genomföra en gemensam analys är att det finns tydliga och väletablerade kontaktvägar mellan organisationerna. Deltagarna menade på att vissa av de kontaktlistor som används idag är allt för omfattande. Det är heller inte självklart att rätt person i organisationen larmas därför efterfrågade deltagarna kontaktlistor med en kontakt det blir därefter upp till varje organisation att föra larmet vidare internt. Vid tidigare workshops har deltagarna identifierat veckomötena som ett forum främst för informationsdelning och inte som ett gemensamt analyserande forum. Mot bakgrund av detta fördes en diskussion om hur agendan för ett aktiverat samverkansforum bör se ut. Deltagarna ansåg att alla organisationer rimligen bör presentera sina enskilda lägesbilder och analyser. Den organisation som initierat samverkansforumet bör vara drivande och ansvara för att presentera forumets syfte i förhållande till rådande situation. En av huvudfunktionerna med att skapa en samlad lägesbild är att göra en uppskattning av hur situationen kan utveckla sig. Deltagarna uttryckte därför sin önskan om att Polisens bedömning av värsta, bästa och mest troliga scenario ska ingå i den gemensamma analysen. Vid tidigare workshops har slutligen deltagarna uttryckt att det inte är säkert att organisationerna vet vilket stöd de kan väntas få från andra organisationer. Detta kan sannolikt delvis avhjälpas genom att de deltagande organisationerna i ett aktiverat

34 34 samverkansforum tydliggör vika frågor de önskar få svar på när forumet sammanträder. Ett konkret förslag från deltagarna var därför att i mallarna ange vilka frågor vill ni få svar på som en fråga till organisationerna.

35 35 Workshop 7 17 september Workshopen inleddes med att de preliminära resultaten presenterades varpå deltagarna fick resonera kring de förslag på definitioner som projektgruppen tagit fram. Mellan workshop sex och sju sammanträdde referensgruppen varför även deras reflektioner kring resultaten presenterades. SOS-Alarm deltog under workshopen och presenterade Samverkanswebben som är en portal för informationsdelning där aktörer delger varandra händelsebaserad information. Lägesbilden skapas genom att dessa händelser visualiseras genom en kartfunktion. Resultat Arbetsgruppen var överrens om att det bör finnas ett stöd för att upprätta samlade lägesbilder och gemensamma analyser. Detta kan exempelvis utgöras av ett dokument med frågeställningar som aktörerna bör ta ställning till. Det framgick även tydligt i arbetsgruppens diskussioner att det stöd som efterfrågades ska vara av en så pass generell karaktär att det går att använda i alla de fyra forum som utvecklingsprojektet omfattas av. Detta låg även i linje med referensgruppens önskemål. Deltagarna diskuterade kring vem som ansvarar för att sammanställa en samlad lägesbild och vem som ansvarar för att göra analysen. I dagsläget är endast under veckomötena som det finns en utpekad sammankallande part som driver mötena och ansvarar för att sammanställa all information. Diskussionerna ledde fram till att deltagarna föreslog att en ansvarig aktör för att sammanställa lägesbild och analys utses under ett pågående möte. Arbetsgruppen önskade även förtydliga att arbetet med att ta fram lägesbilder och genomföra analyser inte är statiskt. Detta arbete sker löpande vid en inträffad händelse och i ett antal olika steg inför en i förväg känd händelse.

36 36 9. APPENDIX 9.1 Deltagarlista Programledning och MSB: Ola Slettenmark Programledning Lena Johansson MSB Samuel Koelega MSB Lars Berg MSB Jonas Landgren Göteborgs universitet Projektgrupp: Ola Slettenmark Programledning Janne Eriksson Projektsponsor Länsstyrelsen i Stockholms län Thomas Sjödin Projektkoordinator Länsstyrelsen i Stockholms län Christine Girod Konsultstöd 4C Strategies Ameli Frenne Konsultstöd 4C Strategies Arbetsgrupp: Kerstin Hägg Jarlsdotter Länsstyrelsen i Stockholms län Eva C Nilsson Polisen Toni Demitz-Helin Polisen Mats Lindberg - Polisen Joakim Barkman Trafikverket Kia Tomasson Trafikverket Susanne Holm Trafikverket Max Ekberg Södertörns brandförsvarförbund Magnus Andersson Södertörns brandförsvarförbund Bo Tingland Storstockholms brandförsvarsförbund Ella Kilim Storstockholms brandförsvarsförbund

37 Referenser Borglund et al. Studie av gemensam lägesinformation. [Elektronisk]. Göteborg: Krisberedskapsmyndigheten, 2009 Fredholm, L. et al - Samverkan vid stora olyckor och kriser kräver ett utvecklat tänkande om ledning. Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap, 2011 Nulden et. al - Lägesbild och användning av informationsteknologi Chalmers Tekniska högskola, 2012 Program för samverkan Stockholmsregionen Preliminära resultat Vardagssamverkan blåljus Slutrapport Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning 2012 Slutrapport Processoptimering De första 20 minuterna 2012 Slutrapport Snabba resultat 2012

38 38 Samverkansfunktion Stockholmsregionen, SfSr Beskrivning av arbetssätt vid samverkansfunktionens veckomöten

39 39 1. BAKGRUND Samverkan mellan krishanterande aktörer är en central del i det svenska krishanteringssystemet liksom i det faktiska arbetet såväl före, under som efter att en kris har inträffat. Vid kriser behöver samhällets resurser samordnas för att kunna utnyttjas på ett effektivt sätt och genom samverkan möjliggörs en bättre och mer effektiv samordning. Samverkan sker både inför i förväg kända händelser, såsom kända evenemang eller statsbesök, samt vid händelser som uppkommer plötsligt. De senare definieras som en i förväg okänd och oönskad händelse med negativa konsekvenser för människa, miljö eller egendom. I Stockholmsregionen finns, sedan 2009, en Samverkansfunktion som syftar till att stärka den gemensamma förmågan att hantera händelser i både vardag och kris genom att: Utgöra ett forum för omvärldsbevakning, analys och koordinering Skapa samlade lägesbilder och underlag för beslut för samverkande aktörer Vid behov bidra till samordnad kommunikation och information. Länsstyrelsen kallar Samverkanfunktionens deltagare till veckovisa samverkansmöten. Dessa möten behandlar strategisk samverkan utifrån ett kortare tidsperspektiv än tertialmötena. Veckomötena behandlar i regel händelser som antingen: 1. Har inträffat under de senaste tre veckorna, eller 2. Förväntas inträffa inom den kommande treveckorsperioden. Vid veckomötena deltar Länsstyrelsen, Landstinget, representanter från nord-, syd- och mellankommunerna, Stockholms stad, Trafikverket, Trafik Stockholm, Polisen, Storstockholms brandförsvar, Södertörns brandförsvarsförbund, Kustbevakningen, Trafik Stockholm, SL och SOS-alarm. Vid plötsligt uppkomna händelser kan Samverkansfunktionen nyttjas för larmning, samordning och samverkan. Beroende på händelsens natur aktiveras då hela eller endast delar av funktionen 2. SYFTE MED BESKRIVNINGEN Syftet med denna beskrivning är att den ska ge en övergripande bild av Samverkansfunktionen verkar före och under möten. 3. GENOMFÖRANDE AV MÖTE FÖR SFSR Allmänt Veckomötena sker vanligtvis i form av en telefonkonferens klockan 16:00 på torsdagar. Länsstyrelsens tjänsteman i beredskap (TiB) är ordförande och fördelar ordet.

40 40 Vid plötsligt uppkomna händelser sker mötena i fysisk form, via telefon eller som Rakelmöten. Den aktör som initierar att Samverkansfunktion sammanträder kontaktar Länsstyrelsens TiB ( ) varefter denne meddelar övriga aktörer inom funktionen klockslag för möte samt telefonnummer och rumskod Grundregeln är att alla aktörer larmas initialt för att aktörerna själva skall kunna bedöma om de är berörda eller kan tänkas bli berörda av inträffad händelse. De aktörer som inte är berörda meddelar detta och lämnar mötet. Länsstyrelsens TiB är normalt moderator av mötena inom Samverkansfunktionen men kan efter överenskommelse vid behov överlämna uppdraget att moderera mötet till den aktör som främst berörs av händelsen eller som initierat att mötet. Talarordning vid mötena är normalt följande (om inte annat anges av den som modererar mötet): 1. Norr-kommuner 2. Mitt-kommuner 3. Syd-kommuner 4. Stockholms stad 5. SOS Alarm 6. Storstockholms brandförsvar 7. Södertörns brandförsvarsförbund 8. Polisen i Stockholms län 9. Stockholms läns landsting (REK) 10. Trafikverket 11. Trafik Stockholm 12. Stockholms lokaltrafik 13. Kustbevakning 14. Länsstyrelsen 15. Eventuellt adjungerade deltagande aktörer

41 41 Förberedelser Inför möten är det viktigt att deltagarna är väl förberedda och har inhämtat aktuell information, främst det som rör den egna organisationen, men även annan information som kan beröra aktörerna, samhället och ev. pågående händelse. (Som stöd nyttjas bilaga x.x) Dagordning 1. Ordförande öppnar mötet 2. Återkoppling från föregående veckomöte: o Länsstyrelsen presenterar eventuella uppföljningspunkter från 3. Informationsdelning: o Närvarande representanter delger information om pågående eller kommande händelser. Följande rubriker utgör ett stöd för deltagarnas redogörelser: Kortfattad fakta om händelsen Trolig utveckling av händelsen (värsta, bästa, mest troliga och önskvärt utfall) Bedömning av möjligheten och förmågan att hantera händelsen Behovav ytterligare samverkansnivå Samordningsbehov Behov av hjälp från annan aktör Frågor som aktören behöver få svar på 4. Understöd från deltagande aktörer o 5. Övriga frågor 6. Sammanfattning: o Aktörerna delger varandra information om hur de kan stödja och hjälpa varandra inför eller under identifierade händelser Moderatorn av mötet redogör kortfattat för de punkter som deltagarna tagit upp för respektive område samt återger en övergripande sammanfattning avseendes följande områden: Regional lägesbild Samlad analys (analysstöd bilaga xx) Förslag till åtgärder och koordinering av dessa Övrigt Sammanfattar gemensam överenskommelse av inriktning och åtgärder 7. Nästa möte (Vid plötsligt uppkomna händelser skall alltid ett eller flera möten planeras in med syfte att fortsätta samordning och samverkan, ge en lägesbild eller för att avsluta verksamheten som händelsen föranlett.)

42 42 Om Länsstyrelsens TiB ej går att nå kan den som vill ha ett samverkansmöte påkalla detta. Aktören som påkallar mötet har då också att moderera mötet om ingen annan efter överenskommelse påtar sig att göra detta EFTER AVSLUTAT MÖTE Länsstyrelsens TiB ansvar för att, efter varje möte, sammanställa informationen till en samlad regional lägesbild i enlighet med figur 1. Den samlade lägesbilden publiceras i WIS och skickas även ut till samverkansfunktionens aktörer via epost om annat inte avtalats under mötet. Figur 1: Anteckningsmall för möten

43 43 4. ARBETET MELLAN MÖTENA INOM SFSR Mellan veckomötena ansvarar aktörerna för att genom omvärldsbevakning identifiera händelser där en samverkan är nödvändig. Mot bakgrund av detta ansvarar respektive aktör och deltagare i samverkansfunktionen för att sammanställa relevant information om varje specifik händelse där ett samverkansbehov har identifierats. Denna information presenteras därefter under själva mötet. Vid plötsligt uppkomna händelser ansvarar de aktörer som berörs av händelsen för att Samverkansfunktionen aktiveras. Omvärldsbevakning Omvärldsbevakningen syftar till att stödja aktörernas strategiska och operativa uppdrag med att få fram snabb, relevant och sakriktig information såväl i vardag som i kris. Omvärldsbevakningen sker därför utifrån varje aktörs verksamhetsansvar och behov. På ett övergripande plan handlar omvärldsbevakningen om att ha en beredskap för- och förmåga att tidigt kunna upptäcka händelser som: Uppstår hastigt, oväntat och utan förvarning Kräver brådskande beslut och samverkan med andra samhällsorgan Allvarligt påverkar samhällets funktionalitet eller tillgång till nödvändiga resurser Aktörerna ansvarar själva för att inom ramen för sitt verksamhetsområde ha fullgoda informationskällor och verktyg på plats för att kunna identifiera händelser som faller inom ramen för denna beskrivning. 5. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING Samverkansprocessen som beskrivits i denna handbok är endast överskådlig. Att i detalj redogöra för hur samverkan vid varje enskild händelse bör hanteras är inte möjligt eftersom det inte går att förutse vilka händelser som kan inträffa och hur dessa påverkar omgivningen. Det är därför av vikt att samverkansprocessen som sådan, mallar, analysmetoder och tillhörande arbetsrutiner utvärderas regelbundet.

44 44

45 45

46 46