Bilaga 4a Införande Dnr: /

Transkript

1 stockholm.se Stadsledningskontoret vdelningen för digital utveckling Ragnar Östbergs Plan Stockholm Växel

2 Innehåll 1 Inledning 3 2 Översikt av Skolplattformen Programorganisation Programtidplan 5 3 s införandeprojekt Tidplan för s införandeprojekt Styrande principer Specifika krav och ansvarsfördelning 8 2 (18) Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm

3 1 Inledning Denna bilaga beskriver inledningsvis hela Skolplattformen. Syftet är att åskådliggöra de omgivande förutsättningar som s införandeprojekt är en del av och behöver ta hänsyn till. Bilagan beskriver vidare krav avseende s införandeprojekt i mer detalj, och hur s åtagande till ska realiseras. Här beskrivs även utförligt styrande principer, ansvarsfördelning mellan och samt samverkan med övriga projekt i Skolplattformen. Bilagan beskriver även vad som gäller för leveransgodkännande. 2 Översikt av Skolplattformen Detta kapitel ger en överblick av Skolplattformen i vilket s införandeprojekt kommer att ingå. s införandeprojekt beskrivs separat i kapitel Programorganisation För att uppnå målet med en gemensam och sammanhållen skolplattform har ett program och ett antal projekt etablerats, se figur 1 - Programorganisation för Skolplattformen. Programstyrgruppen utgör styrgrupp för respektive projekt. Programledningen finns till som ett operativt stöd för styrgruppen att styra och följa upp respektive projekt. Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm 3 (18)

4 Figur 1. Programorganisation för Skolplattformen På s sida kommer införande av Planering och Bedömning att ingå i delprojekt Startsida och Pedagogiska verktyg. Detaljerad tidplan för respektive införandeprojekt i Skolplattformen visas i Figur 2 - Tidplan för Skolplattform Stockholm i avsnitt 2.2 nedan. 4 (18) Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm

5 2.2 Programtidplan Figur 2. Tidplan för Skolplattform Stockholm. *Streckat innebär förvaltning. Skolplattformen är uppdelad i sex delprojekt: Skolplattformen Förskola: Syftar till att stötta Förskolan vid verksamhetsinförandet av Skolplattformen Skolplattformen rundskola: Syftar till att stötta rundskolan vid verksamhetsinförandet av Skolplattformen Skolplattformen ymnasium: Syftar till att stötta ymnasieskolan vid verksamhetsinförandet av Skolplattformen Skolplattformen Vuxenutbildning: Syftar till att stötta att Vuxenutbildningen vid verksamhetsinförandet av Skolplattformen Skolplattformen IT-leverans: Syftar till att förbereda, utveckla och driftsätta systeminförandet för Barn- och elevregister, frånvaro/närvaro, elevdokumentation och schemaläggning. Skolplattformen Pedagogiska verktyg och Startsida: Syftar till att förbereda, utveckla och driftsätta systeminförandet för Pedagogiskt genomförande, Startsidan samt Planering- och Bedömning. Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm 5 (18)

6 3 s införandeprojekt Detta kapitel beskriver tidplan, styrande principer, samverkan inom och ansvarsfördelning gällande s införandeprojekt. 3.1 Tidplan för s införandeprojekt Den övergripande tidplanen för s införandeprojekt som presenteras i Figur 3 - Övergripande tidplan för s införandeprojekt av Planering- och Bedömningsverktyg nedan ska vara utgångspunkten för det tekniska införandet av Lösningen. Den övergripande tidplanen innehåller tre faser: Planering, enomförande och vslut, som i sin tur innefattar en eller flera aktiviteter. Införandeprojektet är uppdelat i två releaser. Release 1 - vtalad leveransdag 29 juni 2018 Release 2 - vtalad leveransdag 21 december 2018 Bilaga 2 Svarsmall innehåller information om vilken funktionalitet som ingår i Release 1 och Release 2. har möjlighet att införa funktionalitet tillhörande Release 2 redan vid Release 1. Sådant beslut fattas under planeringsfasen, se kapitel Däremot godkänner inte att inför funktionalitet tillhörande Release 1 vid Release 2. s införandeprojekt innefattar utveckling och etablering av integrationer mot övriga relevanta system i Skolplattformen. Detaljering av de integrationer som ska ske återfinns i Bilaga 2 Svarsmall, flik Funktionella krav och Bilaga 6 - Skolplattformens arkitektur, kapitel 4. Förutsättningen för att krav 4.1 (i de funktionella kraven) ska införas i Release 1 är att icrosoft har tillgängliggjort officiella PI:er för icrosoft Teams för Office 365 Education senast tre månader innan vtalad leveransdag för Release 1. För det fall de officiella PI:erna tillgängliggörs senare ska krav 4.1 istället införas i Release 2. För det fall krav 4.1 istället ska införas i Release 2 förutsätter detta att icrosoft har tillgängliggjort officiella PI:er för icrosoft Teams för Office 365 Education senast tre månader innan vtalad leveransdag för Release 2. Skulle så inte ske ska Parterna komma överens om hur och när krav 4.1 ska realiseras. De förutsättningar som gäller för 4.1 ovan gäller även för Krav 4.3 (i de funktionella kraven). De förutsättningar som gäller för 4.1 ovan gäller även för den del av 4.6 som avser icrosoft Teams för Office 365 Education. 6 (18) Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm

7 s detaljerade tidplan som tas fram i planeringsfasen (se Planering) ska innehålla samtliga aktiviteter som finns i den övergripande tidplanen (se Figur 3). Vidare måste den detaljerade tidplanen strikt förhålla sig till respektive vtalad leveransdag för Release 1 och 2. Däremot kan föreslå ändringar vad gäller detaljeringen av de övriga aktiviteter som tidplanen innehåller och tidsramen av dessa. Ändringar i tidplanen för dessa aktiviteter kan ske om och tillsammans kommer överens om det i planeringsfasen. har rätt att föreslå eller begära en ändring av respektive vtalad leveransdag. Vid sådant förslag eller begäran från ska, innan fattar beslut om sådan ändring, klargöra genomförbarheten samt konsekvenserna av en sådan ändring. För de fall visar att ändringen inte är genomförbar, kommer inte besluta om sådan ändring. Beslut om ändring av vtalad leveransdag ska kommuniceras skriftligen av. Ändringen ska resultera i relevanta och nödvändiga förändringar i den överenskomna införandeplanen. Utgångspunkten är att ändringar av vtalad leveransdag från s sida ska kunna ske utan att detta medför någon skyldighet för att utge ytterligare ersättning till utöver den redan överenskomna ersättningen för införandet. Ytterligare ersättning till som en följd av ändringar av vtalad leveransdag kan endast komma i fråga då 1) aktuell förändring (förkortad leveranstid eller förlängs leveranstid) överstiger en (1) vecka, 2) kan påvisa att drabbas av merkostnader till följd av denna ändring som inte kan undvikas och 3) godkänner dessa merkostnader. ska inte oskäligt innehålla ett sådant godkännande. Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm 7 (18)

8 Figur 3. Övergripande tidplan för s införandeprojekt av Planering- och Bedömningsverktyg 3.2 Styrande principer s införandeprojekts primära fokus ska vara att konfigurera, integrera och produktionssätta Planering- och Bedömningsverktyget som en del av Skolplattform Stockholm. För att eller ska ändra eller inkludera nya krav under införandeperioden måste starka skäl föreligga. Vidare måste det påvisas att tilläggen och/eller ändringarna inte påverkar tidplanen eller budgeten på ett oacceptabelt sätt, så som flytt av en hel release. Beslut i denna typ av frågor ska fattas i Skolplattformens operativa styrgrupp i dialog med. Tillkommande funktionalitet hanteras inom utvecklingstjänsten och har rätt till separat ersättning för arbetet. är ansvarig för att få sin del av Skolplattformen att fungera och proaktivt hantera omfattning, beroenden, kvalitet, planer och risker. ska vid färdigställande av Lösningen dokumentera relevant information enligt s krav på dokumentation och relaterade mallar. ansvarar för att tillhandahålla denna dokumentation och mallar. 3.3 Specifika krav och ansvarsfördelning Nedan följer en beskrivning av faserna för planering, genomförande och avslut, inklusive uppgifter och ansvar inom s införandeprojekt. nsvarig Part är markerad med. I de fall en utförd aktivitet kräver en Parts godkännande är detta markerat med 8 (18) Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm

9 . I de fall det uttryckligen krävs medverkan från en Part är detta markerat med. ed menas eller av utsedd leverantör. s huvudsakliga ansvar omfattar att tillhandahålla riktlinjer, godkänna leveranser, samt följa upp tjänsten och dess servicenivåer. är endast ansvarig för de uppgifter och ansvar som explicit anges nedan. är ansvarig för att utföra alla uppgifter enligt od branschpraxis och industristandard som ingår i denna typ av införande oavsett om dessa uppgifter explicit anges nedan eller inte Planering ska utifrån den övergripande tidplanen, se Figur 3, i planeringsfasen, tillsammans med, ta fram en detaljerad införandeplan. Den detaljerade införandeplanen för s införandeprojekt ska tydligt specificera när och hur olika delar av Lösningen kommer vara införda i Release 1 och Release 2. Införandeplanen för s införandeprojekt ska beskriva aktiviteterna design och integration, förberedelser för verksamhetsinförande, produktionsmiljö, Leveranstester, leveransgodkännande, färdigställande och slutleverans som beskrivs i kapitel nedan. Införandeplanen ska minst omfatta följande områden: Införandeprocessen ktiviteter Tidplan inklusive milstolpar Kvalitetssäkringsplan inkl. interna leverantörstester Riskanalyser nsvar mellan Parterna Beroenden Leveransinnehåll s krav för systeminförande Plan för integrationer Säkerhetsfrågor/-lösningar Påverkan på tredje parts kontrakt och hur dessa ska hanteras ska under planeringsfasen samverka med och andra leverantörer. Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm 9 (18)

10 nsvarar odkänner edverkar Nr Uppgift Utarbeta en detaljerad införandeplan för s införandeprojekt, baserad på den 1 övergripande införandeplanen i Figur 3, i enlighet med den av utsedda projektmodell som gäller vid tiden för projektets genomförande. 2 Identifiera behov av migrering under genomförandet. Etablera projektorganisation i enlighet med den 3 av utsedda projektmodell som gäller vid tiden för projektets genomförande. Bemanna följande roller: ansvarig för 4 s införandeprojekt, samt övriga - projektmedlemmar. 5 Bemanna roller enligt Bilaga 4e Samarbetsformer och fora. Etablera samarbetsformer och dokumentera 6 ansvarsområden mellan, samt nuvarande leverantörer. 7 eddela val av önskade tillgänglighetsklasser enomförande är ansvarig för att säkerställa att s införandeprojekt leder till att de vtalade specifikationerna, såsom verifierat genom s Leveranstester, uppfylls vid respektive vtalad leveransdag för Release 1 och 2. Övergripande tidplan för genomförandefasen illustreras som en del i Figur 3 ovan. enomförande är en iterativ process och består av följande faser som upprepas för varje release, om inte annat överenskommes i införandeplanen för s införandeprojekt: ktivitet 1 Design och integration ska ta fram en detaljerad design av integration av funktionalitet som ingår enligt vtalad specifikation och av arkitekturen inklusive krav på test- och produktionsmiljöer samt övriga berörda IT-miljöer. 10 (18) Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm

11 nsvarar odkänner edverkar Nr Uppgift Ta fram en högnivådesign för all funktionalitet 1 som ingår enligt vtalad specifikation. Ta fram en detaljerad design avseende 2 Lösningens arkitektur inklusive integrationer. Ta fram detaljerade krav på test- och 3 produktionsmiljöer samt övriga berörda ITmiljöer. Vid behov, uppdatera, alternativt ytterligare förändra framtagen högnivådesign, detaljerad 4 design och detaljerade krav på test- och produktionsmiljöer. Etablera kontakt och samverkan med de 5 leverantörer vars system Lösningen skall integreras med. Säkerställa all information som krävs för att slutföra detaljerad design och utveckling av 6 relevanta integrationer enligt vtalad specifikation Dokumentera all den information som skall 7 utgöra underlag för design och utveckling av relevanta integrationer Säkra godkännande av denna dokumentation som utgör underlag för design och utveckling 8 av de leverantörer vars system Lösningen skall integreras med Vid behov, uppdatera alternativt ytterligare 9 detaljera den dokumentation som utgör underlag för design och utveckling I den utsträckning inte färdigutvecklade (standard) integrationer redan existerar, utveckla relevanta integrationer enligt högnivå- 10 och detaljerad design samt i övrigt enligt den dokumentation som utgör underlag för design och utveckling enligt punkt 8 ovan Implementera relevanta integrationer i Lösningen enligt högnivå- och detaljerad design 11 och den dokumentation som utgör underlag för design och utveckling enligt punkt 8 ovan Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm 11 (18)

12 Nr Uppgift Definiera och sätta upp nödvändig infrastruktur 12 med tillhörande infrastrukturkopplingar ktivitet 2 Förberedelser för verksamhetsinförande Förberedelser för införande av den integrerade Lösningen i verksamheten ska genomföras av tillsammans med representanter från. nsvarar odkänner edverkar Nr Uppgift Detaljplanering av förberedelser för 1 verksamhetsinförande. Utbildning av en grupp superanvändare (cirka 2 20 personer) i s lokaler vid minst två tillfällen. nsvara för och tillhandahålla 3 utbildningsmaterial som är anpassat till s behov och önskemål. Utvärdera s utbildningsmaterial, 4 instruktioner till service desk, gemensamma processer och samverkansformer. npassa och korrigera utbildningsmaterial, 5 instruktioner till service desk, gemensamma processer och samverkansformer. Utvärdera s planering av 6 verksamhetsinförandet. npassa s planering av 7 verksamhetsinförandet. ktivitet 3 - Produktionsmiljö ska kunna uppvisa en dedikerad och ändamålsenlig produktionsmiljö för den integrerade Lösningen, som uppfyller kraven i Bilaga 3a ickefunktionella krav och Bilaga 3c Informationssäkerhet. 12 (18) Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm

13 ktivitet 4 Leveranstester är ansvarig för sin leverans av en fungerande integrerad Lösning. ska utföra de aktiviteter som behövs för att verifiera att den funktionalitet som ingår enligt vtalad specifikation samt den integrerade Lösningen i sin helhet uppfyller vtalad specifikation. Verifiering av Lösningen sker genom 1) kvalitetssäkrande leverantörsinterna tester, 2) leverantörsgemensamma integrationstester, och 3) Leveranstester genomförda av. Syftet med leverantörsinterna tester är att verifiera att alla funktioner som ingår i vtalad specifikation fungerar i Lösningen. Syftet med de leverantörsgemensamma integrationstesterna är att verifiera att flödena i integrationerna i Lösningen mot specificerade system i Skolplattformen fungerar fullt ut. lla funktioner som ingår i vtalad specifikation ska fungera i Lösningen innan integrationstest får påbörjas. Om inte annat skriftligen överenskommes, ska s Leveranstester pågå under en tre (3) veckors period. ska därför planera att avsluta sina interna leverantörstester samt överlämna Lösningen för Leveranstest till senast tre (3) veckor innan respektive vtalad leveransdag, eller sådan annan tidpunkt överenskommen mellan Parterna. har ingen skyldighet att reducera antalet Leveranstester eller i övrigt förkorta perioden för Leveranstester för det fall inte överlämnar Lösningen för Leveranstest till senast tre (3) veckor innan respektive vtalad leveransdag. nsvarar odkänner edverkar Nr 1 2 Uppgift Säkra att kraven i den vtalade specifikationen är möjliga att testa och beskriva hur respektive krav ska testas. Ta fram testplan för leverantörens interna tester enligt en vedertagen metod för test. Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm 13 (18)

14 Nr Uppgift Ta fram väl specificerade testfall enligt design och vtalad specifikation. Ta fram och förbereda testdata till genomförande av interna leverantörstester. pplicera den av framtagen och förberedd testdata i interna leverantörstester Ta fram en modell för att beräkna belastning på Lösningen samt en beräknad belastning för Lösningen. odellen och beräkningen ska ligga till grund för prestandatest i testmiljön samt för parametersättning i operativsystem och databaser i produktionsmiljön. Prestandatestet ska uppfylla kraven enligt Bilaga 4g Servicenivåer, kapitel 6.3 Ta fram scenarion för säkerhetstester av Lösningen enligt OWSP-kraven. De aktuella scenariona ska ligga till grund för säkerhetsrelaterade tester och eventuella åtgärder som ett resultat av testerna. Uppföljning av informationssäkerhetsklassning samt riskanalys. Planera och genomföra alla interna leverantörstester i enlighet med överenskommen testplan. Rätta de fel som upptäcks under de interna leverantörstesterna. enomföra tester av integrationer för att verifiera fullt fungerande informationsflöden samt funktionalitet enligt vtalad specifikation (18) Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm

15 Nr Uppgift nalysera och rapportera resultatet av de interna leverantörstesterna i en testrapport enligt s testhandbok. I testrapporten ska resultaten av de leverantörsinterna testerna framgå, samt en skriftlig bekräftelse huruvida den senast testade versionen av Lösningen: - saknar defekter och avvikelser av allvarlighetsgrad 1-2 enligt Bilaga 4g Servicenivåer - Uppfyller prestandakraven enligt Bilaga 4g Servicenivåer, kapitel kan överlämnas till Leveranstest - har förutsättningarna för att framgångsrikt genomgå s Leveranstest - kan införas i produktion Utarbeta specifikation för Leveranstest och testfall för s Lösning inklusive integrationer enligt s testhandbok. I tillägg till innehållet i testhandboken ska även test av olika (över) belastningsscenarier, felsituationer och onormala driftsfall ingå. Dessa underlag ligger till grund för s specifikation för Leveranstest och testfall. Iordningsställa miljöer för Leveranstest samt skapa testbart innehåll i dessa miljöer enomföra Leveranstest avseende 1) funktionella, 2) ickefunktionella krav, 3) integrationer, 4) belastning/prestanda och 5) säkerhet, i enlighet med utarbetad(e) specifikation för Leveranstest inklusive testfall och scenarier, enligt gällande införandeplan. Skulle inom ramarna för sina Leveranstester upptäcka att s bekräftelse enligt punkt 11 inte är korrekt, har rätt att avbryta sina Leveranstester och begära att återupptar de interna leverantörstesterna av Lösningen. Därutöver har rätt att påkalla påföljder enligt punkt 32, förtida upphörande i vtalet. - Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm 15 (18)

16 Nr Uppgift Protokollföra samtliga vid Leveranstesten upptäckta fel och avvikelser och klassificera dessa enligt Bilaga 4g Servicenivåer, (allvarlighetsgrad 1-4). Rätta de fel och avvikelser från vtalad specifikation som har upptäckts vid Leveranstesten klassificerade som allvarlighetsgrad 1-2 enligt Bilaga 4g Servicenivåer. enomföra förnyad Leveranstest avseende rättade fel och avvikelser klassificerade som allvarlighetsgrad 1-2 enligt Bilaga 4g Servicenivåer. - ktivitet 5 - Leveransgodkännande Vid respektive vtalad leveransdag ska Lösningen enligt införandeplanen ha varit föremål för Leveranstester och därigenom verifierats uppfylla vtalad specifikation. Efter det att Lösningen har varit föremål för Leveranstester och verifierats uppfylla vtalad specifikation, och därmed inga defekter eller avvikelser av allvarlighetsgrad 1-2 enligt Bilaga 4g Servicenivåer kvarstår i Lösningen, samt detta har dokumenterats på vederbörligt och överenskommet sätt, inträffar Effektiv leveransdag. När Effektiv leveransdag har inträffat är skyldig att utfärda ett Leveransgodkännande. Detta ska beredas inom s införandeprojekt och formellt beslutas i programmets styrgrupp. Om Leveranstesterna verifierar att Lösningen inte uppfyller vtalad specifikation, och därmed inte godkänner leveransen, ska detta meddelas skriftligen så snart som möjligt. Skälen för att inte godkänner Lösningen måste anges. Vid sådana fall ska skälen granskas av Parterna för att komma överens om nästa steg för att lösa aktuella problem. Om inte annat överenskommits, ska skyndsamt åtgärda de defekter och avvikelser som hindrar ett leveransgodkännande och göra de åtgärdade delarna av Lösningen tillgängliga för en förnyad Leveranstest av. 16 (18) Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm

17 ktivitet 6 - Produktionssättning ska utföra alla aktiviteter som behövs för att utifrån godkänd design av integrationer produktionssätta all funktionalitet som ingår enligt vtalad specifikation. nsvarar odkänner edverkar Nr Uppgift Säkerställa att nödvändiga förutsättningar för drift av funktionalitet som ingår enligt vtalad 1 specifikation finns på plats innan produktionssättning påbörjas. Överlämna den funktionalitet som ingår i releasen enligt vtalad specifikation (system, driftsdokumentation, installationsinstruktioner 2 och övrig dokumentation) till förvaltningsorganisation enligt s rådande förvaltningsmodell. Fastställa hur avtalat ramverk för gemensamma 3 processer och verktyg enligt Bilaga 4f emensamma processer ska införas. Etablera samarbetsformer och ansvarsfördelning med övriga leverantörer i 4 syfte att så långt möjligt säkerställa störningsfri produktionssättning och drift. Implementera gemensamma processer och 5 verktyg i enlighet med överenskommen plan. Verifiera gemensamma processer inför 6 produktionssättning. Innan produktionssättning utbilda Service Desk-personal i levererad funktionalitet som ingår i releasen enligt vtalad specifikation ur 7 ett användarperspektiv. I samband med detta, vid behov ta fram eller uppdatera aktuell FQ till Service Desk. Innan produktionssättning utbilda förvaltningsorganisationen i levererad 8 funktionalitet som ingår i releasen enligt vtalad specifikation. Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm 17 (18)

18 Nr Uppgift enomföra produktionssättning i enlighet med s produktionssättningsplan. 9 Produktionssättningen ska genomföras på sådant sätt att eventuella avbrott och störningar för s verksamheter elimineras eller minimeras. 10 igrering av data. Följa upp och åtgärda problem vid 11 produktionssättning och rapportera dessa till. ktivitet 7 - Slutleverans Denna aktivitet avser korrigering, leverans och test av de funktioner i Lösningen som, enligt av godkänd införandeplan, ska komplettera Lösningen med efter respektive leveransgodkännande. Detta avser, om inte annat överenskommes, endast defekter och avvikelser av allvarlighetsgrad 3-4 enligt enligt Bilaga 4g Servicenivåer vslut Formell avslutning av s införandeprojekt, en slutrapport distribueras och dokumentationen överlämnas till förvaltningsorganisationen. nsvarar odkänner edverkar Nr Uppgift vsluts- och erfarenhetsrapport: Leverera 1 slutrapport för s införandeprojekt Leverera dokumentation avseende Lösningen (såsom teknisk handbok, systemarkitektur och 2 integrationer) och tillhörande genomförda förändringar enomföra ett avslutsmöte där s 3 införandeprojekt formellt avslutas 18 (18) Upphandling av pedagogiskt IT-stöd för Planering och Bedömning inom Skolplattform Stockholm