Befattningshavarnas i styrelsen uppdrag/arbetsbeskrivning

Transkript

1 Befattningshavarnas i styrelsen uppdrag/arbetsbeskrivning Ordförande - Krister Johansson 1. Huvudansvarig för totalverksamheten. 2. Ansvarar för att leda styrelsen. 3. Styrelsens talesman och representant externt. 4. Huvudansvarig för extern information. 5. Ansvarar för att sammankallade till styrelsemöten. 6. Ansvarar för att protokoll förs och justeras. 7. Ansvarar för att verksamhetsplan och kalendarium utarbetats. 8. Ansvarar för samordning av föreningens verksamhet. 9. Ansvarar för att det finns beslut på verksamheten som föreningen bedriver. 10. Delta i budget- och ekonomiska verksamhetsplaneringen. 11. Ansvarig firmatecknare tillsammans med viceordförande och kassören. 12. Ansvarar för andrahandsuthyrning. Arbetsbeskrivning 1. Ordförandens roll är att leda styrelsen, vara sammankallande till möten har enligt praxis huvudansvaret för styrelsens arbete. Ordförande är den som är ledare för styrelsen och styrelsens arbete. Det är viktigt att ordförande har ett stort engagemang i föreningen och tid till att leda styrelsens arbete. 2. Att se till att dagordningen följs och att alla ledamöter får komma till tals i olika frågor. Att tydliggöra diskussioner och de beslut som fattas på mötet. Finns det frågor kring ärenden som skall diskuteras är det ordförandes roll att tydliggöra och informera om detta. 3. Att vara väl bevandrad med föreningens ändamål, arbetssätt och verksamhet. 4. Att ha kontakt med t.ex. allmänheten och samarbetspartners, media, arrangemang och samarbete med andra organisationer. 5. Att ansvara för att deltagarna får ta del av kallelsen, dagordningen och de handlingar som berör de frågor som som skall diskuteras. Vid oväntad händelse som berör föreningen eller dess verksamhet bör ordförande vara uppmärksam på detta och kalla till ett extrainsatt styrelsemöte. 6. Att de beslut som årsmötet och styrelsen fattar blir genomförda, är ett ansvar som oftast vilar på ordföranden. Ordförande kan delegera uppgifter och det innebär att styrelsen väljer att ge en eller några ledamöter ansvar för en viss uppgift och ta löpande beslut i frågor som berör den aktuella frågan. Styrelsen har ett kollektivt ansvar för föreningens arbete och när styrelsen delegerar ansvar till en person innebär det att den ledamoten tar beslut för styrelsens räkning. Dessa beslut får sedan hela styrelsen stå till svars för. 7. I samarbete med sekreteraren upprättar en tidsplan för verksamheten. Att fördela ansvarsområden inom styrelsen t.ex. ansvar för trivselgruppen, ansvarar för fastigheten i sin helhet etc. 1 av 7

2 8. Följer upp att dom ansvariga inom sitt ansvarsområde rapporterar löpande till styrelsen. 9. Bevakar att det finns protokoll på beslut som styrelsen har tagit. 10. Att ha ett nära samarbete med kassören om dom ekonomiska frågorna. 11. Att skriva under avtal och andra kontrakt i föreningens namn. 12. Bevakar avtal och ansvarar för att lyfta frågan till styrelsen för nya beslut. Firmateckning kan delegeras Firmatecknare/ teckningsansvarig har befogenhet att företa rättshandlingar, som att skriva under avtal, vilka blir bindande för den juridiska personen (bostadsrättsföreningen). Föreningens styrelsen har i sin helhet alltid rätt att agera firmatecknare. Firmatecknaren kan normalt delegera ansvar genom att ge fullmakt till någon annan, men inte i alla lägen. En speciell varning för att någon i styrelsen får fullmakt att ensam ta ut pengar från föreningens konto. Oavsett vem som undertecknar så finns det inget som inte alla styrelseledamöter får se. Om det så bara finns ett enda dokument som inte samtliga i styrelsen har full insyn i så bryter styrelsen mot lagen, och den ledamot som inte har full insyn i allt tar en enorm risk för sin egen del. Attesträtt Attesträtten ger attestanten rättighet att godkänna kostnader för bostadsrättsföreningen. Utgångspunkten bör alltid vara att två personer tillsammans ska godkänna och attestera alla fakturor. Dels för att undanröja misstankar om oegentliheter, och dels för att minska risken att felaktiga eller tveksamma fakturor slinker igenom (felaktiga fakturor förekommer oftare än man tror!). Kassör/vice ordförande - Robert Bexander 1. Ansvarar för ekonomisk information till styrelsen. 2. Ansvarar för att lämna budgetförslag till styrelsen. 3. Ansvarar för att bevaka avtal tillsammans med ordförande. 4. Ansvarar för att bevaka lån och informerar styrelsen. 5. Ansvarar för att attestera fakturor tillsammans med andra behöriga styrelsemedlemmar. 6. Ansvarar för att ha kontroll av betalningar. 7. Ansvarar för att ha kontroll över intäkter från gästlägenheten och samlingslokalen 8. Ansvarar för att ha kontakt med förvaltaren (Riksbyggen) som sköter löpande bokföring. 9. Ansvarar för att ha kontakt med interna och externa revisorer. 10. Inträder som ordförande när ordinarie ordförande är frånvarande. 2 av 7

3 Arbetsbeskrivning 1. Avge lägesrapport till styrelsen 1gång/mån. 2. Vid behov ta fram budgetförslag. 3. Bevaka så att ingående avtal följs och att beräknade kalkylen håller. 4. Bevaka och lyfta frågan till styrelsen när det är dags att ta fram förslag på ny placering. 5. Se till att dom utsedda personerna i styrelsen attesterar, samt att underlaget skickas till Riksbyggen för betalning och bokföring. 6. Löpande, bevaka att rätt betalning blir bokförd. 7. Ta fram förslag på rutiner för hyresintäkter av gästlägenheten och samlingssalen. 8. Skapa rutiner för löpande kontakt med den ansvarige på Riksbyggen. 9. Vid behov ha kontakt med intern/extern revisor. 10. Vice ordförande tar över ordförandeposten när ordförande har fått förhinder och inte kan närvara. Det är viktigt att vice ordförande därför har kunskap om vad ordförandes roll och uppgifter är i föreningen. Sekreterare och informationsansvarig - Christina Quick 1. Ansvarar för att tillsammans med ordförande förbereda styrelsesammanträden, medlemsmöten, årsmöten etc. 2. Ansvarar för att föra protokoll vid olika sammanträden. 3. Ansvarar för att styrelsens beslut följs upp och att bordlagda ärenden tas upp vid lämpligt tillfälle. 4. Ansvarar för att arkivera olika dokument. 5. Ansvarar för att all skriftlig information är tillgänglig för alla medlemmar. 6. Ansvarar för att informationstavlan är uppdaterad. 7. Ansvarar för att skapa och uppdatera distributionslistor. 8. Ansvarar för utskick av brev, kallelser, protokoll etc. 9. Ansvarar för besvarande av skrivelser. 10. Ansvarar för att bevaka idélådan. 11. Ansvarar för att alla avtal förvaras på ett betryggande sätt. 12. Ansvarar för nyckelhanteringen inom fastigheten. 3 av 7

4 Arbetsbeskrivning 1. Att skriva dagordning tillsammans med ordförande. Ansvar för att kallelser till styrelsemöten/medlemsmöten/årsmöten kommuniceras ut i rätt tid. Alla skall känna till när och var mötet äger rum. Vid förändring skall detta kommuniceras. Sammanställer förslag som har kommit in till styrelsen från medlemmar inför styrelsemöten/medlemsmöten/årsmötet. Att distribuera den information som skall vara tillgängligt för medlemmar, såväl elektroniskt som fysiskt. 2. Att skriva protokoll och se till att det undertecknas. Att styrelsens protokoll arkiveras och är tillgängliga för styrelsemedlemmar. 3. Att bevaka så att styrelsens beslut åtgärdas. 4. Att arkivera dokument i elektroniskt och fysiska mappar. 5. Att information som skall kommuniceras ut från styrelsen, arbetsgrupper och medlemmar sammanställs och distribueras till berörda personer, om önskvärt skall finnas på anslagstavlan. 6. Se till att inaktuell information tas ned från anslagstavlan och att uppdaterad version finns tillgängligt. 7. Skapa distributionslistor med adresser samt lägenhetsnummer och hålla dem uppdaterade. 8. Se till att brev besvaras, kallelser och protokoll distribueras ut i tid till berörda personer. 9. Bevaka och ansvara för att all skrivelse besvaras i tid. 10. Dokumentera alla motioner och idéer som lämnas till styrelsen, arbetsgrupper etc. 11. Bevaka så att inga obehöriga har tillgång till dom ekonomiska avtalen. 12. Ha kontroll på nycklar till hela fastigheten så att dom förvaras på ett betryggande sätt och att dom finns tillgängliga för flera personer. 4 av 7

5 Ledamot - Anders Einarsson Ansvarar för fastigheten i sin helhet. 1. Teknik 2. Ventilation 3. Hiss 4. Inglasning av balkonger 5. Markiser 6. Uteplatser 7. Parabol 8. Balkongskydd Arbetsbeskrivning 1-4. Bostadsrättsföreningens kontaktperson mot företaget som har installerat tekniken. Ansvarar för att hitta lösningar vid problem tillsammans med Kenneth Quick, Robert Bexander och José Almeida. Presentera förslag till lösning för styrelsen, vid beslut genomföra förslaget Driva och förbereda frågan angående bygglov i förekommande fall. Vara kontaktperson mot kommunen i frågan och presentera resultatet för styrelsen för beslut. Ledamot - Gert Svensson 1. Ansvarar för trädgården in- och utsidan. 2. Ansvarar för fiskdammen. Arbetsbeskrivning 1. Hantera inkomna förslag om förbättringar/förändringar i innerträdgården. Vara kontaktperson gentemot företaget som sköter trädgården. 2. Att ansvara för inköpa av fiskar, växter, fiskfoder, sand samt nödvändig utrustning för vård och underhåll. Att ansvara för den dagliga tillsynen av dammen såsom matning av fiskarna. Att ansvara för regelbunden rengöring av filter och cirkulationspump, samt slamsugning och algborttagning. Kenneth Quick och Per Moene är villiga att hjälpa till med fiskdammen. 5 av 7

6 Ledamot - Erika Silverfjäll 1. Ansvarar för att utrusta samlingslokalen, gästlägenheten och motionsrummet. 2. Ansvarar för aktivitetsgrupperna. 3. Ansvarar för uthyrning av lägenhet och samlingsrum, samt att lägenheten/ lokalen är städad. Arbetsbeskrivning 1. Att köpa in möbler och utrustning till samlingslokalen och gästlägenheten. 2. Att samordna arbetsgrupperna för att ordna med olika aktiviteter för medlemmarna t.ex. julfester, föreläsare, fredagsfika, bouletävlingar etc. 3. Har ansvar för att namngivna personer har nycklar för att vara behjälpliga vid uthyrning av lägenhet och samlingsrum. Se till så att den person som hyr lokalen/lägenheten följer överenskomna rutiner när man bokar och att följa överenskomna trivselregler angående städningen. Ledamot - Anders Nordefjäll 1. Ansvarar för parkeringsplatserna. 2. Ansvarar för Carportar. 3. Ansvar för cykelställ. 4. Sophantering 5. Brandskydd Arbetsbeskrivning 1. Är ansvarig så att endas parkeringsplatserna används för ändamålet. Att vidta åtgärder så att vissa lägenhetsinnehavare får möjlighet att byta parkeringsplatser och att gästparkeringsplatserna flyttas. 2. Bevakar frågan om carport, att frågan bereds och presenteras för styrelsen för beslut. Ansvarar för ansökan om bygglov om/när det blir aktuellt. 3. Driver frågan om förbättringar och tillbyggnad av cykelstället. 4. Bevakar att alla boende hanterar sina sopor i enlighet med kommunens regler. Bereder frågan om vilka möjligheter/kostnader det medför att utöka sopstationen till att omfatta även återvinningssortering. Presenterar det för styrelsen, vid beslut inleda förhandling med kommunen. 6 av 7

7 5. Är ansvarig för förberedande brandskyddsarbete. Är ansvarig för att brandtillsyn skall genomförs en gång/år och att skriftlig dokumentation görs. Styrelsens ansvar Anläggnings- och driftsansvar Att ha ett anläggnings- eller driftsansvar innebär att föreningen har skrivit ett avtal för skötsel och underhåll med den som äger fastigheten. I avtalet ska det regleras vilket ansvar fastighetsägaren har och vilket ansvar den driftsansvarige har. Ibland brukar det talas om löpande underhåll, men definitionen av det skiljer sig åt. Därför är det viktigt att försöka konkretisera vad avtalet innebär för de olika parterna. Vem ansvarar, utför och bekostar vad? Ansvaret för löpande underhåll bör också regleras i tid. Man bör reglera samtliga ansvarsområden skriftligt i ett avtal för att minska risken för konflikt mellan fastighetsägaren och den driftsansvarige. Ett exempel: Om föreningen X är ansvarig för underhåll av yttre målning av fastigheten, skall det ske var X:e år. Detta för att det inte ska gå så långt att det faller utanför ramen för löpande underhåll. Om det skulle göra det, blir det istället fastighetsägarens ansvar att reparera. Hönö av 7