1 Val av ordförande: Till ordförande för årsmötet valdes Ulla-Karin Fredlund.

Transkript

1 1 PROTOKOLL SEGLARBYNS VÄGFÖRENING Ordinarie föreningsmöte, årsmöte Datum: 21 juli 2012 kl Plats: Källvikens kursgård, lilla konferenslokalen Närvarande: 36 personer enl närvaroförteckning. Därav 26 personer med rösträtt plus 8 fullmakter. Vilket ger 34 rösträtter, fördelade enl nedan: Klyvarevägen 10 personer, 3 fullmakter Fockvägen 6 p, 1 fullmakt. Spinnakervägen 4 p, 1 fullmakt Råsegelvägen 2 p, 1 fullmakt Mesanvägen, Storsegelvägen och Styrbordvägen 4 p, 2 fullmakter. Mötets öppnande: Ulla-Karin Fredlund hälsade alla välkomna till Seglarbyns Vägförenings årsmöte 2012 och presenterade sittande styrelse, Ulla-Karin Fredlund, kassör, Annika Nyman, sekreterare och Lotta Hägglund suppleant. Därefter gicks närvarolista, fullmakter och antal rösträtter igenom så att allt var rätt enl. stadgarna. Mötets behöriga utlysande: Dagordning/ kallelse sattes upp på anslagstavlan och delades ut i brevlådorna 14 dagar innan mötet. Mötet ansåg därmed att årsmötet var behörigen utlyst. 1 Val av ordförande: Till ordförande för årsmötet valdes Ulla-Karin Fredlund. 2 Val av sekreterare: Till sekreterare för årsmötet valdes Annika Nyman. 3 Val av två justerare för årsmötets protokoll valdes Thomas Bandh och Christian Bergh.

2 4 Val av två rösträknare för årsmötet valdes Thomas Bandh och Christian Bergh. 5 Verksamhetsberättelse 1/ / (se verksamhetsberättelse bilagd dagordningen) UKF gick igenom verksamhetsberättelsen och förklarade varför viss avverkning skett i början på Kajsa Blåsvägen. Frågan tas upp ytterligare under 16. Verksamhetsberättelsen godkändes och lades till handlingarna. 6 Ekonomisk redogörelse: (Utdelad till samtliga hushåll i god tid innan mötet) Föreningens kassör, UKF, gjorde en genomgång av vägföreningens räkenskaper för verksamhetsåret. Årets överskott vägföreningen slutade på kr. Vid räkenskapsårets slut hade Vägföreningen tillgångar på kr och Fritidsföreningen kr. Den ekonomiska redogörelsen godkändes och lades till handlingarna. 7 Revisionsberättelsen samt frågan om ansvarsfrihet för styrelsen: Revisionsberättelsen lästes upp av revisor Håkan Gyhlenius. Revisorerna framförde att kassaboken var väl förd och transaktioner styrkta med fullgoda verifikationer. Håkan påpekade dock att man endast reviderat den ekonomiska delen, ej verksamheten. Detta pga de speciella förhållanden som rått under verksamhetsåret. Revisionsberättelsen godkändes. Mötet beviljande styrelsen ansvarsfrihet. 2 Här gör mötet en omfördelning i dagordningen och tar punkterna 15, 13 och 14 för att sedan fortsätta med övriga punkter. 15 Förslag om ändring av en paragraf i gällande stadgar för Seglarbyns vägförening som gäller behörigheten att ingå i styrelsen oavsett nationalitet Årsmötet sa JA till förslaget. För att få en ändring till stånd måste beslutet tas på 2 årsmöten i rad. Årsmötet 2011 sa också JA till förslaget och därmed kan vi nu skicka in ändringsförslaget till Länsstyrelsen för godkännande. Förslag framfördes om att föreningen bör se över och skriva om stadgarna på modern svenska, så att de blir lättare att förstå. Styrelsen fick i uppdrag att jobba fram ett förslag.

3 3 13 Val av 3 ordinarie styrelseledamöter för 1-2 år: Till ordförande valdes Clas-Bertil Olsson på 2 år Till kassör valdes Ulla-Karin Fredlund på 1 år Till sekreterare valdes Annika Nyman på 2 år (Suppleant Lotta Hägglund, vald på 2 år 2011) Utöver styrelsen föreslår valberedningen Ivar Pettersen och Staffan Holmberg som skötselansvariga för kommande verksamhetsår. Godkändes av mötet. En diskussion fördes om hur många man ska vara i styrelsen. Möjlighet finns att utöka med fler ledamöter och suppleanter. Styrelsen fick i uppdrag att fundera vidare på hur den ska se ut i framtiden. (Ska vi ha en förvaltningskommitté, särskilda skötselansvariga eller ska vi kanske utöka styrelsen?) 14 Val av revisorer och valberedare: Till revisor valdes Anders Jansson på 2 år Till valberedare valdes Ivar Pettersson på 2 år (Håkan Gyhlenius 1 år kvar) (Björn Haglund 1 år kvar.) 8 Inkomna ärenden och motioner: Motion 1: tas upp under 16 Motion 2: Övergå till att använda mail för alla utskick! För att spara tid och pengar och för att snabbare kunna nå ut till alla vill vi övergå till att i möjligaste mån använda mail för våra utskick. Vi vill att alla skickar ett mail till annym007@gmail.com och som rubrik i mailet anger ni er gatuadress i Seglarbyn! Är det fler ägare till stugan skicka mail från alla mailadresser. Vi kommer även att dela ut en separat skrivelse i brevlådorna med denna uppmaning! 9 Styrelsens förslag till åtgärder inför det nya verksamhetsåret: Vi har redan gjort av med en hel del pengar på att iordningställa markytan i början på Kajsa Blåsvägen. Vi planerar att ta bort sly under första arbetsdagen 2013 och därutöver sköta de vanliga sysslorna. Nya styrelsen tar fram en mer långsiktiga plan för vägunderhåll att presentera på nästa årsmöte.

4 4 10 Beslut om arvode för styrelse och skötselansvariga: Det blev en del diskussioner om detta med arvoden. För kommande verksamhetsår beslutades att alla i styrelsen (även suppleanter) och skötselansvariga ska vara helt befriade från avgift (medlemsavgift och grön avgift). Ordförande och sekreterare har dessutom Strömstad Tidning. Bildas en Förvaltningskommitte kommer även de att vara avgiftsbefriade. 11 Styrelsens förslag till budget för det nya verksamhetsåret: Ordföranden UKF föredrog föreningens budget. Grön avgift kommer bara att belasta dem som inte deltar på arbetsdagarna, i dagsläget ca 12 hushåll. Vi beräknar att sopavgiften/ hushåll hamnar på ca 1100 kr Föreningen behöver köpa in en skrivare för att på ett enkelt sätt kunna skriva ut protokoll och andra papper. Håkan Gyhlenius vill att kassören specar de utgifter vi redan haft, under tidsperioden 1/6 fram till årsmötet, och de utgifter som vi vet kommer. I år har vi t ex haft utgifter för grävmaskiner, bil som tog bort riset och dikesgrävning. Budgeten godkändes och lades till handlingarna. 12 Fastställande av årsavgiften för det kommande verksamhetsåret: Mötet beslutade att behålla årsavgiften på 1000 kr. Sopavgiften är 1100 kr. Ca 12 personer kommer att få betala 500 kr för att ej ha deltagit på någon arbetsdag. Dvs de flesta ska betala in 2100 kr. De som ej deltagit på arbetsdagen ska betala in 2600 kr. De som är avgiftsbefriade betalar endast sopavgift 1100 kr. OSB!!! Förseningsavgiften är densamma, 500 kr. Så betala i tid är ni snälla. Sista inbetalningsdag är Övriga frågor inom vägföreningens ansvarsområde bl a: *Avverkning efter Kajsa Blåsvägen: Pga att ett antal rotfasta träd avverkats bedömdes att det fanns en uppenbar risk att de kvarvarande träden kunde blåsa ner! Bedömningen gjordes av Moelven i samråd med Strömstad kommun. Vi uppmanades att ta ner alla träd (7-10 st stora och medelstora träd) förutom en ek. Man sa också att vi med fördel kan släppa upp lövsly och ev små gran som kommer inom några år, för att på nytt få en trädskärm som insynsskydd och ljuddämpning. De närmast boende vill ha till stånd någon form av ljuddämpning snarats och vill inte vänta några år! Förslag kom på att sätta upp någon form av bullerplank. Lotta H. hade undersökt och hittat mycket prisvärda plank.

5 5 Synpunkter kom på den orättvisa det innebär om föreningen betalar detta bullerplank när alla vi andra får sätta upp och betala för våra egna plank. De boende som är berörda påpekade att den ursprungliga avverkning som skett gjorts helt utan deras gillande! (Se årsmötesprotokoll ). Därför får vi anse detta som ett specialfall och åtgärda det (inom rimliga kostnader) och ta lärdom inför framtiden! (Kommunen har uttryckt att föreningen EJ får fälla träd på kommunens mark utan godkännande.) Diskussion uppstod om var man skulle sätta planket mötet kom fram till att det vore lämpligt att sätta det mellan vägen och tomtgränserna. Vi måste dock prata med kommunen och få deras godkännande innan vi kan agera. Styrelsen fick mötets godkännande att inom rimliga kostnader lösa problemet med bullerdämpning. *Sophanteringen är under all kritik. Det slängs alldeles för mycket fel sopor i våra tunnor, trots anslag med text och bild på vad som gäller! Claes-Bertil tar kontakt med Jan Lauritzon eftersom det dessutom verkar som att andelshusen använder våra soptunnor, vilket de inte ska. * Trivselråden efterföljs inte. De bör ses över och förnyas. Det parkeras fler och fler bilar utefter husen nu och det är inte alls bra. Räddningstjänsten måste ha fri framfart och tänk vilken brandfara din bil är vid ev brand. Styrelsen uppmanar därför alla att parkera sina bilar på befintlig parkeringsplats. Båtkärror ska inte stå på bilparkeringarna. CBO ska även prata med andelshusen om att inte parkera sina bilar på våra gator. Förslag hade inkommit på att införa en arbetsfri dag utan gräsklippning och annat störande oväsen. Några påpekade att det ofta är över helgen man är i stugan och har tid att fixa. Det får tas mellan grannar. Inget styrelsen kan bestämma över. Men önskemål finns alltså att i möjligaste mån låta söndagen vara en arbetsfri dag. * Frågan togs upp om att måla vita linjer vid våra parkeringsplatser. Fanns synpunkter både för och emot. Styrelsen får utreda. * Förvaltningskommitté. Nya styrelsen får diskutera detta. * Nya infartsskyltar till Seglarbyn. Den gamla syns inte. Borde finnas skylt som ses från båda håll. Styrelsen utreder. *Midsommafirandet. Motion 1: Midtsommarfeiringen John Ivar Isaksen fördrog sin motion och diskussionen var lång och många synpunkter framfördes. Styrelsen håller fast vid att vägföreningen ska sköta underhåll av våra väger och gemensamma områden. Övrigt såsom midsommarfirandet och andra sociala

6 arrangemang hör hemma under fritidsföreningen som redan idag har en egen sektion och kassa under vägföreningen. Vi var alla överens om att midsommarfirandet var något vi alla ville ha kvar! Förslag kom på att bilda en kommitté för först och främst midsommarfirandet (och ev. andra aktiviteter, vi har tidigare haft tipspromenad, golftävling, boule, fiske osv). Att ingå i kommittén utsågs: John Ivar Isaksen (sammankallande), Lotta Hägglund, Gerd Pettersen och Mesanvägen 5. OBS! Fler intresserade är välkomna! (Förhoppningsvis ska vår blivande maillista göra det lättare för oss att starta upp arbetet i god tid innan själva midsommar). * Hemsidan: Hemsidan har under att antal år sköts helt ideellt av Björns son. Nu lämnas skötselansvar över till nya styrelsen. Vi är alla överens om att vi ska försöka få den mer levande och att den uppdateras oftare. Frågan är om det finns någon inom föreningen som är intresserad och kan tänka sig att hjälpa till med detta? * Övrigt: Vägföreningen har skötselansvar, vi får slya men ej ta ned träd utan godkännande från kommunen. Är vi en vägförening eller en samfällighet? Det är frågan Håkan Gyhlenius ställer sig. Styrelsen får utreda i samband med att man ser över stadgarna. 6 Claes-Bertil presenterade sig själv och som ny ordförande hälsade vi honom välkommen. Mötet avslutades. UKF överlämnade en flaska gott vin till Hans Magnusson via hans dotter som tack för alla åren som revisor. Bo Ekenberg kommer också att få en present som tack från vägföreningen för alla år han varit valberedare. Vid protokollet Annika Nyman Sekreterare Ulla-Karin Fredlund Ordförande Justeras: Thomas Bandh Christian Bergh