3 Val av ordförande: Till ordförande för årsmötet valdes Clas-Bertil Olsson. 4 Val av sekreterare: Till sekreterare för årsmötet valdes Annika Nyman.

Transkript

1 1 PROTOKOLL SEGLARBYNS VÄGFÖRENING Ordinarie föreningsmöte, årsmöte Datum: 13 juli 2013 kl Plats: Källvikens kursgård, lilla konferenslokalen Närvarande: 45 personer enligt närvaroförteckning Styrelse: Ordförande Clas-Bertil Olsson (CBO) Kassör Ulla-Karin Fredlund (UKF) Sekreterare Annika Nyman (AN) $ 1-2 Ordföranden hälsade mötesdeltagarna välkomma och tackade även alla för fina insatser på arbetsdagarna i maj och juli och öppnade mötet som var behörigen utlyst. 3 Val av ordförande: Till ordförande för årsmötet valdes Clas-Bertil Olsson. 4 Val av sekreterare: Till sekreterare för årsmötet valdes Annika Nyman. 5 Val av två justerare för årsmötets protokoll valdes Helena Raunegger och Pierre Voinier. 6 Val av två rösträknare för årsmötet valdes Helena Raunegger och Pierre Voinier. 7 Verksamhetsberättelse (Utdelad till samtliga hushåll i god tid innan mötet) CBO redogjorde för verksamhetsberättelsen som godkändes och lades till handlingarna.

2 2 8 Ekonomisk redogörelse: (Utdelad till samtliga hushåll i god tid innan mötet) Föreningens kassör UKF, gjorde en genomgång av vägföreningens räkenskaper för verksamhetsåret. Årets överskott för vägföreningen slutade på kr. Vid räkenskapsårets slut hade Vägföreningen tillgångar på kr och Fritidssektionen kr. Den ekonomiska redogörelsen godkändes och lades till handlingarna. 9 Reviosionsberättelsen samt frågan om ansvarsfrihet för styrelsen: Revisionsberättelsen lästes upp av Anders Jansson och godkändes. Styrelsen beviljades ansvarsfrihet. $ 10 Förslag till nya stadgar: (Utdelad till samtliga hushåll i god tid innan mötet) Ett godkännande skall tas vid två föreningsstämmor. Det framtagna förslaget till nya stadgar godkändes vid föreningsmötet och skall även godkännas ytterligare en gång vid nästa årsmöte innan de kan träda ikraft. Efter årsmötet nästa år kan de nya stadgarna efter godkännande träda ikraft efter att de lämnats in och registrerats hos Lantmäteriet. $ 11 Inkomna motioner och ärenden: Inga inkomna motioner eller ärenden hade lämnats in till styrelsen. $ 12 Styrelsens förslag till långsiktig underhållsplan för Seglarbys Vägförening: Nedanstående underhållsplan är framtagen som ett stöd och checklista för befintlig och nästkommande styrelser att ta hand om och vårda vårt gemensamma ansvar för vägar och allmänna ytor inom vårt skötselområde. Checklista/Underhållsplan 2013: Påbörjade arbeten med diken vid infart och allmänning Kajsa Blåsvägen kommer att slutföras under hösten Kompletterande dräneringsrör, grus och jord tillförs via separat arbete av skötselansvariga. Kostnadskalkyl: ca kr.

3 3 Utdikning via entreprenad med grävmaskin av diket mot skogssidan längs med Kajsa Blåsvägen från infarten ned till slutet av gångstigen vid Trekanten kommer att utföras under hösten Kostnadskalkyl: ca kr. Utdikning via entreprenad med grävmaskin av diket mot skogssidan längs med gångstigen från röda huset fram till befintlig brunn vid fotbollsplanen. För utförande tidigast under hösten Kostnadskalkyl: ca kr. Via entreprenad med grävmaskin lägga ned nya dräneringsrör bakom vår redskapsbod samt boulebana från gungställning fram till dike och brunn vid Råsegelvägen. För utförande tidigast under hösten Kostnadskalkyl: ca kr. Högtrycksspolning och slamsugning av befintliga kulveringar från Kajsa Blåsvägen fram till kommunens stamledning för dagvatten. Även befintliga rör under Kajsa Blåsvägen samt vid infarten till tvärgator. För utförande tidigast under hösten Kostnadskalkyl: ca kr. Asfaltering av alla våra p-platser längs med Kajsa Blåsvägen samt även själva Kajsa Blåsvägen från Storsegelvägen ned till Mesanvägen. Bör utföras i etapper under en kommande tre-till femårsperiod. Ett mindre arbete med lagning av tjälskador kommer att utföras under hösten (Kostnadskalkyl för detta lagningsarbete är ca kr) Kostnadskalkyl hela arbetet ca kr. Växling av träd på gröna skogsytor längs med Kajsa Blåsvägen via långsiktig planering av avsnitt från infarten fram till Spinnakervägen. Växling av träd gäller även för avsnittet längs med gångstigen mot fastigheter från Klyvarevägen fram till lekplatsen. En växling kan ske från befintliga tallar/granar till björk och ekträd. Detta innebär att vi under ett antal år framåt (5-10 år) släpper upp självsådd lövsly så att vi sedan kan avverka befintliga större träd. Kostnadskalkyl ca kr. Avstämning och godkännande ska ske via kommunens representant i dessa ärenden. Styrelsen kommer att skicka ut en enkät till samtliga medlemmar för att stämma av och inhämta information om vilka åsikter som finns i detta ärende avseende en eventuell växling av träd på gröna skogsytor. Ett beslut i frågan kan tas vid nästa årsmöte juli 2014.

4 4 Fundament och stativ för nya postlådor vid infart till varje tvärgata. (Se framtaget ritningsunderlag och ekonomiska kalkyler som bifogas) Kostnadskalkyl hela arbetet ca kr. Styrelsen kommer att skicka ut en enkät till samtliga medlemmar för att stämma av och inhämta information om vilka åsikter som finns i detta ärende avseende nya snygga och enhetliga postlådor. Beslut i frågan kan därefter tas vid nästa årsmöte juli Förutom ovanstående förslag från styrelsen om en långsiktig underhållsplan så bad ordföranden fritidskommitténs representanter samt övriga medlemmar att inkomma med förlag till styrelsen på nya aktiviteter vid Lek-/Bollplatsen. Ordföranden redovisade även olika alternativa förslag på hur framtida skötseloch underhållsansvar av befintliga dagvattenledningar kan hanteras av Vägföreningen tillsammans med Strömstads kommun. Styrelsen kommer att skicka ut en enkät till samtliga medlemmar för att stämma av och inhämta information om vilka åsikter som finns i detta ärende avseende förutsättningar, funktion och avgifter för dagvattnet inom området. Beslut i frågan kan därefter tas vid nästa årsmöte juli Beslut om arvode för styrelse och skötselansvariga: Styrelsen Clas-Bertil Olsson, Pierre Voinier och Annika Nyman, maskinansvarig Kent Fredlund, skötselansvarig Staffan Holmberg och vår webbmaster Johnny Öhman betalar ingen årsavgift eller grön avgift. Ordföranden och sekreteraren har varsin prenumeration på Strömstadstidningen för att hålla sig ajour. 14 Styrelsens förslag till budget /inkomster o utgifter) för det nya verksamhetsåret: (Utdelad till samtliga hushåll i god tid innan mötet) Kassören Ulla-Karin Fredlund redogjorde för budgeten. Denna godkändes av årsmötet och lades till handlingarna. Vägföreningen har även fått en ny medlem i det lilla röda huset vid gångvägen mot bollplanen. Familjen Rask. De har ett eget sopkärl som töms separat av kommunen.

5 5 15 Fastställande av årsavgiften för det kommande verksamhetsåret: Mötet beslutade att behålla årsavgiften på kr och grön avgift 500 kr. Sopavgift kr. Totalt kr. Grön avgift gäller bara dem som inte deltagit på någon av våra två städdagar. Förseningsavgiften på 500 kr är densamma som tidigare. 16 Val av styrelseledamot / kassör: Pierre Voiner på 2 år. $ 17 Val av styrelsesuppleant: Håvard R Johansen på 2 år. $ 18 A Val av revisor: Bengt Bandh på 2 år. Anders Jansson 1 år kvar. $ 18 B Val av maskinansvarig: Kent Fredlund på 2 år. Staffan Holmberg 1 år kvar. $ 18 C Val av valberedning: Roar Tangen 2 år. Ivar Petersen 1 år kvar. $ 19 Övriga frågor inom vägföreningens ansvarsområde: Förvaltningskommitté: Styrelsen redovisade sitt eget ställningstagande om att antalet personer i nuläget är tillräckligt för att hantera Vägföreningens ansvarsområden. Årsmötet godkände styrelsens förslag om att inte tillsätta någon förvaltningskommitté. Skötselplan: Styrelsen ber de som bor längs med Kajsa Blåsvägen att klippa alternativt grästrimmer i dikena vid behov utanför sin tomt. Det räcker inte enbart med klippning vid våra ordinarie arbetsdagar. Sophanteringen: Hur kommer vi alla gemensamt tillrätta med dessa överfyllda sopkärl med locken på glänt och måsarnas glupska framfart? Effekten av all odör för de närboende! Alla tomglas, kartonger, emballage etc. som kastas i våra sopkärl! OBS! Endast köksavfall får kastas i våra sopkärl vilket finns angivet i text vid varje sopstation. Beslut om att: Styrelsen går ut med en separat information inför varje sommarperiod med klara och tydliga anvisningar. Ersätter befintliga skyltar på sopstationerna med en (1) klar och tydlig skylt vid varje station.

6 6 Trivselreglerna: Bilparkeringen är fortfarande ett stort problem inom vårt område i Seglarbyn. Parkering nere på tvärgatorna sker kontinuerligt och är inte acceptabelt då detta försvårar framkomligheten för räddningstjänst och ambulans vid akuta händelser. Vi har alla gemensamt kommit överens i våra trivselregler för Seglarbyn om att bilkörning på tvärgatorna endast får ske vid i- och urlastning för att sedan parkera fordonet på befintliga parkeringsytor. Seglarbyn disponerar idag 84 stycken p-platser för 62 fastigheter. Numrering/målning. Det framfördes önskemål om numrerade och målade p-platser. Styrelsen föreslog att en numrering och målning av p-platser tidigast bör ske efter de framtida planerade asfalteringsarbetena. Gångstigen/väg från infarten vid Kajsa Blåsvägen och hela gångstigen fram till lekplatsen/bollplanen och dess förlängning mot havet är förbjuden bilväg. I enlighet med upprättad detaljplan och befintliga servitut så har enbart det lilla röda huset samt hörnhuset strax norr om Klyvarevägen 16 en juridisk rätt att köra till sitt hus. Vid infarten finns även en förbudstavla uppsatt som redovisar Förbud mot trafik med annat motordrivet fordon än moped klass II Fritidskommittén. Kjell Grane efterfrågade fler möjligheter till aktiviteter. De aktiviteter som är på gång är golfen och boulen. Helena Raunegger berättade att en tipspromenad är på gång. I övrigt så verkade intresset för spel och lekar vara rätt tamt. Alla har vi semester och vill därför koppla av från vardagens arbete med bad, rekreation etc.

7 7 $ 20 Mötet avslutades och sittande styrelse med CBO i spetsen avtackade kassören Ulla-Karin Fredlund för sina många kunniga år som kassör. Vid protokollet Annika Nyman Sekreterare Clas-Bertil Olsson Ordförande Justeras Justeras Helena Raunegger Pierre Voinier