$ 1-2 Ordföranden hälsade mötesdeltagarna välkomma och öppnade mötet som var behörigen utlyst.

Transkript

1 1 PROTOKOLL SEGLARBYNS VÄGFÖRENING Ordinarie föreningsmöte, årsmöte Datum: 19 juli 2014 kl Plats: Källvikens kursgård, lilla konferenslokalen Närvarande: 20 husägare enligt närvaroförteckning Styrelse: Ordförande Clas-Bertil Olsson (CBO) Kassör Pierre Voinier (PV) Sekreterare Annika Nyman (AN) $ 1-2 Ordföranden hälsade mötesdeltagarna välkomma och öppnade mötet som var behörigen utlyst. 3 Val av ordförande: Till ordförande för årsmötet valdes Clas-Bertil Olsson. 4 Val av sekreterare: Till sekreterare för årsmötet valdes Annika Nyman. 5 Val av två justerare för årsmötets protokoll valdes Anna Berg och Thomas Bandh. 6 Val av två rösträknare för årsmötet valdes Anna Berg och Thomas Bandh. 7 Godkännande av nya stadgar (ska godkännas av två föreningsstämmor varav den första var vid föreningsstämman den 13 juli 2013 och nu för andra gången 19 juli 2014). Klubbades och lades till handlingarna. De nya och godkända stadgarna kommer att skickas till Lantmäteriet för registrering.

2 2 8 Godkännande av förändrad räkenskapsperiod i enlighet med de nya stadgarna. Ny räkenskapsperiod 1/5-30/4. Revisor och kassör får längre tid på sig och därmed en bättre arbetssituation med ett nytt förändrat räkenskapsår. Godkändes av stämman och lades till handlingarna. 9 Verksamhetsberättelse (Utdelad till samtliga hushåll i god tid innan mötet) Föreningens kassör PV redogjorde för verksamhetsberättelsen som godkändes av stämman och lades till handlingarna. 10 Ekonomisk redogörelse: (Utdelad till samtliga hushåll i god tid innan mötet) Föreningens kassör PV gjorde en genomgång av vägföreningens räkenskaper för verksamhetsåret. Den ekonomiska redogörelsen godkändes av stämman och lades till handlingarna. 11 Revisionsberättelsen samt frågan om ansvarsfrihet för styrelsen: Revisionsberättelsen lästes upp av Anders Jansson och godkändes. Styrelsen beviljades ansvarsfrihet av stämman. 12 Styrelsens förslag till åtgärder inför det nya verksamhetsåret. Ett fortsatt arbete kommer att ske i enlighet med upprättad handlingsplan som redovisades vid föreningsstämman Högtrycksspolning av kulverterade dagvattenledningar har påbörjats vid Mesanvägen. En fortsättning följer i augusti för resterande delar inom Seglarbyns område. Asfaltering kommer att ske med en första deletapp under året. Omfattar nedre P-ytor efter tredje sopstationen samt del av Kajsa Blåsvägen. Vid mötet framkom även ett förslag om att bygga tak på resterande två sopstationer. Styrelsen undersöker praktiska förutsättningar och tar fram ekonomiska kalkyler under verksamhetsåret. Enkäter som skickats ut och inkommit med svar gås igenom av styrelsen och eventuella förbättringsarbeten utvärderas och analyseras under verksamhetsåret. Av totalt 64 medlemmar har 51 redovisat sina svar och synpunkter i enlighet med följande majoritetsutfall: Dagvattensystem: Punkt 1C fick flest svar. Vi arbetar vidare som tidigare.

3 3 Brevlådor: Samtliga fyra alternativ var representerade som önskemål. Att bygga helt nytt med nya brevlådor vid respektive tvärgata hade flest svar. Styrelsen undersöker detta alternativ och återkommer under verksamhetsåret med ett kompletterande ekonomiskt underlag till medlemmarna. Skall eget arbete utföras av medlemmarna eller ska tjänsterna köpas via entreprenad? Skogsväxling: Punkt 3B fick flest svar. Vi arbetar vidare liksom tidigare med våra grönområden och allmänna ytor enligt detaljplan och skötselansvar. Rensar bort sly och behåller träden. Köper in ytterligare två röjsågar för att kunna hålla våra områden så rena som möjligt från sly och buskar. 13 Beslut om arvode för styrelse och skötselansvariga och webmaster: Styrelsen Clas-Bertil Olsson, Pierre Voinier och Annika Nyman, maskinansvarig Kent Fredlund, skötselansvarig Niclas Raunegger och webmaster Anna Berg betalar ingen årsavgift och ej heller grön avgift. Godkändes av stämman och lades till handlingarna. 14 Styrelsens förslag till budget/inkomster och utgifter) för det nya verksamhetsåret: (Utdelad till samtliga hushåll i god tid innan mötet) Föreningens kassör PV gjorde en genomgång av vägföreningens framtagna budget för verksamhetsåret. Den redovisade budgeten godkändes av stämman och lades till handlingarna. 15 Fastställande av årsavgiften för det kommande verksamhetsåret: Mötet beslutade att behålla årsavgiften på kr och grön avgift 500 kr. Sopavgift kr. Totalt kr. Grön avgift gäller bara dem som inte deltagit på någon av våra två städdagar. Förseningsavgiften på 500 sänks till 200 kr. Avgifterna godkändes av stämman och lades till handlingarna. 16 Fastställande av administrativa rutiner för hantering och utskick av årsavgifter: Under året som gått har vi haft en mycket dålig betalningsmoral vid inbetalning av års-, sop- och grön- avgift, vilket skapat en ohållbar för vår nytillträdde kassör. Ett separat utskick vad gäller dessa avgifter kommer därför att ske i månadsskiftet okt/nov med slutbetalning sista november. Ett höstbrev kommer att skickas ut separat. Dessa nya administrativa rutiner godkändes av stämman.

4 4 17 Val av ordförande för två år: Valdes Clas-Bertil Olsson. $ 18 Val av sekreterare för två år: Valdes Annika Nyman $ 19 Val av revisor för två år: Valdes Anders Jansson. $ 20 Val av skötselansvarig för två år: Valdes Niclas Raunegger. $ 21 Val av webmaster för två år: Valdes Anna Berg. 22 Val av representant till valberedningen för två år: Valdes Rune Andersson 23 Rapport från fritidskommittén: Sammankallande John Ivar Isaksen redovisade genomförda och pågående aktiviteter underordnade kommittén. Kommittén består idag av 5 personer. Dessa personer handhar först och främst midsommarafton. Andra aktiviteter som genomförs är golf, boule och tipspromenad. Nästa sommar kan det även bli aktuellt med loppis på bollplanen. Avgående från fritidskommittén är Lotta Hägglund och Håvard R Johansen och dessa ersätts av Sickan Bandh och Linda Callenholm. Övriga medlemmar är John Ivar Isaksen, Helena Raunegger och Gerd Pettersen. (Se även under kontakt på vår hemsida) 24 Inkomna ärenden och motioner: En motion hade lämnats in inkommen från Råsegelvägen 1 angående behov av trädfällning. Fastighetsägaren får inte den sol som de vill ha på grund av skymmande höga träd. Styrelsen föreslog avslag av motionen då det finns många andra fastighetsägare som har än mindre sol än vad Råsegelvägen 1 har i nuläget. Dessutom är kommunens policy mycket strikt i sin bedömning avseende behov av trädfällning. Stämman gick på styrelsen förslag och avslog motionen.

5 5 $ 25 Övriga frågor inom vägföreningens ansvarsområde. Sophanteringen: Tre nya skyltar uppsatta med rubriken endast köksavfall. Här platsar inte förlängningssladdar eller byggskyltar!! Hur kommer vi alla gemensamt tillrätta med dessa överfyllda sopkärl med locken på glänt och måsarnas glupska framfart? Effekten av all odör för de närboende! Alla tomglas, kartonger, emballage etc. som gladeligen kastas i våra sopkärl! OBS! Endast köksavfall får kastas i våra sopkärl vilket finns angivet i text vid varje sopstation. Kan vi inte alla gemensamt sköta detta på rätt sätt är faran stor att vi påförs utökade och högre sopavgifter framledes. Detta är ju helt onödigt så skärpning nu alla stugägare vad gäller soporna!!! Det finns en återvinningsstation på vägen in till Strömstad för glas, tidningar, emballage, plåt- och plastförpackningar. Alla stugägare har även fått gratiskort (12 besök per år) till den stora återvinningsstationen söder om Strömstad, där ni kan kasta allt annat som ni vill bli av med i ert hus och på tomten. Nu ber styrelsen om SKÄRPNING!!! Trivselreglerna: Bilparkeringen är fortfarande ett stort problem inom vårt område i Seglarbyn. Parkering nere på tvärgatorna sker kontinuerligt och är inte acceptabelt då detta försvårar framkomligheten för Räddningstjänst och ambulans. Vi har alla gemensamt kommit överens i våra trivselregler för Seglarbyn om att bilkörning på tvärgatorna endast får ske vid i- och urlastning för att sedan parkera fordonet på befintliga parkeringsytor. Seglarbyn disponerar idag 84 stycken p-platser för 62 fastigheter. Gångstigen/väg från infarten vid Kajsa Blåsvägen och hela gångstigen fram till lekplatsen/bollplanen och dess förlängning mot havet är förbjuden bilväg. I enlighet med upprättad detaljplan och befintliga servitut så har enbart det lilla röda huset samt hörnhuset strax norr om Klyvarevägen 16 en juridisk rätt att köra till sitt hus. Vid infarten finns även en förbudstavla uppsatt som redovisar Förbud mot trafik med motordrivet fordon. 26 Övriga frågor: Inga övriga frågor. Mötet avslutades. 27

6 6 Vid protokollet Annika Nyman Sekreterare Clas-Bertil Olson Ordförande Justeras: Justeras: Anna Berg Thomas Bandh