Tomas Mörtberg. Camilla Mattila ANSLAG/BEVIS. Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Transkript

1 Plats och tid Förvaltningsbyggnaden i Övertorneå, måndag 18 juni 2018, kl 10:00 Beslutande Tomas Mörtberg (C) Tomas Vedestig (ÖFA) Robert Grape (C) Jörgen Ekersund (-) Knut Omark (NS) Anders Wälivaara (KD) Inga Savilahti Häggbo (S) Håkan Sandkvist (C) ers: Holger Pekkala (M) Hans Palo (S) ers: Roland Kemppainen (S) Camilla Mattila (S) ers: Per-Erik Muskos (S) Vega Kihlström (S) ers: Bente Åkerholm (S) Övriga deltagande Peter Juntti, kommundirektör, Ingela Karlsson, ekonomichef Gunvor Westerberg, sekreterare Utses att justera Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Camilla Mattila Gunvor Westerberg Tomas Mörtberg Camilla Mattila Paragrafer Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kommunstyrelsen Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Förvaltningsbyggnaden Övertorneå Underskrift Gunvor Westerberg 1

2 2 Innehållsförteckning Beslut Rubrik Ärende Sida Val av protokollsjusterare 89 Revision Löneutbetalningar 2018/ Prognoser 2018 styrelse & nämnder 2018/ Budget preliminära ramar 2018/ Samarbetsavtal mellan Övertorneå och Haparanda 2018/90 9 Kommun 93 Arrende/försäljning Hotell Tornedalia 2018/ Flygbilsprojekt 4 april april / Sammanställning Kollektivtrafik inom Övertorneå 2018/91 12 kommun 96 Trafikstrategiplan / Filmpool Nord begäran om ökat ägartillskott för / Konsthall Tornedalen 2018/ Nytt aktieägaravtal för Investeringar i Norrbotten AB 2018/ Motion - försöksprojekt med arbetstidsförkortning till 2016/68 17 sex timmars arbetsdag med bibehållen lön 101 Begäran om omfördelning av medel i 2018/ investeringsbudgeten för ombyggnad av parkeringen vid förvaltningsbyggnaden 102 Information - Stöd till socioekonomiskt eftersatta 2018/ kommuner 103 Information Projekt Vilja Må Bra i Tornedalen Information GDPR Ruskolabackens framtid Information - samhällsmast Luppioberget Kommundirektörens rapport 24 2

3 3 108 Delgivningar Frågor och information Begäran om omfördelning av medel i investeringsbudgeten för nyanläggning av nytt underlag på befintlig tennisplan 111 Äskande om investeringsmedel för ny ventilationsanläggning högstadiebyggnaden Svarträvens skola 2018/ /

4 KS 89 Revision Löneutbetalningar HR enheten uppdras att vidta åtgärder enligt revisorernas rekommendationer på förbättringar inom löneutbetalningsprocessen. Återrapportering senast till revisorerna. Revisorerna har granskat kommunens internkontroll kopplat till löneutbetalningsprocessen. Granskningens syfte har varit att besvara revisionsfrågan om kommunstyrelsen bedriver en tillfredsställande och ändamålsenlig löneutbetalning med tillräcklig intern kontroll. Revisorernas sammantagna bedömning är att kommunstyrelsen bedriver en i begränsad utsträckning tillfredsställande och ändamålsenligt lönehantering med en i begränsad utsträckning tillräcklig intern kontroll. Mot bakgrund av genomförd granskning rekommenderar revisorerna kommunstyrelsen att; - Stärka den interna kontrollen kopplat till löneutbetalningsprocessen genom att upprätta tydlig rutin/checklista för vilka kontroller som chefer/ arbetsledare ska göra. Dokumentera de rutiner och kontroller som lönekontoret gör i syfte att minska sårbarheten - Upprätta riktlinjer för lönetillägg samt utarbeta en mall för beslut om lönetillägg. En enhetlig mall eller blankett kan utgöra ett tydligt beslutsunderlag för lönetillägg där belopp, period för lönetillägget, motivering samt undertecknande av både arbetsgivaren och arbetstagaren framgår. 4

5 KS 90 Prognoser 2018 styrelse & nämnder Prognosen föranleder i dagsläget inga ytterligare åtgärder då osäkerhetsfaktorerna som berörs kan innebära en budget i balans vid årets slut. Samtliga budgetansvariga uppmanas till återhållsamhet där det är möjligt och följa sin ekonomiska utveckling. Ingela Karlsson redovisar prognoser för 2018 för kommunstyrelsen och övriga nämnder. Budget Prognos helår Avvikelse Kommunfullmäktige 0,6 0,6 0,0 Revision 0,8 0,8 0,0 Överförmyndare 0,7 0,8-0,1 Kommunstyrelse 64,0 65,3-1,3 Miljö- och byggnadsnämnd 2,7 2,7 0,0 Barn- och utbildningsnämnd 107,6 107,9-0,3 Socialnämnd 132,9 133,9-1,0 Summa drift hos nämnd/styrelser 309,4 312,1-2,7 Konto för löneökning 5,0 5,0 0,0 Friskvård 0,3 0,3 0,0 Pensioner, utbetalningar 9,5 9,5 0,0 Återförda kapitalkostnader -24,1-22,5-1,6 Personalförsäkringar 0,0 Avskrivningar 19,6 18,3 1,3 Verksamhetens nettokostnader 319,6 322,6-3,1 Skatteintäkter 186,1 187,0 0,9 Statsbidrag och utjämning 130,0 131,0 1,0 Summa skatteintäkter o statsbidrag 316,2 318,0 1,8 Finansiella intäkter 4,0 4,0 0,0 Finansiella kostnader -1,1-1,1 0,0 Summa finansnetto 2,9 2,9 0,0 Årets resultat enl budgetplan ,5-1,7-1,2 5

6 KS 90 forts I prognosen ingår en del osäkerhetsfaktorer och man har utgått från det man känner till idag. KS prognos kan visa en budget i balans vid årets slut om hotellet arrenderas ut samt att riktade statsbidrag för näringslivet kan visa ett överskott första året beroende på när alla aktiviteter kommer igång. SOC prognos kan visa en budget i balans vid årets slut om medel för återsökta kostnader för nyanlända beviljas. BUN prognos kan bli en budget i balans om det blir ökade elevintäkter, ersättningar för nyanlända kan bli högre än beräknat, samt att riktade statsbidrag kan påverkas beroende på när projekten kommer igång och hur mycket kostnader som upparbetas. 6

7 KS 91 Budget preliminära ramar Nämnderna och styrelsen tilldelas preliminära nettodriftramar för enligt nedan; Styrelse/nämnd Budget 2019 Plan 2020 Plan 2021 Kommunfullmäktige Revision Överförmyndare Kommunstyrelse Miljö- och byggnadsnämnd Barn- och utbildningsnämnd Socialnämnd SUMMA Kapitalkostnader TOTALT Reservation S-gruppen (Inga Häggbo, Camilla Mattila, Hans Palo & Vega Kihlström) reserverar sig mot beslutet. Ingela Karlsson redovisar förslag till preliminära ramar för Förslag till beslut Tomas Vedestig (öfa) föreslår följande budgetramar för ; 7

8 KS 91 forts Kommunfullmäktige Revision Överförmyndare Kommunstyrelse Miljö- och byggnadsnämnd Barn- och utbildningsnämnd Socialnämnd Beslutsgång Kommunstyrelsen bifaller förslaget. 8

9 KS 92 Samarbetsavtal mellan Övertorneå och Haparanda Kommun Ett samarbetsavtal tecknas som bygger på digital utveckling och platsoberoende tjänster i samarbete med Haparanda kommun. Kommundirektören uppdras att verkställa uppdraget, samt löpande rapportera hur arbetet framskrider till kommunstyrelsen. Offentlig sektor står inför stora utmaningar och stora förväntningar på höjd kvalitet och effektivisering. Digitalisering är den enskilt starkaste förändringsfaktorn och främsta möjligheten för att infria dessa förväntningar. Det offentliga behöver dra nytta av digitaliseringens möjligheter för att bli effektivare, mer tillgänglig och erbjuda en enklare vardag för invånare och medarbetare. Det är också svårt för små kommuner att upprätthålla kompetens och rekrytera specialistkompetens inom områden som utvecklas i en allt snabbare takt. Kommunal samverkan är därför ett viktigt verktyg i arbetet för att kunna säkerställa god service och kompetensförsörjning. Målsättningen är att införa minst ett (1) konkretiserat samarbetsområde under Förslag till beslut Robert Grape (c) föreslår bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsgång Kommunstyrelsen bifaller förslaget. 9

10 KS 93 Arrende/försäljning Hotell Tornedalia Anbudsunderlag för arrende av hotell Tornedalia godkänns. Kommunstyrelsen har beslutat att gå ut med ett anbudsförfarande gällande arrende av hotell Tornedalia. Kommundirektör Peter Juntti fick i uppdrag att ta fram ett förslag på anbudsunderlag. Juntti föredrar förslag till anbudsunderlag för arrende av hotell Tornedalia. 10

11 KS 94 Flygbilsprojekt Övertorneå kommun deltar i flygbilsprojektet och finansierar delar av flygbilen, maximalt kr/år. Flygbilsprojektet har pågått under två års tid och det tredje optionsåret har precis påbörjats. Regionala kollektivtrafikmyndigheten (RKM) förordar att Flygbilen från och med den 4 april 2019 skall finnas med som en anropsstyrd linje i det ordinarie trafikutbudet som Länstrafiken erbjuder. En ny upphandling av Flygbil från den 4 april 2019 till och med 3 april 2023 kommer att genomföras förutsatt att Trafikverket, Region Norrbotten samt deltagande kommuner beslutar att delta och finansiera delar av flygbilen. Flygbilen finansieras till 50 % av Trafikverket (maximalt /år), Region Norrbotten (maximalt kr/år) samt av deltagande kommuner 10 % (maximalt kr/år och kommun). Biljettintäkter är kalkylerade till kronor/år. 11

12 KS 95 Sammanställning Kollektivtrafik inom Övertorneå kommun Barn- och utbildningsförvaltningen uppdras att undersöka elevantalet som nyttjar hela linjesträckan för linje 362 samt linje 363. Utifrån framkommet resultat fattas beslut huruvida delar av dessa linjer skall förändras till efterfrågestyrda. Kommunledningsförvaltningen har uppdragits att se över vilka busslinjer som finns inom Övertorneå kommun samt föreliggande kostnader för dessa i dagsläget. Vidare uppdras förvaltningen att se över möjligheter till justeringar i linjetrafikens avtal där förutsättningarna kan ha förändrats vad gäller antal resenärer och nyttjandet av kollektivtrafiken. Förvaltningen uppdras även att se över den totala kostnaden vid införande av ungdomskortet 6-19, vilket beslutades enligt KS 71, I dagsläget består trafikutbudet i Övertorneå kommun av Länstrafiken Norrbottens (fortsättningsvis Länstrafiken) kommunala stomlinjer (linje 63, 53, 54), inomkommunala linjer (linje 361, 362, 363) samt egenupphandlade skolskjutslinjer för de elever som ej kan nyttja Länstrafikens linjer. 12

13 KS 96 Trafikstrategiplan 2018 för Övertorneå kommun Trafikstrategiplan 2018 för Övertorneå kommun fastställs med följande prioriteringar; 1. Gång- och cykelväg Övertorneå Kuivakangas Korva anläggs 2. Gång- och cykelväg mellan Matarengivägen och älven som fortsätter till Aavasaksa på finska sidan via bron. 3. Cirkulationsplats vid korsning riksväg 99/98 och Tingshusvägen. 4. Gång- och cykelväg på höger sida av Berggatan från Tingshusvägen mot Hälsocentral 5. Försköning av infarterna till Övertorneå centralort Samhällsplanerare Arben Vojvoda har upprättat ett förslag till trafikstrategiplan för Övertorneå kommun. En trafikstrategi för Övertorneå kommun behövs för att ta ett samlat grepp och beskriva den inriktning och de avvägningar som rör trafikplaneringen i kommunen. Den ska även ange förslag och åtgärder som kommunen vill arbeta med under kommande år. Trafikstrategin ska även ge vägledning i avvägningen mellan transportbehoven och kommunens övriga behov. Den ska även ange begränsningar för transporternas miljöpåverkan samt ange balansen mellan de olika trafikslagen. Förslag till beslut Tomas Mörtberg (c) föreslår att i prioriteringarna som punkt 5 föreslås att infarterna till Övertorneå centralort förskönas. Beslutsgång Kommunstyrelsen bifaller förslaget. 13

14 KS 97 Filmpool Nord begäran om ökat ägartillskott för 2019 Filmpool Nords begäran om ökat ägartillskott avslås. Filmpool Nord har till ägarna tillskrivit ett äskande om extra ägartillskott på 5 miljoner kronor. Region Norrbotten fick vid ägarsamråd i uppdrag av övriga ägare att föreslå hur äskandet ska fördelas. Region Norrbotten föreslår en fördelning enligt existerande finansieringsgrad. Extra finansieringen är frivillig för envar av ägarna att engagera sig i och påverkar inte aktieägandet eller inflytandet i bolaget. Övertorneå kommun finansierar idag Filmpool Nord med kr/år. Kommunledningsförvaltningen föreslår att avslå äskandet om extra ägartillskott då kommunen redan betalar en årlig finansiering. Förslag till beslut Robert Grape (c) och Knut Omark (ns) föreslår att Filmpool Nords begäran avslås enligt arbetsutskottets förslag. Beslutsgång Kommunstyrelsen bifaller förslaget. 14

15 KS 98 Konsthall Tornedalen Kommunens skriver en ansvarsförbindelse/letter of intent där kommunens åtaganden garanteras. Kostnaderna för vatten, avlopp, elanslutning och fibernät bekostas av kommunen. Utöver det beviljas medel för övriga infrastrukturkostnader på maximalt kr såsom vägförbindelse, säker övergång och parkering. Stödet beviljas som projektet beskrivs i sin nuvarande omfattning. Förslag till beslut Håkan Sandkvist (c) föreslår att kommunen står för kostnaderna för vatten, avlopp, elanslutning och fibernät. För övriga infrastrukturkostnader beviljas medel på maximalt 4 Mkr. Beslutsgång Kommunstyrelsen bifaller förslaget. 15

16 KS 99 Nytt aktieägaravtal för Investeringar i Norrbotten AB Övertorneå kommun ingår nytt avtal med Investeringar i Norrbotten AB fram till och med Övertorneå kommun är delägare i Investeringar i Norrbotten. Aktieägaravtalet som reglerar ägarnas förhållande till varandra för bolaget har löpt ut per Region Norrbottens önskan med det nya förslaget till avtal är att utöka ägandet till alla 14 kommuner. Det nya förslaget innebär ett lägre årligt ägartillskott i form av driftsbidrag. För Övertorneå kommun innebär det 1,60 kr per invånare per år vilket motsvarar 7.137:- kr per år (befolkning ) jämfört med tidigare avtal då ägartillskott var :- kr per år. Investeringar i Norrbottens arbete har varit positivt för Övertorneå kommun då bolaget aktivt arbetar med investeringsfrämjande åtgärder för två bolag inom besöksnäringen i kommunen. 16

17 KS 100 Motion - försöksprojekt med arbetstidsförkortning till sex timmars arbetsdag med bibehållen lön Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Inlämnad motion avslås med hänvisning till att det saknas ekonomiska resurser för genomförande av föreslaget försöksprojekt samt att det redan i dagsläget föreligger rekryteringssvårigheter inom berörda verksamheter. Reservation S-gruppen (Inga Häggbo, Camilla Mattila, Hans Palo & Vega Kihlström) reserverar sig mot beslutet. Socialdemokraterna anger i inlämnad motion att Övertorneå kommuns sjuktal är höga inom vård- och omsorg samt lokalvård och kök. Socialdemokraterna föreslår i motionen att; - Övertorneå kommun utreder samtliga effekter av ett försök med införande av sex timmars arbetsdag genom arbetstidsförkortning med bibehållen lön, - Övertorneå kommun inför ett försöksprojekt under ett års tid inom de verksamheter som berörs mest, - att detta genomförs under 2017 samt att kommunfullmäktige får en återkoppling av eventuella effekter samt konsekvenser efter projekttidens slut för att därefter kunna ta ställning till vidare satsningar. ade , 38 att återremitera ärendet i väntan på utvärdering av försöksprojektet vid Svartedalens äldreboende i Göteborg. HR-enheten har yttrat sig i ärendet efter att ha tagit del utav utvärderingen av försöksprojektet. Kommunledningsförvaltningen delar HR-enhetens syn i frågan och anser att inlämnad motion bör avslås med hänvisning till tidigare motivering. Förslag till beslut Robert Grape (c) föreslår att motionen avslås. Beslutsgång Kommunstyrelsen bifaller förslaget. 17

18 KS 101 Begäran om omfördelning av medel i investeringsbudgeten för ombyggnad av parkeringen vid förvaltningsbyggnaden Omfördelning av investeringsmedel från projekt 1710 förvaltningsbyggnad dörrar till projekt 1700 förvaltningsbyggnad parkering beviljas med 84 tkr. Tekniska enheten anför i skrivelse att parkeringsplatserna vid förvaltningsbyggnaden ej är anpassade för dagens bilar då dessa är endast 225 cm breda. Dagens standard är minimum 250 cm. Investeringsbelopp om 128 tkr finns anslaget i budgeten för nämnda objekt Tekniska enheten föreslår en omfördelning av investeringsmedel från projekt 1710 förvaltningsbyggnad dörrar till projekt 1700 förvaltningsbyggnad parkering med 84 tkr. 18

19 KS 102 Information - Stöd till socioekonomiskt utsatta kommuner Förslaget till ansökan godkänns. Kommundirektör Peter Juntti uppdras att lämna in ansökan till Tillväxtverket. Kommundirektör Peter Juntti redovisar förslag till områden där resursförstärkning för att öka Övertorneå kommuns attraktionskraft görs; Område; Jämställdhets-, folkhälso-, och minoritetsspråksfrågor Frågorna behöver medvetliggöras i en högre grad och bli en naturlig del i det dagliga arbetet. Dessa frågor är en vital del i att skapa ett socialt hållbart samhälle som är redo att möta framtidens krav och utmaningar. För att uppnå detta behöver ökade stödresurser tillföras organisationen. En förstärkning inom området medför även att resurser kan frigöras till att arbetat prioriterat med kris-, beredskaps-, och säkerhetsfrågor. Område; Medborgardialog, kommunikation Genom att öka och förstärka dialogen med medborgare, besökare och andra intressenter kan intresset och attraktionen för Övertorneå kommun som besöksmål, arbets- och bostadsort öka. En resursförstärkning medför att informativa insatser kan genomföras mer aktivt samt mål- och målgruppsinriktat och inom rätt medier. Förstärkning inom området medför även att organisationen kan arbeta än mer fokuserat med utveckling av nya digitala lösningar, bl.a. e- tjänster, vilket kan bidra till en effektiv organisation som är optimerad att möta kommande utmaningar. Område; Servicekontor Möjliggör bemanning av servicekontor, vilken har till mål att öka attraktionskraften för Övertorneå kommun genom att dels erbjuda information till allmänhet men även att stödja den ideella sektorn. Inriktningen för servicekontoret bör fokuseras på; samhällsinformation och allmän service till medborgare och besökare, råd och stöd till föreningar i utvecklingsfrågor och hjälp med, t.ex. ansökningar om externa medel, att inrätta ett sportotek för att möjliggöra lån av sportutrustning till barn- och ungdomar. 19

20 KS 103 Information - Projekt Vilja Må Bra i Tornedalen Informationen föranleder inget beslut. Kommunstyrelsen ställer sig positiv till att medfinansiera ett arvsfondsprojekt som föreningen Vilja Må Bra i Tornedalen ansöker om. Sofi Wiippa Lahti informerar om projekt Vilja Må Bra i Tornedalen. 20

21 KS 104 Information - GDPR Informationen föranleder inget beslut. Amanda Jauhiainen, dataskyddsombud, informerar om den nya dataskyddsförordningen som trädde i kraft den 25 maj

22 KS 105 Verksamheten i Ruskola backen Kommunledningsförvaltningen uppdras att lämna in en skrivelse till stiftelsen Ruskola friluftsområde med förfrågan om Stiftelsen, eller någon annan på Stiftelsens uppdrag, kommer att öppna backen och driva denna under säsongen 2018/2019. Styrelsen anmodas att senast inkomma med besked om detta. Kommunstyrelsen har i egenskap av hälftenägare i Stiftelsen Ruskola friluftsområde, diskuterat Ruskolabackens framtid. Koordinator Leif Häggbo föredrar ärendet. 22

23 KS 106 Information - samhällsmast Luppioberget Informationen föranleder inget beslut. Kommundirektör Peter Juntti lämnar information i ärendet. Offert på projektering har gått ut. Ärendet fortskrider och behandlas i miljö- och byggnadsnämnden 20 september

24 KS 107 Kommundirektörens rapport Rapporten läggs med godkännande till handlingarna. Föreligger kommundirektörens rapport daterat

25 KS 108 Delgivningar 1. Diskrimineringsombudsmannen, DO tillsyn av Övertorneå kommuns riktlinjer och rutiner avseende trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier 2. Länsstyrelsens beslut tillstånd till kameraövervakning 3. Länsstyrelsens beslut bidrag till omläggning av spåntak på byggnader vid Hanhinvittikko fäbodvall 4. Övertorneå kommun svar på remiss till Naturvårdsverket gällande detaljplan för Rautuvaara industriområde och delgeneralplan för gruvområde i Hannukainen 5. Länstrafiken Norrbotten underskottstäckning för kollektivtrafik år IT Norrbotten protokoll från årsstämma Länsstyrelsens beslut beslut om bidrag till restaurering av övre fäbodsstugans golv, Hanhinvittikko fäbod 8. Miljö- och byggnadskontoret, delegationsbeslut inplacering i riskklass och årlig kontrolltid Aapua vattenverk 9. Heart of Lapland verksamhetsberättelse Luleå tekniska universitet En stark resurs för regionens företag 25

26 KS 109 Frågor och information Jörgen Ekersund (-) frågar om bristerna vid sporthallen i Svanstein är åtgärdade. Teknisk chef Mikael Wallenius svarar att det är åtgärdat till viss del. Michael Wallenius informerar även om åtgärder vid Särkijärvi ekopark. Vega Kihlström (s) frågar om inköp av hjärtstartare till Siekasjärvi. 26

27 KS 110 Begäran om omfördelning av medel i investeringsbudgeten för nyanläggning av nytt underlag på befintlig tennisplan Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Omfördelning av medel från projekt 1540 Digitalisering tekniska till projekt 6100 tennisplan underlag/nät med kr beviljas. Tekniska enheten föreslår i skrivelse en omfördelning av medel i investeringsbudgeten för nyanläggning av nytt underlag på befintlig tennisplan. Investeringen är beräknad till kr kr finns anslaget i budgeten för nämnda objekt år

28 KS 111 Äskande om investeringsmedel för ny ventilationsanläggning högstadiebyggnaden Svarträvens skola Kommunstyrelsens ordförande Tomas Mörtberg och teknisk chef Michael Wallenius får i uppdrag att undersöka om möjlighet till omfördelning av medel i investeringsbudgeten finns. Tekniska enheten begär i skrivelse om investeringsmedel för ny ventilationsanläggning i högstadiebyggnaden på Svarträvens skola. Investeringskostnaden är beräknad till kr. 28