Förvaltningsbyggnaden i Övertorneå, måndag 4 juni 2018, kl 09:00

Transkript

1 Plats och tid Förvaltningsbyggnaden i Övertorneå, måndag 4 juni 2018, kl 09:00 Beslutande Tomas Mörtberg (C) Tomas Vedestig (ÖFA) Bente Åkerholm (S) Robert Grape (C) Roland Kemppainen (S) ers: Per-Erik Muskos (S) Övriga deltagande Peter Juntti, kommundirektör, Ingela Karlsson, ekonomichef Gunvor Westerberg, sekreterare Utses att justera Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Robert Grape Gunvor Westerberg Tomas Mörtberg Robert Grape Paragrafer Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kommunstyrelsen Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Förvaltningsbyggnaden Övertorneå Underskrift Gunvor Westerberg 1

2 2 Innehållsförteckning Beslut Rubrik Ärende Sida Val av protokollsjusterare Samlad Kallelse 47 Prognoser 2018 styrelse & nämnder Budget Samarbetsavtal mellan Övertorneå och Haparanda 2018/90 7 Kommun 50 Information - Stöd till socioekonomiskt eftersatta 8 kommuner 51 Beslut KS Arrende/försäljning Hotell 2018/97 9 Tornedalia 52 Motion - försöksprojekt med arbetstidsförkortning till 2016/68 10 sex timmars arbetsdag med bibehållen lön 53 Återkallelse av serveringstillstånd för OLAP AB, 2015/53 11 Robbas Kök & catering 54 Flygbilsprojekt 4 april april / Sammanställning Kollektivtrafik inom Övertorneå 2018/91 13 kommun 56 Trafikstrategiplan / Filmpool Nord begäran om ökat ägartillskott för / Nytt aktieägaravtal för Investeringar i Norrbotten AB 2018/ Förfrågan om köp av tomtmark Haapakylä 2018/89 17 industriområde 60 Förvärv av fastigheten Haapakylä 9: / Revision Löneutbetalningar 2018/ Formell hantering avseende överenskommelse mellan kommunen och förre kommunchefen 2018/

3 3 63 Dialog Stiftelsen Matarengihem med anledning av 21 revisionsrapporten 64 Kommundirektörens rapport Övriga frågor Investering i lekparker/platser för yngre barn Serviceturer i byarna 25 3

4 KSAU 47 Prognoser 2018 styrelse & nämnder Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunstyrelsen Prognosen föranleder i dagsläget inga ytterligare åtgärder då osäkerhetsfaktorerna som berörs kan innebära en budget i balans vid årets slut. Samtliga budgetansvariga uppmanas till återhållsamhet där det är möjligt och följa sin ekonomiska utveckling. Ingela Karlsson redovisar prognoser för 2018 för kommunstyrelsen och övriga nämnder. Budget Prognos helår Avvikelse Kommunfullmäktige 0,6 0,6 0,0 Revision 0,8 0,8 0,0 Överförmyndare 0,7 0,8-0,1 Kommunstyrelse 64,0 65,3-1,3 Miljö- och byggnadsnämnd 2,7 2,7 0,0 Barn- och utbildningsnämnd 107,6 107,9-0,3 Socialnämnd 132,9 133,9-1,0 Summa drift hos nämnd/styrelser 309,4 312,1-2,7 Konto för löneökning 5,0 5,0 0,0 Friskvård 0,3 0,3 0,0 Pensioner, utbetalningar 9,5 9,5 0,0 Återförda kapitalkostnader -24,1-22,5-1,6 Personalförsäkringar 0,0 Avskrivningar 19,6 18,3 1,3 Verksamhetens nettokostnader 319,6 322,6-3,1 Skatteintäkter 186,1 187,0 0,9 Statsbidrag och utjämning 130,0 131,0 1,0 Summa skatteintäkter o statsbidrag 316,2 318,0 1,8 Finansiella intäkter 4,0 4,0 0,0 Finansiella kostnader -1,1-1,1 0,0 Summa finansnetto 2,9 2,9 0,0 Årets resultat enl budgetplan ,5-1,7-1,2 4

5 KS AU 47 forts I prognosen ingår en del osäkerhetsfaktorer och man har utgått från det man känner till idag. KS prognos kan visa en budget i balans vid årets slut om hotellet arrenderas ut samt att riktade statsbidrag för näringslivet kan visa ett överskott första året beroende på när alla aktiviteter kommer igång. SOC prognos kan visa en budget i balans vid årets slut om medel för återsökta kostnader för nyanlända beviljas. BUN prognos kan bli en budget i balans om det blir ökade elevintäkter, ersättningar för nyanlända kan bli högre än beräknat, samt att riktade statsbidrag kan påverkas beroende på när projekten kommer igång och hur mycket kostnader som upparbetas. 5

6 KSAU 48 Budget preliminära ramar Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunstyrelsen Nämnderna och styrelsen tilldelas preliminära nettodriftramar för enlig nedan; Styrelse/nämnd Budget 2019 Plan 2020 Plan 2021 Kommunfullmäktige Revision Överförmyndare Kommunstyrelse Miljö- och byggnadsnämnd Barn- och utbildningsnämnd Socialnämnd SUMMA Kapitalkostnader TOTALT Ingela Karlsson redovisar förslag till preliminära ramar för

7 KSAU 49 Samarbetsavtal mellan Övertorneå och Haparanda Kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunstyrelsen Ett samarbetsavtal tecknas som bygger på digital utveckling och platsoberoende tjänster i samarbete mellan kommunerna. Kommunstyrelsen uppdrar till kommundirektören att verkställa uppdraget, samt löpande rapportera hur arbetet framskrider till kommunstyrelsen. Offentlig sektor står inför stora utmaningar och stora förväntningar på höjd kvalitet och effektivisering. Digitalisering är den enskilt starkaste förändringsfaktorn och främsta möjligheten för att infria dessa förväntningar. Det offentliga behöver dra nytta av digitaliseringens möjligheter för att bli effektivare, mer tillgänglig och erbjuda en enklare vardag för invånare och medarbetare. Det är också svårt för små kommuner att upprätthålla kompetens och rekrytera specialistkompetens inom områden som utvecklas i en allt snabbare takt. Kommunal samverkan är därför ett viktigt verktyg i arbetet för att kunna säkerställa god service och kompetensförsörjning. Målsättningen är att införa minst ett (1) konkretiserat samarbetsområde under

8 KSAU 50 Information - Stöd till socioekonomiskt eftersatta kommuner Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunstyrelsen Kommundirektör Peter Juntti får i uppdrag att lämna in ansökan till Tillväxtverket. Kommundirektör Peter Juntti redovisar på förslag till resursförstärkning inom vissa områden. Område; Jämställdhets-, folkhälso-, och minoritetsspråksfrågor Frågorna behöver medvetliggöras i en högre grad och bli en naturlig del i det dagliga arbetet. Dessa frågor är en vital del i att skapa ett socialt hållbart samhälle som är redo att möta framtidens krav och utmaningar. För att uppnå detta behöver ökade stödresurser tillföras organisationen. En förstärkning inom området medför även att resurser kan frigöras till att arbetat prioriterat med kris-, beredskaps-, och säkerhetsfrågor. Område; Medborgardialog, kommunikation Genom att öka och förstärka dialogen med medborgare, besökare och andra intressenter kan intresset och attraktionen för Övertorneå kommun som besöksmål, arbets- och bostadsort öka. En resursförstärkning medför att informativa insatser kan genomföras mer aktivt samt mål- och målgruppsinriktat och inom rätt medier. Förstärkning inom området medför även att organisationen kan arbeta än mer fokuserat med utveckling av nya digitala lösningar, bl.a. e- tjänster, vilket kan bidra till en effektiv organisation som är optimerad att möta kommande utmaningar. Område; Servicekontor Möjliggör bemanning av servicekontor, vilken har till mål att öka attraktionskraften för Övertorneå kommun genom att dels erbjuda information till allmänhet men även att stödja den ideella sektorn. Inriktningen för servicekontoret bör fokuseras på; samhällsinformation och allmän service till medborgare och besökare, råd och stöd till föreningar i utvecklingsfrågor och hjälp med, t.ex. ansökningar om externa medel, att inrätta ett sportotek för att möjliggöra lån av sportutrustning till barn- och ungdomar. 8

9 KSAU 51 Arrende/försäljning Hotell Tornedalia Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut Till kommunstyrelsens möte 18 juni 2018 redovisar kommundirektör Peter Juntti ett förslag till anbudsunderlag för arrende av hotell Tornedalia. Kommunstyrelsen har beslutat att gå ut med ett anbudsförfarande gällande arrende av hotell Tornedalia. Kommundirektör Peter Juntti fick i uppdrag att ta fram ett förslag på anbudsunderlag. 9

10 KSAU 52 Motion - försöksprojekt med arbetstidsförkortning till sex timmars arbetsdag med bibehållen lön Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunfullmäktige Inlämnad motion avslås med hänvisning till att det saknas ekonomiska resurser för genomförande av föreslaget försöksprojekt samt att det redan i dagsläget föreligger rekryteringssvårigheter inom berörda verksamheter. Socialdemokraterna anger i inlämnad motion att Övertorneå kommuns sjuktal är höga inom vård- och omsorg samt lokalvård och kök. Socialdemokraterna föreslår i motionen att; - Övertorneå kommun utreder samtliga effekter av ett försök med införande av sex timmars arbetsdag genom arbetstidsförkortning med bibehållen lön, - Övertorneå kommun inför ett försöksprojekt under ett års tid inom de verksamheter som berörs mest, - att detta genomförs under 2017 samt att kommunfullmäktige får en återkoppling av eventuella effekter samt konsekvenser efter projekttidens slut för att därefter kunna ta ställning till vidare satsningar. Kommunstyrelsen beslutade , 38 att återremitera ärendet i väntan på utvärdering av försöksprojektet vid Svartedalens äldreboende i Göteborg. HR-enheten har yttrat sig i ärendet efter att ha tagit del utav utvärderingen av försöksprojektet. Kommunledningsförvaltningen delar HR-enhetens syn i frågan och anser att inlämnad motion bör avslås med hänvisning till tidigare motivering. Förslag till beslut Tomas Vedestig och Robert Grape föreslår att motionen avslås. Beslutsgång Arbetsutskottet bifaller förslaget. 10

11 KSAU 53 Återkallelse av serveringstillstånd för OLAP AB, Robbas Kök & catering Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut OLAP AB:s, (organisationsnummer ), serveringstillstånd återkallas med omedelbar verkan. Återkallelsen görs med stöd av 9 kapitlet 18 alkohollagen (SFS 2010:1622). OLAP AB, organisationsnummer , erhöll den 13 april 2015 ett stadigvarande serveringstillstånd för servering av alla sorters alkoholdrycker till allmänheten. Den 1 maj 2018 har tillståndshavaren via mail meddelat alkoholhandläggaren att de vill återkalla sitt serveringstillstånd för Robbas kök och catering, Matarengivägen 24, Övertorneå. 11

12 KSAU 54 Flygbilsprojekt 4 april april 2023 Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunstyrelsen Övertorneå kommun deltar i flygbilsprojektet och finansierar delar av flygbilen, maximalt kr/år. Flygbilsprojektet har pågått under två års tid och det tredje optionsåret har precis påbörjats. Regionala kollektivtrafikmyndigheten (RKM) förordar att Flygbilen från och med den 4 april 2019 skall finnas med som en anropsstyrd linje i det ordinarie trafikutbudet som Länstrafiken erbjuder. En ny upphandling av Flygbil från den 4 april 2019 till och med 3 april 2023 kommer att genomföras förutsatt att Trafikverket, Region Norrbotten samt deltagande kommuner beslutar att delta och finansiera delar av flygbilen. Flygbilen finansieras till 50 % av Trafikverket (maximalt /år), Region Norrbotten (maximalt kr/år) samt av deltagande kommuner 10 % (maximalt kr/år och kommun). Biljettintäkter är kalkylerade till kronor/år. Förslag till beslut Tomas Vedestig föreslår bifall till förslaget. Beslutsgång Arbetsutskottet bifaller förslaget. 12

13 KSAU 55 Sammanställning Kollektivtrafik inom Övertorneå kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunstyrelsen Barn- och utbildningsförvaltningen uppdras att undersöka elevantalet som nyttjar hela linjesträckan för linje 362 samt linje 363. Utifrån framkommet resultat fattas beslut huruvida delar av dessa linjer skall förändras till efterfrågestyrda. Kommunledningsförvaltningen har uppdragits att se över vilka busslinjer som finns inom Övertorneå kommun samt föreliggande kostnader för dessa i dagsläget. Vidare uppdras förvaltningen att se över möjligheter till justeringar i linjetrafikens avtal där förutsättningarna kan ha förändrats vad gäller antal resenärer och nyttjandet av kollektivtrafiken. Förvaltningen uppdras även att se över den totala kostnaden vid införande av ungdomskortet 6-19, vilket beslutades enligt KS 71, I dagsläget består trafikutbudet i Övertorneå kommun av Länstrafiken Norrbottens (fortsättningsvis Länstrafiken) kommunala stomlinjer (linje 63, 53, 54), inomkommunala linjer (linje 361, 362, 363) samt egenupphandlade skolskjutslinjer för de elever som ej kan nyttja Länstrafikens linjer. 13

14 KSAU 56 Trafikstrategiplan 2018 för Övertorneå kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunstyrelsen Trafikstrategiplan 2018 för Övertorneå kommun fastställs. Samhällsplanerare Arben Vojvoda har upprättat ett förslag till trafikstrategiplan för Övertorneå kommun. En trafikstrategi för Övertorneå kommun behövs för att ta ett samlat grepp och beskriva den inriktning och de avvägningar som rör trafikplaneringen i kommunen. Den ska även ange förslag och åtgärder som kommunen vill arbeta med under kommande år. Trafikstrategin ska även ge vägledning i avvägningen mellan transportbehoven och kommunens övriga behov. Den ska även ange begränsningar för transporternas miljöpåverkan samt ange balansen mellan de olika trafikslagen. 14

15 KSAU 57 Filmpool Nord - begäran om ökat ägartillskott för 2019 Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunstyrelsen Filmpool Nords begäran om ökat ägartillskott avslås. Filmpool Nord har till ägarna tillskrivit ett äskande om extra ägartillskott på 5 miljoner kronor. Region Norrbotten fick vid ägarsamråd i uppdrag av övriga ägare att föreslå hur äskandet ska fördelas. Region Norrbotten föreslår en fördelning enligt existerande finansieringsgrad. Extra finansieringen är frivillig för envar av ägarna att engagera sig i och påverkar inte aktieägandet eller inflytandet i bolaget. Övertorneå kommun finansierar idag Filmpool Nord med kr/år. Kommunledningsförvaltningen föreslår att avslå äskandet om extra ägartillskott då kommunen redan betalar en årlig finansiering. 15

16 KSAU 58 Nytt aktieägaravtal för Investeringar i Norrbotten AB Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunstyrelsen Övertorneå kommun ingår nytt avtal med Investeringar i Norrbotten AB fram till och med Övertorneå kommun är delägare i Investeringar i Norrbotten. Aktieägaravtalet som reglerar ägarnas förhållande till varandra för bolaget har löpt ut per Region Norrbottens önskan med det nya förslaget till avtal är att utöka ägandet till alla 14 kommuner. Det nya förslaget innebär ett lägre årligt ägartillskott i form av driftsbidrag. För Övertorneå kommun innebär det 1,60 kr per invånare per år vilket motsvarar 7.137:- kr per år (befolkning ) jämfört med tidigare avtal då ägartillskott var :- kr per år. Investeringar i Norrbottens arbete har varit positivt för Övertorneå kommun då bolaget aktivt arbetar med investeringsfrämjande åtgärder för två bolag inom besöksnäringen i kommunen. 16

17 KSAU 59 Förfrågan om köp av tomtmark Haapakylä industriområde Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut Jaxal AB erbjuds att förvärva del av Haapakylä 28:8, ett område på ca m2 i enlighet med kommunens taxa för mark och att köparen står för lantmäteriförrättningskostnader. Jaxal AB planerar för en utbyggnad av nuvarande lokaler. För att detta skall kunna genomföras vill de förvärva ca m2 av kommunens fastighet Haapakylä 28:8. Tekniska enheten föreslår att kommunen säljer i enlighet med kommunens taxa för mark samt att köparen står för tillkommande lantmäteriförrättnings kostnader. 17

18 KSAU 60 Förvärv av fastigheten Haapakylä 9:30 Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut Tornedalens Ölbryggeri erbjuds att förvärva fastigheten Haapakylä 9:30 i enlighet med kommunens taxa för mark. Köparen står för kostnaden för inskrivning av servituten/ ledningsrätter. Tornedalens Ölbryggeri önskar förvärva fastigheten Haapakylä 9:30. Fastighetens areal är 2415 m2. Tekniska enheten konstaterar att byggnaden inte betingar något egentligt värde och att det erbjudna priset är i enlighet med kommunens taxa för mark. Tekniska enheten anför att vid ett beslut om försäljning av fastigheten behöver fastigheten belastas med servitut för väg som delvis går över fastigheten samt för ledningsrätter. Köparen står för kostnaden för inskrivning av servituten/ ledningsrätter. 18

19 KSAU 61 Revisionsrapport - Löneutbetalningar Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag till kommunstyrelsen HR enheten uppdras att vidta åtgärder enligt revisorernas rekommendationer på förbättringar inom löneutbetalningsprocessen. Revisorerna har granskat kommunens internkontroll kopplat till löneutbetalningsprocessen. Granskningens syfte har varit att besvara revisionsfrågan om kommunstyrelsen bedriver en tillfredsställande och ändamålsenlig löneutbetalning med tillräcklig intern kontroll. Revisorernas sammantagna bedömning är att kommunstyrelsen bedriver en i begränsad utsträckning tillfredsställande och ändamålsenligt lönehantering med en i begränsad utsträckning tillräcklig intern kontroll. Mot bakgrund av genomförd granskning rekommenderar revisorerna kommunstyrelsen att; - Stärka den interna kontrollen kopplat till löneutbetalningsprocessen genom att upprätta tydlig rutin/checklista för vilka kontroller som chefer/ arbetsledare ska göra. Dokumentera de rutiner och kontroller som lönekontoret gör i syfte att minska sårbarheten - Upprätta riktlinjer för lönetillägg samt utarbeta en mall för beslut om lönetillägg. En enhetlig mall eller blankett kan utgöra ett tydligt beslutsunderlag för lönetillägg där belopp, period för lönetillägget, motivering samt undertecknande av både arbetsgivaren och arbetstagaren framgår. 19

20 KSAU 62 Formell hantering avseende överenskommelse mellan kommunen och förre kommunchefen Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut Delegationsordningen revideras enligt revisorernas synpunkter. Revisorerna har granskat överenskommelsen mellan kommunen och förre kommunchefen. Revisorerna förutsätter att kommunstyrelsen ser över sina rutiner för hanteringen av delegationsbeslut och att samtliga delegater informeras om vilka regler som gäller när delegationsbeslut fattas. 20

21 KSAU 63 Dialog med Stiftelsen Matarengihem med anledning av revisionsrapporten Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut Representanter från Stiftelsen Matarengihem inbjudes till kommunstyrelsens möte 18 juni 2018 för fortsatta diskussioner. 21

22 KSAU 64 Kommundirektörens rapport Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut Kommundirektörens rapport delges kommunstyrelsen. Föreligger kommundirektörens rapport per

23 KSAU 65 Övriga frågor Kommundirektör Peter Juntti informerar om att avtalet med Pite Havsbad är undertecknat. Tomas Vedestig (öfa) påtalar att väg och belysningsstolpar runt Ekoparken är i dåligt skick. Tekniska enheten får i uppdrag att se över detta. Vedestig frågar även om Folktandvården i Övertorneå skall stängas. Kommunstyrelsens ordförande Tomas Mörtberg får i uppdrag att inlämna en skrivelse till Region Norrbotten i ärendet. 23

24 KSAU 66 Investering i lekparker/platser för yngre barn Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut Tekniska enheten får i uppdrag att se över lekparker/platser för yngre barn i anslutning till kommunens skolor/anläggningar. Ärendet behandlas vid budgetberedningen för Robert Grape (c) påtalar bristen på lekparker/platser för de yngre barnen. Grape föreslår att tekniska enheten får i uppdrag att se över detta. Beslutsgång Arbetsutskottet bifaller förslaget. 24

25 KSAU 67 Serviceturer i byarna Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut Kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att se över vars behov finns och även en kostnadskalkyl. Ärendet behandlas vid budgetberedningen för Robert Grape (c) föreslår att kommunen utvecklar serviceturer/efterfrågestyrda turer i kommunens byar. Grape föreslår att kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att se över behoven och kostnaderna. Beslutsgång Arbetsutskottet bifaller förslaget. 25