FM centrums verksamhetsplan 2015 inklusive årsbudget

Transkript

1 FM centrums verksamhetsplan 2015 inklusive årsbudget Version Torget Norra entrén US FM centrum Dnr

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 VISION (OCH VERKSAMHETSIDÉ)... 3 MEDBORGAR-/KUNDPERSPEKTIVET... 5 NYCKELINDIKATORER MEDBORGARE/KUND... 6 PROCESSPERSPEKTIVET NYCKELINDIKATORER PROCESS MEDARBETARPERSPEKTIVET NYCKELINDIKATORER MEDARBETARE EKONOMIPERSPEKTIVET NYCKELINDIKATORER EKONOMI ÅRSBUDGET FÖRSLAG TILL BESLUT

3 VISION (OCH VERKSAMHETSIDÉ) Landstinget i Östergötland har följande vision: BRA VÅRD OCH BÄTTRE HÄLSA Detta innebär att östgötarna ska ges bästa möjliga förutsättningar att få uppleva en god hälsa och känna en trygghet i att en effektiv hälso- och sjukvård med ett hälsofrämjande synsätt finns tillgänglig när den behövs. Denna vision kommer att omarbetas i samband med genomförd regionbildning. Huvuduppdraget för FM centrum är att genom sitt uppdrag stödja regionens/landstingets vision. FM centrums uppdrag Regionens/landstingets 3-årsbudget, finansplan, övergripande verksamhetsplaner samt regionens/landstingets styrprinciper, i synnerhet Styrprinciper för fastighetsförvaltning, utgör grunden för uppdraget. FM centrum ska utifrån intentionerna i detta och med en ekonomi i balans fullgöra sina åtaganden gentemot region-/landstingsinterna och externa avtalsparter. FM centrum ska tillhandahålla ändamålsenliga lokaler och värdeskapande servicetjänster för regionens/landstingets verksamheter i Östergötlands län. FM centrum ska ta ett region- /landstingsövergripande helhetsansvar för att regionens/landstingets fastigheter och lokaler, samt verksamhetsnära servicetjänster, fungerar på ett optimalt sätt men även att regionens/landstingets investeringar i fastigheter behåller värde och funktion över tiden. FM centrum ska rationalisera och effektivisera för att frigöra resurser till kärnverksamheten samt möjliggöra för kärnverksamheten att minska den tid som läggs på stödjande processer. FM centrum ska tillsammans med kunder och samarbetspartners utveckla och fördjupa samarbetet, med gemensam långsiktig planering av den stödverksamhet som kunden behöver för att lyckas med sitt uppdrag. FM centrum är en gemensam resurs för regionens/landstingets verksamheter när det gäller att anpassa, utveckla och underhålla lokaler. FM centrum ska ta ansvar för den ekonomiska såväl som den tekniska utvecklingen av regionens/landstingets fastighetsbestånd. FM centrum ska ta ansvar för samordning och utveckling av servicetjänsterna och hantera tjänsteutbudet på ett sammanhållet och effektivt sätt. FM centrums tjänster och priser ska vara transparenta. Prisbilden ska vara konkurrenskraftig och inkludera täckning för utveckling och avveckling. FM centrum kan producera tjänsterna internt men också tillämpa outsourcing. Oavsett driftsform har FM centrum ett regions-/landstingsövergripande helhetsansvar, såväl ekonomiskt som innehållsmässigt, för tjänsternas upphandling, förvaltning, uppföljning och utveckling. FM centrums verksamheter (Byggprojekt, Fastighet, Service och FM-projekt) har definierade uppdrag som tar sin utgångspunkt i FM centrums uppdrag. 3

4 FM CENTRUM EKONOMI HR FM-PROJEKT STAB & UTVECKLINGSSTÖD AFFÄRSOMRÅDE BYGGPROJEKT AFFÄRSOMRÅDE FASTIGHET AFFÄRSOMRÅDE SERVICE Förvaltning Serviceenheten TEMS FIXA Teknisk dokumentation Receptioner Konst FM centrums Målbild 2017 Målbild 2017 är såväl en beskrivning av en önskad framtid som en värdegrund. Den beskriver hur FM centrum som organisation, och varje medarbetare, vill vara och uppfattas. FM centrums målbild sammanfattas enligt följande: Genom en trevlig och hjälpsam attityd samt med ett positivt bemötande erbjuder vi en personlig och professionell service för våra kunder Vi ifrågasätter våra val och där vi befinner oss. Det finns lust till utmaningar och förändringar är alltid en möjlighet. Tillsammans med våra kunder, kollegor och samarbetspartners får vi vården enklare och regionen/landstinget bättre. Vår verksamhet prioriteras så att kundfokus och ägaransvar alltid, och tillsammans, styr och påverkar våra val. Våra ledord är: FÖREBILD UTVECKLING SAMVERKAN ANSVAR 4

5 MEDBORGAR-/KUNDPERSPEKTIVET Nuläge/bakgrund Kundperspektivet beskriver hur FM centrum på ett hållbart och förtroendegivande sätt ska tillgodose regionens/landstingets behov av våra tjänster och vår kompetens. FM centrum deltar i många olika forum såsom kundmöten, träffar med sjukhusledningar, möten med politiska företrädare, ledningsstaben, vårdenhetschefsmöten, fokusgrupper etc. Utöver dessa samverkansforum har vi vår kundtjänst FIXA samt vår kundnöjdhetsmätning, Tempen. Tempen skickas till regionens/landstingets samtliga medarbetare och mäter nöjdheten av städ-, tvätt-, vaktmästeriservice samt fastighetsdrift. Nöjdheten av patientkosten besvaras av patienterna själva, eftersom de är bäst lämpade att svara på frågor om hur de upplever kosten. Tidigare har även nöjdheten av catering och transporttjänsten mäts men vi har i år valt att fokusera på de tidigare nämnda, då de är de mest komplexa tjänsterna som köps in i stora volymer och till stora belopp. FM centrum har i år genomfört Tempen vid ett tillfälle istället för som tidigare vid två tidpunkter. Under året har vi som alternativ kompletterat enkäten med uppföljning direkt i verksamheten, t ex mätning av städkvaliten och uppföljning i produktionsköken. Nya sätt att mäta kundnöjdheten har testats såsom sk Happy or not i receptionen vid US södra och Popupp- fråga i FIXA. Vi har även deltagit i Ernst & Young:s nationella Landstingsbenchmarkingprogram avseende städ- och kostservice, och utifrån detta mätt servicenivå och kostnader i jämförelse med andra regioner/landsting. Resultatet från varje Tempen-mätning följs upp och analyseras enligt en tydlig process. De respondenter som uttryckt ett starkt missnöje kontaktas personligen för vidare dialog. Resultatet förmedlas till samtliga berörda entreprenörer med krav på analys och åtgärdsplan som sedan rapporteras och följs upp kontinuerligt. Tempen genomfördes under augusti 2014 och resultatet redovisades i september. En fördjupad analys och uppföljning av resultaten genomförs nu under oktober och november. I stora drag visar mätningen att landstingets medarbetare är nöjda med de servicetjänster de kommer i kontakt med. Den trend vi redan nu kan se, är att fastighetsdriften visar en positiv riktning där framförallt bemötandet upplevs som bra. 5

6 Inom Byggprojekt har FM centrum under många år använt en enkät vid projektavslut som berörda personer i de aktuella verksamheterna fyllt i. Numera använder berörd projektledare löpande kundnöjdhetsmöten/avstämningar med berörd verksamhet, oftast i samband med annat möte i projektet. Kundnöjdheten anges med trafikljussignaler utifrån framtagen rutin i projektets lägesrapport fyra gånger per år. Resultatet från 2014 års mätning visar på en positiv trend. Inom Fastighet är uppdraget bl a att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler. Ett prioriterat område sedan tidigare är kommunikationen inom området hyror. Detta arbete sker via medarbetare från affärsområde Fastighet tillsammans med kollegor från affärsområde Byggprojekt samt från Ekonomifunktionen. Samordningsansvaret ligger på respektive fastighetsförvaltare. Ytterligare en kommunikativ utmaning är i samband med lokalomflyttningar inom vården. Inom Service tar vi ansvar för upphandlingarna av olika servicetjänster. Upphandlingarna drivs i projektform enligt landstingets projektmodell och styr- och projektgrupper tillsätts utifrån projektets behov. En väsentlig del av upphandlingsarbetet är att identifiera och tydliggöra verksamheternas behov av service nu och i framtiden. Detta genomförs på olika sätt i projekten och bygger till stor del på den erfarenhet och kommunikation som sker i samband med uppföljning av avtal och leverans. FM centrum ansvar i upphandlingsarbetet omfattar samtliga större och övergripande moment i upphandlingsarbetet. Upphandlingscentrum finns representerade i projektgrupperna som stöd inom Lagen om Offentlig Upphandling (LoU), annonsering, kvalificering, tilldelning samt avtalstecknande. Strategiska mål och framgångfaktorer Strategiskt mål Nöjda kunder Framgångsfaktorer Bra dialog och samverkan med kunder/partners Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Våra strategiska mål och framgångsfaktorer ska alltid stödja regionens/landstingets vision, FM centrums uppdrag samt vår målbild. Valet av utmaningar/aktiviteter som lyfts fram i verksamhetsplanen ska ses mot bakgrund av ett önskat representativt urval av utmaningar som har tillräcklig tyngd och betydelse för hela FM centrum. Inom detta perspektiv har vi valt att endast ha ett strategiskt mål men begreppet kunder innefattar såväl regionens/landstingets kärnverkssamhet som stödjande verksamheter men även FM centrums uppdragsgivare. Våra valda framgångsfaktorer har sin grund i våra kundnöjdhetsmätningar men även annan återkoppling från kunder, samarbetspartners och uppdragsgivare. 6

7 Utmaningar De särskilda utmaningar som vi valt att lyfta fram i detta perspektiv och som beskrivs nedan kan sammanfattas enligt följande: Samverkan mellan stödcentrum/-funktioner Kundkommunikation Service för verksamheter i externa lokaler Uppföljning av leverantörsavtal Förbättrad och tydligare gränsdragningslista Fortsatt fokusering på fastighetsinvesteringar (hålla tidplan och budget) Samverkan med entreprenörer/leverantörer Fortsatt fokusering på sourcingstrategin Upphandling och implementering av servicetjänster Utveckling av servicetjänster FM-projekt (ELFA, Kom In, Mera Flyt) Tillsammans med övriga stödcentrum har projektet med arbetsnamnet Tillsammans gör vi det bättre startats upp. Syftet är att genom samordning och gemensam utveckling förbättra kvaliteten och effektiviteten avseende stöd och service till verksamheten. Det ska uppnås genom ett gemensamt tjänsteerbjudande, gemensamma tjänsteleveranser samt en gemensam kundtjänst på regionens/landstingets stödcentrum. Målet för projektet är att regionens/landstingets medarbetare ska: Hitta tjänsteutbudet via en tjänsteportal inom 1 år Få en strukturerad/samlad kunddialog/uppföljning inom 2 år Ha en kontaktväg in, via gemensam kundtjänst inom 3 år Utmaningarna inom affärsområde Fastighet under 2015 är som alltid att skapa ett ökat förtroende hos våra kunder och uppdragsgivare. Detta görs bäst genom uppfylla kundens och uppdragsgivarens förväntningar via leveranssäkerhet samt systematisk och professionell kommunikation. Under 2015 fortsätter vi att förbättra kunddialogen inom fastighetsområdet genom fortsatta kundråd med Folktandvården och skolorna. Många av vårdverksamheterna är organiserade länsövergripande vilket kan vara extra utmanande för FM centrum inom fastighetsområdet. För de länsövergripande vårdverksamheterna (Sinnescentrum, Hjärt- och medicincentrum, Diagnostikcentrum, Centrum för Kirurgi, Ortopedi och Cancervård samt Barn- och Kvinnocentrum) blir det flera kontaktytor i fastighetsfrågor vilket FM centrum måste hitta ett bättre sätt att hantera. För vårdverksamheter lokaliserade i externa fastigheter behöver FM centrum förbättra sin service inom fastighetsområdet. I externa fastigheter har inte landstingets entreprenör inom fastighetsdrift något uppdrag vilket ställer stora krav på att den externa fastighetsägaren tillhandahåller dessa tjänster på ett professionellt sätt. Denna hantering är inte tillfredsställande ur ett kundperspektiv och kommer därför att förbättras under För fastighetsdriften finns ett nytt avtal som vi under 2015 ska utveckla och följa upp i syfte att leverera en bättre fastighetsdrift i regionens/landstingets lokaler. Uppföljning av FM centrums samtliga leverantörsavtal ska följa beslutad process för avtalsuppföljning. Under 2015 avslutas ett internt utvecklingsprojekt, SULA (Systematisk Uppföljning av LeverantörsAvtal), som har till syfte att skapa en enhetlig, systematisk och professionell uppföljning av våra leverantörsavtal. 7

8 Inom affärsområde Fastighet fortsätter under 2015 arbetet med att förbättra och förenkla gränsdragningslistan. Detta är det dokument som detaljerat reglerar hyresgästs och hyresvärds ansvar inom landstinget under hyrestiden. Den beskriver även hur regionen/landstinget hanterar verksamhetsutrustning i samband med om- och nybyggnadsprojekt. Utmaningarna inom affärsområde Byggprojekt under 2015 är att hantera regionens/landstingets omfattande fastighetsinvesteringar på bästa sätt. De större projekten är Framtidens US, Vision 2020, ny Rättspsykiatrisk klinik i Vadstena samt planereringen för Finspångs vårdcentrum. Utöver dessa större projekt hanterar affärsområde Byggprojekt ett stort antal mindre och mellanstora projekt, allt i syfte att på bästa sätt utveckla regionens/landstingets fastighetsbestånd. Processerna inom byggprojekt styrs av kunden och av uppdragsgivaren. Att säkerställa leveranssäkerhet i byggverksamheten handlar t ex om att hålla utlovad tidplan, budget samt omfattning utifrån projektuppdraget/beställningen. Under 2015 har vi fokus på att förbättra detta arbete ytterligare. Information och kommunikation i samband med våra byggprojekt är av yttersta vikt. Vi arbetar idag aktivt med information och kommunikation till region-/landstingsanställda, patienter och besökande. Då informationsbehovet ständigt ökar kommer detta arbete att utvecklas tillsammans med Kommunikationsenheten under I samband med nya ramavtal inom byggprojekt kommer de kontrakterade företagen att bjudas in till introduktion i syfte att minimera störningar/påverkan i pågående vårdverksamhet vid byggprojekt. Vi arbetar aktivt med att skapa större förståelse och samverkan med samtliga våra entreprenörer och leverantörer inom byggverksamheten. Utmaningarna inom affärsområde Service under 2015 är ett stort antal upphandlings- och utvecklingsprojekt. Samtliga upphandlingar av servicetjänster tar sin grund i en framtagen sourcingstrategi. Strategin syftar till att ta tillvara skalfördelar och synergieffekter som uppstår i större åtaganden med helhetsansvar. Exempel på upphandlingsprojekt är E1.3 som handlar om en samordnad leverans av inre logistik, materialförrådshantering, kostförsörjning och lokalvård. Att samordna dessa tjänster i samma leverans samt att minska antalet avtalsområden från fyra till två är en stor förändring gentemot det som gäller idag. Det totala kontraktsvärdet är mycket stort och projektet fortlöper till våren Därefter genomförs implementationsprojektet SMILA för en säker och stabil driftsstart med nya avtal och nytt upplägg den 1 februari Upphandlingsprojektet LoL syftar till att upphandla en driftspartner för regionens/landstingets centrallager, Centraldepån. Upphandlingsprojektet Godstrans syftar till att upphandla en samordnad yttre logistik, i det här fallet standardiserade godstransporter för alla verksamheter inom regionen/landstinget samt material hem till dialyspatienter. Inom affärsområde Service hanteras även utvecklingsprojekten PAUSA och Standardisering av personaltextilier. PAUSA syftar till att få café- och kioskverksamhet på sjukhusen som motsvarar brukarnas behov. Standardisering av personaltextilier syftar till att så långt det är möjligt tillse att vården nyttjar standardsortiment för personal- och patienttextilier. Det innebär att man successivt avskaffar de textilier som är unika och ägs av olika enheter. 8

9 Sedan ett år tillbaka har FM centrum en enhet för utvecklingsprojekt, FM-projekt. FM-projekt hanterar främst de regions-/landstingsövergripande utvecklingsprojekt som syftar till nya eller förbättrade service- eller stödtjänster/processer/funktioner. Projekten omfattar deltagare från andra stödcentrum, vårdverksamheterna, ledningsstaben och/eller leverantörer. Utmaningarna för enheten FM-projekt under 2015 är projekten ELFA, Kom in 1 och 2, Mera flyt 1 och 2 och Ö-flytt. Ö-flytt beskrivs under processperspektivet. ELFA (Effektiv Logistik För Arbetskläder) är ett utvecklingsprojekt som syftar till att erbjuda en effektiv och kvalitativ distribution av personaltextilier i gemensamma omklädningsrum i huvudblocket på US. Projektet ska upphandla, implementera och driftsätta digitala textilskåp och detta ska ske i takt med att verksamheterna flyttar in i sina nya lokaler. Projektet är region- /landstingsövergripande och omfattar uppdrag för FM centrum, Resurscentrum, IT-centrum, Upphandlingscentrum, TvNo och FUS. Efter ELFA finns det möjlighet att implementera digitala textilskår även inom andra delar av regionen/landstinget. Kom In 1 och 2 är utvecklingsprojekt som syftar till erbjuda incheckningsautomater och bra hänvisningshjälp i norra och södra entéerna på US. Uppdraget omfattar systemintegration gentemot bland annat Agresso, Cosmic och gentemot det frikortssystem som kommer att upphandlas som en effekt av projektet. Vidare omfattar uppdraget en kommunikationsplattform gentemot patienter och besökare inför och under deras sjukhusbesök för att de ska hitta rätt. Projektet är komplext och region-/landstingsövergripande och omfattar uppdrag för FM centrum, Resurscentrum, IT-centrum, Kommunikationsenheten och vården. Kom In 1 är ett utredningsprojekt som har till uppgift att klarlägga gränsdragning och utformning av kommande genomförandeprojekt Kom In 2. Efter Kom In 2 finns det möjlighet att implementera incheckningsautomater även inom andra delar av regionen/landstinget. Mera Flyt 1 och 2 är utvecklingsprojekt som syftar till att kartlägga och utforma materialflödet som en sammanhållen process med ett tydligt ägaransvar. Med material avses här förbrukningsmaterial. Vidare syftar projektet till att åtgärda alla kända brister och utveckla flödet. Mera Flyt 1 är ett utredningsprojekt som syftar till att ta fram beslutsunderalg för avgörande strategiska beslut samt att tydliggöra gränsdragning och upplägg för Mera Flyt 2 som är ett genomförandeprojekt. Projektet är komplext och landstingsövergripande och omfattar uppdrag för FM centrum, Upphandlingscentrum, Resurscentrum, Finansförvaltningen och IT-objektet Ekonomi och upphandling, serviceentreprenörer och vården. Mera Flyt 1 slutförs under kvartal 1 år 2015 och därefter startas Mera Flyt 2. 9

10 Nyckelindikatorer Medborgare/Kund Strategiskt mål 1: Nöjda kunder Indikator nr Framgångsfaktor 1 Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster 2 Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster 3 Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster 4 Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster 5 Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster 6 Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster 7 Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster 8 Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Nyckelindikator Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Vaktmästeri/Inre logistik Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Fastighetsdrift Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Städ Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Tvätt och textil Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Patientkost Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Totalt Kundnöjdhet i Byggprojekt: Genomsnittligt omdöme i värderingsfråga Samverkan/Kundnöjdhet (mäts med trafikljus) FM projekten ELFA, Kom In 1 och 2 samt Mera Flyt 1 och 2 skall följa beslutade projektplaner Ingångsvärde Mål 2015 Mål 2017 Källa Rapportering Tempen DÅ08, ÅR Tempen DÅ08, ÅR Tempen DÅ08, ÅR Tempen DÅ08, ÅR Tempen DÅ08, ÅR Tempen DÅ08, ÅR Ingångsvärde saknas Ingångsvärde saknas 0 % rött, max 5 % gult Enligt projektp lan 0 % rött, max 5 % gult Antura DÅ 08, ÅR -- Avstämnin g med styrgruppe r DÅ 03, 08, 10, ÅR 10

11 PROCESSPERSPEKTIVET Nuläge/bakgrund Processperspektivet beskriver vikten av att resurserna utnyttjas effektivt med hjälp av utveckling och ständiga förbättringar som skall bidra till goda resultat och effektiva processer. Det är väsentligt att alla medarbetare upplever att de har två arbeten; operativt och förbättringsarbete och att det är nödvändigt att det ges förutsättningar att arbeta med båda delarna. Våra processkartor har tidigare beskrivits utifrån hur vi är organiserade. Under 2014 har FM centrum arbetat in samtliga idag kända processer i vårt ledningssystem FaMla. Syftet är att beskriva nuläget över hur vi arbetar i ett flöde utifrån våra definierade huvudprocesser och att det är ett stöd i arbetet för medarbetarna. Våra processer är beskrivna med tillhörande styrande dokumentation. Medarbetarna har genom utsedda processledare ansvarat för detta arbete och det har medfört såväl nya insikter som skapat ett lärande i processarbete. Interna revisioner har genomförts för att följa upp följsamheten av beslutade processer samt identifiera förbättringar. Under året har det genomförts processledardagar inom affärsområde Bygg med såväl introduktion/utbildning i de system och verktyg som används i vårt ledningssystem som processförbättringar. De har identifierat omfattningen av styrande dokument, fått fördjupning av processkartor samt information om vad rollen som processledare innebär. Behållningen har varit stor och vi ser att vi under 2015 kommer att utöka med motsvarande utbildning för övriga processledare inom FM centrum. FM centrums förbättringsarbete sker med variation genom förbättringstavlor eller strulliggare. Förbättringsarbetet genomsyras av LEAN och ISO där utgångspunkten är kundens perspektiv och flödet i processerna. Genom förbättringsarbetet: Förbättras ständigt kvaliteten på det vi levererar Blir vi blir effektivare Engageras och görs medarbetarna delaktiga Under 2014 har FM centrums kontinuitetshantering tagit fart. En samlad och specialinriktad utbildning har genomförts för nyckelpersoner i centrumet. FM centrum vill genom sin kontinuitetshantering öka patientsäkerheten. För att FM centrum ska ha kontroll över sina pågående utvecklingsprojekt samlar vi all information i en projektförteckning. I den framgår bl a information om beställare, resurser, projektledning, start- och slutdatum. Projektförteckningen ger oss en snabb överblick av pågående projekts status, om och när vi kan starta nya projekt. FM centrum samverkar med ledningsstabens Projekt- och utvecklingsenhet där vi samarbetar och påverkar regionens utveckling av projektmodell och projektverktyg samt skapar former för projektarbete inom regionen/landstinget. Vi följer landstingets projektmodell i våra egna FMprojekt såsom Ö-flytt, Mera flyt 1-2, Kom In 1-2 och ELFA. 11

12 Uppdragsblanketten i framskrivningsprocessen för fastighetsinvesteringar har uppdaterats för att underlätta överlämnandet från fastighetsförvaltare till byggprojekt. Under 2014 har framskrivningsprocessen fullt ut hanterats genom Antura. Genom att hantera uppdragen i Antura har vi kunnat följa upp processen och få underlag för ständiga förbättringar. Under många år framöver kommer det ske omfattande ut- och inflyttningar i samband med Framtidens US, Vision 2020, Rättspsykiatrin i Vadstena och Finspångs vårdcentrums färdigställande. Idag pågår ett projekt, Ö-flytt, som ska säkra att resurser och processer finns för ovanstående strategiska byggprojekts slutfas d v s en slutleverans till vårdverksamheten. Statusen för projektet är att det idag inte fullt ut finns en dokumenterad process med tillhörande dokumentation. Inom FM centrum sker många upphandlingar av olika slag. Vi har i nuläget inget gemensamt tillvägagångssätt och detta gör det svårt att kvalitetssäkra och förbättra vårt upphandlingsarbete. Vi ser möjligheten att likrikta vårt upphandlingsarbete oavsett vad som ska handlas upp. FM centrum har deltagit i benchmarkingprogrammet Best Service för regioner/landsting på nationell nivå under 2014 inom områdena lokalvård och patientkost. Vi avser inte att fortsätta delta i programmet under 2015 eftersom osäkerheterna i mätningarna bedöms som alltför stora. FM centrum ska verka som en förebild inom energi- och miljöområdet vilket återspeglas i såväl byggprojekt och fastighetsdrift som miljöanpassade val av tjänster och produkter. Fokus i miljöarbetet är dels att de krav som ställs i pågående byggprojekt efterlevs och följs upp på ett systematiskt sätt och dels att skapa ett driv och en systematik inom fastighetsdriften relaterat till miljöfrågor i nya avtalet för fastighetsdrift. Arbete med att nå regionens/landstingets vision om en energieffektivisering om 20 % till 2020 fortsätter och medför stora krav på energiarbetet i samtliga fastighetsinvesteringar i länet. Som en följd av ovanstående målsättningar skall samtliga nyproduktioner inom regionen/landstinget certifieras enligt Miljöbyggnad kravnivå Silver samt projekteras med en energiprestanda motsvarande 50 % av gällande BBR (Boverkets byggregler). Strategiska mål och framgångfaktorer Strategiskt mål Processorienterat arbetssätt Framgångsfaktorer Tydliga och kända processer Samverkan inom FM centrum samt med kunders och samarbetspartner Strategiskt mål Framgångsfaktorer Resurseffektiv och kretsloppsanpassa verksamhet med minsta möjliga klimatpåverkan Effektivt och systematiskt miljöarbete i hela organisationen Våra strategiska mål och framgångsfaktorer ska alltid stödja regionens/landstingets vision, FM centrums uppdrag samt vår målbild. Valet av utmaningar/aktiviteter som lyfts fram i verksamhetsplanen ska ses mot bakgrund av ett önskat representativt urval av utmaningar som har tillräcklig tyngd och betydelse för hela FM centrum. Inom detta perspektiv har vi valt att ha två olika strategiska mål. Det strategiska målet processorienterat arbetsätt har såväl ett internt som externt fokus. Våra processer ska vara tydliga och kända internt inom FM centrum men flertalet av våra processer har ett externt fokus, därav valet av framgångsfaktorerna. För vårt andra strategiska mål inom miljö- och klimatområdet finns det även där ett internt som externt fokus. 12

13 Utmaningar De särskilda utmaningar som vi valt att lyfta fram i detta perspektiv och som beskrivs nedan kan sammanfattas enligt följande: Samverkan inom FM centrum, mellan stödcentrum/-funktioner samt med kund Process för investeringsplanering Upphandlingsprocessen Process för uppföljning av leverantörsavtal FM centrums ledningssystem, FaMla Kontinuitetshantering Flyttleveransprocessen/Flyttkoordinering Framtida Vårdavdelning Program för Teknisk Standard (PTS) Dokumenthanteringssystem Miljö/Klimat/Energi Under 2015 fortsätter arbetet med att förbättra samarbetet mellan olika funktioner inom FM centrum men även samarbetet med såväl andra stödfunktioner inom regionen/landstinget som med vårdverksamheten. Vår största utmaning, men även vår största potential inom detta perspektiv, är att förbättra samarbete med kunder och samarbetspartners. Fastighetsförvaltningens arbete med planering och att upprätthålla befintliga investeringsplaner är inte helt tillfredställande. Under 2015 ska ett processarbete tydliggöra ansvarfördelningen och hur fastighetsförvaltningen ska förbättra och utveckla arbetet med fastighetsinvesteringar. De olika upphandlingsprocesserna som FM centrum har idag kommer att dokumenteras och analyseras för att därefter ta fram en gemensam modell för upphandlingar. Vi vill uppnå ett kvalitetssäkrat arbetssätt och rätt nivå på leveranserna som vi upphandlar. Under 2014 påbörjades ett arbete med att ta fram en process för systematiskt uppföljning av leverantörsavtal som kommer fortsätta under Syftet är att följa upp att vi får den leverans vi har avtalat och att det är underlag för förbättring av våra kommande avtal. Under 2015 kommer alla medarbetare att få utbildning i vad ett ledningssystem är, FaMla, innehåll i processer och symbolers betydelse. Vår förväntan är att medarbetare ska vara väl bekanta med och känna en tillhörighet i de processer som de deltar och är en del av och att öka möjligheten till efterlevnad av definierade processer. Vi har under 2014 utfört mätningar för hur väl processerna är kända hos medarbetare och om de efterlevs. Mätningarna som påbörjades 2014 kommer att fortsätta under 2015 för att säkerställa att vi har väl etablerade processer. Vi kommer också att börja styra förbättringsarbetet utifrån processerna och inte utifrån organisation som det görs idag. Vi ser att det finns oklarheter i ansvarsgränser mellan FM centrum och vården i kontinuitetshanteringarbetet. Vi behöver möta upp vårdens frågeställningar och samverka för att reda ut gränssnitt i våra leveranser. Vi kommer också att använda kontinuitetshanteringen för att definiera sårbarhet i nyckelroller inom FM centrum och skapa redundans för dessa. 13

14 Ö-flytt är ett projekt som har två huvudsakliga mål. Det ena målet är att kartlägga de processer som kvarstår i flyttkoordineringsprocessen internt på FM centrum. Det andra målet är att koordinera alla flyttar inom regionen/landstinget med hjälp av en övergripande tidplan som följs upp och kommuniceras med berörda aktörer. Projektet är komplext och region- /landstingsövergripande och omfattar uppdrag för FM centrum, IT-centrum, Medicinsk Teknik, Upphandlingscentrum samt berörda serviceentreprenörer. Under hösten 2014 genomförs inom landstinget en förstudie kring Framtida vårdavdelning. Syftet med förstudien är att fram ett förslag på ett direktiv till ett projektupplägg för att utveckla och pröva nya yrkesmixar och arbetsformer på några vårdavdelningar med målet, en mer funktionell arbetsfördelning mellan olika yrkesgrupper för att öka tid för direkt patientarbete, undvika icke-värdeskapande arbetsmoment, förbättra arbetsmiljön och minska sårbarheten av tillgång till främst sjuksköterskor och läkare. Om förstudien följs av ett projekt kommer FM centrum, och i synnerhet affärsområde Service, att blir djupt involverade i projektet under Vårt pågående arbete inom Program för Teknisk Standard (PTS) ska under 2015 utvecklas. PTS är vårt system för att åstadkomma rätt kvalitet i projektering, byggande och förvaltning. PTS innehåller krav på både funktion och teknik och som kan återanvändas i hela bygg- och förvaltningsprocessen. Det som inte är bra kan, genom den öppna strukturen i PTS, fångas upp och nå alla i ett ständigt lärande. Inom PTS Forum, ett socialt nätverk för de deltagande regionerna/landstingen som nyttjar verktyget, anordnas träffar för att utbyta erfarenheter, diskutera potentiella förbättringsområden och benchmarking kring olika fackområden. PTS Forum samverkar även kring forskningsrelaterade utvecklingsprojekt för att fånga det senaste inom de olika fackområdena. Under 2015 kommer nytt dokumenthanteringssystem att införas i regionen. På FM centrum finns idag Centuri som då ska ersättas. Delar av centrumets dokumentation finns också i Sharepoint. Vid införandet kommer samtlig dokumentation att ligga i samma system. Vi är medvetna om vad ett dokumenthanteringssystem innebär och kommer att planera för de resurser som införandet kommer kräva. Inom miljö- och energiområdet ser FM centrum framförallt fyra stora utmaningar inför Den första innebär att förbättra dialogen mellan FM centrum, IT-centrum och Medicinsk Teknik för att samverka kring energi. Genom att dessa tre stora och energipåverkande centrum samverkar kommer energiarbetet inom regionen/landstinget att ta ytterligare ett steg i riktning mot en hållbar utveckling. Den andra stora utmaningen ligger i att fortsätta hålla ett stort fokus på byggrelaterade miljöfrågor, framförallt energianvändning, byggvaror och byggavfall. Under 2015 kommer FM centrum att börja arbeta med så kallade gröna hyresavtal vilket är den tredje utmaningen. Genom gröna hyresavtal involveras båda fastighetsägare och hyresgäst för att gemensamt skapa handlingsplaner och uppföljning av miljöarbetet i aktuell fastighet. Den sista utmaningen ligger i att få till en hantering av långtidsplanerat fastighetsunderhåll kopplat till miljö och energi. Utöver dessa fyra utmaningar kommer vi under 2015 att förbättra kravställandet inom miljöoch klimatområdet i samband med upphandling och uppföljning av avtal. 14

15 Nyckelindikatorer Process Strategiskt mål: Processorienterat arbetssätt Indikator nr Framgångsfaktor 9 Tydliga och kända processer 10 Tydliga och kända processer 11 Tydliga och kända processer 12 Samverkan inom FM centrum samt med kunder och samarbetspartner 13 Samverkan inom FM centrum samt med kunder och samarbetspartner Nyckelindikator Ingångsvärde Mål 2015 Mål 2017 Efterlevnad av dokumenterade processer 52 % 75 % 90 % Ett processbaserat förbättringsarbete Minskning av skillnader i lämnade investeringsprognoser till Landstingsledningen Dokumenterad och förankrad process för Flytt Genomförande tid för inflyttningsperiod Ingångsvärde saknas Ingångsvärde saknas Dokumenterad process saknas 5 pågåend e förbättri ngar Process på plats Dokume nterad process 10 pågåend e förbättri ngar Minskni ng av antal förändra de prognos er Förbättr ad process Källa Statistisku ndersöknin g Vid ledningens genomgån g Lämnade budget och prognoser för investering ar Projekt Ö- flytt 40 veckor Hur underlag tas fram bestäms i Projekt Ö- flytt Rapportering DÅ 03 DÅ 08 DÅ 10 ÅR DÅ 03 DÅ 08 DÅ 10 ÅR I samband med investering sprognoser 03, 08, 10 och budget DÅ 03, DÅ 08 DÅ 10 ÅR DÅ 08, DÅ 10 ÅR Strategiskt mål: Resurseffektiv och kretsloppsanpassa verksamhet med minsta möjliga klimatpåverkan Indikator nr Framgångsfaktor 14 Effektivt och systematiskt miljöarbete i hela organisationen 15 Effektivt och systematiskt miljöarbete i hela organisationen Nyckelindikator Energiförbrukning i landstingets fastigheter (kwh/m 2 BRA) inklusive verksamhetsel. (normalårskorrigerad och graddagskorrigerad) Arbeta med att ställa relevanta och mätbara miljökrav vid tecknande av avtal, vid inköp och vid upphandlingar av varor och tjänster samt att uppföljning sker av de miljömässigt mest prioriterade avtalen. Ingångsvärde Mål : kwh/m 2 kwh/m 2 (minst 13 % lägre än 2008) Förbättringspot ential föreligger Resultat et ska förbättra s Mål kwh/m 2 (minst 17 % lägre än 2008 Resultat et ska förbättra s Rapportering Källa Vitec DÅ 03, DÅ 08 DÅ 10 ÅR Värdering utifrån verksamhe tsplaner för AO Fastighet, AO Service och AO Bygg DÅ 03, DÅ 08 DÅ 10 ÅR 15

16 MEDARBETARPERSPEKTIVET Nuläge/bakgrund Medarbetarperspektivet beskriver vad det innebär för FM centrum att vara en attraktiv arbetsgivare och hur medarbetarnas resurser ska tillvaratas och utvecklas. Samtliga mål inom medarbetarperspektivet följs upp via nyckeltal i den årliga medarbetaruppföljningen. Årets medarbetaruppföljning visar på totalen för FM centrum ett något lägre resultat än föregående år vilket innebär att vi inte uppnått målen för Dock har vi ett mycket högt resultat på nyckelindikatorn som handlar om att medarbetare känner stolthet över att vara del av verksamheten, vilket vi upplever är något som genomsyrar hela FM centrum. Aktivitetsplaner utifrån resultatet har upprättas där en del aktiviteter påbörjats medan andra läggs in i funktionernas handlingsplaner för kommande år. Ett aktivt medarbetarskap innebär delaktiga och ansvarstagande medarbetare vilket är en förutsättning för utveckling av verksamheten. Likaså är ett gott ledarskap en förutsättning för utveckling av verksamheten genom att skapa delaktighet och engagemang samt ta tillvara medarbetarnas kompetens. Under 2014 genomfördes ett utvecklingsprogram för samtliga medarbetare inom FM centrum med fokus på beteende, förhållningssätt och kommunikation. Syftet med utbildningen var att utveckla alla medarbetare genom att få en ökad förståelse för sitt eget beteende, hur det påverkar samarbetet med andra människor och öka den kommunikativa förmågan. Genom utvecklingsprogrammet vill vi också bidra till det aktiva medarbetarskapet, att skapa delaktighet och engagemang och vara en attraktiv arbetsgivare. Utöver detta centrumövergripande utvecklingsprogram har vi genomfört att antal utbildningar som riktat sig till enskilda individer eller funktioner. Även våra chefer genomförde ett utvecklingsprogram med likande upplägg som ovan, där en del av utbildningen också handlade om hur man som chef kan stödja sina grupper i det fortsatta arbetet i den process som påbörjats i och med utvecklingsprogrammet. För att uppnå en strategisk kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag har vi under 2014 färdigställt arbetet med att upprätta befattningsbeskrivningar och komptensmatriser för samtliga befattningar inom FM centrum. Med detta som grund kan vi på ett strukturerat sätt arbeta vidare för att utveckla och behålla kompetens och medarbetare och tydliggöra kommande kompetensbehov. FM centrum har under en längre tid haft ett stort behov av att resursförstärka och ett intensivt arbete med rekrytering har lagts ner under de senaste åren. Ett antal nya medarbetare och konsulter har börjat hos oss under året, vilket inneburit att vi på ett aktivt sätt fått använda vår nya introduktionsprocess. Genom introduktionen vill vi ge de bästa förutsättningarna för att nya medarbetare och konsulter ska känna sig välkomna och på ett bra sätt ska komma in i vår verksamhet. För att fånga upp tankar och idéer om förbättringsförslag till introduktionen har ett antal intervjuer, en utvärdering, med nya medarbetare och konsulter genomförts. 16

17 En viktig faktor för att uppnå en strategisk kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag är att vara en attraktiv arbetsgivare och börja sprida detta utanför vår organisation. Vi har nu bestämt att vi kommer att delta på LARM-mässan vid Linköpings universitet i februari I och med detta fortsätter arbetet med att marknadsföra och positionera oss som den bästa tänkbara arbetsgivaren inom vår bransch. Under 2014 har vi bl a anställt 4 st nyexaminerade byggnadsingenjörer som ett led i att resursförstärka inför framtiden. FM centrum har under 2014 fortsatt sitt leanarbete med att skapa struktur och systematik genom en infrastruktur för arbetet med Lean och ISO. Vi försöker även att arbeta in lean som en filosofi och förhållningssätt. Ett antal förbättringscoacher är i dag etablerade och fortsätter uppdraget med att sprida leankunskaper och förbättringsverktyg bland medarbetare. Förbättringscoacherna får sin utveckling bland annat genom studiebesök och workshops. Medarbetare inom FM centrum tar ett stort ansvar och har ett högt engagemang. Från och med den 1 april 2014 sattes en ny organisationsstruktur för FM centrum. I och med förändringen vill vi minska belastningen på vår organisation för att säkerställa leverans och anpassa organisationen och våra personella resurser efter den arbetssituation som idag råder för FM centrum. För att bl a förbättra situationen inom affärsområde Byggprojekt är ett verktyg för resursplanering under framtagning. Under november månad erbjuds medarbetare en föreläsning av en psykolog från vår företagshälsovård inom ämnet stress. Detta görs för att påminna oss om hur vi kan förebygga negativ stress och tips på hur vi kan hantera om vi hamnar i stressade situationer Strategiska mål och framgångfaktorer Strategiskt mål Ett aktivt medarbetarskap Framgångsfaktorer Vilja till delaktighet och engagemang Tydliga roller och förväntningar Strategiskt mål Framgångsfaktorer Strategiskt mål Framgångsfaktor Strategisk kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag Goda lärmiljöer Attraktiv arbetsgivare Gott ledarskap som skapar förutsättningar för goda verksamhetsresultat Ett ledarskap som motiverar och engagerar medarbetare Våra strategiska mål och framgångsfaktorer ska alltid stödja regionens/landstingets vision, FM centrums uppdrag samt vår målbild. Valet av utmaningar/aktiviteter som lyfts fram i verksamhetsplanen ska ses mot bakgrund av ett önskat representativt urval av utmaningar som har tillräcklig tyngd och betydelse för hela FM centrum. Inom detta perspektiv har vi valt tre strategiska mål i syfte att täcka perspektivets olika beståndsdelar (medarbetarskap, ledarskap och kompetensförsörjning). Valet av framgångsfaktorer har sin grund i identifierade förbättringsområden i medarbetaruppföljningen men även den analys vi kontinuerligt gör av vår organisatoriska situation. 17

18 Utmaningar De särskilda utmaningar som vi valt att lyfta fram i detta perspektiv och som beskrivs nedan kan sammanfattas enligt följande: Utvecklingsprogram Beteende/Kommunikation Attrahera arbetskraft Utmaningar att rekrytera Roller och förväntningar Lean Ledarskap Arbetsmiljö och organisatorisk hållbarhet Värdegrund och värderingar Att arbeta med de strategiska målen under medarbetarperspektivet ser vi som ett långsiktigt arbete. FM centrums viktigaste resurser är medarbetarna och ett aktivt medarbetarskap är en förutsättning för utveckling och förbättring av verksamheten. Under 2015 kommer vi att följa upp det utvecklingsprogram vi genomförde 2014 genom att fortsätta arbeta med beteendeprofilerna i våra respektive funktioner samt genomföra en uppföljningsdag för samtliga medarbetare. Det är viktigt för oss att det som nu gjorts inte bara blir en enstaka utbildningsinsats, utan att vi har ett långsiktigt perspektiv, att vi följer upp och fortsätter ha dialog om förhållningsätt och kommunikation. En strategisk kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag är ett strategiskt mål som vi vill jobba med genom att vara en attraktiv arbetsgivare och långsiktigt jobba med komptensförsörjning. I syfte att stärka FM centrums varumärke som arbetsgivare utanför regionen/landstinget och marknadsföra oss mot presumtiva medarbetare kommer vi under 2015 att delta på LARM-mässan, en arbetsmarknadsmässa vid Linköpings universitet. Vi ser fortfarande en stor utmaning, en oro, att vi kommer få svårt att rekrytera till vissa tjänster inom FM centrum. Särskilt gäller det projektledare inom byggprojekt, där det råder en brist i hela branschen. En strategi är att vi parallellt med rekryteringar av erfarna projektledare tar in nyutexaminerade direkt från utbildningen för att internutbilda dem. För att tydliggöra roller och förväntningar samt ha underlag till att arbeta strukturerat med kompetensförsörjning har vi tagit fram befattningsbeskrivningar och kompetensmatriser inom FM centrum. Dessa kommer vi att uppdatera och jobba vidare med under 2015 och vid behov jobba mer ingående med tydliggörande av uppdrag kopplat till kompetens och resurser. En ytterligare dimension för att tydliggöra roller och förväntningar och bidra till ett aktivt medarbetareskap är FM centrums fortsatta arbete med vårt ledningssystem, FaMla. Medarbetare kommer under 2015 gå en utbildning i vad ett ledningssystem är, FaMla, innehåll i processer och symbolers betydelse. Genom den utbildningen är vår förhoppning att medarbetare ska få en ökad förståelse och känna en tillhörighet i de processer som de är en del av. En framgångsfaktor för att gott ledarskap är ett ledarskap som motiverar och engagerar medarbetare och det är viktigt chefer erbjuds relevant kompetensutveckling för att utveckla sitt ledarskap anpassat till den organisation vi arbetar inom. Dels handlar det om individanpassad utveckling för respektive chef, men också gemensam utveckling. Under 2015 kommer vi att följa upp det utvecklingsprogram som genomfördes 2014 med en fördjupande del utifrån identifierat behov hos ledningsgruppen. Vi planerar också för en utvecklingsinsats för ledare inom Lean ledarskap. 18

19 Vi har ett stort tryck på vår organisation med många utmanade projekt och vi ser betydelsen av att återkommande se över vår organisationsstruktur. Detta för att på bästa sätt hantera belastningen på vår organisation och för att skapa en god arbetsmiljö för cheferna. Vi kommer också följa upp medarbetarnas upplevelse av stress, där respektive chef, utifrån behov och situation, följer upp och jobbar vidare med det i sina funktioner. Vår värdegrund som finns beskriven under Målbild 2017 togs fram för några år sedan. En värdegrund handlar om något vi har gemensamt, vår organisationskultur, och visar vilken riktning vi vill ha på våra agerande och beteende inom FM centrum. Då många av våra medarbetare inte var med då värdegrunden togs fram, planerar vi att tillsammans genomföra aktiviteter under året som syftar till att fördjupa oss i vad värdegrunden innebär för oss idag, vilka krav och förväntningar som finns på medarbetare och ledare. Nyckelindikatorer Medarbetare Strategiskt mål: Ett aktivt medarbetarskap Indikator nr Framgångsfaktor 21 Vilja till delaktighet och engagemang Nyckelindikator Medarbetare som upplever att de medverkar aktivt för att utveckla verksamheten Ingångsvärde Ingångsvärde saknas Mål 2015 Mål 2017 Källa Medarbeta ruppföljnin g Rapportering DÅ 08 ÅR 22 Vilja till delaktighet och engagemang 23 Tydliga roller och förväntningar Medabetare som upplever att de är motiverade i sitt arbete Totalindex i medarbetaruppföljningen Ingångsvärde saknas Medarbeta ruppföljnin g Medarbeta ruppföljnin g DÅ 08 ÅR DÅ 08 ÅR Strategiskt mål: Strategisk kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag Indikator nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 24 Attraktiv arbetsgivare Medarbetare som upplever att FM centrum är en attraktiv arbetsgivare 25 Attraktiv arbetsgivare Medarbetare som känner stolthet över att vara del av verksamheten 26 Attraktiv arbetsgivare Medarbetare som upplever att det är roligt att gå till jobbet Ingångsvärde Mål 2015 Mål 2017 Källa Medarbeta ruppföljnin g Medarbeta ruppföljnin g Medarbeta ruppföljnin g 27 Goda lärmiljöer Index Goda lärmiljöer Medarbeta ruppföljnin g Rapportering DÅ 08 ÅR DÅ 08 ÅR DÅ 08 ÅR DÅ 08 ÅR Strategiskt mål: Gott ledarskap som skapar förutsättningar för goda verksamhetsresultat Indikator nr Framgångsfaktor 28 Ett ledarskap som motiverar och engagerar medarbetare 29 Ett ledarskap som motiverar och engagerar medarbetare 30 Ett ledarskap som motiverar och engagerar medarbetare Nyckelindikator Ledningsindex i medarbetaruppföljningen Medarbetare som uppleveler återkoppling från närmste chef om prestation kopplat till verksamhetens mål Medarbetare som upplever att närmaste chef arbetar för att skapa ett öppet klimat på arbetsplatsen Ingångsvärde Mål 2015 Mål 2017 Källa Medarbeta ruppföljnin g Ingångsvärde saknas Ingångsvärde saknas Medarbeta ruppföljnin g Medarbeta ruppföljnin g Rapportering DÅ 08 ÅR DÅ 08 ÅR DÅ 08 ÅR 19

20 EKONOMIPERSPEKTIVET Nuläge/bakgrund Ekonomiperspektivet beskriver hur FM centrum ska hushålla med tillgängliga resurser för att skapa och bibehålla en god ekonomi som ger rimlig handlingsfrihet. FM centrums mål inom ekonomiperspektivet är att ha en ekonomi i balans som också skapar handlingsfrihet. FM centrums prognostiserade resultat för 2014 är 8 Mkr (HB 10) medan budgeterat resultat för 2015 är 0 Mkr. Inom FM centrum arbetar vi kontinuerligt med ekonomisk uppföljning av verksamheterna för att säkerställa en ekonomi i balans. Samtliga enheter inom FM centrum arbetar likt föregående år kontinuerligt med ekonomisk uppföljning för att säkerställa kontroll av verksamhetens kostnader och intäkter. Ekonomisk uppföljning sker generellt månadsvis och i våra byggprojekt sker ekonomisk uppföljning och prognos kvartalsvis. För förvaltnings- och servicefunktionens ekonomi sker uppföljning vid prognosmöten. Varje PEOEs månadsresultat visualiseras för alla medarbetare. Möjligheterna att uppnå ekomiska målet 2015 bedöms relativt goda. Bedömningen görs utifrån att vi drar ner på vissa önskade aktiveteter och har omförhandlade driftsavtal. Under året har vi arbetat med att även få in ekonomidata i systemstödet Antura, vilket innebär att vi kan utläsa projektens helhet vad gäller nedlagd tid, ekonomi och kvalitet i ett system. I samband med att vi har sett över uppdragshanteringen av våra byggprojekt har vi också gjort förändringar så att hanteringen stödjer våra rutiner i projekthandboken. Inom affärsområde Fastighet hanteras en stor mängd fakturor. Mängden fakturor ska sjunka inom området fastighetsdrift då självriskbeloppet ökat från kr till kr. Trendminskningen är dock idag svår att se då fakturering fortfarande kvarstår från den gamla entreprenadtiden. Enligt överenskommelse med entreprenören för fastighetsdriften ska all fakturering från den gamla entreprenaden vara slutförd till Under 2014 har ett arbete påbörjats för att skapa en ny hyresmodell för Primärvården och Folktandvården inom ägda fastigheter. Syftet med den nya hyresmodellen är att över tid ge en jämnare hyresnivå. Hyresprincipen kommer att vara en behovshyra som ska utgöra självkostnad över tid. Modellen reglerar reinvesteringar och innebär att reinvesteringarna inte är bundna till en enskild fastighet som idag. Samtliga reinvesteringar ska ingå i hyresnivån och innebär att hyresgästerna inte ekonomiskt påverkas av varje enskild reinvestering. När det gäller nybyggnation är förslaget att hyresgästen betalar en fast hyra per kvm under kontraktstiden. Den totala kostnaden för nybyggnationen fördelas jämt över kontraktstiden. Även nya byggnadsinventarier (IC) hanteras i den nya modellen. Förslaget är att befintliga och nya byggnadsinventarier ska beräknas med annuitet för att få en jämnare hyra för hyresgästen. 20

21 Strategiska mål och framgångfaktorer Strategiska mål Ekonomi som ger handlingsfrihet Framgångsfaktorer Balans mellan kostnader och intäkter Kostnadseffektivitet som står sig väl i branschjämförelser Våra strategiska mål och framgångsfaktorer ska alltid stödja regionens/landstingets vision, FM centrums uppdrag samt vår målbild. Valet av utmaningar/aktiviteter som lyfts fram i verksamhetsplanen ska ses mot bakgrund av ett önskat representativt urval av utmaningar som har tillräcklig tyngd och betydelse för hela FM centrum. Inom detta perspektiv har vi valt att endast ha ett strategiskt mål, men även våra framgångsfaktorer avser att belysa såväl FM centrums egna ekonomi som den ekonomi vi påverkar med anledning av de fastighetsinvesteringar vi genomför men även de tjänster vi levererar i form av fastighetsförvaltning, fastighetsdrift, servicetjänster mm. Utmaningar De särskilda utmaningar som vi valt att lyfta fram i detta perspektiv och som beskrivs nedan kan sammanfattas enligt följande: Intern och extern effektivitet Fortsatt fokusering på fastighetsinvesteringar (hålla tidplan och budget) Stödja effekthemtagning Uppföljning av leverantörsavtal Ny hyresmodell för primärvård och folktandvård Effektivare fastighetsdrift Kostnadseffektivitet Hyresprocessen Ett av FM centrums uppdrag är att rationalisera och effektivisera för att frigöra resurser till kärnverksamheten samt möjliggöra för verksamheten att minska den tid som läggs på stödjande processer. En avgörande faktor för regionens/landstingets långsiktiga ekonomi är att fastighetsinvesteringarna genomförs inom beslutade ekonomiska ramar. I Regionsdirektörens verksamhetsplan betonas vikten av att verksamheterna arbetar med att utveckla arbetssätt och anpassar processer till de möjligheter som de nya lokalerna ger förutsättningar för. En förutsättning för detta är att verksamheterna arbetar stukturerat med effekthemtagningar. I detta arbete har även FM centrum en aktiv roll där vi bl a ger vissa grundläggande förutsättningar för arbetet med effekthemtagning men även är en part i de diskussioner som förs. Ansvaret för effekthemtagningen är dock verksamhetens. Vi kommer att fortsätta med uppföljningar och prognosarbete i samma utsträckning som under En sammanställning över ekonomiskt utfall i byggprojekten kommer att avrapporteras varje kvartal 2015 för att i tid upptäcka eventuella avvikelser. För våra byggprojekt genomförs prognosgenomgångar 4 gånger per år. Vid dessa tillfällen görs även en lägesrapportering för andra områden än ekonomi. Under 2014 har samtliga leverantörsavtal inventerats inom affärsområde Fastighet. Flertalet av leverantörsavtalen är inom området myndighetsbesiktningar. Målet för 2015 är att på ett strukturerat sätt både handla upp och följa upp dessa avtal på ett likvärdigt sätt. 21