Riktlinjer för ekonomi- och verksamhetsstyrning antagna av kommunfullmäktige

Transkript

1 Styrdokument Dokumenttyp: Lokala anvisningar Beslutat av: Socialnämnden Fastställelsedatum: 23 februari 2016, 18 Ansvarig: Programområdeschef Staben Revideras: Vid behov Följas upp: Minst vart fjärde år Riktlinjer för ekonomi- och verksamhetsstyrning antagna av kommunfullmäktige Lokala anvisningar för socialnämnden

2 1. Bakgrund Med utgångspunkt i de av kommunfullmäktige fastställda riktlinjerna för ekonomi- och verksamhetsstyrning har socialnämnden fastställt anvisningar för hanteringen på lokal nivå. I dokumentet finns riktlinjerna från kommunfullmäktige som inledning under respektive avsnitt och därefter följer de av socialnämnden fastställda anvisningarna som ska gälla i förvaltningens arbete. Under fliken Ekonomi på Intranätet finns ett antal dokument som är styrande för hanteringen av verksamhet och ekonomi. Dessa gäller även för socialnämndens verksamheter. 2. DEFINITION Ekonomi- och verksamhetsstyrning är en målmedveten styrningsprocess som syftar till att påverka organisationens beslut och beteende i syfte att uppnå önskat resultat, effektivitet och verksamhetsmässiga mål med god ekonomisk hushållning. 3. ANSVAR OCH RELATIONER 3.1 ANSVAR Samtliga nämnder och även de affärsdrivande verksamheterna ska utgöra resultatenheter i förhållande till Kommunfullmäktige. Däremot skall fastighetsnämnden och de affärsdrivande verksam-heterna inta en särställning även i fortsättningen genom ograverad resultatöverföring och att ränta beräknas på det balanserade resultatet. Nämnderna beslutar om deras områden skall utgöra resultat- eller kostnadsenheter i förhållande till den egna nämnden. Socialnämndens anvisning: Socialnämndens verksamheter hanteras som kostnadsenheter även om resursfördelningssystemet inom programområdet Vård och omsorg kan ses som en typ av resultatenheter 3.2 ANSLAGSBINDNINGSNIVÅ Varje nämnd är i relation till Kommunfullmäktige en resultatenhet. Därmed har varje nämnd till uppgift att inom befintligt nettoanslag bedriva den verksamhet som kommunfullmäktige i budgeten bestämt omfattningen av i kvantitet och kvalitet. Kommunfullmäktige fastställer ett nettoanslag på nämndsnivå. I budgetunderlaget finns en mer detaljerad budget på programnivå. Nämndens överföring mellan program rapporteras till fullmäktige (via kommunstyrelsen) i samband med helårsprognoser. I samband med bokslut görs en redovisning av de eventuella omflyttningar mellan program som gjorts under året. Bokslutsrapporterna görs som tidigare på programnivå. Nämnderna fördelar sin tur nettoanslag till områdena i internbudgeten. Tilldelat nettoanslag utgör den yttersta gränsen för nämndens resursförbrukning och är alltså överordnat beslut om servicenivå och kvalitetsutfästelser. Nämnden är därför skyldig att själv aktualisera frågan om anpassning av verksamheten när

3 upprättade helårsprognoser visar att nettoanslaget (på nämndnivå) inte kommer att räcka. Tilläggsanslag under löpande budgetår kommer principiellt inte att beviljas. Respektive nämnd skall fastställa vilka regler som skall gälla för omföring av medel inom nämnden. Anslagsbindningen på nämndnivå i stället för programnivå innebär en tydligare decentralisering till nämnderna och därmed ett större ansvar med tillhörande befogenheter. Förändringen ställer större krav på tydliga, uppföljningsbara mål avseende kvantitet och kvalitet på verksamheten. Socialnämndens anvisningar Utifrån de av kommunfullmäktige och socialnämnden fattade besluten kring budgeten bryts budgeten ner på först programområdesnivå och därefter på enhets- områdesnivå. Uppföljningar med helårsprognoser sker per 31 mars och 31 augusti. Socialnämnden ska om den ekonomiska situationen så kräver besluta att göra tätare uppföljningar. Ansvarig chef har ansvaret att hantera sin budget inom tilldelad ram och därmed också ansvar att omedelbart avisera behov som gör att budgeten inte kommer att kunna hållas. I första hand ska omfördelningar göras inom området/enheten för att kunna hålla sig inom budgeten och om detta inte är möjligt ska åtgärder vidtas för att sänka kostnaderna. Områdeschef/enhetschef ska inom 3 veckor till sin programområdeschef överlämna en plan, som innehåller åtgärder för att hålla sig inom tilldelad ram. Socialnämnden har att ta ställning till när det kan vara aktuellt med omföring av medel inom nämndens verksamheter och då i första hand mellan programområdena. Befarade överskott respektive underskott inom ett programområde ska nogsamt följas under året och en omföring av medel kan ske i samband med delårsbokslutet per 31 augusti eller i samband med årsbokslutet. I samband med budget inför nästkommande år ska ställning tas kring omfördelning av medel för nästkommande år. 3.3 AVKASTNINGSKRAV Avkastningskrav skall generellt sett undvikas. Istället skall taxor/interna ersättningar sättas så att de motsvarar självkostnaden. Avkastningskravet används i två steg: Som ett effektiviseringskrav på verksamheten under ett år När effekten är uppnådd ska detta avspeglas i kalkylerna och därmed sänka priset. Socialnämnden har i mycket liten utsträckning möjlighet att täcka sina kostnader genom taxor och avgifter Reglerna för taxor såsom äldreområdet/funktionshinderområdet avseende mat och omvårdnad, placeringar av barn och vuxna etc. är hårt lagreglerade. Alla taxor ska vara fastställda av kommunfullmäktige. Årliga uppräkningar sker av taxorna och avgifterna utifrån de regler som beslutats av kommunfullmäktige eller bestäms utifrån lag.

4 4 RÄTTVISANDE KOSTNADSFÖRDELNING 4.1 INTERNDEBITERINGSPRINCIPER FÖR INTERNA INTÄKTER OCH KOSTNADER Självkostnadsprincipen skall gälla vid interna kostnadsfördelningar. Ev. felaktigheter som kan upp-stå regleras med kommunbidrag. Vid såväl intern som extern fakturering ackumuleras upp till 100 kr.? Interna kostnader fördelas, så långt det är möjligt, med periodiseringsverifikationer t ex baserat på förra årets utfall, alternativt ett snitt av de senaste tre åren. Reglering sker i samband med delårs-prognoserna. I alla lägen måste valet av alternativ för att fördela kostnader baseras på vad som är administrativt enkelt, på alla nivåer, utan att ta bort kostnadsbärarens möjlighet att följa sitt resultat. Följande interna kostnader inom kommunen ska fördelas: Hyror, larm, försäkringar, bilar, service, tvätt, städ, transporter, datorer, telefoner Internt inom förvaltningen ska det i så liten utsträckning som möjligt se fördelning av interna kostnader. 4.2 HYROR En intern debitering av hyreskostnader på den förvaltning som brukar lokalen ligger i linje med övriga principer för kostnadsfördelning i kommunen och skall fortsätta. Socialnämnden hyr lokaler och fastigheter dels via fastighetskontoret och dels direkt från externa hyresvärdar. I samband med budgetprocessen ska en genomgång ske av lokaler som förhyrs av socialnämnden. Det handlar om att gå igenom hyresavtalens längd, uppsägningstider och övrigt innehåll. Därutöver ska en genomgång göras för att inför den kommande budgetprocessen göra bedömningar av behov av underhåll och standardförbättringar. En plan för fastighetsåtgärder ska fastställas av förvaltningsledningen senast 31 maj. Alla former av fastighetsåtgärder, som inte ses som normalt underhåll och därmed ingå i ordinarie hyreskostnad, ska beslutas av förvaltningsledningen. När det gäller de fastigheter som förhyrs via fastighetskontoret ska detta ske i samråd med fastighetsförvaltningen. Förvaltningsledningen sammanträder med Fastighetsförvaltningen en gång i kvartalet för att följa att den fastställda planen följs och även ta upp nytillkomna behov. Fastighetsförvaltningen fastställer hyror för de enheter, som nämnden hyr genom dem, en gång per år. Socialförvaltningen får del av en preliminär hyressättning i maj inför nästkommande år. 4.3 KOMMUNSTYRELSEINTRESSE Metoden med Kommunstyrelseintresse skall fortsätta Kostnader för strategisk utveckling, utveckling av nya system etc. skall bekostas direkt av kommunstyrelsen. Avstämning av vad som inkluderas sker i FC-gruppen.

5 4.4 PEOH För att finansiera vissa centrala personalkostnader såsom fackliga företrädare, omplaceringar och rehabilitering, viss central utbildning och vissa personalbefrämjande åtgärder görs ett påslag på direkta lönekostnader. Påslaget benämns PEOH, personalenhetens overhead-kostnader Finansiering av gemensamma verksamheter sker även fortsättningsvis genom ett procentuellt påslag, PEOH. Personaloverhead (PeOH) inklusive kostnad för Kommunhälsan beräknas i samband med de månatliga lönekörningarna. 4.5 HANDKASSOR Handkassor måste finnas. Rutiner för hantering tas fram. Det är viktigt att skilja på rena handkassor och växelkassor I dokumentet Riktlinjer för kontant- och korthantering som finns under fliken Ekonomi på Intranätet finns beskrivet vad som gäller för hantering av bland annat handkassor. Detta regelverk gäller även för socialförvaltningens verksamheter. 5 MÅL- OCH BUDGETPROCESS 5.1 RESURSFÖRDELNING Mål- och budgetprocessen skall avse hela Utblicksperioden för att inte utgöra ett hot vid behov av omprövningar för att bli långsiktig för att skapa nödvändig tid för kommunal helhetssyn för att såväl önskemål om utveckling som förslag till neddragning och ev. avveckling skall vara realistiska Mål- och budgetprocessen ska innefatta en utgångspunkt i demografiska fakta för olika kommun-delar. Därifrån ska sedan en helhetsbedömning avseende kommundelarnas service av skola, äldre-omsorg, kultur, fritid, vägunderhåll m.m. göras. Det finns ett ständigt behov av översyn av förvaltningarnas kvantitativa service i förhållande till den kvalitativa. Detta oavsett behov av besparingar. Kontinuerliga sådana översyner kan skapa en större handlingsberedskap vid förändringsarbete i syfte att höja attraktiviteten i kommunen oavsett överhängande behov av besparingar. Socialnämndens mål- och budgetprocess följer de beslut som fattats av Kommunfullmäktige avseende konkretiserade mål och ramtilldelning. Socialnämndens tidsplan följer den tidplan som fastställs av kommunstyrelsen och en mer detaljerad tidplan för socialnämnden ska fastställas av nämnden senast i december för att gälla nästkommande års mål- och budgetarbete. I samband med detta beslutas också vilka nyckeltal, mätningar etc som ska ligga till grund för arbetet.

6 6 INVESTERINGSPROCESS DEFINITIONER Beloppsgränsen för investeringar är ½ prisbasbelopp kr. ( kr för 2015) När det gäller anskaffning av inventarier med ett naturligt samband, ska anskaffningen avse det samlade anskaffningsvärdet. Motsvarande skall gälla anskaffning som kan anses vara ett led i en större inventarieinvestering. Reinvesteringsutrymmet beräknas på inventarieinvesteringar med 3, 5 och 10 års avskrivningstid samt maskiner och fordon med 5 och 10 års avskrivningstid. Fastigheter och investeringar av teknisk art ligger utanför reinvesteringsutrymmet. När det gäller investeringar avseende gator, gång- och cykelvägar, renhållning och industriområden har tekniska nämnden möjlighet att omfördela medel mellan projekt i tiden så länge årets respektive investeringens totala budget hålls. Kommunfullmäktige informeras i samband med prognos/delårsbokslut/bokslut. Reparation och underhåll, dvs åtgärder som syftar till att vidmakthålla en anläggnings tekniska sta-tus, bokförs som kostnad det år som åtgärden utförs. Åtgärder som innebär standardförbättringar genom ny- till- och ombyggnad ska bokföras som investeringsutgift. Hit hör även andra åtgärder som höjer anläggningens allmänna standard. 6.1 INVESTERINGSPROCESSEN Investeringsplanering skall tas fram för utblicksperioden, kopplad till visionen och uppdateras årligen. Större vikt skall läggas vid utblicken. Investeringsbudgeten ska ha en bred politisk förankring och arbetas med som en del i omvärldsbevakningen. Investeringsbudgeten beslutas/arbetas parallellt med driftsbudgeten. Som underlag för äskanden i investeringsbudgeten skall årligen uppdaterade befolkningsprognoser och verksamhetsplaner finnas. Alla driftskostnadsökningar beroende av äskanden i investeringsbudgeten skall redovisas inom driftsbudgeten. De satsningar i investeringsbudgeten som är att hänföra till kommunens visionssatsning skall särskilt redovisas. Vid projekt där flera nämnder är inblandade är det den säljande nämndens ansvar att köpande nämnd är informerad. Om investeringskostnaden håller sig inom tilldelad ram i budget och utblick, (KF beslut) beslutas igångsättandet av respektive nämnd. Vid avvikelse från tilldelad total projektbudget beslutar Kom-munfullmäktige om ev igångsättning efter beslut/behandling av inblandade nämnder samt KS. Socialnämndens investeringsäskanden följer den övriga budgetprocessen och beskrivs i nämndens budgetdokument. Socialnämndens investeringar består av nyanskaffningar av exempelvis inventarier i samband med nya verksamheter samt reinvesteringar för utbyte av tidigare gjorda investeringar på grund av ålder och förslitningar såsom möbler och andra inventarier. Senast under augusti innevarande år, i samband med delårsbokslutet, ska socialnämndens olika verksamheter beskriva vilka behov av reinvesteringar som finns under det kommande året. En sammanställning görs på förvaltningsnivå där sedan förvaltningens övergripande ledningsgrupp prioriterar och fastställer investeringarna för

7 nästkommande år. Den yttersta gränsen för investeringsnivån är den av kommunfullmäktige fastställda investeringsutrymmet för socialnämnden. Tomma lokaler Fastighetsnämnden har ansvaret för den kommunala fastighetsreserven. För att främja långsiktigheten i fastighetsinnehavet skall det första hyresavtalet vid en nybyggnad vara 10 år. Socialnämnden har att i samband med budgetprocessen gå igenom lokalbehov och de avtal som är tecknade och avisera till Fastighetskontoret om behov av nya alternativt att lämna lokaler. 7 UPPFÖLJNING 7.1 UPPFÖLJNING DELÅRSBOKSLUT OCH PROGNOSER Nuvarande tidpunkter för helårsprognoser och delårsbokslut (dvs per mars för första prognosen och per augusti för andra prognosen med delårsbokslutet) kvarstår med nedanstående förtydligande. Föregående års bokslut skall utgöra ett viktigt underlag i ram/budgetsammanhang. En djupare analys av årsbokslutet i kombination med Prognos I per mars utgör ett bra underlag för den centrala politiska nivån att fatta beslut om ramar. För nämnderna med dess förvaltningar ger prognos I per mars en tidig indikation på större befarade avvikelser och därmed ges också möjligheter för verk-samheten att snabbt sätta in åtgärder för att nå effekt redan under innevarande budgetår. Prognos II med delårsbokslut, skulle utöver att uppfylla lagens krav, utgöra ett redskap för nämndernas interna styrning. Det är av yttersta vikt är precisionen i prognosen är god. Relevanta prognoser skapar också på sikt tilltro till den ekonomiska uppföljningen. Prognos II kan också ge tidiga indikationer på behov inför ett ramresonemang nästkommande år. För att erhålla mer träffsäkra prognoser/delårsbokslut ska vi fortsätta vårt arbete med att periodisera mera och göra det skarpt i ekonomisystemet. Ansvaret för att hålla budget skall ligga på nämnderna. De skall själva ansvara för underskott och visa på möjliga åtgärder genom omfördelning mellan programmen. Först om alla möjligheter är uttömda hänskjuter nämnden frågan om hur underskottet ska hanteras till KS och KF för återkoppling. I den nya lagstiftningen stadgas: När en balanskravsavstämning visar på ett negativt resultat skall fullmäktige anta en särskild åtgärdsplan. Motsvarande skall gälla för nämnderna när de tar en hel-årsprognos som visar på ett negativt ekonomiskt utfall under innevarande budgetår Istället för TA (=Tilläggsanslag) under innevarande år ska man i korrigerande syfte kunna påverka nästkommande års rambudget. Tilläggsbudget under innevarande år skall därför inte tillämpas som huvudregel.

8 Förvaltningens chefer har genom uppdraget samt genom den av socialnämnden beslutade delegeringsordningen verksamhets- och budgetansvar. Detta innebär ett ansvar för varje chef att lämna så relevanta och precisa prognoser som möjligt. Ansvarig chef har ansvaret att hantera sin budget inom tilldelad ram och därmed också ansvar att omedelbart avisera behov som gör att budgeten inte kommer att kunna hållas. I första hand ska omfördelningar göras inom området/enheten för att kunna hålla sig inom budgeten och om detta inte är möjligt ska åtgärder vidtas för att sänka kostnaderna. Områdeschef/enhetschef ska inom tre veckor till sin programområdeschef överlämna en plan, som innehåller åtgärder för att hålla sig inom tilldelad ram. Socialnämnden har att ta ställning till när det kan vara aktuellt med omföring av medel inom nämndens verksamheter och då i första hand mellan programområdena. Befarade överskott respektive underskott inom ett programområde ska nogsamt följas under året och en omföring av medel kan ske i samband med delårsbokslutet per 31 augusti eller i samband med årsbokslutet. Socialnämnden har att i varje enskild situation ta ställning till om man ska begära tilläggsanslag. En förutsättning ska vara att behoven inte bedöms kunna täckas genom egna åtgärder eller omfördelningar inom budgeten