Svenska försäkringsförmedlares förening - SFM Om Finansinspektionen, eller annan myndighet, knackar på

Transkript

1 Svenska försäkringsförmedlares förening - SFM Om Finansinspektionen, eller annan myndighet, knackar på Exempel på manual vid gryningsräd

2 Om gryningsräder och denna manual Alla bolag, oavsett om de är små eller stora, kan utsättas för ett oväntat besök, en s.k. gryningsräd, från en myndighet. Den kan utföras av svenska myndigheter såsom Konkurrensverket och Finansinspektionen men även av myndighet på EU-nivå. En gryningsräd kan grunda sig i klagomål från kunder, konkurrenter eller myndighet. Det kan gälla misstanke om att ni, inom er tillståndspliktiga verksamhet, inte följer vissa lagar och föreskrifter, har konkurrensbegränsande överenskommelser mellan aktörer på marknaden, utövat insider-handel mm. Klagomålen kan vara riktade mot er och/eller mot en part som ni samarbetar med. Inspektörerna från myndigheterna har rätt att beträda arbetsplatsens lokaler och söka igenom dessa samt be om förklaringar. Företagsbilar får också sökas igenom men normalt inte arbetsledares och anställdas hem. Inspektörer kan följas av representanter från Kronofogden. Detta är ett exempel på manual som kan följas om en gryningsräd skulle utföras på er arbetsplats. Manualen kan även användas när du tar emot myndighet vid planerat besök. Finansinspektionen som inför ett besök informerat om vad den vill undersöka/ställa frågor om har nämligen även rätt att, väl på plats i dina lokaler, undersöka och ställa frågor även om andra saker du kanske inte förberett dig på. Om du tar hjälp av en dylik manual vid ett besök från en myndighet så behöver du inte dölja den. Du kan till och med visa den och säga att du i lugn och ro vill läsa vad som står i manualen för ditt eget stöd i en sådan situation.

3 Överblick mer detaljer följer på kommande sidor TROLIGTVIS ÄR DET PERSONALEN I RECEPTIONEN SOM FÖRST TAR EMOT INSPEKTÖRERNA SOM SKA UTFÖRA RÄDEN. DET ÄR DÄRFÖR VIKTIGT ATT DE, LIKSOM ALL ANNAN PERSONAL, VET VAD SOM SKA GÖRAS I EN SÅDAN SITUATION. ATT DE TEX HITTAR DENNA MANUAL. DET ÄR VIKTIGT ATT PERSONALEN BEHÅLLER LUGNET OCH OMEDELBART KONTAKTAR CHEFER/ARBETSLEDARE FÖR ATT INFORMERA DEM OM INSPEKTÖRERNAS ANKOMST. EN MEDARBETARE SKA SEDAN DIREKT KONTAKTA, DEN I FÖRVÄG BESTÄMDA, GRYNINGSRÄDSGRUPPEN KONTAKTPERSONERNA NÄMNDA LÄNGST BAK I DETTA DOKUMENT. DE KAN VARA PERSONER I FÖRETAGSLEDNINGEN, INTERNA JURISTER ELLER EXTERNA JURISTER. INFORMERA INSPEKTÖRERNA OM VAD NI GÖR. INSPEKTÖRERNA SKA, EFTER KONTROLL AV DERAS LEGITIMATIONER, LEDAS TILL ETT TOMT MÖTESRUM PÅ KONTORET. INTE UNDER NÅGON OMSTÄNDIGHET FÅR EN INSPEKTÖR LÄMNAS ENSAM DE SKA ALLTID VARA UNDER UPPSIKT. INSPEKTÖRERNA KAN GÅ MED PÅ ATT VÄNTA I MÖTESRUMMET TILLS DE PERSONER DU KONTAKTAR ANLÄNDER. DE SKA INFORMERAS OM ATT JURIST/ER ÄR PÅVÄG OCH BLI OMBEDDA ATT VÄNTA MED UNDERSÖKNING OCH FRÅGOR TILL DESS. BJUD PÅ KAFFE. DE ÄR DOCK INTE TVUNGNA ATT INVÄNTA JURISTERNA. DET ÄR MYCKET VIKTIGT ATT NÅGON INTE FÖRSÖKER HINDRA INSPEKTÖRERNA FRÅN ATT GENOMFÖRA RÄDEN. DET KAN MEDFÖRA BÖTER. DET KAN OCKSÅ VARA OTILLÅTET ATT DÖLJA ELLER FÖRSTÖRA MATERIAL. PERSONAL SKA STRÄVA EFTER ATT SAMARBETA SÅ MYCKET SOM MÖJLIGT TILLS KONTAKTPERSONERNA/GRYNINGS- RÄDSGRUPPEN ANLÄNDER.

4 När inspektörerna kommer När inspektörerna anländer berättar de vilka de är och varifrån de kommer. 1) Inspektörerna måste släppas in. Be dem sedan visa legitimation/identitetshandling samt eventuellt gryningsrädsbeslut (notera att Finansinspektionen ibland inte behöver sådant beslut för att genomföra en gryningsräd). OBS: Kopiera all informationen, inkl ID, som visas upp. 2) Vänligen be inspektörerna vänta i ett mötesrum medan du informerar chefer, arbetsledning och framförallt kontaktpersonerna (se sista sidan ang. vilka dessa är). Be dem också att vänta med undersökning och frågor till dess att kontaktpersonerna ( gryningsrädsgruppen ) inklusive en intern eller externt anlitad jurist anländer till platsen. Ingen inspektör får gå fritt på kontoret utan att personal följer denne. Har du inte egna jurister bör du ha avtal med jurist/er på advokatbyrå/annan extern jurist på din ort om att du kan anlita denna vid dylika händelser. 3) Chefer, arbetsledning och gryningsrädsgruppen ska skyndsamt kontaktas. Svarar de inte i telefon skall personal omedelbart sätta sig i taxi och hämta dem rent fysiskt. 4) Ha gryningsrädsmanualen nära till hands. Det gör inget om inspektör ser att du använder den. Det tyder snarare på att du är noggrann och är mån om att det skall gå rätt till. En manual skall finnas hos varje chef/arbetsledare, en i pappersform i pärm i receptionen osv. Den kan om inte annat användas för att dubbelkolla att allt går rätt till. 5) Om förseningar uppstår, exempelvis på grund av frånvaro av jurist eller annan viktig personal, förklara detta för inspektörerna och be dem avvakta med undersökning och frågor. Bjud på kaffe och be dem om tålamod. 6) Inspektörerna är inte skyldiga att invänta juristernas eller andras ankomst utan kan påbörja undersökning och frågor omedelbart.

5 Under pågående gryningsräd 1. En person, tex den närvarande juristen, kan vara ansvarig för att föra protokoll över vad som händer och kan även fråga inspektörerna - varför räden genomförs och hur de planerar att genomföra den. Svaren, om/vilka svar som nu kan ges, ska antecknas och sparas. 2. Inte under någon omständighet får dokument eller filer gömmas, tas bort eller på något sätt manipuleras. Anställda måste vara samarbetsvilliga och är tvungna att, vid tydlig begäran, assistera inspektörerna. Onödiga taktiker som fördröjer räden måste undvikas. Anställda är vidare tvungna att aktivt hjälpa inspektörerna genom att leta fram just de dokument och filer de frågar efter. Andra dokument och filer behöver inte visas. 3. Dokument och filer, såväl fysiska som digitala, som undersöks/läses/de noterar förekomsten av, ska listas av er. Oavsett om inspektörerna tagit kopior av dem eller inte. 4. Inspektörerna har normalt rätt att ta kopior av dokumenten/filerna. Om de begär kopior bör minst två exemplar skrivas ut; en till inspektörerna och en egen kopia som blir en del av ditt samlade egna material från gryningsräden. Begär också en kopia av inspektörernas egen upprättade lista av kopierade dokument och filer. 5. Utförs räden av en EU-myndighet eller Konkurrensverket har inspektörerna inte rätt att ta del av dokument/filer som inte har med utredningen att göra eller dokument/filer, beträffande juridisk rådgivning, skickat till eller från en externt anlitad advokatbyrå inom EU. Om ett dokument eller fil är av sådan art, förklara detta för inspektörerna. Finansinspektionen kan däremot ha rätt att ta del av alla dokument/filer. 6. Inspektörerna har inte rätt att förhöra de anställda. Även inspektörerna kan vara nervösa men de skall hålla en saklig och konstruktiv ton. De får ställa frågor och be om muntliga förklaringar. Om en sådan muntlig

6 förklaring begärs får avdelningen oftast bestämma vem som ska förklara saken. Se till att konversationer dokumenteras i detalj. Skriv ner hela frågan/begäran ordagrant, i lugn och ro om så behövs så att inget missas, och skriv ner allt som sägs i svaret/förklaringen. Detta kan ta tid och kännas som fördröjande åtgärd men det är viktigt att allt noteras. Om personen som ska förklara saken inte finns tillgänglig, förklara det för inspektörerna och be om att få sända in en skriftlig förklaring i efterhand. Du har rätt att begära att de ställer mycket tydliga frågor och att de inte fiskar med håv genom otydliga formuleringar. 7. Svar och förklaringar som ges ska vara koncisa och av relevans. 8. Innan en anställd svarar på en fråga ska denne försäkra sig om - att han/hon förstår frågan och att ingen förklaring ges av något som han/hon inte vet tillräckligt om. Ett råd som förekommer är att en anställd innan en intervju påpekar följande: alla svar jag ger är såvitt jag vet sanna och <arbetsgivaren> reserverar sig rätten att först få bekräfta något uttalande som kan ha gjorts bland annat till följd av att annan eller ytterligare information kommit fram. 9. Muntliga förklaringar kan protokollföras även av inspektörerna. Begär då en kopia av protokollet.

7 Efter gryningsräden 1. När gryningsräden är genomförd ska er jurist som närvarat (eller annan som varit ansvarig för protokoll) upprätta slutligt protokoll från räden. Den ska bla innehålla allt som hänt, vilka som medverkat, frågorna som inspektörerna har ställt och svaren de fått. Lista på alla dokument/filer som undersökts samt vilka som kopierats, egna kopior, skall biläggas protokollet. 2. Juristen eller annan ska skriva en detaljerad rapport på gryningsräden. 3. Innan rapporten lämnas till ledingen ska den läsas igenom av personal som varit inblandad så att det inte uppstår några fel. 4. Vidare kan (denna) gryningsrädsmanual gås igenom för att se om den behöver bli bättre/tydligare inför framtida ev besök från myndighet.

8 Kontaktpersoner som skall närvara vid besök från myndighet Ansvariga chefer/arbetsledare Interna jurister Externa jurister <Advokatbyrå> Gatuadress: Kontakt: