KALLELSE TILL SOCIALNÄMNDEN

Transkript

1 KALLELSE TILL SOCIALNÄMNDEN Socialnämnden kallas till sammanträde torsdagen den 13 augusti år 2015 kl i Nya Näset, Lindesbergs kommunhus Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin ersättare. OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte doftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Vid besök till Lindesbergs kommunhus för närvaro vid sammanträde och justering av protokoll, anmäl detta i växel/reception. Susanne Karlsson Ordförande Ledamöter John Omoomian (S) vice ordf Daniel Andersson (S) Sven-Erik Larsson (M) Victoria Isufi (S) Virosa Viberg (SD) Bo Stenberg (S) Per Carlström (FP) Susanne Karlsson (C) ordförande Christina Pettersson (C) Andreas Funk (SD) Birgitta Lind Axelsson (V) Jessica Brogren Sekreterare Ersättare Joacim Hermansson (S) Mona Westerlund (S) Lillemor Bodman (M) Christer Pihlblad (S) Pamela Hopkins (SD) Lennart Olsson (S) Hlödur Bjarnasson (KD) Tuula Marjeta (C) Mathz Eriksson (C) Dan Lindberg (SD) Annamaria Ericsson (S) Föredragningslista Nr. Ärende Anm. Sid 1. Val av justerare Förslag: Birgitta Lind Axelsson (V) Ersättare: Sven-Erik Larsson (M) 2. Tid och plats för justeringen Förslag: Torsdagen den 20 augusti år 2015, på kommunkansliet EKONOMI - Budgetuppföljning handl på b 3 - Försörjningsstöd handl på b 8 - Glappet handl på b 9 - Lönekostnader handl på b 11 EXTRA - Uppföljning internkontrollplan handl på b Budget 2016 VP handl på b x 2. Investeringsbehov 2016 handl på b x 3. Delårsbokslut/Verksamhetsberättelse jan-juni år 2015 handl på b Resursfördelning hemtjänst handl på b 29 1

2 INDIVID OCH FAMILJ Anm. Sid 5. Gemensam familjehemsgrupp för tre kommuner i norra Örebro län x 6. Digital tjänst för ekonomiskt bistånd, SSBTEK x 7. Halvårsstatistik x 8. Revidering av delegationsordning x EXTRA * Utökning av platser och uppskrivning av avtal 31 VÅRD OCH OMSORG 9. Enhet för äldre med psykisk ohälsa FUNKTIONSSTÖD 10. Ersättningsnivåer för viss privat utförd personlig assistans enligt LSS 9 2 x 11. Redovisning av särskild avgift enligt lagen (1993:387) om stöd och service x till vissa funktionshindrade 12. Stödpedagog funktionsstöd komplett sida Svar på förslag från Birgitta Lind Axelsson (V) om rätt till kontaktperson x för barn, ungdomar samt vuxna i boende med särskild service 14. Värdegrundsplanering x ALLMÄNNA ÄRENDEN 15. Svar på motion från Christina Pettersson (C), Jonas Kleber (C) och kompl 45 Tuula Marjeta (C) om körkortsutbildning för studerande på vård- och omsorgsprogrammet vid Lindeskolan 16. Överenskommelse mellan Region Örebro län och kommunerna i Örebro län x avseende ansvaret för hemsjukvård i ordinärt boende för personer med psykisk störning 17. Svar på remiss från Socialdepartementet bidrag till glasögon för barn kompl 47 och vuxna 18. Enkätundersökning om tolkverksamheten handl på bordet 19. Anhörigstöd kostnadsfri avlösning handl på bordet 20. Redovisning av stiftelsen Activas verksamhet år 2014 och erbjudande om fortsatt x och utvecklande samverkan 21. Ej verkställda beslut ny handling Anmälningsärenden* x 23. Meddelanden* x 24. Delegationsbeslut tagna inom socialförvaltningen x 25. Kurser och konferenser* x 26. Övriga frågor * * * SEKRETESSÄRENDEN (Särskild föredragningslista/bilaga) * handlingar redovisas i pärm på bordet samt finns på nämndens kansli 16 2

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 Uppföljningsrapport internkontroll Socialnämnd 15

16 Innehållsförteckning 1 Inledning Sammanfattning av kontrollmiljön Uppföljning och testning av internkontroll Slutsatser av uppföljning Förslag till beslut... 6 Socialnämnd, Uppföljningsrapport internkontroll 2(6) 16

17 1 Inledning Socialförvaltningen har i uppdrag att kontrollera processer/rutiner i samband med delårsbokslutet gällande tre av sex områden. Övriga processer/rutiner görs i samband med årsbokslut. 2 Sammanfattning av kontrollmiljön Processer/rutiner Risker Kontrollmoment Bidragshantering Felaktig utbetalning av ekonomiskt bistånd Rutinen för handläggning av försörjningsstöd är tillräcklig och följs Avgiftshantering Felaktiga fakturaunderlag Att rutinen för verkställighet i verksamhetssystemet Viva följs Återsökningsrutiner Löne- och arvodeshantering Rekvisitionshantering Attesteringsrutiner Att förvaltningen inte återsöker de pengar de har rätt till från Migrationsverket Felaktig utbetalning till timvikarier inom funktionsstöd Att rekvisitionen är attesterad av person som inte är behörig Felaktiga utbetalningar inom försörjningsstöd 3 Uppföljning och testning av internkontroll Område: Verksamhet Processer/rutiner: Bidragshantering Risker: Felaktig utbetalning av ekonomiskt bistånd Att rutinen för återsökning följs Kontrollera rutinen för ifyllnad av timrapport följs från ifyllnad av vikarier till attest av chef Kontrollera alla rekvisitionsblock inom Socialförvaltningen att de är attesterade av beslutattestant Att attestering av samlad verifikationslista av dagens utbetalningar sker av två personer med behörighet Att attestering av fakturor sker av två olika behöriga personer Vad kan gå fel Rutinen från inkommen handling till utbetalning följs inte. Felaktiga underlag. Kontrollmoment Resultat Kommentar Rutinen för handläggning av försörjningsstöd är tillräcklig och följs Socialnämnd, Uppföljningsrapport internkontroll 3(6) 17

18 Processer/rutiner: Avgiftshantering Risker: Felaktiga fakturaunderlag Kontrollmoment Resultat Kommentar Att rutinen för verkställighet i verksamhetssystemet Viva följs 2 Av 16 genomförda stickprov var 12 ok gällande verkställighet och avgift. 2 stycken var inte verkställda av oklar anledning samt ett stickprov där allt verkade korrekt verkställt vad gäller hemtjänsten men något tycks vara fel vad gäller en av de verkställda insatserna för hemsjukvården. Detta har inte påverkat personens räkning då personen har ett negativt avgiftsutrymme men fakturaunderlag och eventuell statistik uttaget för personen blir fel vad gäller hemsjukvården som motsvarar en alltför stor del av intäktsutrymmet. Slutligen fanns det ett stickprov omfattande tvätt och städ varannan vecka som har verkställts men som utifrån systemets begränsningar troligen genererar felaktig avgift för startmånaden. Detta problem gäller dock alltid för dessa tjänstetyper vid start och avslut och samma systembegränsning har funnits även i tidigare omsorgssystem (VO) och får anses vara ett accepterat faktum. Processer/rutiner: Återsökningsrutiner Risker: Att förvaltningen inte återsöker de pengar de har rätt till från Migrationsverket Vad kan gå fel Återsökningsrutinerna avser återsökning av statliga medel när det gäller ensamkommande barn. Kontrollmoment Resultat Kommentar Att rutinen för återsökning följs Socialnämnd, Uppföljningsrapport internkontroll 4(6) 18

19 Område: Personal Processer/rutiner: Löne- och arvodeshantering Risker: Felaktig utbetalning till timvikarier inom funktionsstöd Vad kan gå fel Felaktigt underlag från medarbetare, felaktig kontroll och attestering av chef, felaktig utbetalning, otillräckliga rutiner. Kontrollmoment Resultat Kommentar Kontrollera rutinen för ifyllnad av timrapport följs från ifyllnad av vikarier till attest av chef 3 Två av tre grupper kontrollerades. Första gruppen var rätt kontrollräknat med antalet timmar. De andra två gruppernas timrapporter var felräknade gällande jourtimmmar, vilket innbär att personal fått ersättning för fel antal timmar. Område: Ekonomi Processer/rutiner: Rekvisitionshantering Risker: Att rekvisitionen är attesterad av person som inte är behörig Vad kan gå fel Reglementet för ekonomiska transaktioner följs. Ej behörig person handlar på rekvisitionen. Kontrollmoment Resultat Kommentar Kontrollera alla rekvisitionsblock inom Socialförvaltningen att de är attesterade av beslutattestant 5 Totalt är det kontrollerat 625 stycken rekvisitioner inom Socialförvaltningen och det är endast tre stycken rekvisitioner som inte är attesterade rätt. Socialnämnd, Uppföljningsrapport internkontroll 5(6) 19

20 Processer/rutiner: Attesteringsrutiner Risker: Felaktiga utbetalningar inom försörjningsstöd Vad kan gå fel Felaktig utbetalning till exempelvis fel person eller fel summa. Kontrollmoment Resultat Kommentar Att attestering av samlad verifikationslista av dagens utbetalningar sker av två personer med behörighet Att attestering av fakturor sker av två olika behöriga personer 4 Slutsatser av uppföljning Verksamheten Vård och Omsorg behöver arbeta vidare med att säkerställa rutinerna gällande verkställighet främst inom hemsjukvården. Kontrollen genomförs för första gången. Kontrollen gällande ifyllnad av timrapporter för personlig assistans har visat att utbildning gällande jourregel behöver planeras in under hösten. Kontroll av rekvisitionsblock har genomförts, 625 rekvisitioner har granskats och endast tre var felaktigt attesterade. Kontrollen har genomförts under några år och resultatet är ungefär det samma som vid tidigare kontroller. 5 Förslag till beslut Socialförvaltningen arbetar vidare med att verkställigheten i verksamhetssystemet VIVA genomförs på ett korrekt sätt. Se om ytterligare utbildning behöver ges till de som verkställer i systemet. Socialförvaltningen ser till att nya enhetschefer går utbildning i hantering av fakturor och rekvisitioner för att bibehålla det goda resultatet. Utbildning gällande jourersättningsregler ska ske under året för enhetschefer och samordnare inom personlig assistans. Socialnämnd, Uppföljningsrapport internkontroll 6(6) 20

21 3 Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni 2015 Socialnämnd 21

22 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Ekonomi Måluppfyllelse Framtid... 7 Socialnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (7) 22

23 1 Sammanfattning Under första halvåret har Socialförvaltningen fortsatt arbetet kring införande av ledningssystem, ett arbete som främst görs av utvecklingsstrateger inom förvaltningen samt medicinskt ansvarig sjuksköterska tillsammans med ledningsgruppen. Ledningssystemet finns nu inlagt på Socialförvaltningens intranät. Ledningssystemet är ett ständigt förbättringsområde. Avdelningen för Vård och Omsorg har under första halvåret gett vårdbiträden möjlighet att validera sina kunskaper för att få undersköterske kompetens, vilket medfört att verksamheten har höjt sin kompetensnivå. Vård och Omsorg har utbildat cirka 30 medarbetare till Värdegrundsledare. Grundbemanningen inom verksamhetens särskilda boenden har ökat och resultatet har blivit att cirka nittio undersköterskor har fått erbjudande om högre sysselsättningsgrad. Översyn av verksamhetens schemaläggning har gjorts med syfte att reducera delade turer. Inom Individ och Familj har antalet asylplatser för ensamkommande barn ökat. Verksamheten har utökats med utslussningsplatser för de ungdomar som fyllt 18 år. Under året har verksamheten haft två fältkuratorer i projektform för att arbeta med förebyggande arbete direkt mot ungdomarna, ett projekt som pågår året ut. Verksamheten ser redan nu mycket positiva resultat. Avdelningen Funktionsstöd har utökat sin verksamhet i centrala Lindesberg med daglig sysselsättning i lantmiljö. Verksamheten har påbörjat sitt Värdegrundsarbete. 2 Ekonomi Administrationen helårsprognos på 0,4 Mnkr avser en vakant dietist tjänst. Individ och Familjs totala helårsprognos är på - 5,4 Mnkr avser: Externa placeringar inom barn och unga och för vuxna på - 7,9 Mnkr och det beror på fler ärenden än budgeterat. Boendestöds -0,3 Mnkr är kostnader för extra personal på grund av fler ärenden. Verksamheten ensamkommande barn överskott på 3,5 Mnkr, beror på ökade intäkter då antalet avtalade asylplatser och platser för permanent uppehållstillstånd (PUT) för ensamkommande barn har ökat från och med 1/ samt att det har varit vakanta tjänster. Barn- och ungdomsgruppen har ett underskott på 0,7 Mnkr för ökade kostnader för konsult- och advokattjänster på grund av hög arbetsbelastning. Funktionsstöds prognos på - 0,5 Mnkr för LASS och LSS, på grund av fler ärenden än budget. Vård och Omsorg påvisar ett underskott på 0,4 Mnkr men beräknar ett nollresultat vid året slut. Driftsredovisning (netto) Verksamhet Utfall Ackumulerad budget Avvikelse Helårsprognos Budget helår Budgetavvikelse helår Administration 5,5 6,0 0,5 12,1 12,1 0,4 Funktionsstöd 60,4 59,2-1,2 123,3 122,8-0,5 Individ och familj Vård och omsorg 36,6 36,0-0,6 77,6 72,2-5,4 123,8 123,4-0,4 255,1 255,1 Totalt 226,3 224,6-1,7 468,1 462,2-5,5 Socialnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (7) 23

24 Investeringar Projektnamn Utfall Helårsprognos Budget Inventarier nytt gruppboende 0,3 0,3 Totalt 0,3 0,3 Budgetavvikelse helår 3 Måluppfyllelse Kommunal ekonomi, organisation och näringsliv Kommunal ekonomi i balans och effektivt resursutnyttjande. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Utifrån tilldelade budgetramar anpassa resurserna från behoven Förvaltningen kommer överskrida tilldelad budgetram, främsta orsaken är externa placeringar för barn och unga men även inom vuxna. Även ökad arbetsbelastning inom verksamheten Individ och familj har medfört extra personalkostnader. Inom Funktionsstöd har personalkostnaderna inom personlig assistans varit högre än budgeterat. Målet kan vara svårt att uppnå. Nettokostnaden får inte överstiga 100 % av tilldelad budget 99 % Attraktivitet och infrastruktur Attraktiva boendealternativ som passar alla grupper finns både i stad och på landsbygd. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Måluppfyllelse Måluppfyllelse Vi ska planera och agera för ett bra boende för alla Nytt LSS boende i centrala Lindesberg med inflytt i september månad. I avvaktan på att boendet ska bli färdigt har köp av externa platser varit nödvändigt. Socialförvaltningen deltar i planeringen för nytt Trygghetsboende. Vård och Omsorg arbetar med omvandling av platser för att möta behovet, en avdelning på Ekgården i Fellingsbro kommer att bli en demensavdelning istället för idag ett särskilt boende. Hur lång är väntetiden i snitt för att få plats på ett boende från ansökan till erbjudan om plats Socialnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (7) 24

25 Demokrati, integration och internationella kontakter Kommuninvånarna har möjlighet att påverka sin tillvaro. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Vi ska skapa delaktighet och ge medborgarna möjlighet att påverka och ta ansvar Inga planerade medborgardialoger har genomförts under året, däremot arbetar verksamheten tillsammans med intresseorganisationerna vid eventuella förändringar. Detta sker via kommunala pensionärsrådet och rådet för personer med funktionsnedsättning. Antalet medborgardialoger Antalet deltagare Lindesbergs kommun har en etnisk och kulturell mångfald där alla människor är en aktiv del av det lokala samhället. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Socialnämnden deltar aktivt i kommunens integrationsarbete Integrationsarbetet sker genom att ungdomarna vid vårt HVB hem för ensamkommande barn har ett högt deltagande i föreningslivet. Familjecentralen har ett ökat antal besökare med annan etnisk tillhörighet, genom att verksamheten är öppen för alla småbarnsföräldrar bidrar det till ökad integration. Svårt att få fram antalet praktikplatser och antalet anställningsformer. Antalet praktikplatser Antalet anställningsformer Lindesbergs kommun är aktiv och en viktig del i det nationella och globala samhället. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Socialnämnden deltar aktivt i vänortsbytet Socialförvaltningen har tillsammans med kommunledningen planerat och bjudit in till erfarenhetsutbyte kring bland annat familjecentralernas funktion. Vänortsbesöket beräknas äga rum i Lindesberg under oktober månad. Målet förväntas att uppnås. Antalet vänortsbyten Trygg social utveckling och livslångt lärande Lindesbergs kommun verkar aktivt för att minska ungdomsarbetslösheten. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Måluppfyllelse Måluppfyllelse Måluppfyllelse Måluppfyllelse Socialnämnden ska aktivt verka för att minska ungdomsarbetslöshete n De ungdomar som är aktuella enligt AME s riktlinjer ska erbjudas feriearbete. Under första halvåret har 40 ungdomar i åldern avslutats inom försörjningsstöd. Av dessa har nio ungdomar gått ut i arbete och tre ungdomar till studier. Andelen försörjningsdeltagare som går vidare till studier och arbete ska öka Socialnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (7) 25

26 Miljö och folkhälsa Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Måluppfyllelse Verksamheterna inom socialnämnden ska bidra till minskad bilandvändning Antalet busskort till de individer som åker till daglig verksamhet inom avdelningen för Funktionsstöd har ökat. Socialförvaltningens verksamheter för diskussioner inom verksamheten för att samordna resor i så hög grad som möjligt. Målet ej mätbart. Antalet mil Socialnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (7) 26

27 4 Framtid För att möta framtida utmaningar inom IT, behöver verksamheten ytterligare medarbetare för att ha möjlighet att arbeta med utvecklingsfrågor inom området. Verksamheten inom Individ och Familj står inför stora utmaningar då ärendemängden ökar inom samtliga verksamheter samt att arbetsbelastningen är hög, Verksamheten Barn och unga har under sista året haft mycket hög arbetsbelastning vilket medfört till några långtidssjukskrivningar. Detta gör att verksamheten behöver ytterligare socialsekreterare för att klara framtida utredningskrav. Ärenden som inkommer blir mer och mer komplicerade. Under 2015 har verksamheten inom barn och unga drivit ett projekt med två fältkuratorer som arbetat med ungdomarna mer förebyggande. Projektet löper året ut men redan nu kan vi se positiva förändringar som gör att verksamheten ska permanentas. Fältkuratorerna har ett väldigt nära samarbete med skolorna i kommunen. Barn och unga gruppen har sedan maj månad haft en assistent som utfört arbetsuppgifter om tidigare legat på socialsekreterarna. För att de ska få arbeta med sitt uppdrag behöver verksamheten en assistent som utför arbetsuppgifter som underlättar för socialsekreterarna. Under de sista åren har placeringskostnaderna inom Individ och Familj ökat, vilket medför att verksamheten haft ett underskott i budget. Inom verksamheten Vård och Omsorg ser verksamheten ett behov av ytterligare biståndshandläggare då det ställs ytterligare krav på äldres behov i centrum. Socialnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (7) 27

28 28

29 29 4

30 30

31 extra 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45 15

46 46

47 47 17

48 48

49 49 21

50 50

51 51

52 52