Kallelse och föredragningslista

Transkript

1 Kallelse och föredragningslista

2 Sammanträdestid: Onsdag kl. 11:00 Sammanträdesplats: Vega-huset. 3 vån. Nordenskiöldsgatan. 18 A, Helsingfors Närvarande Ordinarie Karlsson-Finne Anna Lena, ordförande Toivonen Hilkka, viceordförande Ahläng Annika Bergholm Irja Eriksson Roger Grönqvist Kjell Lindstedt Kim Sandell Camilla Surakka Jukka Tiusanen Pekka Weintraub Roger Ersättare Backström Anders Närvä Tuula Kronlund Roger Frank Lundgren Lithén Carola Wenman Mikaela Bergman Eeva Nylund Jimmy Nordström Egon Forsbäck Mikael Anttila Sara Övriga närvarande Rönnlund Christer, fullmäktiges ordförande Heikkilä Jonas, fullmäktiges I viceordförande Östergård Inger, fullmäktiges II viceordförande Ulfstedt Sofia, samkommunsdirektör, föredragare Martin Nordman, ekonomidirektör, föredragare Isaksson Carola, förvaltningssekreterare, sekreterare för sammanträdet Paragrafer 30 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Behandlas Underskrifter Anna Lena Karlsson-Finne, ordförande Carola Isaksson, sekreterare Protokollets justering har / 2018 justerat protokollet elektroniskt (bilaga) har / 2018 justerat protokollet elektroniskt (bilaga) Protokollet har hållits tillgängligt i samkommunens allmänna datanät fr.o.m. / 2018 Intygar: Datum / Carola Isaksson, förvaltningssekreterare

3 Ärendesida Sammanträdestid: Onsdag kl. 11:00 Sammanträdesplats: Ärende Vega-huset 3 vån. Nordenskiöldsgatan 18 A, Helsingfors 30 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 31 Val av protokolljusterare 32 Godkännande av föredragningslistan 33 Val av personalchef 34 Bokslut med verksamhetsberättelse Samkommunens personalbokslut GDPR - Implementering av den nya dataskyddsförordningen i Kårkulla samkommun 37 Anlutning till KL Kuntahankinnat Oy:s avtal om Microsoft licenser 38 s kalendarium hösten Lägesbeskrivning för projekten på Kårkulla vårdhems och bostadsområde 40 Anmälningsärende 41 Ta del av nämnders m.fl. myndigheters protokoll 42 Eventuella övriga ärenden Anna Lena Karlsson-Finne Ordförande

4 1 30 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 31 Val av protokolljusterare 32 Godkännande av föredragningslistan

5 33 Val av personalchef 2 KARKULLA:18 /2018 Beredning och föredragning: samkommunsdirektör Sofia Ulfstedt förnamn.tillnamn@karkulla.fi beslöt att tjänsten som personalchef ledigförklaras och besätts. Tjänsten har varit ledigförklarad i Åbo Underrättelser, Hufvudstadsbladet och Vasabladet, på Kommuntorget, arbetskraftsmyndigheternas och samkommunens webbsidor samt på Twitter, Facebook och Kårkullas Infoblad under tiden Behörighetsvillkoren är lämplig, högre högskolexamen. Som merit räknas erfarenhet av arbete inom personalförvaltning och av arbete som förman. Tjänsten förutsätter utmärkt förmåga att i tal och skrift använda svenska språket motsvarande allmän språkexamen på högsta nivå samt god förmåga att i tal och skrift använda finska språket, motsvarande allmän språkexamen på mellannivå. Inom utsatt tid inkom 14 ansökningar, varav alla är formellt behöriga. Sex mest meriterade sökande kallades till intervjuer 19.2 och Intervjuerna gjordes av styrelseordförande Anna Lena Karlsson-Finne, samkommunsdirektör Sofia Ulfstedt och vikarierande personalchef Eva Isaksson-Holmberg. På basis av intervjuerna utsågs tre sökande för att genomgå ett lämplighetstest av konsultföretaget Mercuri Urval. Resultatet presenteras för styrelsen den Stödmat.: Förslag: Sammandrag över sökandena och ansökningshandlingarna finns tillgängliga på sammanträdet Förslaget ges på sammanträdet. Delges: Samtliga sökande, personalkontoret

6 3 34 Bokslut med verksamhetsberättelse 2017 KARKULLA:10 /2018 Beredning: ekonomidirektör Martin Nordman Föredragning: samkommunsdirektör Sofia Ulfstedt Enligt kommunallagen 113 ska styrelsen för räkenskapsperioden uppgöra ett bokslut före utgången av mars månad året efter räkenskapsperioden och lämna det till revisorerna för granskning. Bokslutet ska därefter behandlas av fullmäktige före utgången av juni. Till bokslutet hör enligt samma paragraf balansräkning, resultaträkning, finansieringsanalys och noter till dem samt en tablå över budgetutfallet och en verksamhetsberättelse. Enligt 114 ska en kommun eller samkommun som med sina dottersammanslutningar bildar en kommunkoncern upprätta och i sitt bokslut ta in ett koncernbokslut. Ett bokslut i enlighet med kommunallagen har uppgjorts och återfinns i bilaga. Till grund för verksamhetsberättelsen ligger de regionala nämndernas berättelser. Bilaga: Bokslut med verksamhetsberättelse 2017 (skickas i sin helhet med post) Behandling av räkenskapsperiodens resultat Enligt kommunallagen 115 ska styrelsen i verksamhetsberättelsen lägga fram förslag till behandling av räkenskapsperiodens resultat. Räkenskapsperioden uppvisar ett överskott om ,09 euro fördelat så att omsorgen om utvecklingsstörda uppvisar ett överskott om ,09 euro, och missbrukarvården ett underskott om ,00 euro. Expert- och utvecklingscentret som från år 2017 inbegriper också den traditionella institutionsvården uppvisar ett negativt resultat om ,49 euro. Boendevården, familjevården och den dagliga verksamheten visar ett överskott om ,38 euro varefter det samlade överskottet för detta ansvarsområde ökade till ,97 euro. Den rådgivande verksamheten uppvisade för andra året i följd ett litet överskott, denna gång ,20 euro. Missbrukarvården upphörde i samkommunens regi med sin verksamhet och gjorde sitt sista halvår ett underskott uppgående till ,00 euro och har nu ett ackumulerat underskott från tidigare räkenskapsperioder inklusive år 2017 på ,80 euro. Arbetskliniken i Jakobstad, som gjorde sitt sista år som en samkommunal verksamhet redan år 2016 hann under sin tid samla på sig ett ackumulerat överskott om ,44 euro och därför föreslås att såväl missbrukarvårdens underskott som arbetsklinikens överskott, sammanlagt ,36 euro överförs till omsorgen om utvecklingsstörda som därefter har ett ackumulerat överskott inkl uppgående till ,16 euro. Årets resultat samt ackumulerat över/underskott per verksamhetsform och ansvarsområde framgår ur tabellen Över/underskott per verksamhetsform i verksamhetsberättelsen.

7 4 föreslår för fullmäktige att överskottet om ,09 euro för räkenskapsperioden i sin helhet och fördelat såsom närmare framgår ovan överförs till kontot fritt eget kapital, överskott/ underskott från tidigare räkenskapsperioder. Förslag: tar del av samkommunens och samkommunskoncernens bokslut jämte verksamhetsberättelse. undertecknar bokslutet för år 2017 och beslutar överlåta det åt revisorerna och revisionsnämnden. ger berörda tjänsteinnehavare rätt att vid behov göra smärre korrigeringar/kompletteringar i verksamhetsberättelsen. föreslår för fullmäktige att överskottet om ,09 euro för räkenskapsperioden i sin helhet och fördelat såsom närmare framgår ovan överförs till kontot fritt eget kapital, överskott/ underskott från tidigare räkenskapsperioder. Förslag: (samkommunsdirektören): beslutar i enlighet med förslaget. Delges: Revisorer, revisionsnämnden, fullmäktige, bokföringen

8 5 35 Samkommunens personalbokslut 2017 KARKULLA:108 /2018 Beredning: vik. personalchef Eva Isaksson-Holmberg Föredragning: samkommunsdirektör Sofia Ulfstedt Uppgifterna i personalbokslutet utgår från läget och är tagna ur ekonomi och personalförvaltningens rapporteringssystem. I bokslutet ingår bl.a. uppgifter om Kårkulla samkommuns personal, uppgifter om företagshälsovården, UUA-verksamheten, arbetarskyddet. Syftet med personalbokslutet är att ge en helhetsbild av personalsituationen inom samkommunen. Bilaga: Personalbokslut Kårkulla 2017, (Bokslutet är under arbete och delges när det är klart, senast på styrelsen sammanträde) Förslag: (vik. personalchefen): föreslår att fullmäktige godkänner personalbokslutet för Kårkulla samkommun 2017 i föreliggande form. Förslag: (samkommunsdirektören) beslutar i enlighet med förslaget

9 6 KARKULLA:118 / GDPR - Implementering av den nya dataskyddsförordningen i Kårkulla samkommun Beredning: IT-planerare Marius Brunberg Föredragning: ekonomidirektör Martin Nordman (förnamn.efternamn@karkulla.fi) Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679, GDPR, General Data Protection Regulation) trädde i kraft i maj 2016 och ska tillämpas från Övergångsperioden för dataskyddsförordningen utgår samma dag, Förordningen tillämpas på behandlingen av personuppgifter både inom den offentliga och den privata sektorn. Förordningen ersätter personuppgiftsdirektivet från 1995 och personuppgiftslagen (1999). Parallellt med förordningen kommer det att stiftas en ny dataskyddslag. Syftet med förordningen är att säkerställa människors rätt till skydd av sina personuppgifter och därmed deras rätt till skydd för privatlivet också i digitaliseringens tid. Regleringen strävar efter att anta de utmaningar som den snabba tekniska utvecklingen ställer. Förordningen ger både den personuppgiftsansvarige (Kårkulla samkommun/styrelsen) och personuppgiftsbiträdet (offentlig myndighet eller ett annat ett organ som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning) nya uppgifter och skyldigheter. Den registrerade får nya rättigheter. Förordningen tar ställning till hur personuppgifter ska behandlas lagligt och anger när, hur och av vem personuppgifter får behandlas. Samkommunen bör fr.o.m påvisa en god hantering av alla personuppgifter den handhar. Personuppgifternas integritet ska tryggas från att de uppstår tills de förstörs. Även integriteten gällande personinformation som utlämnas åt leverantörer, samarbetspartners och andra bör garanteras. Samkommunsdirektören har i februari 2018 tillsatt en arbetsgrupp för att utreda vilka typer av register som behövs, vilka register som kan utnyttjas och vilka åtgärder som ska vidtas för att uppfylla kraven i den nya lagen. Arbetsgruppen ska uppgöra en klar och tydlig plan och processbeskrivning för implementering av de nya registren. I artikel 37 GDPR fastställs att myndigheter och organ inom den offentliga förvaltningen bör utnämna ett dataskyddsombud som innehar yrkesmässiga kvalifikationer och sakkunskap om lagstiftning och praxis enligt vad som föreskrivs i artikel 39. Som samkommunens dataskyddsansvarig fungerar idag ekonomidirektören vid sidan av sin tjänst. För att säkerställa att samkommunen uppfyller kraven för ett dataskyddsanbud är det nödvändigt att samkommunen anställer en person eller köper denna tjänst. Behovet är brådskande och fortsätter åtminstone till ingången av regeringens planerade SOTE- och landskapsreform Kostnader för detta evalueras inom april månad. Förslag: tar del av ärendet. befullmäktigar ekonomidirektören att anställa en dataskyddsansvarig eller alternativt köpa tjänsten fram till Förslag: (ekonomidirektören)

10 7 beslutar i enlighet med förslaget. Delges:

11 8 KARKULLA:119 / Anlutning till KL Kuntahankinnat Oy:s avtal om Microsoft licenser Beredning: IT-planerare Marius Brunberg Föredragning: ekonomidirektör Martin Nordman Enligt beslut 43, 2015, anslöt samkommunen sig till KL Kuntahankinnat Oy:s ramavtal om system för kontorskommunikation. Leverantör för licenserna och systemet är Appelsiini (Elisa). Sedan juni 2015 har samkommunen använt Microsofts molntjänst Office 365 för bl.a. E-post, intra, kommunikationsverktyg, lagringsutrymme av data, m.m. Samkommunen har verksamhet i hela Svenskfinland vilket gör att molntjänsten har visat sig vara ett fungerande system för att trygga personalens åtkomst till tjänsterna. KL Kuntahankinnat Oy:s avtal med Elisa har gått ut och företaget har gjort en ny offentlig upphandling för såväl licenserna till Office 365 som också andra Microsoft licenser. KL Kuntahankinnat Oy har ingått avtal med leverantören Atea Finland Oy för Microsoft-licens återförsäljning och relaterade tjänster (Ramavtalsnummer KLKH131). Kostnaderna för samkommunens Office 365 licenser uppskattades år 2015 till maximalt euro per år. Kostnaderna för licenserna uppgår i dagens läge till ca euro per år, vilket innebär att gränsvärdet för offentlig upphandlings överskrids. Genom att samkommunen ansluter sig till KL Kuntahnkinnat Oy:s avtal (KLKH131) har samkommunen möjlighet att skaffa licenser till Office 365 utan att utföra en egen offentlig upphandling. Samkommunen kan även använda andra tjänster enligt ramavtal KLKH131. Förslag: beslutar att samkommunen ansluter sig till ramavtalet KLKH 131 och ingår avtal med Atea Finland Oy om leverans av Microsoft-licenser. Förslag: (ekonomidirektören) beslutar i enlighet med förslaget. Delges: IT-planeraren

12 9 38 s kalendarium hösten 2018 KARKULLA:278 /2017 Beredning och föredragning: samkommunsdirektör Sofia Ulfstedt, förnamn.efternamn@karkullaf.i Samkommunens förtroendeorgan ska besluta om tidpunkter och plats för sina sammanträden. Förslag: föreslås sammanträda enligt följande hösten 2018: Torsdag Tammerfors (heldagsmöte; planeringsseminarium II) Torsdag Via elektronisk förbindelse (från omsorgsbyråerna i Vasa, Helsingfors och Pargas) Torsdag Helsingfors Torsdag Via elektronisk förbindelse (från omsorgsbyråerna i Vasa, Helsingfors och Pargas) Torsdag Helsingfors Delges: styrelsen, berörda tjänstemän

13 10 KARKULLA:120 / Lägesbeskrivning för projekten på Kårkulla vårdhems och bostadsområde Beredning: fastighetschef Peter Blomgren Föredragning: ekonomidirektör Martin Nordman Kårkulla samkommun har under planering två nya byggnader till vårdhemmet och ett till bostadsområdet. Planeringen har framskridit så långt att projekten på vårdhemmet går ut på entreprenadberäkning under vecka 14 och projektet på bostasområdet under vecka 15. Därtill kommer vårdhemmets reningsverk och gamla administrationsbyggnad samt 10 bostadsbyggander på bostadsområdet att rivas. Vårdhemmets rivningsarbete påbörjas vecka 15 och bostadsområdets vecka 20. Ny parkeringsplats är under uppbyggnad samt infarten till vårdhemsområdet är under planering. Entreprenaden för infarten underställs Kris-, undersöknings- och rehabiliteringsenhetens entreprenad och läggs ut på entreprenadförfrågan i samband med den under vecka 14. På basen av nu uppgjorda planer har nya kostnadskalkyler gjorts av medverkande konsulter. Vårdhemmets byggnader: - Kris, undersökning- och rehabiliteringsenheten o Budget ,- (moms 0%) o Ny kostnadskalkyl ,- (moms 0%) (Ins.tsto. Aalto-Setälä Oy). o Vårdhemsområdets generatorbyte ,- (moms 0%). Alternativa lösningar utreds fortsättningsvis o Kostnaderna för den partiella rivningen av byggnad 9, , påförs investeringen ,- (moms 0%) (enligt anbud Totaalipurku Oy). o Totalt ,- (moms 0%). Seniorenheten o Ny kostnadskalkyl ,- (moms 0%) (Ins.tsto. Aalto-Setälä Oy). o Partiell rivning av centralbyggnaden ,- (moms 0%) o Totalt ,- (moms 0%) / Budgeterat ,- (moms 0%) o , reserverat för ny enhet ,- + rivning ,- Tot ,- (moms 0%). Trafikområden o Parkeringsplats, under uppbyggnad, enligt avtal ,- (moms 0%) o Ny infart, , ,- (moms 0%) (Kostnadsuppskattningen gjord av Ramboll). Bostadsområdets byggnader (Sitowise Oy): - Övervägens boendeenhet o Ny kostnadskalkyl ,- (moms 0%) o Omfattar ,- (moms 0%) av de totala rivningskostnaderna. o Omfattar även en ny lätt trafikled ner mot vårdhemmet. o, , ,- (moms 0%).

14 11 Förslag: antecknar ärendet för kännedom Förslag: (ekonomidirektören) beslutar i enlighet med förslaget. Delges: Fastighetschefen

15 40 Anmälningsärende 12 KARKULLA:7 /2018 Föredragning: ekonomidirektör Martin Nordman Esbo stads social- och hälsovårdssektor har meddelat att enligt Esbo stads ekonomiplan är anslaget som har reserverats för Kårkulla samkommun euro. Samkommunen bör meddela om ev. avvikelser från ovan nämnda summa i så god tid att Esbo stadsstyrelse vid behov hinner ta ställning till frågan innan avvikelsen verkställs. Bilaga: Förslag: Esbo stads meddelande tar del av Esbo stads social- och hälsovårdssektors meddelande.

16 13 41 Ta del av nämnders m.fl. myndigheters protokoll Beredning: förvaltningssekreterare Carola Isaksson Föredragning: ordförande Anna-Lena Karlsson-Finne Förslag: (ordförande) Följande beslutsprotokoll har tillställts styrelsen: Regionala nämnden i Nyland Regionala nämnden i Åboland Regionala nämnden i Österbotten Samkommunsdirektören: 14 / Beslut om extern utbildning 15 / Val av vårdare, befattning nr 426, till Triangelns SE Ekonomidirektören: 10 / Skadestånd, söndrade glasögon, 11 / Anställning av tidsbundet IT-stöd med placering i Österbotten Vik. personalchef Eva Isaksson-Holmberg: 30 / Beslut om individuellt årsbaserat tillägg 44 / / Tjänsteförordnande; vikarierande arbetarskyddschef 46 / Tidsbunden anställning av extra resurs till lönekontoret 47 / Beslut om individuellt årsbaserat tillägg 48 / Retroaktiv betalning av erfarenhetstillägg 49 / Retroaktiv betalning av erfarenhetstillägg 50 / Tidsbunden anställning av löneräknare Chefen för EUC: 23 / Tjänsteförordnande för enhetschef på EUC 24 / Tidsbundet beslut om ställföreträdare på EUC 25 / Beslut om köpavtal med SCA Hygiene Products Beslutsprotokollen finns till påseende på mötet. I förteckningen ingår inte beslut i ärenden gällande sådana kortvariga tjänst- och arbetsledigheter i vilka beslutanderätten fastställts i samkommunens förvaltningsstadga och gällande vilka styrelsen beslutat att inte utnyttja sin rätt att ta till behandling. antecknar att den tagit del av protokollen och konstaterar att en överföring av beslut inte är påkallad.

17 42 Eventuella övriga ärenden 14