POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS. Varbergs kommun Norrgatan

Transkript

1 Kallelse/underrättelse (35) Serviceförvaltningen Beslutsorgan Servicenämnden Tid Torsdagen den 22 mars, kl Plats Folkets hus, Nyhem Holmeberg Ärenden 1. Val av justerare 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Intern kontroll 2017, återrapportering (SVN 2017/0023-5) 5. Intern kontroll 2018 (SVN 2018/0018-1) 6. Motion från Olle Hällnäs (SD) om kostpolicy kring matfetter (SVN 2017/0074-4) 7. Information om konkurrensutsättning Södertulls kök 8. Lokalanpassning simstadion (SVN 2018/0017-1) 9. Investering Mariedalsskolan (SVN 2018/0020-1) 10. Information renodling av fastigheter 11. Information om ombyggnad ABW 12. Revidering av servicenämndens delegeringsförteckning (SVN 2018/0013-1) 13. Förvaltningen informerar 14. Månadsrapport februari 15. Meddelanden Harald Lagerstedt Ordförande Elisabeth Eriksson Sekreterare POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan svn@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS Varberg

2 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) 4. Intern kontroll 2017, återrapportering Dnr: SVN 2017/0023 Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 14 Dnr SVN 2017/0023 Intern kontroll 2017, återrapportering Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. anta återrapporteringen av internkontroll Beskrivning av ärendet I enlighet med beslut i servicenämnd har följande kontrollområden granskats: RVA (16p är Kontrollområde max) Förebygga och förhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter 9 Alla nyanställda på serviceförvaltningen har gått den kommungemensamma introduktionsdagen 9 Korttidssjukfrånvaro 12 Förhindra att arbetstagare utsätts för kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing 12 God ekonomisk hushållning - digitala beställningar (kost och städ) 9 Informationssäkerhet 12 Backup återläsning 12 Trafiksäkerhet 9 Förvaltning av kommunens fastigheter - beställningsprocessen 9 Många ärenden till kronofogden på SER 9 Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder, process-

3 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) och kontrollansvarig. Återrapporteringen finns sammanställd i bilagan Internkontroll - återrapportering_2017 Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 5 mars Internkontroll - återrapportering_2017 Övervägande Inga överväganden har inkommit. Summering av 2017 års internkontroll. Följande internkontrollpunkter bedöms helt uppfyllda och värde uppnåtts och kommer inte följas upp i internkontrollen 2018: Alla nyanställda på serviceförvaltningen har gått den kommungemensamma introduktionsdagen God ekonomisk hushållning - digitala beställningar (kost och städ) Backup återläsning Trafiksäkerhet återrapportering av besiktning genomförd De punkter som inte är helt uppfyllda 2017 följs upp i internkontrollen 2018, plus ett par punkter som är uppfyllda, men som anses viktiga att följa fortsatt. Protokollsutdrag: Verksamhetsutvecklare Controller serviceförvaltningen

4 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Dnr: SVN 2017/ Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Intern kontroll 2017, återrapportering Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. anta återrapporteringen av internkontroll Beskrivning av ärendet I enlighet med beslut i servicenämnd har följande kontrollområden granskats: RVA (16p är Kontrollområde max) Förebygga och förhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter 9 Alla nyanställda på serviceförvaltningen har gått den kommungemensamma introduktionsdagen 9 Korttidssjukfrånvaro 12 Förhindra att arbetstagare utsätts för kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing 12 God ekonomisk hushållning - digitala beställningar (kost och städ) 9 Informationssäkerhet 12 Backup återläsning 12 Trafiksäkerhet 9 Förvaltning av kommunens fastigheter - beställningsprocessen 9 Många ärenden till kronofogden på SER 9 Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder, processoch kontrollansvarig. Återrapporteringen finns sammanställd i bilagan Internkontroll - återrapportering_2017 Beslutsunderlag Internkontroll - återrapportering_2017

5 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Övervägande Inga överväganden har inkommit. Summering av 2017 års internkontroll. Följande internkontrollpunkter bedöms helt uppfyllda och värde uppnåtts och kommer inte följas upp i internkontrollen 2018: Alla nyanställda på serviceförvaltningen har gått den kommungemensamma introduktionsdagen God ekonomisk hushållning - digitala beställningar (kost och städ) Backup återläsning Trafiksäkerhet återrapportering av besiktning genomförd De punkter som inte är helt uppfyllda 2017 följs upp i internkontrollen 2018, plus ett par punkter som är uppfyllda, men som anses viktiga att följa fortsatt. Ekonomi och verksamhet Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser. Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Lotta Olanya Verksamhetsutvecklare Protokollsutdrag Verksamhetsutvecklare Controller serviceförvaltningen

6 Internkontroll 2017 Fas: Uppföljning Internkontroll Rapportperiod: Organisation: 2 - Servicenämnd SAMMANFATTNING Internkontroll Sammanfattning Inledning Intern kontroll definieras som en process, där såväl den politiska ledningen som den professionella ledningen och övrig personal samverkar. Processen är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: Verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt, dvs god ekonomisk hushållning Den finansiella rapporteringen och informationen om verksamheten är tillförlitlig Tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm följs Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda samt att veta hur det går i verksamhet och ekonomi. Det är ett ständigt pågående kvalitetsarbete för att få nöjda kunder, förebygga riskfyllda situationer, arbeta effektivare och få bättre rutiner. Ansvar/åtagande Från år 2000 finns det i kommunallagens 6 kap 7 en tydlig bestämmelse som definierar ansvaret för den interna kontrollen: "Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt" Nämnder och styrelser ska senast i mars varje år anta en plan för den interna kontrollen. Planen överlämnas till Kommunstyrelsen senast under samma månad :18 1

7 Rapportering på nämnds- eller styrelsenivå ska ske till Kommunstyrelsen i samband med att den nya planen överlämnas. Varje nämnd/styrelse avlämnar en sammanfattning av gjorda kontroller där upptäckta brister lyfts fram och analyseras. Vid samma tidpunkt sker även rapportering till kommunens revisorer. Det övergripande ansvaret för att det finns en tillräcklig intern kontroll vilar på kommunstyrelsen som, med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas rapporter ska utvärdera kommunens samlade plan för intern kontroll och, i de fall förbättringar behöver göras, ta initiativ till sådana. KONTROLLMOMENT Förebygga och förhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter Vid medarbetarsamtal samt vid nyanställning ska alla tillfrågas om bisyssla. Det finns många olika bisysslor och många är tillåtna: fackliga, politiska, ideella och även bisysslor som inte är arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med ordinarie arbete. Men sjukfrånvaro på grund av stress och psykisk ohälsa ökar stadigt. Därför är det bra att vi stannar upp och funderar om vi hinner med allt vi vill göra. (Bisyssla kan vara arbetshindrande i större utsträckning än vad vi vill inse). Risk för utbrändhet. Risk/väsentlighet = 9 Återrapporteras till nämnd Ansvarig Jaroslava Nilsson (jan) Bedömning Helt uppfyllt Kommentar: Av samtliga månadsanställda medarbetare inom serviceförvaltningen innehar 40 personer bisysslor. Majoriteten är ideella eller politiska/fackliga uppdrag. Serviceförvaltningen har tillstyrkt samtliga anmälda bisysslor. KONTROLLMETOD Vid medarbetarsamtal & nyanställning ska alla tillfrågas Vid medarbetarsamtal samt vid nyanställning ska alla tillfrågas om bisyssla. Chefer kontrollerar så att bisyssla inte strider mot de regler som finns i kommunen och följer de rutiner för rapportering som är överenskomna. Chefer rapportera till HR på förvaltningen som sammanställer resultatet till nämnden. Presentation sker senast mars nästkommande år. Förbättrad dokumentation. HR har utarbetat en blankett för årlig sammanställning. Frekvens Status Bedömning Åtgärd 1 gång/år senast december innevarande år ska sammanställningen lämnas till HR på förvaltningen. Färdig Värde uppnått Kommentar: Samtliga chefer har rapporterat resultatet till HR på serviceförvaltningen i mallen som HR har tagit fram för rapportering :18 2

8 KONTROLLMOMENT Alla nyanställda får en introduktion i Vision 2025 Alla nyanställda ska delta i den centrala introduktionen för nyanställda. Deltagande i kommunens gemensamma introduktionsdag och eller introduktion för nya chefer är viktigt för att medarbetare ska ha möjlighet att uppfylla vision Risk/väsentlighet = 9 Återrapporteras till nämnd Ansvarig Jaroslava Nilsson (jan) Bedömning Delvis uppfyllt Kommentar: Av 25 nyanställda medarbetare har 12 personer deltagit i introduktion för nyanställda och två personer har deltagit i introduktion för nya chefer. Eftersom introduktionen sker på förmiddagen har kost- och städmedarbetare svårt att delta. Detta har rapporterats till personalkontoret och rutiner har ändrats så att vissa introduktionstillfällen sker under eftermiddagen. KONTROLLMETOD Anmälan vid nyanställning Vid nyanställning ska chefen anmäla den nya medarbetaren till introduktionen, fyller i sammanställningsmallen och när medarbetaren gått introduktionen fyller chefen in datum för introduktionen som medarbetaren deltagit i. HR sammanställer och redovisar till nämnden i mars nästkommande år. Frekvens Status Bedömning Åtgärd Löpande under året till HR. HR rapporterar sammanställning till nämnd i mars nästkommande år. Färdig Värde uppnått Kommentar: Alla chefer som nyanställt medarbetare har rapporterat in resultat. KONTROLLMOMENT Kortidssjukfrånvaro Orsak till korttidssjukfrånvaro. Risk/väsentlighet = 12 Återrapporteras till nämnd Ansvarig Jaroslava Nilsson (jan) Bedömning Delvis uppfyllt Kommentar: Totalt 54 medarbetare inom serviceförvaltningen har varit sjuka fyra eller fler tillfällen under en tolvmånadersperiod. Samtal har förts med 32 medarbetare. Av de 22 medarbetare som :18 3

9 arbetsgivare inte samtalat med har många kända diagnoser och några har avslutat sin anställning. Arbetsgivaren har missat att samtala med fåtal medarbetare och detta beror mest på att dessa bytte arbetsplats under året och därmed hamnat mellan två chefer. KONTROLLMETOD Samtal/intervju Samtal sker löpande med alla som har fyra eller fler korttidssjukfrånvarotillfällen utan känd diagnos. Chefen kallar. HR deltar i samtalen och sammanställer hur många på varje enhet som har fyra eller fler sjuktillfällen och kontrollerar att chefen kallat till samtalen. Frekvens Status Bedömning Åtgärd Löpande Färdig Värde uppnått Chefer gör gemensam kontroll av sjukfrånvaro vid byte av enheter/arbetsställen och medarbetare så att tydlig överlämning sker. Kommentar: Kontrollmetoden fungera bra. Alla chefer har fyllt i sammanställningen. Medarbetare med fyra eller fler sjuktillfällen som arbetsgivaren missat att samtala med beror på att medarbetaren har bytt arbetsplats och därmed hamnat under två chefer under året. Detta kommer att säkerställas till kommande år genom bättre information och tydlig överlämning mellan cheferna. KONTROLLMOMENT Förhindra att arbetstagare utsätts för kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing Förhindra att medarbetare utsätts för kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing. På grund av dålig medvetenhet eller brist på kunskap förekommer medveten/omedveten mobbing och trakasserier på våra arbetsplatser. Risk/väsentlighet = 12 Återrapporteras till nämnd Ansvarig Jaroslava Nilsson (jan) Bedömning Helt uppfyllt Kommentar: Samtliga chefer har diskuterat kränkande särbehandling, trakasserier och mobbing på sina APT. Inga konstaterade fall av kränkande särbehandling eller mobbing har rapporterats. KONTROLLMETOD Diskutera riktlinjer samt handlingsplan För att eliminera mobbing, trakasserier och kränkande särbehandling på arbetsplatsen ska samtliga chefer diskutera kränkande särbehandling, trakasserier och mobbing på APT-möten och informerar medarbetare om de riktlinjer och den handlingsplan som är framtagen i kommunen :18 4

10 Frekvens Status Bedömning Åtgärd 1 gång/år Färdig Värde uppnått Kommentar: Samtliga chefer har diskuterat kränkande särbehandling/trakasserier och mobbing på sina APT. Rapportera till HR Chefer ska rapportera löpande konstaterade fall av trakasserier, mobbing eller kränkande särbehandling till HR som följer upp ärenden och sammanställer resultatet. Frekvens Status Bedömning Åtgärd 1 gång/år Färdig Värde uppnått Kommentar: Samtliga chefer har rapporterat sammanställningen till HR och inga konstaterade fall av kränkande särbehandling, mobbing eller trakasserier har rapporterats. KONTROLLMOMENT God ekonomisk hushållning - digitala beställningar (kost och städ) Andelen digitala beställningar av total antalet beställningar inom kost. Risk/väsentlighet = 9 Återrapporteras till nämnd Ansvarig Kristian Helgesson (krhe002) Bedömning Helt uppfyllt Kommentar: Andelen digitala beställningar uppgår under 2017 till 86 %, vilket innebär en ökning från 2016 då resultatet var 84 % digitala beställningar. KONTROLLMETOD Mätning av antal digitala beställningar Kontrollmetoden sker genom att följa upp och mäta andelen beställningar som görs digitalt i beställningssystemet. Målet är att andelen digitala beställningar ska öka för att minska risken att fel vara beställs eller att fel pris betalas för en vara. Frekvens Status Bedömning Åtgärd Mätningen genomförs varje tertial. Färdig Värde uppnått Kommentar: Andelen digitala beställningar har följts upp per tertial :18 5

11 KONTROLLMOMENT Informationssäkerhet Öka medvetenheten inom kommunen om potentiella risker. Det kommer under 2017 genomföras nanolearning om informationssäkerhet. Minst 85 % av kommunens medarbetare ska genomföra kursen om informationssäkerhet via "nanolearning". Risk/väsentlighet = 12 Återrapporteras till nämnd Ansvarig David Johansson (dajo007) Bedömning Ej uppfyllt Kommentar: Lågt deltagande i den via utskickade kursen och därmed ingen ökad kunskap om informationssäkerheten inom kommunen. Flertalet informationskampanjer genomfördes för att öka deltagandet men trots det lyckades vi inte öka antalet deltagare. Snarare sjönk det successivt. När kursen var genomförd var det bara 580 som hade fullföljt. Det är svårt att påverka deltagandet från övriga förvaltningar. KONTROLLMETOD Statistik över deltagande i nanolearning Statistik över deltagande mäts. Kompetens inom området mäts före och efter kurserna Frekvens Status Bedömning Åtgärd Statistik 1 gång per vecka under kursperioden. Färdig Ej accepterat värde Under 2018 ska en mätning göras för antal deltagande från serviceförvaltningen, då det är något som vi direkt kan påverka. Kommentar: Deltagandet följdes upp varje vecka och kontrollmetoden fungerade. KONTROLLMOMENT Backup återläsning När backup är flyttad till ny serverhall ska vi kontrollera att återläsning från backup fungerar.' Flytta backup till nya serverhallen. Backup kan ej återställas om serverhall 1 'står under vatten' eller liknande händelse. Risk/väsentlighet = 12 Återrapporteras till nämnd :18 6

12 Ansvarig Håkan Axelsson (haax001) Bedömning Helt uppfyllt Kommentar: Återläsning är genomförd då IT har återställt Hypergenedatabasen, KONTROLLMETOD Återläsning via DPM Återläsning via DPM (backupprogrammet) Total återställning av databaskrasch ska testas en gång under året. Genomförd genom att vi har återställt Hypergenedatabasen. Frekvens Status Bedömning Åtgärd Vi testar mindre återläsning från DPM 1 gång/månad och en större återläsning sker 1 gång/år. Färdig Värde uppnått Kommentar: Kontrollmetoden har fungerat. En återställning av Hypergenedatabasen är gjord och lyckades. KONTROLLMOMENT Trafiksäkerhet Återrapportering av besiktning genomförd. Körförbud på fordonet om besiktning inte är genomförd i tid. Då gäller inte försäkringen och kommunen riskerar att nyttja ej trafiksäkra fordon. Risk/väsentlighet = 9 Återrapporteras till nämnd Ansvarig Marlene Garhall (maga004) Bedömning Helt uppfyllt Kommentar: Samtliga besiktningar har säkerställts, vilket innebär att besiktningar genomförts som planerat. Inga körförbud rapporterade. KONTROLLMETOD Manuella kontroller Manuella kontroller görs efter varje besiktningsintervall. Frekvens Status Bedömning Åtgärd Efter varje besiktningsintervall. Färdig Värde uppnått :18 7

13 Kommentar: Kontrollmetoden har fungerat bra. Under 2017 har inga fordon fått körförbud pga. ej genomförd besiktning. Kontroll av utförda besiktningar sker genom en automatisk förfrågan genom BOKA till Transportstyrelsen. De som varit och besiktat bilen återkopplar att de varit på besiktning via telefon eller mejl. KONTROLLMOMENT Förvaltning av kommunens fastigheter - beställningsprocessen Rätt pris för rätt vara/tjänst Risk/väsentlighet = 9 Återrapporteras till nämnd Ansvarig Katarina Lindh (kali004) Bedömning Helt uppfyllt Kommentar: Inga avvikelser uppdagades vid stickprovskontrollerna. KONTROLLMETOD Stickprov Stickprov, 1 faktura = 1 stickprov Frekvens Status Bedömning Åtgärd 5 fakturor/månad Färdig Värde uppnått Kommer även vara med i internkontroll Kommentar: Stickprovskontroll att ramavtalsentreprenörer följer ramavtal samt att entreprenören följer ramavtalets intentioner har genomförts löpande under Detta för att säkerställa att vi blir debiterade rätt pris för rätt vara. KONTROLLMOMENT Många ärenden till kronofogden på SER Förfallna fakturor som riskerar att gå vidare till kronofogden ska kontrolleras och omgående betalas. Risk/väsentlighet = 9 Återrapporteras till nämnd Ansvarig Jenny Lindborg (jeli001) Bedömning Helt uppfyllt Kommentar: Under 2017 har servicenämnden fått totalt kr i inkasso, kronofogde och räntekostnader. Kronofogdeärenden under 2017 som avsåg försenade fakturor 2017 var 1 st. (Peab 20 dagar sen belopp 286 kr). Under 2017 har även två kronofogdeärenden avseende försenat betalda fakturor under 2016 inkommit :18 8

14 2016 fick servicenämnden in ca 20 st. ärenden till Kronofogden och totalt kr i inkasso, kronofogde och räntekostnader. KONTROLLMETOD Kontroller görs i Proceedo per ansvar Kontroller ska göras i Proceedo per ansvar. Alla fakturor som förfallit ska antingen betalas eller begära skriftlig framflyttning av betalningsdatum och/eller bifoga skriftligt från leverantör att kredit inväntas och ingen anmälan till kronofogden kommer ske från leverantören Frekvens Status Bedömning Åtgärd Varje vecka görs en sammanställning av förfallna fakturor i Proceedo. Varje månad görs en sammanställning på antal ärenden till inkasso och/eller kronofogden. Färdig Värde uppnått Vi kommer även under 2018 fortsätta att påminna om attestering av fakturor, vilket har visat sig vara effektivt. Kommentar: Kontrollmetoden har varit effektiv och fungerat väl :18 9

15 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) 5. Intern kontroll 2018 Dnr: SVN 2018/0018 Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 15 Dnr SVN 2018/0018 Intern kontroll 2018 Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. följande kontrollområden skall undersökas under 2018 förutom punkten om bisysslor: - Kronofogden antal ärenden till Kronofogden på SER. (Prioritering 9 av 16) - Livsmedelssäkerhet (Prioritering 9 av 16) - Trafiksäkerhet (Prioritering 9 av 16) - Förebygga och förhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter (Prioritering 9 av 16) - Korttidssjukfrånvaro. (Prioritering 12 av 16) - Förhindra att arbetstagare utsätts för kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing. (Prioritering 12 av 16) - Skyddsronder (Prioritering 12 av 16) - Beställningsprocessen fastighetsavdelningen (Prioritering 9 av 16) - Informationssäkerhet (Prioritering 12 av 16). Beskrivning av ärendet Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive förvaltning. Inom förvaltningens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen, eller av honom/henne utsedd, för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Inom detta ansvar ligger att vederbörande skall leda arbetet med att åstadkomma och upprätta en god internkontroll. Kommunfullmäktige har beslutat om övergripande riktlinjer för internkontroll. Serviceförvaltningen har följt riktlinjerna och processen kring att ta fram plan för internkontroll.

16 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Planen för internkontroll består av identifiering av kontrollområden, risk- och väsentlighetsanalys, kontrollansansvarig för respektive kontrollområde samt uppföljning/återrapportering. Risk- och väsentlighetsanalysen (RVA) består dels av en risk inventering dels av en prioritering (bedömning av väsentlighetsgrad och sannolikhet på en skala 1 4). De olika delkomponenterna multipliceras med varandra och ger då en slutsiffra mellan Intervallet 9 16 tas med i nämndens internkontrollplan. För processer som får 12 poäng och högre bör direkta förbättringsåtgärder sättas in för att minimera risken. Ett riskområde är en process med en väsentlig risk någonstans i flödet. Processen kan omfatta flera verksamheter. Ett kontrollområde identifierar vad inom riskområdet som är kritisk och behöver undersökas. Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder, process- och kontrollansvarig. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 5 mars Intern kontroll Övervägande Inga synpunkter har inkommit från andra förvaltningar. Protokollsutdrag: Verksamhetsutvecklare Controller serviceförvaltningen

17 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Intern kontroll 2018 Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. Följande kontrollområden skall undersökas under 2018: - Kronofogden antal ärenden till Kronofogden på SER. (Prioritering 9 av 16) - Livsmedelssäkerhet (Prioritering 9 av 16) - Trafiksäkerhet (Prioritering 9 av 16) - Förebygga och förhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter (Prioritering 9 av 16) - Korttidssjukfrånvaro. (Prioritering 12 av 16) - Förhindra att arbetstagare utsätts för kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing. (Prioritering 12 av 16) - Skyddsronder (Prioritering 12 av 16) - Beställningsprocessen fastighetsavdelningen (Prioritering 9 av 16) - Informationssäkerhet (Prioritering 12 av 16) Beskrivning av ärendet Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive förvaltning. Inom förvaltningens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen, eller av honom/henne utsedd, för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Inom detta ansvar ligger att vederbörande skall leda arbetet med att åstadkomma och upprätta en god internkontroll. Kommunfullmäktige har beslutat om övergripande riktlinjer för internkontroll. Serviceförvaltningen har följt riktlinjerna och processen kring att ta fram plan för internkontroll. Planen för internkontroll består av identifiering av kontrollområden, risk- och väsentlighetsanalys, kontrollansansvarig för respektive kontrollområde samt uppföljning/återrapportering. Risk- och väsentlighetsanalysen (RVA) består dels av en risk inventering dels av en prioritering (bedömning av väsentlighetsgrad och sannolikhet på en skala 1 4). De olika delkomponenterna multipliceras med varandra och ger då en slutsiffra mellan 1 16.

18 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Intervallet 9 16 tas med i nämndens internkontrollplan. För processer som får 12 poäng och högre bör direkta förbättringsåtgärder sättas in för att minimera risken. Ett riskområde är en process med en väsentlig risk någonstans i flödet. Processen kan omfatta flera verksamheter. Ett kontrollområde identifierar vad inom riskområdet som är kritisk och behöver undersökas. Uppföljning och återrapportering sker till Servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder, process- och kontrollansvarig. Beslutsunderlag Intern kontroll Övervägande Inga synpunkter har inkommit från andra förvaltningar. Ekonomi och verksamhet Beslut medför inga ekonomiska konsekvenser. Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Lotta Olanya Verksamhetsutvecklare Protokollsutdrag Verksamhetsutvecklare Controller serviceförvaltningen

19 Internkontroll 2018 Fas: Inmatning Intern kontroll 2018 Rapportperiod: Organisation: 2 - Servicenämnd SAMMANFATTNING Internkontroll Sammanfattning Inledning Intern kontroll definieras som en process, där såväl den politiska ledningen som den professionella ledningen och övrig personal samverkar. Processen är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: Verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt, dvs god ekonomisk hushållning Den finansiella rapporteringen och informationen om verksamheten är tillförlitlig Tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm följs Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda samt att veta hur det går i verksamhet och ekonomi. Det är ett ständigt pågående kvalitetsarbete för att få nöjda kunder, förebygga riskfyllda situationer, arbeta effektivare och få bättre rutiner. Ansvar/åtagande Från år 2000 finns det i kommunallagens 6 kap 7 en tydlig bestämmelse som definierar ansvaret för den interna kontrollen: "Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt" Nämnder och styrelser ska senast i mars varje år anta en plan för den interna kontrollen. Planen överlämnas till Kommunstyrelsen senast under samma månad. Rapportering på nämnds- eller styrelsenivå ska ske till Kommunstyrelsen i samband med att den nya planen överlämnas. Varje nämnd/styrelse avlämnar en sammanfattning av gjorda kontroller där upptäckta brister lyfts fram och analyseras. Vid samma tidpunkt sker även rapportering till kommunens revisorer. Det övergripande ansvaret för att det finns en tillräcklig intern kontroll vilar på kommunstyrelsen som, med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas rapporter ska utvärdera kommunens samlade plan för intern kontroll och, i de fall förbättringar behöver göras, ta initiativ till sådana :19 1

20 OMRÅDE/PROCESS Kronofogden - antal ärenden till kronofogden på SER Regelbundna kontroller av förfallna fakturor kommer fortsätta under Antal ärenden till kronofogden har minskat betydligt mellan 2016 och 2017 även räntekostnaderna har minskat från 2016 till Återrapporteras till servicenämnden RISK Förfallna fakturor leder till ärenden hos kronofogden Om fakturor inte betalas i tid riskerar kommunen att få ökade kostnader för påminnelseavgifter och räntor samt även kostnader och ärenden hos kronofogden. Varbergs kommuns rykte riskerar också att skadas och kommunen kan anses oprofessionell i sin kontakt med leverantörer. För kommunen innebär det också en kostnad för det extra arbete det innebär att handha ett kronofogdeärende eller inkassoärenden. Ansvarig Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Jenny Lindborg (jeli001) 3 3 KONTROLLMOMENT Kontrolleras genom antal ärenden till kronofogden. Även inkasso och räntekostnader per år kommer kontrolleras. Ansvarig Frekvens Metod Jenny Lindborg (jeli001) Kontroll av antal ärenden till kronofogden samt inkasso och räntekostnader görs per och rapporteras till nämnd mars Minst två gånger i månaden tas samtliga förfallna fakturor fram ur Proceedo. Listan mailas ut till respektive AC, med uppmaningen att attestera förfallna fakturor omgående. OMRÅDE/PROCESS Livsmedelssäkerhet För att säkerställa hantering och processer av livsmedel följs rapporterna från miljö och hälsas inspektioner i köken upp. Återrapporteras till servicenämnden RISK Risk att myndighetskrav inte uppfylls Miljö och hälsa kontrollerar att de krav som finns angående livsmedelshantering efterlevs. Om kraven inte efterlevs, är värsta scenario förelägganden. Ansvarig Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kristian Helgesson (krhe002) :19 2

21 KONTROLLMOMENT Inspektioner av Miljö och Hälsa För att säkerställa hantering och processer av livsmedel följs rapporterna från miljö och hälsas inspektioner i köken upp. Ansvarig Frekvens Metod Kristian Helgesson (krhe002) Löpande Rapporter från miljö och hälsa sammanställs, följs upp och åtgärdas. OMRÅDE/PROCESS Trafiksäkerhet Trafiksäkerheten är kopplad till att bilen körs med rätt typ av däck för årstiden. Återrapporteras till servicenämnden RISK Däckskifte Risken är att få böter om man inte byter däcken inom avsatt tid samt att det också kan utgöra en trafiksäkerhetsfara. Ansvarig Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Marlene Garhall (maga004) 3 3 KONTROLLMOMENT Kontroll att samtliga fordon bytt däck Genom kontakt med leverantörerna får vi info gällande fordon som inte varit inne för däckbyte. Ansvarig Frekvens Metod Marlene Garhall (maga004) 2 gånger per år. Kontakt sker via mejl med leverantörerna. OMRÅDE/PROCESS Förebygga och förhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter Vid medarbetarsamtal samt vid nyanställning ska alla tillfrågas om bisyssla. Det finns många olika bisysslor och många är tillåtna: fackliga, politiska, ideella och även bisysslor som inte är arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med ordinarie arbete. Men sjukfrånvaro på grund av stress och psykisk ohälsa ökar stadigt. Därför är det bra att vi stannar upp och funderar om vi hinner med allt vi vill göra. (Bisyssla kan vara arbetshindrande i större utsträckning än vad vi vill inse). Risk för utbrändhet. Återrapporteras till servicenämnden :19 3

22 RISK Bisysslor Sjukfrånvaro på grund av stress och psykisk ohälsa ökar stadigt. Därför är det bra att vi stannar upp och funderar om vi hinner med allt vi vill göra. (Bisyssla kan vara arbetshindrande i större utsträckning än vad vi vill inse). Risk för utbrändhet ökar. Risken ökar också att man startar eget i större utsträckning som kan leda till att man konkurrerar med kommunens verksamheter. Ansvarig Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Jaroslava Nilsson (jan) 3 3 KONTROLLMOMENT Vid medarbetarsamtal & nyanställning ska alla tillfrågas Vid medarbetarsamtal samt vid nyanställning ska alla tillfrågas om bisyssla. Chefer kontrollerar så att bisyssla inte strider mot de regler som finns i kommunen och följer de rutiner för rapportering som är överenskomna. Chefer rapporterar till HR på förvaltningen som sammanställer resultatet till nämnden. Presentation sker senast mars nästkommande år. Ansvarig Frekvens Metod Jaroslava Nilsson (jan) HR presenterar sammanställningen en gång per år. Vid medarbetarsamtal och vid nyanställningar tillfrågas medarbetare om bisyssla. OMRÅDE/PROCESS Korttidssjukfrånvaro Arbetsgivaren vill identifiera orsak till korttidssjukfrånvaro Återrapportering till servicenämnden RISK Sjukfrånvaro Om arbetsgivaren inte identifierar anledningar till sjukfrånvaro är risken stor att sjukfrånvaron kommer att öka vilket leder till att arbetsmiljön för friska medarbetare blir sämre och kostnader kommer att öka. Återrapportering senast mars 2019 Ansvarig Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Jaroslava Nilsson (jan) 4 3 KONTROLLMOMENT Samtal/intervju Samtal tillsammans med HR på förvaltningen genomförs löpande med alla som har fler än tre sjuktillfällen under en 12-månaders period utan känd diagnos. HR gör sedan en sammanställning och redovisar för nämnden senast mars Ansvarig Frekvens Metod Jaroslava Nilsson (jan) Löpande Genom att intervjua alla medarbetare som har fler tre :19 4

23 sjuktillfällen under en 12 månaders period. OMRÅDE/PROCESS Förhindra att arbetstagare utsätts för kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing Förhindra att medarbetare utsätts för kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing. På grund av dålig medvetenhet eller brist på kunskap förekommer medveten/omedveten mobbing och trakasserier på våra arbetsplatser. Återrapportering till servicenämnden RISK Kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing På grund av dålig medvetenhet och kunskap förekommer medveten och omedveten mobbing på våra arbetsplatser. Människor mår dåligt, kan leda till sjukskrivningar. Ansvarig Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Jaroslava Nilsson (jan) 3 4 KONTROLLMOMENT Diskutera riktlinjer samt handlingsplan För att eliminera mobbing, trakasserier och kränkande särbehandling på arbetsplatsen ska samtliga chefer diskutera kränkande särbehandling, trakasserier och mobbing på APT-möten och informerar medarbetare om de riktlinjer och den handlingsplan som är framtagen i kommunen. Ansvarig Frekvens Metod Jaroslava Nilsson (jan) Årligen Genom att sprida information om kommunens riktlinjer och handlingsplan på APT. Rapportera till HR konstaterade fall Chefer ska rapportera löpande konstaterade fall av trakasserier, mobbing eller kränkande särbehandling till HR som följer upp ärenden och sammanställer resultatet. Ansvarig Frekvens Metod Jaroslava Nilsson (jan) Löpande. Omedelbar rapportering :19 5

24 OMRÅDE/PROCESS Skyddsronder Säkerställa att rätt punkter tas upp i skyddsrondsprotokollet och att man följer upp dessa. Förklaring finns som bilaga till skyddsrondsprotokollet. Blir man ändå osäker, har man AFS: ar och /eller arbetsmiljöverkets rekommendationer som stöd. Återrapportering till servicenämnden RISK Skyddsronder Risken är: Att icke arbetsmiljörelaterade punkter kommer upp och att man därför missar viktiga punkter på grund av för många oviktiga ärenden. Att resultatet från skyddsronden inte följs upp, utan man bara sätter blanketten i pärmen. Ansvarig Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Jaroslava Nilsson (jan) 4 3 KONTROLLMOMENT Skyddsronder Vid skyddsronder följer cheferna den framtagna rutinen för skyddsrondsprotokoll, så att man inte missar väsentliga felaktigheter för att man har fokus på fel saker. Alla genomförda skyddsronders protokoll med uppföljning samlas på av HR angiven plats så att man lätt kan följa upp resultatet Ansvarig Frekvens Metod Jaroslava Nilsson (jan) Löpande Cheferna ska följa den framtagna rutinen. OMRÅDE/PROCESS Fastighetsförvaltning/beställningsprocess Rätt pris för rätt vara/tjänst. Kontrollera att upphandlade ramavtal följs. Återrapporteras till servicenämnden RISK Avtalsbrott Risk 9 Ansvarig Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Katarina Lindh (kali004) 3 3 KONTROLLMOMENT Stickprov Genomföra minst 5 stickprov/månad för att säkerställa att processen efterlevs. Ansvarig Frekvens Metod Katarina Lindh (kali004) Löpande Stickprov :19 6

25 OMRÅDE/PROCESS Informationssäkerhet Öka medvetenheten inom kommunen om potentiella risker. Det kommer under 2018 genomföras nanolearning om informationssäkerhet. Minst 85 % av serviceförvaltningens medarbetare ska genomföra kursen om informationssäkerhet via "nanolearning". Återrapporteras till servicenämnden RISK Öka informationssäkerheten Genom utskick av nanolearning -kurser ska medvetenheten om informationssäkerhet öka inom serviceförvaltningen. Ansvarig Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Håkan Axelsson (haax001) 3 4 KONTROLLMOMENT Statistik över deltagandet i nanolearning Statistik över deltagandet mäts och serviceförvaltningens deltagande mäts separat. Kompetens inom området mäts före och efter kurserna. Ansvarig Frekvens Metod Håkan Axelsson (haax001) Statistik 1 gång per vecka under kursperioden. Statistik på antal deltagare efter varje kurstillfälle :19 7

26 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) 6. Motion från Olle Hällnäs (SD) om kostpolicy kring matfetter Dnr: SVN 2017/0074 Handläggare: Kristian Helgesson Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 16 Dnr SVN 2017/0074 Motion från Olle Hällnäs (SD) om kostpolicy kring matfetter Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta föreslå kommunfullmäktige 1. avstyrka motion angående att ta bort margarinbaserade matfetter i måltiderna. Beskrivning av ärendet I motion till Varbergs kommunfullmäktige föreslår Olle Hällnäs (SD) att byta ut margarinbaserat matfett som används i kommunens kök till vegetabiliska oljor eller smör. I Varbergs kommun utgår man ifrån den av kommunfullmäktige gemensamt beslutade kostpolicyn. Kostpolicyn pekar på att vi skall använda Livsmedelsverket som grund för våra livsmedelsval. Kostråden från Livsmedelsverket bygger på den samlade forskningen, där olika typer av studier ingår om vilka matvanor som är hälsosamma. För att förklara hur människors hälsa påverkas av hur de äter, vilken slags mat de äter och vilka näringsämnen de får i sig utgår forskarna från olika typer av studier. För att studier ska få ligga till grund för rekommendationer krävs att de är välgjorda, det vill säga uppfyller vissa kvalitetskriterier. När flera studier av bra kvalitet pekar åt samma håll finns det bevis för ett visst samband. En enskild studie räcker inte för att förklara ett samband eller ligga till grund för en rekommendation. Eftersom många sjukdomar som beror på vad man ätit utvecklas långsamt behövs så kallade observationsstudier. I en sådan studie följer man hur många människor äter och mår under lång tid utan att man påverkar deras matvanor. (Livsmedelsverkets hemsida).

27 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Forskningen har tagit många kliv framåt de senaste decennierna tack vare resultat från många olika forskningsfält. Från såväl stora befolkningsstudier som experimentella studier i laboratorier, vet vi i dag att en hälsosam livsstil där bra matvanor ingår, leder till förbättrad livskvalitet och minskad risk för cancer och annan ohälsa. (Cancerfonden) Den 1 juli 2011 trädde en ny skollag i kraft med krav på att skolmåltiderna inte bara ska vara kostnadsfria utan även näringsriktiga. Det är lunchmåltiden som skolinspektionen vid en inspektion begär näringsvärdesberäknad. Det innebär att skollunchen bör ge i genomsnitt cirka 30 procent av elevernas rekommenderade energi- och näringsintag. Skolinspektionen har tillsynsansvaret och utgår från Livsmedelsverkets svenska näringsrekommendationer. Svenska barn får i sig för lite fleromättat fett men mer mättat fett än rekommenderat, därför är det viktigt att skollunchen har bra fettkvalitet. Med bra fettkvalitet menas ett högre innehåll av omättat fett (särskilt fleromättat fett) och ett lägre innehåll av mättat fett (Bra mat i förskolan, s 18). För att minska innehållet av mättat fett rekommenderar Livsmedelsverket bland annat lättmjölk, lättfil och lättyoghurt i stället för fetare mjölksorter. Smörgåsfett ska ha en bra fettkvalitet som gärna uppfyller kraven för nyckelhålsmärkning. Varbergs kommun har idag ett politiskt beslut att mellanmjölk ska serveras som måltidsdryck i förskola och skola. I övrigt följer vi Livsmedelverkets rekommendationer och serverar lättfil, lättyoghurt och ett margarin med bra fettsammansättning. På förskolorna använder vi ett margarin med 70% fett och i skolan ett med 40% fett. Båda med en från Livsmedelsverket rekommenderad fettsammansättning. Serviceförvaltningen förser barn- och utbildningsförvaltningen med 4 veckors näringsvärdesberäknad skollunch som inkluderar; en varm rätt, salladsbuffé samt 1 glas mellanmjölk, hårt bröd och lättmargarin. I tillagningen används mejeriprodukter ex. grädde, fet mjölk samt bregott för att nå en god smak. Detta innebär att det inte finns utrymme för mer mättat fett i måltiderna då beräkningarna redan i dag visar för höga värden av mättat fett. Förslagen på livsmedelsval från Livsmedelsverket är framtagna som ett stöd i planering och tillagning av näringsriktiga skolmåltider. För att de ska vara enkla att följa har barns matvanor och preferenser vägts in i valet av livsmedel. Det är möjligt att uppfylla näringsrekommendationerna även på andra sätt och det står varje verksamhet fritt att använda råden i den utsträckning man vill. Eftersom olika livsmedel kan vara källor till samma näringsämne hänger livsmedelsvalen ihop med varandra.

28 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) För att öka möjligheten för elever och barn i Varberg att äta nyttigare använder skolhälsovården och BVC de råd som finns på 1177.se. se nedan. Det är i stort samma råd som från Livsmedelsverket och Smart modellen i vår kostpolicy. Både Livsmedelsverket och 1177.se har många råd om vad som är lämpliga livsmedel, i stort kan de sammanfattas med att man ska äta mycket grönt, magra produkter helst Nyckelhålsmärkta, nyttiga fetter i form av olja och nyckelhålsmärkta margariner, mycket fiber, begränsad mängt salt, socker och charkvaror samt minska mängden kött. Både Livsmedelsverket och 1177.se pekar också på vikten att röra sig dagligen. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 28 februari Begäran om yttrande Motion från Olle Hällnäs (SD) om kostpolicy kring matfetter. Protokollsutdrag: Kommunfullmäktige Avd chef kost och städ

29 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Dnr: SVN 2017/ Handläggare: Kristian Helgesson Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Motion från Olle Hällnäs (SD) om kostpolicy kring matfetter Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. avslå motion angående att ta bort margarinbaserade matfetter i måltiderna. Beskrivning av ärendet I motion till Varbergs kommunfullmäktige föreslår Olle Hällnäs (SD) att byta ut margarinbaserat matfett som används i kommunens kök till vegetabiliska oljor eller smör. I Varbergs kommun utgår vi ifrån den av kommunfullmäktige gemensamt beslutade kostpolicyn. Kostpolicyn pekar på att vi skall använda Livsmedelsverket som grund för våra livsmedelsval. Kostråden från Livsmedelsverket bygger på den samlade forskningen, där olika typer av studier ingår om vilka matvanor som är hälsosamma. För att förklara hur människors hälsa påverkas av hur de äter, vilken slags mat de äter och vilka näringsämnen de får i sig utgår forskarna från olika typer av studier. För att studier ska få ligga till grund för rekommendationer krävs att de är välgjorda, det vill säga uppfyller vissa kvalitetskriterier. När flera studier av bra kvalitet pekar åt samma håll finns det bevis för ett visst samband. En enskild studie räcker inte för att förklara ett samband eller ligga till grund för en rekommendation. Eftersom många sjukdomar som beror på vad man ätit utvecklas långsamt behövs så kallade observationsstudier. I en sådan studie följer man hur många människor äter och mår under lång tid utan att man påverkar deras matvanor. (Livsmedelsverkets hemsida). Forskningen har tagit många kliv framåt de senaste decennierna tack vare resultat från många olika forskningsfält. Från såväl stora befolkningsstudier som experimentella studier i laboratorier, vet vi i dag att en hälsosam livsstil där bra matvanor ingår, leder till förbättrad livskvalitet och minskad risk för cancer och annan ohälsa. (Cancerfonden) Den 1 juli 2011 trädde en ny skollag i kraft med krav på att skolmåltiderna inte bara ska vara kostnadsfria utan även näringsriktiga. Det är lunchmåltiden som skolinspektionen vid en inspektion begär näringsvärdesberäknad. Det innebär att skollunchen bör ge i genomsnitt cirka 30 procent av elevernas rekommenderade

30 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) energi- och näringsintag. Skolinspektionen har tillsynsansvaret och utgår från Livsmedelsverkets svenska näringsrekommendationer. Svenska barn får i sig för lite fleromättat fett men mer mättat fett än rekommenderat, därför är det viktigt att skollunchen har bra fettkvalitet. Med bra fettkvalitet menas ett högre innehåll av omättat fett (särskilt fleromättat fett) och ett lägre innehåll av mättat fett (Bra mat i förskolan, s 18). För att minska innehållet av mättat fett rekommenderar Livsmedelsverket bland annat lättmjölk, lättfil och lättyoghurt i stället för fetare mjölksorter. Smörgåsfett ska ha en bra fettkvalitet som gärna uppfyller kraven för nyckelhålsmärkning. Varbergs kommun har idag ett politiskt beslut att mellanmjölk ska serveras som måltidsdryck i förskola och skola. I övrigt följer vi Livsmedelverkets rekommendationer och serverar lättfil, lättyoghurt och ett margarin med bra fettsammansättning. På förskolorna använder vi ett margarin med 70% fett och i skolan ett med 40% fett. Båda med en från Livsmedelsverket rekommenderad fettsammansättning. Serviceförvaltningen förser barn- och utbildningsförvaltningen med 4 veckors näringsvärdesberäknad skollunch som inkluderar; en varm rätt, salladsbuffé samt 1 glas mellanmjölk, hårt bröd och lättmargarin. I tillagningen används mejeriprodukter ex. grädde, fet mjölk samt bregott för att nå en god smak. Detta innebär att det inte finns utrymme för mer mättat fett i måltiderna då beräkningarna redan i dag visar för höga värden av mättat fett. Förslagen på livsmedelsval från Livsmedelsverket är framtagna som ett stöd i planering och tillagning av näringsriktiga skolmåltider. För att de ska vara enkla att följa har barns matvanor och preferenser vägts in i valet av livsmedel. Det är möjligt att uppfylla näringsrekommendationerna även på andra sätt och det står varje verksamhet fritt att använda råden i den utsträckning man vill. Eftersom olika livsmedel kan vara källor till samma näringsämne hänger livsmedelsvalen ihop med varandra. För att öka möjligheten för elever och barn i Varberg att äta nyttigare använder skolhälsovården och BVC de råd som finns på 1177.se. se nedan. Det är i stort samma råd som från Livsmedelsverket och Smart modellen i vår kostpolicy. Både Livsmedelsverket och 1177.se har många råd om vad som är lämpliga livsmedel, i stort kan de sammanfattas med att man ska äta mycket grönt, magra produkter helst Nyckelhålsmärkta, nyttiga fetter i form av olja och nyckelhålsmärkta margariner, mycket fiber, begränsad mängt salt, socker och charkvaror samt minska mängden kött. Både Livsmedelsverket och 1177.se pekar också på vikten att röra sig dagligen. Beslutsunderlag Begäran om yttrande Motion från Olle Hällnäs (SD) om kostpolicy kring matfetter.

31 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Kristian Helgesson Avd chef kost och städ Protokollsutdrag

32 Remiss 1 (1) Dnr: KS 2017/ Servicenämnden Kommunstyrelsens förvaltning Marcus Andersson, Begäran om yttrande Ärende Motion från Olle Hällnäs (SD) om kostpolicy kring matfetter Diarienummer KS 2017/0757 Yttrande senast 30 mars 2018 Kommunstyrelsen Marcus Andersson POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, ks@varberg.se Östra Vallgatan 12 (hiss) TELEFAX WEBBPLATS Varberg Varberg

33 ko krin Att det vi äter påverkar hur vi mår är inte något nytt och när det gäller barn och gamla är det extra viktigt att maten håller hög kvalite samt innehåller den energi och näring som behövs. Enligt skollagen ska eleverna serveras näringsriktiga skolmåltider. I råden från Livsmedelsverket gällande mat till äldre skriver de att feta produkter ger mer energi, vilket många äldre behöver. Anledningen till att Livsmedelsverket rekommenderar lättprodukter såsom vissa margarin är att det påstås finnas ett samband mellan mättat fett och hjärt- och kärlsjukdomar. Den metaanalys som Cambridge Universitet släppte under 2014, visar dock att så inte är fallet. Inte heller minskar risken för dessa sjukdomar om man äter margarin. Det finns flera studier som pekar på att barn som äter margarin oftare har astma och allergier. Livsmedelsverket håller med om att så är fallet, detta är en viktig aspekt. Innan mer forskning finns kring matfetter är det inte lämpligt att servera icke-naturliga matfetter till dessa barn. Mot bakgrund av ovanstående föreslås kommunfullmäktige besluta: att anta en kostpolicy som innefattar att byta ut allt margarinbaserat matfett som används i kommunens kök och bespisningar till naturliga vegetabiliska oljor eller smör. Olle Hällnäs (SD)

34 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) 7. Information om konkurrensutsättning Södertulls kök Dnr: Handläggare: Dokument: Inga handlingar

35 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) 8. Lokalanpassning simstadion Dnr: SVN 2018/0017 Handläggare: Katarina Lindh Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 17 Dnr SVN 2018/0017 Lokalanpassning simstadion Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. anvisa 200 tkr från investeringskonto från myndighetskrav fastighet avseende lokalanpassningar på simstadion. Beskrivning av ärendet Simstadion kommer att ha en viktig roll under många månader om året när Håstens simhall rivs. Verksamheten kommer att evakueras till simstadion under perioden apr/maj-sept/okt under åren Då anläggningen idag är sliten och i behov av upprustning så kommer åtgärdsval och förstudie att påbörjas för att kunna utreda och förstudera lämpliga insatser på simstadion när ny simhall står klar i Varberg, runt När fler badgäster och mer verksamhet allokeras till simstadion så ökar behovet av en god arbetsmiljö för personal. Ytor för beredning av det som säljs i kiosk och servering är idag inte optimala, varken ytmässigt eller ergonomiskt. Översyn har gjorts och resulterat i vissa punktinsatser som behöver göras för att klara verksamheten under evakueringstiden och minska risken för arbetsskador kopplat till ergonomi m m. Skiss på föreslagna insatser ses i åtgärdsvalet. Serviceförvaltningen har medverkat i framtagande av lösningar tillsammans med chef och medarbetare inom badverksamheten. Beslutsunderlag Servicenämndens beslutsförslag den 28 februari Kultur- och fritidsnämnden den 28 februari 2018, 16. Åtgärdsval lokalanpassning simstadion

36 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto myndighetskrav fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot kultur- och fritidsnämnden. Investeringen redovisas som komponent 9 med en avskrivningstid 10 år. Protokollsutdrag: Kultur- och fritidsnämnden Avd chef fastighetsavd

37 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Katarina Lindh Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Lokalanpassning Simstadion Förslag till beslut Servicenämnden beslutar - anvisa 200 tkr från investeringskonto från myndighetskrav fastighet avseende lokalanpassningar på Simstadion Beskrivning av ärendet Simstadion kommer att ha en viktig roll under många månader om året när Håstens simhall rivs. Verksamheten kommer att evakueras till simstadion under perioden apr/maj-sept/okt under åren Då anläggningen idag är sliten och i behov av upprustning så kommer åtgärdsval och förstudie att påbörjas för att kunna utreda och förstudera lämpliga insatser på Simstadion när ny simhall står klar i Varberg, runt När fler badgäster och mer verksamhet allokeras till Simstadion så ökar behovet av en god arbetsmiljö för personal. Ytor för beredning av det som säljs i kiosk och servering är idag inte optimala, varken ytmässigt eller ergonomiskt. Översyn har gjorts och resulterat i vissa punktinsatser som behöver göras för att klara verksamheten under evakueringstiden och minska risken för arbetsskador kopplat till ergonomi mm. Skiss på föreslagna insatser ses i åtgärdsvalet. Serviceförvaltningen har medverkat i framtagande av lösningar tillsammans med chef och medarbetare inom badverksamheten. Beslutsunderlag - Protokollsutdrag beslut KFN Dnr: KFN 2017/ Åtgärdsval lokalanpassning simstadion Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto myndighetskrav fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot Kultur- och fritidsnämnden. Investeringen redovisas som komponent 9 med en avskrivningstid 10 år. Ekonomi och verksamhet Investeringskonto myndighetskrav fastighet har för år 2018 ett totalt investeringsbelopp på tkr. Beloppsgränsen för enskilt anpassningsärende är

38 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) tkr. Reserverat belopp fram till detta ärende är 0 tkr. Serviceförvaltningen John Nilsson TF Förvaltningschef Katarina Lindh Avdelningschef fastighet Bilaga Protokollsutdrag beslut KFN Åtgärdsval lokalanpassning simstadion

39 Varbergs kommun Sammanträdesprotokoll Kultur- och fritidsnämnden Kfn 16 Dnr KFN 2017/0208 Lokalanpassning simstadion Beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar 1. godkänna åtgärdsvalsstudie avseende lokalanpassningar av Simstadion. 2. hemställa hos servicenämnden att få ta i anspråk 200 tkr ur servicenämndens investeringskonto myndighetskrav fastighet avseende lokalanpassningar på Simstadion. Beskrivning av ärendet Simstadion kommer att ha en viktig roll under många månader om året när Håstens simhall rivs. Verksamheten kommer att evakueras till simstadion under perioden april/maj till september/oktober under åren Då anläggningen idag är sliten och i behov av upprustning så kommer åtgärdsval och förstudie att påbörjas för att utreda och förstudera lämpliga insatser på Simstadion när ny simhall står klar i Varberg, runt När fler badgäster och mer verksamhet allokeras till Simstadion så ökar behovet av en god arbetsmiljö för personal. Ytor för beredning av det som säljs i kiosk och servering är idag inte optimala, varken ytmässigt eller ergonomiskt. Översyn har gjorts och resulterat i vissa punktinsatser som behöver göras för att klara verksamheten under evakueringstiden och minska risken för arbetsskador kopplat till ergonomi med mera. Serviceförvaltningen har medverkat i framtagande av lösningar tillsammans med chef och medarbetare inom badverksamheten. Beslutsunderlag Åtgärdsval lokalanpassning Simstadion. Övervägande Åtgärdsvalsstudien möter kraven på bra arbetsmiljö för den personal som arbetar i kiosk och servering. Insatserna skapar bättre ergonomi och bättre klimat i lokalerna. Om ingen anpassning görs finns risk att föreläggande kan komma gällande lokalens utformning och ökat sjuktal inom denna specifika personalgrupp. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

40 Åtgärdsval gällande Simstadion reception, kök och kiosk Initiering Behov, problem, krav: Håstens simhall kommer stänga för gott sommaren Verksamheten kommer att evakueras till Veddige senhöst, vinter och vår och Simstadion kommer att vara kommunens primära simanläggning vår, sommar och en bit in på hösten. Lokalerna i Simstadion är slitna och i stort behov av anpassning och renovering. Det har under åren gjorts tillfälliga lösningar för de mest akuta problemen vilket gjort det möjligt för verksamheten att fortsätta hålla öppet för allmänheten. Insatser behövs dock göras snarast för att klara den långa evakueringsperioden då även Simstadion kommer att användas längre tid över året och med fler aktiviteter och besökande än annars. Förstå situationen Preciserade problem: Arbetsmiljön i reception, kök och kiosk är inte optimal för att klara Miljö och Hälsas krav på hur bl a arbetsbänkar ska vara utformade, moment i kiosk och kök och genom serveringslucka. Ergonomin är inte bra vilket leder till besvär i framförallt axlar och nacke hos personalen. Utrymmet i själva köket är för trångt att arbeta i. Även temperaturen inomhus kommer att påverkas när anläggningen kommer att ha öppet även i oktober månad. Idag har många i personalen problem med axlar och rygg och för att inte förvärra sjukskrivningsantalen så behöver åtgärder göras. Pröva tänkbara åtgärder Enhetschefen för badanläggningar har tillsammans med serviceförvaltningen utrett vilka möjligheter som finns inom befintlig byggnad på Simstadion. Resultatet blev att de nödvändiga förändringar som krävs för att uppfylla de krav som ställs kräver ombyggnation och lokalanpassning. Samtliga tre serveringsluckor behöver bytas ut så att de går att stänga ordentligt för att undvika drag, speciellt när det regnar och blåser ute. Det behöver kompletteras med ett skärmtak så det inte direkt regnar in i receptionen och även det elektroniska passersystemet behöver skyddas. För att skapa ett bättre utrymme i köket att arbeta i så behöver två väggar rivas för att skapa mer plats. I samband med detta kan bänkskivorna bytas ut och kompletteras med fler bänkytor för att möjliggöra bra yta för tillredning av det sortiment som erbjuds i kiosken. Nollalternativ Simstadion kommer att bli en av de två evakueringsplatser för badverksamhet i Varberg i och med rivning av Håstens simhall. Behovet av längre öppethållande än tidigare har identifierats då mycket skolsim och simskola kommer att lokaliseras till denna plats när Veddige simhall har kapacitetsbegränsningar och primärt kommer att vara en föreningshall under perioden hösten 2018 t o m våren 2021.

41 Görs ingen anpassning kan inte god arbetsmiljö för personalen erbjudas och de kan uppstå svårigheter att klara ett ökat besöksantal och under längre tid in på hösten. Utan skärmtak som byggs som väderskydd och utbyte av de glaspartier som går att skjuta åt sidan för att kunna möta kunder så kommer det ge kallras in i lokalen och befintliga ytor i lokalen kommer inte klara beredning för fler besökare och lever då inte upp till krav från Miljö och Hälsa. Forma inriktning och rekommendera åtgärder Förslag till lösning är att göra anpassningar i lokalerna, interiört och exteriört, för att klara de arbetsmiljö- och säkerhetskrav som finns. Serviceförvaltningen har tagit fram en kalkyl på insatserna som beräknas till maximalt 200 tkr inkl oförutsett. Medel för insatsen äskas via servicenämndens anpassningskonto för myndighetskrav.

42 Ritning över reception, kök, kiosk med inritade anpassningar: Mia Svedjeblad och Olof Johansson, kultur- och fritidsförvaltningen.

43 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) 9. Investering Mariedalsskolan Dnr: SVN 2018/0020 Handläggare: Katarina Lindh Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 18 Dnr SVN 2018/0020 Investering Mariedalsskolan Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. hemställa hos kommunfullmäktige om investeringsutrymme om 42 mkr för lokaler Mariedalskolan 2. anvisa 1 mkr från investeringskonto från anpassning fastighet avseende lokalanpassning Bockstenskolan respektive Almers skola. Beskrivning av ärendet Serviceförvaltningen har sedan 1994 genomfört utredningar och åtgärder i Mariedalskolan för att upprätthålla byggnadernas status och möjliggöra för barnoch utbildningsförvaltningen att kunna hyra ändamålsenliga lokaler. Under 2017 har luftrenare installerats och provtagningar i inomhusluften genomförts. Bedömningen är att delar av huvudbyggnaden, enligt bilaga, behöver åtgärdas eller ersättas för att möjliggöra fortsatt skolverksamhet. Serviceförvaltningen har utrett tre alternativ: Åtgärda befintliga lokaler genom ventilation, nytt undertak, dränering m.m. Hyresökning 3.2 mkr/år Riva delar av huvudbyggnaden och ersätta med inhyrda modulbyggnader. Hyresökning 6.2 mkr/år Riva delar av huvudbyggnaden och ersätta med inköpta modulbyggnader. Hyresökning 2.7 mkr/år Serviceförvaltningen anser att det lämpligaste alternativet är att riva delar av huvudbyggnaden och ersätta med köpta modulbyggnader. Att åtgärda befintliga lokaler med ventilation, nytt undertak och dränering bedöms inte kunna garantera att inomhusmiljön kommer kunna uppfylla gällande krav. Åtgärderna riskerar därför vara förgäves och inte tillräckliga.

44 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) I valet mellan hyra eller köpa paviljonger bedöms ett köp vara det mest fördelaktiga då hyrestiden är längre än fem år och modulerna därefter har ett restvärde, alternativt kan användas på annan plats i kommunen. Alternativen innebär att rivning och förberedande markarbeten utförs under hösten och vintern 2018 och att verksamheten kan återupptas vårterminen Barn-och utbildningsförvaltningen föreslår att verksamheten under höstterminen 2018 temporärt flyttas till Bockstensskolan respektive Almers skola. Risk- och konsekvensanalys har genomförts och visar på att detta är genomförbart och det bästa alternativet. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 9 mars Risk och konsekvensanalys Bakgrund och alternativ för åtgärdande av Mariedalsskolan Övervägande Då Mariedalskolan under flertalet år har utretts och utredas, utan att inomhusmiljön har förbättrats, bedöms en åtgärd behöva sättas in för att säkerställa att skolan kan användas för avsett ändamål och med en inomhusmiljö som är acceptabel för elever och personal. Barn- och utbildningsnämndens behovsanalys för behov av grundskoleplatser i stadsområdet visar på ett behov om 550 ytterligare platser från och med läsåret , samt ytterligare 700 platser från och med Analysen utgår ifrån befolkningsprognos och utbyggnadsplan och förändringar i utfall av dessa påverkar behovet tidsmässigt. Utifrån det ökande behovet och den angelägna situationen på Mariedalsskolan, bedömer Samhällsutvecklingskontoret att köp av modulbyggnader bör ske då de kan finnas behov av lokaler även efter att permanenta lösningar för Mariedalsskolan har tillskapats. För att möjliggöra flytt till Bockstensskolan respektive Almers skola behöver lokalanpassningar ske. Serviceförvaltningen bedömer att anpassningarna totalt uppgår till 1mkr och hanteras separat som en hyresgästanpassning. Kostnaderna för hyresgästanpassningen bekostas via hyran av hyresgästen, i detta fallet barnoch utbildningsnämnden. Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto Anpassning fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot barn- och utbildningsnämnden. Investeringen redovisas som komponent 9 med en avskrivningstid 10 år.

45 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Protokollsutdrag: Kommunfullmäktige Avd chef fastighetsavd

46 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Katarina Lindh Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Investering Mariedalsskolan Förslag till beslut Servicenämnden beslutar 1. hemställa hos kommunfullmäktige om investeringsutrymme om 42 mkr för lokaler Mariedalskolan 2. anvisa 1 mkr från investeringskonto från anpassning fastighet avseende lokalanpassning Bockstenskolan respektive Almers skola Beskrivning av ärendet Serviceförvaltningen har sedan 1994 genomfört utredningar och åtgärder i Mariedalskolan för att upprätthålla byggnadernas status och möjliggöra för barnoch utbildningsförvaltningen att kunna hyra ändamålsenliga lokaler. Under 2017 har luftrenare installerats och provtagningar i inomhusluften genomförts. Bedömningen är att delar av huvudbyggnaden, enligt bilaga, behöver åtgärdas eller ersättas för att möjliggöra fortsatt skolverksamhet. Serviceförvaltningen har utrett tre alternativ: Åtgärda befintliga lokaler genom ventilation, nytt undertak, dränering m.m. Hyresökning 3.2 mkr/år Riva delar av huvudbyggnaden och ersätta med inhyrda modulbyggnader. Hyresökning 6.2 mkr/år Riva delar av huvudbyggnaden och ersätta med inköpta modulbyggnader. Hyresökning 2.7 mkr/år Serviceförvaltningen anser att det lämpligaste alternativet är att riva delar av huvudbyggnaden och ersätta med köpta modulbyggnader. Att åtgärda befintliga lokaler med ventilation, nytt undertak och dränering bedöms inte kunna garantera att inomhusmiljön kommer kunna uppfylla gällande krav. Åtgärderna riskerar därför vara förgäves och inte tillräckliga. I valet mellan hyra eller köpa paviljonger bedöms ett köp vara det mest fördelaktiga då hyrestiden är längre än fem år och modulerna därefter har ett restvärde, alternativt kan användas på annan plats i kommunen. Alternativen innebär att rivning och förberedande markarbeten utförs under hösten och vintern 2018 och att verksamheten kan återupptas vårterminen Barn-och utbildningsförvaltningen föreslår att verksamheten under höstterminen 2018 temporärt flyttas till Bockstensskolan respektive Almers skola.

47 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Risk- och konsekvensanalys har genomförts och visar på att detta är genomförbart och det bästa alternativet. Beslutsunderlag Risk och konsekvensanalys Bakgrund och alternativ för åtgärdande av Mariedalsskolan Övervägande Då Mariedalskolan under flertalet år har utretts och utredas, utan att inomhusmiljön har förbättrats, bedöms en åtgärd behöva sättas in för att säkerställa att skolan kan användas för avsett ändamål och med en inomhusmiljö som är acceptabel för elever och personal. Barn- och utbildningsnämndens behovsanalys för behov av grundskoleplatser i stadsområdet visar på ett behov om 550 ytterligare platser från och med läsåret , samt ytterligare 700 platser från och med Analysen utgår ifrån befolkningsprognos och utbyggnadsplan och förändringar i utfall av dessa påverkar behovet tidsmässigt. Utifrån det ökande behovet och den angelägna situationen på Mariedalsskolan, bedömer Samhällsutvecklingskontoret att köp av modulbyggnader bör ske då de kan finnas behov av lokaler även efter att permanenta lösningar för Mariedalsskolan har tillskapats. För att möjliggöra flytt till Bockstensskolan respektive Almers skola behöver lokalanpassningar ske. Serviceförvaltningen bedömer att anpassningarna totalt uppgår till 1mkr och hanteras separat som en hyresgästanpassning. Kostnaderna för hyresgästanpassningen bekostas via hyran av hyresgästen, i detta fallet barnoch utbildningsnämnden. Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto Anpassning fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot barn- och utbildningsnämnden. Investeringen redovisas som komponent 9 med en avskrivningstid 10 år. Ekonomi och verksamhet Kostnad för förvärv av paviljonger hanteras som en investering. Drift- och kapitalkostnader belastar barn-och utbildningsnämnden via internhyra. Investeringskonto Anpassning fastighet har för år 2018 ett totalt investeringsbelopp på tkr. Beloppsgränsen för enskilt anpassningsärende är

48 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) tkr. Reserverat belopp fram till detta ärende är 0 tkr. Samråd Ärendet har samråtts mellan serviceförvaltningen, barn-och utbildningsförvaltningen samt kommunstyrelsens förvaltning Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Katarina Lindh Avd chef fastighet Protokollsutdrag

49 Mariedalsskolan Alternativ

50 Bakgrund Fastighetens förutsättningar Står på mosse. Hög markfukt % i plattan Plattan delvis isolerad Dränering ej tillräcklig Platta tak (större risk för läckage) Kända skador på byggnad 10 vattenläckor under i olika omgångar och på olika ställen Fukt i ytterväggar För höga fukthalter i Plattan 8 mars 2018

51 Genomförda åtgärder Utredningar-golv, tak, väggar (SP) Rapporten ledde fram till att SER bytte ut alla textilmattor och plastmattor till klinker Nya golv (från textilmattor och plastmattor till klinker) Utredningar- tak, väggar Nya ytterväggar. (hela ytterväggen revs och byggdes om ) Ny vent- kanaler, don mm Renovering av tak efter vattenskada. (yttertaket pappades om och innertakets takplattor byttes ut, blöt isolering byttes ut) Luftrenare installeras (genano) Nya provtagningar (aftab och genano) (2 etyl-1 hexanol, förtvålning av lim hittats) (stålsyllar, så inga tryckta blöta syllar finns) 8 mars 2018

52 Mariedal - förutsättningar Flytt till andra lokaler från Mariedal under höstterminen 2018 Ej sommar fritids på Mariedal sommaren 2018 Ej övernattning för kultur och fritid Tre alternativ finns 1. Åtgärda befintlig byggnad för att hålla 5 år 2. Rivning och uppställning av hyrda ersättningslokaler 3. Rivning och uppställning av köpta ersättningslokaler Inflyttning till vårterminen 2019 gäller för alla tre alternativen 8 mars 2018

53 Åtgärder och kostnader alternativ 1 - åtgärda Åtgärder Ventilation Nytt undertak Dränera Byte av papptak Investering och hyra för verksamheten Befintlig hyra 1,7 mkr/år Investering ca 15 mkr reinvestering = Hyresökning för verksamheten ca 3,3 mkr/år Total hyra för verksamheten efter åtgärd ca 5 mkr/år innebär en hyresökning med ca 3,3 mkr Kommentar Kan aldrig garantera till 100 % att detta löser problemet med inomhusmiljön 8 mars 2018

54 Alternativ 2 och 3 kräver rivning Delar av huvudbyggnaden rivs Ersätts med lokaler i två våningar 8 mars 2018

55 Förslag ny situationsplan Mariedalsskolan Före Efter 8 mars 2018

56 Exempel på Planlösning 2504 kvm Hiss Uppfyllda BBR krav Vattenburen värme Permanent bygglov 8 mars 2018

57 Kostnad alternativ 2 hyrda ersättningslokaler Kommunen Rivning Markarbeten, el vvs, vent Förbindelse med matsal Kostnad 6 mkr Hyra - kostnad Etablering Anpassningar Hyra Hyra ersättningslokaler ca 4 mkr/år Hyra för verksamheten Rivning och markarbete 1,9 mkr/år Restvärde 2,1 mkr/år Hyra från temporent 4 mkr/år Total hyra för verksamheten ca 8 mkr/år innebär en hyresökning med ca 6,3 mkr Kommentar 5 år inhyrning hyran minskar något vid fler år Hiss Eluppvärmning Uppfyller BBR krav

58 Kostnad alternativ 3 köpta ersättningslokaler Investering Rivning Markarbeten, el vvs, vent Förbindelse med matsal Investering mark mm 6 mkr Investering inköp 35,2 mkr Projektledning 0,8 mkr Total ny investering 42 mkr Restvärde befintlig byggnad (del som rivs) 7 mkr Hyra för verksamheten Total hyra för verksamheten ca 5 mkr/år innebär en hyresökning med ca 3,3 mkr 8 mars 2018

59 Alternativ 3 - köpta ersättningslokaler Kommentar Etablering ingår Hiss Vattenburen värme Uppfyller BBR krav för permanent bygglov Behov finns för ersättningslokaler i kommunen framöver och kan vid behov flyttas till annan mark och användas för skola alternativt förskola. 8 mars 2018

60 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) 10. Renodling av fastigheter, information Dnr: Handläggare: Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 19 Dnr SVN 2018/0002 Renodling av fastigheter, information Beskrivning av ärendet Förvaltningen informerar om att Tvillinghusen säljs till Varbergs Fastighets AB den 1 april, samt att Södertull säljs till Varbergs bostad den 1 juni.

61 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) 11. Information om ombyggnad ABW Dnr: Handläggare: Dokument: Inga handlingar

62 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) 12. Revidering av servicenämndens delegeringsförteckning Dnr: SVN 2018/0013 Handläggare: Linda Svensson Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 22 Dnr SVN 2018/0013 Revidering av servicenämndens delegeringsförteckning Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. komplettera servicenämndens delegeringsförteckning under rubriken Antagande av anbud, tecknande av avtal avseende undertecknande av Personuppgiftsbiträdesavtal. Beskrivning av ärendet I samband med den nya lagstiftningen GDPR (Dataskyddsförordningen) kommer kommunen att teckna och uppdatera flera så kallade personuppgiftsbiträdesavtal med de leverantörer som digitalt hanterar personuppgifter i tjänster åt verksamheterna. För att underlätta hanteringen har kommunstyrelsen föreslagit en ändring av respektive nämnds delegeringsförteckning. Beslutsunderlag Serviceförvaltningens beslutsförslag den 2 mars Övervägande För att följa den nya lagstiftningen krävs en ändring i delegeringsförteckningen för att särskilt hantera personuppgiftsbiträdesavtal. I servicenämndens delegeringsförteckning hanteras tecknande av avtal under rubriken Förslaget är att ett tillägg görs under denna rubrik med en underrubrik Tecknande av PUB-avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) enligt följande:

63 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Roll Delegaten i ursprungsbeslutet Förvaltningschef Typ av Pubavtal Tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal i samband med tecknande av avtal om inköp eller försäljning av varor/tjänster Tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal som inte sker i samband med annat avtal Protokollsutdrag: T f förvaltningschef Avdelningschefer på serviceförvaltningen

64 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) 12. Revidering av servicenämndens delegeringsförteckning Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Linda Svensson Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Revidering av servicenämndens delegeringsförteckning Förslag till beslut Servicenämndens arbetsutskott föreslår servicenämnden besluta 2. Komplettera servicenämndens delegeringsförteckning under rubriken Antagande av anbud, tecknande av avtal avseende undertecknande av Personuppgiftsbiträdesavtal Beskrivning av ärendet I samband med den nya lagstiftningen GDPR (Dataskyddsförordningen) kommer kommunen att teckna och uppdatera flera s.k. personuppgiftsbiträdesavtal med de leverantörer som digitalt hanterar personuppgifter i tjänster åt verksamheterna. För att underlätta hanteringen har kommunstyrelsen föreslagit en ändring av respektive nämnds delegeringsförteckning. Beslutsunderlag Beslutsförslag Övervägande För att följa den nya lagstiftningen krävs en ändring i delegeringsförteckningen för att särskilt hantera personuppgiftsbiträdesavtal. I servicenämndens delegeringsförteckning hanteras tecknande av avtal under rubriken Förslaget är att ett tillägg görs under denna rubrik med en underrubrik Tecknande av PUB-avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) enligt följande: Roll Typ av Pubavtal Delegaten i ursprungsbeslutet Tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal i samband med tecknande av avtal om inköp eller försäljning av varor/tjänster

65 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) Förvaltningschef Tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal som inte sker i samband med annat avtal Serviceförvaltningen John Nilsson Stf serviceförvaltningschef Linda Svensson Utvecklingsstrateg Protokollsutdrag Stf serviceförvaltningschef Avdelningschefer på serviceförvaltningen

66 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) 13. Förvaltningen informerar Dnr: Handläggare: Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 23 Dnr SVN 2018/0002 Förvaltningen informerar Göran Dahl (M) frågar om Montessoriskolan. Förvaltningen lämnar svar. Förvaltningen informerar om problem med telefonin på grund av byte av hårdvara.

67 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (35) 14. Månadsrapport februari Dnr: Handläggare: Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Månadsrapport februari Beslut Arbetsutskottet tar del av månadsrapport för februari och beslutar 1. delge servicenämnden densamma. Beskrivning av ärendet Servicenämnden redovisar per februari ett resultat som avviker positivt med 1,8 mkr. Intäkterna avviker positivt med 3,8 mkr mot budget vilket till största delen beror på anpassningsärenden som fastighetsavdelningen har debiterat kund. Verksamhetskostnaderna ökar i samma grad. Mediakostnader och årsförsäkring för fastigheterna belastar verksamhetskostnaderna negativt med cirka 2,6 mkr. Övriga verksamheter avviker positivt i samma utsträckning. Avskrivningar och ränta avviker positivt med 1,5 mkr beroende på att projekt och investeringsavslut blivit försenade. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året och serviceförvaltningen blir då debiterade avskrivningar och ränta efter hand och inte som förut, förrän nästkommande år.

68 SERVICENÄMNDEN Månadsrapport Februari 2018 Jenny Lindborg

69 Servicenämnden total Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-feb jan-feb jan-feb Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Servicenämnden redovisar per februari ett resultat som avviker positivt med 1,8 mkr. Intäkterna avviker positivt med 3,8 mkr mot budget vilket till största delen beror på anpassningsärenden som fastighetsavdelningen har debiterat kund. Verksamhetskostnaderna ökar i samma grad. Mediakostnader och årsförsäkring för fastigheterna belastar verksamhetskostnaderna negativt med ca 2,6 mkr. Övriga verksamheter avviker positivt i samma utsträckning. Avskrivningar och ränta avviker positivt med 1,5 mkr beroende på att projekt och investeringsavslut blivit försenade. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året och serviceförvaltningen blir då debiterade avskrivningar och ränta efter hand, och inte som förut, förrän nästkommande år. Ev. åtgärder Prognos Investeringar Se bilaga, sid 12 1

70 Servicenämnd Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-feb jan-feb jan-feb Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Enligt plan. Ev. åtgärder 2

71 Förvaltningschef Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-feb jan-feb jan-feb Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Resultatet avviker positivt med 0,5 mkr. Ev. åtgärder 3

72 Kundservice Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-feb jan-feb jan-feb Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Kundservice visar ett positivt resultat för perioden på 0,8 mkr vilket i huvudsak beror på lägre verksamhetskostnader men också pga. lägre personalkostnader då några medarbetare är delvis föräldralediga samt att AC ej är ersatt fullt ut. Verksamhetskostnaderna för Varberg direkt avviker positivt med ca 0,2 mkr. Ev. åtgärder Investeringar Inga investeringar under

73 Fastighetsavdelningen totalt Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-feb jan-feb jan-feb Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Fastighetsavdelningen avviker negativt 1,2 mkr totalt för perioden. Detta beror på mediakostnader som ej är periodiserade samt försäkringspremien för helåret som är debiterad i januari. Ev. åtgärder Prognos Investeringar - 5

74 Kommunala verksamhetslokaler Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-feb jan-feb jan-feb Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Intäkterna avviker positivt med 3,2 mkr mot budget och detta beror till stor del på anpassningsärenden som serviceförvaltningen har debiterat kund. Verksamhetskostnaderna ökar i motsvarande grad. Kostnaderna avviker negativt med 7,5 mkr mot budget och detta beror framför allt på mediakostnader som är högre under vintertid, försäkringspremier för helåret, samt underhåll som ska bokas om till reinvesteringar. Avskrivningar och ränta avviker positivt med 1,5 mkr och det beror på kapitalkostnader som ekonomikontoret inte debiterat ut pga investeringar som blivit försenade. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året och serviceförvaltningen blir då debiterade kapitalkostnader och ränta omgående och inte nästkommande år. 6

75 Externt inhyrda lokaler Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-feb jan-feb jan-feb Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Några tillkommande inhyrda lokaler för kommunens verksamheter har skett som ökar intäkterna och kostnaderna mot budget. Resterande kostnadsavvikelser beror på hyror som är bokförda på fel verksamhet. Detta kommer rättas i mars. 7

76 Övriga lokaler och bostäder Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-feb jan-feb jan-feb Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Intäkten är något högre än budgeterat beroende på att fler befintliga kommunala verksamhetslokaler har tagits i bruk för HVB. Kostnaden för anpassning av dessa lokaler belastades som driftkostnader Verksamhetskostnaderna är lägre än budgeterade pga mindre driftkostnader under de två första månaderna. 8

77 Reinvesteringar över 3 mkr Investeringsobjekt Fastighet Startdatum Projekt Budget Utfall-slutfört Furubergskolan Ventilation Påskbergsskolan Tak, fasad, fönster Vidhögeskolan Underhåll i samband med ombyggnation Rosenfredskolan Tak, fasad, fönster Kungsängen servicehus Byte pelletspanna och varmvattensystem Limagården Ventilation Limagården Hus F Ventilation Renen montessori Fasad och fönster Bolmen 1 och X Lokaler från verkstad till kontor

78 Kost och städ Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-feb jan-feb jan-feb Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall Kost och städ redovisar ett resultat som avviker 1,1 mkr positivt mot budget. Intäkterna såväl som personalkostnaderna visar på små avvikelser gentemot periodiserad budget medan verksamhetskostnaderna avviker positivt med 0,9 mkr. De främsta anledningarna till detta är lägre kostnader för transporter och tillsynsavgifter till Miljö och hälsa. Under inledningen av året har enheterna också varit återhållsamma med materialinköp och liknande. Ev. åtgärder Investeringar Enligt plan.

79 IT-avdelningen Budget 2018 Ack.Budget 2018 Ack. Utfall 2018 Avvikelse Helår jan-feb jan-feb jan-feb Intäkter Personal Verksamhetskostnader Avskrivning och ränta Övriga finansiella int. o kost Resultat Kommentar till utfall IT-avdelningen redovisar ett resultat för året som är 0,6 mkr bättre än budget. I budgeten har vi räknat med en tjänst under en del av året som ännu inte är besatt. Lönekostnaden inklusive sociala avgifter motsvarar i huvuddelen av överskottet på personalkostnader. Under 2017 köptes ny lagringsutrustning in som belastade investeringskontot. Installationskostnaden 0,4 mkr är ännu ej fakturerad. Resterande överskott på verksamhetskostnader beror på lägre användning av konsulter eftersom alla planerade projekt ännu inte kommit igång. EMM-verktyg (1,5 mkr ur resultatfond) Kostnader för EMM-verktyg har ännu inte belastat verksamheten. Investeringar Investeringskostnaderna följer plan. 11

80 Investeringar per februari 2018 OBJEKT NR OBJEKT NETTO- BUDGET- PROGNOS BUDGET KOSTNAD AVVIKELSE UTFALL KOMMENTAR Energieffektiviseringar Stadshus A ny allmänbelys Begärt ombudgetering från 2017 SUMMA ENERGIEFFEKTIVISERING FASTIGHET Myndighetskrav fastighet Elkonv. Kardanen Begärt ombudgetering från Fettavskiljare, Buaskolan Begärt ombudgetering från Lokalanp. Påskbergsvallen Begärt ombudgetering från 2017 SUMMA MYNDIGHETSKRAV FASTIGHET Anp. fastighet Hagaskolan Ventilation Begärt ombudgetering från Lokalanp. Veddige bibli Begärt ombudgetering från 2017 SUMMA ANPASSNING FASTIGHET Reinv. fast. inkl energi Reinv. fast. utök underh SUMMA REINVESTERINGAR Utveckling IT IT-infrastruktur SUMMA IT Verksamhetsutv. övrig SUMMA CENTRALT Inv. fler tillagningskök Inventarie kök och matsal SUMMA KOST OCH STÄD Trädlyckans förskola Begärt ombudgetering från Söderlyckans förskola Begärt ombudgetering från Stenåsa förskola Begärt ombudgetering från Omb Plan 1 Postmästaren Begärt ombudgetering från 2017 SUMMA ÖVRIGT FASTIGHET TOTAL SERVICENÄMNDEN Investering godkänd av KoF men budget på SER enligt KS-beslut Omb. Varbergs teater Begärt ombudgetering från 2017 TOTAL

81 Månadsrapport Utgåva: Månadsrapport - februari 2018 Rapportperiod: Organisation: 2 - Servicenämnd