POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS. Varbergs kommun Norrgatan

Transkript

1 Kallelse/underrättelse (20) Serviceförvaltningen Beslutsorgan Servicenämnden Tid Torsdagen den 21 mars, kl Plats Folkets Hus Ärenden 1. Val av justerare förslag Chenay Mutlu (M) 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Information Budget 2020 och långtidsplan Svar på motion - hållbarhetsmålen , Olle Hällnäs (SD) och Fredrik Gustafsson (SD) (SVN 2018/0087-2) 6. Utökade skollokaler Väröbackaskolan 7. Lokalanpassning Gamlebyskolan (SVN 2019/0018-1) 8. Intern kontroll - återrapportering 2018 (SVN 2018/0018-5) 9. Internkontroll 2019 (SVN 2019/0017-1) 10. Upphävning av tidigare beslut om uthyrning av elbilar i bilpoolen till allmänheten (SVN 2019/0021-1) 11. Månadsrapport februari Förvaltningen informerar 13. Meddelanden Tobias Carlsson Ordförande Jenny Lindborg Sekreterare POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan svn@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS Varberg

2 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) 4. Information Budget 2020 och långtidsplan Stefan Tengberg ekonomidirektör och Malin Ung budgetchef informerar om budgetprocessen inom kommunen.

3 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) 5. Svar på motion - hållbarhetsmålen , Olle Hällnäs (SD) och Fredrik Gustafsson (SD) Dnr: SVN 2018/0087 Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 23 Dnr SVN 2018/0087 Svar på motion - hållbarhetsmålen , Olle Hällnäs (SD) och Fredrik Gustafsson (SD) Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. avslå motionen om hållbarhetsmålen anta förvaltningens yttrande avseende motion om hållbarhetsmålen ställa sig bakom Varberg Energis yttrande gällande motionen om hållbarhetsmålen Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har gett serviceförvaltningen i uppdrag att yttra sig om motionen som inkommit från Olle Hällnäs (SD) och Fredrik Gustafsson (SD) i frågan om hållbarhetsmålen KS 2018/0520. Beslutsunderlag Varberg Energi remissvar daterat Motion om hållbarhetsmålen från Olle Hällnäs (SD) och Fredrik Gustafsson (SD) Övervägande Serviceförvaltningen har tagit del av Varberg Energis remissvar på motionen angående hållbarhetsmålen om solenergi. Serviceförvaltningen ställer sig bakom Varberg Energis svar på motionen, då det är en väl genomarbetad analys som ligger till grund för yttrandet. Protokollsutdrag: Varbergs Energi

4 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Svar på motion - hållbarhetsmålen , Olle Hällnäs (SD) och Fredrik Gustafsson (SD) Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. anta förvaltningens yttrande avseende motion om hållbarhetsmålen ställa sig bakom Varberg Energis yttrande gällande motionen om hållbarhetsmålen Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har gett serviceförvaltningen i uppdrag att yttra sig om motionen som inkommit från Olle Hällnäs (SD) och Fredrik Gustafsson (SD) i frågan om hållbarhetsmålen KS 2018/0520. Beslutsunderlag Varberg Energi remissvar daterat Motion om hållbarhetsmålen från Olle Hällnäs (SD) och Fredrik Gustafsson (SD) Övervägande Serviceförvaltningen har tagit del av Varberg Energis remissvar på motionen angående hållbarhetsmålen om solenergi. Serviceförvaltningen ställer sig bakom Varberg Energis svar på motionen, då det är en väl genomarbetad analys som ligger till grund för yttrandet. Serviceförvaltningen John Nilsson Förvaltningschef Katarina Lindh Avd. chef fastighet Protokollsutdrag KS Varbergs Energi

5

6 Remiss 1 (1) Dnr: KS 2018/ Byggnadsnämnden, Varberg Energi AB, Varberg Fastighet AB, Byggnadsnämnden, Servicenämnden, Varberg Bostad AB Samhällsutvecklingskontoret Lisa Stolt, Begäran om yttrande Ärende Motion om hållbarhetsmålen , Olle Hällnäs (SD) och Fredrik Gustafsson (SD). Diarienummer KS 2018/0520 Yttrande senast 10 maj 2019 Samhällsutvecklingskontoret Lisa Stolt POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, ks@varberg.se Östra Vallgatan 12 (hiss) TELEFAX WEBBPLATS Varberg Varberg

7 Remissvar Motion till Varbergs kommunfullmäktige angående hållbarhetsmålen Sammanfattning Nedan ger en god bild av den klimatnytta som solceller ger i energisystemet. Utöver det resonemang som förs bidrar egenproducerad energi också till en ökad medvetenhet om vikten av att energieffektivisera och hushålla med resurser. Insikten ökar om de egna behoven och den egna förbrukningen samt hur de kan påverkas. "I en vetenskaplig artikel publicerad i Nature Communications [6] uppskattas de genomsnittliga utsläppen för solel i världen 2016 till mellan 20 och 25 g CO2/kWh, baserat på en solinstrålning på kwh/m2 och år och att tillverkningen i huvudsak sker i Kina. Då vi har något mindre solinstrålning i Sverige ger en solcellsmodul motsvarande mindre elproduktion i Sverige. En modul vänd mot syd, i 30 graders lutning, i Stockholmsregionen får en solinstrålning på sig motsvarande cirka kwh/m2 och år. En förenklad omräkning ger då genomsnittsutsläpp för solel i Sverige mellan 28 och 35 g CO2/kWh. / / Sammantaget menar vi då att solceller som installeras i Sverige i dag ger ett klimatavtryck under 20 g CO2/kWh, vilket har en marginell betydelse för den svenska elproduktionens nära försumbara klimatavtryck. Utvidgar vi systemgränsen till den nordiska elproduktionsmixen ( g CO2/kWh) leder installation av solceller i Sverige till en minskning av den nordiska elproduktionens klimatavtryck." Varberg Energis bedömning är att fortsatt satsning på solceller väl stödjer de framtagna hållbarhetsmålen. Innehållsförteckning 2. Bakgrund Resonemang Referenser Slutsats... 7

8 Revisionsförteckning Referenser

9 2. Bakgrund Inlämnad motion har formulerat nedan frågeställning och förslag till beslut: 3. Resonemang Nedan redogörelse, ref 1, bedöms som väl genomarbetad och vederhäftig för att belysa frågeställningen: 1. Solel och klimatpåverkan Användning av solcellsanläggningar, liksom all annan förnybar elproduktion, ger stora minskningar av utsläpp av koldioxid i atmosfären jämfört med elproduktion baserad på fossila bränslen. Den svenska elproduktionsmixens koldioxidutsläpp är försumbara i ett internationellt perspektiv då den svenska elproduktionen till 99 procent är fossilfri. Men Sverige är en del av den välintegrerade nordiska elmarknaden vars totala elproduktionsmix har cirka tio gånger högre koldioxidutsläpp än den svenska. Det svenska elsystemet blir också allt mer ihopkopplat med elsystemen på den europeiska kontinenten, med väsentligt högre koldioxidutsläpp än de nordiska.

10 Ur ett nordiskt perspektiv ger installation av solcellsanläggningar i Sverige minskade utsläpp av koldioxid i atmosfären. Jämfört med den svenska elproduktionsmixens utsläpp blir klimatpåverkan från solcellsanläggningar i Sverige försumbar. 2. Klimatavtrycket från elproduktion I världen som helhet svarar elproduktionen för en stor del av vår klimatpåverkan eftersom den i mycket hög grad är baserad på fossila bränslen (kol, olja, naturgas) som generar koldioxid (CO2) vid förbränning. Det leder till att halten av koldioxid ökar i atmosfären vilket påverkar klimatet. Elproduktion baserad på fossila bränslen genererar från omkring 500 g CO2/kWh (naturgas) [1] till upp g CO2/kWh (kolkondens) [2]. Den svenska elproduktionen är baserad på kärnkraft, vattenkraft, vindkraft, biokraft (rena biobränslen och avfall med hög andel biobränsle) och lite solkraft. Alla dessa energislag ger låga emissioner av koldioxid och den svenska elproduktionen bidrar därför i väldigt liten grad till koldioxidhalten i atmosfären. Enligt Energiföretagen var det under g CO2/kWh [3]. Men då vi har en gemensam elmarknad i Norden med stor överföreningskapacitet mellan länderna är det praxis att jämföra med den nordiska elmixen. På uppdrag av Energimyndigheten publicerade Svenska Miljöinstitutet IVL 2012 en stor genomgång och kom fram till att om hänsyn tas till import och export av el till länder utanför den nordiska elmarknaden var den genomsnittliga emissionsfaktorn för den nordiska elmixen 125 g CO2/kWh [4]. Sedan 2012 har det nordiska elsystemet utvecklats och mer förnybar elproduktion har installerats, vilket gör att koldioxidutsläppen är lägre. Siffror på 60 g CO2/kWh figurerar på olika håll, men någon större genomgång har inte gjorts de senaste åren. Värt att nämna i sammanhanget är att elbolagen ska använda den nordiska residualmixen när de kommunicerar klimatpåverkan från den el som inte är ursprungsmärkt. Klimatpåverkan från residualmixen, vilken enligt EI var 329 g CO2/kWh 2017 [5], beräknas på den el som återstår då vi räknat bort el med ursprungsgarantier som exporterats. 3. Klimatavtrycket från solceller i Sverige En viktig aspekt att ha i åtanke när klimatavtrycket för solel diskuteras är att en solcellsanläggning inte släpper ut några direkta koldioxidutsläpp när anläggningen är färdiginstallerad och producerar el. Solelens utsläpp av växthusgaser sker indirekt vid tillverkning av komponenterna i solcellsanläggningar. Den absoluta majoriteten av en solcells klimatavtryck kommer från den el som används vid tillverkning av solcellerna och modulen. I Kina, där majoriteten av alla solcellsmoduler tillverkas, används mycket kol i kraftverken. I traditionella livscykelanalyser inkluderas därmed utsläppen från kolkraftverken i solcellernas klimatavtryck. Detta är såklart rimligt att ta hänsyn till i diskussionen men det ger också en felaktig bild av potentialen för tekniken eftersom det innebär att man tillskriver solceller växthusgasutsläppen hos de energikällor de är tänkta att ersätta. I en vetenskaplig artikel publicerad i Nature Communications [6] uppskattas de genomsnittliga utsläppen för solel i världen 2016 till mellan 20 och 25 g CO2/kWh, baserat på en solinstrålning på kwh/m 2 och år och att tillverkningen i huvudsak sker i Kina. Då vi har något mindre solinstrålning i Sverige ger en solcellsmodul motsvarande mindre elproduktion i Sverige. En modul vänd mot syd, i 30 graders lutning, i Stockholmsregionen får en solinstrålning på sig motsvarande cirka kwh/m 2 och år. En förenklad omräkning ger då genomsnittsutsläpp för solel i Sverige mellan 28 och 35 g CO2/kWh. (1 700/1 200) * 20 = 28 g CO2/kWh för multikristallina solceller, och (1 700/1 200) * 25 = 35 g CO2/kWh för monokristallina. I artikeln skriver författarna att det totala energibehovet för att tillverka ett solcellssystem i form av primärenergi i dag är cirka 15 MJ/Wp [6]. Räknar vi om det till behovet av elektrisk energi blir det 1,3 kwh/wp. Stoppar vi in klimatutsläppen för den kinesiska elmixen på cirka 900 g CO2/kWh, samt den förväntade produktionen från ett solcellssystem i Sverige under en antagen livstid på 30 år, resulterar det i g CO2/kWh.

11 De ovan framtagna värdena för en solcellsanläggning i Sverige, där modulerna kommer från Kina, är i paritet med det värde på 28 g CO2/kWh som Vattenfall beräknat och redovisar på sin hemsida [7]. Ungefär 60 procent av den energi som går åt att tillverka en solcellsmodul går åt i processerna för att framställa rent kisel, medan resterande 40 procent går åt vid tillverkning av cellerna och modulerna [8]. Men majoriteten, cirka 65 procent av kiselframställningen i världen sker utanför Kina i länder som Tyskland, USA, Sydkorea och Japan. Vidare har majoriteten av solcellsmodulerna som installeras i Sverige i dag inte tillverkats i Kina. Preliminära siffror (som kommer publiceras i den årliga IEA-PVPS-rapporten om den svenska solcellsmarknaden) visar att endast cirka elva procent av modulerna som installerades i Sverige under 2017 tillverkats i Kina. Resten kom från Vietnam (22 procent), Thailand (17 procent), Malaysia (12 procent) Tyskland (10 procent), Sydkorea (8 procent), Taiwan (4 procent), och så vidare. Alla länderna som nämns ovan, både när det gäller framställning av kisel och tillverkningen av de moduler som installeras i Sverige, har lägre koldioxidutsläpp från sin elmix än Kina eftersom de har en högre andel förnybar elproduktion eller kärnkraft. Bara för att visa hur stor inverkan ursprungselens klimatavtryck har för beräkningarna kan nämnas att om vi använder vattenkraftsel med ett klimatavtryck på 10 g CO2/kWh [7] för tillverkningen av kisel och solcellsmoduler får solelen ett klimatavtryck på under 10 g CO2/kWh. Således ger solel producerad av moduler från dessa länder lägre koldioxidutsläpp än de runt 30 g CO2/kWh som ovan nämnda källor anger. Ytterligare en aspekt på det här temat är att de flesta modulfabrikerna har solceller på sina tak. När elen som används vid tillverkningen kommer från elnätet, och det saknas system motsvarande vårt ursprungsgarantisystem, vet vi inte elens ursprung. Då är det praxis att räkna med landets eller regionens elmix i livscykelanalyser men i fallet med modultillverkning vet vi att elen som produceras i solcellsanläggningar på fabrikernas tak går till att täcka en del av fabrikernas elbehov. Förutom att tillverkningen som förser Sverige med moduler sker i länder med renare elmix än Kinas bör vi alltså också ha i åtanke att en inte försumbar andel av den el som används i tillverkningen kommer från egenproducerad solel med ett ungefärligt klimatavtryck på g CO2/kWh. Det är väsentligt lägre än de cirka 900 g CO2/kWh för Kinas elmix som använts för att få fram värdena på runt 30 g CO2/kWh för svensk solel. Sammanfattningsvis finns det inte tillräckligt med underlag för att exakt säga vilket klimatavtryck solel i Sverige har i dag. Det beror på i vilket land som modulerna har tillverkats i och hur stor solcellsanläggning tillverkande fabriker har på taket men tar vi hänsyn till dessa två aspekter är det troligt att det i dag ligger under 20 g CO2/kWh. 4. Lägre överföringsförluster med solel Så långt har diskussionen följt de standardiserade metoder som livscykelanalyser är uppbyggda kring. Dock har solelen en egenskap som gör den unik inom kraftsystemet. Majoriteten av den solel som produceras i Sverige konsumeras i samma byggnad som den produceras. Vanliga livscykelanalyser ser bara till utsläppen associerade med själva produktionen av el. Men det som egentligen är det viktigaste är vilket klimatavtryck slutanvändningen av elen har. Därför finns det fog att ta med förlusterna i elnätet i diskussionen om klimatnyttan med solel. Under 2015 uppgick nätförlusterna i Sverige till 9,4 TWh, motsvarande 6,9 procent av den totala elanvändningen, enligt Energiföretagen [3]. För ett solcellssystem monterat på ett tak och där elen används i fastigheten uppskattas förlusterna till cirka en tre procent i kablarna. Denna aspekt försvinner helt i traditionella livscykelanalyser, som görs endast för själva produktionen av el. Tidigare har denna aspekt varit ointressant eftersom i stort sett all elproduktion behövt elnätet för att transportera elen ut till slutkunderna. Men egenkonsumtion av lokalt producerad el är en ny unik företeelse i det svenska energisystemet, vilket en jämförelse mellan livscykelanalyser för olika energislag inte tar hänsyn till. 5. Teknikutveckling minskar solelens klimatavtryck Solcellstekniken utvecklas väldigt snabbt och det sker ständigt nya förbättringar både när det gäller verkningsgrad samt material och energiåtgång i de olika tillverkningsprocesserna. Till exempel har materialåtgången i solcellsmoduler kunnat minskas väsentligt. I vanliga kiselmoduler har den totala modulvikten gått från cirka 100 g/w

12 till cirka 60 g/w under de senaste tio åren, alltså minskning med hela 40 procent [9]. Denna typ av teknisk utveckling ger såklart betydligt lägre klimat- och miljöpåverkan i slutändan. En lägre modulvikt per effekt ger lägre utsläpp i alla de tre stegen; materialutvinning, energiåtgång vid tillverkning och transport. Hittills har den pågående teknikutvecklingen bidragit till att för varje gång volymen tillverkade moduler dubblerats har energiåtgången vid tillverkningen av komponenterna i ett solcellssystem minskat med drygt tolv procent, samt växthusgasutsläppen med 17 och 24 procent för multikristallina respektive monokristallina moduler [6]. 6. Solelproduktionen i Sverige leder till lägre utsläpp Låt oss utifrån diskussionen i tidigare avsnitt och anta att svensk elproduktion genererar 13 g CO2/kWh [3]. Låt oss sen anta att solceller generar 20 g CO2/kWh i dag och 10 g CO2/kWh i framtiden, för att kunna visa hur det påverkar avtrycket från den svenska elproduktionen. I dag är andelen solel i Sverige runt 0,2 procent, det vill säga försumbar. Men om vi antar att den uppgår till en procent om något år, och ingen teknikutveckling eller förändring av elmixen i varken Sverige eller tillverkningsländerna skulle ske till dess, skulle den svenska elproduktionen generera: 0,99 x ,01 x 20 = 12,9 + 0,2 = 13,1 g CO2/kWh om något år. Om vi sedan ponerar att andelen solel kommer att öka till tio procent fram till exempelvis 2040, samt att en fortsatt teknikutveckling och ökning av förnybar elproduktion i tillverkningsländerna, skulle vår elproduktion generera: 0,90 x ,10 x 10 = 11,7 + 1,0 = 12,7 g CO2/kWh i framtiden. Sammanfattningsvis ger en användning av solceller för elproduktion i Sverige försumbara förändringar av utsläppen av koldioxid i atmosfären om man jämför med den svenska elproduktionsmixen som inte innehåller några fossila energislag. Det är trots allt praxis att använda den nordiska elmixen som har en klimatpåverkan på någonstans mellan 60 och 125 g CO2/kWh i olika jämförelser. Då bidrar solel i Sverige till att minska utsläppen. Och detta oavsett om vi antar att solcellerna eller solcellsmodulerna tillverkats i Kina (cirka 30 g CO2/kWh), eller att majoriteten av tillverkningen skett i andra länder än Kina och att en icke försumbar andel solel använts vid tillverkningen (uppskattningsvis under 20 g CO2/kWh). 7. Diskussion Antaganden om den elproduktion som används vid framställning av kisel och tillverkning av solceller och moduler har stor betydelse när man bestämmer solcellernas klimatavtryck. Vi har därför tagit hänsyn till att majoriteten av solcellsmodulerna som installeras i Sverige tillverkas i länder med renare el än Kinas och att en icke försumbar andel solel använts vid tillverkningen. Vi tycker dessutom att det bör tas hänsyn till att egenkonsumerad solel minskar förlusterna i elnätet. Sammantaget menar vi då att solceller som installeras i Sverige i dag ger ett klimatavtryck under 20 g CO2/kWh, vilket har en marginell betydelse för den svenska elproduktionens nära försumbara klimatavtryck. Utvidgar vi systemgränsen till den nordiska elproduktionsmixen ( g CO2/kWh) leder installation av solceller i Sverige till en minskning av den nordiska elproduktionens klimatavtryck. Vi anser också att det är viktigt att lyfta fram den utveckling som sker. Det sker fortfarande en relativt snabb teknikutveckling som stadigt minskar koldioxidavtrycket för nya solcellsmoduler. Och eftersom andelen förnybar el dessutom ökar i flertalet länder som tillverkar solceller leder det till ett minskat klimatavtryck för nästa tillverkade modul. Dessutom finns redan nu tekniken att återvinna 96 procent av materialen i en kiselmodul [10]. Om 25 till 30 år kan vi tillverka nya solcellsmoduler med högre prestanda från materialen i dagens moduler [9]. Sammantaget menar vi då att solceller som installeras i Sverige i en inte alltför avlägsen framtid ger ett klimatavtryck under 10 g CO2/kWh.

13 Breddas diskussionen, från bara klimatpåverkan till att inkludera även annan miljöpåverkan, har solceller som byggs på redan befintliga byggnader flera miljömässiga fördelar jämfört med annan elproduktion. En sådan utbyggnad i Sverige leder inte till att naturvärden förstörs. Den är ljudlös och den inverkar inte på skog, vattendrag, djur- och fågelliv. Den leder inte heller till ett behov att lagra restprodukter, i form av till exempel radioaktivt avfall, under väldigt lång tid. Referenser [1] G. A. Heath, P. O. Donoughue, D. J. Arent, and M. Bazilian, Harmonization of initial estimates of shale gas life cycle greenhouse gas emissions for electric power generation, PNAS, [2] M. Whitaker, G. A. Heath, P. O. Donoughue, and M. Vorum, Life cycle greenhouse gas emissions of coal-fired electricity generation systematic review and harmonization, J. Ind. Ecol., vol. 16, [3] Svensk Energi, Elåret 2015, Stockholm, [4] F. Martinsson, J. Gode, J. Arnell, and J. Höglund, Emissionsfaktor för nordisk elproduktionsmix, [5] Energimarknadsinspektionen, Ursprungsmärkning av el. [Online]. Available: [Accessed: 15-Jun-2018]. [6] A. Louwen, W. van Sark, A. Faaij, and R. Schropp, Re-assessment of net energy production and greenhouse gas emissions avoidance after 40 years of photovoltaics development, Nat. Commun., vol. 7, p , [7] Vattenfall, Elens ursprung och miljöpåverkan. [Online]. Available: [Accessed: 29-May-2018]. [8] W. Luo, Y. S. Khoo, A. Kumar, J. S. C. Low, Y. Li, Y. S. Tan, Y. Wang, A. G. Aberle, and S. Ramakrishna, A comparative life-cycle assessment of photovoltaic electricity generation in Singapore by multicrystalline silicon technologies, Sol. Energy Mater. Sol. Cells, vol. 174, no. August 2017, pp , [9] S. Weckend, A. Wade, and G. Heath, End-of-life management: Solar photovoltaic panels, [10] PV Cycle, Breakthrough in PV module recycling, [Online]. Available: [Accessed: 13-Oct-2016]. 4. Slutsats Varberg Energis ståndpunkt skiljer sig inte från resonemanget och slutsatserna ovan. Vår bedömning är att en fortsatt satsning på solceller väl stödjer de framtagna hållbarhetsmålen. Eftersom Sverige är sammankopplade i en nordisk elpool bör man jämföra med genomsnittet av utsläpp på Nordpool. Den Nordiska elmarknaden har ca 10 gånger högre koldioxidutsläpp jämfört med den svenska. Sammanbyggnaden med nya högspännings-förbindelser till övriga Europa fortsätter vars elmarknad har än högre koldioxidutsläpp. Utöver det resonemang som förs i rapporten bidrar egenproducerad energi också till en ökad medvetenhet om vikten av att energieffektivisera och hushålla med resurser. Insikten ökar om de egna behoven och den egna förbrukningen samt hur de kan påverkas. Nedan stycke sammanfattar väl rapportens slutsats:

14 Sammantaget menar vi då att solceller som installeras i Sverige i dag ger ett klimatavtryck under 20 g CO2/kWh, vilket har en marginell betydelse för den svenska elproduktionens nära försumbara klimatavtryck. Utvidgar vi systemgränsen till den nordiska elproduktionsmixen ( g CO2/kWh) leder installation av solceller i Sverige till en minskning av den nordiska elproduktionens klimatavtryck." Varberg Energis bedömning är att fortsatt satsning på solceller väl stödjer de framtagna hållbarhetsmålen.

15 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) 6. Utökade skollokaler Väröbackaskolan Dnr: Handläggare: Dokument: Beslutsförslag Dokumentet är inte färdigställt. Eftersänds till mötet

16 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) 7. Lokalanpassning Gamlebyskolan Dnr: SVN 2019/0018 Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 22 Dnr SVN 2019/0018 Lokalanpassning Gamlebyskolan Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. Anvisa 500 tkr från investeringskonto från myndighetskrav fastighet avseende lokalanpassningar Gamlebyskolan Beskrivning av ärendet I fastigheten Gamleby bedriver Samhällsbyggnadskontoret sin verksamhet i väntan på nya lokaler. Det är en äldre fastighet som inte har den brandsäkerhet som kraven ställer idag för de antal anställda som arbetar i Gamleby. Fastigheten har inte heller den tillgänglighet som kraven ställer. För att klara brandsäkerhetskraven behöver de utvändiga brandstegarna bytas till brandtrappor. Rampen vid entrén behöver justeras för att möta dagens krav på storlek. Anpassning behöver genomföras för att samhällsbyggnadskontoret fortsättningsvis ska kunna bedriva sin verksamhet och nyttja hela byggnaden som kontor, möteslokaler, lunchrum och reception. Beslutsunderlag Beslutsförslag den 8 mars 2019 Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att kostnaden för åtgärderna om 500 tkr för begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto myndighetskrav fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot samhällsbyggnadskontoret. Investeringen redovisas som komponent nio med en avskrivningstid tio år.

17 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) Protokollsutdrag: Samhällsbyggnadskontoret

18 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) Klicka eller tryck här för att ange text. 8. Intern kontroll - återrapportering 2018 Dnr: SVN 2018/0018 Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 24 Dnr SVN 2018/0018 Intern kontroll - återrapportering 2018 Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. anta återrapporteringen av internkontroll 2018 Beskrivning av ärendet I enlighet med beslut i servicenämnden har följande kontrollområden granskats: Kontrollområde RVA (16p är max) Kronofogden - antal ärenden till kronofogden på serviceförvaltningen 9 Livsmedelssäkerhet 9 Trafiksäkerhet 9 Korttidssjukfrånvaro 12 Kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing 12 Skyddsronder 12 Fastighet projektekonomi 9 IT säkerhet nano learning 12 Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder. Återrapporteringen finns sammanställd i bilagan Internkontroll återrapportering 2018

19 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) Summering av 2018 års internkontroll. Följande internkontrollpunkter bedöms helt uppfyllda och värde uppnåtts och kommer inte följas upp i internkontrollen 2019: Kronofogden - antal ärenden till kronofogden på serviceförvaltningen Trafiksäkerhet - däckskifte Kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing Skyddsronder IT säkerhet nano learning De punkter som inte är helt uppfyllda 2018 följs upp i internkontrollen Beslutsunderlag Intern kontroll - återrapportering_2018 Övervägande Inga överväganden har inkommit. Protokollsutdrag: Controller serviceförvaltningen

20 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Intern kontroll - återrapportering 2018 Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. anta återrapporteringen av internkontroll 2018 Beskrivning av ärendet I enlighet med beslut i servicenämnden har följande kontrollområden granskats: Kontrollområde RVA (16p är max) Kronofogden - antal ärenden till kronofogden på serviceförvaltningen 9 Livsmedelssäkerhet 9 Trafiksäkerhet 9 Korttidssjukfrånvaro 12 Kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing 12 Skyddsronder 12 Fastighet projektekonomi 9 IT säkerhet nano learning 12 Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder. Återrapporteringen finns sammanställd i bilagan Internkontroll återrapportering 2018 Summering av 2018 års internkontroll. Följande internkontrollpunkter bedöms helt uppfyllda och värde uppnåtts och kommer inte följas upp i internkontrollen 2019: Kronofogden - antal ärenden till kronofogden på serviceförvaltningen Trafiksäkerhet - däckskifte Kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing Skyddsronder IT säkerhet nano learning

21 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) Det punkter som inte är helt uppfyllda 2018 följs upp i internkontrollen Beslutsunderlag Intern kontroll - återrapportering_2018 Övervägande Inga överväganden har inkommit. Ekonomi och verksamhet Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser. Serviceförvaltningen John Nilsson Förvaltningschef Jenny Lindborg Controller Protokollsutdrag Controller serviceförvaltningen

22 Intern kontroll 2018 Fas: Uppföljning Intern kontroll 2018 Rapportperiod: Organisation: 2 - Servicenämnd Intern kontroll Intern kontroll definieras som en process, där såväl den politiska ledningen som den professionella ledningen och övrig personal samverkar. Processen är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: Verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt, dvs god ekonomisk hushållning Den finansiella rapporteringen och informationen om verksamheten är tillförlitlig Tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm följs Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda samt att veta hur det går i verksamhet och ekonomi. Det är ett ständigt pågående kvalitetsarbete för att få nöjda kunder, förebygga riskfyllda situationer, arbeta effektivare och få bättre rutiner. Ansvar/åtagande I kommunallagens 6 kap 6 finns en tydlig bestämmelse som definierar ansvaret för den interna kontrollen: "Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt" Nämnder och styrelser ska senast i mars varje år anta en plan för den interna kontrollen. Planen överlämnas till Kommunstyrelsen senast under samma månad. Rapportering på nämnds- eller styrelsenivå ska ske till Kommunstyrelsen i samband med att den nya planen överlämnas. Varje nämnd/styrelse avlämnar en sammanfattning av gjorda kontroller där upptäckta brister lyfts fram och analyseras. Vid samma tidpunkt sker även rapportering till kommunens revisorer. Det övergripande ansvaret för att det finns en tillräcklig intern kontroll vilar på kommunstyrelsen som, med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas rapporter ska utvärdera kommunens samlade plan för intern kontroll och, i de fall förbättringar behöver göras, ta initiativ till sådana. Begreppslista: Område/Process Vilken del av verksamheten som avses. Risk: Möjligheten för skadliga konsekvenser som uppkommer av oönskade händelser. Sannolikhet: Ett mått på hur troligt det är att en viss händelse inträffar. Konsekvens: Exempelvis ekonomiska, politiska/förtroendemässiga konsekvenser samt konsekvenser för exempelvis medborgare, politiker och tjänstemän. Riskvärde: Sannolikhet multiplicerat med konsekvens ger riskvärdet :59 1

23 Kontrollmoment: Vad är det vi vill kontrollera? Vad är det vi vill säkerställa? Ex. avtalstrohet. Kontrollmetod/Metod: Hur ska vi kontrollera detta? Ex. stickprov. Frekvens: Hur ofta ska vi kontrollera detta och när? OMRÅDE/PROCESS Kronofogden - antal ärenden till kronofogden på serviceförvaltningen RISK Förfallna fakturor leder till ärenden hos kronofogden Riskvärde Sannolikhet Konsekvens 3 3 KONTROLLMOMENT Kontrolleras genom antal ärenden till kronofogden. Frekvens Metod Status Bedömning Åtgärd Kontroll av antal ärenden till kronofogden samt inkasso och räntekostnader görs per Minst två gånger i månaden tas samtliga förfallna fakturor fram ur Proceedo. Listan mailas ut till respektive AC, med uppmaningen att attestera förfallna fakturor omgående. Serviceförvaltningen har under 2018 inte fått något kronofogdeärende. Vidtagna åtgärder har gett det resultat som förvaltningen önskat. Kommentar: Serviceförvaltningen kommer fortsätta med de rutiner som skapats för att minimera risken för ärenden hos kronofogden. Denna punkt kommer inte ingå i internkontrollen för 2019 utan anses klar :59 2

24 OMRÅDE/PROCESS Livsmedelssäkerhet RISK Risk att myndighetskrav inte uppfylls Riskvärde Sannolikhet Konsekvens 3 3 KONTROLLMOMENT Inspektioner av Miljö och Hälsa Frekvens Metod Status Bedömning Åtgärd Löpande Rapporter från miljö och hälsa sammanställs, följs upp och åtgärdas. Under 2018 har 49% av genomförda kontroller av Miljö och Hälsa inte haft några avvikelser. Motsvarande siffra för 2017 var 31%. Kommentar: Utfallet har succesivt blivit bättre under de senaste åren men serviceförvaltningen anser det fortfarande relevant att ha med livsmedelssäkerhet även i 2019 års internkontroll :59 3

25 OMRÅDE/PROCESS Trafiksäkerhet RISK Däckskifte att däckskifte inte sker enligt gällande lagar Riskvärde Sannolikhet Konsekvens 3 3 KONTROLLMOMENT Kontroll att samtliga fordon bytt däck Frekvens Metod Status Bedömning Åtgärd 2 gånger per år. Kontakt sker via mejl med leverantörerna. Kontroll med hjälp av leverantör för att se till att alla däck byts till vinterhjul/sommarhjul. Vi får signal från leverantörerna om någon inte har bytt ut så vi kan kontakta dessa. Kommentar: Vidtagna åtgärder ger önskat resultat. Rutinen följs och kommer inte tas upp i internkontrollen för 2019 utan anses klar och fungerande. OMRÅDE/PROCESS Korttidssjukfrånvaro RISK Ökad sjukfrånvaro påverkar arbetsmiljön Riskvärde Sannolikhet Konsekvens :59 4

26 KONTROLLMOMENT Samtal/intervju Frekvens Metod Status Bedömning Åtgärd Löpande Genom att intervjua alla medarbetare som har fler tre sjuktillfällen under en 12 månaders period. Eftersom vi mäter hela tiden sjukfrånvaro under en 12- månadersperiod och inte ett kalenderår varierar antal personer som har fyra eller fler sjuktillfällen. Den skillnaden är dock inte så stor. Det var 77 personer som under kalenderår 2018 haft fyra eller fler sjuktillfällen. Av dessa hade 30 personer känd kronisk åkomma och chefer har haft samtal med 47 personer. HR har bara deltagit i 20 samtal. Det finns några chefer som inte kallar HR trots denna överenskommelse. Kommentar: Rutinen kommer att tas upp igen vid ett av serviceförvaltningens chefsmöten, för att påminna om gången. Sjukfrånvaron kommer fortsätta följas upp i internkontrollen OMRÅDE/PROCESS Kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing RISK Att medarbetare utsätts för kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing Riskvärde Sannolikhet Konsekvens :59 5

27 KONTROLLMOMENT Diskutera riktlinjer samt handlingsplan Frekvens Metod Status Bedömning Åtgärd Årligen Genom att sprida information om kommunens riktlinjer och handlingsplan på APT. Alla chefer har haft information om kränkande särbehandling på sina APT under Det är endast två chefer som inte gått utbildningen. Dessa två chefer har haft information på sina APT om kränkande särbehandling. Vi har haft några anmälningar om kränkande särbehandling men efter undersökningssamtal har inga skriftliga anmälningar skett. Kommentar: Under 2018 har några anmälningar om kränkande särbehandling skett. Men efter undersökningssamtal har ingen skriftlig anmälan gjorts. Rutinen fungerar och efterföljs. Rapportera till HR konstaterade fall Frekvens Metod Status Bedömning Åtgärd Löpande. Omedelbar rapportering Inga konstaterade fall har rapporterats in till HR under Kommentar: Rutinen med rapportering fungerar. Inga fall av kränkande särbehandling har konstaterats under :59 6

28 OMRÅDE/PROCESS Skyddsronder RISK Att fokus på skyddsronderna är på icke arbetsmiljörelaterade frågor Riskvärde Sannolikhet Konsekvens 4 3 KONTROLLMOMENT Skyddsronder Frekvens Metod Status Bedömning Åtgärd Löpande Cheferna ska följa den framtagna rutinen. Utbildat chefer klart. HR på serviceförvaltningen tillsammans med projektledare på IT avdelningen påbörjade arbete med digitalisering av skyddsrondsrapporters förvaring och uppföljning. Arbetet har påbörjats under året. Efter information till personalkontoret om pågående arbetet har ansvaret att ta fram rutiner för elektronisk förvaring och uppföljning övergått till personalkontoret eftersom behovet finns inom hela kommunen och det bör ske centralt. Kommentar: Området kommer inte tas upp i internkontrollen för serviceförvaltningen kommande år :59 7

29 OMRÅDE/PROCESS Fastighet - Projekt - ekonomi RISK Avtalsbrott Riskvärde Sannolikhet Konsekvens 3 3 KONTROLLMOMENT Stickprover Frekvens Metod Status Bedömning Åtgärd Löpande Stickprov Kontroll av beställningsprocessen har skett i alla led för att säkerställa att processen efterlevs. Checklistor, beställningsmallar, slutrapporter, slutredovisningar mm har använts för processen. Kontrollen har skett genom att avdelningschefen har gjort stickprover i ifyllda dokument samt kontrollerat attesteringen av fakturor. Kommentar: Det har gjorts justeringar i dokumenten för att säkerställa att processen fungerar på det sätt fastighetsavdelningen arbetar :59 8

30 OMRÅDE/PROCESS IT säkerhet RISK Öka informationssäkerheten Riskvärde Sannolikhet Konsekvens 3 4 KONTROLLMOMENT Statistik över deltagandet i nano-learning Frekvens Metod Status Bedömning Åtgärd Statistik 1 gång per vecka under kursperioden. Statistik på antal deltagare efter varje kurstillfälle. Kommentar: Statistik över deltagandet mäts och serviceförvaltningens deltagande mäts separat. Kompetens inom området mäts före och efter kurserna. GDPR kurs med 9 olika delmoment gick ut som nano-learning kurs. 34 % av de som fick kursen skickad till sig startade kursen och 98 % av dem som startade kursen slutförde den :59 9

31 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) 9. Internkontroll 2019 Dnr: SVN 2019/0017 Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Svn au 25 Dnr SVN 2019/0017 Intern kontroll 2019 Beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. följande kontrollområden skall undersökas under år 2019: - Korttidssjukfrånvaro (Prioritering 12 av 16) - Fastighet verksamhetsanpassningar (Prioritering 9 av 16) - Fastighet projekt och ekonomi. (Prioritering 9 av 16) - IT säkerhet (Prioritering 12 av 16) - Livsmedelssäkerhet (Prioritering 9 av 16) - Driftsäkerhet telefoni (Prioritering 12 av 16) - Skyddsronder (Prioritering 12 av 16) - Kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing (Prioritering 12 av 16) Beskrivning av ärendet Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive förvaltning. Inom förvaltningens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen, eller av honom/henne utsedd, för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Inom detta ansvar ligger att vederbörande skall leda arbetet med att åstadkomma och upprätta en god internkontroll. Kommunfullmäktige har beslutat om övergripande riktlinjer för internkontroll. Serviceförvaltningen har följt riktlinjerna och processen kring att ta fram plan för internkontroll. Planen för internkontroll består av identifiering av kontrollområden, risk- och väsentlighetsanalys, kontrollansansvarig för respektive kontrollområde samt uppföljning/återrapportering.

32 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) Risk- och väsentlighetsanalysen (RVA) består dels av en risk inventering dels av en prioritering (bedömning av väsentlighetsgrad och sannolikhet på en skala 1 4). De olika delkomponenterna multipliceras med varandra och ger då en slutsiffra mellan Intervallet 9 16 tas med i nämndens internkontrollplan. För processer som får 12 poäng och högre bör direkta förbättringsåtgärder sättas in för att minimera risken. Ett riskområde är en process med en väsentlig risk någonstans i flödet. Processen kan omfatta flera verksamheter. Ett kontrollområde identifierar vad inom riskområdet som är kritisk och behöver undersökas. Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder, process- och kontrollansvarig. Beslutsunderlag Intern kontroll Övervägande Inga synpunkter har inkommit från andra förvaltningar. Protokollsutdrag: Controller serviceförvaltningen

33 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) Dnr: SVN 2019/ Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Intern kontroll 2019 Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta 1. följande kontrollområden skall undersökas under år 2019: 2. Korttidssjukfrånvaro (Prioritering 12 av 16) 3. Fastighet verksamhetsanpassningar (Prioritering 9 av 16) 4. Fastighet projekt och ekonomi. (Prioritering 9 av 16) 5. IT säkerhet (Prioritering 12 av 16) 6. Livsmedelssäkerhet (Prioritering 9 av 16) 7. Driftsäkerhet telefoni -Competella (Prioritering 12 av 16) 8. Skyddsronder (Prioritering 12 av 16) 9. Kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing (Prioritering 12 av 16) Beskrivning av ärendet Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive förvaltning. Inom förvaltningens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen, eller av honom/henne utsedd, för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Inom detta ansvar ligger att vederbörande skall leda arbetet med att åstadkomma och upprätta en god internkontroll. Kommunfullmäktige har beslutat om övergripande riktlinjer för internkontroll. Serviceförvaltningen har följt riktlinjerna och processen kring att ta fram plan för internkontroll. Planen för internkontroll består av identifiering av kontrollområden, risk- och väsentlighetsanalys, kontrollansansvarig för respektive kontrollområde samt uppföljning/återrapportering. Risk- och väsentlighetsanalysen (RVA) består dels av en risk inventering dels av en prioritering (bedömning av väsentlighetsgrad och sannolikhet på en skala 1 4). De olika delkomponenterna multipliceras med varandra och ger då en slutsiffra mellan Intervallet 9 16 tas med i nämndens internkontrollplan. För processer som får 12 poäng och högre bör direkta förbättringsåtgärder sättas in för att minimera risken.

34 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) Ett riskområde är en process med en väsentlig risk någonstans i flödet. Processen kan omfatta flera verksamheter. Ett kontrollområde identifierar vad inom riskområdet som är kritisk och behöver undersökas. Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder, process- och kontrollansvarig. Beslutsunderlag Intern kontroll Övervägande Inga synpunkter har inkommit från andra förvaltningar. Ekonomi och verksamhet Beslut medför inga ekonomiska konsekvenser. Serviceförvaltningen John Nilsson Förvaltningschef Jenny Lindborg Controller Protokollsutdrag Controller serviceförvaltningen

35 Intern kontroll 2019 Fas: Inmatning intern kontroll 2019 Rapportperiod: Organisation: 2 - Servicenämnd INTERN KONTROLL Intern kontroll definieras som en process, där såväl den politiska ledningen som den professionella ledningen och övrig personal samverkar. Processen är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: Verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt, dvs god ekonomisk hushållning Den finansiella rapporteringen och informationen om verksamheten är tillförlitlig Tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm följs Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda samt att veta hur det går i verksamhet och ekonomi. Det är ett ständigt pågående kvalitetsarbete för att få nöjda kunder, förebygga riskfyllda situationer, arbeta effektivare och få bättre rutiner. Ansvar/åtagande I kommunallagens 6 kap 6 finns en tydlig bestämmelse som definierar ansvaret för den interna kontrollen: "Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt" Nämnder och styrelser ska senast i mars varje år anta en plan för den interna kontrollen. Planen överlämnas till Kommunstyrelsen senast under samma månad. Rapportering på nämnds- eller styrelsenivå ska ske till Kommunstyrelsen i samband med att den nya planen överlämnas. Varje nämnd/styrelse avlämnar en sammanfattning av gjorda kontroller där upptäckta brister lyfts fram och analyseras. Vid samma tidpunkt sker även rapportering till kommunens revisorer. Det övergripande ansvaret för att det finns en tillräcklig intern kontroll vilar på kommunstyrelsen som, med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas rapporter ska utvärdera kommunens samlade plan för intern kontroll och, i de fall förbättringar behöver göras, ta initiativ till sådana. Begreppslista: Område/Process Vilken del av verksamheten som avses. Risk: Möjligheten för skadliga konsekvenser som uppkommer av oönskade händelser :26 1

36 Sannolikhet: Ett mått på hur troligt det är att en viss händelse inträffar. Konsekvens: Exempelvis ekonomiska, politiska/förtroendemässiga konsekvenser samt konsekvenser för exempelvis medborgare, politiker och tjänstemän. Riskvärde: Sannolikhet multiplicerat med konsekvens ger riskvärdet. Kontrollmoment: Vad är det vi vill kontrollera? Vad är det vi vill säkerställa? Ex. avtalstrohet. Kontrollmetod/Metod: Hur ska vi kontrollera detta? Ex. stickprov. Frekvens: Hur ofta ska vi kontrollera detta och när? Intern kontroll OMRÅDE/PROCESS Korttidssjukfrånvaro RISK Ökad sjukfrånvaro påverkar arbetsmiljön Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kommentar: 4 3 Vi har högt sjukfrånvaro och det är den korta sjukfrånvaron som ökar mest. Det finns många orsaker till det men en orsak är att vi har många småbarnsföräldrar där både smittorisken är stor men också en stressig tillvaro med allt vad det innebär. Mycket korttidssjukfrånvaro ökar risken till oro i arbetsgrupper som kan leda till missnöje, sämre arbetsmiljö och mer sjukfrånvaro. KONTROLLMOMENT Månadsvis kontroll av HR att rutinen följs Frekvens Så fort medarbetaren har 4 eller fler sjuktillfällen under en 12-månadersperiod. Metod Samtal med medarbetaren vid 4 eller fler sjuktillfällen under en 12- månadersperiod tillsammans med chefen och HR på förvaltningen.vill medarbetaren ha sin fackliga representant med sig ska hen själv kalla denne :26 2

37 OMRÅDE/PROCESS Fastighet Verksamhetsanpassningar RISK Missade intäkter Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kommentar: 3 3 Fastighetsavdelningen missar att fakturera genomförda verksamhetsanpassningar. Kunden debiteras inte för utförda verksamhetsanpassningar. Risk att beställningar inte blir utförda. Risk att beställningar som är utförda inte blir debiterade. KONTROLLMOMENT Avstämning fakturering av anpassningar Frekvens Månadsvis vid ekonomiavstämning. Metod Avstämning av kostnader (frikod 2219) och intäkter (konto 49998) för verksamhetsanpassningar sker månadsvis med enhetschefer och förvaltare. Säkerställa löpande fakturering av anpassningar som är utförda. OMRÅDE/PROCESS Fastighet - Projekt ekonomi RISK Överstiga projektbudget Riskvärde Sannolikhet Konsekvens 3 3 Kommentar: Kontrollera om projekt över/underskrider budget. KONTROLLMOMENT Uppföljning av projektekonomi Frekvens Månadsvis vid ekonomiavstämning Metod Genom att stämma av utfall och prognosdokument :26 3

38 OMRÅDE/PROCESS IT säkerhet RISK Obehörig åtkomst till anställdas e-postlådor Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kommentar: 3 4 Säkerställ att obehörig inte kan komma in i kommunens datormiljö eller kunna logga in i anställdas e- postlådor. KONTROLLMOMENT Multifaktorautentisering är implementerat Frekvens Kontrolleras två gånger per år Metod Minst två nya säkerhetsprodukter som är aktiverade i Varbergs kommuns Office365 under året. Säkerställa att multifaktorautentisering aktiveras för användare utanför kommunens nätverk. OMRÅDE/PROCESS Livsmedelssäkerhet RISK Sjuka matgäster Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kommentar: 3 3 Miljö och hälsa kontrollerar att de krav som finns angående livsmedelshantering efterlevs. Om kraven inte efterlev kan förelägganden utfärdas. I värsta scenario kontamineras livsmedel av bakterier eller smitta vid felaktig hantering som kan leda till matförgiftningar eller liknande hos matgästerna. KONTROLLMOMENT Inspektioner av Miljö och Hälsa Frekvens Löpande Metod Rapporter från miljö och hälsa sammanställs, följs upp och åtgärdas. Målsättningen för 2019 är att 60% av rapporterna ska vara utan anmärkning :26 4

39 OMRÅDE/PROCESS Driftsäkerhet telefoni RISK Medborgarna når inte kommunens verksamheter Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kommentar: 3 4 Vi bedömer risken till 12 då det finns många faktorer som påverkar systemets drift, bland annat nätverk och serverns mjuk- och hårdvara. Vid ett avbrott blir konsekvensen för de som söker vår service via telefon stor, dock går det att kontakta den som söks på direktnummer men då krävs det att den inringande har vetskap om vem som handhar ärendet och kontaktuppgifterna dit. KONTROLLMOMENT Samarbeta med grannkommuner Frekvens Driftsmiljöerna övervakas löpande och vid avbrott skickas larm till berörd personal. Metod I syfte att säkerställa Competellas funktioner finns redundanta miljöer installerade som vid ett avbrott skyndsamt flyttar över tjänsten till en tvillingmiljö. OMRÅDE/PROCESS Kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing RISK Att medarbetare utsätts för kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing Riskvärde Sannolikhet Konsekvens 3 4 KONTROLLMOMENT Diskutera riktlinjer samt handlingsplan Frekvens Årligen Rapportera konstaterade fall till HR Frekvens Löpande. Metod Genom att sprida information om kommunens riktlinjer och handlingsplan på APT. Metod Omedelbar rapportering :26 5

40 OMRÅDE/PROCESS Skyddsronder RISK Att fokus på skyddsronderna är på icke arbetsmiljörelaterade frågor Riskvärde Sannolikhet Konsekvens 4 3 KONTROLLMOMENT Skyddsronder Frekvens Löpande Metod Cheferna ska följa den framtagna rutinen :26 6

41 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) 10. Upphävning av tidigare beslut om uthyrning av elbilar i bilpoolen till allmänheten Dnr: SVN 2019/ Handläggare: Jenny Lindborg Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden Upphävning av tidigare beslut om uthyrning av elbilar i bilpoolen till allmänheten Förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden beslutar 1. upphäva tidigare beslut från 7 december 2017, 82 diarienummer SVN 2011/0061 om att hyra ut alla elbilar i bilpoolen till allmänheten Beskrivning av ärendet Idag hyr kommunen ut alla elbilar i bilpoolen till allmänheten under kvällar och helger. Då det nu finns möjlighet att hyra elbilar på den privata marknaden rekommenderas att kommunen inte fortsätter med externuthyrning då det konkurrerar med den privata marknaden. Beslutsunderlag PM från kommunjuristen Torbjörn Alfredsson den 4 mars Servicenämnden den 7 december 2017, 82 diarienummer SVN 2011/0061 Övervägande Bedömning görs att det inte är förenligt med den kommunala kompetensen att erbjuda uthyrning av elbilar på den allmänna marknaden och att kommunen därmed saknar befogenhet att fortsättningsvis erbjuda detta. Det är därför sannolikt att denna verksamhet skulle förbjudas om den prövades i domstol mot konkurrenslagens regler om konkurrensbegränsande offentlig säljverksamhet. På samma sätt skulle eventuella beslut om elbilsuthyrningen sannolikt upphävas vid en prövning mot kommunallagen enligt reglerna om så kallas laglighetsprövning. Ekonomi och verksamhet Detta innebär en marginell intäktsminskning för serviceförvaltningen.

42 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) Serviceförvaltningen John Nilsson Förvaltningschef Caroline Johansson Logistiker Protokollsutdrag Kommunstyrelsen

43 1 (3) PM Fråga om möjligheterna för kommunen att tillhandahålla korttidsuthyrning av elbilar till privatpersoner och andra enskilda Bakgrund Kommunen interna fordonspool har sedan augusti 2014 varit öppen för privatbokningar av elbilar under kvällar och helger. Genom det upplägg som valts har det uppdragits åt en privat aktör att korttidsuthyra bilar som ingår i kommunens fordonspool. Syftet med att öppna fordonspoolen för privata bokningar har varit att underlätta för miljömässigt bättre val och att samtidigt bidra till att skapa underlag för etablering av kommersiella bilpooler. Fråga har nu uppkommit om det är förenligt med kommunallagens bestämmelser om den så kallade kommunala kompetensen att på det sätt som görs även fortsättningsvis erbjuda uthyrning av elbilar till privatpersoner och andra. Kommunallagen En grundläggande förutsättning för att en kommun ska få ha hand om en viss angelägenhet är att angelägenheten är av allmänt intresse (2 kap. 1 kommunallagen). Om det föreligger ett sådant allmänintresse avgörs i fall till fall med utgångspunkt i om det är lämpligt, ändamålsenligt, skäligt och så vidare att kommunen befattar sig med den ifrågavarande angelägenheten. Utöver detta allmänna krav på att en åtgärd eller en verksamhet som en kommun företar ska vara av allmänt intresse innehåller kommunallagen ett antal ytterligare begränsande principer för kommunernas handlingsfrihet; kommunerna ska i sin verksamhet beakta den så kallade lokaliseringsprincipen, kommunerna får inte tillägga sig uppgifter som det ankommer på någon annan att fullgöra, kommunerna kan som huvudregel inte understödja vare sig enskilda personer eller enskilda företag och kommunerna är förhindrade att inlåta sig på vad som brukar benämnas spekulativ företagsamhet. Av intresse för den fråga som är föremål för denna promemoria är främst principen om förbud mot spekulativ företagsamhet (2 kap. 7 kommunallagen). Av denna bestämmelse framgår att kommuner får driva näringsverksamhet under förutsättning att den bedrivs utan vinstsyfte och syftar till att tillhandahålla allmännyttiga anläggningar eller tjänster åt kommunmedlemmarna. En grundläggande förutsättning för kommunernas POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER. E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS Varberg Varberg

44 2 (3) rätt att bedriva näringsverksamhet är alltså att de ifrågavarande anläggningarna eller tjänsterna framstår som allmännyttiga. Den typ av näringsverksamhet som kommuner på så sätt får bedriva brukar kallas för sedvanlig kommunal affärsverksamhet. Från rättsliga utgångspunkter finns det inte någon helt klar skiljelinje mellan denna sedvanliga kommunala affärsverksamhet och det som i dagligt tal benämns näringslivet. Kommunerna har emellertid en helt oomtvistad rätt att vara verksamma på en rad områden som vanligen ses som en del av näringslivet. Exempel på sådana kommunala verksamheter är bostadsföretag, tvätterier, el-, gas- och värmeverk, renhållningsverk, fryserier, saluhallar, slakthus, parkeringsanläggningar, buss-, spårvägs- och sjötrafikföretag, hamnar, flygplatser, samt rörelser för att tillhandahålla idrottsarenor och olika fritids- och nöjesanläggningar. Sådana verksamheter, där tyngdpunkten som framgår av exemplen ofta ligger i att tillhandahålla kollektiva anläggningar eller anordningar av olika slag, utgör alltså sedvanligt kommunal affärsverksamhet. Samtidigt står det klart att det finns ett stort område inom näringslivet som av tradition är förbehållet den enskilda företagsamheten. Denna del brukar kallas det egentliga näringslivet, dit hör bl.a. detaljhandel, banker och tillverkningsindustrin. Inom detta område får kommunerna inte driva verksamhet eller göra andra ingripanden annat än under mycket speciella förhållanden. Sådana speciella förhållanden som kan göra att en kommun tillåts bedriva verksamhet som traditionellt tillhör det egentliga näringslivet kan, såvitt nu är av intresse, föreligga vid försäljning på den allmänna marknaden av interna tjänster och produkter vid tillfälliga överskott. En annan situation då en kommun kan tillåtas bedriva försäljning på den allmänna marknaden är då det brister i det privata initiativet på ett visst område, dvs. då det saknas privata aktörer som är villiga att tillhandahålla den ifrågavarande tjänsten. Beträffande försäljning av överskott på den allmänna marknaden är det viktigaste rättsfallet där detta prövats ett avgörande från regeringsrätten (nuvarande högsta förvaltningsdomstolen) som gällde tillåtligheten för en landstingskommun att sälja sitt överskott av tvätteritjänster på den allmänna marknaden (RÅ 1993 ref 12). I avgörandet godtogs att den aktuella kommunen för att undvika kapitalförstöring, tillfälligt och under en övergångsperiod, konkurrerade på den allmänna marknaden i mindre omfattning. När det gäller situationen då det saknas privata aktörer som är beredda att tillhandahålla en viss tjänst kan noteras att detta undantag anses vara begränsat. Exempel från rättspraxis när detta varit tillämpligt är när kommuner har ansett sig nödgade att se till att det finns hotell i de aktuella kommunerna och då det samtidigt stått klart att det saknats intresse från privata aktörer att driva sådan verksamhet. Bedömning Det kan konstateras att korttidsuthyrning av fordon traditionellt är en sådan verksamhet som är förbehållen det egentliga näringslivet och inte utgör

45 3 (3) sedvanlig kommunal affärsverksamhet. Kommunen är därför endast tillåten att agera på denna marknad i sådana undantagsfall som har redogjorts för ovan. När det gäller resonemanget om försäljning av överskottskapacitet kan i och för sig noteras att kommunen har ett faktiskt överskott då de elbilar som erbjuds på den allmänna marknaden inte används inom kommunens egna verksamheter under kvällar och helger. Detta överskott är emellertid inte tillfälligt och kan inte heller sägas bestå endast under en övergångsperiod. Med denna bakgrund kan inte detta undantag tillämpas för att motivera den ifrågavarande uthyrningen. Det kan vidare konstateras att det idag finns privata aktörer som tillhandahåller elbilar på marknaden. Följaktligen kan kommunens närvaro på marknaden inte heller motiveras utifrån ett resonemang om ett bristande privat initiativ. Sammanfattningsvis görs bedömningen att det inte är förenligt med den kommunala kompetensen att erbjuda uthyrning av elbilar på den allmänna marknaden och att kommunen därmed saknar befogenhet att fortsättningsvis erbjuda detta. Det är därför sannolikt att denna verksamhet skulle förbjudas om den prövades i domstol mot konkurrenslagens regler om konkurrensbegränsande offentlig säljverksamhet. På samma sätt skulle eventuella beslut om elbilsuthyrningen sannolikt upphävas vid en prövning mot kommunallagen enligt reglerna om så kallas laglighetsprövning. Som ovan, Torbjörn Alfredsson Kommunjurist

46 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (20) 11. Månadsrapport februari 2019 Dnr: Handläggare: Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott Beslut Arbetsutskottet tar del av månadsrapporten och beslutar 1. delge servicenämnden densamma Beskrivning av ärendet Servicenämnden redovisar ett resultat för februari på 1,7 mnkr positivt mot periodiserad budget vilket främst beror på vakanta tjänster hos IT- och fastighetsavdelningen. Verksamhetskostnaderna avviker negativt på grund av höga mediakostnader årets första två månader. Då avstämning görs vid årets slut mot köpande förvaltningar kommer denna avvikelse inte vara resultatpåverkande för servicenämnden. Avskrivningar och ränta är högre än budgeterat då IT-avdelningens investeringsavslut för 2018 ej är medräknade i budget. Totalt kommer detta innebära en negativ avvikelse om 1,6 mnkr för Beslutsunderlag Månadsrapport februari 2019.

47 Uppföljning Utgåva: Månadsrapport- februari 2019 Status: Påbörjad Rapportperiod: Organisation: 2 - Servicenämnd

48 Ansvar: 2 - Servicenämnd Ve rksamhet: Verksamhet (drift) Rapportering Hänt i verksamheten Under årets inledning fortsätter verksamheterna att arbeta enligt plan. En ny servicetjänst levereras till socialförvaltningen för att underlätta deras fordonshantering. Serviceförvaltningen sköter transport av fordonen till och från verkstad, däckbyten, tvätt mm. så att socialförvaltningens personal kan fokusera på sitt kärnuppdrag. Under 2018 har flera livsmedelsupphandlingar genomförts och från och med februari har kost och städ nya leverantörer av livsmedel på flera varugrupper. En ny upphandling av mattransporter från två av tillagningsköken har också gjorts medan det befintliga avtalet förlängs i ytterligare två år på de resterande köken. Det finns nu en plan för investeringsbudgeten för underhåll och alla projekt är resurssatta. Nästa steg är att kommunicera underhållsplanen till de verksamheter som är berörda. Bygglovsprocessen är prioriterad på IT-avdelningen. Lösningsförslag har lämnats till stadsbyggnadskontoret. Ersättnings rekryteringar pågår på flera avdelningar, där framförallt IT - avdelningen har problem med lönekonkurrensen Ekonomi Kontostruktur Periodisera d buget 2019 Periodisera d budget, jan - feb 2019 Utfall jan - feb 2019 Periodisera d budget jan- feb Jmf Utfall jan - feb 2019 Intäkter/Inkomster Kostnader för arbetskraft Verksamhetskostnader Avskrivningar och ränta Finans kostn o intäkter Summa Servicenämnden redovisar ett resultat för februari på 1,7 mnkr positivt mot periodiserad budget vilket främst beror på vakanta tjänster hos IT- och fastighetsavdelningen. Verksamhetskostnaderna avviker negativt på grund av höga mediakostnader årets första två månader. Då avstämning görs vid årets slut mot köpande förvaltningar kommer denna avvikelse inte vara resultatpåverkande för servicenämnden. 2

49 Avskrivningar och ränta är högre än budgeterat då IT-avdelningens investeringsavslut för 2018 ej är medräknade i budget. Totalt kommer detta innebära en negativ avvikelse om 1,6 mnkr för Ansvar: Servicenämnd Verksamhet: Verksamhet (drift) Kontostruktur Periodisera d buget 2019 Periodisera d budget, jan - feb 2019 Utfall jan - feb 2019 Periodisera d budget jan- feb Jmf Utfall jan - feb 2019 Kostnader för arbetskraft Verksamhetskostnader Summa Enligt plan. Ansvar: Förvaltningschef Verksamhet: Verksamhet (drift) Kontostruktur Periodisera d buget 2019 Periodisera d budget, jan - feb 2019 Utfall jan - feb 2019 Periodisera d budget jan- feb Jmf Utfall jan - feb 2019 Kostnader för arbetskraft Verksamhetskostnader Summa Enligt plan. 3

50 Ansvar: Kundservice Verksamhet: Verksamhet (drift) Kontostruktur Periodisera d buget 2019 Periodisera d budget, jan - feb 2019 Utfall jan - feb 2019 Periodisera d budget jan- feb Jmf Utfall jan - feb 2019 Intäkter/Inkomster Kostnader för arbetskraft Verksamhetskostnader Avskrivningar och ränta Finans kostn o intäkter 2-2 Summa Kundservice visar ett positivt resultat gentemot periodiserad budget på 1,1 mnkr efter februari månad Intäkterna följer budget väl. Något fler ärenden på internservice som ger den positiva avvikelsen på 0,1 mnkr. Kostnader för arbetskraft avviker 0,4 mnkr positivt mot budget. Detta beror till stor del på föräldraledigheter samt en del sjukfrånvaro och vab under januari och februari. Verksamhetskostnader inom samtliga verksamheter avviker positivt. Det är bl.a. kostnader för inhyrd personal som inte behövts nyttjas, och kostnader för IT- program för servicedesk och lokalhyror. 4

51 Ansvar: Fastighetsavdelningen Verksamhet: Verksamhet (drift) Kontostruktur Periodisera d buget 2019 Periodisera d budget, jan - feb 2019 Utfall jan - feb 2019 Periodisera d budget jan- feb Jmf Utfall jan - feb 2019 Intäkter/Inkomster Kostnader för arbetskraft Verksamhetskostnader Avskrivningar och ränta Summa Fastighetsavdelningen visar ett negativt resultat gentemot periodiserad budget på 1,3 mnkr efter februari månad. Avvikelsen på personalkostnader 1,0 mnkr beror stor del på rekryteringar av hantverksgruppen som inte ännu är genomförd. Avvikelsen på verksamhetskostnader beror på mediakostnader 1,5 mnkr. Då avstämning görs vid årets slut mot köpande förvaltningar kommer denna avvikelse inte vara resultatpåverkande för servicenämnden. Ansvar: Fastighetsavdelningen Verksamhet: Serv kommunala verksamhetslokaler Kontostruktur Periodisera d buget 2019 Periodisera d budget, jan - feb 2019 Utfall jan - feb 2019 Periodisera d budget jan- feb Jmf Utfall jan - feb 2019 Intäkter/Inkomster Kostnader för arbetskraft Verksamhetskostnader Avskrivningar och ränta Summa Avvikelsen på personalkostnader 0,5 mnkr beror på rekryteringar av hantverksgruppen som inte ännu är genomförd. Avvikelsen på verksamhetskostnader beror på mediakostnader 1,5 mnkr som inte är periodiserade rätt. Avstämning med verksamheterna kommer att ske vid tertial-, delår- och helårsrapport då detta konto inte ska avslutas på året med en avvikelse. 5

52 Ansvar: Fastighetsavdelningen Verksamhet: Externa rörelselokaler Kontostruktur Periodisera d buget 2019 Periodisera d budget, jan - feb 2019 Utfall jan - feb 2019 Periodisera d budget jan- feb Jmf Utfall jan - feb 2019 Intäkter/Inkomster Kostnader för arbetskraft Verksamhetskostnader Avskrivningar och ränta Summa Avvikelse på intäkterna 0,5 mnkr beror på hyra som ej är periodiserad pga att det inte går att periodisera momsen för de fastigheter som har momspåverkan och då inte heller hyran. Ansvar: Fastighetsavdelningen Verksamhet: 8 - Affärsverksamhet Kontostruktur Periodisera d buget 2019 Periodisera d budget, jan - feb 2019 Utfall jan - feb 2019 Periodisera d budget jan- feb Jmf Utfall jan - feb 2019 Intäkter/Inkomster Verksamhetskostnader Avskrivningar och ränta Summa Avvikelsen i verksamhetskostnader beror på tillkommande fastigheter som inte finansieras via intäkter i from av hyror (Pipebruket). 6

53 Ansvar: Kost & Städ Verksamhet: Verksamhet (drift) Reinvesteringar över 3 mnkr Investerings objekt Fastighet Startdaum Projekt Budget mnkr Utfall - slutfört Rosenfredskolan 2018 Tak, fasad, fönster 12,0 1, Påskbergsskolan 2018 Tak, fasa, fönster 8,0 0, Limagården 2018 Ventilation 7, Mariedalskolan 2018 Underhåll i samband med nya lokaler Bosgårdsskolan 2018 Underhåll i samband med ombyggnation 5,0 0,5 3,0 1,5 Ansvar: 233 kost och städ verksamhet: (drift) Kontostruktur Periodisera d buget 2019 Periodisera d budget, jan - feb 2019 Utfall jan - feb 2019 Periodisera d budget jan- feb Jmf Utfall jan - feb 2019 Intäkter/Inkomster Kostnader för arbetskraft Verksamhetskostnader Avskrivningar och ränta Finans kostn o intäkter Summa Kost och städ visar ett positivt resultat gentemot periodiserad budget på 1,6 mnkr efter februari månad. Intäkterna avviker positivt mot budget med 0,6 mnkr, främst tack vare mjölkstödsersättning. Personalkostnaderna är 0,1 mnkr lägre än budget och verksamhetskostnaderna är 0,8 mnkr lägre än periodiserad budget. De lägre verksamhetskostnadenra förklaras främst av lägre kostnader för köpta städtjänster om 0,6 mnkr samt lägre livsmedelskostnader om 0,8 mnkr då de nya livsmedelspriserna inte höjdes i den utsträckning som vi räknat med. Kostnaderna för mattransporter och tillsyn avviker däremot negativt mot budget med 0,7 mnkr. 7

54 Ansvar: IT-avdelningen Verksamhet: Verksamhet (drift) Kontostruktur Periodisera d buget 2019 Periodisera d budget, jan - feb 2019 Utfall jan - feb 2019 Periodisera d budget jan- feb Jmf Utfall jan - feb 2019 Intäkter/Inkomster Kostnader för arbetskraft Verksamhetskostnader Avskrivningar och ränta Summa IT -avdelningen visar ett positivt resultat gentemot periodiserad budget på 0,3 mnkr efter februari månad. Detta beror till största delar på lägre personalkostnader. Dessa lägre kostnader är ett resultat av vakanta tjänster som ännu ej har ersatts och föräldraledighet. Intäkterna är något lägre beroende på färre användare än budgeterat. Avskrivningar och ränta är högre än budgeterat då investeringsavsluten för 2018 ej är medräknade i budget. 8

55 Investeringar servicenämnden Investeringarna går enligt plan. 9