Kommunledningskontoret

Transkript

1 Kommunledningskontoret Årsrapport 2009

2 Innehåll ÅRSRAPPORT FÖR KOMMUNLEDNINGSKONTORET VIKTIGA HÄNDELSER OCH ÄNDRADE FÖRUTSÄTTNINGAR... 3 RESULTATREDOVISNING OCH ANALYS... 5 JÄMFÖRELSER... 6 FRAMTIDEN... 7 FÖRVALTNINGSLEDNING... 7 KANSLIENHETEN EKONOMIENHETEN PERSONALENHETEN KOMMUNHÄLSAN IT-ENHETEN ARBETSMARKNADSENHETEN MARK- OCH PLANERINGSENHETEN NÄRINGSLIVSENHETEN UTVECKLINGSENHETEN INFORMATIONSENHETEN FÖRSLAG TILL ÄNDRING I TILLÄGGSBUDGET FÖR BILAGA 1 - UPPFÖLJNING AV KOMMUNLEDNINGSKONTORETS ÅTGÄRDER FÖR ATT BUDGETMÅLEN 2009 SKA UPPNÅS

3 Årsrapport för kommunledningskontoret 2009 Inledning Årsrapporten är det sista steget i kommunledningskontorets budget- och uppföljningsprocess. Här summeras verksamheten under det gångna året, med dess viktiga händelser och ändrade förutsättningar. Det ekonomiska utfallet presenteras och avvikelser mot budgeten analyseras. Det sker en jämförelse över tiden kring hur resurserna använts och viktiga framtidsfrågor för kontoret lyfts fram. Kommunledningskontoret är sedan juni 2001 kvalitets- och miljöcertifierat. Genom att beskriva processer och rutiner och göra en bättre uppföljning kan vi se till att genomföra förbättringar där brister finns. I den kommungemensamma verksamhetshandboken formuleras de policier vi inriktar vårt arbete efter. Där finns också kommungemensamma dokument. Kvalitetspolicy Vi möter dig med respekt och engagemang. Vi finns här för dig. Miljöpolicy Vi arbetar målmedvetet för att nå ett hållbart samhälle ekonomiskt, ekologiskt och socialt. Arbetsmiljöpolicy Vi eftersträvar en trygg arbetsmiljö där människor trivs, utvecklas och känner sig delaktiga. Med de övergripande målen som utgångspunkt har varje enhet formulerat detaljerade mål för sin verksamhet. Målen har fastställts av kommunstyrelsens arbetsutskott och följs upp vid ledningens genomgång samt vid interna och externa revisioner. I anslutning till varje enhets avsnitt i årsrapporten finns en uppföljning av målen och måluppfyllelsen för Viktiga händelser och ändrade förutsättningar Budget i balans Effekterna av finanskrisen och lågkonjunkturen har drabbat även kommunen. För att förbättra resultatet höjdes skatten med 40 öre från och med Det lades även ytterligare 1 % besparing på förvaltningarnas verksamheter från och med halvårsskiftet Befolkning personer är folkbokförda i Kalmar kommun den 31 december Det är en ökning från föregående år med 665 personer, vilket är den största ökningen ett enskilt år sedan

4 Bostadsbyggande Mark- och planeringsenhetens resurser i den fysiska planeringen har förstärkts. En ny process har införts under året för att ge en bättre samordning av den fysiska planeringen. Enligt preliminära uppgifter har 131 bostäder påbörjats under året; varav 77 nya småhus, 44 nya lägenheter samt 10 st genom om/tillbyggnad. Arbetsmarknad Året som gick präglades av en stor osäkerhet kring det arbetsmarknadspolitiska området. Arbetslösheten i Kalmar kommun gick från 3,9 % i månadsskiftet september oktober 2008 till 6,2 % samma period Motsvarande siffror för riket då var 3,8 % och 6,5 %. Relativt sett klarade sig Kalmar under 2009 bättre än både riket och jämförelsekommunerna när det gäller arbetslösheten. Utvecklingen av handeln i Kalmar Kalmar har befäst sin position som regional handelsstad. Bland satsningarna kan nämnas det nya modehuset i Hansa City området. Ytterligare etableringar kan förväntas framöver. Nya företag Det har varit hög aktivitet i det lokala näringslivet under året trots lågkonjunkturen. Under förra året startades det 324 nya företag i kommunen. Medborgarundersökning Under hösten 2009 genomfördes en medborgarundersökning som sammanställts till tre index: Nöjd- Region-Index, Nöjd-Medborgar-Index och Nöjd-Inflytande-Index. De visar att invånarna överlag är nöjda med Kalmar som kommun att leva i och med de tjänster som kommunen tillhandahåller. Regionalt samarbete Högskolan i Kalmar och Växjö universitet har tillsammans under 2009 arbetat med bildandet av Linnéuniversitetet. Kalmar kommun ingår tillsammans med Regionförbundet och landstinget i en referensgrupp som följt/följer projektet tillsammans med fyra arbetsgrupper inom olika områden. Frågan om universitetets framtida lokalisering i staden utreds. Inom regionen samverkar man kring behovet av framtida infrastruktursatsningar i sydöstra Sverige. I linje med kommunens mål om högst 45 minuters restid mellan Kalmar och Växjö har nu Banverket beslutat om utbyggnad av fler mötesspår på sträckan mellan orterna. Kollektivtrafik Inom kollektivtrafiken har utredningar genomförts i syfte att sänka kostnaderna. Det har medfört förändringar i linjenät och tidtabeller. Ett första steg av enhetstaxa har införts och intresset för den har varit stort. Skolskjutstrafiken har linjelagts i det ordinarie nätet. Arenan Byggandet av den nya fotbolls- och evenemangsarenan i kvarteret Bilen har inletts. Kalmar FF kommer genom sitt arenabolag att stå som ägare till arenan. Planerad invigning är våren Fanerdun Det kinesiska företaget Fanerduns investeringar och intressen i Kalmar håller på att avvecklas. Utställningshallen i Snurrom har sålts på exekutiv auktion. Lokalerna man hyrt av Industriparken är tömda och ett antal av Fanerduns svenska bolag har begärts i konkurs. Miljö Inom ramen för Energimyndighetens satsning Uthållig kommun har Klimatlöfteskampanjen startat. Utvecklingsenheten leder det internationella samverkansprojektet om LED belysning där offentliga sektorn och forskare från flera Östersjöländer deltar. Den nya Kalmarsundskommissionen arbetar med åtgärder för att förbättra vattenmiljön i Östersjön. Internationellt arbete Kalmar bedriver ett flertal internationella arbeten och engagerat sig i EU-, SIDA- och andra projekt. 4

5 Resultatredovisning och analys Kommunledningskontoret, undantaget exploateringsverksamheten, redovisar ett överskott på 20,5 mnkr jämfört med budget för De enskilt största avvikelserna är följande: Kommunens erbjudande till tomträttsinnehavare om att friköpa sina tomträtter har varit mycket framgångsrikt. Friköpen har under året genererat en nettovinst på 25,1 mnkr. (Försäljningsintäkt minus bokfört värde för marken.) Från 2010 och framåt kommer friköpen att minska de årliga intäkterna från tomträttsavgälderna. Eftersom avgäldsbeloppen på kvarvarande avtal regleras då avtalen skrivs om mildras dock den effekten. Kostnaden för kollektivtrafiken har genererat en negativ avvikelse mot budget på 11,7 mnkr. Den slutliga siffran är preliminär i väntan på slutavräkningen på aktieägartillskottet till KLT. Det finns flera orsaker till denna avvikelse. Dels har budgetramen minskat till följd av besparingar i Budget i balans paketet och genom en riktad neddragning på 3 mnkr i 2009 års budget. Dels har kostnaderna stigit på grund av övergång till biogasdrift, enhetstaxa, en tredje närtrafiklinje och vissa trafikökningar. Under året har kontoret arbetat med att ta fram åtgärder för att minska den totala kostnaden för kollektivtrafiken. Exploateringsverksamhetens resultat medförde en negativ avvikelse på -14,8 mnkr. Nettot från exploateringsverksamheten budgeterades till 39,9 mnkr och utfallet blev 25,1 mnkr, en skillnad på 14,8 mnkr. Den enskilt största avvikelsen är senareläggningen av gång- och cykelbron över E22 vid Hansa City, som hade en budgeterad intäkt på 13,6 mnkr. Den intäkten justerades dock under året och återfinns i budgeten för 2010 och Detta tillsammans med mindre avvikelser inom olika verksamheter ger ett sammanlagt driftresultat som är 5,7 mnkr bättre än budget. Ingen enhet på kommunledningskontoret redovisar en negativ avvikelse mot budget. KOMMUNLEDNINGSKONTORET ÅRSBUDGET REDOVISAT AVVIKELSE ÅRSRAPPORT 2009 (tkr) 2009 (tkr) 2009 (tkr) DRIFTREDOVISNING FÖRVALTNINGSLEDNING KANSLIENHET EKONOMIENHET PERSONALENHET KOMMUNHÄLSAN IT-ENHET ARBETSMARKNADSENHET MARK- O PLANERINGSENHET NÄRINGSLIVSENHET UTVECKLINGSENHET INFORMATIONSENHET SUMMA DRIFT EXPLOATERINGSVERKSAMHET DRIFT INKLUSIVE EXPLOATERING

6 Investeringar Av 2009 års investeringsbudget på 113 mnkr har inte 67,3 mnkr förbrukats. Av de oförbrukade anslagen uppgår investeringar i hamnverksamheten till 6,2 mnkr och åtgärder för kust till kust banan till 33,8 mnkr. Dessa anslag rullar vidare till Inom exploateringsverksamheten har investeringsutgiften för gångoch cykelbron över E22 på 14 mnkr senarelagts till 2010 och Större markförvärv har under året genomförts i Läckeby för 2,7 mnkr samt i Trekanten för kust till kust banan, 0,8 mnkr. Bland bostadsområdena återstår 13,7 mnkr av investeringsanslaget. Bland budgetavvikelserna märks främst Fjölebro 5 mnkr, östra Vimpeltorpet 4 mnkr och Solvägen 2 mnkr. Orsakerna är dels förseningar i planprocesserna och dels dröjer det slutliga färdigställandet av gator tills områdena är färdigbebyggda. Exploateringsområdenas investeringsutgifter har upptagits på nytt i investeringsbudgeten för 2010 och tilläggsbudgeteras därför inte. INVESTERINGAR 2009 BUDGET REDOVISAT AVVIKELSE SAMLINGSANSLAG KOMMUNLEDNINGSKONTORET HAMNVERKSAMHETEN PRODUKTION AV ARBETSOMRÅDEN MARKFÖRVÄRV, MARKREGLERING FASTIGHETSFÖRSÄLJNINGAR KUST TILL KUST BANAN PRODUKTION AV BOSTADSOMRÅDEN INVESTERINGAR TOTALT Jämförelser Inom kommunledningskontorets verksamhetsområden har inte någon relevant jämförelsestatistik kunnat presenteras. Istället presenteras en jämförelse över tiden avseende kontorets verksamhetsområden. Diagrammet avser perioden Kontorets totala budgetram exklusive exploateringsverksamheten har ökat från 167 mnkr till 224 mnkr. Det kan konstateras att kontorets kärnverksamhet som är central administration och stöd till kommunledning, förvaltningar och bolag står för en relativt konstant del av ramen. Ökningen upptas främst av kostnaden för kollektivtrafiken där övertagandet av skolskjutsarna utgör en stor del. 100 Mnkr VERKSAMHETSOMRÅDEN INOM KOMMUNLEDNINGSKONTORET EKONOMISKT UTFALL Politisk verksamhet Administration och stöd Aktier, bidrag och avgifter Kollektivtrafik Arbetsmarknadsåtgärder

7 Framtiden Kommunledningskontorets verksamhet måste ständigt anpassas till förändringar i omvärlden så att vi får fortsatt nöjda kunder. Visionen om en socialt, ekologiskt, ekonomiskt hållbar och växande kommun är styrande för vårt arbete. Följande uppgifter är centrala i kontorets verksamhet de kommande åren: - Arbetslösheten har ökat i kommunen på grund av lågkonjunkturen. Med ökade resurser till arbetsmarknadsenheten kan den öppna arbetslösheten minskas. Genom aktivt samarbete med näringslivet och andra aktörer skapas förutsättningar att även i fortsättningen nå målet 500 nya arbetstillfällen varje år. - För att nå målet om 500 nya bostäder varje år har kommunen beslutat att antalet färdigställda detaljplaner ska öka från 20 till 40 per år. Vi föreslår därför en personalförstärkning på mark- och planeringsenheten. - Budget i balans -arbetet har varit mycket framgångsrikt. Det koncerntänkande och den ekonomiska medvetenhet som har byggts upp måste bibehållas de kommande åren. - Det nya Linnéuniversitetet kommer att få stor betydelse för Kalmars utveckling. Genom utvecklat samarbete universitet kommun näringsliv kan vi få fler studenter, mer forskning och injektioner i vårt näringsliv. - Infrastrukturen måste förbättras för att Kalmar ska få en utvidgad arbetsmarknadsregion och för att Linnéuniversitetets behov av integrering ska tillgodoses. - Jämställdheten är viktig för utformningen av kommunens tjänster i alla verksamheter. Därför prioriterar vi jämställdhetsprojektet där kontoret har en ledande roll. - Klimat- och kustmiljöarbetet har långsiktigt stor inverkan på Kalmars framtid. Vi måste ta tillvarata uppnådda framgångar och gå vidare. - Folkhälsoarbetet behöver en bättre struktur och organisation. - Kvalitets- och miljöcertifieringen av hela kommunen ska fullföljas. Förvaltningsledning Viktiga händelser och ändrade förutsättningar Kommunchefen arbetar tillsammans med kommunledningen i strategifrågor för kommunens utveckling och har det samlade ansvaret för hela kommunledningskontoret.. Fr.o.m. den 1 november 2009 är kommunchefen chef för förvaltningscheferna och ansvarig för förvaltningschefsgruppens arbete. De gemensamma mötena med ksau, förvaltningschefer, förbundschefer och bolagschefer ligger också på kommunchefens ansvar. I rollen ingår även att representera kommunen i olika sammanhang. En viktig fråga under 2009 har varit att ansvara för arbetet med Budget i balans och de stora organisationsförändringar som genomförts i kommunen. Kerstin Björklund har ansvar för samordning mellan kommun och landsting och mellan de mjuka förvaltningarna. Handikappolitiska programmet och ändrat huvudmannaskap för handikapp- och pensionärsråden är andra viktiga uppgifter, liksom att vara kontaktperson gentemot Regionförbundet i 7

8 vård- och omsorgsfrågor. Kerstin har även varit projektledare för utredningen kring ändrad ansvarsfördelning mellan omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen. Från och med 2009 är Ola Johansson knuten till kommunledningskontoret på 40 % för att arbeta med särskilda utredningsuppdrag. Resterande 60 % är han VD för Kalmar Kommunbolag AB. Anders Saur arbetar med verksamhetsutveckling främst genom kartläggning och analys av processer. Anders ansvarar också för samordning inom e-förvaltning och e-tjänster så att medborgaren möter kommunen på ett enkelt och likartat sätt. Anders har under 2009 varit projektledare för omorganisationen av samhällsbyggnadskontoret och bildandet av den nya serviceförvaltningen. Under året har arbetet med att gå mot ett kommungemensamt certifikat för ISO 9001 och fortsatt. Den kommungemensamma handboken har vuxit fram och innehåller nu dokument som är gemensamma för samtliga förvaltningar. Syftet med den gemensamma strukturen är dels att samla de dokument som gäller kommunövergripande/generellt, dels att underlätta för förvaltningarna som därmed inte behöver skriva om allt i sina lokala verksamhetshandböcker. Som en del i arbetet mot ett gemensamt certifikat har en upphandling av ett gemensamt certifieringsföretag genomförts under Under hösten tillsattes även den vakanta tjänsten som miljösamordnare på kontoret. ne Wågsäter ansvarar både för att samordna kommunledningskontorets miljöfrågor samt övergripande miljöfrågor i kommunen. Resultatredovisning och analys Driftbudget Budget 2009 Bokslut 2009 Avvikelse Intäkter/bidrag Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader Förvaltningsledningen redovisar totalt sett ett överskott på tkr. Huvudorsaker är att anslaget för Fanerdunprojektet lämnar 800 tkr oförbrukat samt att avsättningen för sluttäckning av deponi Moskogen blev 520 tkr lägre än budgeterat. En generell återhållsamhet med utgifter har bidragit till överskottet. En förlikning i tvisten om den avbrutna bredbandsuppbyggnaden i länet har medfört en kostnad utöver budget på 478 tkr. Mål och måluppfyllelse Hur enheten lyckats nå sina mål under 2009 framgår av nedanstående tabell: Mål Nöjda kunder Våra kunder ska vara nöjda med vårt sätt att utföra våra huvuduppgifter. Uppnåddes målet enligt tidplan? /nej Om inte vad var orsak? Vad hade behövt göras annorlunda för att uppnå målet? Vad gör vi för att detta inte ska hända igen? Telefontillgänglighet Kommunledningskontoret ska se till att högst 5 % av telefonsamtalen styrs om till Nej Vi hade för dåliga rutiner när det gäller hänvisning av telefoner Bättre rutiner för hänvisning Inför bättre rutiner 8

9 telefonist alternativt inte besvaras alls. Kompetensutveckling och rekrytering Vi ska ha en jämn fördelning mellan könen på enheter där det inte råder jämn könsfördelning liksom inom alla yrkesgrupper. Nej Förvaltningsledningen består av 2 män och 1 kvinna så vi kan aldrig få jämn könsfördelning (40-60) Vi ska ha en jämn fördelning i ledningen. Bättre medarbetarsamtal De anställda på KL-kontoret ska tack vare en ny rutin för medarbetarsamtal och ledningsgruppens utbildning ge medarbetarsamtalen minst 80 poäng när det gäller hur nöjda de är med samtalen. Övergripande miljömål Vår miljöeffektivitet i resandet ska öka, d.v.s. mindre miljöbelastning per resa. Vi ska återanvända material, lämna material till återvinning samt hantera farligt avfall på ett korrekt sätt. Vi ska hushålla med energi, naturresurser och produkter. Vi ska som en naturlig del i arbetet väga in hänsyn till miljön vid handläggning/ärendehantering och stödja våra kunder i deras arbete för en hållbar utveckling. Krav- och rättvisemärkta produkter Vi ska uteslutande köpa KRAV- och/eller rättvisemärkt kaffe, te samt efterfråga matvaror, fikabröd etc. av dito miljömärkta eller närproducerade varor till vår verksamhet och våra arrangemang. Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron på kontoret ska i genomsnitt vara max tre procent under Mäts vid psykosociala skyddsronden 2010 KLK:s ledningsgrupp har jämn könsfördelning 9

10 Kanslienheten Viktiga händelser och ändrade förutsättningar Under 2009 har det varit val till Europaparlamentet. Vi har köpt in en voteringsanläggning till kommunfullmäktige. Vi har förstärkt bemanningen i arkivet med en heltidsanställd fr.o.m. juni. Vi har också genomfört en flytt av arkivlokaler från Smedby till Kalmar tätort. Till detta kommer att vi har investerat i nya hyllor/rullvagnar till arkivet. Dessutom har vi fortsatt arbetet med uppdatering av kommunens styrande dokument. På grund av de omorganisationer som genomfördes vid årsskiftet kommer en hel del material att levereras till arkivet under Det kommer att innebära stora påfrestningar för såväl personalen, som för lokalerna. Arkivutrymmet är numera väldigt begränsat, även om nya rullvagnar har köpts in. Under 2010 blir det val till riksdag, landsting och kommun. För närvarande pågår ett införandeprojekt av ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem. Extra kostnader kommer också att uppstå på grund av pensionsavgångar. Resultatredovisning och analys Driftbudget Budget 2009 Bokslut 2009 Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader Vi redovisar för 2009 ett budgetöverskott med ca 250 tkr. Valet har kostat kommunen mindre än beräknat, utfallet blev drygt 400 tkr lägre än budgeterat på grund av statsbidragets storlek. Även vad gäller ärendehanteringsprojektet fick vi pengar över för Vi tar med oss överskottet från valet och ärendehanteringsprojektet till nästa år genom tilläggsbudgeten. Den löpande verksamheten har genererat ett budgetunderskott. Mål och måluppfyllelse Hur enheten lyckats nå sina mål under 2009 framgår av nedanstående tabell: Mål Styrande dokument De styrande dokument som kommunen beslutat om ska ses över när det gäller aktualitet och layout. Uppnåddes målet enligt tidplan? /nej Nej Om inte vad var orsak? Arbetet har visat sig vara mer omfattande än vad vi först trodde. För närvarande pågår en översyn av Vad hade behövt göras annorlunda för att uppnå målet? Vi hade behövt avsätta mer tid för detta arbete men då det bl.a. varit val under 2009 och vi haft ett stort antal ärenden Vad gör vi för att detta inte ska hända igen? Vi ska göra en bättre tidsplanering och avsätta mer tid för de som arbetar med de styrande dokumenten. 10

11 dokumentens aktualitet. så har det arbetet inte kunnat prioriteras. Utbildning I syfte att höja kunskapen om de regler som gäller kring diarieföring, arkivering och offentlighet och sekretess ska enheten erbjuda utbildning i dessa frågor. Ekonomienheten Viktiga händelser och ändrade förutsättningar Arbetet med elektronisk handel har gått vidare under året. Merparten av kommunens bolag skannar nu sina fakturor. Under året har arbetet med förutsättningarna för att ta emot elektronisk faktura direkt från leverantören färdigställts. Som första steg kommer elektroniska fakturor inom koncernen att prioriteras. Införandet av lednings- och informationssystem och gemensamt budget/prognosverktyg till samtliga förvaltningar har fortsatt under Under året enheten arbetat med Dokumentation av redovisningssystem. Detta arbete beräknas vara klart under första kvartalet Förutom ordinarie arbete med planerings- och uppföljningsprocessen har enheten också varit starkt engagerad i arbetet med Budget i balans. Resultatredovisning och analys Driftbudget Budget 2009 Bokslut 2009 Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader Ekonomiskt har verksamheten i stort bedrivits inom given budgetram. Ett mindre överskott på 3 tkr redovisas. 11

12 Mål och måluppfyllelse Hur enheten lyckats nå sina mål under 2009 framgår av nedanstående tabell: Mål Nöjda kunder ekonomisystem Våra kunder ska vara nöjda med vårt sätt att stödja, informera och utbilda användarna. Uppnåddes målet enligt tidplan? /nej Om inte vad var orsak? Vad hade behövt göras annorlunda för att uppnå målet? Vad gör vi för att detta inte ska hända igen? Kamrersträffar Enheten ska minst fyra gånger per år kalla förvaltningsekonomerna till träff för diskussion, information och erfarenhetsutbyte. Kundbesök, erfarenhetsutbyte ekonomirutiner Enheten ska varje år besöka minst sex förvaltningar/bolag för erfarenhetsutbyte av ekonomirutiner. Minska utskrifter och kopiering Enheten ska minska antalet utskrifter och kopiering från kopieringsmaskinen med 5 % till den 31 december Personalenheten Viktiga händelser och ändrade förutsättningar I arbetet med Budget i balans har enheten haft en aktiv roll i personalomställningsarbetet. Under 2009 har 50 personer slutat med medel från omställningsbudgeten. Ca 25 miljoner kronor har förbrukats för omställningsåtgärder under Snittkostnaden per beslut har varit 489 tkr. Lönekartläggningsverktyget Lönevågen har utvecklats vilket har inneburit att vi har uppdaterat en del av arbetsvärderingen och vi har även lagt in en marknadsfaktor för de löner/yrken som har en konkurrensutsättning. En ny lönekartläggning har genomförts efter löneöversynen Inga stora osakliga löneskillnader upptäcktes varför beslut togs att använda jämställdhetspengarna till arbetskläder för vårdpersonal. Arbetet med att införa självservice inom löneadministrationen har fortsatt även under Under 2009 har det bedrivits utvecklingsarbete med anledning av införandet av den så kallade rehabiliteringskedjan vi har genomfört en utbildningsinsats riktad mot alla kommunens chefer Praktiskt rehabiliteringsarbete, samt arbetat fram en tobakspolicy som gäller från den 1 januari

13 Resultatredovisning och analys Driftbudget Budget 2009 Bokslut 2009 Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader Enheten visar en budget i balans med ett mindre överskott på ca 100 tkr som beror på att vi genom ett effektivare rekryteringsarbete har minskat våra annonskostnader. Mål och måluppfyllelse Hur enheten lyckats nå sina mål under 2009 framgår av nedanstående tabell: Mål Utbildning i Personec De personalredogörare som önskar ska få utbildning i: personsammanställning, schema, dagplacering och placering samt personalredogörarrollen i Personec webb. Uppnåddes målet enligt tidplan? /nej Om inte vad var orsak? Vad hade behövt göras annorlunda för att uppnå målet? Vad gör vi för att detta inte ska hända igen? Personalutbildning 95 % av deltagarna i våra kurser, konferenser och seminarier ska vara nöjda eller mycket nöjda med utformningen och det samlade innehållet i kursen/konferensen. Kursutbud Kommunledningen, förvaltningarna, bolagen och de fackliga organisationerna ska till 90 % vara nöjda eller mycket nöjda med det utbud som erbjuds. Självservice Anställda ska själva rapportera uppgifter till lönesystemet. Förvaltningarna ska själva ha kompetens för att introducera nya medarbetare i självservice., arbete pågår enligt tidplan Användarträffar Aditro Vid versionsbyten i Aditro ska det genomföras användarträffar. 13

14 Hög kompetens, bra bemötande/service samt ständig utveckling Minst 80 % av våra kunder ska vara nöjda med oss. Mängden pappersansökningar Mängden pappersansökningar till lediga jobb ska minska från 4,8 % 2008 till 3 % Kommunhälsan Kommunhälsan är Kalmar kommuns interna företagshälsovård. Vi servar kommunens förvaltningar, Gymnasieförbundet, KSRR, flera kommunala bolag och stiftelser samt externa kunder som har nära anknytning till kommunen, såsom kyrkliga församlingar. Viktiga händelser och ändrade förutsättningar 2009 har varit ett intensivt år där sjukskrivningsreglementet, den nya pandemiska influensan och tobakspolicyn har gett utmaningar och mycket arbete. Vår ena läkare har avslutat sin krävande företagsläkarutbildning i slutet av året. Denna utbildning har medfört ökad kunskap för hela teamet och en undersökning som resulterat i en uppsats med genusperspektiv som har uppmärksammats positivt. Vi har ökat omfattningen av förebyggande arbete, infört nytt arbetssätt i form av trepartsmöte tidigt i sjukskrivningsprocessen och ökat medicinsk och psykologisk service. Vi har fått fortsatt ökade intäkter i form av statliga sjukvårdspengar som är tidsbestämda också för år Avtalet med landstinget som gäller service vid provtagning och analys fick vi behålla oförändrat under året, bortsett från att vi förlorade rätten att använda högkostnadsskyddet. Det innebar att vi fick lägga om rutiner för att undvika att enskilda individer drabbades och fick därför en minskad intäkt av vissa patientavgifter. Vi har anställt en leg psykolog i februari på vakant beteendevetartjänst och är sedan dess ett fulltaligt team med 12 medarbetare. Vi har påbörjat arbete med modala team och ett Livsstilsprojekt med koppling till Högskolan i Kalmar har varit ett år av utveckling. Resultatredovisning och analys Driftbudget Budget 2009 Bokslut 2009 Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader Kommunhälsans ekonomiska resultat för 2009 är i balans med ett mindre överskott på 125 tkr jämfört med budget. Det beror i huvudsak på ökade intäkter från statliga sjukvårdsmedel. Resultatet har belastats med 439 tkr i kostnader relaterade till vaccineringen mot den nya influensan. 14

15 Mål och måluppfyllelse Hur enheten lyckats nå sina mål under 2009 framgår av nedanstående tabell: Mål Bemötande Målet är att vara tillgängliga för kunderna och bemöta dem med respekt och engagemang. Uppnåddes målet enligt tidplan? /nej Om inte vad var orsak? Vad hade behövt göras annorlunda för att uppnå målet? Vad gör vi för att detta inte ska hända igen? Kompetens Målet är att behålla och höja vår egen såväl som våra kunders kompetens inom arbetsmiljöområdet. Utveckling Målet är att förbättra befintlig verksamhet och att utvecklas inom nya områden. Syftet är att på sikt höja andelen hälsofrämjande- och förebyggande insatser. IT-enheten IT-enheten arbetar med kommunens gemensamma plattform för telefoni och data. Strävan är att leverera en rationell IT-drift och infrastruktur för hela den kommunala koncernen. Enheten ansvarar också för samordning mellan kommunens verksamheter och att det tas fram policy och strategier inom IT-området. Under 2009 har vi dessutom levererat diverse tjänster till Kalmar Energi AB. Viktiga händelser och ändrade förutsättningar Enhetens mätbara mål, som formulerats i vårt verksamhetsledningssystem, gäller helpdeskärenden. Vi ska klara minst 90 procent av alla arbetshindrande fel inom ett dygn (d.v.s. åtta arbetstimmar). Under 2009 har vi inte nått målet utan hamnar på 87 procent i ett snitt över året Verksamheternas hela tiden ökande ambitioner och utveckling av sitt IT-nyttjande ställer allt högre krav på enhetens medverkan i projekt, upphandlingar, installationer, förändringar, säkerhetsutredningar m.m. Efterfrågan på IT-enhetens tjänster ökar ständigt. Förvaltningar och bolag effektiviserar sin verksamhet genom att skaffa nya program och system. Få system avvecklas. IT-enheten ses som en gratis resurs som inte hinner svara upp mot verksamheternas krav på service. Detta gör att enheten nu nått en mer eller mindre verksamhetskritisk nivå i och med att vår service försämrats på grund av den stora arbetsbelastningen. Framförallt vad gäller införandetid av nya system och program. För att kunna ge bästa möjliga service med befintliga resurser arbetar vi kontinuerligt med att effektivisera vår verksamhet. Det görs bland annat med hjälp av att 15

16 standardisering av system, program och teknisk plattform. Det har även införts en del hjälpsystem för att underlätta och effektivisera IT-driften. Det finns ett uppdrag att ta fram förslag på en finansieringsmodell där IT-enhetens resurser kan öka i takt med verksamhetens behov. Förslaget kommer att presenteras under Under 2009 har första fasen i ett stort standardiseringsprojekt genomförts på Gymnasieförbundet datorer på Lars Kaggskolan, Jenny Nyströmsskolan samt Stagneliusskolan har ominstallerats och anslutits till en ny teknisk plattform. Tack vare detta underlättas drift och programinstallation då alla program distribueras centralt från IT-enheten. Denna fas i projektet har påverkat ca 3600 användare som fått en ny och mer stabil IT-rmiljö. I nästa fas ska resterande skolor i gymnasieförbundet migreras in i samma lösning. Konceptet kommer även att ligga till grund för en uppgradering av den administrativa IT-miljön under I slutet av 2009 påbörjades en konkurrensutsättning av Kalmar kommuns telefoni då befintligt avtal förfaller under Detta gäller både den tekniska plattformen och trafikavgifter. Konkurrensutsättningen sker inom Kammarkollegiets ramavtal och berör hela koncernen. Arbetet med e-förvaltning och e-tjänster i kommunen går vidare. Under 2009 har barn- och ungdomsförvaltningen startat sin e-tjänst där föräldrar kan ansöka och göra inkomständringar m.m. inom förskoleverksamheten. Till denna tjänst har vi kompletterat vår IT-plattform med funktion för identifiering via e-legitimation. För att skapa fler e-tjänster krävs ett modernt system för dokument- och ärendehantering. Ett sådant system har avropats under de sista delarna av 2009 och kommer att tas i drift under Resultatredovisning och analys Driftbudget Budget 2009 Bokslut 2009 Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader IT-enheten uppvisar ett överskott gentemot budget på 209 tkr. Det beror på något högre intäkter än beräknat, på en vakant tjänst som inte tillsatts, samt på att alla budgeterade medel för projektet e-tjänster inte har förbrukats. Mål och måluppfyllelse Hur enheten lyckats nå sina mål under 2009 framgår av nedanstående tabell: Mål Åtgärdande av fel 90 % av de fel som för en användare hindrar utförandet av en arbetsuppgift ska vara åtgärdade inom ett dygn. Uppnåddes målet enligt tidplan? /nej Nej (87%) Om inte vad var orsak? IT-enheten har nått en verksamhetskritisk punkt där vi inte klarar av att uppfylla de krav verksamheterna ställer på oss. Vad hade behövt göras annorlunda för att uppnå målet? Mer personella resurser till IT-enheten är en förutsättning för att vi ska kunna leva upp till verksamhetens krav. Vad gör vi för att detta inte ska hända igen? En utredning pågår vad gäller att hitta förslag på annan typ av finansieringsmo dell för ITenheten. Denna 16

17 Minska ärendena till helpdesk En gång per år ska vi utvärdera vilka fel som anmäls till helpdesk och erbjuda utbildning inom felområdena. Syftet är att öka användarnas kunskap och minska belastningen på helpdesk. (utvärdering av statistiken sker under januari 2010) kommer att presenteras under Lättförståeliga instruktioner Varje gång en central instruktion eller blankett tillverkas av IT-enheten ska en referensgrupp läsa igenom och kommentera. Syftet är att säkerställa att innehållet är skrivet på ett sådant sätt att användarna förstår texten. Kundbesök Vi ska erbjuda förvaltningarna och bolagen ett besök från IT-enheten för att därmed fånga upp de klagomål och synpunkter våra kunder har på oss och vår verksamhet. Nej (inte alla har erbjudits detta) P.g.a. resursbrist har IT-enheten inte kunnat leva upp till detta mål. Ytterligare personella resurser till IT-enheten behövs. En utredning pågår vad gäller att hitta förslag på annan typ av finansieringsmodell för ITenheten. Denna kommer att presenteras under Arbetsmarknadsenheten Viktiga händelser och ändrade förutsättningar Året som gick präglades av en stor osäkerhet kring det arbetsmarknadspolitiska området. Diskussioner om nya åtgärder påbörjades och avtalen med arbetsförmedlingen liksom kommunens roll var osäker. Till detta slog lågkonjunkturen igenom och arbetslösheten ökade därmed inte bara i Kalmar kommun utan i hela Sverige. Arbetslösheten i Kalmar kommun gick från 3,9 % i månadsskiftet september oktober 2008 till 6,2 % samma period Motsvarande siffror för riket då var 3,8 % och 6,5 %. Relativt sett klarade sig Kalmar under 2009 bättre än både riket och jämförelsekommunerna när det gäller arbetslösheten. 17

18 Under 2009 fick vi extra pengar för att genomföra yrkesinriktad utbildning för vuxna med svag ställning på arbetsmarknaden. Ursprungligen fick vi 51 helårsplatser och vid en omfördelning under hösten erhöll vi ytterligare fem platser. Vi inledde också ett samarbete med ett par av våra gymnasieskolor vilket innebär att vuxna nu kan studera tillsammans med ungdomar. En del av vuxenutbildningen sker genom s.k. lärande på arbetsplats (LPA). Inom t.ex. vård- och omsorgsområdet har vi påbörjat ett mer lärlingsliknande upplägg där stora delar av utbildningen är förlagd till arbetsplatser. Där finns validering med som en naturlig del. Under hösten har 60 anställda inom omsorgen i Kalmar, Mörbylånga och Torsås påbörjat denna kompetensutvecklingsinsats. Liksom under 2008 har det generellt sett varit en stor efterfrågan från kommuninvånarna om att få delta i yrkesinriktad utbildning. I december 2009 fick vi positivt besked från ESF-rådet (Europeiska socialfonden) på den ansökan vi sänt in. Det gäller lärande på arbetsplats för baspersonal som arbetar inom vård och omsorg men som saknar formell behörighet. Projektet som ska starta i februari 2010 omsluter drygt 4,7 miljoner kronor. Målet är att anställda ska få gymnasiepoäng och därmed ha formell behörighet att arbeta som undersköterska. En ny lokal insats infördes sommaren 2009 som fick namnet Brytpraktik. Kalmar kommun lottade ut 60 platser till ungdomar som gått ut årskurs 1 på gymnasiet. Totalt ansökte 109 flickor och 77 pojkar. 30 av platserna gick till flickor som fick praktik på gatu- och parkförvaltningen och 30 platser gick till pojkar för praktik inom omsorgsförvaltningen. Resultatredovisning och analys Driftbudget Budget 2009 Bokslut 2009 Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader Verksamheten gjorde ett överskott på 2,4 mnkr under året. Hela summan har tilläggsbudgeterats till 2010 inom områdena ungdomsmiljonen, försöksverksamhet Aktiva samt till förstärkta insatser inom arbetsmarknadsområdet. Det finns utbildningar och åtgärder som startat under 2009 som kommer att slutföras under 2010 där periodiseringar har gjorts för att matcha kostnader och intäkter till samma period. Mål och måluppfyllelse Hur enheten lyckats nå sina mål under 2009 framgår av nedanstående tabell: Mål Nöjda kunder 75 % av dem som via arbetsmarknadsenheten har något tillfälligt anställningsförhållande ska vara nöjda. Med nöjda menar vi 3-4 på en 4-gradig skala. Uppnåddes målet enligt tidplan? /nej Om inte vad var orsak? Vad hade behövt göras annorlunda för att uppnå målet? Vad gör vi för att detta inte ska hända igen? 18

19 Mark- och planeringsenheten Viktiga händelser och ändrade förutsättningar Mark- och planeringsenhetens organisation har under de senaste åren förstärkts mot bakgrund av den stora bredden av arbetsuppgifter som enheten har när det gäller att utveckla Kalmar och möta intresset för att externa aktörer ska satsa i Kalmar. Enheten består nu av sexton personer, varav en är projektanställd. Diskussioner pågår med kommunledningen om att ytterligare förstärka enheten bland annat mot bakgrund av beslutet att 40 detaljplaner ska tas fram årligen mot idag 20 detaljplaner. För detta anställs för närvarande 14 planerare på samhällsbyggnadskontoret. Mark- och planeringsenheten berörs i högsta grad av detta eftersom enheten ska svara för att det finns ett tillräckligt översiktligt planeringsunderlag liksom att enheten ska ansvara för genomförandet av framtagna detaljplaner. Ett stort antal tomträtter har omförhandlats under året i enlighet med lagstiftningen. I samband därmed har kommunen erbjudit tomträttshavare att friköpa sina fastigheter till ett förmånligt pris. Under 2009 har tomträtter friköpts till ett värde av 25 miljoner kronor. Nya rutiner för en ökad samordning av den fysiska planeringsprocessen har tagits fram och arbetet har successivt kommit igång i enlighet med denna rutin. Mark- och planeringsenheten har huvudansvaret för denna process och har haft en person avdelad för detta på cirka 75 % under Målsättningen med denna samordning är att få ett närmare och effektivare samarbete mellan samhällsbyggnadskontoret, gatuoch parkkontoret, mark- och planeringsenheten och Kalmar Vatten. Enheten är mitt uppe i arbetet med att ta fram en ny översiktsplan för kommunen. En samrådshandling ska vara klar till sommaren Förutom detta pågår arbetet med flera program och fördjupade översiktsplaner. Ortsanalyserna för de mindre tätorterna ska slutföras under hösten Den fördjupade översiktsplanen för Norra Kvarnholmen/Malmfjärden ska vara klar för samråd under våren Den fördjupade översiktsplanen för Norrlidens Strand har under hösten 2009 varit ute på samråd och samrådssynpunkterna bearbetas för närvarande. Det pågår också en fördjupad översiktsplan för vindkraftsplanering, där samråd beräknas under våren En förstudie kring Lindsdals centrum pågår, där förutsättningarna för vanliga bostäder, seniorbostäder, vård- och omsorgsboende samt familjecentral utreds. Under 2009 har enheten ansvarat för arbetet med att ta fram en lämplig plats för det nya Linnéuniversitetet. Parallella arkitektuppdrag har genomförts, där fyra alternativa lägen; Ölandskajen, Elevatorkajen, Kalmar Nyckel och Malmfjärden har undersökts. Arbetet har utmynnat i ett förslag att lägga universitetet vid Ölandskajen som huvudområde och med Elevatorkajen och Malmen som kompletterande områden. Utvecklingsdialoger har nu genomförts i samtliga av de mindre tätorterna. De senaste var i Smedby och Lindsdal i september och oktober För samtliga tätorter förutom Smedby och Lindsdal har uppföljning av utvecklingsdialogerna gjorts i form av flygblad och skickats ut till samtliga hushåll i de berörda tätorterna. Inom kollektivtrafiken har samordningen av den allmänna och den särskilda kollektivtrafiken fortsatt. Enheten ansvarar för den allmänna kollektivtrafiken liksom för färdtjänst och skolskjutsverksamhet. Inom Kalmar tätort drivs 15 av cirka 25 tätortsbussar med biogas. Totalt går cirka 60 % av den av Kalmar kommun upphandlade trafiken på fossilbränslefritt bränsle. En enhetstaxa för pendelkort inom den allmänna kollektivtrafiken gäller från och med februari

20 Resultatredovisning och analys Driftredovisning exklusive exploateringsverksamhet Budget 2009 Bokslut 2009 Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader Exploateringsverksamhet Budget 2009 Bokslut 2009 Avvikelse Nettointäkter Intäktssidan på exploateringsverksamheten redovisas i driftbudgeten medan kostnadssidan redovisas i investeringsbudgeten. Budgeterade markförsäljningar för verksamhetsområden på 18,4 mnkr blev ungefär 2,2 mnkr. Den största avvikelsen på 13,6 mnkr beror på den försenade gång- och cykelbron över E22 vid Hansa City. Projektet är senarelagt till 2010 och 2011 och beloppen är justerade med hänsyn till de avtal som ingåtts. Förseningar i försäljningsprocesserna till följd av det ogynnsamma konjunkturläget har medfört att intäkterna i övrigt blivit lägre, exempelvis i Hagbygärde och Smedby. Markförsäljningar för bostadsområden budgeterades till 22,3 mnkr och utfallet visar på 23,1 mnkr, ett överskott på cirka 0,8 mnkr. Bland de större försäljningarna märks östra Vimpeltorpet 7,9 mnkr, Varvsholmen 7,4 mnkr, Oxhagen 1,4 mnkr och Magistern 1,2 mnkr. Försäljningen av småhustomter i Fjölebroområdet har kommit igång och har under 2009 genererat intäkter på 0,9 mnkr. Kommunens erbjudande till tomträttsinnehavare om att friköpa sina tomträtter har varit mycket framgångsrikt. Friköpen har under året genererat en nettovinst på 25,1 mnkr. (Försäljningsintäkt minus bokfört värde för marken.) Från 2010 och framåt kommer friköpen att minska de årliga intäkterna från tomträttsavgälderna. Eftersom avgäldsbeloppen på kvarvarande avtal regleras då avtalen skrivs om mildras dock den effekten. Kostnaden för kollektivtrafiken har medförde en negativ avvikelse mot budget på 11,7 mnkr. Den slutliga siffran är preliminär i väntan på slutavräkningen på aktieägartillskottet till KLT. Det finns flera orsaker till denna avvikelse. Dels har budgetramen minskat till följd av besparingar i budget i balans paketet och genom en riktad neddragning på 3 mnkr i 2009 års budget. Dels har kostnaderna stigit på grund av övergång till biogasdrift, enhetstaxa och en tredje närtrafiklinje samt vissa trafikökningar. Under året har kontoret arbetat med att ta fram åtgärder för att minska den totala kostnaden för kollektivtrafiken. Mål och måluppfyllelse Hur enheten lyckats nå sina mål under 2009 framgår av nedanstående tabell: Mål Engagera barn och ungdomar Vi ska i den fördjupade översiktsplanen för Norrlidens Strand engagera barn och ungdomar för att få deras synpunkter på den fortsatta utvecklingen av området. Uppnåddes målet enligt tidplan? /nej Om inte vad var orsak? Vad hade behövt göras annorlunda för att uppnå målet? Vad gör vi för att detta inte ska hända igen? 20