Riksantikvarieämbetets. Miljöutredning 2009

Transkript

1 Riksantikvarieämbetets Miljöutredning 2009

2 Innehåll Sammanfattning... 4 Genomförande... 5 Bakgrund... 5 Projektet... 5 Projektets mål... 6 Arbetssätt... 6 Omfattning... 7 Direkta miljöaspekter... 8 Tjänsteresor... 8 Mål för tjänsteresor Energiförbrukning Mål för energiförbrukning Pappersförbrukning Mål för pappersförbrukning Kemikaliehantering Mål för kemikaliehantering Datorer Kopiatorer/skrivare Kontorsmaterial Egna bilar Konferensaktiviteter Trycksaker Avfall Kök Lokalvård Videokonferenser Indirekta miljöaspekter Upphandlingar Mål för upphandlingar Kulturarv Sektoransvar Miljömål Tjänsteresor Energiförbrukning Upphandling Pappersförbrukning Kemikalier Miljöpolicy Förslag 1 - Miljöpolicy Förslag 2 - Miljöpolicy Rutiner och processer Sidan 2 av 50

3 Nyckeltal Förslag på rutiner Miljöledningsprocess Lagstiftning Kommunikation Intern kommunikation Extern kommunikation Utbildning Förslag utbildning Uppföljning Ledningens genomgång Miljöredovisning Rekommendationer Kommentarer Referenser Bilagor Bilaga Energiförbrukning datorer på Riksantikvarieämbetet Bilaga Miljöuppföljningsrapport för Riksantikvarieämbetet Miljölaglista för Riksantikvarieämbetet Allmänt Avfall Avlopp Brandfarlig/explosiv Transport av farligt gods Upphandling och inköp Kemikalier laboratorier Sidan 3 av 50

4 Sammanfattning Miljöutredning Riksantikvarieämbetet 2009 Riksantikvarieämbetet har under hösten 2009 genomfört ett projekt för miljöledning där en miljöutredning har gjorts. Projektet har utförts av projektledare Marie Green, Jonas Skogsberg från Samhällsavdelningen och Kjell Thomsson från Förvaltningsavdelningen. En miljöutredning syftar till att: Göra en nulägesanalys av verksamhetens miljöpåverkan Identifiera miljöaspekter, orsak till miljöpåverkan Föreslå miljömål och miljöpolicy Identifiera rutiner och processer Sammanställa vilken miljölagstiftning som berör myndigheten Denna miljöutredning gäller Riksantikvarieämbetets verksamheter i Stockholm och i Visby. Riksantikvarieämbetets arkeologiska uppdragsverksamhet (UV) och Projekt: fastigheter och besöksmål ingår inte. I den nulägesanalys som har gjorts har ett tiotal miljöaspekter kartlagts. De miljöaspekter som identifierats att ha störst påverkan på Riksantikvarieämbetets verksamhet är tjänsteresor, energiförbrukning, upphandling och kemikaliehantering. Det är även dessa fyra samt pappersförbrukning som utredningen har föreslagit mål för. Två förslag på miljöpolicy har tagits fram och redovisas i utredningen. Projektet har sett över rutiner och processer och tagit fram ett förslag på en miljörapporteringsmall samt olika nyckeltal för uppföljning. Förslagsvis ska miljöarbetet redovisas tertialvis samtidigt med den ekonomiska uppföljningen. I utredningen finns också en lista över för Riksantikvarieämbetet relevant miljölagstiftning med angivna förordningar för olika aktiviteter. Under utredningens gång har projektledaren informerat avdelningar och enheter om miljöarbetet. För att medarbetarna ska få fortsatt information om miljöarbetet är det lämpligt att fortlöpande kommunicera myndighetens miljöarbete på extern webb såväl som på intranätet. Ett gott exempel som kommit fram under projektet är den höga användningen av den videokonferens som myndigheten har. Det har förekommit i snitt 39 videokonferenser i månaden och om man då sparat minst lika många tur- och returresor: om en person på varje möte har avstått att resa innebär det en besparing på nästan 2,5 miljoner kronor på ett år, bara i resekostnader. Sidan 4 av 50

5 Genomförande Miljöutredning Riksantikvarieämbetet 2009 Bakgrund Våren 2008 kom nya riktlinjer från Miljödepartementet om hur myndigheter ska redovisa sitt miljöarbete. De nya riktlinjerna för redovisning fokuserar på den faktiska miljöpåverkan som uppstår av myndigheternas verksamhet, tidigare har det mest varit fokus på införande av systemet. Under främst det inledande året kommer det att krävas mer resurser på myndigheterna för att kunna följa upp de utvalda områdena för miljöpåverkan. De som ska redovisas är koldioxidutsläpp från tjänsteresor och övrig bränsleförbrukning, energiförbrukning och miljökrav i upphandlingar. Under den tiden som Riksantikvarieämbetet flyttat en del av verksamheten från Stockholm till Gotland har miljöarbetet genomförts på grundläggande nivå. En omorganisation av verksamheten skedde den 1 januari Riksantikvarieämbetet genomförde en miljöutredning 1999 och en miljöpolicy antogs En ny miljöutredning gjordes år 2002 samt en miljörevision år Projektet Projektledare är Marie Green och projektmedlemmar är Kjell Thomson, Förvaltningsavdelningen i Visby och Jonas Skogberg, Samhällsavdelningen i Stockholm. Projektet kommer att pågå från den 24 augusti 2009 till den 15 januari Syftet med projektet är att ta fram och implementera ett fungerande miljöledningssystem som integreras med ordinarie verksamhetsledningssystem. Förutsättningar är att följa Naturvårdsverkets riktlinjer för miljöledningssystem för myndigheter. Positiva effekter som ett miljöledningssystem kan bidra med är exempelvis att arbetet med att minska myndighetens miljöbelastning blir mer aktivt. Det ger även bättre kontroll över verksamhetens utgifter och därigenom möjligheter till ekonomiska besparingar. Andra positiva effekter är större stolthet över den egna myndighetens miljöarbete samt att bidra till arbetet med de svenska miljökvalitetsmålen Sidan 5 av 50

6 Projektets mål Projektets mål är att: Göra en miljöutredning. Föreslå mål för Riksantikvarieämbetets interna miljöarbete. Ta fram och förslå en miljöpolicy för Riksantikvarieämbetet. Göra en processbeskrivning av miljöledningssystem. Föreslå lämpliga nyckeltal för mätningar Påbörja grundläggande miljöutbildning för medarbetare. Rapportera miljöredovisning för år Arbetssätt Projektet har genomförts med Naturvårdsverkets miljöledningsguide för myndigheter som riktlinjer. En miljöutredning är i första hand en nulägesanalys, en kartläggning av sambanden mellan myndighetens verksamhet och dess miljöpåverkan. Resultatet från miljöutredningen används sedan i miljöledningssystemet. I detta projekt ingår steg 1 till 7 enligt bilden nedan. Figur 1. Modell för miljöledningssystem. Sidan 6 av 50

7 Projektledaren har arbetat halvtid och varit på Riksantikvarieämbetet måndag till onsdag med undantag när möten varit inbokade på andra dagar. Beräknad arbetstid för projektledare var 420 timmar och för projektmedlemmar 100 och 50 timmar, totalt 570 timmar. Projektledaren har arbetat ca 450 timmar, Kjell Thomsson har arbetat 50 timmar och Jonas Skogsberg har arbetat ca 50 timmar, sammanlagt blir det 550 timmar. Arbetet med att identifiera miljöaspekter har genomförts med kvalitativ värdering i projektgruppen. Genom diskussioner och resonemang har olika miljöaspekter värderats som stor, medel eller liten miljöpåverkan. Se bilaga 1. Omfattning Projektet omfattar verksamheterna i Stockholm och i Visby. I Stockholm är det Verksledningen, Verkssekretariatet, Samhällsavdelningen och de delar av Informations- och administrativa avdelningen som har verksamhet där. I Visby är det Administrativa avdelningen, Förvaltningsavdelningen och Informationsavdelningen Riksantikvarieämbetets arkeologiska uppdragsverksamhet (UV) och Projekt: fastigheter och besöksmål ingår inte i projektet. Sidan 7 av 50

8 Direkta miljöaspekter Miljöutredning Riksantikvarieämbetet 2009 Projektet har genomfört en nulägesanalys av den aktuella situationen på Riksantikvarieämbetet för att kartlägga sambanden mellan verksamheten och dess miljöpåverkan. Syftet har också varit att kartlägga vilken miljölagstiftning som berör verksamheten. Resultatet av nulägesanalysen har legat till rund för miljöpolicyn samt vilka miljöaspekter som har föreslagits mål för. Miljöaspekt betyder orsak till miljöpåverkan. De kan delas in i två huvudkategorier Direkta miljöaspekter är exempelvis resor, energianvändning, pappersförbrukning, laboratorier, källsortering och trycksaker. Indirekta miljöaspekter är effekter av myndighetens beslut, regler, bidrag, rådgivning, handledning, upphandling med mera. Projektgruppen har identifierat följande miljöaspekter som redovisas nedan. De direkta miljöaspekterna redovisas först,sedan de indirekta. Tjänsteresor Projektet har delat in Riksantikvarieämbetets tjänsteresor i : Flygresor mellan Visby och Stockholm, Flygresor inrikes Flygresor Europa Flygresor Övriga Världen Egen bil Taxiresor Tågresor Bussresor Fördelningen enligt tabell: Tjänsteresor Antal Km Kg CO2 Gotlandsflyg Inrikes Norden Europa Övriga världen Egen bil Taxi Tågresor ,17 Bussresor Summa Tabell 1. Myndighetens tjänsteresor Sidan 8 av 50

9 Beräkningarna av kilo koldioxid har genomförts med hjälp av Naturvårdsverkets mall för beräkning av koldioxidutsläpp från persontransporter som finns tillgänglig via deras webbplats. Mallen hjälper även till med att få fram sträckorna mellan olika destinationer. Statistik från Gotlandsflyg är från sammanställning av Riksantikvarieämbetets konto på Gotlandsflygs webbplats. De redovisar inte koldioxidutsläpp så de värdena är beräknade med hjälp av Naturvårdsverkets mall. Resebyrån HRG erbjuder sin statistik endast en gång per år. Därutöver är det en kostnad på 500 kronor per tillfälle. De flygresor som inte bokas via Gotlandsflyg eller resebyrån HRG betalas vanligtvis med Eurocard vilket medför en de måste räknas manuellt i särskilda pärmar som ekonomienheten har. Även här har sträckor och koldioxidutsläpp räknats fram med hjälp av Naturvårdsverkets mall. Kilometerantal för egen bil är från Palasso lönesystem. Statistik från taxi är från MyCab som även redovisar koldioxidutsläpp. Statistik för tågresor är från SJ som också har koldioxidutsläpp angivet. Bussresor finns inte registrerade utan är därför uppskattade utifrån antal flygresor Visby Stockholm. Beräkningen är på hälften av flygresorna då det inte finns någon buss i Visby utan de resorna fångas upp av taxi. Sträckan mellan Stockholm City och Bromma är 7 kilometer. Den procentuella fördelningen på tjänsteresor ser ut enligt följande: Tjänsteresor kg CO 2 Egen bil 9% Taxi 3% Övriga världen 6% Europa 6% Norden 4% Inrikes 9% Gotlandsflyg 63% Figur 2. Tjänsteresornas utsläpp av koldioxid, fördelade på transportslag. Koldioxidutsläpp för tåg och buss finns inte med i diagrammet då de mätvärdena är för låga, se tabell 1. Det pågår en upphandling av resebyrå och planen är att under 2010 kunna få fram statistik per avdelning. Sidan 9 av 50

10 Mål för tjänsteresor De resor som är möjligt att byta ut eller välja andra alternativ är främst flygresorna mellan Visby Stockholm samt flygresorna inom Sverige. Alternativ till dessa resor är videokonferenser och/eller tåg. Taxiresor går även att byta ut till lokaltrafik eller miljötaxi men det är svårt i Visby då det inte finns någon lokalbuss från flygplatsen i Visby. Det är däremot möjligt att samordna dessa taxiresor mer. Vid en sammanställning av Riksantikvarieämbetets resor för 2009 har de förorsakat cirka kilo koldioxid enligt tabellen ovan. Beräkning av olika minskningsalternativ visas nedan. En minskning med 10 procent ( kilo koldioxid) motsvarar att Riksantikvarieämbetets inrikes flygresor under 50 mil i övriga landet ersätts med tåg samt att 263 av resorna Visby Stockholm ersätts med telefon/videokonferens, alternativt samordnades med annat möte. En minskning med 20 procent ( kilo koldioxid) motsvarar alla inrikes flygresor under 50 mil samt 731 flygresor mellan Visby Stockholm. En minskning med 30 procent ( kilo koldioxid) motsvarar alla inrikes flygresor under 50 mil samt flygresor mellan Visby Stockholm. Myndighetens utsläpp från tjänsteresor ( kilo koldioxid) fördelat på 250 årsanställda är 618 kilo koldioxid per årsanställd: En minskning med 10 procent motsvarar 62 kilo koldioxid/årsanställd En minskning med 20 procent motsvarar 124 kilo koldioxid/årsanställd En minskning med 30 procent motsvarar 185 kilo koldioxid/årsanställd Målsättningen är att till år 2012 minska koldioxidutsläppen förorsakade av resandet med 30 procent räknat i kg koldioxid per årsanställd jämfört med 2009 års nivå. Inga flygresor på sträckor som är kortare än 50 mil, undantaget Visby Stockholm, och där en resa med tåg är kortare än 4 timmar, om inga särskilda skäl finns. Innan en resa görs ska man noga överväga om den går att ersätta med videokonferens eller telefonmöte. Sidan 10 av 50

11 Energiförbrukning Den energiförbrukning som anges här är verksamhetsel, det vill säga den el som används för verksamheten i lokaler. Exempel på detta är belysning, kopiatorer, TV, kyl/frysdiskar, maskiner samt andra apparater för verksamheten samt spis, kyl, frys, disk, tvätt och andra hushållsmaskiner. Visby Huset i Visby är på kvadratmeter egen yta. Det finns gemensamma utrymmen på kvadratmeter som hyrs tillsammans med Riksutställningar. Det är entré, reception, lastbrygga och vaktmästeriutrymmen. Fördelningen på de ytorna är Riksutställningar 37 procent och Riksantikvarieämbetet 63 procent. Hyresvärd är Nordic Renting och hyresavtalet sträcker sig till år Kostnader för fjärrvärme och kyla ingår i hyreskostnaden. Driftansvariga är YIT på Gotland. Elleverantör är bytt under 2009 från Gotlands Energi AB till Kraft och Kultur AB. All el som Kraft & kultur AB levererar kommer från ursprungsmärkt vind- och vattenkraft alltså hundra procent förnybar energi. Elförbrukningen för första året i huset, beräknat från november 2008 till oktober 2009 var 312 MWh. En ökning är att vänta då inte hela huset med alla laboratorierna har varit i bruk. I samband med flytten av verksamheten till Visby minskades antal servrar till datorerna och en förbättring av kylningen gjordes. Serverhallen har punktkylning det vill säga att man kyler runt och emellan datorerna Inte hela rummet. Det innebär en mindre energiförbrukning än om man kyler hela rummet på. Riksantikvarieämbetet har även tagit över Riksutställningars servrar så det är en energiminskning totalt i huset med endast en serverhall i stället för två. Riksantikvarieämbetet har virtualisering av sin IT-miljö. Det innebär att man har endast fyra datorer som kan hantera upp till 50 applikationer. Alltså i stället för 50 olika datorer kan de köras endast av fyra. Stockholm Hyresvärd är Statens Fastighetsverk och avtalet sträcker sig till 2013, 2014 beroende på byggnad. Kostnader för fjärrvärme och kyla ingår i hyreskostnaden. Elleverantör är Kraft & Kultur AB men kostnaderna faktureras av hyresvärden. Sidan 11 av 50

12 I Stockholm är byggnaderna Styrmannen, Textilateljén och Västra stallet uppsagda och verksamheten är flyttad till Huvudbyggnaden under Elförbrukningen för dessa lokaler har under 2009 varit 124,7 MWh vilket är cirka 7 procent av Riksantikvarieämbetets totala elförbrukning. Det innebär en minskning som kan härledas till att utrymmet för datorservrarna har flyttats till Visby. Lokal Elförbrukning MWh Stora Huset, N3150a 11,30 Stora Huset, N4104d 5,70 Stora Huset, N4112a 10,00 Styrmannen 59,10 Textilateljén 3,00 Västra stallet 62,60 Östra Stallet 379,10 Visby 311,00 Summa MWh per år 841,80 Tabell 2. Användningen av verksamhetsel för myndighetens lokaler i Stockholm och Visby under Siffrorna är från respektive leverantörer och prognoser för Leverantör i Stockholm är Statens Fastighetsverk och leverantörer i Visby är Gotlands Energi AB, YIT, Kraft och Kultur AB. Mål för energiförbrukning Den minskning som är möjlig att genomföra är baserad på följande uppgifter: Färre byggnader i Stockholm -125 MWh Byta av datorer ger lägre elförbrukning - 50 MWh Färre skrivare i Stockholm - 25 MWh -200 MWh Ökning laboratorieverksamhet i Visby +100 MWh Ny lokal i Huvudbyggnad i Stockholm +10 MWh +110 MWh Beräknat på den totala energiförbrukningen för verksamhetsel motsvarar en minskning med 90 MWh cirka 11 procent. Då det är osäkert hur mycket verksamhetsel som kommer att behövas när laboratorierna är igång kommer målet att sättas på en minskning med tio procent. Till år 2012 ska elförbrukningen i Visby och Stockholm minska med tio procent jämfört med år En uppdatering av målet ska ske i slutet av 2010, när laboratorierna i Visby är i drift, för att säkerställa rätt nivå. Sidan 12 av 50

13 Pappersförbrukning Förbrukningen av papper till skrivare har för hela Riksantikvarieämbetet varit A4-ark. Beräknat på 250 årsanställda ger det en förbrukning på A4-ark per årsanställd. I Stockholm har förbrukningen varit A4-ark fördelat på 157 årsanställda vilket ger en förbrukning på A4-ark per årsanställd. I Visby har förbrukningen varit A4-ark fördelat på 93 årsanställda vilket ger en förbrukning på A4-ark per årsanställd. En jämförelse kan göras med Naturvårdsverket som hade en genomsnittlig pappersförbrukning på A4-ark per anställd och år. Luleå Kommun förbrukade A4-ark per anställd under Mål för pappersförbrukning Målsättningen är att till år 2012 minska förbrukningen av A3- och A4-papper till skrivare och kopiatorer med tio procent jämfört med 2009 års förbrukning. Kemikaliehantering Myndigheten har flyttat sina laboratorier från Stockholm till Visby. Det finns ett tiotal laboratorier i Visby. Vid förvaring av kemikalier finns två förråd, ett inomhus på plan ett samt ett utomhusförråd för större kvantiteter och lösningsmedel. Utomhusförrådet ligger vid lastkajen på baksidan av huset. Riksantikvarieämbetet använder ett kemikalieregister som heter Klara. Därifrån kan man få sammanställningar och klassificering över kemikalier samt etiketter och säkerhetsblad. Antal kemikalier på hyllan i december 2009 är 287 stycken. Fördelat per förråd är det 189 stycken i kemikalieförrådet inne och 98 stycken i uteförrådet. Beräkningen har skett så att alla kemikalier med farosymbol Klara har summerats utan inbördes rangordning. Nuläge för antal kemikalier är låg nivå beroende på att vid flytten från Visby till Stockholm gjordes en inventering och mycket skrotades ut. Det är planerat att laboratorierna ska användas mer under slutet av 2009 då flera nyanställningar har skett på Förvaltningsavdelningen. Det är även rekryterat en laboratoriesamordnare som kommer att ansvara för inköp och kontroll av kemikalier samt lagernivåer med mera. Vid inköp av kemikalier används olika leverantörer beroende på vilka kemikalier man köper. Ofta flera leverantörer för varje kemikalie. Leverans sker med budfirma eller med Posten om det inte klassas som farligt gods. Sidan 13 av 50

14 Farligt avfall måste hämtas av särskilt transportbolag och får inte transporteras av vaktmästare. Ett avtal för detta finns ännu inte då det inte har varit någon verksamhet. Mål för kemikaliehantering Medarbetarna på enheten för materialanalys har förslagit att man ska mäta användningen av organiska lösningsmedel samt mäta hur många av medarbetarna på Förvaltningsavdelningen som har genomgått kemikaliekurs per år. Målsättningen är att till år 2012 ska 75 procent av medarbetarna på Förvaltningsavdelningen har genomgått en kemikaliekurs. Datorer Riksantikvarieämbetet har ett stort antal äldre datorer i drift. Robert Lang på IT-enheten har gjort en jämförelse på energiförbrukningen och energikostnaden mellan äldre och nyare datorer. Det finns i dagsläget 611 inventerade datorer. 198 av dessa är bärbara och 568 är stationära, resterande är oidentifierade. Äldre modeller förbrukar generellt mer energi än nyare. Bärbara datorer har en lägre förbrukning än stationära. Den totala energiförbrukningen för de datorer som ingår i beräkningen är cirka kwh per år. Den totala kostnaden är cirka kronor per år. Kostnaden är troligen i underkant då ett femtiotal inventerade datorer inte är med i jämförelsen. Därtill kommer ett okänt antal datorer som inte är inventerade. Enligt Robert Lang finns det cirka 700 datorer på Riksantikvarieämbetet. Den genomsnittliga energiförbrukningen per dator är cirka 157MWh. Den totala energiförbrukningen bör då vara cirka 150 MWh per år, den totala energikostnaden cirka kronor. Om myndighetens alla gamla datorer (före 2006/2007) byts ut mot en ny modell sjunker förbrukningen till cirka 100 MWh/år. Energikostnaden sjunker till cirka kr/år. Det innebär en minskning med 50 MWh och sänkta energikostnader med kronor. Ett utbyte av alla minst tre år gamla datorer innebär således att energiförbrukningen minskas med en fjärdedel. Sidan 14 av 50

15 Total energiförbrukning kwh/år Nuläge Efter uppgradering Bärbara datorer Stationära datorer Totalt Figur 3. Skillnad i energiförbrukning mellan nya och gamla datorer. Kopiatorer/skrivare I Stockholm finns det 27 skrivare med varierande ålder. De äldre skrivarna drar mer energi än nya och det är även dyrare med toner och kräver mer support. Robert Lang på ITenheten har tagit fram en lista på antal utskrifter per skrivare. De som har minst antal utskrifter skulle kunna tas bort och därmed spara energi. Projektet har gjort en uppskattning att minska antalet skrivare till cirka 15 stycken. Det innebär att 12 skrivare tas bort och medför en energiminskning med cirka kwh per år vilket är ungefär samma belopp i kronor. I Visby finns tolv skrivare. En inventering gjordes när verksamheten flyttade in i huset. Skrivarna leasas genom ett funktionsavtal med Caperio AB. Betalning sker per utskrift. Pris 28 öre för svart-vitt och 83 öre för färgutskrift. Papperskostnaden tillkommer som är 5 öre per styck vilket innebär att den totala kostnaden för en svart-vit utskrift är 33 öre och en färgutskrift är 88 öre per styck. Kontorsmaterial I Visby köps kontorsmaterial köps in av Corporate Express som fyller på förråden i Visby. Det finns inga direktiv om miljövänliga produkter. Det som skulle kunna ersättas ur miljösynpunkt är Post-it block, Tippex, plastgem och spritpennor. Egna bilar Riksantikvarieämbetet har två egna bilar. I Stockholm finns en Volvo V70 som vaktmästarna använder för transporter till Tumba bruk och Svensk museitjänst cirka två gånger i veckan. Bilen används även till att hämta posten och andra varutransporter. Volvon drivs med biogas/bensin och årsmodell är Sidan 15 av 50

16 I Visby finns en Ford C-max årsmodell 2008 som drivs med etanol/bensin. Det finns ett leasingavtal på 3 år med AB Dennis Lundins Bil i Visby. Även den används till att hämta post och andra varutransporter. Under 2009 har Volvon körts cirka kilometer och Forden har körts kilometer och därmed förorsakat cirka kilo koldioxidutsläpp. Bilarna har tankats med förnybart drivmedel i cirka 60 procent av total mängd drivmedel. Konferensaktiviteter Riksantikvarieämbetet anordnar årligt återkommande evenemang, utbildningar och konferenser. Några av de stora evenemangen är Höstmötet, Kulturhusens dag, Arkeologidagen och Almedalsveckan. Kommunikationsenheten arrangerar de stora evenemangen medan de olika avdelningarna ordnar seminarier och konferenser själva. Vid evenemang och konferenser används olika profilmaterial som ibland även delas ut. De profilmaterial som används är Exponeringsmaterial - rollups och beachflaggor. Konferensmaterial - block, pennor och namnskyltar. Profilprodukter - karameller, bokmärken, reflexer med mera. Exponeringsmaterialet finns att låna och återanvänds. Även namnskyltarna ska återlämnas för att kunna användas i gen. Endast en del av produkterna interndebiteras. Det pågår en utredning om Riksantikvarieämbetets publikationsverksamhet som görs av Annika Ragnarsson på Kommunikationsenheten. Den kommer att ge förslag på en publikationsstrategi för myndigheten. Ett nytt avtal för konferensaktiviteter är under arbete. Det kommer att ge möjlighet att beställa ekologisk förtäring om så önskas. Trycksaker Riksantikvarieämbetet ger ut olika publikationer som böcker, rapporter, vägledningar och informationsmaterial. Publikationer till försäljning kan sökas i Nätbokhandeln på hemsidan. Där kan man beställa eller gratis ladda ner böcker, rapporter och informationsmaterial. Även allmänna råd och underrättelser finns i nätbokhandeln. Vid val av tryckerier till publikationer används de statliga ramavtal som finns. Där är första prioritet priset vilket kan innebära att tryckerier med hög miljöpåverkan används. Sidan 16 av 50

17 Avfall Sortering av avfall är upphandlat med Rahms städ AB. Det soprum som används tillhör Fastighetsverket. Behållarna ägs av Riksantikvarieämbetet. Historiska Museet har inte samma firma vilket försvårar samordning i soprummet. Det finns fem stora miljöstationer och cirka fem små. Där kan man sortera wellpapp, elavfall, glas och papper. Sita AB hämtar det avfallet. De toner som är förbrukade ställs vid postfacken och hämtas av vaktmästarna. De hämtar även elskrot och lampor med mera vid miljöstationerna. Kök Stockholm I Stockholm finns det sex kök fördelade i de olika byggnaderna. I Östra stallet finns två kök, ett stort lunchrum på övervåningenoch ett mindre på nedervåningen. I Huvudbyggnaden finns tre kök varav ett lunchrum, ett pentry och ett kök vid sessionssalen.. Hos vaktmästeriet finns också ett mindre kök. Samtliga har diskmaskin. Stora lunchrummet i Östra stallet har två diskmaskiner, sammanlagt åtta diskmaskiner. Det finns sammanlagt fem kaffemaskiner som leasas av Café Bar. Det finns inga direktiv om ekologiskt kaffe. Mjölk med lång hållbarhet beställs från en lokal firma som levererar på tisdagar. För leverans av fruktkorgar finns ett avtal med Företagsväxter AB. Leverans sker på tisdagar innan klockan elva, med uppehåll vecka samt 1 och 52. Avtalet sträcker sig från till , med möjlighet att förlänga avtalet ytterligare två år. Frukten är inte ekologisk. Visby I Visby finns det ett stort lunchrum och sedan är det mindre kök ute på avdelningarna. På plan ett finns två kök varav ett är vid receptionen, plan två har två kök och plan tre har tre kök. Samtliga har diskmaskin. Stora lunchrummet har två diskmaskiner, sammanlagt åtta diskmaskiner. Det finns fem stycken kaffemaskiner i hela huset som leasas av Café Bar. Det finns inga direktiv om att det ska vara ekologiskt kaffe. Mjölk och frukt beställs från Solfrukt & grönt AB och är svensk frukt när det finns möjlighet till. Mjölk beställs från Keges Grosshandel AB och är ekologisk mellanmjölk. Det handdiskmedel som används är fritt från fosfater men det som används i diskmaskinerna är med fosfater. Vid nya beställningar kommer fosfatfritt maskindiskmedel att beställas. Sidan 17 av 50

18 Lokalvård Stockholm I Stockholm sköts lokalvården av Rahms Fönsterputs o Städ AB. Det finns ett avtal som gäller från till , med möjlighet till två års förlängning. Vid Upphandlingen ställdes miljökrav enligt Miljöstyrningsrådets rekommendationer. Visby I Visby sköter Samhall AB lokalvården. Det finns ett avtal som gäller från till och kan förlängas, med ett år i taget, två gånger. Vid Upphandlingen ställdes miljökrav enligt Miljöstyrningsrådets rekommendationer. Videokonferenser Riksantikvarieämbetet har en videokonferensanläggning i Visby och i Stockholm som används flitigt. Det planeras för ytterligare en videokonferens i Stockholm och i Visby. Detta kommer att medföra mer kapacitet till videokonferenser och därmed enklare att boka. Videokonferenser januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december Figur 4. Antal bokade videokonferenser hos Riksantikvarieämbetet i Visby under Det har förekommit i snitt 39 videokonferenser i månaden och om man då sparat lika många tur- och returresor, det vill säga att en person på varje möte har avstått att resa innebär det bara i resekostnader är sparat cirka en miljon kronor på ett år. Sidan 18 av 50

19 Indirekta miljöaspekter Upphandlingar Upphandlingen av produkter och tjänster har även en indirekt miljöpåverkan genom att konsumenten efterfrågar miljöanpassade produkter och tjänster och det medför att marknaden erbjuder detta i större omfattning. Genom att ställa miljökrav har Riksantikvarieämbetet även en viktig funktion att fylla vid upphandlingar av tjänster för att på så sett påverka underleverantörer att arbeta med miljöfrågor. Riksantikvarieämbetets upphandlingsverksamhet har som målsättning att se till att koncernnyttan är kostnadseffektiv och rättssäker. Processen ska genomföras professionellt och kännetecknas av goda relationer med alla berörda parter. Riksantikvarieämbetet upphandlar mest tjänster men även en del produkter. Av de upphandlingarna som gjorts under 2009 har det ställts miljökrav i nio av tio upphandlingar. Det finns ingen sammanställning av vilka leverantörer som används mest sett till inköpt värde. Inte heller något system som registrerar anskaffningar. Mål för upphandlingar Ett förslag till miljömål för upphandlingar är att under de närmaste tre åren ( ) kartlägga de 20 största leverantörerna sett till inköpt värde samt kartlägga vilka produkter som köps in från dessa. Genom en undersökning av leverantörernas miljöarbete skapa en rankinglista utifrån ett poängsystem beroende på hur utvecklat leverantörens miljöarbete är. Handlingsplanen blir att under den första tertialen 2010 kartlägga de 20 största leverantörerna sett till inköpt värde och vilka produkter som köps in. Under tertial två skapas ett frågeformulär med tio frågor som poängsätts. Tertial tre skickas frågeformuläret ut och sedan sammanställs rankingen. Målet mäts i hur många frågeformulär som är besvarade första året. Under 2011 görs samma kartläggning igen över vilka leverantörer som är störst och samma frågeformulär skickas ut under tertial två. Under tertial tre görs sammanställningar och ranking samt en grundligare uppföljning per telefon görs en uppföljning av vilka produkter som är bra eller dåliga sett till miljöpåverkan. Sidan 19 av 50

20 Målsättningen är Riksantikvarieämbetet till år 2012 ska ha kartlagt de 20 största leverantörerna sett till inköpt värde samt vilka produkter som köps in från de leverantörerna. Genom en undersökning av leverantörernas miljöarbete skapa en rankinglista utifrån ett poängsystem beroende på hur utvecklat leverantörens miljöarbete är. Kulturarv Riksantikvarieämbetet är den centrala förvaltningsmyndigheten för frågor som rör kulturmiljö och kulturarv. Verksamheten bygger på samarbete med andra centrala myndigheter och organisationer, med länsstyrelser och länsmuseer samt med andra regionala och lokala aktörer. Arbetet är att förmedla kunskap om kulturarvet och kulturmiljön, utveckla nya arbetsmetoder och finna nya sätt att samarbeta kring frågor som rör kulturarv, människa och samhälle. Även insatser till skydd för kulturarvet, med kunskapsbyggnad och kunskapsförmedling, vård och konservering, myndighetsarbete och arkeologisk uppdragsverksamhet är delar av verksamheten. Nedan följer några exempel på aktiviteter: Myndighetsarbete Beslut över statliga byggnadsminnen Olika former av yttranden som ärendehantering, policyskapande, utredningsverksamhet. Handläggning av olika sorters bidrag till länsstyrelser, ideella organisationer, regionala museer mm. Deltagande i arbetsgrupper med andra statliga verk, länsstyrelser, länsmuseer samt olika organisationer. Kunskapsuppbyggnad Dokumentation och inventering om konserveringsmetoder samt olika typer av register av kulturminnen Olika forskningsprojekt Framtagande av metoder för vård av kulturminnen och kulturföremål. Utdelning av bidrag till FoU Byggnader och fornminnen Museiföremål Kyrkliga inventarier Sidan 20 av 50