Bilaga till policy för medarbetarsamtal

Transkript

1 Bilaga till policy för medarbetarsamtal Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 1(16)

2 Inledning Medarbetarsamtal... 3 Vad tas upp i medarbetarsamtalet?... 3 Medarbetarsamtal eller vardagskommunikation?... 4 Misslyckade medarbetarsamtal Mål... 5 Goda arbetsprestationer... 5 Ökad kompetens... 5 Engagemang i arbetet... 5 Positiv anda... 5 Utveckling av verksamheten Genomförande... 6 Chefen... 6 Medarbetaren... 7 Avsätt tillräckligt med tid... 7 Fundera igenom dina synpunkter... 7 Välj en ostörd plats för samtalet Återkoppling... 8 Inled med något positivt... 8 Undvik antydningar - Var tydlig och konkret... 8 Tala i jagform... 8 Motivera synpunkter Kommunikation... 9 Ha ett öppet och vänligt kroppsspråk... 9 Fråga om du inte förstår... 9 Gå inte i försvarsställning... 9 Lyssna på djupet Avslutning detta är vi överens om... 9 Minnesanteckningar... 9 Gör tydliga överenskommelser... 9 Om utvecklingsplanen Efter samtalet Förändringar i vår tid Bilaga 1 Arbetsmodell för medarbetarsamtal Bilaga 2 Medarbetarsamtal/checklista Bilaga Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 2(16)

3 Inledning Policydokument är skrivna för att passa Landstinget Blekinges alla verksamheter. För att konkretisera innehållet i policyn för medarbetarsamtal finns denna bilaga som ett hjälpmedel för Landstinget Blekinge, fackliga företrädare och övriga medarbetare. Bilagan innehåller fördjupning av medarbetarsamtalet. Landstinget Blekinges förhoppning är att policyn för medarbetarsamtal och dess bilaga skall vara ett stöd i arbetet med medarbetarsamtal. Policyn för medarbetarsamtal omprövas senast år Revidering av föreliggande bilaga kommer att ske fortlöpande. Policyn för medarbetarsamtal och dess bilaga är framtagen av Landstingets kansli, Programområde personal i samverkan med förvaltningarna och representanter för de fackliga organisationerna. 1.Medarbetarsamtal Samtalet är en metod för att utveckla dialogen mellan chef och medarbetare som bl a syftar till gemensamt lärande. Man lär om varandras kompetens och önskemål, behov av utveckling och stöd. Man får också möjlighet att framföra ideér och förslag och även upptäcka och förebygga problem. Medarbetarsamtalet är ett planerat, regelbundet återkommande och förberett samtal då chefen avsätter tid för att i lugn och ro enskilt tala med varje medarbetare om arbetet och arbetssituationen, för planering och ömsesidig information. Det ger möjlighet att samtala om hur arbetet planeras och utförs samt vilka resultat som uppnås. Samtalet skall vara både tillbakablickande och framåtsyftande och ger både chef och medarbetare en chans att se sina möjligheter till förändringar och förbättringar. Samtalet rör hela arbetssituationen och den personliga utvecklingen. Det ger chefen ökad kunskap om medarbetarens förutsättningar, situation, önskemål, intressen, kunskaper, behov av utveckling och stöd. Chefen har i medarbetarsamtalet även möjlighet att själv få kunskap om sin förmåga att leda verksamheten. Vad tas upp i medarbetarsamtalet? Medarbetarsamtalet är det tillfälle då man samtalar om arbete, arbetsprestationer och verksamhetens mål. Vid samtalen förs dialog om mål, arbetsuppgifter, arbetsresultat, lön, utveckling och framtid - men även övriga förhållanden som parterna anser vara av betydelse. Privata angelägenheter kan också tas upp. För att kunna samtala om konkreta resultat behövs kännedom om vilka mål som gäller. Inom Landstinget Blekinge tillämpas en mål och ramstyrning. I praktiken innebär en ramstyrd organisation att landstinget och nämnd skall ange mål, ramar och riktlinjer för verksamheten. Förvaltningarna skall omsätta dessa riktlinjer för basenheterna. Avsikten med mål och ramstyrning är att på bästa sätt ta tillvara lokala förutsättningar för att uppnå de angivna målen. Medarbetarsamtalet har sin grund i verksamhetens mål som framgår av fastställd verksamhetsplan, vilket förutsätter att de mål som finns för verksamheten även är konkretiserade Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 3(16)

4 på förvaltnings-, basenhets- och avdelningsnivå. Den enskilde medarbetaren skall ha kännedom om vilka mål som gäller för henne / honom. Som en del i medarbetarsamtalet ingår att samtala om lön utifrån kända kriterier. I de övergripande löneavtalen finns mål om individuella och differentierade löner. Medarbetarsamtalet skall kopplas till verksamhetsmål, arbetsuppgifter och arbetsresultat, och då är det naturligt att ta upp sambanden lön - arbetsresultat. Sambanden mellan löneutveckling och utveckling av arbetsuppgifter skall vara kända för medarbetaren. Information ska ges till medarbetaren om hur hon/han kan påverka sin lön. Medarbetarsamtalet bör handla om den nuvarande lönen i förhållande till vilket resultat som medarbetaren åstadkommit. Samtalet handlar normalt inte om lön i kronor och ören utan enbart om medarbetaren kan påräkna ett mindre-, normalt- eller ett högre löneutfall. Medarbetarsamtal eller vardagskommunikation? Medarbetarsamtal skiljer sig från daglig kommunikation såtillvida att de är mer målinriktade, de genomförs systematiskt och att de bör föregås av noggranna förberedelser. Genom att avsätta tid för samtal kan man ingående diskutera saker i ett längre perspektiv. Resultat, mål, utveckling och dylikt som sträcker sig över en längre tidsperiod kommer i allmänhet inte fram i dagliga diskussioner och kan inte diskuteras ingående, då mer angelägna frågor ofta måste prioriteras. Medarbetarsamtal följer inte någon strikt modell. Det handlar om en process, där samtalen förändras och parterna från år till år lär sig att få ut allt mer av samtalen. Ett medarbetarsamtal bör varken vara en vanlig pratstund eller ett resultatinriktat sammanträde, strikt bundet till en dagordning. Det handlar inte heller om ett tillfälle då man framför listade klagomål. Syftet får aldrig bli att enbart diskutera personliga egenskaper och försöka ändra på dessa. Medarbetarsamtalet är inte heller någon mirakelkur som genast löser alla problem på en arbetsplats. Det är i stället ett hjälpmedel inom organisationen som, om det används på rätt sätt och på lång sikt, kan hjälpa chefer och medarbetare att bättre nå de uppsatta målen. Misslyckade medarbetarsamtal En av de vanligaste orsakerna till att medarbetarsamtalen misslyckas är obalansen mellan chefens och medarbetarens insatser. Chefen talar och medarbetaren lyssnar. I ett längre perspektiv lönar det sig att uppmuntra medarbetaren att ta ansvar för sin egen utveckling. Vad har medarbetaren för nytta av medarbetarsamtal och hur kan medarbetaren ta tillvara tillfället på bästa sätt? Chefen kan motivera medarbetaren till medarbetarsamtal genom att presentera exempelvis följande fördelar: Medarbetaren får tid Vid medarbetarsamtal är chefen på plats med tid avsatt för medarbetaren. Chefen står till förfogande för att samtala om alla frågor som uppkommit i arbetet, hur komplicerade de än är. Det lönar sig att ta det här tillfället i akt. Medarbetaren får information Under medarbetarsamtalet får medarbetaren tillfälle att fråga om sådant som intresserar henne/honom i detalj, till skillnad från gemensamma möten och diskussioner. Under samtalet har medarbetaren bl a möjlighet att få klarlagt vad olika mål och förändringar innebär för henne/honom personligen, för arbetet och för dennes utveckling. Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 4(16)

5 Medarbetaren får återkoppling på sitt arbete Att få kritik handlar inte om att få ett straff eller en belöning. Det är helt enkelt en metod som båda parterna i samtalet kan använda för att hjälpa varandra att utföra sitt arbete bättre. Återkoppling hjälper medarbetaren att veta vad som förväntas av henne/honom och hur väl medarbetaren utför sitt arbete. Medarbetaren får ge kritik/beröm Medarbetaren får själv bättre möjlighet att förklara hur hon/han vill att chefen ska förändra sitt arbete, så att hon/han själv kan utföra sitt arbete på ett bättre sätt. Här är ett utmärkt tillfälle att göra sina åsikter hörda. Utnyttja dessa möjligheter och ge chefen återkoppling. Medarbetaren får en utvecklingsplan En utvecklingsplan är ett konkret resultat av medarbetarsamtalet, där båda parterna utarbetar den tillsammans. Medarbetarsamtalen hjälper chef och medarbetare att se möjligheterna och praktiskt förverkliga dem. Utvecklingsplanen systematiserar inlärningen av arbetet, något som på lång sikt även påverkar motivationen och arbetsmarknadsvärdet. Arbetsmodell för hur medarbetarsamtal kan läggas upp, finns i bilaga Mål Det är viktigt med regelbundna medarbetarsamtal, eftersom man då bygger upp en relation och lär sig varandras språk. Det är också viktigt att man vågar bjuda på sig själv. Om man tex som chef vågar erkänna att man ibland gör fel kan mycket vinnas i förtroendekapital. Goda arbetsprestationer Vi arbetar för att uppnå något. För en chef är det en ständig utmaning att utveckla medarbetarnas arbete. Vid medarbetarsamtal kan man direkt hjälpa medarbetaren att göra en bättre arbetsinsats genom att lösa praktiska problem och dela med sig av viktig information. Samtalens indirekta effekter är att kompetensen, motivationen och samarbetsförmågan förbättras. Ökad kompetens Under senare tid har man allt mer börjat tala om medarbetarens arbetsmarknadsvärde, vilket står i direkt relation till hennes/hans kompetens. Genom medarbetarsamtal kan en medarbetare konkret bidra till att dennes kompetens utvecklas. När man har tid att studera helheten och målen får man ofta nya idéer, samtidigt som medarbetaren får inspiration och praktiska möjligheter att utvecklas. Förmågan till kommunikation är också en form av kompetens. Medarbetarsamtalet är en möjlighet att öva på att kommunicera öppet samt på att ge och ta beröm/kritik. Övar man detta regelbundet, bl a genom medarbetarsamtal, skapas förutsättningar för en effektivare samverkan inom hela organisationen. Samtidigt utvecklas också förmågan att möta patienterna - idag och i morgon. Engagemang i arbetet Att motivera medarbetarna är en viktig del av medarbetarsamtalen. Det som motiverar en människa är individuella behov och målsättningar. Utmaningar, chefens engagemang, återkoppling och stöd är viktigt för motivationen. I ett bra medarbetarsamtal finns alla dessa faktorer med. Positiv anda Medarbetarsamtal utvecklar medarbetarnas och chefens relationer och påverkar på så sätt direkt stämningen på arbetsplatsen. De bidrar till att förbättra kommunikationen, vilket visar sig i Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 5(16)

6 medarbetarnas dagliga samarbete. I ett bra klimat blir det roligare att arbeta och då alla deltar i utvecklingsarbetet blir arbetet intressantare och mer omväxlande. Utveckling av verksamheten Utgångspunkten för medarbetarsamtal är att organisationen utvecklas då medarbetarna utvecklas. Medarbetarsamtal kan bidrar till detta genom att effektivisera det dagliga arbetet och se till att alla medarbetare får rätt kompetens. Kompetens är en central resurs för organisationen, som bidrar till att förbättra konkurrenskraften och gör det möjligt att utvecklas genom förändringsprocesser. 3. Genomförande Både chef och medarbetare kan ta initiativ till medarbetarsamtal, men det är närmaste chefs ansvar att det blir genomfört. Inom Landstinget Blekinge finns fyra chefsnivåer, dvs landstingsdirektör, förvaltningschef, basenhetschef/verksamhetschef och första linjens chef. Medarbetarsamtal skall även genomföras med medarbetare som är frånvarande från sitt arbete p g a av tjänstledighet eller sjukdom. Chefen skall planera in samtalet i god tid så att båda parter har möjlighet att förbereda sig. Före medarbetarsamtalet måste både chef och medarbetare förbereda och tänka igenom vad man vill få ut av samtalet och vilka de viktigaste frågorna är. Chef och medarbetare har ett gemensamt ansvar för att samtalet får ett meningsfullt innehåll och resultat. Chefen Chefen förbereder sig tex genom att; Gå igenom ev minnesanteckningar samt utvecklingsplan från föregående samtal. Kontrollera vad som blev överenskommet då och vad som uppfyllts. Gå igenom medarbetarens arbetsuppgifter. Fundera över medarbetarens prestationer under året. Hur har arbetet fungerat? Vad har varit bra och mindre bra? Gå igenom de mål som finns uppsatta för verksamheten och den enskilde medarbetaren. Hur uppfylls målen? Fundera över framtida arbetsuppgifter och utvecklingsmöjligheter/behov. Vilka krav kommer att ställas under det närmaste året vad gäller verksamhetens utveckling? Vad innebär dessa krav för just denna medarbetare? Gå igenom förslag till innehåll för medarbetarsamtal punkt för punkt. Kontrollera tillgängliga utbildningsmöjligheter. Fundera över vad du vill veta om dig som chef och om samarbetet mellan dig som chef och just denna medarbetare. Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 6(16)

7 Medarbetaren Medarbetaren förbereder sig tex genom att: Gå igenom ev minnesanteckningar samt utvecklingsplan från föregående samtal. Kontrollera vad som blev överenskommet då och vad som uppfyllts. Det som inte åtgärdats tas åter upp för diskussion. Gå igenom sina arbetsuppgifter. Behov av förändringar? Fundera över prestationer under året. Hur har arbetet fungerat? Vad har varit bra och vad har varit mindre bra? Gå igenom egna mål och mål som finns uppsatta för verksamheten. Hur uppfylls de? Fundera över framtida arbetsuppgifter och utvecklingsmöjligheter/behov. Önskemål om förändringar, utbildningar osv i förhållande till de mål som är uppsatta. Tänk igenom relationen till chefen och eventuella önskemål om förändringar härvidlag. Fundera över om det är något särskilt som du, som medarbetare, vill framföra under samtalet och vad du framförallt skulle vilja veta av chefen. Gå igenom förslag till innehåll för medarbetarsamtal och förbered punkt för punkt. Avsätt tillräckligt med tid Grundtanken med medarbetarsamtal är att man ingående ska föra dialog om frågor som gäller verksamhetens mål, arbete, arbetsuppgifter, arbetsresultat, lön, utveckling och framtid. Frågorna kan vara knepiga, t.o.m. svåra, och det är oftast inte lätt att behandla dem utan noggranna förberedelser. För att medarbetaren både mentalt och praktiskt ska hinna förbereda sig inför samtalet behövs minst några dagars varsel, gärna ett par veckor. Improviserade samtal blir sällan lyckade. För att kunna fördjupa sig ordentligt i frågorna måste man avsätta tillräckligt med tid. I praktiken innebär detta kanske 1,5-2 timmar. Försök att hålla tiden. Vet man innan att det finns risk/möjlighet att speciella, tidskrävande frågor kan komma att diskuteras - ta med detta i planeringen redan från början. Bestäm en tid som kan förlängas något, istället för att tvingas avbryta mitt i en känslig diskussion. Tvingas man avsluta samtalet innan alla frågor är behandlade - bestäm en ny tid för att fortsätta så snart som möjligt. Fundera igenom dina synpunkter Det är bra om man redan i förväg bestämmer vilka frågor som ska tas upp under samtalet. Checklistan inför samtalet kan antingen vara individuell och skräddarsydd, eller användas inom organisationen som modell för samtliga medarbetarsamtal. En central del av förberedelserna är att båda parterna kommer med egna synpunkter på ramarna för samtalet: tankar, idéer, önskemål osv. Att skriva ned synpunkter är ett sätt att förvissa sig om att frågorna verkligen tas upp. De kan också ses som ett instrument för att säkerställa att medarbetare och chef har samma förutsättningar till förberedelser, att båda har möjlighet att i slutet av samtalet stämma av att alla punkter berörts och att alla får lika innehåll i samtalen. Checklista för hur medarbetarsamtalet kan utformas, finns i bilaga 2. Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 7(16)

8 Välj en ostörd plats för samtalet I det gemensamma utvecklingsarbetet förutsätts initiativförmåga och en aktiv insats av båda. Det här bör man tänka på då man väljer plats för samtalet. Medarbetarsamtal är fördelaktiga av den enkla anledningen att man för en gångs skull kan fördjupa sig i frågor och samtala om dem ur olika synvinklar. Därför måste lokalen vara helt och hållet ostörd. Stäng av telefoner och meddela berörda att inga samtal eller besök tas emot. Ett lyckat medarbetarsamtal - där tiden utnyttjats effektivt - betalar sig många gånger om i framtiden. När i tiden är det lämpligt med medarbetarsamtal? En förutsättning är att det skall passa både chef och medarbetare. Eftersom utgångspunkten för medarbetarsamtalet är fastställd verksamhetsplan och för att samtalet skall bli det styrinstrument och kännas meningsfullt för båda parter, bör samtalet hamna rätt i tiden, inte när som helst under året. Om extra kompetensutveckling skall avsättas i budget kan det vara en styrande faktor. Eftersom samtal om lön ingår i medarbetarsamtalet kan även tidpunkten för lönerevisionen komma att styra. 4. Återkoppling Varje medarbetare behöver veta vad som förväntas av henne / honom i arbetet och hur väl denne utför sina uppgifter. Att ge och ta emot kritik upplevs dock ofta som det allra svåraste med medarbetarsamtal. Det går dock att öva upp förmågan i att ge och ta emot återkoppling. Inled med något positivt Ibland är det lämpligt att inleda med det positiva, dvs man tar upp det som fungerat bra och som båda parterna är nöjda med i varandras arbete. Positiv kritik bör dock inte framföras i alltför vaga omdömen. Det bästa är att gå rakt på sak och tala om exakt det man är nöjd med, så att parterna kan ha nytta av det i fortsättningen. Undvik antydningar - Var tydlig och konkret Generaliseringar, otydliga formuleringar och antydningar är uttryck för rädsla och ett försvarsbehov. De skapar i sin tur förvirring och ger upphov till missförstånd. Det är bättre att vara rak och uppriktig, annars leder det inte till någon verklig utveckling. Då man eventuellt ger kritik är det inte fråga om kritik för kritikens skull - inte heller är syftet att ventilera gamla meningskiljaktligheter. Tala i jagform Undvik allmänna och vaga uttryck som man gör, man tror och man tycker. Säg istället jag gör, jag tror och jag tycker. Motivera synpunkter För den som får återkoppling är det lättare att ta till sig budskapet om man samtidigt får konkreta exempel på vad som menas. Det är tex bra om man har tillgång till tydliga underlag. Genom att ge exempel på hur den andre har gjort och vilka effekter det haft på arbetet och dess resultat underlättas handläggningen. Tala om vad du vill förändra Ingen vill bli kritiserad som individ eller person. Personangrepp hör inte hemma i medarbetarsamtal. Det är väsentligt att diskutera arbetsprestationer och inte personlighet. Undvik Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 8(16)

9 kommentarer som t.ex. Du låter jämt så negativ när du pratar i telefon utan säg istället När du gör så här, får det de här följderna.... Om man ger kritik bör man också försöka nämna något i den andras arbete som fått positiva följder. Berätta vad du är nöjd med just nu, vad du vill att den andre ska utveckla vidare och göra mer av - och vad du vill att denne ska undvika och göra mindre av. 5. Kommunikation All kommunikation sker mellan två parter. Lyssnar inte mottagaren, är även skickligt framförd återkoppling verkningslös. Konsten att lyssna är svår just för att den är så enkel. Bara tanken på att utveckla förmågan att lyssna kräver ett öppet sinne. Ha ett öppet och vänligt kroppsspråk En människas kropp uttrycker vad hon/han tänker på och vad man har för inställning till olika saker. Här är det viktigast att man inriktar sig på att ha en öppen och nyfiken attityd. När en människa är intresserad av det en annan säger, ser denne uppmärksamt på personen och visar med gester att hon/han lyssnar. Fråga om du inte förstår En god lyssnare eftersträvar att förstå det som den talande säger så exakt som möjligt. Hon/han förtydligar budskapet man fått av den andra genom frågor, som samtidigt kan uttrycka den egna ståndpunkten och hjälpa den andra att framföra sina åsikter. Gå inte i försvarsställning Det är mänskligt att försöka försvara sig om man får kritik. Det är samtidigt ett tecken på att kritiken upplevs som ett hot - inte som en möjlighet. Försvarsställningen visar att budskapet inte gått hem och att lyssnaren inte vågar intressera sig för dess verkliga innehåll. Om du försvarar dig mister du samtidigt en möjlighet att få viktig information. Lyssna på djupet Innan man framför sin egen åsikt bör man alltid först koncentrera sig på att lyssna färdigt på den som talar - hur gärna man än vill svara. Sedan bör man ta sig tid att kontrollera att man verkligen har förstått vad den andra menar och ställa frågor för att klargöra oklara punkter. Den som går in för att förstå det som andra säger får ofta värdefull information. Hon/han får möjlighet att lära sig nya, spännande och utmanande saker - även om sig själv. 6. Avslutning detta är vi överens om Minnesanteckningar Resultaten av ett lyckat medarbetarsamtal riskerar att gå förlorade om inte samtalet följs av konkreta åtgärder. Att glömma är mänskligt - därför lönar det sig att anteckna vad man kommit överens om. Gör tydliga överenskommelser Var tydlig i vilka överenskommelser som görs, så att båda är införstådda med vad som gäller. Har ni uppfattat allt på samma sätt? Gå igenom ev minnesanteckningarna mot slutet av mötet, så ni är helt överens. Varje medarbetarsamtal avslutas med en överenskommelse om individuell utvecklingsplan som följs upp vid nästa medarbetarsamtal. Både chef och medarbetare undertecknar utvecklingsplanen. Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 9(16)

10 För att undvika missförstånd är det viktigt att fastställa och anteckna vilka personer som är berörda av vad som sagts under medarbetarsamtalet. Medarbetarsamtalet bör alltid stanna mellan chef och medarbetare - om man inte kommit överens om något annat. Som chef är det viktigt att redan inledningsvis poängterar att samtalet är konfidentiellt och stannar mellan er. Däremot kan det ju vara så att vissa saker som tas upp även berör andra. Kom överens om vem som ska informeras i efterhand, t.ex. i syfte att ändra en arbetsrutin. Om utvecklingsplanen Det som skrivs ner i planen skall vara realistiskt och helst tidsplanerat. Den är grunden för medarbetarens kompetensutveckling och ska beskriva vad chef och medarbetare har kommit överens om vad beträffar tex förutsättningar, villkor och innehåll för kompetensutvecklingen. Det är därför viktigt att båda har en vilja att genomföra den. Det ger möjlighet för eftertanke. Utvecklingsplanen skall utvärderas och följas upp vid nästa medarbetarsamtal. Har de planerade åtgärderna genomförts, vad har åstadkommits, har målsättningen i planen uppnåtts? Svaren på dessa frågor skall sedan finnas med när planen revideras inför nästa år. Både chef och medarbetare undertecknar utvecklingsplanen. Planen är ett viktigt steg i medarbetarens utveckling och är ett kvitto på att även chefen tycker den är viktig. Blankett för hur individuell utvecklingsplan kan utformas, finns i bilaga Efter samtalet Tänk efter hur samtalet var: Om frågorna var öppna Om det viktiga kom fram Om ni båda fick sagt vad ni ville Om råd och förslag var bra Om kritiken var konstruktiv Om stämningen var lugn, spänd, stressig Om ni avslutade i positiv anda Denna eftertanke hjälper till att göra nästa medarbetarsamtal ännu bättre! 8. Förändringar i vår tid Sedan några år tillbaka är förändringstakten hög, inte minst genom ökad konkurrens och av ekonomiska skäl. Därmed finns det större behov av att fånga upp medarbetarnas idéer och utveckling på ett annat sätt och att tillsammans hitta bättre lösningar. Till de mera påtagliga förändringarna i organisationslivet, som medför stora förändringar för chef och medarbetare, hör tex frågor som kvalitet, maktfrågor, ledarroll, flexibilitet och andra arbetsformer. Litteraturhänvisning: Av respektive förvaltning utsedd lämplig litteratur för medarbetarsamtal. Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 10(16)

11 Arbetsmodell för medarbetarsamtal Bilaga1 Chefens förberedelser Chefens förberedelser: administrativa arbetsplatsgemensamma individuella förberedelser Medarbetarens förberedelser Samtal om det som varit, nuläge och framtiden mm Utvecklingsplan Genomförande av utvecklingsplan Uppföljning av utvecklingsplan vid nästkommande medarbetarsamtal Medarbetaren förbereder sig med hjälp av frågor. Chefen och medarbetaren skapar en gemensam bild över hur det har sett ut, hur det ser ut nu och vad framtiden innebär. Chefen och medarbetaren gör tillsammans en utvecklingsplan som undertecknas av båda. Både chef och medarbetare har ansvar för att utvecklingsplanen genomförs. Chefen har huvudansvaret för att utvecklingsplanen följs upp. Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 11(16)

12 Medarbetarsamtal/checklista Bilaga 2 Vad ska man tala om? Följande områden är viktiga att samtala om under medarbetarsamtalet och är exempel på hur samtalet kan utformas. De kan ses som ett instrument för att säkerställa att medarbetare och chef har samma förutsättningar till förberedelser, att båda har möjlighet att i slutet av samtalet stämma av att alla punkter berörts och att alla får lika innehåll i samtalet. Innehåll: Introduktion/mål/syfte Återkoppling hur har året varit vad sas vid förra samtalet har uppsatta personliga mål/individuella utvecklingsplaner uppnåtts Verksamhetens mål mål för verksamheten och för arbetet konkreta mål som ska uppnås under den kommande planeringstiden hur ska man arbeta för att klara det Arbetsuppgifter arbetets innehåll vad går bra/inte bra ansvar och befogenheter prioriteringar vad kan förändras/förbättras arbetsinsats individuell lönesättning Arbetsmiljö-jämställdhet arbetsklimat och trivsel arbetsledning kommunikation, samarbete och relationer upplevd delaktighet och inflytande över arbete och organisation jämställdhetsarbetet Hälsoläge Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 12(16)

13 Kompetensutveckling inventering av kompetens och ambitioner behov av utveckling möjligheter för andra arbetsuppgifter möjligheter till utbildning/ utveckling/kompetenshöjning Framtiden framtidsvisioner förväntningar vad gör medarbetaren om tex 5 år Att ändra på Avslutning - detta är vi överens om avstämning att alla punkter berörts överenskommelse om innehåll i ev minnesanteckningar kom överens om tex om någon skall informeras i efterhand, tex i syfte att ändra en arbetsrutin. varje medarbetarsamtal avslutas med en överenskommelse om individuell utvecklingsplan som båda undertecknar och som följs upp vid nästa medarbetarsamtal. ömsesidig reflektion över samtalet - blev resultatet av samtalet det som chef och medarbetare förväntade sig? Denna eftertanke hjälper till att göra nästa medarbetarsamtal ännu bättre. Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 13(16)

14 Bilaga 3 Individuell utvecklingsplan Upprättad vid medarbetarsamtal den: Och avser perioden: Medarbetare: Följande överenskommelse/r har träffats om mål, utbildning, personlig utveckling och kompetensutveckling i övrigt: Chef Medarbetare Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 14(16)

15 Bilaga till poicy för medarbetarsamtal 15(16)

16