Revisionsrapport Granskning av föreningsstöd Tierps kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av föreningsstöd Tierps kommun September 2012 Jan Nilsson

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömningar och rekommendationer 1 2 Inledning Bakgrund Revisionsfrågor och avgränsning Metod och redovisning 3 3 Organisation och ansvarsfördelning Organisation Ansvarsfördelning Kommentarer 6 4 Former av stöd och dess ekonomiska omfattning Former av stöd Interkommunala jämförelser Stödets ekonomiska omfattning Kommentarer 8 5 Bidragsregler och följsamhet till dessa Bidragsregler Följsamhet till regelverk Kommentarer 10 6 Intern kontroll Allmänt Kontrollmål Kommentarer 14 Bilaga 1: Lämnad delegation inom granskat område 15 Bilaga 2: Bidragsutredning Bilaga 3: Bidragsgivning 2011 och

3 1 Sammanfattande bedömningar och rekommendationer På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har vi granskat kommunens föreningsstöd utifrån en genomgång av organisation och ansvarsfördelning inom området samt ett antal revisionsfrågor. Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att den organisationsform och ansvarsfördelning som kommunen valt för föreningsstödet i stort är ändamålsenlig, utifrån den ram som vald kommunövergripande organisation och styrmodell ger. I nuvarande tjänstemannaorganisation är det viktigt att så långt som möjligt verka för att åstadkomma en enhetlig kontaktyta utåt mot föreningslivet. Detta är särskilt viktigt eftersom ansvaret för lokaler och anläggningar för kultur- och fritidsverksamhet ligger på samhällsbyggnadsenheten och successivt ska föras över till det nybildade kommunala fastighetsbolaget samt att lokalbokningen ligger under medborgarservice. Övrigt föreningsstöd handhavs av kultur- och fritidsenheten. Inom kommunen finns dock en samordning via bidragsgruppen och ett anläggningsråd. Vetenskapliga undersökningar som gjorts visar att kommunernas föreningsstöd stimulerar föreningslivet som producent och förmedlare av direkt service, men också när det gäller immateriella nyttigheter för medborgarna i form av socialt kapital 1. Fler och fler kommuner börjar även utveckla samverkan med ideell sektor, inom området kompletterande verksamhet. Mot ovanstående bakgrund kan vi konstatera att ett utvecklat föreningsstöd i kommunen är ändamålsenligt, både utifrån ett ekonomiskt och verksamhetsmässigt perspektiv. Sammantaget bedömer vi att kommunen i huvudsak har ett väl utvecklat föreningsstöd, med fokus på de prioriterade målgrupperna som i första hand är barn och ungdomar. Det nya regelverket för föreningsbidrag inom kommunstyrelsens ansvarsområde bedöms i stort vara ändamålsenligt, förutom att de regler som ska gälla för övriga bidrag inkl marknadsföringsavtal/sponsring behöver utvecklas. Regelverket kring bidrag till studieförbund från 1995 bedöms däremot inte vara ändamålsenligt på grund av inaktualitet och oklarheter kring ansökningsförfarande. Följsamheten till det samlade regelverk kring föreningsbidrag bedöms i huvudsak vara god, bl a när det gäller kravet på vilket material som årligen ska lämnas in som underlag till bidragsansökan. Beroende på skiftande standard på de olika föreningarnas redovisning och bokslut framgår inte alltid hur bidraget använts och vilka effekter det fått i förhållande till syftet med bidraget. Det saknas ett politiskt fastställt reglemente för intern kontroll inkl tillämpningsföreskrifter i kommunen. Kommunen fastställer inte heller någon årlig plan för intern kontroll som blir föremål för återrapportering. 1 Skriften, Föreningspolitik och föreningsstöd, utgiven 2004 av dåvarande Svenska kommunförbundet (ISBN ). 1

4 Utifrån ovanstående bedömer vi att kommunstyrelsen nivå inte ha ett övergripande och dokumenterat system för intern kontroll, även om man aktivt arbetar med intern kontroll inom olika områden. Denna bedömning gjordes även i revisionsrapporten om skydd mot korruption och oegentligheter, daterad i augusti Den faktiska interna kontroll som kultur- och fritidsenheten årligen genomför inom granskat verksamhetsområde bedöms dock i stort vara tillräcklig, även om det finns områden som vi bedömt inte vara helt tillräckliga utifrån genomgången av formulerade kontrollmål i avsnitt 6. Utifrån granskningsresultatet lämnas följande rekommendationer: Genomför en riskbedömning kring borgensåtaganden och dokumentera detta i årsredovisningen. Utarbeta och fastställ en policy för marknadsföringsavtal/sponsring i kommunen. Detta för att säkerställa att likställighetsprincipen uppfylls. Revidera det inaktuella och ofullständiga regelverket kring bidragsgivning till studieförbunden. Komplettera webbplatsen med information kring bidragsgivning till studieförbunden och blankettmaterial. Använd modulen i Interbook för hantering av bidragsgivning och föreningsuppgifter, för att effektivisera de administrativa rutinerna inom kultur- och fritidsenheten, t ex via digital inlämning av bidragsansökningar. Utarbeta och fastställ ett reglemente för intern kontroll inkl tillämpningsanvisningar. Tillse att en årlig plan för intern kontroll fastställs för kommunstyrelsens samlade ansvarsområde som även blir föremål för återrapportering. Komplettera och uppdatera upprättade handläggningsrutiner inom granskat område. Se över attestrutinerna utifrån den s k tvåhandsprincipen. 2

5 2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommunen lämnar föreningsstöd i olika former till föreningar med olika bakgrund och mål. Det är viktigt att det finns tydliga regler och riktlinjer kring detta stöd samt att kommunen fastställer vissa grundläggande krav gentemot föreningarna, bland annat utifrån att upprätthålla en tillräcklig intern kontroll. Mot ovanstående bakgrund och på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har granskat kommunens föreningsstöd. Granskningen är intagen i 2012 års revisionsplan. 2.2 Revisionsfrågor och avgränsning Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Vilken omfattning har stödet till föreningslivet inkluderande borgen, kontantbidrag samt lokal- och anläggningssubventioner? Finns och följs riktlinjer för stödet till föreningslivet? Framgår det tydligt av föreningarnas redovisning och bokslut hur bidraget använts och vilka effekter det fått i förhållande till syftet med bidraget? Finns och tillämpas system och rutiner som möjliggör kontroll av utbetalningar? Utifrån en generell genomgång av organisation och ansvarsfördelning fokuseras granskningen av stödet till föreningslivet inom nedanstående områden: Omfattning på kommunens totala stöd till föreningslivet inkluderande borgen, kontantbidrag samt lokal- och anläggningssubventioner. Redovisning av användningen av det ekonomiska stödet som ges i bidrag till föreningar, utifrån syftet med bidragen. Granskningsobjekt är kommunstyrelsen. En närmare avgränsning sker utifrån de revisionsfrågor samt de områden som redovisats ovan. Fokus i granskningen ligger på kultur- och fritidsområdet. 2.3 Metod och redovisning Granskningsmetod är dokumentstudier samt genomgång av kommunens ekonomiska redovisning samt inlämnat föreningsmaterial. Detta material har kompletterats via intervjuer med verksamhetsansvariga. Granskningsresultatet, utifrån revisionsfrågorna, redovisas i olika avsnitt med vidhängande kommentarer. Vidare finns ett avsnitt kring organisation och ansvarsfördelning, samt ett avsnitt med sammanfattande bedömningar och rekommendationer. Det sistnämnda avsnittet, som utgör en sammanfattning av granskningsresultatet, återfinns först i revisionsrapporten. 3

6 3 Organisation och ansvarsfördelning 3.1 Organisation infördes en organisation i kommunen som innebär att den traditionella strukturen med facknämnder ersattes med fyra fullmäktigeberedningar, kommunstyrelse, jävsnämnd (myndighetsnämnd), valnämnd och överförmyndare, enligt nedanstående organisationsschema. Kultur- och fritidsfrågorna ligger ansvarsmässigt under kommunstyrelsen, som inom sig har utsett fyra utskott. Kultur- och fritidsfrågorna sorterar under samtliga utskott, beroende på de enskilda frågornas karaktär. Viss delegation inom området har dock lämnats till kommunstyrelsens utskott. Inom kommunstyrelsen finns vidare en kontaktperson utsedd som har ett speciellt ansvar för kultur- och fritidsfrågor. Tjänstemannaorganisationen, under kommundirektören, består av gemensam service, produktion och medborgarservice. Kultur- och fritidsfrågorna sorterar under en kultur- och fritidsenhet inom produktionen, som leds av en kultur- och fritidschef, enligt nedanstående organisationsschema och underliggande fältorganisation. Kultur och fritidschef Assistent Fritidsintendent Bilbliotekschef Föreståndare Ungdomskonsulent Kulturskolechef Kultursekreterare Kommunekolog Totalt består enheten av ca 45 personer. De som handlägger frågor kring föreningsstöd är fritidsintendent, kultursekreterare och assistent. Detta i dialog med kulturoch fritidschefen. 4

7 Annan typ av bidragsgivning till föreningar hanteras av samhällsbyggnadsenheten, medborgarservice samt enheten processstöd. Detta via driftavtal kring anläggningar samt marknadsföringsavtal (en form av sponsring) samt bidragsgivning till sociala föreningar m fl. Lokalbokningen ligger ansvarsmässigt under medborgarservice, som använder ett webbaserat bokningssystem vid namn Interbook. När det gäller ansvaret för fastighetsförvaltning har detta historiskt legat på samhällsbyggnadsenheten alternativ AB Tierpsbyggen. Ett kommunalt fastighetsbolag, Tierps kommunfastigheter AB 2, har bildats under 2012 och intentionen med detta är att kommunens fastigheter successivt ska överlåtas till bolaget, vilket även gäller anläggningar och lokaler inom kultur- och fritidsområdet. Det finns även samverkansorgan inom området i form av en bidragsgrupp, som består av representanter från berörda enheter. Vidare finns ett anläggningsråd med representanter från AB Tierpsbyggen, samhällsbyggnadsenheten, lokalkokningen samt kultur- och fritidsenheten. 3.2 Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen framgår främst av nedanstående dokument: Nämndreglemente Delegationsordning Budget/verksamhetsplan Attestförteckning Organisationsplan Dessa dokument behandlas årligen av kommunstyrelsen, förutom nämndreglemente, delegationsordning och organisationsplan som endast tas upp för beslut i samband med större organisatoriska och verksamhetsmässiga förändringar. Nämndreglemente och övergripande organisationsförändringar beslutas av kommunfullmäktige, medan övriga dokument beslutas av kommunstyrelsen. Nedan behandlas dokumenten nämndreglemente, attestförteckning och delegationsordning närmare. Nämndreglemente Kommunstyrelsens reglemente fastställdes av kommunfullmäktige , vilket skedde inför införandet av ny politisk organisation i kommunen. Av reglementet framgår bl a att styrelsen ansvarar för, samordnar, planerar och följer upp samtlig kommunal verksamhet samt har ansvaret för den kommunala verksamhetens utveckling och den kommunala ekonomin. Av reglementet framgår vidare att kommunstyrelsen ansvarar för kultur- och fritidsverksamheten avseende bibliotek, inomhusbad, stöd till och samarbete med föreningslivet samt vård av kommunens kulturvärden och lokala historia. Attestförteckning Av kommunens attestreglemente, som fastställdes av kommunstyrelsen 68/2009, framgår bl a att styrelsen ansvarar för att aktuell förteckning upprätthålls över 2 En fastighetskoncern har bildats där Tierps kommunfastigheter AB är moderbolag och AB Tierpsbyggen är dotterbolag. 5

8 utsedda attestanter. Utifrån detta tas årligen beslut i styrelsen om beslutsattestanter och ersättare inom dess ansvarsområde. För 2011 och 2012 gäller nedanstående beslutsattestanter och ersättare för aktuella verksamheter. Verksamhet Beslutsattestant Ersättare Stöd till fritidsverksamhet Fritidsintendent Kultur- och fritidschef Kulturarrangemang Kultursekreterare Kultur- och fritidschef Stöd till kulturverksamhet Kultursekreterare Kultur- och fritidschef Delegationsordning Kommunstyrelsens delegationsordning reviderades med anledning av nya regler för bidrag till föreningar. I bilaga 1 redovisas aktuella delegater, inom granskat område, under 2011 och Kommentarer Modellen med att kultur- och fritidsfrågorna hanteras av en egen nämnd, med en egen eller gemensam förvaltning är den vanligaste organisationsformen i landet 3. Bland landets kommuner finns dock exempel på där kultur- och fritidsverksamheten organisatoriskt tillhör kommunstyrelsen, någon form av utbildningsnämnd eller separat kulturnämnd och fritidsnämnd. På nationell nivå är två tendenser över tid noterbara, såsom dels att kultur- och fritidsfrågorna läggs direkt under kommunstyrelsen, dels att man gör en koppling till utbildningssektorn. Av detta kan två olika slutsatser dras. För det första att kulturoch fritidsfrågorna ses som en strategisk faktor för att åstadkomma lokal utveckling, med god livskvalitet och folkhälsa. För det andra att många kommuner ser ett samband mellan samhällets satsning på utbildning och livslångt lärande samt insatser inom kultur och fritid. Detta gäller särskilt inom biblioteksområdet. Att föreningsstödet ansvarsmässigt ligger under flera nämnder i en kommun är den vanligaste organisationsformen, även om det finns exempel på kommuner som lagt kommunens samlade bidragsgivning under en nämnd och förvaltning, t ex i form av en bidragsbyrå eller i organisationer med endast kommunstyrelse och en typ av myndighetsnämnd. Det senare i kombination med fullmäktigeberedningar, vilket är den organisationsform som tillämpats i Tierps kommun sedan Mot bakgrund av ovanstående, samt kommunens storlek och struktur, bedömer vi att den organisationsform som valts för det samlade föreningsstödet i huvudsak är ändamålsenlig. I nuvarande organisation är det viktigt att så långt som möjligt verka för att åstadkomma en enhetlig kontaktyta utåt mot föreningslivet. Detta är särskilt viktigt eftersom ansvaret för lokaler och anläggningar för kultur- och fritidsverksamhet ligger på samhällsbyggnadsenheten, men som successivt ska föras över till det nybildade kommunala fastighetsbolaget, samt att lokalbokningen ligger under medborgarservice. I kommunen finns dock en samordning inom området via en bidragsgrupp och ett anläggningsråd. Vi bedömer att ansvarsfördelningen kring bidragsgivningen till föreningar i allt väsentligt är tydlig i kommunen, utifrån kommunstyrelsens reglemente och delegationsordning. 3 Organisation av Kultur och fritid i Sveriges kommuner 2007, Sveriges kommuner och Landsting, april

9 Attestförteckning har utarbetats som omfattar de olika formerna av föreningsstöd, utifrån de regler som finns i kommunens attestreglemente. Vi bedömer att det är rimligt att bidragsgivningen till föreningar inom kommunstyrelsens ansvarsområde hanteras som delegation, eftersom bidragsreglerna är detaljerade och de ekonomiska förutsättningarna politiskt fastställs i den årliga budgeten. Följsamhet kring attestförteckning och delegationsordning följs upp inom ramen för granskning av intern kontroll, vars resultat redovisas i avsnitt 6. 4 Former av stöd och dess ekonomiska omfattning 4.1 Former av stöd Under 2009 genomfördes en bidragsutredning i kommunen, med syfte att kartlägga formerna och den ekonomiska omfattningen av föreningsstödet. Utifrån denna utredning och genomgång av kommunens årsredovisning kan vi konstatera att följande former av stöd förekommer i kommunen: Kontantbidrag Lokalsubventioner och skötselbidrag Borgen I delavsnitt 4.3 redovisas den ekonomiska omfattningen av dessa olika stödformer, dels utifrån 2009 års bidragsutredning samt denna granskning som främst omfattar verksamhetsåret Interkommunala jämförelser Det finns inga nationella jämförelsetal specifikt för kommunernas föreningsstöd. Det aktuella jämförelsematerial som finns att tillgå gäller den totala netto- eller bruttokostnaden i kronor per invånare för kultur- respektive fritidsverksamheten. Detta nyckeltal är ett mått på kommunernas samlade verksamhet inom detta område, där personal och lokaler är de dominerande kostnadsslagen. Ovanstående konstaterande gör vi efter en systematisk genomgång av den offentliga statistik som finns tillgänglig i webbaserade databaser Stödets ekonomiska omfattning Kontantstödet inom fritidsområdet uppgick 2008 till ca 2,5 mnkr samt olika former av lokalsubventioner till ca 6,9 mnkr. Totalt stöd uppgick till ca 9,4 mnkr. Till detta ska läggas kontantstödet inom kulturområdet på ca 1,7 mnkr, inkl ca 0,1 mnkr som definitionsmässigt inte klassas som kontantstöd (kultur i vården). Vidare redovisades skötselavtal, via samhällsbyggnadsenheten, på ca 1,2 mnkr samt marknadsföringsavtal/sponsring på ca 0,4 mnkr. I bilaga 2 detaljredovisas 2008 års bidragsgivning. Uppgifterna är hämtade från den bidragsutredning som genomfördes Främst databasen 7

10 Vår granskning avseende 2011 visar att kontantstödet inom fritidsområdet minskat till ca 2,0 mnkr, vilket främst beror på minskad budgetram för lokalt aktivitetsstöd som i sin tur är relaterad till minskade antal sammankomster inom föreningarnas barn- och ungdomsverksamhet. Antalet sammankomster har minskat med drygt 40 % under den senaste femårsperioden, dvs från år 2007 till år När det gäller lokalsubventionerna har inga nya beräkningar gjorts inom ramen för denna granskning. Relationen mellan kontantstöd och anläggningssubventioner bedöms i viss utsträckning har förändrats mellan 2008 och Detta i och med minskat kontantstöd, reviderade taxor för lokaluthyrning samt att uthyrningen av Möbeln har överförts till kommunen och inte längre hanteras av Tierps hockeyklubb. Kontantstödet inom kulturområdet uppgick 2008 till ca 1,7 mnkr. För 2011 uppgick stödet till ca 1,3 mnkr, vilket främst beror på att den ekonomiska ramen för bidrag till studieförbund har minskat. Övrig bidragsgivning i form av marknadsföringsavtal/sponsring på 0,5 mnkr ligger i stort på samma nivå 2008 som Kostnaden för skötselavtal har dock minskat till ca 0,8 mnkr. I bilaga 3 redovisas granskade delar av föreningsstödet utifrån budget och utfall 2011 samt budget När det gäller övrig bidragsgivning redovisas endast utfallet för Kommunfullmäktige beslutade , efter en ansökan från Nordupplands Fotbolls Allians (NFA 5 ), att teckna kommunal borgen för anläggande av en konstgräsplan med ett maxbelopp på 4,2 mnkr och för en lånetid på högst 30 år. Vidare uppdrog fullmäktige till kommunstyrelsen att arbeta fram ett regelverk för kommunala borgensåtaganden. Efter genomgång av kommunens årsredovisning 2011 kan vi konstatera att aktuell borgen för NFA uppgår till 4,1 mnkr. Inga andra borgensåtaganden gentemot föreningslivet framgår av årsredovisningen. 4.4 Kommentarer Vetenskapliga undersökningar som gjorts visar att kommunernas föreningsstöd stimulerar föreningslivet som producent och förmedlare av direkt service, men också när det gäller immateriella nyttigheter för medborgarna i form av socialt kapital 6. Fler och fler kommuner börjar även utveckla samverkan med ideell sektor, inom området kompletterande verksamhet, t ex socialt företagande. Mot ovanstående bakgrund kan vi konstatera att ett utvecklat föreningsstöd i kommunen är ändamålsenligt, både utifrån ett ekonomiskt och verksamhetsmässigt perspektiv. På aggregerad nivå är anläggningssubventionerna i kommunen ungefär tre gånger så stora som kontantstödet inom fritidsområdet. Det totala kontantstödet inom både kultur- och fritidsområdet har minskat mellan 2008 och 2011 med ca 0,5 mnkr. Detta beror främst på minskade antal bidragsberättigade sammankomster (lokalt aktivitetsstöd) och minskad ekonomisk ram för bidrag till studieförbunden. 5 NFA består av samtliga 10 fotbollsklubbar i Norduppland. För anläggandet och driften av en konstgräsplan i Tierp har en ekonomisk förening bildats. 6 Skriften, Föreningspolitik och föreningsstöd, utgiven 2004 av dåvarande Svenska kommunförbundet (ISBN ). 8

11 Övrig bidragsgivning i form av marknadsföringsavtal/sponsring ligger i stort på samma nivå 2008 som Däremot har kostnaden minskat med ca 0,4 mnkr för skötselavtal, vilket beror på omförhandling av avtal mellan kommunen och Tierps Hockey. Beslutsunderlaget kring borgensåtagande till NFA bedöms vara tunt, eftersom att bl a riskbedömning och krav på säkerhet inte framgår av beslutsunderlaget. I samband med fullmäktiges beslut om borgen gavs dock ett uppdrag till kommunstyrelsen att arbeta fram ett regelverk för borgensåtaganden. Fullmäktige fastställde i 125/2011 borgensprinciper för kommunen att gälla fr o m Dessa principer ställer helt andra krav på beslutsunderlag vid politisk behandling av framtida borgensåtaganden. Borgensåtaganden är en typ av ansvarsförbindelse. Upplysningar om ansvarsförbindelser regleras i kommunala redovisningslagen (KRL) 5 kap, 2. Där framgår att ställda panter och ansvarsförbindelser ska tas upp inom linjen i balansräkningen. RKR:s rekommendation 10.2 behandlar avsättningar och ansvarsförbindelser. Av rekommendationen framgår att för varje slag av ansvarsförbindelse ska lämnas en kortfattad beskrivning av dess karaktär och en uppskattning av dess finansiella effekt, en indikation om osäkerheten beträffande beloppet eller tidpunkten för utbetalningar samt möjligheten att eventuell gottgörelse erhålls. Utifrån ovanstående behöver årsredovisningen innehålla upplysningar kring borgensåtagandena, gjorda riskbedömningar samt omfattningen av infriade borgensåtaganden under året. Vidare ska åtaganden som vid bokslutstillfället är verifierade att infrias skuldföras i balansräkningen. Genomför en riskbedömning kring borgensåtaganden och dokumentera detta i årsredovisningen. 5 Bidragsregler och följsamhet till dessa 5.1 Bidragsregler Utifrån genomförd bidragsutredning och översyn av regelverk beslutade kommunfullmäktige att fastställa nya bidragsregler, att gälla fr o m Vidare gavs uppdrag att utarbeta en ny delegationsordning avseende bidragsgivningen. Översynen har även resulterat i vissa förändringar av taxor för uthyrning av lokaler och anläggningar, som fastställdes av kommunfullmäktige I beslutet om nya bidragsregler framgår att bidragsgivningen har skett från flera kommunala enheter, både genom lokalsubventioner och som kontantstöd. En arbetsgrupp med representanter för berörda enheter har arbetat med en översyn av kommunens bidragsregler. Under arbetets gång genomfördes en kartläggning av kommunens totala föreningsstöd som legat som grund för revidering av bidragsreglerna. De nya regelverket syftar till att tydligare koppla samman kommunens vision och mål med bidragsgivningen samt att skapa en samsyn mellan enheterna. Vidare finns politiskt fastställda regler i kommunen som gäller bidrag till studieförbunden. I detta regelverk från 1995 stadgas bl a följande: Kommunalt bidrag utgår 9

12 till verksamhet som uppfyller villkoren för statligt bidrag enl SFS 1991:977 (med ev tillägg) och som genomförs i Tierps kommun. Fr o m 2012 gäller ett nytt statsbidragssystem som Folkbildningsrådet tillämpar vid fördelningen av statsbidraget till studieförbunden. Ovanstående regler, inkl ansökningsblanketter finns på kommunens webbplats, förutom när det gäller de delar som avser studieförbunden. På webbplatsen finns även föreningsregister 7, information om hur man bildar och driver en förening m m. Kultur- och fritidsenheten har inget specifikt anpassat IT-stöd för hantering av föreningsuppgifter och bidragsgivning. Medborgarfokus använder det webbaserade systemet Interbook för lokalbokning. I detta system finns även en modul för hantering av bidragsgivning och föreningsregister. 5.2 Följsamhet till regelverk När det gäller följsamheten till bidragsreglerna har detta granskats utifrån de beslut och den fördelning av bidrag som gjorts avseende En mer detaljerad redovisning av granskningsresultatet återfinns i avsnitt Kommentarer Det nya regelverket för föreningsbidrag inom kommunstyrelsens ansvarsområde bedöms i stort vara ändamålsenligt, förutom att de regler som ska gälla för övriga bidrag inkl marknadsföringsavtal/sponsring behöver utvecklas. Utarbeta och fastställ en policy för marknadsföringsavtal/sponsring i kommunen. Detta för att säkerställa att likställighetsprincipen uppfylls. Regelverket kring bidrag till studieförbund från 1995 bedöms däremot inte vara ändamålsenligt på grund av inaktualitet och oklarheter kring ansökningsförfarande. Revidera det inaktuella och ofullständiga regelverket kring bidragsgivning till studieförbunden. Information kring föreningsstödet finns på kommunens webbplats, bl a i form av vissa bidragsregler och blankettmaterial. Informationen bedöms i huvudsak vara tillräcklig, förutom när det gäller bidragsgivning till studieförbund. Komplettera webbplatsen med information kring bidragsgivning till studieförbunden och blankettmaterial. Kultur- och fritidsenheten använder i dagsläget inget IT-stöd för hantering av föreningsuppgifter och bidragsgivning, eftersom de inte är anslutna till Interbook som medborgarsevice använder för lokalbokning. Använd modulen i Interbook för hantering av bidragsgivning och föreningsuppgifter, för att effektivisera de administrativa rutinerna inom kultur- och fritidsenheten, t ex via digital inlämning av bidragsansökningar. 7 I föreningsregistret finns totalt 136 föreningar (48 idrottsföreningar, 35 pensionärs- och handikappföreningar, 32 kulturföreningar samt 21 övriga föreningar). Vidare finns 10 studieförbund registerade. 10

13 Genomförd urvalsmässig granskning av bidragsreglerna kontra faktisk hantering redovisas i nästa avsnitt, som behandlar den interna kontrollen i hanteringen av föreningsstödet. 6 Intern kontroll 6.1 Allmänt För att följa upp den interna kontrollen kring bidragsgivningen har vi formulerat nio olika kontrollmål som sedan verifierats. Under respektive kontrollmål redovisas resultatet av verifieringen, och under ett gemensamt kommentaravsnitt sker en bedömning av om den interna kontrollen är tillräcklig. I detta delavsnitt redovisas även ett antal rekommendationer, med anledning av granskningsresultatet. 6.2 Kontrollmål Kontrollmål 1: Årlig plan för intern kontroll som fastställs av och återrapporteras till ansvarig nämnd Verifiering har skett via genomgång av förekomsten av politiskt fastställda och återrapporterade planer för intern kontroll. Detta har följts upp via kommunstyrelsens protokoll för 2010 t o m 2012 (maj). Efter protokollsgenomgången kan konstateras att kommunstyrelsen inte formellt har fastställt någon plan för intern kontroll för 2011 och Någon återrapportering av intern kontroll har inte heller skett till styrelsen inom granskad tidsperiod. Sammantaget innebär detta att kommunstyrelsen inte har något formaliserat system för intern kontroll, som omfattar årligen politiskt fastställd plan för vad som ska kontrolleras samt en återrapportering av resultatet av genomförda kontroller. Detta gäller inte bara för föreningsstödet utan alla verksamheter som ligger under kommunstyrelsens ansvarsområde. Kommunstyrelsen är både styrelse och facknämnd för huvuddelen av kommunens verksamhet. På förvaltningsnivå genomförs dock olika former av intern kontroll, men detta system involverar inte den politiska nivån, som har det revisionella ansvaret för den interna kontrollen. Specifikt reglemente för intern kontroll inkl tillämpningsföreskrifter saknas vidare i kommunen. Enligt kommunallagen 6 kap 7 är respektive nämnd ansvarig för att den interna kontrollen är tillräcklig. Kommunens revisorer ska årligen, enligt kommunallagen 9 kap 9 bedöma om den interna kontrollen som genomförs inom nämnderna är tillräcklig. Ett grundkrav i detta sammanhang är att det finns ett strukturerat och dokumenterat system för intern kontroll. I revisionsrapport om skydd för korruption och oegentligheter, daterad i augusti 2011, konstaterades vi att kommunen arbetar aktivt med den interna kontrollen, men att det saknas ett system för att följa upp den via interna kontrollplaner. Kontrollmål 2: Dokumenterade handläggningsrutiner Verifiering har skett via genomgång av de rutiner som tillämpas för handläggning av föreningsbidrag inom kultur- och fritidsenheten samt huruvida de är dokumenterade och aktuella. 11

14 Resultatet av granskningen visar att handläggningsrutinerna kring föreningsbidrag är dokumenterade, men att det finns behov av att utveckla och uppdatera handläggningsrutinerna. Kontrollmål 3: Komplett material till bidragsansökan Verifiering har skett via genomgång av 15 bidragsansökningar 8 inom kommunstyrelsens ansvarsområde avseende Detta utifrån det material som enligt bidragsreglerna ska inlämnas som underlag för beslut och utbetalning av föreningsbidrag, såsom verksamhetsberättelse, bokslut, revisionsberättelse och årsmötesprotokoll. Resultatet visar att samtliga granskade föreningar har lämnat in ett fullständigt material, enligt de krav som ställs i kommunens bidragsregler. Kontrollmål 4: Återrapportering av fattade delegationsbeslut Verifiering har skett via genomgång av kommunstyrelsens och kommunstyrelsens utskotts protokoll för 2011 och 2012 (t o m maj). Genomgången visar att delegationsbeslut på har fattats på rätt tjänstemannanivå samt återrapporterats till kommunstyrelsen. När det gäller kommunstyrelsens utskotts delegationsbeslut återrapporteras dessa till styrelsen, i och med att utskottens protokoll löpande delges styrelsen. Kontrollmål 5: Dokumenterade utbetalningsrutiner Verifiering har skett via genomgång av de rutiner som tillämpas för utbetalning av föreningsbidrag inom kommunstyrelsen. Resultatet av granskningen visar att utbetalningsrutinerna för de olika formerna av föreningsstöd i huvudsak är dokumenterade, eftersom kommunen har en generell dokumentation kring utbetalnings- och utanordningsrutiner (attestreglemente, systemdokumentation m m). Kontrollmål 6: Utbetalning till rätt kontonummer Verifiering har skett via kontroll gentemot plusgirot och bankgirot kring kontonummer till föreningar som erhållit bidrag. Totalt har 20 utbetalningar granskats. Resultatet av granskningen visar att överensstämmelse finns i samtliga kontrollerade fall mellan plusgirokonto eller bankgirokonto samt föreningsnamn. Utbetalning har således skett till rätt kontonummer och förening. I kommunens regelverk för bidragsgivning ställs formella krav på att föreningar ska ha organisationsnummer från Skattemyndigheten. Samtliga granskade föreningar uppfyller detta krav. 8 5 aktivitetsbidrag, 3 lokal- och driftbidrag, 3 pensionärs- och handikapporganisationsbidrag samt 4 kulturföreningsbidrag. 12

15 Kontrollmål 7: Attester enligt gällande attestreglemente och förteckningar Verifiering har skett via genomgång av de attestrutiner som tillämpas för handläggning av föreningsbidrag. Totalt har 15 utbetalningar granskats, enligt samma fördelning mellan bidragstyperna som gäller för kontrollmål 3, gentemot gällande attestförteckning och attestreglementets regler. Samtliga granskade utanordningar är attesterade av behörig beslutsattestant eller ersättare till denna. Den faktiska utanordningen av attesterade belopp sker av kommunens centrala ekonomifunktion, där viss urvalsmässig granskning sker av betalningsunderlagen. Samtliga granskade utanordningar har dock endast en attest i form av en beslutsattest. Enligt attestreglementet 3 framgår att beslutsattestant vidimerar att alla kriterier enligt 2 är uppfyllda, såsom prestation och kvalitet, pris och villkor, bokföringsunderlag, kontering, jäv samt beslut. Av attestreglementets 3 framgår vidare följande skrivning: Mottagningsattest skall alltid ske om den som mottagit leveransen eller ska se till att prestationen fullgjorts, inte är densamme som beslutsattestanten". Vi bedömer att ovanstående skrivning i attestreglementet sanktionerar att en person både fungerar som mottagningsattestant och beslutsattestant, vilket ger en sämre intern kontroll i rutinen än om det är två fristående personer som attesterar. Inom föreningsstödet har vi uppmärksammat att fritidsintendenten både fattar delegationsbeslut, sammanställer underlaget för utanordning samt beslutsattesterar denna. Detta utan att någon annan form av formell attest sker, vilket inte är förenligt med den generella s k tvåhandsprincipen som bör vara gällande inom intern kontroll. Ovanstående hantering är dock i enlighet med kommunens attestreglemente ( 3). Kontrollmål 8: Utbetalning enligt beslut eller bidragsnormer Verifiering har skett av att utbetalning skett till bidragsberättigade föreningar och med de fastställda beloppen enligt beslut och bidragsnormer. Antalet granskade utbetalningar är 15, enligt samma fördelning mellan bidragstyperna som gäller för kontrollmål 3. Resultatet av granskningen visar att samtliga granskade utbetalningar är till bidragsberättigade föreningar och med belopp enligt bidragsnormerna samt fattade delegationsbeslut. Kontrollmål 9: Ändamålsenliga uppföljningsrutiner Verifiering har skett via genomgång av de rutiner som tillämpas för uppföljning av bidragsgivningen inom kultur- och fritidsenheten. Resultatet av granskningen visar att uppföljning sker av bidragsgivningen inom enheten. Detta bl a via kontroll av att allt obligatoriskt material lämnas in och kontakter med Riksidrottsförbundet kring behov av granskning där oklarheter finns kring det lokala aktivitetsstödet. 13

16 Vidare sker återkommande träffar med bidragsberättigade föreningar samt samverkan med processtöd och lokalbokningen under medborgarservice (bidragsgrupp) samt ett anläggningsråd, när det gäller drift- och anläggningsfrågor. 6.3 Kommentarer Kommunstyrelsen bedöms på övergripande nivå inte ha ett dokumenterat system för intern kontroll. Denna bedömning utgår att ansvarig nämnd inte fastställer en årlig plan för intern kontroll som återrapporterats till nämnden. Vidare saknas ett politiskt fastställt reglemente för intern kontroll i kommunen. Den faktiska interna kontroll som kultur- och fritidsenheten årligen genomför inom granskat verksamhetsområde bedöms dock i stort vara tillräcklig, även om det finns områden som vi bedömt inte vara helt tillräckliga. I nedanstående tabell har vi sammanställt resultat av genomgången av kontrollmålen kring intern kontroll (T = tillräcklig, I = inte helt tillräcklig och O = otillräcklig). Kontrollmål Resultat 1 Årlig plan för intern kontroll som återrapporteras till ansvarig nämnd O 2 Dokumenterade handläggningsrutiner I 3 Komplett material till bidragsansökan T 4 Återrapportering av fattade delegationsbeslut T 5 Dokumenterade utbetalningsrutiner T 6 Utbetalning till rätt kontonummer T 7 Attester enligt gällande attestreglemente och förteckning T 8 Utbetalning enligt beslut eller bidragsnormer T 9 Ändamålsenliga uppföljningsrutiner I Utifrån de inom granskningen identifierade förbättringsområdena lämnar vi följande rekommendationer: Utarbeta och fastställ ett reglemente för intern kontroll inkl tillämpningsanvisningar. Tillse att en årlig plan för intern kontroll fastställs för kommunstyrelsens samlade ansvarsområde som även blir föremål för återrapportering. Komplettera och uppdatera upprättade handläggningsrutiner inom granskat område. Se över attestrutinerna utifrån den s k tvåhandsprincipen Jan Nilsson Projektledare Roger Burström Uppdragsansvarig 14

17 Bilaga 1: Lämnad delegation inom granskat område I nedanstående sammanställning framgår delegation utifrån fastställd delegationsordning och beslutad budget. Typ av delegationsbeslut Delegat Ersättare Bevilja eller avslå aktivitetsbidrag (LOK) Fritidsintendent Kultur- och fritidschef Fastställa belopp per aktivitet LOK Fritidsintendent Kultur- och fritidschef Fastställa belopp för driftbidrag Fritidsintendent Kultur- och fritidschef Bevilja eller avslå lokal- och anläggningsbidrag Fritidsintendent Kultur- och fritidschef Bevilja eller avslå investerings- och underhållsbidrag Fritidsintendent Kultur- och fritidschef Bevilja eller avslå ledarutbildningsbidrag Fritidsintendent Kultur- och fritidschef Bevilja eller avslå årsbidrag till kulturföreningar Kultur- och fritidschef Kultursekreterare Bevilja eller avslå årsbidrag till studieförbund Kultur- och fritidschef Kultursekreterare Bevilja eller avslå bidrag till kulturarrangemang Kultur- och fritids- över 10 tkr Bevilja eller avslå övriga bidrag mindre än 10 tkr 9 chef Kultur- och fritidschef Bevilja eller avslå övriga bidrag över 10 tkr KS arbetsutskott _ Besluta om undantag från bidragsbestämmelserna, särskild prövning KS arbetsutskott _ Fastställa förteckning över vilka samlingslokaler som har rätt till driftbidrag KS arbetsutskott _ Årligen fastställa maxbelopp för samlingslokalbidrag KS arbetsutskott _ Årligen fastställa maxbelopp för bidrag till driftkostnad (lokal/anläggningsbidrag) KS arbetsutskott _ Kultursekreterare Fritidsintendent 9 Bevilja eller avslå bidrag till kulturarrangemang upp till 10 tkr betraktas som ren verkställighet. 15

18 Bilaga 2: Bidragsutredning 2009 Kontantstöd inom fritidsområdet Belopp i tkr Verksamhetsbidrag/lokalt aktivitetsstöd 750 Lokalbidrag 250 Anläggnings- och skötselbidrag 585 Samlingslokalbidrag 360 Investeringsbidrag 225 Bidrag till pensionärs- och handikappföreningar 110 Övriga bidrag inkl ledarutbildning 230 Summa kontantstöd inom fritidsområdet Kontantstöd inom kulturområdet Belopp i tkr Bidrag till studieförbund 900 Årsbidrag till kulturföreningar 450 Kulturarrangemang (varav ca 100 tkr ej kontantstöd) 240 Övriga bidrag inkl kultur i ÄO 115 Summa kontantstöd inom kulturområdet Marknadsföringsavtal/sponsring Belopp i tkr Tierp Volley 200 Tierp Hockey 100 Örbyhus Golfklubb 70 Söderfors Goif (bandy) 30 Stockholms fallskärmsklubb (verksamhet i Tierp) 30 Summa marknadsföringsavtal/sponsring 430 Skötselavtal via samhällsbyggnadsenheten Belopp i tkr Söderfors Goif 625 Tierps Hockey 525 SHK Hockey 50 Summa skötselavtal m m Subventioner via kommunala lokaler Belopp i tkr Bokade kommunala lokaler Kommunägda anläggningar som drivs av föreningar Lokaler som föreningar hyr av kommunen Lokal/anläggningsbidrag m m 550 Summa subventioner

19 Bilaga 3: Bidragsgivning 2011 och 2012 Typ av bidrag Budget 2011 Utfall 2011 Avvik Budget 2012 Lokalt aktivitesstöd 650,0 534,0 116,0 663,0 Anläggningsbidrag 700,0 650,2 49,8 714,0 Lokalbidrag 250,0 235,2 14,8 255,0 Samlingslokalsbidrag 180,0 178,5 1,5 183,6 Bidrag till pensionärsföreningar 55,0 64,1-9,1 56,1 Bidrag till handikappföreningar 55,0 54,0 1,0 56,1 Utbildningsbidrag 60,0 47,0 13,0 61,2 Investeringsbidrag 171,2 167,1 4,1 174,6 Stipendium 15,0 15,0-15,3 Övriga bidrag 131,0 73,0 58,0 132,5 Summa bidrag fritid 2 267, ,1 249, ,4 Typ av bidrag Budget 2011 Utfall 2011 Avvik Budget 2012 Bidrag till kulturverksamhet 1 115, ,5 22, ,0 därav studieförbund 660,0 660,0-650,0 Stipendium 15,0 7,5 7,5 15,0 Bidrag till kulturarrangemang 242,0 206,7 35,3 206,7 Summa bidrag kultur 1 372, ,7 65, ,7 Summa bidrag fritid och kultur 3 639, ,8 314, ,1 Övriga typer av bidrag 2011 Marknadsföringsavtal/sponsring Belopp i tkr Tierp Volley 200 Tierp Hockey 50 Örbyhus Golfklubb 70 Strömsbergs IF 100 Stockholms fallskärmsklubb (verk i Tierp) 40 Summa marknadsföringsavtal/sponsring

20 Skötselavtal via samhällsbyggnadsenheten Belopp i tkr Söderfors Goif Tierps Hockey SHK Hockey 50 Summa skötselavtal Driftbidraget har fr o m höjts till 700 tkr, utifrån nytt avtal mellan kommunen och föreningen. 11 Förutom driftbidraget bekostar kommunen elförbrukningen baserat på en årsförbrukning av max kwh. Överskjutande del står föreningen själv för. Kommunen bekostar även vatten, avlopp och sophämntning. 18