Granskning av föreningsstöd. Region Gotland

Transkript

1 Revisionsrapport Jan Nilsson Cert. kommunal revisor Jenny Nyholm Sandra Feiff Granskning av föreningsstöd Region Gotland

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Syfte, revisionsfrågor och revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning och metod Organisation och ansvars-fördelning Organisation Ansvarsfördelning Ekonomisk omfattning samt stöd- och bidragsformer Ekonomisk omfattning Stöd- och bidragsformer inkl beslutsordning Styrande/stödjande dokument och handläggningsrutiner Styrande/stödjande dokument Bidragsregler Handläggningsrutiner Utbetalningsrutiner Plan för intern kontroll Granskningsresultat Organisation och ansvarsfördelning Bidragsregler inklusive beslutsordning Handläggnings-, utbetalnings- och uppföljningsrutiner Bedömningar och rekommendationer Avstämning mot kontrollmål Revisionell bedömning Rekommendationer Bilaga 1: Sammanställning av de olika formerna av kontantstöd Bilaga 2: Beslutsordning kring föreningsstöd Region Gotland

3 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna inom Region Gotland har genomfört en granskning av föreningsstöd. Granskningsobjekt är kultur- och fritidsnämnden. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfrågor: Är organisationen kring och formerna för regionens föreningsstöd ändamålsenligt? Är den interna kontrollen kring bidragsgivningen tillräcklig? Efter genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att organisationen kring och formerna för regionens föreningsstöd är ändamålsenligt. Däremot bedömer vi att den interna kontrollen kring bidragsgivningen inte i alla delar är tillräcklig. Den sammanfattande bedömningen baseras på de iakttagelser och verifieringar som gjorts utifrån de i granskningen uppställda kontrollmålen. Resultatet i denna del visar att två av de tre kontrollmålen är uppfyllda, medan ett av kontrollmålen endast delvis är uppfyllt. Utifrån granskningsresultatet lämnas följande rekommendationer: Uppdatera publicerade bidragsregler på regionenens webbplats, utifrån de nya riktlinjerna för stöd till studieförbunden och ungdomsstödet Pengar i påse, som fullmäktige fastställde under Komplettera delegationsordningen med delegation kring att godkänna eller ge avslag till registrering av ideell förening. Genomför en systematisk uppföljning av intern kontroll inom området föreningsstöd, som även framdeles bör ingår som en del i kultur- och fritidsnämndens årliga plan för intern kontroll. Inför ett enhetligt verksamhetssystem för föreningsstöd, som både omfattar och digitalt hanterar kultur- och fritidsstöd. En upphandling med den målsättningen ska, enligt uppgift, påbörjas under Ta ställning till en differentierad behörighetstilldelning i verksamhetssystemet, för att säkerställa att tvåhandsprincipen fullt ut uppfylls vid handläggning och utbetalning av föreningsstöd. Region Gotland 1 av 25

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund På uppdrag av Region Gotlands förtroendevalda revisorer har genomfört en granskning av regionens föreningsstöd, med fokus på organisation och ansvarsfördelning samt den interna kontrollen inom området. Regionen betalar varje år ut relativt stora summor i form av föreningsbidrag till föreningar/organisationer med olika bakgrund och mål. Det är viktigt att det finns tydliga regler och riktlinjer kring detta stöd samt att regionen fastställer vissa grundläggande krav gentemot föreningarna. Revisorerna har, utifrån sin väsentlighets- och riskanalys, bestämt att genomföra en granskning av föreningsstödet i regionen, bl.a. eftersom detta inte gjorts på ett antal år Syfte, revisionsfrågor och revisionskriterier Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfrågor: Är organisationen kring och formerna för regionens föreningsstöd ändamålsenligt? Är den interna kontrollen kring bidragsgivningen tillräcklig? Revisionskriterier utgörs av regionens styrande och stödjande dokument inom granskat område Kontrollmål Granskningen bedöms utifrån följande uppställda kontrollmål: Tydlig organisationen och ansvarsfördelningen kring föreningsstöd. Bidragsregler inkl. beslutsordning är ändamålsenliga. Tillräcklig intern kontroll i handläggnings-, utbetalnings- och uppföljningsrutinerna kring bidragsgivningen Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till det föreningsstöd som sker i form av bidragsgivning, enligt antagen projektplan ska granskningen omfatta kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden samt gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Fördjupning ska göras inom kultur- och fritidsnämnden. Efter en inledande genomgång av bidragsgivningens omfattning framkommer att 95 % av all bidragsgivning inom regionen hanteras av kultur- och fritidsnämnden (delavsnitt 4.1). Region Gotland 2 av 25

5 Bidrag hänförliga till s.k. sociala föreningar beslutas även av kultur- och fritidsnämnden. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden delar inte ut några renodlade föreningsbidrag. Granskningen omfattar därmed endast kultur- och fritidsnämnden, som utgör granskningsobjekt. Granskning har skett genom dokumentstudier (bidragsregler, budget, redovisning m.m.) och verifiering av följsamhet till fastställda regler. Materialet har kompletterats via intervjuer med förvaltnings ekonomichef, berörda avdelningschefer samt handläggare inom kultur- och fritidsförvaltningen. Rapporten är sakgranskad av berörda tjänstemän. Region Gotland 3 av 25

6 3. Organisation och ansvarsfördelning 3.1. Organisation Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för att fullgöra regionens samlade uppgifter inom kultur- och fritidsområdet. Ansvaret omfattar både verksamhet i egen regi och stöd till liknande verksamhet som bedrivs av ideell förening eller av annan huvudman. Utifrån resurser som nämnden årligen tilldelas i budget av regionfullmäktige ska den fördela medel till de olika verksamhetsområdena. Kultur- och fritidsförvaltningen 1 leds av förvaltningsdirektören och består av en stabsfunktion samt fyra olika avdelningar inkl. enheter. Respektive avdelnings arbete leds av en avdelningschef. Bidragshandläggning sker inom kulturavdelningen och fritidsavdelningen och sköts av tre handläggare inom fritidsavdelningen och en handläggare inom kulturavdelningen Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen inom granskat område regleras främst av dokumenten nämndreglemente, delegationsordning, attestreglemente och riktlinjer för intern kontroll inkl. tillämpningsanvisningar. Därför sker en detaljerad redovisning av dessa dokument i detta delavsnitt. Samtliga styrande och stödjande dokument som vi tagit del av inom ramen för granskningen redovisas i delavsnitt 5.1. Nämndreglemente Kultur- och fritidsnämndens reglemente antogs av fullmäktige och reviderades senast Av reglementet framgår att nämnden inom ramen för av fullmäktiges beviljade anslag och normer ska fördela bidrag till föreningar, organisationer och enskilda. Delegationsordning Nuvarande delegationsordning antogs av kultur- och fritidsnämndens och reviderades senast Detta i enlighet med ett uppdrag som nämnden lämnade till förvaltningen , om att genomföra en översyn av delegationsordningen. Avseende bidragsgivning har avdelningschef följande delegation: Besluta om stöd till kultur/fritidsarrangemang motsvarande högst 50 tkr. Fastställa och befrielse av hyra, material och tjänster motsvarande högst 50 tkr för speciella arrangemang. 1 Förvaltningens detaljorganisation framgår av organisationsschema på regionens webbplats. Region Gotland 4 av 25

7 I enlighet med gällande bidragsbestämmelser besluta om verksamhetsbidrag samt om investeringsbidrag om högst 50 tkr. Denna delegation gäller även för enhetschef. Av delegationsordningen framgår att alla beslut tagna på delegation ska rapporteras till nämnd. Ärenden som avser ren verkställighet är inte upptagna i delegationsordningen. Attestreglemente/riktlinjer för attest Enligt regionens attestreglemente, som ursprungligen antogs av regionfullmäktige , är det nämnderna som har det yttersta ansvaret för att riktlinjerna för attest följs. Varje nämnd ska utse personer med rätt att beslutsattestera eller vara ersättare och beslutsattesträtten ska knytas till ansvarsområde med angivande av eventuella begränsningar. Nämnderna ansvarar även för att upprätthålla en aktuell förteckning över samtliga beslutsattestanter av vilken omfattningen för respektive beslutsattestants ansvar ska framgå. Av kompletterande riktlinjerna för attest, som fastställdes av regionfullmäktige , framgår vilka kontroller som beslutsattestanten är ansvarig över att se till att utförs innan en transaktion får slutföras. Vid utbetalningar ska tvåhandsprincipen tillämpas, d.v.s. ingen person ska ensam kunna hantera en transaktion från början till slut. Riktlinjer för intern kontroll inkl. tillämpningsanvisningar Regionstyrelsen beslutade att fastställa ett gemensamt styrdokument för den interna kontrollen, som anger syfte, reglerar ansvarsförhållanden och anger hur uppföljning av intern kontroll ska gå till. Innan dess fanns inget gemensamt styrdokument för den interna kontrollen inom regionen, vilket regionens revisorer påpekat vid flera olika tillfällen. I riktlinjerna för intern kontroll inkl. tillämpningsanvisningar, som utgår från kommunallagens övergripande regler, framgår att nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden. Den interna kontrollen ska vara en naturlig del i alla processer och rutiner. Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollarbetet inom respektive verksamhetsområde. Nämnderna ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Granskningsområden i planen väljs med utgångspunkt av genomförd risk- och väsentlighetsanalys och utifrån en sammanvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vid bedömning av kontrollnyttan ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten. Regionstyrelsen har till uppgift att främja den övergripande interna kontrollen, via sin samordnade roll och uppsiktsplikt. Region Gotland 5 av 25

8 4. Ekonomisk omfattning samt stöd- och bidragsformer 4.1. Ekonomisk omfattning Den totala ekonomiska omfattningen av regionens kultur- och föreningsbidrag för perioden januari till december 2015 uppgår till tkr. Bidragen är fördelade per nämnd enligt nedanstående tabell. Nämnd Belopp i tkr Kultur-och fritidsnämnden Regionstyrelsen, ledningskontoret Regionstyrelsen 340 Hälso- och sjukvårdsnämnden 135 Regionfullmäktige 30 Socialnämnden 50 Totalt Kultur- och fritidsnämndens bidragsgivning för perioden uppgår till tkr, d.v.s. 95 % av regionens totala bidragsgivning. De bidrag som omfattas av denna granskning, uppgår enligt budget till tkr, och fördelar sig enligt nedanstående tabell. Typ av stöd/bidrag Belopp i tkr Stöd till fritidsverksamhet (ungdoms- och idrottsorganisationer samt övriga) Stöd till fritidsverksamhet (föreningsägda anläggningar) Stöd till kulturverksamhet Totalt Stöd- och bidragsformer inkl beslutsordning Inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde hanteras olika former av stöd till föreningslivet. Föreningsstödet kan grovt delas in i upplåtelse av lokaler och anläggningar till subventionerade taxor (upplåtelseverksamhet) samt olika former av bidragsgivning (kontantstöd). Föreningsstöd finns även i form av kompetens, rådgivning och andra tjänster. Region Gotland 6 av 25

9 I bilaga 1 redovisas de åtta olika huvudgrupperna av befintligt kontantstöd, inkl. de olika typerna av bidrag under respektive huvudgrupp. På regionens webbplats finns information och regler för respektive bidrag, ansökningstider samt blanketter för ansökan. Beloppen framgår inte av bidragsreglerna, eftersom de fastställs i särskild ordning av kultur- och fritidsnämnden. Sedan 2010 har nämnden fastställt á-priser, t.ex. kr per deltagare och sammankomst, för ekonomiskt stöd enligt principbeslut inom ramen för internbudget Bilagan med de aktuella belopp, som är daterad , finns publicerad på regionens webbplats. I bilaga 2 redovisas beslutsordningen för föreningsstöd, utifrån samfällda beslut i kultur- och fritidsnämnden samt delegationsbeslut och dess återrapportering. Region Gotland 7 av 25

10 5. Styrande/stödjande dokument och handläggningsrutiner 5.1. Styrande/stödjande dokument Inom ramen för granskningen har följande dokument med bäring på granskningen inhämtats och studerats: Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Delegationsordning Attestreglemente/riktlinjer för attest Riktlinjer för intern kontroll inkl. tillämpningsanvisningar Internkontrollplan för kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsstöd - bestämmelser för stöd till kultur- och fritidsverksamhet på Gotland Fritidsavdelningens rutiner för hantering av stöd Kulturavdelningens rutin för handläggning av kulturella ärenden Rutinbeskrivning - Interna utbetalningsrutiner för bidrag Rutinbeskrivning - Åtgärd före bidragsutbetalning i Booking Kvalitetskontroll av bidrag Genomgång har även skett av regionens webbplats, när det gäller styrande och stödjande dokument. Detta för följa upp vilken information som finns tillgänglig på webbplatsen och dess aktualitet, när det gäller dokument som har bäring på granskat område Bidragsregler Det finns ett sammanhållet regelverk för kultur- och fritidsstöd som ursprungligen fastställdes och senast reviderades i sin helhet via beslut av regionfullmäktige Kultur- och fritidsnämnden har även aktualiserat en översyn av det samlade regelverket, som presenterades i nämnden Utifrån resultatet av denna översyn beslutade kultur- och fritidsnämnden att nu gällande regler för stöd och bidrag ska kvarstå oförändrade. Utifrån en översyn av bidragsreglerna för studieförbunden antog kultur- och fritidsnämnden ändrade regler samt kriterier och ansökningsrutiner antogs Dessa regler har tillämpats fr.o.m. 2014, men fastställdes inte av regionfullmäktige förrän Kultur- och fritidsnämnden beslutade att föreslå regionfullmäktige att fastställa nya riktlinjer för ungdomsstödet Pengar i påse. Dessa nya riktlinjer fastställdes av fullmäktige Region Gotland 8 av 25

11 Av det sammanhållna regelverket framgår att stöd kan ges till allmännyttiga ideella föreningar, distriktsorganisationer och stiftelser som bedriver kultur- eller fritidsverksamhet på Gotland. Samtliga former av kontant föreningsstöd, enligt sammanställning i bilaga 1, redovisas i särskilda avsnitt i de av fullmäktige fastställda bidragsreglerna. Stödens storlek är beroende av de ramanslag som kultur- och fritidsnämnden tilldelas i den årliga budgeten. Grunden för hur stöd beviljas görs utifrån föreningarnas ansökningshandlingar och de fastställda bidragsreglerna, som innehåller följande delar. Vision och mål Allmänna bestämmelser Regler för godkända sammankomster Former av stöd/bidrag Priser och stipendier Förebyggande insatser i hemmet (SOF) Ansökningstider Nedan redovisas regelverket kring godkänd registrerad förening samt ansökan och handlingar som ska bifogas. Godkänd registrerad förening Alla föreningar som vill ansöka om regionalt stöd eller bidrag måste vara godkända av regionen och registrerade i regionens föreningsregister som finns i verksamhetssystemet Booking. Med godkänd avses att föreningen ska kunna visa sin demokratiska uppbyggnad genom stadgar och årsmötesprotokoll. För att ansöka om att bli godkänd förening finns en särskild blankett som skickas in till kultur- och fritidsförvaltningen. Beslut om godkännande eller avslag sker utifrån ett antal kriterier, som framgår av bidragsreglerna, och beslutet tas på tjänstemannanivå. Beslut delges skriftligen till föreningen och återrapporteras till kultur- och fritidsnämnden. Ansökningsblanketten och handlingar sparas hos handläggaren i en pärm. När en ny förening godkänts registreras uppgifter i föreningsregistret. Därefter skickas ett utdrag från registret till föreningen för godkännande och underskrift. Alla föreningar som uppfyller kriterierna, kan därmed efter ansökan och godkännande, registreras i föreningsregistret i Booking. Föreningarna kan efter att de blivit registrerade själva gå in och uppdatera sina uppgifter, förutom kontouppgifter, i registret. Förändringar av kontoinformation kan endast göras av handläggare på avdelningen. Under intervjuer framkommer att det är sex personer som har behörighet att ändra kontoinformation i föreningsregistret. Ändring av kontoinformation ska enligt uppgift granskas av någon utav de två handläggare som har behörighet att utföra detta. Alla registrerade föreningar är berättigade att ansöka om stöd samt boka hyressubventionerade lokaler från kultur- och fritidsförvaltningen. Registrerade föreningar ska årligen skicka in årsmöteshandlingar, d.v.s. verksamhetsberättelse, justerat årsmötesprotokoll, ekonomisk berättelse samt revisionsberättelse. Enligt bidragsbestämmelser avregistreras förening som inte inkommer med årliga Region Gotland 9 av 25

12 handlingar och mister därmed möjligheten att söka stöd och ta del av hyressubventioner. Ansökan och handlingar Samtliga ansökningsblanketter finns att hämta på regionens webbplats och dessa är anpassade till regelverket i PUL (personuppgiftslagen). Av bidragsreglerna framgår när under verksamhetsåret respektive stöd kan sökas, när ansökan ska vara inlämnad samt när bidrag tidigast utbetalas. I reglerna anges även vilka kriterier som ska vara uppfyllda för respektive stöd, samt om ansökan ska kompletteras med eventuella handlingar. Alla inkomna handlingar ska vidare sparas i pärm hos handläggaren Handläggningsrutiner Beroende på vilket stöd som ansökan avser ser processen lite olika ut. Det är handläggare på respektive avdelning som sköter allt från ansökan till beredning av beslut. Inom fritidsavdelningen hanteras samtliga bidrag i verksamhetssystemet Booking, medan all hantering av kulturbidrag sker manuellt utanför systemet, vilket innebär en ökad risk för fel. Under vår intervju framkommer att målet är att även integrera alla kulturbidrag i verksamhetssystemet. Under 2016 ska en ny upphandling genomföras av verksamhetssystem, och efter det ska ställningstagande tas kring att integrera bidragshanteringen avseende kulturbidrag i systemet. En ny uppdatering av verksamhetssystemet skulle även innebära att vissa bidrag skulle gå att söka direkt via webben. Fritidsavdelningen Inom fritidsavdelningen börjar handläggningsförfarandet med att en pappersansökan inkommer. Handläggaren registrerar ansökan i Booking manuellt och begär därefter in eventuella handlingar för att få en komplett ansökan, exempelvis årsmöteshandlingar om föreningen ännu inte inkommit med dessa. När ansökan om fritidsbidrag (idrott eller anläggning) finns i systemet påbörjas handläggning. Efter en utredning, utifrån ansökan och inkomna handlingar, bereder handläggaren ett förslag till beslut som sedan förankras och tas av avdelningschef i samråd med handläggare. Vid intervju framkommer att bidrag avseende anläggningar (drift eller investering) inte alltid förankras med ansvarig chef. I allmänhet går dessa beslut direkt till nämnden, eftersom de oftast överstiger 50 tkr och inte omfattas av given delegation. Efter att beslut tagits av chef i samråd med handläggare alternativt beslut av nämnd så sker utbetalning om alla beslutskriterier är uppfyllda. Samtliga utbetalningar hanteras av en handläggare inom avdelningen. Utbetalningar sker löpande. Rutinen för utbetalning beskrivs i delavsnitt 5.4. Fritidsavdelningen har dokumenterade rutiner för hantering av föreningsstöd. Föreningsinformationen sparas i Booking, medan ansökan och övriga inkomna handlingar sparas i pärm på avdelningen. Region Gotland 10 av 25

13 Kulturavdelningen Inom kulturavdelningen börjar handläggningsförfarandet med att en pappersansökan inkommer. Registrator/nämndsekreterare tilldelar handläggaren ärendet och diarieför ärenden i W3D3. Handläggaren begär därefter in eventuella handlingar för att få en komplett ansökan, exempelvis årsmöteshandlingar om föreningen ännu inte inkommit med dessa. Efter utredning utifrån ansökan och inkomna handlingar bereder handläggaren ett beslut som sedan tas av avdelningschef i samråd med handläggaren. Inom kulturavdelningen sparas föreningsinformation i pärm tillsammans med föreningens övriga handlingar. Samtliga kulturbidrag diarieförs Utbetalningsrutiner Fritidsavdelningen Fritidsavdelningens stöd utbetalas via verksamhetssystemet Booking genom en filöverföring till regionens ekonomisystem. Booking innehåller en egen bokföring som ska stämma överens med den centrala bokföringen. Alla utbetalningar som görs via Booking har en egen nummerserie för verifikationer. Avdelningen har en rutinbeskrivning för åtgärder innan utbetalning. Av rutinen framgår vilka moment som ska göras inför varje utbetalning; vem på avdelningen som gör vad, varför olika moment görs, på vilka grunder, i vilket system, samt vem som ska granska utfört moment. Alla bidrag som har status F (för utbetalning) i systemet är klara för utbetalning. Först görs en provutbetalning, vilket innebär att utbetalningen är preliminär. En lista tas fram med samtliga utbetalningar. Listan ska signeras manuellt av handläggare och ansvarig chef och sparas hos handläggaren. Efter provutbetalning gör handläggaren en definitiv utbetalning. En dylik lista, som vid provutbetalning, tas fram över samtliga definitiva utbetalningar för samma period. Listan attesteras manuellt av ansvarig chef, som ska kontrollerar listan mot provutbetalning så att inga förändringar skett. Chefen utför inga övriga kontroller, exempelvis för att säkerställa att kontoinformation är riktig. Vid intervju framkommer att listan ska sparas i pärm hos handläggaren. Efter godkännande av ansvarig chef överförs filen i Booking till ekonomisystemet och en utbetalning kan därefter göras. Själva utbetalningsblanketten ska undertecknas av handläggare och av ansvarig chef. Kulturavdelningen Utbetalning av kulturbidrag sker genom manuell utbetalning via utbetalningsblankett. Blanketten attesteras av handläggare och ansvarig chef. Blanketten skickas för utbetalning till serviceförvaltningen som hanterar detta. Utbetalningsblanketten sparas i pärm tillsammans med ansökan och övriga handlingar. Region Gotland 11 av 25

14 5.5. Plan för intern kontroll Kultur- och fritidsnämnden beslutade att fastställa en plan för intern kontroll, som bygger på en väsentlighets- och riskanalys som förvaltningen sammanställde I kultur- och fritidsnämndens beslut kring plan för intern kontroll framgår att följande aktiviteter måste genomföras innan den interna kontrollplanen fullt ut är implementerad i det dagliga arbetet:. Nämndens beslut om vilka fokusområden som ska gälla för Februari till december Implementering av den interna kontrollplanen inom kultur- och fritidsförvaltningen samt utförande av kontrollmomenten. Februari Skriftlig rapport till nämnden, där resultatet av de kontrollerade fokusområdena redovisas inkl. vilka åtgärder som vidtagits med anledning av resultatet. I detta sammanhang tas även beslut i nämnden om vilka fokusområden som ska gälla för Region Gotland 12 av 25

15 6. Granskningsresultat Inom ramen för granskningens uppställda kontrollmål har verifieringar skett. I anslutning till detta redovisas även våra iakttagelser och bedömningar Organisation och ansvarsfördelning Tydlig organisation och ansvarsfördelning Verifiering har gjorts utifrån iakttagelser under intervjuer samt genomgång av de styrande dokument 2, där organisation och ansvarsfördelning framgår. Vi kan konstatera att kultur- och fritidsnämndens reglemente innehåller en tydlig reglering av organisation och ansvar för bidragsgivning till föreningar. Detta eftersom det framgår att nämnden inom ramen för av fullmäktiges beviljade anslag och normer ska fördela bidrag till föreningar, organisationer och enskilda. Av intervjuerna framkommer att både bidragshandläggare och berörda chefer upplever att organisationen på förvaltningen är tydlig inom granskat område. Dels för att de är relativt få som arbetar med föreningsstödet och därför utgör en homogen grupp, men även eftersom det finns tydliga rutiner för föreningsstödet inkl. en enhetlig intern mappstruktur. Kultur- och fritidsnämnden har valt att delegera delar av sin bidragsgivning inom vissa begränsande beloppsgränser, som framgår av delavsnitt 3.2 Detta innebär att huvuddelen av bidragsgivningen inkl. de principiella frågorna inom området hanteras via samfällda nämndbeslut. Detta bl.a. genom att nämnden i internbudgeten fastställer ramar för föreningsstödet och tar ställning till á-priser. Utifrån detta kan vi konstatera att delegationen ligger inom de gränser som kommunallagen medger. När det gäller återrapportering av delegation redovisas detta i delavsnitt 6.2. Kultur- och fritidsnämnden tar årligen beslut kring att utse beslutsattestanter och ersättare, enligt de krav som ställs i regionens attestreglemente. När det gäller följsamhet till riktlinjer för intern kontroll inkl. tillämpningsanvisningar, så redovisas detta i delavsnitt 6.3. Bedömning Vi bedömer att det finns en tydlig organisation och ansvarsfördelning inom granskat område, som främst kommer till uttryck i kultur- och fritidsnämndens reglemente och delegationsordning. Den senare bygger på kultur- och fritidsförvaltningens organisation i tre nivåer såsom förvaltningsledning, avdelning och enhet. Genomförda intervjuer visar även att organisationen, inom granskat område, upplevs vara ändamålsenlig. Vi bedömer vidare att det är ändamålsenlig att regionens föreningsstöd i sin helhet ansvarsmässigt ligger under kultur- och fritids-nämnden, som därigenom 2 Dessa dokument, som redovisas i delavsnitt 3.2, är nämndreglemente, delegationsordning, attestreglemente och riktlinjer för intern kontroll inkl. tillämpningsanvisningar. Region Gotland 13 av 25

16 kan ta ett helhetsgrepp på dessa frågor. Genom att nämnden även ansvarar för att fördela det regionala stödet erhålls en helhetsbild inom detta område när det gäller ungdomsverksamhet, föreningsliv och det civila samhället Bidragsregler inklusive beslutsordning Ändamålsenliga bidragsregler inklusive beslutsordning Verifiering har gjorts utifrån iakttagelser under intervjuer samt genomgång av de bidragsregler inkl. beslutsordning, som närmare redovisades i delavsnitt 4.2 och 5.2. Det finns ett sammanhållet regelverk för kultur- och fritidsstöd som senast reviderades av regionfullmäktige Kultur- och fritidsnämnden har även aktualiserat en översyn av det samlade regelverket under Utifrån denna översyn beslutade kultur- och fritidsnämnden att nu gällande regler för stöd och bidrag ska kvarstå oförändrade. Utifrån en översyn av bidragsreglerna för studieförbunden antog kultur- och fritidsnämnden ändrade regler Dessa regler har tillämpats fr.o.m. 2014, men fastställdes inte av regionfullmäktige förrän Detta p.g.a. en miss vid tidigare beslut om fastställandet av reglerna i kultur- och fritidsnämnden, men som nämnden rättade till via ett nytt beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutade att föreslå regionfullmäktige att fastställa nya riktlinjer för ungdomsstödet Pengar i påse. Dessa nya riktlinjer fastställdes av fullmäktige Det sammanhållna regelverket för kultur- och fritidsstöd, som publicerats på regionens webbplats, har inte uppdaterats med de nya riktlinjerna för stöd till studieförbunden och ungdomsstödet Pengar i påse som fullmäktige fastställde under Bedömning Vi bedömer att regionens bidragsregler är aktuella och ändamåls-enliga. Publicerade bidragsregler på regionenens webbplats behöver dock uppdateras med de nya riktlinjerna för stöd till studieförbunden och ungdomsstödet Pengar i påse som fullmäktige fastställde under Av bilaga 2 framgår kultur- och fritidsnämndens beslutsordning kring föreningsstöd, som omfattar stegen fastställande av internbudget och ställningstagande till á-priser, fördelning av de olika typerna av bidrag, avtal samt delegationsbeslut inklusive återrapportering av dessa. Det fattas inga formella delegationsbeslut kring aktivitetsstöd, resestöd och distriktsstöd. Dessa hanteras som verkställighet och handläggs utifrån bidragsreglerna och av kultur- och fritidsnämnden fastställda á-priser. Utbetalningslistorna delges dock nämnden. Region Gotland 14 av 25

17 Formella delegationsbeslut tas utifrån de typer av föreningsstöd som är delegerat inom fastställda beloppsgränser, vilket framgår av kultur- och fritidsnämndens delegationsordning. Bedömning Granskad beslutsordning kring föreningsstöd inom kultur- och fritids-nämndens ansvarsområde bedöms vara ändamålsenlig, med en väl avvägd fördelning mellan strategiska nämndbeslut och delegations-beslut inom vissa begränsade beloppsgränser. Återrapportering av fattade delegationsbeslut Verifiering har skett via genomgång av delegationsordning och protokoll från kultur- och fritidsnämndens sammanträden under år Detta för att verifiera följsamheten till fastställd beslutsordning, kring delegerat föreningsstöd, som framgår av fastställd delegationsordning (delavsnitt 3.2). Delegationsbeslut har återrapporterats på kultur- och fritidsnämndens samtliga sammanträden under Totalt har 77 delegationsbeslut återrapporterats inom området kultur- och fritidsstöd. Av dessa avser 48 delegationsbeslut kulturstöd och 29 delegationsbeslut avser fritidsstöd. Samtliga återrapporterade delegationsbeslut kring kultur- och fritidsstöd under 2015 ligger inom de beloppsgränser som kultur- och fritidsnämnden fastställts i sin delegationsordning. Utbetalningslistor 3 kring utbetalt stöd har delgetts nämnden med obruten nummerserie under 2015 (löpnummer 637 till 657). Delegationsbeslut om godkännande eller avslag kring registrering av ideell förening har återrapporterats löpande till kultur- och fritidsnämnden under Totalt har 15 sådana beslut återrapporterats. Denna typ av beslut är dock inte delegerad enligt nämndens delegationsordning. Bedömning Vi bedömer att återrapportering av delegationsbeslut sker i enlighet med fastställd delegationsordning. Kultur- och fritidsnämndens delegationsordning behöver dock uppdateras med delegation kring att godkänna eller ge avslag till registrering av ideell förening. 3 Utbetalningslistor redovisas på varje nämndsammanträde under rubriken delegationsbeslut. Region Gotland 15 av 25

18 6.3. Handläggnings-, utbetalnings- och uppföljningsrutiner Inom detta delavsnitt granskas den interna kontrollen i handläggnings-, utbetalnings- och uppföljningsrutinerna. Detta utifrån urvalsmässig granskning inom åtta olika områden. Avsnittet avslutas med en sammantagen bedömning kring huruvida den interna kontrollen är tillräcklig inom granskade områden. Förening återfinns i regionens föreningsregister Verifiering har skett genom kontroll av föreningar gentemot regionens föreningsregister, som finns i verksamhetssystemet Booking. Ett urval av 30 föreningar, som erhållit föreningsstöd under 2015, har granskats. Samtliga granskade föreningar återfinns i regionens föreningsregister. Komplett material till bidragsansökan har inkommit Verifiering har skett via genomgång av bidragsreglerna som antagits av regionfullmäktige. Detta med avseende på att varje förening årligen, som komplement till bidragsansökan, ska inkomma med årsmöteshandlingar, d.v.s. verksamhetsberättelse, justerat årsmötesprotokoll, ekonomisk berättelse samt revisionsberättelse. Vi har gjort ett urval av 30 stycken bidragsutbetalningar, till föreningar under 2015, för att kontrollera om föreningarna inkommit med samtliga handlingar. Vid granskningen har följande noterats: 28 föreningar har inkommit med samtliga årsmöteshandlingar. För en förening saknas samtliga årsmöteshandlingar. En utbetalning (arrangemangsstöd) avser 2014 och handlingarna ska ingå i föregående års pärmsystem. Vi har dock inte verifierat detta. Dokumenterade och säkra handläggningsrutiner Verifiering har skett via genomgång av de rutiner som tillämpas för handläggning av kultur- och fritidsstöd inom förvaltningen. Resultatet av granskningen visar att det inom både kultur- och fritidsavdelningen finns dokumenterade rutiner för hantering av stöd. Rutinbeskrivningarna är heltäckande och omfattar hela handläggningsprocessen, för samtliga olika bidragsformer. Fritidsavdelningens rutinbeskrivning innehåller även ett kalendarium för avdelningens stöd. Kultur- och fritidsförvaltningen har även en dokumenterad rutin kring kvalitetskontroll av föreningsstöd. Inom fritidsavdelningen finns två olika nivåer av behörigheter, handläggare och chef. Det är handläggarna på respektive avdelning som sköter allt från ansökan till beredning av beslut. Handläggare har även behörighet att göra utbetalningar. Region Gotland 16 av 25

19 Ärenden om bidrag eller stöd bereds av handläggare och beslut tas av ansvarig chef i samråd med handläggare. Det är chefen som är ytterst ansvarig för alla beslut och är även den person som ska attestera besluten. Inom kulturavdelningen har handläggaren inte behörighet att göra utbetalning. Bidragshandläggarna bereder alltså bidragsbeslut som tas av ansvarig chef i samråd med handläggare. Inom fritidsavdelningen har handläggarna även behörighet att göra utbetalning, samt även ändra kontouppgifter i verksamhetssystemets föreningsregister. Det finns ingen spärr i systemet som omöjliggör att samma handläggare, som varit med om fattat beslut, även gör utbetalning. Det innebär en risk i rutinen. Utbetalning har skett i enlighet med rutiner Verifiering har skett via avstämning av de rutiner som tillämpas för utbetalning av kultur- och fritidsstöd inom förvaltningen. Vi har gjort ett urval av 30 stycken bidragsutbetalningar under 2015 och kontrollerat att lista över provutbetalning överensstämmer med definitiv utbetalning, samt att lista återfinns i pärm. Vid granskningen har följande noterats: För 12 stycken utbetalningar överensstämmer provutbetalning med definitiv utbetalning, samt respektive lista återfinns i pärm. För 17 stycken utbetalningar saknas lista över provutbetalning i pärm. En ansökan (arrangemangsstöd) avser 2014 och återfinns därmed i föregående års pärmsystem. Vi har dock inte verifierat dessa listor. Vid intervju framkommer att listan över provutbetalning sparas i pärm hos handläggaren och att ansvarig chef innan attest ska kontrollera att listan överensstämmer med den definitiva utbetalningen och att inga förändringar har skett. Granskningsresultatet visar att lista över provutbetalning saknas för 17 av 30 bidragsutbetalningar. Det finns ingen spärr i verksamhetssystemet systemet som omöjliggör att samma handläggare som tagit fram och fattat beslut även gör utbetalning. Handläggare har även behörighet ändra kontonummer i föreningsregistret. Det sker ingen kontroll av kontouppgifter i samband med att chef signerar utbetalningslista, vilket innebär en risk för felaktiga utbetalningar. Utbetalning till rätt bank- eller plusgiro Verifiering har skett via en kontroll av angivet bank- eller plusgiro mot uppgifter från Infotorg/Bisnode, när det gäller föreningar som erhållit bidrag under Vi har gjort ett urval av 30 stycken bidragsutbetalningar och kontrollerat att angivet bank- eller plusgiro tillhör berörd förening. Vid granskningen har följande noterats: 25 stycken utbetalningar har gjorts till angivet bank- eller plusgiro och som tillhör föreningen. Region Gotland 17 av 25

20 Fyra utbetalningar har gjorts till plusgiro (tre stycken) eller bankgiro (en stycken), där träff inte erhålls via Infotorg/Bisnode. Dessa utbetalningar behöver närmare undersökas av kultur- och fritidsförvaltningen. En utbetalning har skett genom utbetalningskort. Attest enligt av nämnden fastställd förteckning över beslutsattestanter Verifiering har skett genom ett urval av 30 stycken bidragsutbetalningar under 2015 och kontroll av att dessa har attesterats i enlighet med av nämnden fastställd beslutsattestförteckning, som ska finnas enligt attestreglementets krav. Vid granskningen har följande noterats: 29 utbetalningar är attesterade av behörig person enligt förteckning över beslutattester. En utbetalning avser beslut enligt delegation som ligger utanför chef och handläggares ansvarsområde. Utbetalning har skett enligt beslut eller bidragsnormer Verifiering har skett genom ett urval av 30 bidragsutbetalningar för vilka ansökan/besked inhämtats för kontrollera att utbetalning skett i enlighet med beslut eller gällande bidragsregler. Vid granskningen har följande noterats: Fritidsavdelningen, totalt 22 utbetalningar (varav 13 stycken avser stöd till fritidsverksamhet och nio stycken avser anläggningsstöd). Vid granskningen noterades följande: För tio stycken utbetalningar har verifiering skett av både ansökan och bidragsbesked. Utbetalning har gjorts enligt bidragsbesked. Tre utbetalningar avser aktivitetsstöd till idrottsföreningar. Dessa ansöker i Riksidrottsförbundets system Idrott Online, d.v.s. ansökan sker digitalt via en webbplats till både regionen och förbundet. Den senare betalar ut statligt lokalt aktivitetsstöd (LOK) utifrån dessa uppgifter. En utbetalning avser distriktstöd till idrottsförening och det finns ingen särskild ansökan, eftersom föreningen får del av gemensamt distriktstöd. Bidragsbesked och utbetalning överensstämmer. Fyra utbetalningar avser driftstöd och för dessa sker ingen direkt ansökan, utan stödet baseras på avtal/överenskommelse. Bidragsbesked finns för samtliga och utbetalning är i enlighet med bidragsbesked. En utbetalning avser SISU Idrottsutbildarna. Underlaget för denna utbetalning är ingen traditionell ansökan utan ett beslut i kultur- och fritidsnämnden I tjänsteutlåtandet till beslutet framgår bakgrunden till utbetalningen på ett tillfredsställande sätt. Region Gotland 18 av 25

21 En utbetalning avser stöd till en bygdegårdsförening. Stödet har tidigare varit budgeterat i nämndens budget, men är det inte längre. Enligt uppgift kvarstår stödet, men p.g.a. personalomsättning och hög arbetsbelastning har en miss skett i kunskapsöverföringen. Efterforskningar görs f.n. utifrån tidigare nämndbeslut, för att klargöra på vilka grunder dessa medel betalats ut. Nya rutiner för denna typ av utbetalningar ska, enligt uppgift, utarbetas. Kulturverksamhet, totalt sju utbetalningar. Vid granskningen noterades följande: Sex utbetalningar av stöd, där ansökan erhållits, överensstämmer med bidragsbesked. En utbetalning avser stöd till ett studieförbund. Bidrag till studieförbund baseras på antal unika deltagare och antal genomförda studietimmar och kulturprogram. Stöd till studieförbund följer underlag från SCB och vi har verifierat mallen för beräkning och kan konstatera att uppgifterna överensstämmer med utbetalt belopp. Ändamålsenlig uppföljningsrutin Verifiering har skett via genomgång av de rutiner som tillämpas för uppföljning av bidragsgivningen inom kultur- och fritidsnämnden, samt via inhämtade av dokument avseende den uppföljning som har bäring på området intern kontroll. Vid granskningen har följande noterats: I kultur- och fritidsnämndens internkontrollplan, som fastställdes så sent som , finns inga kontrollmoment som avser föreningsstöd. Enligt regionstyrelsens riktlinjer inom området skulle alla nämnder fr.o.m ha en fastställd plan för intern kontroll. På förvaltningsnivå finns dock sedan tidigare en dokumenterad rutin kring kvalitetskontroll av föreningsstöd. Utifrån föreningsstödets ekonomiska omfattning och resultat av denna granskning går det att argumentera för att en fördjupad kontroll av stödet framdeles behöver prioriteras i kultur- och fritidsnämndens plan för intern kontroll. Enligt regionens regelverk för intern kontroll framgår vidare att vid bedömning av kontrollnyttan ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten. För arrangemangsstöd finns en särskild blankett för föreningarnas redovisning av kostnaderna. 75 % av bidraget betalas ut efter beslut och resterande 25 % av bidraget betalas först ut då redovisning inkommit från föreningen. Enligt uppgift från förvaltningen är detta inte någonting som varken kultur- eller fritidsavdelningen känner till. Fritidsarrangemang betalas som regel ut i efterskott efter inkommen redovisning. Om föreningen påkallar kris och behov kan förskott betalas ut. Kulturprojekt betalas oftast ut i förskott. År 2012 gjorde fritidsavdelningen en dokumenterad uppföljning av bidragsgivningen till SISU Idrottsutbildare och år 2010 gjordes en Region Gotland 19 av 25

22 urvalsmässig uppföljning av föreningsstödet. Vi har tagit del av dessa två granskningsrapporter. Ibland följs enskilda utbetalningar av aktivitetsstöd upp. Detta, enligt uppgift, på förekommen anledning och då infordras underliggande material (aktivitets-/närvarokort). Bedömning Efter verifiering av ovanstående åtta områden bedömer vi samman-taget att den interna kontrollen inte i alla delar är tillräcklig. Region Gotland 20 av 25

23 7. Bedömningar och rekommendationer 7.1. Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål Tydlig organisation och ansvarsfördelning kring föreningsstöd. Bedömning och motivering Uppfyllt Vi bedömer att det finns en tydlig organisation och ansvarsfördelning inom granskat område som främst kommer till uttryck i kultur- och fritidsnämndens reglemente och delegationsordning. Den senare bygger på kultur- och fritidsförvaltningens organisation i tre nivåer under nämnden, såsom förvaltningsledning, avdelningar och enheter. Genomförda intervjuer visar även att organisationen, inom granskat område, upplevs vara ändamålsenlig. Vi bedömer vidare att det är ändamålsenlig att regionens föreningsstöd i sin helhet ansvarsmässigt ligger under kultur- och fritidsnämnden, som därigenom kan ta ett helhetsgrepp på dessa frågor. Genom att nämnden även ansvarar för att fördela det regionala stödet erhålls en helhetsbild inom detta område av ungdomsverksamhet, föreningsliv och det civila samhället. Bidragsregler inklusive beslutsordning är ändamålsenliga. Uppfyllt Regionens bidragsregler är aktuella och bedöms även vara ändamålsenliga. Publicerade bidragsregler på regionenens webbplats behöver dock uppdateras med de nya riktlinjerna för stöd till studieförbunden och ungdomsstödet Pengar i påse som fullmäktige fastställde under Region Gotland 21 av 25

24 Granskad beslutsordning kring föreningsstöd inom kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde bedöms vidare vara ändamålsenlig, med en väl avvägd fördelning mellan strategiska nämndbeslut och delegationsbeslut inom vissa begränsade beloppsgränser. Vi bedömer även att återrapportering av delegationsbeslut sker i enlighet med fastställd delegationsordning. Kulturoch fritidsnämndens delegationsordning behöver dock uppdateras med delegation kring att godkänna eller ge avslag till registrering av ideell förening. Tillräcklig intern kontroll i handläggnings-, utbetalnings- och uppföljningsrutinerna kring bidragsgivningen. Delvis uppfyllt Vi bedömer att den interna kontrollen inte i alla delar är tillräcklig, när det gäller granskade handläggnings-, utbetalnings- och uppföljningsrutiner. Bedömning utgår från en sammanvägning av den verifiering som genomförts inom åtta olika områden, och som närmare redovisas i delavsnitt 6.3. De brister som bl.a. uppmärksammats gäller behörigheter, tvåhandsprincip och kontroll av bank- eller plusgiro Revisionell bedömning Utifrån formulerade revisionsfrågor och genomförd granskning är bedömningen att organisationen kring och formerna för regionens föreningsstöd är ändamålsenligt. Däremot bedömer vi att den interna kontrollen kring bidragsgivningen inte i alla delar är tillräcklig. Denna bedömning baseras på de iakttagelser och verifieringar som gjorts utifrån de i granskningen uppställda kontrollmålen. Resultatet i denna del visar att två av de tre kontrollmålen är uppfyllda, medan ett av kontrollmålen endast delvis är uppfyllt. Region Gotland 22 av 25

25 7.3. Rekommendationer Utifrån granskningsresultatet lämnas följande rekommendationer: Uppdatera publicerade bidragsregler på regionenens webbplats, utifrån de nya riktlinjerna för stöd till studieförbunden och ungdomsstödet Pengar i påse, som fullmäktige fastställde under Komplettera delegationsordningen med delegation kring att godkänna eller ge avslag till registrering av ideell förening. Genomför en systematisk uppföljning av intern kontroll inom området föreningsstöd, som även framdeles bör ingår som en del i kultur- och fritidsnämndens årliga plan för intern kontroll. Inför ett enhetligt verksamhetssystem för föreningsstöd, som både omfattar och digitalt hanterar kultur- och fritidsstöd. En upphandling med den målsättningen ska, enligt uppgift, påbörjas under Ta ställning till en differentierad behörighetstilldelning i verksamhetssystemet, för att säkerställa att tvåhandsprincipen fullt ut uppfylls vid handläggning och utbetalning av föreningsstöd Jenny Nyholm Projektledare Carin Hultgren Uppdragsledare Region Gotland 23 av 25

26 Bilaga 1: Sammanställning av de olika formerna av kontantstöd 1. Ungdomsstöd Aktivitetsstöd Distriktstöd Resestöd Startstöd Pengar i påse 2. Pensionärsstöd Aktivitetsstöd Distriktsstöd 3. Stöd till föreningar för personer med funktionsvariationer Aktivitetsstöd Distriktsstöd Resestöd 4. Verksamhetsstöd Kulturföreningar Stöd till sociala föreningar 5. Projekt och arrangemangstöd Fritidsprojekt-/arrangemangsstöd Kulturprojekt-/arrangemangsstöd Stöd till filmproduktion Gotlandica tryckningsstöd 6. Anläggningsstöd Idrottsanläggning, drift/investering Motionsstuga, drift/investering Samlingslokal, drift/investering 7. Politisk ungdomsorganisation Grundstöd Projektstöd 8. Studieförbund Verksamhetsvolymstöd Stöd baserat på unika deltagare Projektbidrag Region Gotland 24 av 25

27 Bilaga 2: Beslutsordning kring föreningsstöd Kultur- och fritidsnämnden Beskrivningen av beslutsordningen avser budgetåret Till detta ska läggas löpande återrapportering av delegationsbeslut kring föreningsbidrag inom vissa begränsade beloppsgränser, som sker löpande under året på nämndens sammanträden. December 2014 Fastställande av internbudget (prioritering inom erhållen fullmäktigebudget) och ställningstagande till á-priser (beloppsbilaga) Fördelning av verksamhetsstöd till kulturföreningar Mars 2015 Fördelning av investeringsbidrag överstigande 50 tkr (samlingslokaler) Fördelning av investeringsbidrag överstigande 50 tkr (idrottsföreningar) Avtal med föreningar samt bidragsgivning till andra organisationer än ideella Projektbidrag till studieförbunden Verksamhetsstöd till sociala föreningar Juni 2015 Stöd till SISU-idrottsutbildarna Fördelning av stöd till föreningar för personer med funktionsnedsättningar Samtliga sammanträden under 2015 Återrapportering av delegationsbeslut Region Gotland 25 av 25