Ärendeprocessen. Handläggning/ Beredning. Diarieföring/ Registrering. Beslut/ meddelande. Avslut/ Arkiv

Transkript

1 Ärendeprocessen Diarieföring/ Registrering Handläggning/ Beredning Beslut/ meddelande Avslut/ Arkiv 1. Inkommen handling 1. Prövning 1. Delegationsbeslut 1. Avslut/arkiv 2. Egeninitierade ärenden 2. Tillsyn/kontroll 2. Meddelande 3. Klagomål och olyckor 3. Uppföljning 3. Nämndsbeslut 4. Bilder 4. Överklagan

2 Handläggning/beredning 1. Prövning Ordningen på punkterna kan variera beroende på ärendetyp. A. Granskning En första granskning görs av registrator (se diarieföringsrutin). Handläggaren granskar handlingarna i ärendet för att se om det finns tillräckliga underlag. Är ritningen ok? Behövs ytterligare utredningar eller uppgifter? B. Kontakt med VU/besök på plats Verksamhetens förutsättningar som t.ex. lokalisering, omgivning, lokaler kontrolleras. Om något uppdagas som hindrar etablering kommuniceras (skickas ut) detta med VU. C. Begäran om komplettering Handläggaren tar kontakt med VU för att begära in kompletteringarna, via skrivelse eller föreläggande. I skrivelsen/föreläggandet informeras VU om att ärendet avskrivs om komplettering inte kommer in inom tre veckor. D. Remiss/inhämta synpunkter (Miljöbalken) Handläggaren skickar ut remissen till närboende, Nodava., Länsstyrelsen eller andra myndigheter etc. (Gällande slam, avlopp (ej WC) och värmepumpar skickar registrator ut remissen i samband med att ärendet diarieförs). E. Kommunicering av inkomna synpunkter med sökanden Synpunkter som tillförts ärendet/underlag för klassning kommuniceras (skickas ut) till VU. VU får 3 veckor på sig att yttra sig. Vid brådskande ärenden kan tiden kortas ned. F. Bedömning/underlag för beslut Allt underlag som kommit in i ärendet tas i beaktande innan beslut fattas.

3 Handläggning/beredning 2. Tillsyn/kontroll Med tillsyn/kontroll menas att kontrollera att lagen följs och vidta de åtgärder som behövs för att de som inte följer reglerna fortsättningsvis ska göra det. Följande kontroll- och tillsynsmetoder tillämpas av miljökontoret; Inspektion En inspektion är en kontroll på plats hos verksamheten/objektet för att kontrollera att: kraven i lagstiftningen efterlevs och VU s egna rutiner följs. En inspektion enligt livsmedelslagstiftningen ska alltid vara oanmäld. Revision/systemtillsyn Vid revision/systemtillsyn granskas och bedöms om verksamhetsutövarnas system för egenkontroll säkerställer att lagstiftningens krav uppfylls. Granskning (skrivbordstillsyn) En planerad kontroll/tillsyn kan även vara granskning av inkomna/begärda uppgifter från en verksamhet. Registrera all nedlagd tid i Ecos. A. Inläsning/Kontakt Genomgång av tidigare inspektioner och information om verksamheten via akter och Ecos. Bokning av revisioner och inspektioner sker via brev i förväg (förslag ca 3 veckor). Mall för bokning finns i Ecos. Livsmedelsinspektioner ska vara oanmälda, utom vid första inspektion på plats efter registreringen. Undantag kan göras om det behövs för inspektionens genomförande. Kontroller/inspektioner som utförs på grund av klagomål är vanligtvis oanmälda men kan i vissa fall behöva bokas. B. Inspektion/ revision/ granskning Hjälpmedel vid inspektion/revision/granskning är checklistor, handböcker och lagstiftning mm. Den utrustning som behövs skiljer sig något beroende på objekt. Förslag på utrustning är: Telefon (ska alltid vara med), skyddskläder, skyddsskor, anteckningshjälpmedel, kamera,

4 provtagningsutrustning, spett, mätsticka, rökpenna, termometer, renlighetstester etc Genomförandet av inspektionen/revisionen 1. Presentera dig och var du kommer ifrån. 2. Tala om varför du är där. 3. Berätta om upplägget på inspektionen/revisionen. 4. Vid behov stäm av administrativa uppgifter (kontaktperson, adress, fakturaadress etc) 5. Genomför inspektionen/revisionen, i genomförandet ingår bland annat rundvandring i verksamheten, uppföljning av föregående inspektionsrapport och ev. tidigare beslut. 6. Sammanfatta inspektionen/revisionen med VU, summera de brister som noterats och lämna information om vad som kommer ske i nästa steg i ärendet, inspektionsrapport och eventuell resursbedömning. Genomförandet av granskning (skrivbordstillsyn). 1. Information om kontroll/tillsyns-projektet skickas ut 2. Begär in de uppgifter du behöver för tillsynen med ett föreläggande, vanligtvis får VU 3 veckor på sig 3. Granska uppgifterna 4. Om inga uppgifter kommer in eller om de är ofullständiga kan det bli aktuellt med att återigen förelägga verksamheten. Klagomål Beroende på ärendets art kontaktas vu per telefon alternativt via skrivelse för att prata om klagomålet eller så åker inspektören ut på inspektion. Det kan även vara aktuellt med en granskning av uppgifter. Kontroller som utförs är vanligtvis oanmälda men kan i vissa fall behöva bokas. Kontrollen i ett klagomålsärende blir en inspektion men det kan dessutom vara bra att inspektören kontrollerar egenkontrollens dokumentation och rutiner. Vid inspektion meddelas anledningen till kontrollen. Inspektionen sker enligt ovan men är oftast riktad kring en frågeställning nämligen huruvida klagomålet är befogat eller ej. Är klagomålet befogat innebär det att vu faktureras för extra offentlig kontroll/ extra tillsynstid. Efter rundvandringen summeras de brister som noterats och information ges för vad som kommer ske i nästa steg i ärendet. Utrustning vid kontrollerna är vanligtvis samma som vid en planerad inspektion. C. Bedömning Efter inspektion/revision Kontroll/inspektions- rapporter skickas till verksamheten senast två veckor efter kontrollen, enligt mall i Ecos. Sammanfatta brister/noteringar i början av rapporten. Ange gärna även något positivt. Brister av enklare karaktär följs upp vid nästa inspektionstillfälle. Vid brister av allvarligare karaktär skrivs förelägganden eller förbud. Vid behov kan inspektören begära in uppgifter i inspektionsrapporten. Då begärs det att verksamheten snarast ska skicka in uppgifterna. Lägg in en bevakning i Ecos på tre veckor. Om inget inkommer föreläggs verksamheten att skicka in uppgifterna. Se under Duppföljning. Inspektören kan även välja att förelägga direkt.

5 Livs: I rapporten anges antingen bedömningen utan anmärkning eller med anmärkning. Allt som noterats rapporteras i Ecos i SLV s rapporteringsform. Miljöbalken: Rapporten avslutas med checklistan för resursbedömning. Om > 4 poäng i checklistan för resursbedömning krävs extra tillsynstid som faktureras omedelbart. Klagomål Det är inte alltid ett klagomålsärende genererar en inspektionsrapport. Däremot kan resultatet av vad som kommit fram i ärendet vara ett underlag för beslut. Beslutet från inspektören kan vara att överlämna ärendet till annan myndighet eller förvaltning alternativt avsluta ärendet på miljökontoret för att ärendet är utrett hos oss. Efter granskning (skrivbordstillsyn) Efter granskning av uppgifter skickas skrivelse till vu med bekräftelse på mottagande av rapport samt bedömning (ev föreläggande) och information till vu. Sanktioner Föreläggande och förbud Sanktioner i form av förelägganden och förbud används som ett kontrollinstrument i myndighetsutövningen. Dessa beslut går att överklaga för verksamhetsutövaren. Förelägganden används i tillsynsarbetet där det bedöms att det är av vikt att verksamhetsutövaren får tydliga signaler för vad som måste åtgärdas och inom vilka tider. Förbud används då det är av vikt att verksamheten får tydliga besked om vad som är tillåtet och vad som inte är tillåtet. Förbud används framför allt då risk för människors hälsa och miljö föreligger. Beslut om föreläggande eller förbud kan förenas med vite. Uppgifter/synpunkter som tillförts ärendet kommuniceras (skickas ut) till VU. VU får 3 veckor på sig att yttra sig. Vid brådskande ärenden kan tiden kortas ned. Åtal Livs: Förbud och verksamheter som bedriver olaglig livsmedelsverksamhet lämnas till åtal. Miljöbalken: Ärende lämnas till åtal då påföljd finns enligt 29 kap. miljöbalken. Miljösanktionsavgift (MSA) Om bristerna innebär överträdelse som leder till miljösanktionsavgift enligt förordning ska beslut om MSA fattas. För handläggning av ärenden med miljösanktionsavgift se Naturvårdsverkets handbok.

6 Handläggning/beredning 3. Uppföljning Uppföljning kan ske efter inspektion/kontroll, förelägganden eller efter begäran om uppgifter. Vid mindre avvikelser, följs eventuella brister upp vid nästa inspektion/kontroll. Vid allvarligare avvikelser beslutas om ett föreläggande, om inget annat har överenskommits med verksamhetsutövaren. När bristerna är åtgärdade bör verksamhetsutövaren få en bekräftelse på detta. Ärenden som behöver uppföljning av något slag är pågående till dess att ärendet kan anses vara avslutat. Livs: Timtaxa för extra offentlig kontroll tas ut vid uppföljningar som inte ingår i den planerade kontrollen. Kontrollerna kan vara oanmälda och anmälda. Miljöbalken: Om verksamheten har tillsynstimmar kvar för året tas ingen extra tillsynsavgift ut för uppföljning. För övrigt se taxan.

7 Beslut/Meddelande När ett ärende har handlagts fattas antingen ett delegationsbeslut, nämndsbeslut eller så avslutas ärendet med ett meddelande. I ärende där ett nämndsbeslut ska tas ska handläggaren skriva ett tjänsteutlåtande. 1. Delegationsbeslut Ett delegationsbeslut ska innehålla beslut, bakgrund och motivering, enligt mall i Ecos. Alla beslut som går någon emot eller innehåller begränsningar ska innehålla en besvärshänvisning Hur man överklagar och delges. Överklagningshänvisning och delgivning behövs inte om beslutet inte går någon emot eller inte innehåller några begränsningar. Exempel på parter som ska delges: Sökande, klagande, närboende, föreningar eller andra som berörs. Hur delgivningen ska gå till - se delgivningsrutin. Andra parter som ska underrättas om beslut Beslut om registrering enligt livsmedelslagen ska skickas till Skatteverket i Mora för kännedom samt i vissa fall även till socialnämnden för kännedom. Nodava, beslut om slam- och sopdispens mfl Information till nämnden: Delegationslista dras ut från ECOS av nämndsekreteraren och skickas med kallelsen. Vill ledamot ha mer information om något beslut ska de höra av sig några dagar innan nämnden så att information hinner tas fram. Informationsplikt gentemot nämnden gäller. Viktigt att utlåtande/beslut -rutan i ECOS fylls i med DB-Livs/DB-Miljö/DB-Övrigt för att alla beslut ska komma med på listan vid utsök.

8 Beslut/Meddelande 2. Meddelande För ärenden som inte kräver något beslut ska utlåtande/beslut -rutan fylls i med Meddelande, Utan anmärkning eller Med anmärkning på händelse. Exempel inspektionsrapport, skrivelse, anteckning om varför ärendet avslutas.

9 Beslut/Meddelande 3. Nämndsbeslut A. Tjänstemannaberedning (tmb) Genomförs måndagen veckan före nämndsberedningen. På tmb diskuteras ärenden som kan beröra flera team samt de ärenden som ska tas upp i nämnden. Deltagare i tmb är en representant från varje team, den som har ett ärende till nämnden samt chef och nämndsekreterare. Ärenden som ska med till nämnden ska anmälas till nämndsekreteraren på tmb, dvs senast måndagen veckan före beredningen. B. Nämndsberedning Kallelse med ärendelista inför beredningen skickas ut till presidiet via e-post en vecka före. Kopior på underlag och tjänsteutlåtande lämnas till nämndsekreteraren senast måndagen före beredningen, handläggaren ansvarar för att originalhandlingar läggs i akten. Tjänsteutlåtande finns som mall i Ecos. Granskning av tjänsteutlåtande ska ske av chef eller annan handläggare. På nämndsberedningen deltar nämndsekreterare, chef, presidiet som består av ordförande samt vice ordförande samt aktuell handläggare. Vilka underlag som sedan ska med till nämnden avgör handläggaren i samråd med presidiet. C. Kallelse med underlag Kallelsen till nämnden ska skickas ut senast en vecka före nämndsmötet. Mall för kallelse finns i Ecos. Samtliga ledamöter samt ersättare ska ha kallelsen via post. Lokaltidningarna DD och Moratidning får kallelsen, endast ärendelistan, via e-post. Kallelsen, endast ärendelista, skickas även till revisorerna i Mora och Orsa via e-post. I pärm på nämndsekreterarens rum finns kontaktuppgifter till samtliga personer som ska ha kallelsen. Adressetiketter finns på G/ D. Föredra i nämnden De handläggare som har ett ärende i nämnden är med på mötet och föredrar detta. Vilka som ska vara med avgörs på nämndsberedningen. E. Protokoll Efter nämndsmötet ska ett protokoll skrivas, mall för detta finns i Ecos. Protokollet ska justeras inom en vecka efter mötet. Det färdigjusterade protokollet anslås på kommunernas anslagstavlor i Mora respektive Orsa. Därefter skickas besluten ut till berörda. Alla beslut som går någon emot eller innehåller begränsningar ska innehålla en besvärshänvisning Hur man överklagar och delges (se delgivningsrutin). Besluten läggs in i akten samt på aktuellt ärende i Ecos. Protokollet läggs in på Orsas respektive Mora kommuns hemsida och sparas i Ecos. Originalen (protokoll) förvaras årsvis i pärm i arkivet. Protokollen (originalen) ska även lämnas in för inbindning. All hantering av beslut och protokoll utförs av nämndssekreterare.

10 Beslut/Meddelande 4. Överklagan De som har rätt att överklaga beslut är fysiska och juridiska personer, som beslutet angår, om det gått denne emot och om beslutet kan överklagas. A. Överklagan kommer in När ett överklagande har kommit ska nämnden/delegaten ta ställning till om överklagandet har kommit in i rätt tid, om det ska göras rättelser, om beslutet ska omprövas eller skickas till överprövningsinstans. Om överklagande har begärt inhibition ska inhibitionsbegäran skickas till överprövande instans omedelbart (detta gäller endast beslut som gäller omedelbart även om det överklagas). Om överklagan inte inkommit i rätt tid så ska ett beslut om avvisa överklagan tas. När det gäller delegationsbeslut är det den som fattat beslutet (delegaten) som ska besluta om att avvisa överklagan. Vid överklagande av nämndsbeslut ska nämnden göra detta. Rättelser av uppenbara skrivfel får ske om det är uppenbart att det inte ändrar beslutet i sig. B. Omprövning Ta ställning för om informationen i överklagandet innebär att beslutet ska omprövas. När det gäller delegationsbeslut är det den som fattat beslutet (delegaten) som ska göra bedömningen om omprövning. Vid överklagande av nämndsbeslut ska nämnden göra detta. Vid omprövning skickas ett nytt beslut. C. Skicka till överprövningsinstans Om det inte finns skäl att ompröva beslutet skickas överklagandet (orginalhandlingen) till överprövningsinstans tillsammans med kopia på beslut, ärendeutskrift samt eventuellt kompletterande synpunkter till överklagandet. Använd försättsblad, se mall i Ecos. Där anges om överklagan kommit in i rätt tid och att beslutet inte kommer att omprövas. Överprövningsinstans är i de flesta fall länsstyrelsen. När det gäller miljösanktionsavgifter är mark- och miljödomstolen överklagningsinstans. D. Överklaga beslut från högre instans Om beslutet från överprövningsmyndigheten inte anses rätt har den som fattat beslutet miljönämnden/delegaten rätt att överklaga beslutet.