Delgivningsformer som vanligen används av miljökontoret

Transkript

1 1(5) Syfte För att säkerställa att en viss person bevisligen har tagit del av en handling. Beslut som går någon emot eller om det finns någon form av begränsning i beslutet ska dessa expedieras med delgivning. Genomförande a) På de beslut som går ut med någon form av delgivning ska detta anges på beslutet. Detta kan göras med att i slutet av beslutet skriva Delges: delgivningskvitto. Det är viktigt att dokumentera vilken sorts delgivning som använts (detta görs i beslutet). Genom att fastställa dagen då part fått ta del av beslutet kan överklagningstidens utgång avgöras vilket blir tre veckor efter att delgivningskvittot är påskrivet. Handläggaren sätter en bevakning på fem arbetsdagar på en separat händelse; Anteckning delgivningskvitto riktning in eller ingen. Samma datum sätts på delgivningskvittot. Bevakningshandläggare blir assistent. Skicka brevet med A-post. Ansvarig; handläggare b) När påskrivet delgivningskvitto inkommer, skannas detta in och diarieförs under knutet ärende i Ecos. Kvittot häftas fast på beslutet alternativt på ett blad och numreras in i akten. Registrator tar bort bevakning på händelsen när delgivningskvittot kommer in och ändrar datumet för inkommet kvitto samt riktning. Ärendet avslutas av handläggare. Ansvarig; registrator, handläggare c) Assistent drar ut lista på de bevakningar som är aktuella att kontrollera. Assistent ringer upp vu för att kontrollera om beslutet är emottaget och gör en anteckning i Ecos (se vidare under muntlig delgivning ). Assistent tar bort bevakning på händelsen vid kontakt och ändrar datumet för inkommet kvitto samt riktning. Ärendet avslutas av handläggare. Om vu säger sig inte tagit emot något beslut lämnas ärendet över till ansvarig handläggare för vidare bedömning av vad som ska göras. Ansvarig; Assistent sformer som vanligen används av miljökontoret I normalfallet använder vi ordinär delgivning för beslut som inte förväntas bli överklagat och rekommenderad försändelse med mottagningsbevis för beslut med vite eller beslut som kan förväntas överklagas. När ingen dessa delgivningsformer fungerar används stämningsmannadelgivning med polisens hjälp.

2 2(5) 1. Vanlig delgivning skvitto Fyll i delgivningskvittot med diarienummer under Delgivn nr och en ärende rubrik under Ärende/Handling, ange gärna fastighetsbeckning för att underlätta kommande arkivering. Ange därefter att kvittot ska sändas tillbaka senast fem arbetsdagar framåt. Stämpla på miljökontorets adress. Skicka kvittot tillsammans med den handling du vill delge. Skicka med Apost. Om delgivningskvittot inte kommer tillbaka kan verksamhetsutövaren ringas upp och på så sätt få reda om verksamheten fått beslutet, detta antecknas i så fall i ECOS. Rekommenderad försändelse med mottagningsbevis (rek+ mb) Det här delgivningssättet ska användas direkt om man fattat ett beslut med vitesbelopp eller om man från början befarar att delgivningskvittot inte kommer att återsändas i tid. Vid rekommenderad försändelse med mottagningsbevis är det viktigt att behörig firmatecknare skriver på mottagningsbeviset, särskilt om det handlar om vitesbelopp eller miljösanktionsavgift. För att ta reda på vem som är behörig firmatecknare kontrolleras företagets uppgifter i Bolagsverkets företagsregister. På kuvertet sätts en lapp med information till kommunposten vad som ska stå på mottagningsbeviset eftersom det är kommunposten som ser till att mottagningsbeviset sätts på kuvertet. Ange information om datum för inlämning, att det ska skickas som rekommenderat brev med mottagningsbevis, namn på den juridiska personen/firmatecknaren, adress till mottagaren samt diarienummer. För att inte handlingarna ska bli liggande hos posten bör man skriva att försändelsen ska ha förkortad liggetid. Då anger du det datum då vederbörande senast ska ha hämtat ut handlingen från posten. Liggetiden bör inte vara längre än 10 dagar. 2. Muntlig delgivning Om ett delgivningskvitto, ordinär delgivning, inte inkommer till Miljökontoret kan en form av muntlig delgivning användas. Mottagaren kontaktas då per telefon och får över telefon bekräfta att denne tagit emot beslutet. Detta antecknas i Ecos som orsakskod delgivning med en händelseanteckning att delgivning skett via telefon och vad ev. vederbörande sagt. 3. Stämningsmannadelgivning Stämningsmannadelgivning får användas när delgivning inte kan ske på annat sätt eller när det är bråttom. Miljökontoret använder oftast sig av polismyndigheten som stämningsman. Kontakta den som ska utföra delgivningen och ta reda på vilken adress handlingarna ska skickas, vilka uppgifter som krävs, kostnad och hur inbetalning

3 3(5) ska gå till. Meddela även assistent att betalning ska göras, använd blanketten utbetalningsorder. Assistent vidarebefordrar orden till ekonomikontoret. Upprätta en begäran om delgivning, skrivelsemallen finns i Ecos och det framgår av denna vilka uppgifter som stämningsmannen behöver. Skicka skrivelsen, delgivningskvitto samt det som ska delges till den stämningsman det gäller. Det kan vara bra att avvakta till dess att betalningen har gått över till stämningsmannen innan delgivningsbegäran skickas, så att allt är klart och inga formella hinder finns när begäran kommer in.

4 4(5) Efter att begäran skickats bör man kontakta stämningsmannen och bekräfta att de fått den. Om polisen används bör man några dagar innan tidsfristen går ut återigen kontakta polisen och, under förutsättning att de inte genomfört delgivningen, förklara att miljökontoret faktiskt har betalt för tjänsten och att polisen förväntas genomföra den inom utsatt tid. Detta kan vara nödvändigt eftersom delgivningsuppdrag verkar ha ganska låg prioritet hos polisen. Stämningsmannen överlämnar delgivningsförsändelsen till mottagaren eller till någon annan som har rätt att ta emot delgivningen. Stämningsmannen skickar därefter tillbaka delgivningskvittot till den handläggande myndigheten tillsammans med delgivningsanteckningar. en är genomförd när stämningsmannen har anträffat mottagaren och överlämnat handlingen till denne, oavsett om mottagaren tar emot och kvitterar delgivningsförsändelsen eller ej. sdatum är den dag då stämningsmannen har antecknat på delgivningskvittot att han har lämnat handlingen till mottagaren. Sex olika sorters delgivning Nedan följer en förteckning över olika typer av delgivning. 1. Vanlig delgivning skvitto skvitto sänds med beslutet i vanliga brev, som sen skickas tillbaka till Miljökontoret. Rekommenderad försändelse med mottagningsbevis (rek+mb) Mottagningsbevis sätts fast på brevet och hämtas ut på posten av mottagaren. genom bud Någon från förvaltningen eller en delgivningsfirma överlämnar beslut direkt till vederbörande och får delgivningskvitto påskrivet. 2. Muntlig delgivning Används om vederbörande till exempel inte är läskunnig. Muntlig delgivning är i vissa fall tillåten för att vinna tid, men bör då följas av utskick av beslut och besvärshänvisning. 3. Förenklad delgivning Meddelande om att beslut skickas till delgivningsmottagaren nästkommande dag. 4. Särskild delgivning med juridisk person Meddelande om att beslut skickas till verksamhetsutövaren nästkommande dag.

5 5(5) 5. Stämningsmannadelgivning Polisen eller kronofogdemyndigheten anlitas för överlämnade och påskrift av delgivningskvitto. Används inte när annan delgivningsform fungerar. Stämningsmannadelgivning genom att handlingen lämnas till en annan person än delgivningsmottagaren Om man inte får tag på mottagaren kan man delge vederbörandes arbetsgivare, hyresvärd, vuxen i familjen eller liknande. 6. Kungörelse i tidning Ska ske när det är en obestämd krets personer som ska delges. Kungörelsedelgivning får under vissa förutsättningar användas även annars om det är ett stort antal människor som berörs. Referenser/hänvisningar slag (SFS 2010:1932) Förvaltningslagen (1986:223), Mallar/checklistor Utbetalningsorder, finns under på intranätet under dokument och ekonomi Mall för begäran om delgivning finns i Ecos