Planeringsprocessen. 1. Behovsutredning 1. Årsredovisning. 2. Planeringsunderlag 2. Delårsuppföljning. 3. Nämndens planering 3.

Transkript

1 Planeringsprocessen Planering Uppföljning 1. Behovsutredning Planeringsunderlag Nämndens planering 3. Månadsuppföljning 4. Tillsyns- och kontrollplan 4. Uppföljning - övrigt

2 Planering Exakta datum för planering finns i årsplaneringen för respektive år. Årsplanering tas fram i december av chef. 1. Behovsutredning A. Februari Behovsutredning ska vara klar sista februari så att den kan ligga till grund för nämndens planering. 2. Planeringsunderlag A. Februari mars Planeringsanvisningar från ekonomi kommer, Mora respektive Orsa. Chef och tillsynssamordnare sammanställer material som ligger till grund för kontorets planeringsdag. Teamen träffas och förbereder planeringen. Kontoret arbetar fram förslag till mål, mått samt budgetramar, avsätter en halv dag för detta. Frågeställningar om målen och måtten som vi har idag är bra eller behöver ändras, om det finns något som behöver läggas till eller tas bort, är det något på gång i omvärlden som kan påverka våra mål. Teamen bidrar med omvärldsbevakning idébok. Alla medarbetare har en idébok där man skriver ner sådant som har betydelse för verksamheten. 3. Nämndens planering Chef och tillsynssamordnare sammanställer material som ligger till grund för nämndens planeringsdag. Nämnden har ett separat möte om verksamhetsplaneringen. A. April- maj Beslut tas i nämnden verksamhetsplan (mål och mått) och budget. 4. Tillsyns- och kontrollplan A. Oktober Kontoret arbetar fram en tillsyns- och kontrollplan med aktiviteter.

3 Chef och tillsynssamordnare sammanställer material som ligger till grund för kontorets planeringsdag. Teamen träffas och förbereder planeringen. B. December Chef och tillsynssamordnare sammanställer material som ska ligga till grund för nämndens beslut. Nämnden antar tillsyns- och kontrollplanen Kontoret ser över de fleråriga planerna som finns på objektsnivå, både inom livsmedel och inom miljöbalken.

4 Uppföljning Exakta datum för uppföljningen finns i årsplaneringen för respektive år. Årsplanering tas fram i december av chef. Som uppföljningsverktyg för årsredovisning, delårs- och månadsuppföljning används Stratsys. Tillsynssamordnare följer upp aktiviteter och mått. Chef följer upp målen och sammanfattar delår och år. 1. A. Januari februari uppföljning av mål, mått, aktiviteter och ekonomi för föregående år. Även framtagna nyckeltal följs upp vi detta tillfälle. Tillsyns- och kontrollplanen följs upp och utvärderas. Ett tjänsteutlåtande tas fram som ligger till grund för nämndens beslut. B. Nämndsbeslut en tas upp på nämndsmötet för genomgång och beslut. 2. A. Augusti av både verksamhet och ekonomi görs för perioden januari till och med juli. Tillsyns- och kontrollplanen följs upp och utvärderas i samband med delårsuppföljningen. Teamen rapporterar till tillsynssamordnare som tillsammans med chef sammanställer underlaget. Nämnden informeras om delårsuppföljningen och tar eventuellt beslut om att omprioritera i tillsyns- och kontrollplanen. Är det förändringar i genomförandet tar chef och tillsynssamordnare beslut om detta. B. Oktober Uppföljning av aktiviteterna görs för perioden januari till och med september. Teamen rapporterar till tillsynssamordnare som tillsammans med chef sammanställer underlaget. Nämnden informeras och tar eventuellt beslut om att omprioritera i tillsyns- och kontrollplanen. Är det förändringar i genomförandet tar chef och tillsynssamordnare beslut om detta. 3. Månadsuppföljning Varje månad görs en ekonomisk uppföljning och prognos, ej i januari och juli. Chef drar ut resultatrapport ur ekonomisystemet (Economa). Rapporten granskas och prognosunderlaget som ekonomienheten tillhandahåller, fylls i och skickas tillbaka till ekonomi i Orsa. En kopia på prognosen skickas även till ekonomienheten i Mora. Nämnden informeras om månadsuppföljningen på nästkommande möte.

5 4. Uppföljning övrigt A. Tidsredovisning Alla medarbetare tidsredovisar, enligt fastställd rutin. Varje månad redovisar medarbetare månadssammanställningen i filen Tidrapp sammanst som finns på Miljösidan. Uppföljning sker efter april månad, vid delårsuppföljningen, inför verksamhetsplaneringen samt vid årsredovisningen. Nämnden informeras om resultaten från tidsredovisningen vid delårs- och årsredovisningen. Uppföljning av nerlagd tid görs även per objekt. Tiden registreras i Ecos av handläggare och en sammanställning tas ut från Ecos-rapp. Teamen (livs och miljö) följer upp efter april månad, vid delårsuppföljningen, inför verksamhetsplaneringen samt vid årsredovisningen. B. Ärendebalans Pågående ärenden redovisas både totalt och per handläggare. En genomgång av detta görs i samband med en arbetsplatsträff (1 ggr/månad). Redovisningen hämtas från Ecos-rapp. Ansvarig: tillsynssamordnare. C. Nyckeltal Nyckeltal Uppföljning Beräknad kostnad/handläggare årsarbetare (inkl nämndkostnader mm) som timtaxan baserar sig på, tkr Antal årsarbetare inspektör MB Antal årsarbetare inspektör LL Intäkt/inspektör (åa) MB, tkr Intäkt/inspektör (åa) Livs, tkr Faktiskt debiterade timmar/inspektör (åa) MB Faktiskt debiterade timmar/inspektör (åa) Livs Självfinansieringsgrad MB Självfinansieringsgrad Livs Beslut per årsarbetare - MB Antal avloppsbeslut Antal värmepumpsbeslut Beslut per årsarbetare - LL Pågående ärenden per årsarbetare - MB 1 ggr/månad (apt) Pågående ärenden per årsarbetare - LL 1 ggr/månad (apt) Antal inspektioner per inspektör MB Antal kontroller per inspektör LL Andel överklagade beslut där vi fått rätt och som vunnit laga kraft/år (%) - MB Andel överklagade beslut där vi fått rätt och som vunnit laga kraft/år (%) - LL Antal åtalsanmälningar/år - MB Antal åtalsanmälningar/år - LL Antal msa/år Antal objekt/inspektör - LL Antal objekt/inspektör - MB

6 D. Rapportering till statliga verk Rapporteringen till Livsmedelsverket görs senast den 31 januari efterföljande år. Rapportering till andra statliga verk görs efter begäran.