Slutrapport för delprojekt arbetsmiljö

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS Verksamhetsstöd/HR Liisa Falk, delprojektledare SLUTRAPPORT Dnr (6) Slutrapport för delprojekt arbetsmiljö Bakgrund Under perioden januari augusti 2014 har arbete pågått inom ramen för delprojektet arbetsmiljö. Arbetet har haft sin utgångspunkt i delprojektdirektivet för delprojektet, dnr Genomförande Bemanning Delprojektet har, utöver delprojektledare, haft en arbetsgrupp knuten till sig. Arbetsgruppen har bestått av Jane Edström, Anna Kängström, Susanne Håkansson, skyddsombuden Linda Lovecraft och Britt Omstedt samt studentrepresentant Johan Virolainen. Den centrala arbetsmiljökommittén har till viss del använts som referensgrupp då kommittén kontinuerligt informerats om delprojektets progression och getts möjlighet att komma med synpunkter. Gruppen med hälsoinspiratörer har också använts som referensgrupp, och till viss del arbetsgrupp, rörande genomförandet av hälsofrämjande insatser inom ramen för delprojektet. Gruppen hälsoinspiratörer består av Thomas Johansson, Rikard König, Lena Wadell, Anna Kängström, Douglas Flobrant och Sara Lorén. Organisationsutvecklare Sten Littorin från företagshälsovården (Previa) var inkopplad i ett tidigt skede rörande den psykosociala skyddsronden. Metod Den 29 januari 2014 hölls ett uppstartsmöte med arbetsgruppen. Inför det mötet hade en preliminär planering för delprojektet gjorts. Arbetsgruppen träffades därefter med jämna mellanrum under perioden februari maj. Initialt var mötena tätare, men allteftersom delprojektet fortsked minskade behovet. Delprojektledaren har arbetat operativt i projektet och fört dialog med akademichefer och förvaltningschef samt fackliga representanter och skyddsombud. I delprojektdirektivet låg inte mallen för riskbedömning med, men däremot gjorde aktiviteten det i den första aktivitetsplanen som projektledaren för implementeringsprojektet bifogade direktivet. Därför berörs även denna del i det här avsnittet. I samband med att en mall för riskbedömning skulle tas fram kontaktade delprojektledaren Previa för att se vilket material de hade. Därefter gjordes en undersökning på nätet för att hitta inspiration. Arbetsgruppen hade sedan ett möte inför vilket delprojektledaren utarbetat att första utkast till mall. Arbetsgruppen utgick från utkastet och kunde sedan gemensamt fastställa en mall för riskbedömning. Inför delresultatet reviderade/anpassade rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) inleddes arbetet med en kartläggning av befintliga rutiner. Arbetsgruppen fick i uppgift att gå till sina enheter och undersöka vilka lokala rutiner som fanns där kopplat till SAM. Delprojektledaren hade i detta arbete även hjälp av den kartläggning som gjordes över styrdokument inom ramen för delprojekt styrdokument. Därefter gjorde delprojektledaren en sammanställning över befintliga rutiner som fanns på högskolans webplats. En viktig del i det här arbetet var revidering av högskolans övergripande krishanteringsplan samt framtagande av enhetsspecifika krishanteringsplaner i ny organisation. Inledningsvis fanns en ambition om

2 2 (6) att ta fram vissa rutiner som saknades i kartläggningen, men då delprojektet halkade efter i tidsplanen fick den ambitionen sänkas. De rutiner som behövt revideras/anpassas har blivit justerade utifrån ny organisation och fastställda av berörd beslutsfattare. Två riskbedömningar, en avseende ensamarbete och en rörande hot och våld, har genomförts inom ramen för aktiviteten. En del av anpassningen av rutiner till den nya organisationen var att se över organiseringen av arbetsmiljöarbetet. Delprojektledaren utarbetade ett förslag som diskuterades med akademichefer och förvaltningschef. Organiseringen har tidigare beskrivits i riktlinjer för arbetsmiljöarbetet vid Högskolan i Borås (dnr ). Efter diskussion med akademichefer och förvaltningschef respektive fackliga parter beslutades att det dokumentet skulle delas upp i två delar. Ett lokalt arbetsmiljöavtal skulle förhandlas fram rörande organiseringen och till det skulle det kopplas en rutin för SAM vid högskolan. Den här delen av delprojektet är ännu inte helt klar. I väntan på att arbetsmiljöavtalet blir klart har ett tillfälligt beslut fattats av rektor rörande skyddsområden i ny organisation. Det beslutet föregicks av en förhandling enligt MBL. Inför delresultatet behovsinventering av utbildnings- och stödinsatser inom området tog delprojektledaren kontakt med delprojektledaren i delprojektet för utbildnings- och stödinsatser till chefer. En överenskommelse gjordes om att det delprojektet skulle inventera behov av utbildningsinsatser inom arbetsmiljöområdet i samband med den totala inventeringen av utbildningsbehovet. I anknytning till ett möte med akademicheferna och förvaltningschef rörande fördelning av arbetsmiljöuppgifter framkom däremot ett utbildningsbehov vilket behövde åtgärdas innan uppgiftsfördelning kunde ske. En plan för utbildnings- och stödinsatser efter behovsinventering har upprättas av delprojektledaren tillsammans med delprojektledaren för delprojektet rörande utbildningsoch stödinsatser till chefer. Arbetsmiljöområdet har beaktats som en del i den totala utbildningsinsats som planeras. Inför uppgiftsfördelningen togs en kontakt med Arbetsmiljöforum rörande en digital arbetsmiljöutbildning för chefer. Licenser till utbildningen köptes in och en plan lades av delprojektledaren i dialog med berörda chefer om att utbildningen skulle genomföras under sommaren. Inför delresultatet genomföra utbildnings- och stödinsatser har en digital arbetsmiljöutbildning genomförts för ett par chefer inför fördelningen av arbetsmiljöuppgifter. Inför delresultatet genomförd psykosocial skyddsrond i nuvarande organisation hade arbetsgruppen ett inledande möte och fastställde då syfte och mål med skyddsronden. En riskbedömning gjordes också. Syfte och mål delgavs projektledaren för implementeringsprojektet som i sin tur lyfte det till beställargruppen. En organisationsutvecklare från Previa deltog på två möten med arbetsgruppen för att planera skyddsronden. Dessvärre visade det sig att Previa inte kunde genomföra skyddsronden och tillhandahålla resultatet på det sätt delprojektet önskade inom fastställd tidsplan varför samarbetet med dem i denna fråga inte fortsatte. Istället togs en kontakt med Quicksearch som bistått högskolan i att genomföra Personalbarometern Quicksearch kunde leverera det delprojektet ville inom tidsplanen. Arbetsgruppen utgick ifrån frågebatteriet som användes i Personalbarometern 2012, men kortade ner undersökningen betydligt. Ett ställningstagande togs också kring att begränsa möjligheterna till att lämna fritextssvar i undersökningen. Orsaken var att de är alltför svåra att ta hand om på ett bra sätt och att de väcker för stora förväntningar.

3 3 (6) Delprojektledaren hade sedan kontinuerlig kontakt med projektledaren från Quicksearch samtidigt som arbetsgruppen i delprojektet hade möten kring upplägg och informationsspridning. Undersökningen genomfördes och resultatet presenterades för högskolans ledningsgrupp i slutet av maj. Arbetet med genomförandet av skyddsronden har kontinuerligt kommunicerats med skyddsombud och fackliga parter både på samrådet och i den centrala arbetsmiljökommittén. Inför delresultatet förslag till hälsofrämjande aktiviteter 2014 tas fram i samverkan med hälsoinspiratörerna hämtade hälsoinspiratörerna in önskemål från medarbetare från deras respektive enheter. Delprojektledaren inhämtade önskemål från den enhet som inte fanns representerad i gruppen med hälsoinspiratörer. Det arbetet påbörjades redan hösten 2013, men knöts sedan till delprojektet. Ett förslag på aktiviteter på organisation-, grupp- och individnivå utarbetades därefter tillsammans med gruppen. En kostnadsbild lades även till förslaget. Inför delresultatet genomförda hälsofrämjande insatser delgav delprojektledaren förslaget på aktiviteter till projektledaren för implementeringsprojektet som tog det vidare till rektor för beslut. Beslutet innefattade också en del om att tillföra ekonomiska medel för genomförande av vissa delar. En planering gjordes därefter av när aktiviteterna skulle genomföras tillsammans med hälsoinspiratörerna. Aktiviteter har genomförts kontinuerligt under året, men vissa delar kvarstår ännu. I delprojektdirektivet fanns inte uppgiftsfördelning i ny organisation med bland delresultaten, men däremot fanns det med i aktivitetsplanen varför det också omnämns här. Inför uppgiftsfördelningen fördes diskussioner med akademichefer och förvaltningschef för att göra en interimistisk lösning av fördelningen i väntan på att sektionscheferna blir tillsatta. Inom verksamhetsstödet var det dock enklare då nya chefer till största delen var på plats per Den här delen av delprojektet har delprojektledaren till största delen skött i dialog med berörda chefer. En ny blankett för fördelning respektive returnering av arbetsmiljöuppgifter har arbetats fram och förhandlats enligt MBL. Arbetsinsats Tidsåtgången uppskattades inledningsvis till ca % per deltagare i arbetsgruppen, exklusive tid för delprojektledaren. Tidsåtgången för deltagarna i arbetsgruppen stämmer i stort med den inledande uppskattningen. Mest tid lade arbetsgruppen under perioden februari till april. För delprojektledaren har tidsåtgången till största delen uppgått till närmare 50 % av heltid. Detta har möjliggjorts av att en extra resurs tillförts personalavdelningen vilken tagit hand om mycket löpande ärenden. Statusrapportering Delprojektets status har rapporterats till projektledaren vid följande tillfällen: , , , och Resultat Förväntat resultat enligt delprojektdirektiv Enligt delprojektdirektivet är målet för delprojektet att: Högskolan ska vara den goda arbetsplatsen och att verksamheten ska genomsyras av systematiskt arbetsmiljöarbete. Medarbetare och studenter mår bra och har en god hälsa.

4 4 (6) Delprojektet ska leverera följande resultat: Reviderade/anpassade rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete Behovsinventering av utbildnings- och stödinsatser inom området i samverkan med delprojektet för utbildnings- och stödinsatser till chefer Plan för utbildnings- och stödinsatser efter behovsinventering Genomföra utbildnings- och stödinsatser Genomförd psykosocial skyddsrond i nuvarande organisation Förslag till hälsofrämjande aktiviteter 2014 tas fram i samverkan med hälsoinspiratörerna Genomförda hälsofrämjande insatser Måluppfyllelse Delprojektet anses till största delen ha uppfyllt målet då måluppfyllelsen avseende delresultaten är hög. En mall för riskbedömning har tagits fram, rutiner på arbetsmiljöområdet har reviderats/anpassats till ny organisation, en plan för utbildningsinsatser har gjorts och en utbildning har genomförts, hälsofrämjande insatser har ägt rum och en interimistisk uppgiftsfördelning finns i väntan på sektionschefer. Därutöver finns ett tillfälligt beslut på indelning i skyddsområden i ny organisation i väntan på att lokalt arbetsmiljöavtal sluts. Delprojektet har legat något efter i tidsplanen, men samtliga delar är dock till största delen genomförda. Aktivitetsplanen har till viss del reviderats under delprojektets gång. (Se bilaga 1) Leveranser Delprojektet har levererat följande utifrån fastställt delprojektdirektiv: Mall för riskbedömning En mall för riskbedömning är framtagen. (Se bilaga 2) Reviderade/anpassade rutiner inom det systematiska arbetsmiljöarbetet Befintliga rutiner har reviderats/anpassats utifrån ny organisation. Undantaget är riktlinjerna för arbetsmiljöarbetet som delats upp i två delar. Förhandling rörande ett lokalt arbetsmiljöavtal pågår och beräknas vara klart första halvan av oktober. Rektor har fattat beslut om tillfällig indelning i skyddsområden i väntan på att avtalet sluts. Ett utkast till rutin för systematiskt arbetsmiljöarbete finns och kan fastställas så snart avtalet är klart. Plan för utbildningsinsats i samverkan med delprojekt för utbildnings- och stödinsatser till chefer En plan finns för utbildningsinsatser för nya chefer inom ramen för delprojektet för utbildnings- och stödinsatser till chefer. Genomförd utbildningsinsats till chefer Två chefer har genomgått en digital arbetsmiljöutbildning från Arbetsmiljöforum. Genomförd psykosocial skyddsrond En psykosocial skyddsrond är genomförd. Resultatet har presenterats för högskolans ledningsgrupp. (Se bilaga 3) Ett PM har skrivits med en analys och förslag till aktiviteter i kommande handlingsplan. (Se bilaga 4) Arbetet med att ta hand om resultatet fortsätter i ny organisation.

5 5 (6) Förslag till hälsofrämjande insatser under 2014 tas fram i samverkan med hälsoinspiratörerna Ett förslag togs fram tillsammans med hälsoinspiratörerna och delgavs rektor för ekonomiskt stöd till genomförandet. (Se bilaga 5) Genomförda hälsofrämjande insatser Följande insatser är genomförda per : - Inspirationsförelösning med Pasi Salonen - Yoga - Genomgångar i högskolans gym ledda av sjukgymnast från företagshälsovården - Enklare hälsokontroll av studenter som läser på sjuksköterskeprogrammet - Prova-på pass på gym (Zumba och Funktionell styrka) - Massage på arbetsplatsen - Uppfräschning av högskolans träningslokal Massage på arbetsplatsen pågår hela 2014 och ska därefter utvärderas. Ytterligare en omgång yoga genomförs under hösten och planering av fler föreläsningar pågår. Uppgiftsfördelning En reviderad blankett för fördelning och returnering av arbetsmiljöuppgifter har tagits fram och förhandlats. (Se bilaga 6) En interimistisk uppgiftsfördelning har gjorts i ny organisation. Hantering av projektrisker och eventuella riskbedömningar Arbetsgruppen gjorde inledningsvis en riskanalys av eventuella projektrisker. Uppföljning av riskanalysen har genomförts under delprojektets gång. Vissa risker inträffade vilket ledde till att tidsplanen för delprojektet fick förskjutas. (Se bilaga 7) Utöver den inledande riskanalysen har arbetsgruppen genomfört en riskbedömning inför genomförande av den psykosociala skyddsronden och utifrån hot och våld respektive ensamarbete på högskolan i stort. (Se bilagorna 8-10) Lärdomar och rekommendationer Bra med samordningen kring delprojekten. Viktigt att tid och resurser avsätts. Möjligen har tidsplanen varit snäv, men efter anpassning av ambitionsnivån har det varit hanterbart. Dialogen mellan delprojektledare och berörda chefer har varit bra, men arbetsbelastningen för cheferna har varit väldigt hög varför vissa frågor inte kunnat få så stort utrymme. I framtiden bör delprojektledare och projektgrupp inledningsvis sätta sig ner och diskutera delprojektet och förväntningar innan delprojektdirektivet fastställs så att delprojektledaren kan komma med inspel när denne är mer insatt i vad som förväntas levereras. Kvarstående frågor Några frågor kvarstår, vilka behöver hanteras inom ramen för avdelningen HR:s ansvarsområde. Det handlar om: - Slutföra förhandlingarna rörande lokalt arbetsmiljöavtal - Fastställa rutinen för systematiskt arbetsmiljöarbete

6 6 (6) - Utarbeta nya rutiner inom arbetsmiljöområdet utifrån kartläggningen och genomförda riskbedömningar - Följa upp resultatet av den psykosociala skyddsronden - Genomföra återstående aktiviteter i planen för hälsofrämjande åtgärder - Genomföra utbildningsinsats inom arbetsmiljöområdet Bilagor 1. Aktivitetsplan 2. Mall för riskbedömning 3. Totalrapport för resultatet av psykosocial skyddsrond 4. PM med analys och förslag till åtgärder utifrån psykosocial skyddsrond 5. Rektorsbeslut rörande hälsofrämjande insatser 6. Blanketter för fördelning och returnering av arbetsmiljöuppgifter 7. Riskanalys av delprojektet 8. Riskbedömning inför psykosocial skyddsrond 9. Riskbedömning avseende hot och våld 10. Riskbedömning avseende ensamarbete

7 Aktivitetsplan högskolans organisationsutveckling - implementering Vecka/datum Månad Kvartal Ledning Deltagare 25-nov 02-dec 09-dec 16-dec 23-dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Q3 Q Arbetsmiljö Högskolan ska vara den goda arbetsplatsen och verksamheten ska genomsyras av systematiskt Liisa Falk arbetsmiljöarbete. Medarbetare mår bra och har en god hälsa. Utforma fast mall för riskbedömning Klart I samverkan med hälsoinspiratörerna ta fram förslag och genomföra hälsofrämjande aktiviteter 2014 Ta fram förslag på hälsofrämjande aktiviteter 2014 Genomföra hälsofrämjande aktiviteter under 2014 Klart Klart Klart Revidera/anpassa rutinerna för systematiskt arbetsmiljöarbete Kartlägg befintliga övergripande rutiner. Revidera befintliga rutiner. Revidera rutin för systematiskt arbetsmiljöarbete Förhandla fram lokalt arbetsmiljöavtal Översyn av övergripande krishanteringsplan Ta fram krishanteringsplaner per akademi/enhet Klart Klart Klart Klart Klart Klart Klart Skapa ny uppgiftsfördelning enligt ny organisationsstruktur. Ta fram ny blankett för fördelning och returnering av arbetsmiljöuppgifter Besluta om ny fördelning av uppgifter kring arbetsmiljö Klart Klart Utbildnings- och stödinsatser (görs inom ramen för annat delprojekt) Behovsinventering av utbildnings- och stödinsatser inom arbetsmiljöområdet i samverkan med delprojektet för utbildnings- och stödinsatser för chefer Plan för utbildnings- och stödinsatser utifrån behovsinventering Genomförda utbildnings- och stödinsatser Klart Klart Klart Genomföra psykosocial skyddsrond i nuvarande organisation Utforma enkätundersökning i syfte att fånga upp frågor/områden där det behövs särskilda stödinsatser Genomföra enkätundersökning (enklare enkät, ej i form av personalbarometern) Analysera enkätundersökningen och lämna underlag till handlingsplan Klart Klart Klart Genomföra riskbedömning i samarbete med skyddsombud Kursiverat = delar som återstår när delprojektet avslutas.

8 HÖGSKOLAN I BORÅS 2014-xx-xx Dnr Akademi/enhet NN NN Risk- och konsekvensanalys rörande XX vid Akademin/enheten NN Bakgrund Beskriv bakgrunden till varför risk- och konsekvensanalys genomförs. Arbetsmiljöperspektiv Arbetsgivaren är den som har huvudansvaret för arbetsmiljön. Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) beskriver hur arbetsgivaren ska gå tillväga för att uppfylla sitt ansvar. Det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär att arbetsgivaren arbetar förebyggande vilket främjar hälsa och säkerhet och spar pengar i organisationen. I riskbedömningen är det bra att utgå från individ-, grupp och organisationsnivå. Riskbedömningar ska genomföras kontinuerligt och arbetssättet med att ta reda på vilka arbetsmiljörisker en situation eller förändring i verksamheten kan innebära är lönsamt genom att riskerna kan förebyggas och åtgärdas i tid. Riskbedömning inför förändringar i verksamheten Enligt AFS 2001:1 8 ska arbetsgivaren så tidigt som möjligt inför planerade förändringar i verksamheten bedöma de eventuella risker som kan uppkomma med anledning av förändringen. Med förändringar avses inte de som är att se som en naturlig del av den dagliga verksamheten, utan större mer genomgripande förändringar. Riskbedömningen tar hänsyn till både fysiska och psykosociala aspekter som kan tänkas orsaka ohälsa. Gradering av sannolikhet (S) 1 = Osannolikt, men kan hända 2 = Kan förekomma, men endast i sällsynta fall eller i undantagsfall 3 = Möjligt och sannolikt att det skulle uppstå någon gång 4 = Sannolikt att det inträffar ofta 5 = Nästan säkert att det inträffar i de flesta fall Gradering av konsekvens (K) 1 = Obetydlig 2 = Försumbar 3 = Kännbar 4 = Stor konsekvens 5 = Katastrofal Risk S K Åtgärd/handlingsplan 1. Beskriv den identifierade risken. Hur ska risken undvikas/förebyggas? När ska åtgärden vara genomförd? Vem ansvar för att genomföra åtgärden? 1 (2)

9 SANNOLIKHET HÖGSKOLAN I BORÅS 2014-xx-xx Dnr Akademi/enhet NN NN T.ex. risk för oro bland personal. 2. Beskriv den identifierade risken. T.ex. risk för ryktesspridning. 3. Beskriv den identifierade risken. Hur ska risken undvikas/förebyggas? När ska åtgärden vara genomförd? Vem ansvar för åtgärden? T.ex. risk för att medarbetare/studenter faller och slår sig då golvet är halt. Riskmatris Utgå från matrisen nedan och placera in respektive risks nummer i rätt rutan enligt den bedömning som gjorts ovan. På så sätt ges en snabb och enkel överblick av vilka risker som behöver sättas i fokus för det förebyggande arbetet. KONSEKVENS 1 Obetydlig 2 Försumbar 3 Kännbar 4 Stor konsekve ns 5 Katastrofal 5 Nästan säkert att det inträffar i de flesta fall Sannolikt att det inträffar ofta Möjligt och sannolikt att det skulle uppstå någon gång Kan förekomma, men endast i sällsynta fall eller i undantagsfall Osannolikt, men kan hända Risk- och konsekvensanalysen har genomförts tillsammans med skyddsombud (och studentskyddsombud). Datum för uppföljning: 2 (2)

10 Psykosociala skyddsronden 2014 Högskolan i Borås Therese Ekeroth Personalavdelningen i samarbete med

11 Syfte och Bakgrund SYFTE Syftet är att få en bild av hur medarbetarna upplever sin arbetssituation i dag mot bakgrund av den unika situation som omorganisationen utgör, analysera och prioritera eventuella förbättringsområden inom Högskolan i Borås. METOD Datainsamling via webbenkäter. Fyra automatiska påminnelser har skickats till respondenter som ej svarat eller slutfört sin undersökning inom tidsramen. Undersökningen genomfördes av QuickSearch som garanterar anonymitet och sekretess. Period: Totalt antal utskick: 677 Totalt antal svar: 479 Svarsfrekvens: 71% * Personalbarometerns svarsfrekvens 2012 var 71% Mer information: liisa.falk@hb.se birgitta.alfraeus@hb.se therese.ekeroth@quicksearch.se

12 Bakgrund Undersökningen innehåller: 25 huvudfrågor samt 4 fritextfrågor. 2 bakgrundsfrågor (befattning, vilken institution/enhet) 18 frågor är indexfrågor är fördelade på fyra områden nämligen: Arbetets innehåll, Arbetsorganisation, Arbetsklimat/Trivsel och Ledarskap/Chefskap.

13 Bakgrund Sexgradig svarsskala. Alla frågor har också svarsalternativet Vet ej/ingen åsikt. Nöjdhetsgrad (%) räknas på alla svar från 1. Instämmer inte alls 6. Instämmer helt. Vet ej/ingen åsikt räknas INTE in i nöjdhetsgraden (index).

14 Bakgrundsfrågor - befattning Kommunikatör Ansvarig för RuC, Regionalt UtvecklingsCentrum Bibliotekarie TA-personal

15 Bakgrundsfrågor - institution/enhet

16 Psykosociala skyddsronden 2014 Över 70 % godkänt 60-69% förbättringspotential Under 60% icke godkänt Kommentar: Indexvärdet på Psykosociala skyddsronden 2014 har ett värde på 65% och är inom området förbättringspotential.

17 Psykosociala skyddsronden index ur olika perspektiv Befattning Befattning Institution/enhet

18 Topp 10 Kan ej ta ställning Kommentar: Topp 10: de indexfrågor där flest personer svarat en 6:a. Diagrammet innehåller frågor från samtliga indexområden.

19 Botten 10 Kan ej ta ställning Kommentar: Botten 10: de indexfrågor där flest personer svarat en 1:a. Diagrammet innehåller frågor från samtliga indexområden men i resultatet för 2014 är det flest frågor från området Ledarskap/chefskap som finns med.

20 Indexområde 1: Arbetets innehåll Över 70 % godkänt 60-69% förbättringspotential Under 60% icke godkänt QS Benchmark Arbetsmängd 59% Tillräckliga befogenheter 73% Tydligt ansvar 69% Kommentar: Området Arbetets innehåll har ett värde på 65%, vilket är inom området förbättringspotential. Det är främst frågorna Arbetet hem i tankarna, Arbetsmängd samt Tydligt ansvar inom institutionen/enheten som drar ner värdet. De flesta frågorna i området har minskat i värde.

21 Arbetsmängd Jag upplever att jag oftast har en arbetsmängd som jag trivs med. Kommentar: 63% dvs 312 respondenter anser att man har en arbetsmängd som man trivs med. 36% dvs 180 respondenter tycker inte det. Den främsta orsaken varför man inte trivs med sin arbetsmängd är pga att arbetsmängden är för stor.

22 Stressanalys Jag anser att jag har tid för återhämtning/reflektion. Jag vet hur jag ska prioritera bland mina arbetsuppgifter, kopplat till verksamhetens krav.

23 Jag har möjlighet att själv lägga upp mitt arbete och utveckla egna arbetsformer och arbetssätt Stressanalys Stressbox Jag upplever att jag oftast har en arbetsmängd som jag trivs med Riskzon 13 stycken KOMMENTAR: Endast 13 st respondenter är i rikszonen enligt analysen StressBox, vilket indikerar att negativ stress inte förekommer i större omfattning.

24 Information/Informationskanaler Kommentar: 61% (301 respondenter) säger att informationsspridningen fungerar bra på Högskolan i Borås. Informationskanaler Den informationskanal som fungerar bäst är Information via min närmaste arbetsgrupp.

25 Hur kan informationen förbättras? Några exempel Mer individanpassad information mellan chef-medarbetare. Mer skriftlig information Det skulle behövas en intern kommunikationsplan som innehåller ett strategiskt tänk kring vad som ska kommuniceras Klar och tydlig information som ges i god tid och inte ändras till nästa information. 107 personer har kommenterat frågan Informera inte förrän det finns konkreta nyheter. Tydligare kommunikation Mer information om den nya organisationen, nu har det varit oklart under en väldigt lång tid hur den ska se ut och vem/vilka som ska vara chefer (gäller kärnverksamheten).

26 Indexområde 2: Arbetsorganisation Över 70 % godkänt 60-69% förbättringspotential Under 60% icke godkänt QS Benchmark Arbetsglädje 72 % Prioritera bland arbetsuppgifter 69% Återhämtning/reflektion 55% Kommentar: Området Arbetsorganisation är även det inom området förbättringspotential. Det är främst frågorna om Återhämtning/Reflektion och Arbetsglädje som drar ner värdet.

27 Arbetsglädje Jag känner arbetsglädje. Förbättra (De som svarat 1-3) Ytterligare förbättra (De som svarat 4-6)

28 Indexområde 3: Arbetsklimat/Trivsel Över 70 % godkänt 60-69% förbättringspotential Under 60% icke godkänt Kommentar: Området Arbetsklimat/Trivsel har ett godkänt värde på 72%. Frågan om Arbetskamrater ger löpande återkoppling ligger inom området förbättringspotential.

29 Konflikter på min institution/enhet som påverkar verksamheten negativt Jag tror konflikten/-erna orsakas av:

30 De som svarade Ja på frågan om det finns konflikter Index de som svarat Ja på frågan om det finns konflikt, har ett lägre snitt -7% -8% -6% -13% -8%

31 Har du själv varit indragen i någon form av konflikt på din arbetsplats?

32 Indexområde 4. Ledarskap/Chefskap Över 70 % godkänt 60-69% förbättringspotential Under 60% icke godkänt QS Benchmark Belöning 65% Förtroende min närmaste chef 74% Utvecklas i arbete 64% Återkoppling 58% Öppenhet i min grupp 71% Kommentar: Området Ledarskap/Chefskap ligger inom området förbättringspotential. Samtliga frågor i området har minskat i värde.

33 Förtroende min prefekt/enhetschef Kommentar: 76%, dvs 365 respondenter, har förtroende för sin prefekt/enhetschef. På nästa sida följer förslag på hur man kan förbättra förtroendet för sin prefekt/enhetschef.

34 Ledarskap min närmaste chef Förbättra (De som svarat 1-3) Ytterligare förbättra (De som svarat 4-6) Kommentar: De som svarat 1-3 har främst gett följande förslag på åtgärder för att förbättra ledarskapet; Ta tag i problem, Större lyhördhet och Bättre organisation & struktur. Av de som svarat 4-6 har 89 av 364 respondenter sagt att Allt är redan bra. Övriga respondenter har lämnat följande förslag på åtgärder för att ytterligare förbättra ledarskapet; Tydligare strategi för att nå målen, Insikt i min kompetens/kunskapsnivå och Bättre organisation & struktur.

35 Framtid Om jag själv kan bestämma så är min sysselsättning om 18 månader:

36 enps Rekommendationsvilja och lojalitet Vad är enps? Employer Net Promoter Score är ett nyckeltal som visar rekommendations vilja internt eller externt i en organisation. Talet är ett värde som baserar sig på om en person är villig att rekommendera er som högskola till vänner och bekanta. De som svarar mycket högt (9-10) kallas Promoters och är ambassadörer som aktivt talar positivt till andra. De som svarar lågt (0-6) kallas Detractors och forskning* visar att de med stor sannolikhet är benägna att prata negativt om organisationen. Personer som svarar 7-8 på skalan anses passivt nöjda. Net Promoter is a customer loyalty metric developed by (and a registered trademark of) Fred Reichheld, Bain Company and Satmetrix. It was introduced by Reichheld in the 2003 Harward Business Review article One Number You Need To Grow. Wikipedia 2012

37 Rekommendation (enps) Hur troligt är det att du skulle rekommendera Högskolan i Borås som arbetsgivare till en vän?

38 Rekommendation (enps) per organisatorisk nivå 2

39 Appendix - Vilken fråga har störst betydelse för medarbetarnas rekommendationskraft? Samtliga värden ur diagrammet är inte av intresse i analysen. Istället har vi sorterat ut de tre frågor som har störst samband med rekommendationsfrågan. Fråga 1: Arbetsglädje Fråga 2. Belöning Fråga 3. Öppenhet i min grupp FORTSÄTT Jag känner arbetsglädje. Jag tycker att jag uppskattas väl efter mina prestationer. Min närmaste chef skapar ett arbetsklimat där jag och mina arbetskamrater kan uttrycka åsikter om vårt arbete och vår verksamhet. BYGG VIDARE HA KOLL AGERA

40 Helhetsbetyg psykosociala skyddsronden (omfattning, enkel att besvara, innehåll)

41 Kommentarer och synpunkter 107 personer har kommenterat frågan

42 Undersökning och rapport är genomförd av Quicksearch Om Quicksearch Quicksearch kombinerar system och kunskap för löpande undersökningar som snabbt skapar mätbara resultat och ger långsiktig framgång. Smarta feedbacklösningar ger ökad kund- och medarbetarlojalitet genom fokus på förbättringar 365 dagar om året. QuickSearch Sweden AB, Slottsmöllan, Halmstad Sankt Eriksgatan 63 6 tr, Stockholm

43 Bilaga: Tjänster och verktyg från Quicksearch Kursvärdering För första gången ett helautomatiserat flöde för kursvärdering utvecklat för Högskolor och universitet av Högskolor och universitet. På ett mycket pedagogiskt sätt involveras lärare och studenter så att uppföljningen blir positiv och 100% genomförd. Studentbarometer Vad tycker studenterna om sin studiemiljö? Vad gör lärosätet mer attraktivt för studenter? Fråga de som vet och träffar er dagligen. Studentbarometern är en metod för att få en total överblick av studenternas syn på lärosätet. Personalbarometer En medarbetarundersökning anpassad för universitet och högskolor. Ger beslutsunderlag på strategisk nivå och är ett verktyg för förbättring till alla chefer på lärosätet.

44 HÖGSKOLAN I BORÅS PM Sid 1(5) Verksamhetsstöd/HR Liisa Falk, delprojektledare Rektor Akademichefer/förvaltningschef Centrala arbetsmiljökommittén Psykosocial skyddsrond 2014 Under våren 2014 genomfördes en psykosocial skyddsrond i delprojekt arbetsmiljö inom ramen för implementeringsprojektet för ny organisation. Arbetsgruppen knuten till delprojektet har diskuterat och analyserat resultatet vilket sammanställs i detta PM. Syftet är att PM:et ska ligga till grund för fortsatt arbete med resultatet i den centrala arbetsmiljökommittén och delprojektet ger även förslag på åtgärder som kan föras in i den högskoleövergripande handlingsplanen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Allmänt Den psykosociala skyddsronden har en hög svarsfrekvens vilket är mycket positivt och ger större tillförlitlighet till resultatet. Nöjd medarbetarindex (NMI) skiljer sig en del mellan olika grupper av medarbetare där doktoranderna är de som sticker ut. Vid en närmare titt på resultatet för den här gruppen specifikt är det något lägre värden på samtliga områden. Gentemot den här medarbetargruppen skulle det behövas ett tydligare ledarskap, men också stressförebyggande åtgärder. Informationsspridningen sticker också ut gentemot doktoranderna där det tydligt efterfrågas minnesanteckningar från arbetsplatsträffar så att det finns möjlighet att ta del av information även om man inte varit med på mötet. Information efterfrågas också på både svenska och engelska i större utsträckning. Därutöver vill doktoranderna ha bättre sammanhållning och mer kontakt med kollegor. Förslag på åtgärder: o Skapa doktorandprogram med olika fokusområden, till exempel aktivitet för att förebygga stress, där doktoranderna ges stöttning i sitt arbete, men också får möjlighet till utbyte med andra doktorander. o Sträva efter att i så lång utsträckning som möjligt publicera nyheter och interninformation på både svenska och engelska. Arbetets innehåll När det kommer till arbetets innehåll är det väldigt positivt att medarbetare vid högskolan upplever att de har meningsfulla arbetsuppgifter och bemöts med respekt från arbetskamrater.

45 HÖGSKOLAN I BORÅS PM Sid 2(5) Verksamhetsstöd/HR Liisa Falk, delprojektledare Däremot finns det delar inom detta område att arbeta vidare med för att förbättra arbetssituationen för medarbetarna. Stress kommer här in som en faktor, vilken också har ökat jämfört med 2012 då Personalbarometern genomfördes. Vi har fler medarbetare som ligger i, eller är på väg in i, riskzonen. Likaså sticker ansvarsområdena ut inom enheterna som inte anses tydliga. Det sistnämnda behöver inte vara så konstigt med tanke på omorganisationen och de nya akademier/enheter som bildas, men samtidigt kan otydliga ansvarsområden leda till dubbelarbete och skapa onödig stress. Däremot tycks medarbetare ha en relativt klar bild över de egna ansvarsområdena vilket skulle kunna betyda att det är strukturerna inom enheterna som behöver bli tydligare när det gäller till exempel beslutsvägar. Ett sätt att motverka stress och fånga upp tidiga signaler i tid är uppmärksamhet i vardagen både från chefer och från medarbetare. Förslag till åtgärder: o Förbättra stödet till chefer rörande identifiering av tidiga signaler och skapa tydligare rutin för att fånga upp dem. o Låt implementeringen av nya organisations- och beslutsordningar få ta tid och revidera dem så snabbt som möjligt om någonting inte fungerar i praktiken. Arbetsorganisation Att det finns problematik med stress visar sig också i att medarbetare inte upplever sig ha tid för återhämtning/reflektion. Detta är något som är väldigt individuellt; vad menar jag med återhämtning/reflektion? Handlar det om tid för att följa upp/reflektera över resultatet av det egna arbetet/uppgiften? Är det ett uttryck för en hög arbetsbelastning? För att arbeta vidare med den frågan kan det därför vara bra med medarbetardelaktighet. Enligt undersökningen finns arbetsglädje, men den kan bli ännu bättre. Medarbetarna efterfrågar här bättre sammanhållning, förändrad arbetsbelastning samt mer kompetens- och personlig utveckling. När det gäller kompetensutveckling och personlig utveckling är det bland annat viktigt att varje medarbetare årligen har ett utvecklingssamtal där dessa saker berörs. Att stärka sammanhållningen blir särskilt viktigt i den nya organisationen varför de olika arbetsgrupperna skulle behöva hitta på någon aktivitet inledningsvis i syfte att stärka vi- känslan, men att dessa aktiviteter också blir ett stående inslag med jämna mellanrum. Likaså efterfrågas bättre återkoppling medarbetare emellan. Dock är det mycket individuellt även här i hur man vill ha återkoppling varför detta skulle kunna vara ett ämne för tvärgruppsamtal. Förslag till åtgärder: o Tvärgruppsamtal om vad återhämtning/reflektion innebär och hur mer tid skulle kunna skapas för det samt samtal kring

46 HÖGSKOLAN I BORÅS PM Sid 3(5) Verksamhetsstöd/HR Liisa Falk, delprojektledare återkoppling och hur medarbetare emellan kan arbeta mer med det. o Teambildande aktiviteter för arbetsgrupper under hösten i syfte att stärka vi- känslan, men att dessa också fortsätter med jämna mellanrum. Arbetsklimat och trivsel Det är mycket glädjande att detta område får högt värde i undersökningen. Det tyder på att medarbetare trivs med sitt arbete på högskolan. Dock är det viktigt att även fortsättningsvis arbeta med det här området och inte lägga det åt sidan för att det fick bra värden. Vi kan fortfarande bli bättre, och särskilt nu när vi går in i en ny organisation med nya akademier/enheter, sektioner och avdelningar är det viktigt att stärka detta område ytterligare. Även om trivseln tycks vara hög ser arbetsgruppen ändå varningssignaler i att en relativt hög andel medarbetare ser sig hos en annan arbetsgivare inom en 18 månaders period. En viss personalomsättning är bra, men hur bra är vi på att ha en fungerande avslutsrutin, till exempel med avslutssamtal och att sedan hålla kontakten med de medarbetare som en gång valt att sluta? Vi behöver bli bättre på att samla upp tankar/reflektioner på ett systematiskt sätt från de medarbetare som väljer att lämna oss för en annan arbetsgivare. Vi behöver veta vad det beror på för att kunna se mönster, men också för att få veta vad vi kan göra bättre nästa gång. För att göra detta bör dessa samtal genomföras av en och samma part oavsett vem som slutar. Självklart ska medarbetare också prata med sin chef i samband med ett avslut, men det samtalet kan ha ett annat fokus. Arbetsgruppen reagerar på att det är stor spridning i resultatet på området arbetsklimat mellan olika enheter. Det är viktigt att arbeta med varje grupp medarbetare framöver för att förbättra arbetsklimatet då det inte är ett positivt resultat över hela organisationen. Det vi kan se är att lägre värden på området arbetsklimat vid en nedbrytning också speglar att det förekommer högre stress, mer konflikter och otydligt ledarskap. Detta kan tyda på att vi också behöver bli bättre på att fånga upp tidiga signaler på att saker inte står rätt till. Just konflikter tycks vara något som förekommer och också något som vi behöver bli bättre på att ta tag i, vilket även uttrycks i att medarbetare efterfrågar att chefer ska bli bättre på att ta tag i problem. Förslag till åtgärder: o Förbättra avslutsrutinen så att det skapas en systematik i avslutssamtalen där tankar/reflektioner från medarbetare som väljer att lämna oss fångas upp och leder till förbättringar. o Utbilda chefer i konflikthantering och svåra samtal. o Förbättra stödet till chefer rörande identifiering av tidiga signaler och skapa tydlig rutin för att fånga upp dem.

47 HÖGSKOLAN I BORÅS PM Sid 4(5) Verksamhetsstöd/HR Liisa Falk, delprojektledare Ledarskap/chefskap Generellt är värdet på området ledarskap/chefskap bra, men det kan fortfarande bli bättre. Positivt är att det finns förtroende för enhetscheferna vilket ger en bra grund att bygga vidare på. Det som sticker ut i resultatet är återkopplingen och utveckling i arbetet. Båda dessa delar är väldigt individuella när det gäller hur och vad detta kan vara. Frågorna behöver därför behandlas mellan respektive medarbetare och chef varför det kan vara bra fokusområden att beröra i kommande utvecklingssamtal. För att ytterligare förbättra ledarskapet vill medarbetare att chefen tar tag i problem, vilket kan hänga samman med de konfliker som finns enligt ovan. Därutöver efterfrågas större lyhördhet, bättre organisation och struktur, tydligare strategi för att nå målen och insikt i den enskilde medarbetarens kompetens/kunskapsnivå. Några av dessa delar kan bli bättre när den nya organisationen är på plats, till exempel gällande insikten i den enskilde medarbetarens kompetens/kunskapsnivå. Det blir enklare om chefen inte har för stora medarbetargrupper att ansvara för och att personalansvar på de sektioner/avdelningar som är stora till viss del delegeras. Större lyhördhet är något som det skulle behövas mer information kring, det vill säga: större lyhördhet kring vad? Även detta skulle kunna vara ett ämne för tvärgruppsamtal eller som fokusområde i ett utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare. Det senare förutsätter dock att det finns en relation mellan medarbetare och chef som präglas av förtroende och ett öppet samtalsklimat. För att skapa tydligare strategier för att nå målen, och få med medarbetarna i det arbetet, är det viktigt med delaktigheten i samband med framtagandet av kommande verksamhetsplaner. Genom att föra gemensamma diskussioner i medarbetargrupper kan också de övergripande målen förankras i organisationen och medarbetargrupper kan tillsammans diskutera nedbrytning av målen på sektions-/avdelningsnivå. Närmaste chef kan sedan knyta an till det i utvecklingssamtalen. Förslag till åtgärder: o Utbilda chefer och medarbetare i hur man genomför medarbetarsamtal (utvecklings- och lönesamtal) i syfte att öka kvalitén på samtalen. o Tvärgruppsamtal kring ledarskap och lyhördhet. o Fokus på hur medarbetaren vill ha återkoppling i kommande utvecklingssamtal. o Skapa tydlighet och struktur kring ledarskapet för att medarbetare ska få känslan av en närvarande chef.

48 HÖGSKOLAN I BORÅS PM Sid 5(5) Verksamhetsstöd/HR Liisa Falk, delprojektledare Avslutningsvis Detta PM är ställt till den centrala arbetsmiljökommittén så att kommittén kan beakta resultatet på skyddsronden i kommande högskoleövergripande handlingsplan. Därutöver har respektive akademi/enhet att arbeta vidare med sina resultat. Som ett sista medskick vill arbetsgruppen i delprojektet också uppmärksamma de delar av resultatet som ändå är positiva och lyfta vikten av att bibehålla ett bra nuläge även framöver. Liisa Falk Delprojektledare

49

50

51

52

53

54

55 FÖRDELNING AV ARBETSMILJÖUPPGIFTER Dnr I min egenskap av..fördelar jag (namn) till dig,. (namn) i din egenskap av. arbetsmiljöuppgifter rörande arbetsmiljön som faller inom ditt ansvarsområde. Vi har kommit överens om vilka av nedanstående uppgifter som ska ingå i uppgiftsfördelningen och att kompetens, resurser och befogenheter finns för att utföra uppgifterna på ett tillfredsställande sätt. Not: Allt systematiskt arbetsmiljöarbete ska ske i samverkan med skyddsombud. Dina arbetsmiljöuppgifter innebär: (markera de som är aktuella) Generellt inom arbetsmiljöarbetet att organisera arbetsmiljöarbetet avseende planering, genomförande och kontroll inom ditt verksamhetsområde enligt befintlig lagstiftning samt högskolans arbetsmiljöpolicy. att tillse att tilldelade uppgifter inom ditt verksamhetsområde utförs med hänsyn till gällande lagregler (arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen), Arbetsmiljöverkets föreskrifter och ingripanden, centrala avtal och våra interna riktlinjer (finns under arbetsmiljösidorna på att tillse att riskbedömningar och konsekvensanalyser ingår i beslutsunderlaget vid allt förändringsarbete samt att skyddsombudet är delaktigt. att klargöra vilka arbetsmiljöuppgifter som fördelas på underställda medarbetare, vilket sker genom skriftlig fördelning, samt att mottagaren har den kompetens och resurser som behövs för att utföra uppgifterna. Handlingsplaner att upprätta handlingsplan för arbetsmiljöarbetet i samband med det årliga budgetarbetet och tilldela resurser för arbetsmiljöarbetet, inklusive hälsa/friskvård. Förebygga ohälsa/olycksfall lämna förslag på åtgärder/aktiviteter till enhetens handlingsplan samt genomföra och kontinuerligt följa upp beslutade åtgärder/aktiviteter inom ditt ansvarsområde. i samband med den årliga sammanställningen rapportera in relevanta uppgifter kring arbetsmiljöarbetet till närmast överordnade chef. HR, reviderad Blanketten utfärdas av HR efter säkerställande av genomgången arbetsmiljöutbildning. 1(3)

56 att akademins/enhetens/sektionens/avdelningens medarbetare fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall. att lokala skyddsföreskrifter för akademin/enheten/sektionen/avdelningen upprättas och hålls aktuella. att lokala skyddsföreskrifter följs. att åtgärda akuta brister i arbetsmiljön. att upprätthålla en god psykosocial arbetsmiljö på akademin/enheten/sektionen/avdelningen, t ex genom att uppmuntra till deltagande i medarbetarundersökningar och efter genomförd undersökning upprätta handlingsplan och följa upp denna samt motverka kränkande särbehandling. Lämna förslag på åtgärder/aktiviteter för att skapa en god psykosocial arbetsmiljö till akademins/enhetens handlingsplan samt genomföra och kontinuerligt följa upp beslutade åtgärder/aktiviteter. att följa rutin för utredning av ohälsa, olyckor och tillbud samt rapportera inträffade olyckor och tillbud till akademichef/förvaltningschef samt till HR. att anmäla allvarlig olycka eller allvarligt tillbud till Arbetsmiljöverket och informera akademichef/förvaltningschef (i tillämpliga fall), HR-chef samt skyddsombud/huvudskyddsombud. att varje år följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet vid akademin/enheten och rapportera till HR för sammanställning till rektor. att vid behov initiera rehabiliterings-, anpassnings- eller omplaceringsåtgärder. att genomföra erforderligt antal skyddsronder årligen. att kontinuerligt ta upp arbetsmiljöfrågor på arbetsplatsträffar eller liknande. att det vid längre frånvaro (hel dag eller längre) finns en ersättare för dig som kan agera i akuta frågor. Studentmiljö att tillse att alla studenter ges väsentlig information om arbetsmiljöfrågor samt om högskolans arbetsmiljöpolicy och hur det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs vid högskolan/akademin. att informera studenter om de arbetsförhållanden som kan medföra speciella skaderisker, om eventuella skyddsanordningar och dess funktion samt var första hjälpen, brandsläckare och återsamlingsplatser finns. Informera om hur krisorganisationen är organiserad. att tillse att studenter som vistas i farliga miljöer får nödvändig utbildning innan tillträde ges till lokalen/miljön. att tillse att studenter informeras om att de omedelbart ska anmäla ett inträffat olycksfall eller tillbud till akademin/sektionen samt studentskyddsombud, alternativt medarbetarnas skyddsombud, för upprättande av skadeanmälan. HR, reviderad Blanketten utfärdas av HR efter säkerställande av genomgången arbetsmiljöutbildning. 2(3)

57 att returnera arbetsmiljöuppgifter som inte kunnat utföras på grund av bristande resurser eller kunskap till närmast överordnad chef. Utbildningen Bättre arbetsmiljö (BAM) eller motsvarande genomförd: Har åtgärd vidtagits för att lösa en uppgift, men kvarstår ändå något problem ur arbetsmiljösynpunkt ska uppgiften returneras till. Datum: Underskrift uppgiftsfördelare Namnförtydligande Underskrift uppgiftsmottagare Namnförtydligande HR, reviderad Blanketten utfärdas av HR efter säkerställande av genomgången arbetsmiljöutbildning. 3(3)

58 RETURNERING AV ARBETSMILJÖUPPGIFTER Dnr I min egenskap av..returnerar jag (namn) till dig,. (namn) i din egenskap av. arbetsmiljöuppgifter rörande arbetsmiljön som faller inom ditt ansvarsområde. Vi har kommit överens om vilka av nedanstående uppgifter som ska ingå i uppgiftsfördelningen och att kompetens, resurser och befogenheter finns för att utföra uppgifterna på ett tillfredsställande sätt. Jag returnerar följande: (markera de som är aktuella) Generellt inom arbetsmiljöarbetet att organisera arbetsmiljöarbetet avseende planering, genomförande och kontroll inom ditt verksamhetsområde enligt befintlig lagstiftning samt högskolans arbetsmiljöpolicy. att tillse att tilldelade uppgifter inom ditt verksamhetsområde utförs med hänsyn till gällande lagregler (arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen), Arbetsmiljöverkets föreskrifter och ingripanden, centrala avtal och våra interna riktlinjer (finns under arbetsmiljösidorna på att tillse att riskbedömningar och konsekvensanalyser ingår i beslutsunderlaget vid allt förändringsarbete samt att skyddsombudet är delaktigt. att klargöra vilka arbetsmiljöuppgifter som fördelas på underställda medarbetare, vilket sker genom skriftlig fördelning, samt att mottagaren har den kompetens och resurser som behövs för att utföra uppgifterna. Handlingsplaner att upprätta handlingsplan för arbetsmiljöarbetet i samband med det årliga budgetarbetet och tilldela resurser för arbetsmiljöarbetet, inklusive hälsa/friskvård. Förebygga ohälsa/olycksfall lämna förslag på åtgärder/aktiviteter till enhetens handlingsplan samt genomföra och kontinuerligt följa upp beslutade åtgärder/aktiviteter inom ditt ansvarsområde. i samband med den årliga sammanställningen rapportera in relevanta uppgifter kring arbetsmiljöarbetet till närmast överordnade chef. att akademins/enhetens/sektionens/avdelningens medarbetare fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall. HR, reviderad Blanketten utfärdas av HR. 1(3)

59 att lokala skyddsföreskrifter för akademin/enheten/sektionen/avdelningen upprättas och hålls aktuella. att åtgärda akuta brister i arbetsmiljön. att upprätthålla en god psykosocial arbetsmiljö på akademin/enheten/sektionen/avdelningen, t ex genom att uppmuntra till deltagande i medarbetarundersökningar och efter genomförd undersökning upprätta handlingsplan och följa upp denna samt motverka kränkande särbehandling. Lämna förslag på åtgärder/aktiviteter för att skapa en god psykosocial arbetsmiljö till akademins/enhetens handlingsplan samt genomföra och kontinuerligt följa upp beslutade åtgärder/aktiviteter. att följa rutin för utredning av ohälsa, olyckor och tillbud samt rapportera inträffade olyckor och tillbud till akademichef/förvaltningschef samt till HR. att anmäla allvarlig olycka eller allvarligt tillbud till Arbetsmiljöverket och informera akademichef/förvaltningschef (i tillämpliga fall), HR-chef samt skyddsombud/huvudskyddsombud. att varje år följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet vid akademin/enheten och rapportera till HR för sammanställning till rektor. att vid behov initiera rehabiliterings-, anpassnings- eller omplaceringsåtgärder. att genomföra erforderligt antal skyddsronder årligen. att kontinuerligt ta upp arbetsmiljöfrågor på arbetsplatsträffar eller liknande. att det vid längre frånvaro (hel dag eller längre) finns en ersättare för dig som kan agera i akuta frågor. Studentmiljö att tillse att alla studenter ges väsentlig information om arbetsmiljöfrågor samt om högskolans arbetsmiljöpolicy och hur det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs vid högskolan/akademin. att informera studenter om de arbetsförhållanden som kan medföra speciella skaderisker, om eventuella skyddsanordningar och dess funktion samt var första hjälpen, brandsläckare och återsamlingsplatser finns. Informera om hur krisorganisationen är organiserad. att tillse att studenter som vistas i farliga miljöer får nödvändig utbildning innan tillträde ges till lokalen/miljön. att tillse att studenter informeras om att de omedelbart ska anmäla ett inträffat olycksfall eller tillbud till akademin/sektionen samt studentskyddsombud, alternativt medarbetarnas skyddsombud, för upprättande av skadeanmälan. HR, reviderad Blanketten utfärdas av HR. 2(3)