RIKTLINJER FÖR ARBETSMILJÖARBETET VID HÖGSKOLAN I BORÅS

Transkript

1 1(7) HÖGSKOLAN I BORÅS BESLUT Dnr Personalavdelningen Fattat av rektor Liisa Håkansson, personalhandläggare RIKTLINJER FÖR ARBETSMILJÖARBETET VID HÖGSKOLAN I BORÅS 1. Inledning Syftet med riktlinjerna är att arbetsmiljö- och säkerhetsarbetet ska bedrivas så att förutsättningar ges för ett positivt arbetsklimat och en god arbetsmiljö. Att skapa en god arbetsmiljö är en gemensam angelägenhet för ledning, anställda och studenter och alla har en skyldighet att aktivt medverka. Arbetsmiljöarbetet vid Högskolan i Borås ska vila på en värdegrund som bygger på en humanistisk människosyn med alla människors lika värde och som garanterar allas rätt till jämlikt, jämställt och respektfullt bemötande. Arbetsmiljö- och säkerhetsarbetet ska bedrivas enligt gällande lagar, förordningar och föreskrifter, som till exempel Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete. Därutöver ska arbetet ske inom ramen för vad som anges i högskolans policies, handlingsplaner och riktlinjer. 1 I riktlinjerna ska begreppen arbetsmiljökommitté, ledamot i arbetsmiljökommitté samt elevskyddsombud svara mot begreppen skyddskommitté, ledamot i skyddskommitté och studentskyddsombud med de uppgifter och rättigheter som följer av Arbetsmiljölagen (AML) 6 kap. 1.1 Arbetsmiljöansvaret, uppgiftsfördelning Rektor har huvudansvaret för arbetsmiljön vid Högskolan i Borås. Rektor har skriftligen fördelat arbetsmiljöuppgifter till varje prefekt/enhetschef att inom sitt ansvarsområde fullgöra arbetsgivarens skyldigheter gentemot personal och studenter enligt AML, samt tilldelat prefekterna/enhetscheferna de beslutsbefogenheter som denna skyldighet kräver. Prefekterna/enhetscheferna kan i sin tur fördela arbetsmiljöuppgifter till personer som har erforderlig kompetens. Den som får sig detta tilldelat ska ges befogenheter och resurser att fullgöra uppdraget. Alla uppgiftsfördelningar ska diarieföras. Mall för uppgiftsfördelning samt returnerande av arbetsmiljöuppgifter, se bilaga 1. 1 För information om högskolans arbetsmiljöarbete och gällande policies, handlingsplaner och riktlinjer se arbetsmiljöverktyget på

2 2(7) 1.2 Utbildning En utbildning i Bättre arbetsmiljö (BAM) ska genomföras årligen. Utbildningen bygger på den modell som Prevent 2 har arbetat fram och vänder sig i första hand till prefekter/enhetschefer eller personer med arbetsledande funktion, skyddsombud och studentskyddsombud men alla som ingår i skyddskommitté bör genomgå utbildningen. Innan en person kan ta emot en uppgiftsfördelning ska denne ha genomgått tre dagars BAM eller motsvarande arbetsmiljöutbildning. Prefekter/enhetschefer eller personer med arbetsledande funktion samt skyddsombud ska också årligen ges möjlighet att gå en brandskyddsutbildning. Vid behov ska en utbildning i hjärt- och lungräddning genomföras. Vid varje enhet ska minst en person med den utbildningen finnas. Inför ett utbildningstillfälle skickas en förfrågan ut från personalavdelningen till prefekt/enhetschef. Personalavdelningen ansvarar för att samtliga utbildningar genomförs enligt dessa riktlinjer och lägger kontinuerligt ut information om aktuella utbildningar på högskolans hemsida. 2. Organisation av arbetsmiljöarbetet 2.1 Central arbetsmiljökommitté Vid Högskolan i Borås ska det finnas en central arbetsmiljökommitté. Kommittén är rådgivande till rektor och ska behandla frågor enligt AML kap 6 9: Företagshälsovård Handlingsplan (enligt AML kap 3 2a) Planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och av arbetsorganisation Planering av användning av ämnen som kan föranleda ohälsa eller olycksfall Upplysning och utbildning gällande arbetsmiljön Arbetsanpassning och rehabiliteringsverksamheten på arbetsplatsen Frågorna behandlas i den centrala arbetsmiljökommittén när de är av övergripande karaktär. Med övergripande karaktär avses de frågor som rör mer än en enhet. Vidare ska den centrala arbetsmiljökommittén ägna sig åt uppföljning och tillsyn enligt AML kap 3 2 a samt Arbetsmiljöverkets föreskrift (AFS) 2001:1 om systematisk arbetsmiljöarbete. Årligen tas en högskoleövergripande handlingsplan avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet fram, vilken därefter följs upp kontinuerligt. 2 Prevent är en intresse organisation vars uppgift är att förmedla kunskap inom arbetsmiljöområdet.

3 3(7) 2.2 Sammansättning I den centrala arbetsmiljökommittén ska följande funktioner finnas representerade: - Ordförande: personalchef (enligt uppgiftsfördelning) - Ledamot/sekreterare: personalhandläggare - Arbetsgivarrepresentant (1): enhetschef (enligt roterande schema med ett års mandatperiod.) För schema, se bilaga 2. - Arbetsgivarrepresentant (2): ekonomichef - Huvudskyddsombud - Tre skyddsombud (utses bland skyddsombuden, se bilaga 3) - Två studentskyddsombud - Kurator - Övriga skyddsombud har närvaro- samt yttranderätt Den centrala arbetsmiljökommittén äger rätten att adjungera ytterligare ledamöter, till exempel person/funktion med kunskap om fastighetsfrågor. Kommittén ska sammanträda minst fyra gånger per år. 2.3 Lokal arbetsmiljökommitté Högskolan i Borås består av sex institutioner, Bibliotek och läranderesurser samt Gemensamma förvaltningen. Var och en av dessa enheter utgör ett skyddsområde och ska därmed ha en lokal arbetsmiljökommitté enligt AML kap 6 8. I den lokala arbetsmiljökommittén ska minst fem ledamöter finnas. Av dessa ska två vara arbetsgivarrepresentanter varav en prefekt/enhetschef. Den andra arbetsgivarrepresentanten utses av prefekten/enhetschefen. Övriga tre ledamöter utgörs av enhetens skyddsombud, facklig representant och minst ett studentskyddsombud 3. Prefekten/enhetschefen är ordförande. Den lokala arbetsmiljökommittén äger rätten att adjungera ytterligare ledamöter. Den lokala arbetsmiljökommittén är prefektens/enhetschefens resurs i arbetsmiljöarbetet och ska behandla, liksom den centrala arbetsmiljökommittén, frågor enligt AML kap 6 9 då dessa berör den egna enheten. Därutöver ska den lokala arbetsmiljökommittén: Arbeta utefter AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete och därmed årligen upprätta handlingsplaner samt göra kontinuerliga uppföljningar. 3 Vid en eventuell omröstning i den lokala arbetsmiljökommittén har studentskyddsombuden en röst även om de till antalet är fler än en person. I den gemensamma förvaltningens arbetsmiljökommitté behöver det inte ingå ett studentskyddsombud.

4 4(7) Sammanträda minst fyra gånger per år och föra minnesanteckningar från sammanträdena. Kopia på minnesanteckningar ska skickas till sekreteraren i den centrala arbetsmiljökommittén. Skriftligen återrapportera den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. (Se vidare under Systematiskt arbetsmiljöarbete.) 3. Skyddsombud, huvudskyddsombud och studentskyddsombud Vid varje enhet bör minst ett skyddsombud finnas med ersättare. Skyddsombudet företräder all personal oavsett om de är fackligt anslutna eller ej samt studenterna. Skyddsombudet ska, enligt ovan, kallas till sammanträden med den lokala arbetsmiljökommittén och har där förslag och yttranderätt. Prefekt/enhetschef ansvarar för att skyddsombudet och studentskyddsombudet vid enheten får utbildning för sitt uppdrag. 3.1 Skyddsombud Skyddsombudet ska företräda arbetstagarna i skyddsfrågor och tillsammans med prefekt/enhetschef verka för en tillfredsställande arbetsmiljö. Skyddsombudet ska vidare inom sitt område vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall och att arbetsgivaren bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Vid förändringar som berör arbetsmiljön ska skyddsombudet ges information och ha möjlighet att delta i arbetet på planeringsstadiet. 3.2 Huvudskyddsombud Skyddsombuden väljer, inom den egna gruppen, huvudskyddsombud. Huvudskyddsombudets uppgift är framförallt att samordna skyddsombudens verksamhet. Huvudskyddsombudet kan också vara det ombud som arbetsgivaren först kontaktar i övergripande frågor. Om en enhet saknar skyddsombud är det lämpligt att huvudskyddsombudet kontaktas. De lokala skyddsombuden bedriver dock det arbetsplatsnära arbetet kring arbetsmiljön. 3.3 Studentskyddsombud Studentskyddsombud utses av studenterna. Studentskyddsombud ingår i den centrala och lokala arbetsmiljökommittén och har där förslag och yttranderätt. Studentskyddsombuden utses för en mandatperiod av ett år. Sådan mandatperiod kan förnyas. Studentskyddsombuden ska arbeta för studenterna och deras arbetsmiljö och tillsammans med prefekt/enhetschef verka för en tillfredsställande arbetsmiljö. Saknas studentskyddsombud för en enhet ska den enhetens skyddsombud även företräda studenterna i deras frågor. 3.4 Mer om skyddsombud Skyddsombudet, inklusive studentskyddsombud, ska tillämpa bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kap 2 1 stycke 2 samt kap Det vill säga alla uppgifter får lämnas ut utom de för vilka sekretess råder. Sekretess kan till exempel gälla enskilda människors personliga

5 5(7) förhållanden. Skyddsombudet får dock trots sekretessbestämmelserna lämna ut uppgifter till ledamot i styrelsen för personalorganisation, lokal eller central arbetsmiljökommitté, men ska då underrätta mottagaren av uppgifterna att denne också omfattas av tystnadsplikten. Skyddsombudet har inte i juridisk mening något ansvar för arbetsmiljön. Denne kan inte ställas till svars för brister i arbetsmiljön eller för att åtgärder inte vidtas. Det hör heller inte till skyddsombudets uppgifter att själv svara för genomförandet av åtgärder för att undanröja brister i arbetsmiljön. När nytt skyddsombud eller studentskyddsombud utsetts ska detta meddelas arbetsgivaren (läs. högskolan) genom att underlag skickas till registraturet. 4. Systematiskt arbetsmiljöarbete 4.1 Riskarbete I det systematiska arbetsmiljöarbetet ingår riskbedömning. Ordet risk uppfattas olika av olika individer och kan vara både av fysisk och psykosocial karaktär. Några definitioner på risk är: hot om fara sannolikheten för att en farlig händelse inträffar eller att en farlig händelse uppstår i förhållande till skadans allvarlighet sannolikheten för att ohälsa eller olycksfall ska uppstå och följderna av detta Riskbedömning Prefekter/enhetschefer har ett ansvar för att regelbundet tillse att undersökningar av risker i arbetsmiljön genomförs. Risker ska kartläggas och bedömas. En bedömning ska göras om riskerna är allvarliga samt om och hur de ska åtgärdas. En konsekvensanalys kan också bli aktuell att göra. Några exempel där en riskoch konsekvensanalys ska göras är vid personalförändringar, nya arbetstider, nya arbetsmetoder, om- och nybyggnationer samt ny maskinell utrustning. Därutöver ska bedömningar av risk för stöld, miljöpåverkan, påverkan på lokalerna men också risken att bli utsatt för hot och våld göras. För mer information om hot och våld samt checklista för genomförande av riskbedömning, se bilaga 4. Arbetsmiljökommittéerna är prefektens/enhetschefens stöd i riskbedömningen och ska som ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet arbeta fram årliga handlingsplaner för arbetsmiljön. Till grund för handlingsplanerna ligger riskanalysen/-bedömningen som kan göras genom till exempel skyddsronder, medarbetarundersökningar eller genom frågeställningar som lyfts upp i kommittéarbetet. Risker inom den fysiska och psykiska arbetsmiljön ska förebyggas liksom den negativa miljöpåverkan en olycka kan medföra. Identifierade risker ska alltid 4 Prevent, Handbok Bättre arbetsmiljö, Sjuhäradsbygdens tryckeri (2007)

6 6(7) åtgärdas så snart det är praktiskt möjligt. Om det inte går att genomföra en åtgärd omedelbart ska den tas upp i en handlingsplan. Varje enhet har till uppgift att systematiskt gå igenom och kontrollera sin verksamhet. 4.3 Handlingsplaner Arbetet med handlingsplanen innebär att genomföra och följa upp de åtgärder som beslutats med anledning av riskbedömningen. Det är lämpligt att på arbetsplatsträffar, personalmöten eller liknande informera om vad som har gjorts i en beslutad handlingsplan och vad som återstår. När en åtgärd är genomförd bör en uppföljning ske för att utvärdera om den ledde till ett önskvärt resultat. De som är berörda av åtgärden bör få möjligheter att lämna synpunkter på resultatet. I handlingsplanen ska fysiska, psykiska samt miljöfaktorer tas upp. Vad gäller miljöfaktorerna är det framförallt om enheten bedriver eller har en verksamhet som vid en händelse av olycka kan komma att ha en negativ miljöpåverkan som ska bedömas. Exempel som kan nämnas laboratorium, kemikalier, reservaggregat med mera. Det ska i handlingsplanen tydligt framgå hur enheten arbetar med att förebygga att en sådan olycka inträffar. För mall över handlingsplan, se bilaga 5. Handlingsplanen ska dokumenteras, diarieföras och lämpligen också bifogas den årliga verksamhetsplanen som en bilaga. Varje år ska respektive enhet göra en sammanställning över det arbetsmiljöarbete som har bedrivits. Vilka åtgärder har genomförts för att säkerställa att enheten förebygger ohälsa och olycksfall? Vilka delar i handlingsplanen måste följa med till kommande år? Sammanställningen görs enklast som en del i enhetens årliga verksamhetsberättelse. 5. Återrapportering till rektor Sekreteraren i den centrala arbetsmiljökommittén ska skicka dagordning samt minnesanteckningar till rektor för kännedom. Enheterna återrapporterar arbetsmiljöarbetet i den årliga verksamhetsberättelsen enligt ovan. 6. Systematiskt brandskyddsarbete Systematiskt brandskyddsarbete, enligt lagen om skydd mot olyckor (2003:778), innebär att man på ett organiserat och strukturerat sätt planerar, utbildar, dokumenterar, kontrollerar och följer upp brandskyddet i organisationen. För det övergripande brandskyddsarbetet gällande byggnad eller anläggning ansvarar Akademiska Hus tillsammans med ekonomiavdelningen. Arbetsledare och skyddsombud ska ha utbildning så att de i händelse av brand har möjlighet att klara sina respektive roller. Vid introduktion av nyanställd personal ska dessa informeras om var närmaste brandsläckare finns, utrymningsvägar och uppsamlingsplats. Det är också viktigt att tillfällig personal såsom gästföreläsare, tentamensvakter och övrig personal med timlön samt våra studenter informeras om rådande brandrutiner. För detta ansvarar prefekt/enhetschef alternativt person denne tilldelat uppgiften.

7 7(7) Karta över utrymningsvägar finns i respektive trapphus. Mer information om brandskyddet finns också på hemsidan för studenter och personal samt i en kortfattad informationsbroschyr som är tillgänglig i allmänna utrymmen. 6.1 Brandfarliga och explosiva varor För brandfarliga och explosiva varor krävs dokumenterade riskbedömningar (enligt AFS 2000:4 Kemiska arbetsmiljörisker) för att förebygga olyckor och ohälsa. På varje enhet där dessa varor finns ska det finnas en tydligt utsedd person som ansvarar för dem. Den personen ska har tillräcklig kompetens för att utföra arbetsuppgifterna. Detsamma gäller arbete med farliga/biologiska och radioaktiva ämnen. 7. Krisarbete Vid högskolan ska det finnas en central krishanteringsplan i händelse av olycka eller katastrof. Planen revideras årligen inför sommarledigheterna senast den 30 juni. Planen ska beskriva uppgiftsfördelning och innehålla kontaktuppgifter till utsedda personer i krisgruppen samt andra viktiga telefonnummer. Respektive enhet ska också ha en krishanteringsplan. Prefekt/enhetschef, eller den person denne utser, ansvarar för att en sådan plan finns. 7.1 Krisgrupp Högskolan ska också ha en central krisgrupp som består av nyckelpersoner inom lärosätet och leds av rektor. Alla i gruppen ska ha relevant utbildning som genomförs/uppdateras kontinuerligt. Varje enhet ska också ha en krisgrupp som leds av prefekt/enhetschef. Alla i gruppen ska ha relevant utbildning som genomförs/uppdateras kontinuerligt. 8. Tillstånd Prefekten/enhetschefen ansvarar för att erforderliga tillstånd och instruktioner finns tillgängliga för att bedriva verksamheten. Exempel på sådana tillstånd är arbete med farliga/biologiska ämnen (klass 3 och 4) samt radioaktiva ämnen och brandfarlig vara. Prefekten/enhetschefen ska också tillse att personal och studenter som arbetar med farliga ämnen och/eller maskiner ges erforderlig instruktion/utbildning. (se AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete) 9. Övriga bilagor Mall kallelse, se bilaga 6. Mall minnesanteckningar, se bilaga 7. Riktlinjerna för arbetsmiljöarbetet ska ses över årligen och revideras vid behov. För detta ansvarar personalavdelningen. Giltighetstid Dessa riktlinjer har beslutats av rektor att gälla fr o m och tills vidare.

8 Personalavdelningen, reviderad Bilaga 1 FÖRDELNING AV ARBETSMILJÖUPPGIFTER Dnr I min egenskap av..fördelar jag (namn) till dig,. (namn) i din egenskap av. arbetsmiljöuppgifter rörande arbetsmiljön som faller inom ditt ansvarsområde. Vi har kommit överens om vilka av nedanstående uppgifter som ska ingå i uppgiftsfördelningen och att kompetens, resurser och befogenheter finns för att utföra uppgifterna på ett tillfredsställande sätt. Dina arbetsmiljöuppgifter innebär: (markera de som är aktuella) era arbetsmiljöarbetet avseende planering, genomförande och kontroll inom ditt verksamhetsområde enligt befintlig lagstiftning samt högskolans arbetsmiljöpolicy. tilldelade uppgifter inom ditt verksamhetsområde utförs med hänsyn till gällande lagregler (arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen), Arbetsmiljöverkets föreskrifter och ingripanden, centrala avtal och våra interna riktlinjer (finns under arbetsmiljösidorna på tilldela resurser för arbetsmiljöarbetet, inklusive friskvård. att tillse att riskbedömningar och konsekvensanalyser ingår i beslutsunderlaget vid allt förändringsarbete samt att skyddsombuden är delaktiga. skriftlig fördelning, samt att mottagaren har den kompetens och resurser som behövs för att utföra uppgifterna. nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall. att lokala skyddsföreskrifter för respektive institution/enhet upprättas och hålls aktuella. uppmuntra till deltagande i medarbetarenkäten och efter genomförd enkät upprätta en handlingsplan och följa upp denna samt motverka kränkande särbehandling. rapportera inträffade olyckor och tillbud till personalavdelningen. 1(2)

9 Personalavdelningen, reviderad Bilaga 1 att anmäla allvarlig olycka eller allvarligt tillbud till Arbetsmiljöverket, högskolans ledning och personalchefen samt informera skyddsombud/huvudskyddsombud. att varje år följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet vid institutionen/enheten och rapportera till rektor. -, anpassnings- eller omplaceringsåtgärder. frågor. (hel dag eller längre) finns en ersättare för dig som kan agera i akuta Studentmiljö att tillse att alla studenter ges väsentlig information om arbetsmiljöfrågor samt om högskolans arbetsmiljöpolicy och det systematiska arbetsmiljöarbetet. att informera studenter om de arbetsförhållanden som kan medföra speciella skaderisker, om eventuella skyddsanordningar och dess funktion samt var första hjälpen, brandsläckare och samlingsplatser finns. Informera om hur krisorganisationen är organiserad. att tillse att studenter som vistas i farliga miljöer får nödvändig utbildning. att tillse att studenter informeras om att de omedelbart ska anmäla ett inträffat olycksfall eller tillbud till institutionen/enheten samt studentskyddsombud, alternativt personalens skyddsombud, för upprättande av skadeanmälan. kunskap till närmast överordnad chef. Utbildningen Bättre arbetsmiljö (BAM) eller motsvarande genomförd: Har åtgärd vidtagits för att lösa en uppgift, men kvarstår ändå något problem ur arbetsmiljösynpunkt ska uppgiften returneras till. Datum: Underskrift uppgiftsfördelare Namnförtydligande Underskrift uppgiftsmottagare Namnförtydligande 2(2)

10 Personalavdelningen, reviderad RETURNERING AV ARBETSMILJÖUPPGIFTER Dnr I min egenskap av..returnerar jag (namn) till dig,. (namn) i din egenskap av. arbetsmiljöuppgifter rörande arbetsmiljön som faller inom ditt ansvarsområde. Vi har kommit överens om vilka av nedanstående uppgifter som ska ingå i uppgiftsfördelningen och att kompetens, resurser och befogenheter finns för att utföra uppgifterna på ett tillfredsställande sätt. Jag returnerar följande: (markera de som är aktuella) verksamhetsområde enligt befintlig lagstiftning samt högskolans arbetsmiljöpolicy. att tillse att tilldelade uppgifter inom ditt verksamhetsområde utförs med hänsyn till gällande lagregler (arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen), Arbetsmiljöverkets föreskrifter och ingripanden, centrala avtal och våra interna riktlinjer (finns under arbetsmiljösidorna på tilldela resurser för arbetsmiljöarbetet, inklusive friskvård. att tillse att riskbedömningar och konsekvensanalyser ingår i beslutsunderlaget vid allt förändringsarbete samt att skyddsombuden är delaktiga. att klargöra vilka arbetsmiljöuppgifter som fördelas på underställd personal, vilket sker genom skriftlig fördelning, samt att mottagaren har den kompetens och resurser som behövs för att utföra uppgifterna. nödvändiga för att förebygga ohälsa och olycksfall. att lokala skyddsföreskrifter för respektive institution/enhet upprättas och hålls aktuella. att upprätthålla en god psykosocial arbetsmiljö på institutionen/enheten, t ex genom att uppmuntra till deltagande i medarbetarenkäten och efter genomförd enkät upprätta en handlingsplan, följa upp denna samt motverka kränkande särbehandling. rapportera inträffade olyckor och tillbud till personalavdelningen. 1(2)

11 Personalavdelningen, reviderad anmäla allvarlig olycka eller allvarligt tillbud till Arbetsmiljöverket, högskolans ledning och personalchefen samt informera skyddsombud/huvudskyddsombud. att varje år följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet vid institutionen/enheten och rapportera till personalavdelningen för sammanställning till den centrala arbetsmiljökommittén. -, anpassnings- eller omplaceringsåtgärder. arbetsmiljöverksamheten bland personalen. frågor. kan agera i akuta Studentmiljö att tillse att alla studenter ges väsentlig information om arbetsmiljöfrågor samt om högskolans arbetsmiljöpolicy och det systematiska arbetsmiljöarbetet. att informera studenter om de arbetsförhållanden som kan medföra speciella skaderisker, om eventuella skyddsanordningar och dess funktion samt var första hjälpen, brandsläckare och samlingsplatser finns. Informera om hur krisorganisationen är organiserad. att tillse att studenter som vistas i farliga miljöer får nödvändig utbildning. att tillse att studenter informeras om att de omedelbart ska anmäla ett inträffat olycksfall eller tillbud till institutionen/enheten samt studentskyddsombud, alternativt personalens skyddsombud, för upprättande av skadeanmälan. Datum: Underskrift uppgiftsfördelare Underskrift uppgiftsmottagare Namnförtydligande Namnförtydligande 2(2)

12 1(1) Bilaga 2 ARBETSGIVARREPRESENTANT (1) I DEN CENTRALA ARBETSMILJÖKOMMITTÉN För att få variation på arbetsgivarrepresentanterna i den centrala arbetsmiljökommittén vid högskolan roterar en av dem enligt nedanstående schema med en mandatperiod på ett år VHB 2013 PED 2014 THS 2015 HIT 2016 IH 2017 GF 2018 BLR 2019 BHS

13 HÖGSKOLAN I BORÅS RUTIN FÖR ANMÄLAN/AVANMÄLAN Huvudskyddsombud SKYDDSOMBUD Carina Théen Dnr Fackliga organisationer Skyddsombud Arbetsgivaren RUTIN FÖR ANMÄLAN OCH/ELLER AVANMÄLAN AV SKYDDSOMBUD. För att skyddsombud, SO, ska ha det lagstöd som finns för arbetsmiljöarbetet så ska SO vara utsett av facken (lämpligt men inte nödvändigt att SO är fackligt ansluten), och arbetsgivaren ska ha kännedom om det. Sedan april 2008 anmäler man inte längre skyddsombud till Arbetsmiljöverket utan endast till den egna arbetsgivaren. Det är också viktigt att det informeras på arbetsplatsen, muntligt och via webb (arbetsgivarens ansvar) om vem/vilka som är skyddsombud och för vilket skyddsområde. Förslag på skyddsombud kan komma vid personal- eller arbetsgruppsmöte, enskild individ som tillfrågas eller visar engagemang i frågan etc. Oftast har varje institution/enhet ett skyddsombud, man kan också ha ett från varje fack. Om inte genast så efter ett tag är det lämpligt att utse en ersättare som skyddsombud; dels för att slussa in fler/nya förmågor i uppdraget och dels för att det kan behövas utifrån arbetets art, omfattning och förläggning. Vid Högskolan i Borås har vi nu följande rutin för anmälan av skyddsombud. Blankett Anmälan av skyddsombud används. 1. Individ, nytt skyddsombud, fyller i anmälningsblanketten. Ofta görs detta tillsammans med lokal facklig representant. Lämpligt att föra en dialog med andra fackets/fackens representanter/arbetsplatsombud på institutionen/enheten. 2. Ordförande skriver under anmälan, facklig institutions-/enhetsrepresentant ser till att det görs. 3. Anmälan skickas/lämnas till huvudskyddsombud, HSO. 4. HSO lämnar anmälan till Registrator för diarieföring och vidare spridning inom högskolan. 5. HSO bjuder in nytt skyddsombud till SO-nätverket inom HB och meddelar datum för interna möten och möten med centrala arbetsmiljökommittén. Arbetsgivaren kallar till möten med centrala arbetsmiljökommittén. 6. Individen (SO) meddelar sitt fackförbund centralt att man är skyddsombud. (flera fackförbund skickar ut speciellt material till "sina" skyddsombud). 7. Vid avanmälan av skyddsombud gäller samma blankett och rutin. Ibland kan anmälan respektive avanmälan ske samtidigt - finns utrymme för det på blanketten.

14 1(3) Bilaga 4 Riktlinjer för inventering och riskbedömning av hot och våld vid Högskolan i Borås I Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS) 1993:2 Våld och hot i arbetsmiljön finns föreskrifter om åtgärder mot våld och hot samt allmänna råd om tillämpningen av föreskrifterna. Det framgår tydligt i föreskriften att arbetsgivaren ska undersöka de risker för våld eller hot om våld som kan finnas i arbetet samt vidta de åtgärder som behövs för att helt ta bort eller minimera risken för dem. Identifierade risker ska alltid åtgärdas så snart det är praktiskt möjligt, men om det inte går att göra omedelbart ska åtgärder föras in i en handlingsplan. Definition av hot och våld Det kan vara svårt att definiera vad hot och våld innebär då människor reagerar olika i vålds- och hotsituationer. Då vi arbetar på en myndighet kan vi som tjänstemän utsättas för en rad olika handlingar. Utvecklingsrådet i samarbete med Brottsförebyggande rådet kallar detta för otillåten påverkan. Begreppet otillåten påverkan innefattar en rad olika handlingar som syftar till att påverka tjänstemän i deras arbete. Otillåten påverkan är ett samlingsnamn för olika påtryckningar som trakasserier, hot, våld och korruption. Otillåten påverkan drabbar många tjänstemän och kan innebära en svår kränkning, eventuellt med psykiska och fysiska skador. Otillåten påverkan är ett arbetsmiljöproblem och kan vara ett säkerhetsproblem för myndigheten. På sikt kan även rättssäkerheten och demokratin påverkas. Undersökning Innan undersökningen om hot och våld ska genomföras är det lämpligt att fundera igenom vilken verksamhet som ska undersökas. Är det till exempel på hela enheten eller ska det delas upp avdelningsvis/områdesvis etc. Det finns också några frågor att ställa sig: Vilka underlag behöver tas fram t.ex. checklistor, tillbudsammanställningar, Arbetsmiljöverkets författningssamling m.m? Vilka ska vara med vid undersökningen? När ska det genomföras och hur ofta? Låt till exempel den lokala arbetsmiljökommittén eller medarbetarna på en enhet/avdelning vara med i riskbedömningen. Ansvariga chefer och någon expert på området bör delta.

15 2(3) Riskbedömning Det är viktigt att definiera ordet risk. Ordet uppfattas olika av olika individer. Några definitioner av risk är: 1. Hot om fara. 2. Sannolikhet för att en farlig händelse eller farlig situation uppstår i förhållande till skadans allvarlighet. 3. Sannolikhet för att ohälsa eller olycksfall ska uppstå och följderna av detta (definition enligt det systematiska arbetsmiljöarbetet). Riskerna ska sedan bedömas vad gäller sannolikhet och konsekvens. Skillnaden mellan uttrycket risk och allvarlig risk för ohälsa och olycksfall är: Risk innebär att det finns en sannolikhet för att ohälsa eller olycksfall kan inträffa och att denna händelse får negativa följder för individen. Allvarlig risk innebär att det finns en stor sannolikhet för att något ska hända och att man bedömer att detta kan leda till en icke obetydlig personskada fysisk eller psykisk. Metod för bedömning av risker - Checklista Hur stor är risken? Genom att bedöma sannolikheter och konsekvenser kan en risk värderas. Checklistan beskriver riskbedömning i den löpande verksamheten, men kan även användas vid särskilda aktiviteter eller när något har hänt och risken måste bedömas. Alla funderar ut så många oönskade händelser de kan komma på och skriver ner dessa. Låt alla som deltar presentera vad de har kommit fram till. Riskvärdera tillsammans genom att poängsätta från 1-4. Uppskattning av risk (sannolikhet) Gradera sannolikheten för att något ska hända enligt följande: 1 = Osannolikt, praktiskt taget obefintlig. 2 = Liten sannolikhet, inträffar sannolikt inte. 3 = Stor sannolikhet, kan mycket väl inträffa. 4 = Mycket stor sannolikhet, inte om det inträffar utan när. Konsekvenser Gradera konsekvenser enligt följande: 1 = Försumbar konsekvens, möjlig påverkan. 2 = Lindrig konsekvens, viss påverkan på verksamheten eller medarbetare, men kan hanteras i det löpande arbetet.

16 3(3) 3 = Allvarlig konsekvens, stor påverkan på verksamheten eller på medarbetare, störning i verksamheten, påverkar myndighetens anseende och kan orsaka betydande skada för medarbetare. 4 = Mycket allvarlig konsekvens, omfattande konsekvenser för verksamheten och kan förorsaka stor skada för medarbetare. Risknivån räknas ut genom att värdena på de uppskattade sannolikheterna multipliceras med konsekvenserna. Detta ger ett värde mellan 1 och 16. Genom att sammanställa det i ett diagram ger det en översikt över de risker som det gäller att ta ställning till. En grundregel är att risker med siffervärden över 5 alltid måste värderas om det ska åtgärdas. Situation Sannolikhet Konsekvens Risknivå Risknivåerna kan delas in i följande nivåer: Låg Risknivå 1-4 Kan accepteras Medel Risknivå 5-8 Åtgärdas snarast Hög Risknivåer 9-16 Åtgärdas omedelbart. Riskbedömningen ska alltid följas av förslag, beslut och genomförande av åtgärder som behövs för både riskfriare och mer utvecklande arbetsmiljö. Det är inte alltid det går att eliminera riskerna helt men syftet är att minimera dem. Risker ska alltid åtgärdas så snart det är praktiskt möjligt. Om det av olika skäl inte går att åtgärda omedelbart ska åtgärderna planläggas. Prefekt/enhetschef ska tillse att en handlingsplan upprättas. Handlingsplanen ska beskriva hur och när åtgärderna ska ske samt vem/vilka som är ansvariga för dem. Det ska också stå hur genomförandet ska följas upp och utvärderas.

17 1 Bilaga 5 ATT UPPRÄTTA EN HANDLINGSPLAN Risker som identifieras ska alltid åtgärdas så snart det är praktiskt möjligt. Om det inte går att genomföra åtgärderna omedelbart ska de tas upp i en handlingsplan. I handlingsplanen ska det tydligt framgå varför åtgärden finns med. Var finns underlaget som fastslår att det är en risk? Ett par exempel kan vara att hänvisa till senast genomförda skyddsrond eller att studenterna påpekat risken. Vidare ska handlingsplanen innehålla åtgärder, beskriva hur och när insatser ska ske samt vem/vilka som är ansvariga för dem. Det ska även framgå hur genomförandet ska följas upp och utvärderas. Vid framtagande av handlingsplaner ska skyddsombud involveras. Samtliga handlingsplaner ska diarieföras! Nedan följer ett exempel på mall att utgå ifrån vid upprättande av en handlingsplan vid Högskolan i Borås.

18 2 HÖGSKOLAN I BORÅS Institution/enhet NN 2012-xx-xx Handlingsplan avseende XX vid Institutionen X Bakgrund Har risken någon miljöpåverkan? Åtgärd När ska åtgärden genomföras? Vem är ansvarig? Uppföljning Vid framtagandet av ovanstående handlingsplan har NN medverkat. Beslutad 2012-xx-xx NN Prefekt/enhetschef

19 HÖGSKOLAN I BORÅS Arbetsmiljökommittén Sekreterare NN KALLELSE 2012-xx-xx AMK 2012/xx 1 (x) Arbetsmiljökommitténs ledamöter Tid: Plats: 2012-xx-xx, kl xx:xx xx Dagordning: NN Sekreterare

20 HÖGSKOLAN I BORÅS Arbetsmiljökommittén Sekreterare NN MINNESANTECKNINGAR Sammanträdesdag 2012-xx-xx AMK 2012/x 1 (x) Tid: Kl??-?? Plats: xx Närvarande ledamöter: Frånvarande: NN NN osv. NN NN 1 xx Osv. NN Sekreterare.. NN Ordförande