Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic)

Transkript

1 Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic)

2 INNEH Å L LSF Ö R T E C K N I N G Uppsättning... 4 Introduktion... 4 Generell uppsättning... 4 Dokumentkategorier... 9 Förbindelse slutpunkter Mallar Mallfält Skanning och OCR-behandling Introduktion Skanning Inläsning av OCR-filer Registrering av dokument Introduktion Registrering av inköpsfakturor Matchning av faktura mot leverans Avlyftning och kontering av fakturarader Workflow och godkännande Introduktion Sända faktura till godkännande Förregistrering uppföljning för godkännare Godkännande av fakturor Delegering av faktura Avvisning av fakturor Bokföring Arkiv och dokumentsökning Introduktion Tillgång till inköpsfakturor Sökning Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 2 / 55

3 Introduktion Document Capture är en Add-On modul till Microsoft Dynamics NAV som gör det möjligt att skanna registrera och arkivera alla företagets dokument. Med hjälp av en avancerad mallmotor och dokumentanalys kan fakturaupplysningar kännas igen automatiskt från de inskannade fakturorna och därefter bli inregistrerade i inköpsmodulen. Samtidig är det möjligt att hela tiden få tillgång till det ursprungliga dokumentet genom ett fåtal klick. Document Capture använder den befintliga godkännandemodulen i Dynamics NAV som dessutom har fått ett antal extra funktioner och möjligheter. Modulen ger möjlighet för företagets medarbetare att se och godkänna fakturor elektroniskt utan att ha det fysiska pappret vid godkännandet. Samtidigt skapas det ett register över vem som har godkänt vilka fakturor och när. Denna manual introducerar dig till grunduppsättningen av Document Capture samt användande av modulen för skanning registrering och arkivering av inköpsfakturor. Dessutom visas arbetsgången och processerna med elektronisk godkännande av inköpsfakturor. Vid implementering av Document Capture är det viktigt att läsa installationsmanualen också som beskriver de tekniska komponenter som används i Document Capture. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 3 / 55

4 UPPSÄTT N I N G INTRODUKTION I samband med implementering rekommenderas det att använda medföljande installationsfil som läses in och automatiskt sätter upp Document Capture med standarduppsättning. Denna installationsfil sätter upp Document Capture till att kunna behandla inköpsfakturor samt dokument som ska registreras som interaktionsloggposter på kontakter. Installationsfilen läses in via dataport ( Importera/exportera Document Capture uppsättning ). GENERELL UPPSÄTTNING Den generella uppsättningen finns under Document Capture > Inställningar > Inställningar. Om den medföljande installationsfilen är inläst kommer följande uppsättning vara inläst och sökväg till mappar kan ändras efter behov. Sedan ska -mallar för godkännande läsas in via knappen -mallar för inköpsgodkännande > Läs in. Fältnamn Sökväg för skannade filer till OCR Sökväg för PDF-filer till OCR Sökväg till OCR-behandlade filer Lagringstyp för TIFF-filer Sökväg till TIFF-filer Beskrivning Detta fält visar enhet och sökväg till den placering där skannade filer för OCR behandling är sparade. Placeringen ska vara den samma som sätts upp i Document Capture Service. Detta fält visar enhet och sökväg till den placering där PDF-filer för OCR behandling är sparade. Placeringen ska vara den samma som sätts upp i Document Capture Service. Detta fält visar enhet och sökväg till den placering där OCR-behandlade filer är sparade. Vid inläsning av OCR filer läses filer från denna placering. Placeringen ska vara den samma som sätts upp i Document Capture Service. Detta fält används för att ange hur TIFF-filer ska sparas. Det finns två inställningar: Inbäddad och fil. Vi rekommenderar att spara filerna som filer eftersom det ger en ökad prestanda. Om du har markerat fil som lagringstyp för TIFF-filer visar detta fält enhet och sökväg för den placering där filerna är sparade. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 4 / 55

5 Lagringstyp för PDF-filer Sökväg till PDF-filer Exportera OCR-konfiguration Exportera OCR-konfig. till fjärrskanning Avgränsare Företagskod Använd TIFF-form för godkännande Fyll i BVA Rollid för godkännandeadministratörer SMTP kräver Secure SSL/TLS Avsändar Avsändarnamn Detta fält används till att ange hur PDF-filer ska sparas. Det finns två inställningar: Inbäddad och fil. Vi rekommenderar att filerna sparas som filer eftersom det ger en ökad prestanda. Om du har markerat fil som lagringstyp för PDF-filer visar detta fält enhet och sökväg för den placering där filerna är sparade. Markera detta fält för att ange att OCR-konfigurationsfiler ska läsas ut. Fältet ska alltid markeras om inte fjärrskanning används uteslutande. Placering ska vara den samma som är uppsatt i Document Capture Service. Markera detta fält för att ange att OCR-konfigurationsfiler för fjärrskanning ska läsas ut. Detta fält innehåller avgränsare som används när data indexeras och när det söks efter dokument. Detta fält innehåller en unik kod på tvärs av företag som används till att åtskilja företag från varandra vid OCR-behandling. Markera detta fält om skärmbilden som visar TIFF-bilden ska användas vid godkännande. Om inte fältet är markerat kommer standard faktura- eller kreditnotaskärmbilden istället för skärmbild med TIFF. Markera detta fält för att ange att BVA (rapporteringsvalutakod) ska fyllas i på inköpsdokument vid behandling. Normalt används ingen/blank valutakod vid användning av BVA och fältet ska därför inte markeras fyllas i på inköpsfakturor vid behandling. Detta fält innehåller rollen som innehåller de användare som ska kunna administrera godkännandesystemet. Standard NAV tillåter bara att en användare är administratör men Document Capture ger möjligheten att ha flera. Markera detta fält om SMTP kräver Secure SSL/TLS. Övriga förbindelsesupplysningar hämtas från tabellen Uppsättning av SMTP-mail. Du kan få tillgång till Uppsättning av SMTP-mail genom att trycka på knappen Uppsättning av SMTP-mail nederst. Detta fält innehåller adressen på avsändaren som används vid utskick av status till godkännare. Detta fält innehåller namnet på avsändaren som används vid utskick av status till godkännare. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 5 / 55

6 Fältnamn Dokumentnummer Beskrivning Fältet visar koden för den nummerserie som du vill använda till den automatiska tilldelningen av nummer till dokument. OBS: Inläsning av installationsfilen kommer inte skapa nummerserien. Den ska upprättas manuellt. Mallnummer Fältet visar koden för den nummerserie som du vill använda till den automatiska tilldelningen av nummer till mallar. OBS: Inläsning av installationsfilen kommer inte skapa nummerserien. Den ska upprättas manuellt. Förregistreringsnummer Fältet visar koden för den nummerserie som du vill använda till den automatiska tilldelningen av nummer till förregistrering. OBS: Inläsning av installationsfilen kommer inte skapa nummerserien. Den ska upprättas manuellt. Fältnamn Rubrik på för godkännande Kräv alltid godkännande av hela beloppet. Arkivera faktura vid godkännande Bokför förregistreringar automatiskt Beskrivning Detta fält innehåller rubriken på godkännand . Markera detta fält om varje granskare ska godkänna hela beloppet innan fakturan går vidare till nästa granskare eller blir släppt. Om detta fält inte är markerat kommer det vara möjligt att sända faktura till godkännelse som inte är fullt konterat. På samma sätt kommer godkännare kunna godkänna en faktura där bara en del av det inlästa beloppet är konterat. Först när den sista godkännaren ska godkänna fakturan ska alla de inlästa beloppen vara konterade. Här kontrolleras både att belopp exkl. moms och belopp inkl. moms stämmer med det inlästa beloppet. Markera detta fält om fakturan ska arkiveras var gång det godkänns. Till arkivering används standard inköpsmappen. Markera detta fält om det automatiskt ska upprättas och bokföras förregistrering på inköpsfakturor Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 6 / 55

7 när de sänds till godkännande. Förregistreringskontonr. Omkostnadskonto till förregistering Detta fält innehåller kontonumret förregistreringen bokförs till om det inte är upprättat någon rad när inköpsfakturan sänds till godkännande. Här kan du välja vilket omkostnadskonto som ska användas till automatisk upprättelse av förregistrering. Du kan välja följande: Använd bokföringsuppsättning Kombinationen av verksamhetsbokföringsgrupper och produktbokföringsgrupper på varje fakturarad avgör vilket konto som ska användas vid förregistrering själva kontot anges i fältet inköpsförregistreringskonto. Använd ursprungskonto Om typ är lika med bokföring på fakturarader används bokföringskonto som förregistreringskonto. Vid typ skild från bokföringskonto på fakturaraden används bokföringsuppsättningen som beskrivs. Förregistreringsursprungsspår Detta fält innehåller ursprungsspåret som påförs förregisreringsposter. Fältnamn Aktivera web-godkännelse Websida url Virtuell web-sökväg Antal genvägselement på web Standard språkkod Beskrivning Markera detta fält om web-godkännelse ska vara aktiverat i det gällande bolaget. Alla bolag som är aktiverade kommer att visas i loginskärmbilden till webgodkännandet. Detta fält innehåller adressen till webgodkännande och används till att generera länkar till fakturorna i statusmail som skickas ut för godkännande. Detta fält innehåller den relativa sökvägen till dokument biblioteket sett från websidan. Detta är normalt det virtuella bibliotek som upprättas på Internet Information Server och som pekar på arkiv biblioteket för PDF-filer. Detta fält anger antalet element som ska visas på genväglisterna som t.ex. kontonummer dimensioner ärenden m.fl. Detta fält innehåller den språkkod som ska användas när det skapas automatiska godkännandeanmärkningar. T.ex. om en faktura skickas vidare från en person till en annan. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 7 / 55

8 Hash-valideringsnyckel Visa moms prod.bokf.grupp Visa ärendenr Visa ärendeuppgiftsnr. Detta fält innehåller Hash-värdet som används till kryptering och validering av åtkomstkoder. Alla åtkomstkoder krypteras så att de inte kan ses av t.ex. superanvändare. Fältet fylls i genom att trycka på knappen Funktion > Upprätta hash-valideringsnycklar. När nyckeln är upprättad och det finns användare med lösenord får den inte ändras. Markera detta fält om momsproduktbokföringsgrupp ska visas på raderna i webgodkännandemodulen. Markera detta fält om ärendenr. Ska visas på raderna i webgodkännandemodulen. Markera detta fält om ärendeuppgiftsnr. ska visas på raderna i webgodkännandemodulen. Fältnamn Dimension 1-kod (Huvud) > Dimension 8-kod (Huvud) Dimension 1-kod (Rader) > Dimension 8-kod (Rader) Beskrivning Dessa fält innehåller koden på de dimensioner som ska visas på huvudet i webgodkännandemodulen. Dessa fält innehåller koden på de dimensioner som ska visas på raderna i webgodkännandemodulen. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 8 / 55

9 DOKUMENTKATEGORIER Dokumentkategorier används till att kategorisera dokumenten i relevanta grupper. T.ex. kan man välja att gruppera alla inköpsfakturor i en grupp och ärendedokument i en annan. Mallar knyts alltid till en dokumentkategori. För var mall i dokumentkategorin sätts de fält som ska registreras vid behandling av vart enskilt dokument. För inköpsfakturor kan detta t.ex. vara fakturanr. förfallodatum, belopp m.m. För ärendedokument kan det t.ex. vara avsändaren mottagningsdatum vår kontaktperson ärendenr. aktivitetskod m.m. Det är viktigt att upprätta dokumentkategorier som logiskt grupperar de dokument och relevanta upplysningar som ska registreras. Standard installationsfilen sätter upp Document Capture till att kunna behandla inköpsfakturor samt dokument som ska registreras som interaktionsloggposter på kontakter. Dokumentkategorier finns under Document Capture > Uppsättning > Dokumentkategorier. I den översta delen av skärmbilden ses upplysningarna om själva dokumentkategorin. I den nedersta delen ses alla mallar som är knutna till den aktuella dokumentkategorin. Några av fälten på dokumentkategorin finns för att berätta för OCR-motorn hur den ska behandla dokument samt vilka språk OCRmotorn ska aktivera och känna igen. När dokumentkategorin är konfigurerad som önskat ska den läsas ut som fil till OCR-motorn. Det görs genom att välja Funktion > Läs ut installationsfil. Det är också möjligt att läsa ut alla installationsfiler på en gång genom att välja Document Capture > Periodiska aktiviteter > Läs ut konfigurationsfiler. Fältnamn Kod Beskrivning Ursprungstyp Behandla automatiskt nya filer Distributionsgrupp Beskrivning Detta fält visar koden för dokumentkategorin. Du kan använda upp till 10 tecken. Detta fält visar en beskrivning av dokumentkategorin. Du kan använda upp till 50 tecken. Detta fält visar vilka ursprungtyper som dokument i denna kategori knyter sig till. Ursprungtypen berättar vilken tabell alla dokument i denna dokumentkategori tillhör. Om du t.ex. väljer Leverantör ska varje dokument registreras på en leverantör när de behandlas. Detta fält visar om inlästa dokument ska behandlas automatiskt. Om fältet är markerat kommer programmet automatiskt prova att hitta ursprungnr. för det avsedda dokumentet. Samtidig kommer programmet automatiskt prova att lyfta av alla fält på dokumentet. Detta fält visar om det är en distributionsgrupp. En distributionsgrupp används när flera olika Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 9 / 55

10 dokumenttyper skannas på en gång - och därefter ska placeras i sina dokumentkategorier. Vid inläsning av dokument till en distributionsgrupp kommer programmet söka efter en dokumentseparator i alla dokumentkategorier för att se om den finns i det aktuella dokumentet. Dokumentet placeras därefter i den dokumentkategori där dokumentseparatorn blev funnen. Tillåt skanning Antal öppna dokument Antal registrerade dokument Antal avvisade dokument Detta fält visar om det är tillåtet att skanna till denna dokumentkategori. Detta fält visar antalet dokument i denna kategori med status Öppen. Detta fält visar antalet dokument i denna kategori med status Registrerat. Detta fält visar antalet dokument i denna kategori med status Avvisade. Fältnamn Behandla skannade filer Behandla PDF-filer Exportera PDF-filer Beskrivning Markera detta fält för att ange att skannade filer ska behandlas av OCR-motorn. Om inte fältet är markerat kommer det inte bli utläst en konfigurationfil till OCR-motorn. Markera detta fält för att ange att PDF-filer ska behandlas av OCR-motorn. Om inte fältet är markerat kommer det inte bli utläst en konfigurationfil till OCR-motorn. Detta fält visar hur PDF-filer exporteras efter OCR-behandling. Det finns följande möjligheter; Nej PDF-filer exporteras inte Ja - behåll existerande eller skapa ny Om det OCR-behandlas en PDF-fil kommer den existerande filen bibehållas. Om det behandlas skannade filer kommer det alltid att skapas en ny PDF-fil. Ja - skapa alltid ny Om det OCR-behandlas en PDF-fil kommer det att skapas en ny PDF-fil som är OCR-behandlad. Om skannade filer behandlas kommer det alltid att skapas en ny PDF-fil. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 10 / 55

11 Om du ändrar värdet i detta fält ska du läsa ut installationsfilen för dokumentkategorin igen. PDF format Detta fält formaterar nya PDF-filer som blir exporterade i samband med OCR-behandling. Läs ev. mer om PDF-formatet på Om du ändrar värdet i detta fält ska du läsa ut installationsfilen för dokumentkategorin igen. PDF kvalitet Detta fält visar kvaliteten på nya PDF-filer som blir exporterade i samband med OCR-behandling. Om du ändrar värdet i detta fält ska du läsa ut installationsfilen för dokumentkategorin igen. Antal dokumentseparatorer Detta fält visar antalet av dokumentseparatorer i denna kategori. Dokumentseparatorer används till att separera dokument från varandra när de skannas - och kan antingen vara normal text eller en streckkod. Dokumentseparatorn ska inte nödvändigtvis vara samma på varje dokument men det går att använda mönster (Regular Expressions) som berättar formatet på dokumentseparatorn. T.ex. kan mönstret vara FAK[0-9]{5} vilket betyder att dokumentseparatorn startar med texten FAK efterföljt av 5 tal. Dokumentseparatorer kan också användas till numrering av dokument när de läses in. Om du ändrar värdet i detta fält ska du läsa ut installationsfilen för dokumentkategorin igen. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 11 / 55

12 OCR-språk används till att berätta för OCR-motorn vilka språk som ska aktiveras vid behandling av dokument. Det ska bara aktiveras de språk som huvudparten av dokumenten är skrivna i. Om du tillför eller raderar språk ska du läsa ut installationsfilen för dokumentkategorin igen. Fältnamn förbindelseslutpunkt Beskrivning Detta fält visar koden på den förbindelseslutpunkt som ska används om automatiskt ska hämtas till denna dokumentkategori. Om du ändrar värdet i detta fält ska du läsa ut installationsfilen för dokumentkategorin igen. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 12 / 55

13 FÖRBINDELSE SLUTPUNKTER I tabellen förbindelseslutpunkt sätts information upp om var kan hämtas från. Koden för slutpunkten sätts därefter upp på dokumentkategorin. Om du ändrar upplysningar i en förbindelseslutpunkt ska du läsa ut de dokumentkategorier som använder de avsedda slutpunkterna. Samband för slutpunkter finns under Document Capture > Uppsättning > Samband slutpunkter. Fältnamn Kod Beskrivning Protokoll Server adress Protokollport Användarnamn Åtkomstkod Radera efter hämtning Beskrivning Detta fält visar koden för dokumentkategorin. Du kan använda upp till 10 tecken. Fältet innehåller beskrivningen av slutpunkten. Du kan använda upp till 30 tecken. Fältet innehåller protokollen som ska används vid samband med slutpunkten. Fältet innehåller serveradressen som ska används vid samband till slutpunkten. Fältet innehåller protokollporten som ska används vid samband till servern. Protokollporten är normalt 993 vid SSL-samband och 143 utan SSL. Fältet innehåller användarnamn som ska används vid samband med slutpunkten. Fältet innehåller åtkomstkoden som ska används vid samband med slutpunkten. Markera detta fält om ska raderas när de är hämtade från servern. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 13 / 55

14 MALLAR Mallar används för att berätta hur dokument ska tolkas och förstås vid dokumentanalysen. På mallarna sätts bl.a. upp vilka fält som ska lyftas av - samt regler och kontroller som ska säkra att dokument blir behandlade korrekt innan de registreras. Därutöver innehåller mallar information om vad som ska ske när ett dokument registreras. Dvs. ska dokumentet bli till en inköpsfaktura -kreditnota en interaktionspost eller något helt annat. Det finns 3 typer av mallar: Identifikation: denna mall aktiveras när ett nytt dokument läses in och används till att hitta ursprungnumret på dokumentet. Det får bara finns en mall med denna ursprungsundertyp för var dokumentkategori. Master: mastermallar kopieras automatiskt till en ursprungsmall när det upprättas en ny mall vid behandling av dokument. Om det finns flera mastermallar blir du ombedd att välja vilken mastermall som ska användas vid skapande av nya mallar i samband med behandling av dokument. Ursprung: dessa mallar är specifika för var leverantör kund ärende eller liknande. mallar finns under Document Capture > Uppsättning > mallar. I den översta del av skärmbilden ses upplysningarna om själva dokumentkategorin. I den nedersta del ses alla mallar knutna till den aktuella dokumentkategorin. Fältnamn Nummer Kategorikod Beskrivning Här kan du skriva numret på mallen eller du kan få det ifyllt automatiskt från nummerserien. Det rekommenderas att tilldela mallar av typen Identifikation eller Master ett talande nummer. Du kan använda upp till 20 tecken. Fältet visar koden på den dokumentkategori som mallen tillhör. Koden kopieras automatiskt från dokumentkategorin när du skapar en mall. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 14 / 55

15 Ursprungstyp Ursprungsundertyp Här kan du välja vilken ursprungstyp mallen har. Om du väljer System ska fältet Ursprungsundertyp fyllas i. Här kan du välja vilken ursprungsundertyp mallen har. Du kan välja en av följande: Identifikation Denna mall aktiveras när ett nytt dokument läses in och används för att hitta ursprungsnumret på dokumentet. Det får bara finnas en mall med denna ursprungsundertyp för var dokumentkategori. Master Mastermallar kopieras automatiskt till en ursprungsmall när det upprättas en ny mall vid behandling av dokument. Om det finns flera mastermallar blir du ombedd att välja vilken mastermall som ska användas vid upprättande av nya mallar i samband med behandling av dokument. Ursprungsnr. Beskrivning Söktext Här visas ursprungnr. som mallen är knuten till. Numret ska inte fyllas i om Ursprungstypen = System Detta fält visar en beskrivning av mallen. Du kan använda upp till 30 tecken. Denna text används av programmet för att hitta den mall som ska användas till att lyfta av fält från ett dokument. När ett dokument läses in söks det efter söktexten i alla mallar och den förste mall där söktexten ingår i texten på dokumentet används. Det är därför viktigt att texten är unik för dokument av bara denna ursprungstyp. T.ex. kan det vid ursprungstyp Leverantör vara leverantörens VAT-nr. eller bankgironr. Standard Språkkod Lyft av rader Första tabell-rad innehåller överskrifter Visa dokument efter registrering Markera detta fält för att ange att mallen ska vara standard i förhållande till andra mallar med samma ursprungsnr. Här kan du välja språkkoden för mallen. Klicka på Assistknappen till höger om du vill att de möjliga språkkoderna ska visas. Språkkoden kopieras automatiskt till fälten på mallen. Markera detta fält för att ange att rader ska lyftas av vid behandling av dokument. Markera detta fält för att ange att första raden på av identifierade raderna är en överskriftsrad. Här kan du välja om faktura ska visas efter registrering. Du kan välja följande: Fråga Efter registrering frågar programmet om du kommer vill se den nyupprättade fakturan. Alltid Efter registrering visar programmet automatiskt den nyupprättade fakturan Aldrig Efter registrering visar programmet inte den nyupprättade fakturan Interaktionsmallkod Här kan du välja Interaktionsmallkoden som ska användas när det upprättas Interaktionsloggposter. Klicka på Assistknappen till höger om du önskar se de olika interaktionsmallkoderna. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 15 / 55

16 Fliken Inköpsdokument är bara relevant vid behandling av inköpsfakturor och kreditnotor. Fältnamn Tillåt registrering utan belopp Använd alltid leverantörens inköparkod Kontrollera momsuträkning Beskrivning Markera detta fält om dokument ska kunna registreras utan att beloppet konteras på en rad. Markera detta fält för att ange att programmet alltid ska använda inköparkod från leverantör om det inte anges en annan vid registrering av fakturan. Markera detta fält för att ange att programmet ska kontrollera momsuträkningen vid registrering av inköpsfakturor och -kreditnotor. Programmet kommer kontrollera att Belopp exkl. moms + Momsbelopp = Belopp inkl. moms. Först när denna uträkning stämmer kommer det vara möjligt att registrera dokumentet. Kontrollera radsumma Formel för radsumma Avrundningstolerans Markera detta fält för att ange att programmet ska kontrollera summan av alla avlyfta rader mot fältet Belopp exkl. moms. Först när denna uträkning stämmer kommer det vara möjligt att registrera dokumentet. Här kan du ange en formel som bestämmer vilket belopp radtotalerna ska kontrollera mot vid kontroll av fakturan. Formeln byggs upp av ett eller flera mallfält med Datatyp = Tal och/eller konstant talvärden. Själva koden på fältet används som referens till fältet. Klicka på Assistknappen till höger om du önskar visa de möjliga fälten och fältkoderna. Mellan varje fält kan det användas följande operatorer; * / + - Här kan du ange det belopp som ska accepteras när radsumman anges - samt vid kontrol av att summan av radsummorna stämmer med totalsumman på fakturan Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 16 / 55

17 1. registreringssteg (faktura) Här kan du välja 1:a registreringssteg vid registrering av faktura. Du kan välja följande: Skapa faktura Det upprättas en faktura utan matchning till en order men det går fortfarande att matcha manuellt till en order. Matchning order och skapa faktura Det matchas till en order när faktura upprättas. Om det inte är matchat till en order vid upprättande av faktura kommer en varning att visas. 2. registreringssteg (faktura) Här kan du välja 2:a registreringssteg vid registrering av faktura. Du kan välja följande: Sänd godkännandeanmodan Fakturan sänds automatiskt till godkännande efter upprättande Frige Fakturan friges automatiskt efter upprättande Bokför Fakturan bokförs automatiskt efter upprättande 1. registreringssteg (kreditnota) Här kan du välja 1:a registreringssteg vid registrering av kreditnota. Du kan välja följande: Skapa kreditnota Det upprättas en kreditnota utan matchning till en returvaruorder. Det går fortfarande att manuellt matcha till en returvaruorder. Matchning order och skapa kreditnota Det matchas till en returvaruorder när kreditnotan upprättas. Om det inte är matchat till en returvaruorder vid upprättande av kreditnotan kommer en varning. 2. registreringssteg (kreditnota) Här kan du välja 2:a registreringssteg vid registrering av kreditnota. Du kan välja följande: Sänd godkännandeanmodan Kreditnotan sänds automatiskt till godkännande efter upprättande Frige Kreditnotan friges automatiskt efter upprättande Bokför Kreditnotan bokförs automatiskt efter upprättande Automatisk matchning Matchning ordernr. Markera detta fält för att ange att programmet automatiskt ska försöka att matcha inköpsfakturor till bokförda inköpsinleveranser. Här kan du välja att det ska matchas på ordernr. vid matchning till en inköpsinleverans. Du kan välja följande: Nej Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 17 / 55

18 Det matchas inte på fältet Ja alltid Det ska alltid matchas på fältet Ja - om tillgänglig Det ska matchas på fältet om det är ifyllt annars matchas det inte på fältet Matchning kontonr. Här kan du välja att som ska matchas på kontonr. (leverantörens varunr. ska vara mappat till ett internt kontonr.) vid matchning till en inköpsinleverans. Du kan välja följande: Nej: Det matchas inte på fältet Ja alltid: Det ska alltid matchas på fältet Ja - om tillgänglig: Det ska matchas på fältet om det är ifyllt annars matchas det inte på fältet Matchning antal Här kan du välja att det ska matchas på antal vid matchning till en inköpsinleverans. Du kan välja följande: Nej: Det matchas inte på fältet Ja alltid: Det ska alltid matchas på fältet Ja - om tillgänglig: Det ska matchas på fältet om det är ifyllt annars matchas det inte på fältet Matchning kostpris Här kan du välja att det ska matchas på kostpris vid matchning till en inköpsinleverans. Du kan välja följande: Nej: Det matchas inte på fältet Ja alltid: Det ska alltid matchas på fältet Ja - om tillgänglig: Det ska matchas på fältet om det är ifyllt annars matchas det inte på fältet Under fliken Kodeenhet sätts ett antal kodenheter upp som används till att berätta för modulen vad som ska göras i olika situationer. T.ex. finns det en specialutvecklad kodenhet som kan upprätta inköpsfaktura och kreditnotor när ett dokument registreras. På samma sätt finns det en kodenhet som kan upprätta interaktionsposter när ett dokument registreras. Det är möjligt (för en utvecklare) att tillföra nya kodenheter som kan göra det som önskas när ett givet dokument registreras. T.ex. kan det göras en kodenhet som upprättar försäljningsorder från en inskannad orderbekräftelse. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 18 / 55

19 Fältnamn Radigenkännande Beskrivning Här kan du välja den kodenhet som ska användas till att känna igen raden. Kodenheten används automatiskt när ett nytt dokument känns igen - samt när det väljs Lyft av fält. Det medföljer 2 kodenheter som kan används till igenkännande av inköpsrader: : Generic Line Capture Denna finner de markerade överskrifter i dokumentet och registrerar alla rader under den : Purch. Doc. - Line Capture Denna finner de markerade överskrifter i dokumentet och registrerar bara de rader där det står ett ápris. Efter igenkännande Radvalidering Dokumentvalidering Registrering Här kan du välja den kodenhet som ska användas direkt efter ett dokument har blivit igenkänt - och innan de igenkända värdena blir visade för användaren. Kodenheten används automatiskt när ett nytt dokument känns igen - samt när det väljs Lyft av fält. Här kan du välja den kodenhet som ska användas för att kontrollera om en rad är OK till registrering. Kodenheten används automatiskt när du redigerar en rad - samt när ett dokument kontrolleras. Här kan du välja den kodenhet som ska användas för att kontrollera om ett dokument är OK till registrering. Kodenheten används automatiskt när ett dokument kontrolleras. Här kan du välja den kodenhet som ska användas till att registrera dokument. Kodenheten används automatiskt när det väljs Registrera på dokumentet. Efter steg 1 Här kan du välja den kodenhet som ska används efter 1:a registreringssteg är utfört. Det följer med 2 kodenheter som kan användas för att överföra betalnings-id till en inköpsfaktura: Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 19 / 55

20 : Purch. Doc. - Payment-Id (DK) Denna sätter in betalnings-id som en extra inköpsrad sist i fakturan : Purch. Doc. - Pmt.-Id (DK PM) Denna kräver att det används Continia Payment Management (CPM) och kommer överföra betalnings-id till betalningsvillkoren i CPM. Om betalningsvillkoren inte är upprättade på leverantören kommer de automatiskt bli upprättade i samband med registrering. Efter steg 2 Registrering (Ja/Nej) Visa översättning (dokument) Visa översättningar (mall) Visa matchning Här kan du välja den kodenhet som ska användas efter 2:a registreringssteg är utfört. Här kan du välja den kodenhet som ska användas till att registrera dokument. Kodenheten används automatiskt när det väljs Registrera på dokumentet. Här kan du välja den kodenhet som ska användas när det ska visas mallöversättningar för ett dokument. Kodenheten används automatiskt när det väljs Mall->Översättningar på ett dokument. Här kan du välja den kodenhet som ska användas när det ska visas mallöversättningar. Kodenheten används automatiskt när det väljs Mall->Översättningar på en mall. Här kan du välja den kodenhet som ska användas när det ska visas matchade rader för ett dokument. Kodenheten används automatiskt när det väljs Funktion->Matchning rader manuellt på ett dokument. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 20 / 55

21 MALLFÄLT Mallfält används till att sätta upp de fält som ska registreras vid behandling av dokument. Fält kan antingen vara tvingande eller frivilliga. Om ett fält är tvingande ska fältet vara ifyllt för att dokumentet ska kunna registreras. Mallfält finns under Document Capture > Uppsättning > mallar. I nedersta delen av skärmbilden visas listan över fält på den aktuella mallen. Upprättande eller radering av ett fält ska alltid ske i denna lista. Fältnamn Typ Beskrivning Här kan du välja typen av fältet. Du kan välja följande: Huvud Fältet visas på dokumenthuvudet Rad Fältet visas på dokumentraderna Kod Ordningsföljd Detta fält visar koden för fältet. Om värdet för fältet ska användas vid registrering är det normalt en fast kod som fältet ska upprättas med för att värdet därefter ska överföras till en faktura. T.ex. ska fältet Fakturanr. alltid ha koden DOCNO för att det ska överföras till Leverantörens fakturanr. på inköpsfakturan. Giltiga fältkoder är beroende av vilken typ av dokument som behandlas och kan upplysas av er Dynamics NAV partner. Om du endast önskar registrera ett värde men detta värde inte ska överföras till t.ex. inköpsfakturan kan du själv bestämma koden på fältet. Du kan använda upp till 20 tecken Här kan du ange den ordningsföljd fält ska visas i vid registrering. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 21 / 55

22 Fältnamn Här kan namnet på fältet anges som ska visas vid registrering. För att få detaljerade upplysningar om fältet väljs fältet - och knappen Fält > Kort aktiveras. Fältnamn Fältnamn Beskrivning Här ses namnet på fältet som visas vid registrering. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 22 / 55

23 1. Överskrift Här visas den första överskrift som söks efter när värdet på fältet ska hittas. Det kan finnas flera överskrifter vid sökning som kan ses under fliken Överskrifter. 1. Regel Här visas den första regel som används vid kontroll av värdet för fältet. Det kan finnas flera regler som kan ses under fliken Regler. Formel Obligatoriskt Sök efter värde Fast värde Valideringsdatumformel från Valideringsdatumformel till Sätt in på nya mallar Standard på sida Stoppa avlyftning av rader Överför belopp till inköpsfakturor Här kan du ange en formel till att beräkna värdet för fältet på dokumenten. Om Datatyp = Tal skapas formeln av ett eller flera mallfält där Dattattyp = Tal och/eller konstant talvärden. Själva värdet blir beräknat vid användandet av följande operatorer mellan fältkoderna ; * / + - Om Datatyp = Text kan alla fält användas i formeln oavsett de använda fältens datatyp. På samma sätt kan fasta bokstäver texter och tal sätts in direkt i formeln. Det kommer inte bli gjort någon beräkning av värdet när Datatyp = Text men värdet från de använda fält kommer bli insatta i stället för fältkod när formeln används. Klicka på Assistknapp till höger om du vill att möjliga fält och fältkoder ska visas. Markera detta fält för att ange att fältet är obligatoriskt för att ett dokument kan registreras. Markera detta fält för att ange att programmet ska söka efter värdet i dokumentet vid avlyftning av fält. Här kan som anges ett fast värde som alla dokument ska tilldelas. Här kan du ange en valideringsdatumformel om fältet är av datatypen Datum. Datumformeln beräknas från dagens datum och värdet ska vara mindre än den som registreras på dokumentet. Här kan du ange en valideringsdatumformel om fältet är av datatypen Datum. Datumformeln beräknas från dagens datum och värdet ska vara större än den som registreras på dokumentet. Markera detta fält om det automatiskt ska kopieras in på nya mallar som upprättas enligt den aktuella mallen. Här kan du ange vilken sida som först ska sökas på för att hitta värdet i dokumentet. Om inte värdet finns på den valda sidan söks det därefter i resten av dokumentet. Markera detta fält om radavlyftning ska stoppa när det när kommer till värdet eller överskriften för detta fält. Om Datatyp = Tal kan du här ange om fältvärdet ska överföras till inköpsfakturor som en inköpsrad vid registrering. Du kan välja följande: Om rader inte är avlyfta Fältvärden överförs bara om det inte är avlyft rader på fakturan. Alltid Fältvärden överförs oavsett om det inte är avlyft rader på fakturan eller inte. Fältkod för inköpskonto Dras från beloppsfält (vid registrering) Om Datatyp = Tal och fältvärdet ska överförs till inköpsfakturor kan du här ange ett annat mallfält som innehåller kontonumret som ska användas vid upprättande av inköpsrader. Det är inte tvunget att upprätta självständiga mallfält för att ange kontonumret men det kan vara en hjälp vid registrering om fältet används ofta. Om Datatyp = Tal och fältvärdet ska överföras till inköpsfakturor kan du här ange ett annat mallfält där det aktuella beloppet ska dras från. Detta andra mallfält ska också ha Datatyp = Tal och fältvärdet ska överföras till inköpsfakturor. Denna konfiguration kan t.ex. användas om det önskas att kontera Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 23 / 55

24 frakt på en inköpsfaktura på ett konto och den resterande delen av fakturan på ett annat konto. Om man väljer på mallfältet för att det ska dras från belopp exkl. moms. Fälttyp Här kan du välja Fälttyp. Du kan välja följande: Text Fältet är läslig text Streckkod Fältet är en streckkod Datatyp Här kan du välja datatypen av fältet. Du kan välja följande: Text Fältet kan innehålla både tal, text och specialtecken Tal Fältet kan bara innehålla tal Datum Fältet kan bara innehålla datum Betalnings-Id Fältet kan innehålla betalnings-id från inbetalningskod. Det utföras en modulus 10 kontrol vid registrering Uppslag Fältet innehåller uppslag till en annan tabell. Välj uppslagstabellen i fältet Uppslagstabell Flera rader Uppslagstabell Relationskod Språkkod Gör om till absoluttal Antal decimaler Blanka nollor Normal fältlängd Uppdatera automatiskt fältlängd Normal fälthöjd Uppdatera automatiskt fälthöjd Förregistreringskontonr. Markera detta fält om värdet står på flera rader i dokumentet. Här kan du välja uppslagstabellen för fältet om datatypen är Uppslag. Här kan du välja relationskoden för den valda uppslagstabellen. Här kan du välja språkkoden för fältet. Språkkoden är viktig vid behandling av datumfält då programmet ska veta vilket språk månaderna är skrivna i. Markera detta fält om negativa tal ska göras om till absoluta tal. Detta fält visar antalet decimaler för fältet. Fältet är bara relevant om datatypen är Tal. Markera detta fält om fältet ska vara blankt i stället för 0. Fältet är bara relevant om datatypen är Tal. Här kan du ange den typiska fältlängden. Värdet används vid avlyftning av fält. Markera detta fält om den normala fältlängden ska uppdateras till den faktiska fältlängden vid avlyftning av fält. Här kan du ange den normala fälthöjden. Värdet används vid avlyftning av fält. Markera detta fält om den typiska fälthöjden ska uppdateras till den faktiska fälthöjden vid avlyftning av fält. Om fältet är ifyllt används kontot som förregistreringskonto om det inte finns några fakturarader. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 24 / 55

25 Under fliken Regler sätts upp regler som ett fält ska stämma med innan det är OK. Om det upprättas flera regler behöver bara en av reglerna stämma för att fältet ska vara OK. Fältnamn Aktivera regel-generering Beskrivning Markera detta fält om programmet automatiskt ska skapa valideringsregler när det finns ett värde i ett fält. Under dokumentanalysen körs alla fältregler igenom och programmet undersöker vilka regler värdet uppfyller. Den förste regel som uppfylls blir stående i listan medan de övriga reglerna raderas. Vid fält med fälttypen Text gäller följande När texten i fältet ändras vid antingen manuell inmatning - eller fältet fångas i dokumentet genereras automatiskt ett regeluttryck (RegEx) bestående av bokstäver och tal. Bara tal-delen blir variabel men med fast längd. T.ex. kommer texten FAK X1 skapa följande regel: INV[0-9]{6}X[0-1]{1}. Detta betyder att texten ska starta med INV efterföljt av 6 tal därefter X efterföljt av 1 tal. Regel Beskrivning Detta fält visar regeln som ska uppfyllas för att fältet ska få status OK. Regeln byggs upp som ett Regular Expression (se mera här T.ex. betyder I[0-9]{10} att fältet ska starta med I efterföljt av 10 tal från 0 till 9. Detta fält visar en beskrivning av regeln. Du kan använda upp till 200 tecken. Under fliken Överskrifter" sätts på mastermallen upp en lista över alla tllåtna överskrifter som ett fält kan ha för den aktuella dokumenttypen. När det upprättas en individuell (ursprungs) mall kommer det normalt bara vara en överskrift då fältöverskriften inte ändrar sig från gång till gång - på t.ex. en faktura från samma leverantör. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 25 / 55

26 Fältnamn Uppdatera automatiskt överskrifter Överskriften är en del av värdet Används aldrig global överskrift Överskrift Beskrivning Markera detta fält om överskriften på fältet automatiskt ska uppdateras efter första gången mallen används eller när användaren väljer en överskrift i dokumentet. Markera detta fält om överskriften är en del av värdet. T.ex. är en av överskrifterna på betalnings-id +71. Då själva värdet på ett betalnings-id också ska innehålla t.ex. +71 är överskriften vid detta tillfälle en del av värdet. Detta fält markeras när det inte ska sökas efter globala överskrifter i en unik mall. Detta fält visar överskriften som söks vid avlyftning av fältet. Du kan använda upp till 250 tecken. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 26 / 55

27 Översättningar används till att översätta tecken eller texter i själva fältvärdet efter att den är avlyft från dokumentet. Fältnamn Översätt från Översätt till Beskrivning Detta fält visar den del av värdet som ska ersättas. Om det inte är angivet något i detta fält - betyder det att det söks efter mellanrum. Du kan använda upp till 250 tecken. Detta fält visar det värde som det ska ersättas med. Om det inte är angivet något i detta fält betyder det att det funna värdet raderas. Du kan använda upp till 250 tecken. Under fliken Kodenheter kan det sättas upp kodenheter som används till att göra fältuppslag i tabeller och kontrollera värdet som anges i ett fält. T.ex. finns det en specialutvecklad kodenhet som kan slå upp i kontoplanen och låta användaren välja ett konto. Samtidigt finns det en kodenhet som kan kontrollera att ett kontonr. är korrekt - och tillåter direkt bokföring. Det är möjligt (för en utvecklare) att tillföra nya kodenheter som kan göra uppslag i andra tabeller och kontrollera värden innan de används. Fältnamn Uppslag Fånga värde OK-check Validering Beskrivning Här kan du välja den kodenhet som ska användas för att göra uppslag till en annan tabell. Här kan du välja den kodenhet som ska användas för att kontrollera om värdet i fältet ska lyftas av. Här kan du välja den kodenhet som ska användas för att kontrollera om värdet i fältet håller alla regler och är OK eller ej. Kodenheten används när värdet i fältet uppdateras manuellt eller automatiskt. Här kan du välja den kodenhet som ska användas när användaren matar eller väljer ett nytt värde för fältet (motsvarar OnValidate-triggern). Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 27 / 55

28 S K A N N I N G O C H O C R - B E H A N D L I N G INTRODUKTION Innan du kan arbeta med dokument ska de först skannas och läsas in. Om du tar emot dokument via bör de redan ligga klara till inläsning. Dokument sända med ska vara i PDF-format. SKANNING Alla pappersdokument ska sorteras i förhållande till vilken typ av dokumentet det är och därefter ska de sorteras i följande högar: Ensidiga dokument (framsida): dokument som bara består av en sida och där bara framsidan ska skannas Flersidiga dokument (framsida): dokument som består av flera sidor och där bara framsidan ska skannas Ensidiga dokument (framsida och baksida): dokument som bara består av ett blad och där både framsidan och baksidan ska skannas Flersidiga dokument (framsida och baksida): dokument som består av flera sidor och där både framsidan och baksidan ska skannas Gå till Document Capture > Skanning & OCR Här ses en översikt över alla upprättade dokumentkategorierna - samt en översikt över hur många dokument som ligger klara till inläsning. Då det ännu inte är skannat några dokument finns det ingen för inläsning. Skannern som ska användas väljs i översta delen av skärmbilden där det i detta exempel är valt FI6140C. Skanningen startas genom att trycka på knappen Skanna. Därefter väljs vilken bunt av dokument som ska skannas. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 28 / 55

29 INLÄSNING AV OCR-FILER Efter skanning startar OCR-behandling av dokument automatiskt. OCR-behandlingen körs i bakgrunden och tar ca. 4 6 sekunder/ sida. Det visas hela tiden hur långt OCR-behandlingen har kommit i skärmbilden. Om det har kommit dokument via till den uppsatta e- mail adressen kommer dokumenten automatiskt bli hämtade och OCR-behandlade. När OCR-behandlingen är färdig ska filerna läses in. Detta görs under knappen Funktion > Läs in OCR-filer. Dokumenten är nu inlästa och klara till registrering. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 29 / 55

30 R E G I S T R E R I N G AV D O K U M E N T INTRODUKTION Registrering av dokument görs i Dokumentjournalen eller på Dokumentkortet. I Dokumentjournalen och på Dokumentkortet används en del av skärmbilden till att visa det aktiva dokumentet som en bild. Ett exempel på hur denna bild kan se ut är fakturan här nedanför som har ett antal orange och blå markeringar runt om överskrifter och värden. Överskrifter är beteckningen för den text som används för att hitta ett värde. T.ex. är överskriften till fältet Belopp inkl. moms = Total som står nederst till höger. Överskriften till fältet Belopp exkl. moms = Försäljningssaldo som står nederst till vänster. Överskrifter är alltid markerade med en orange ram. Värden är själva den text, datum eller tal som ska användas till registrering vidare i förloppet. T.ex. är värdet för fältet Belopp exkl. moms = ,00 och värdet för Belopp inkl. moms = ,00. Värden är alltid markerat med en blå ram. Varje fält har därför en överskrift och ett värde. Nästa gång det kommer en faktura från samma leverantör kommer programmet automatiskt försöka att hitta fältvärdena genom att söka efter överskrifterna. I ovanstående exempel kommer det att sökas efter Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 30 / 55

31 Försäljningssaldo och värdet kommer bli taget under överskriften. Överskrifterna ändrar sig normalt inte för samma leverantör om inte leverantören ändrar eller byter layout på sina fakturor. Första gången det kommer en faktura från en ny leverantör kommer programmet automatiskt försöka att hitta överskrifterna från ett antal av de mest använda termerna för vart fält. Dvs. att för att hitta fältet Belopp exkl. moms kommer programmet söka efter överskrifterna; Belopp exkl. moms, Netto belopp, Momsunderlag, Subtotal m.fl. Om det finns en av dessa överskrifter kommer programmet därefter försöka att hitta ett giltigt värde (ett tal i detta tillfälle) till höger eller under överskriften. Om programmet har funnit en felaktig överskrift eller ett felaktigt värde kan detta rättas manuellt. Först markeras fältet som ska rättas och därefter markeras det korrekta området i bilden. Här används vänster musknapp för att använda området som värde (blå) och höger musknapp för att använda området som överskrift (orange). Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 31 / 55

32 REGISTRERING AV INKÖPSFAKTUROR Denna manual beskriver registrering av inköpsfakturor och de fält som ska lyftas av från dessa dokument. Det beskrivs ett antal standardfält som kan utökas i den enskilda installationen efter behov. Om det registreras andra dokumenttyper kommer listen av fält vara annorlunda. Registrering av inköpsfakturor görs under Document Capture > Dokumentjournal Innan registreringen påbörjas kan det vara en god ide att dölja navigationsrutan till höger och därmed få mer plats på skärmen. Navigationsrutan döljs genom att trycka Alt+F1 eller välja Visa > Navigationsruta. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 32 / 55

33 Dokumentjournalen innehåller 4 överordnade områden som används genom hela dokumentbehandlingen. 1) Listan av dokument. varje dokument visas på varsin rad. När ett nytt dokument väljs som aktivt från listan uppdateras listan av fakturans fält - samt bilden till höger automatiskt. 2) Listan av fält för det aktiva dokumentet. I nedanstående skärmbild är det ännu inga fält. Detta beror på att det ännu inte är upprättat eller valt en mall för det aktiva dokumentet. 3) Visning av dokumentbild. I denna del av skärmbilden kan man också markera text som ska överföras som fältvärde i det aktiva fältet. 4) Anmärkningar uppdateras löpande vid avlyftning och kontroll av dokumentet. På det förste dokumentet (D000001) i ovanstående skärmbild är leverantör (Dansk Möbelcenter) automatiskt vald. Document Capture har funnit denna leverantör ut från VAT-nr. som står till höger på fakturan och som också står på leverantörskortet. Då det är första gången denna leverantör används ska man bekräfta att programmet har funnit den korrekta leverantören genom att välja Funktion > Lyft av fält (Ctrl+F9). Därefter blir man tillfrågad om det ska upprättas en ny mall för den avsedda leverantören. Svara Ja/Yes. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 33 / 55

34 Det finns nu en ny mall för den aktuella leverantören och listan av fält nederst till vänster har uppdaterats. Dessutom har programmet automatiskt lyft av relevanta värden från fakturan och kolumnen OK utanför varje fält berättar att alla värdena är giltiga. Innan fakturan registreras väljs vilket konto beloppet ska bokföras på. Detta görs genom att ställa sig i fältet kontonr. och därefter mata in eller välja Assistknappen (F6). Därefter väljs kontonumret på kontoöversikten. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 34 / 55

35 Efter kontonumret är valt blir man tillfrågad om det aktuella kontot ska användas som standardkonto för denna mall/leverantör. Om du svarar Ja kommer alla framtida fakturor som använder denna mall (aktuell leverantör) automatiskt bli konterade på detta konto. Som alternativ till att ange kontonumret direkt på listan av fält kan det också anges genom att välja knappen Mall > Översättningar > Visa kontering av belopp. Här kommer man se alla beloppsfält som kan överföras som inköpsrader och man har därmed möjlighet att specificera vilken typ och kontonummer som ska användas vid kontering. På samma sätt är det möjligt att ange dimensionsvärden som ska användas för varje belopp. Ovanstående skärmbild visar kontering av belopp från en mall där fältet Momsfritt belopp är insatt vilket är grunden till att fältet kommer fram i listan. Fakturan är nu klar till registrering. Tryck Registrering > Bokför (F11) När fakturan registreras kommer programmet automatiskt hitta den relevanta inköparkod som sätts på inköpsfakturan. Om inte inköparkoden hittas ska man ta ställning till vad som ska göras: Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 35 / 55

36 Val Välj inköpare från lista Översätt Thomas Olsson till inköparkod Använd inköpare uppsatt på leverantören (MR) Använd alltid inköparkod från leverantörskort (MR) Förklaring Det visas en lista över alla inköpare i företaget där den aktuella inköparen ska väljas från. På efterkommande fakturor från denna mall (leverantör) ska inköparkod väljas manuellt. Det visas en skärmbild där man kan översätta namnet Thomas Olsson (som var skrivet på fakturan) till inköparkod. På kommande fakturor där det står Thomas Olsson kommer inköparkoden automatiskt bli översatt. Inköparkod MR (från leverantörskortet) blir satt på fakturan denna gång. På kommande fakturor ska man därefter ta manuell ställning till inköparkoden. Inköparkod MR (från leverantörskortet) blir insatt på denna faktura samt alla därefter kommande fakturor. Från listan av fält är det lätt att se egenskaperna för ett enskilt fält för bara denna mall. Du kan få tillgång till Fältkortet genom att markera det aktuella fältet och därefter trycka på Assistknappen eller Shift+F2 Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 36 / 55

37 Beroende på uppsättningen i mallen kommer den nyupprättade inköpsfakturan bli visad eller kommer man bara gå vidare till nästa dokument i journalen. I följande exempel kommer inköpsfakturan att visas och man kan se en kopia av den ursprungliga fakturan till höger i skärmbilden. Det finns möjlighet att kontera fakturan på flera rader, sända fakturan till godkännande eller bokföra den direkt. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 37 / 55

38 MATCHNING AV FAKTURA MOT LEVERANS Leverantören på näste faktura har en öppen inköpsorder som det framgår av dokumentöversikten nedan: På fakturor från denna leverantör önskar vi också att lyfta av ordernr. Men då ordernr. inte är insatt som ett standardfält på alla nya mallar ska vi själva tillföra fältet genom att välja Funktion > Tillför mallfält Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 38 / 55

39 Nu får vi möjlighet för att tillföra alla de fält som finns på mastermallen men som inte finns på denna specifika mall. Det väljs OK för att sätta in fältet på mallen och fältet sätts upp därefter till att hämta värdet från dokumentet. Fakturan kan nu matchas med ofakturerade inleveransrader genom att välja Funktion > Matchning rader manuellt Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 39 / 55

40 Skärmbilden Inleveransmatchning visas och innehåller 3 överordnade områden 1) Alla ofakturerade inleveransrader. 2) Avlyfta dokumentrader. I nedanstående skärmbild finns det inga avlyfta rader. 3) Visning av det ursprungliga dokument Matchning av leveransraderna kan utföras manuellt genom att markera en rad och därefter välja Funktion > Matchning/avbryta matchning. Då kommer det ofakturerade antalet på raden bli överfört till fakturan när den registreras. Om fakturan bara gäller en del av inleveransen kan antalet som är fakturerat matas in i fältet Matchat antal till rad. Fältet Matchat belopp som ses överst i skärmbilden uppdateras automatiskt så att det hela tiden avspeglar beloppet som är matchat till inköpsinleveranser. Därvid är det lätt att se beloppet som är mottaget - i förhållande till beloppet som finns på fakturan. Efter att raderna är matchade stängs skärmbilden med Esc och fakturan registreras från dokumentjournalen. Vid registrering av fakturan kontrolleras det att summan av de matchade raderna är den samma som totalbeloppet på fakturan. Om det är en differens kommer det att bli upprättat en differensrad på inköpsfakturan. Kontot som används som differenskonto är det konto som är uppsatt i fältet kontonr. på fältlistan. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 40 / 55

41 AVLYFTNING OCH KONTERING AV FAKTURARADER Document Capture har möjlighet för att känna igen fakturarader och därefter konvertera leverantörens varunummer till ett internt nummer. Leverantörens varunr. kan konverteras till ett kontonr., varunr., anläggningsnr. eller ett kostnadsvarunr. För att fakturarader ska kunna kännas igen krävs det att den aktuella fakturan är välformaterad och att de värden som ska lyftas av är uppdelade i kolumner. Var kolumn på raderna har sina fältegenskaper på samma vis som fälten på fakturahuvudet. Dvs. att ett fält kan t.ex. markeras som obligatoriskt. Detgår det att sätta upp speciella regler som ska uppfyllas. Vid avlyftning av rader är det ett antal kontroller som checkar att de avlyfta raderna är korrekta. Dessa kontroller sätts upp på mallkortet för leverantören. T.ex. går det att kontrollera om summen av alla raderna stämmer med Belopp exkl. moms från fakturatotalen. Avlyftning av fakturarader sker från Dokumentkortet som öppnas genom att välja ett dokument i Dokumentjournalen - och därefter välja knappen Dokument > Kort eller Shift+F5. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 41 / 55

42 Dokumentkortet innehåller följande 5 överordnade områden 1) Allmän dokumentinformation om den aktuella leverantören mall och status. 2) Listan av fält för det avsedda dokument 3) Visning av det ursprungliga dokumentet. I denna del av skärmbilden kan man också markera text som ska överföras som fältvärde i det aktiva fältet. 4) Anmärkningar uppdateras löpande vid avlyftning och kontroll av dokumentet. 5) Dokumentrader Innan raderna kan lyftas av ska man först visa systemet var de olika kolumnerna är placerade på fakturan. Detta görs genom att först välja kolumnen under dokumentraderna nederst till höger. Därefter ska markeras överskriften på kolumnen i själva fakturabilden med höger musknapp så att det blir en orange ram runt överskriften. Först väljs kolumnen Nummer under dokumentrader: Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 42 / 55

43 Därefter markeras överskriften i dokumentbilden med höger musknapp (orange): Därefter väljs nästa kolumn som ska lyftas av under dokumentraderna och överskriften markeras på fakturabilden. Det är inte nödvändigt att lyfta av alla kolumnerna under dokumentraderna om de inte finns på fakturan. När alla relevanta kolumner är länkade till en kolumnöverskrift i fakturabilden lyfts fälten av från rader genom att välja Funktion > Lyft av fält. Alla fakturaraderna är nu avlyfta och insatta under dokumentraderna. Där det går att rätta raderna innan de blir överförda till inköpsfakturan. Om det är skillnad i antal, apris, rabatt och radbelopp mot inleveransen kommer raden inte vara markerad som OK och felen ska rättas innan fakturan kan registreras. På denna faktura är leverantörens varunr. avlyft. Innan fakturan kan registreras är det nödvändigt att översätta leverantörens varunr. till ett internt nummer. Denna översättning ska göras under Mall > Översättningar > Visa radöversättning. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 43 / 55

44 Här fylls fältet i Översätt från med leverantörens varunr. Det går att klicka på Assistknappen till höger för att välja leverantörens varunr. från en lista över alla avlyfta rader för denna leverantör. Därefter väljs fälten i Översätt till typ och Översätt till nummer den interna typ och nummer som det ska översättas till. Utöver detta är det möjligt att välja vilken variantkod, enhetskod och beskrivning som det ska översättas till. Det är även möjligt att välja dimensionsvärden som ska användas vid konteringen. Fakturan är nu klar till att registreras vilket både kan göras från Dokumentjournalen och Dokumentkortet. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 44 / 55

45 Vid registrering konteras var och en av de avlyfta raderna nu på självständiga inköpsrader. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 45 / 55

46 W O R K F L O W O C H G O D K Ä N N A N D E INTRODUKTION Document Capture använder den existerande godkännandemodulen i Dynamics NAV som är utökad med ett antal extra funktioner och möjligheter. Modulen ger möjlighet att låta företagets medarbetare se och godkänna fakturor elektronisk utan att ha det fysiska pappret vid godkännandet. Det skapas ett register över vem som har godkänt en faktura - samt när. Modulen ger möjlighet att sätta upp ett hierarkiskt godkänelseförlopp efter de gränser och regler som finns i bolaget. Godkännandeflödet är som standard ett seriellt flöde vilket betyder att den som ankomstregistrerar fakturor först ska godkänna fakturan innan den sänds vidare så att de slutliga godkännarna kan se och godkänna fakturan. Denna manual innehåller inte information om uppsättning av standardmodulen men detta kan läsas under hjälpen i Dynamics NAV. SÄNDA FAKTURA TILL GODKÄNNANDE När en inköpsfaktura har upprättats ska den sändas till godkännare. Detta kan ev. ske automatiskt vid registrering - eller kan det göras manuellt efter att fakturan har blivit registrerad. Om fakturan ska sändas till godkännande manuellt kommer detta normalt att göras när fakturan blir visad efter registrering från Dokumentjournalen eller Dokumentkortet. Fakturan sänds till godkännande genom att välja Funktion > Sänd godkännandeanmodning. Innan godkännandeanmodningen är skickad har fakturan status Öppen och är därför inte synlig för godkännare. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 46 / 55

47 Efter att godkännandeanmodningen är sänd är fakturan nu tilldelad användaren MR för godkännande. Samtidig är status ändrad till Väntar på godkännande. Det syns också att det är upprättat 2 godkännandeposter för denna faktura. Den ena av dessa godkännandeposter är den som MR ska godkänna. Den andra är upprättad och tilldelad användaren AH då fakturan är på kr. och MR bara har rätt att godkänna för kr. MR kan nu logga in i systemet och godkänna denna faktura. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 47 / 55

48 FÖRREGISTRERING Första gången en faktura blir sänd till godkännande kan Document Capture upprätta och bokföra en förregistrering automatiskt. Denna förregistrering bokförs på det uppsatta förregistreringskontot och kan även ses från leverantörskortet. Förregistrering påverkar momsbokföringen så att momsen kan redovisas även om fakturan inte är godkänd och slutbokförd. När fakturan sedan bokförs kommer förregistreringsposterna automatiskt bli tillbakaförda. I Document Capture-uppsättningen kan det anges om förregistrering ska göras automatiskt eller manuellt. Se beskrivning av hur omkostnadskonto för förregistrering väljs automatiskt i fältet Omkostnadskonto för förregistrering i Document Capture-uppsättningen. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 48 / 55

49 I det aktuella exemplet är det bokfört ,00 på konto Det är möjligt att göra ytterligare manuella förregistreringar till den avsedda fakturan genom att upprätta ett nytt förregistreringsverifikat (F3). Via. Analysera-knappen syns det om det finns moms och förregistreringsposter. Document Capture till Microsoft Dynamics NAV (Classic) - v 1.4 Side 49 / 55