praktikan Revision Uppdaterat Revision

Transkript

1 Författare Christer Eklöf. Sveriges Frikyrkosamråd

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Uppdrag som revisor 1 2 Granskning av redovisningen Verifikationskontroll Saldoförfrågan Inventering Insamlade medel medlemsavgifter Arkivering av räkenskapshandlingar 4 3 Granskning av förvaltningen 4 4 Löpande granskning 5 5 sberättelsen 6 6 Uppgiftsskyldighet 6 7 Vidare vägledning om revision 7

3 1 Uppdrag som revisor Vid församlingens/föreningens årsmöte, i vissa fall kallat adminstrationsmöte, utses olika funktionärer, t ex styrelsen. Funktionärernas uppgifter är att i enlighet med stadgarna arbeta efter de riktlinjer årsmötet dragit upp. De utsedda funktionärerna är ansvariga inför årsmötet för vad de gör. Årsmötet utser också revisorer. Deras uppgift är att kontrollera funktionärernas arbete. De skall när verksamhetsåret gått till ända inför årsmötet kunna intyga att styrelse och övriga funktionärer skött sina åligganden. Detta gör de i revisionsberättelsen. Särskilt har revisorerna till uppgift att granska den ekonomiska förvaltningen, att församlingens/föreningens ekonomi skötts på ett tillfredsställande sätt samt att årsmötets, styrelsens m.fl. organs beslut blivit verkställda. Det är inte bara medlemmarna som är intresserade av revisionen utan det finns andra intressenter t ex stat, kommun, landsting, långivare och skattemyndigheter. I revisorernas arbete ingår bland annat att övervaka att församlingen/föreningen följer bokföringslagens bestämmelser. För ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar finns lagbestämmelser om revision. I allmänhet finns inte motsvarande lagbestämmelser för ideella föreningar och trossamfund, men för stora näringsdrivande ideella föreningar finns det särskilda lagbestämmelser. Revisorernas arbete begränsas emellertid inte enbart till granskning i efterhand. Ofta är verksamheten så omfattande och den ekonomiska omslutningen så stor att granskningen måste göras fortlöpande. Det är också viktigt att revisorerna kan ha sådan insyn i verksamheten att de kan anlitas som rådgivare i t ex ekonomiska frågor. Revisorerna måste övertyga sig om att de vid revisionen har alla protokoll från samtliga styrelsens och församlingens/föreningens sammanträden. Även från andra sammanträden som hållits måste protokoll inhämtas. Valet av revisorer gäller från årsmöte till årsmöte eller annan period som anges i stadgarna. en liksom revisionsberättelsen avser hela det formella räkenskapsåret. Den person som utses till revisor bör ha intresse för ekonomiska frågor kunskap om bokföring kännedom om församlingens sätt att arbeta och dess stadgar Normalt bör en revisor vara svensk medborgare, bosatt i Sverige. Revisorn får inte vara styrelseledamot i församlingen varken under innevarande år eller föregående 1

4 år. Revisorn får inte ha hand om församlingens pengar, utbetalningar eller placering i bank. Revisorn får inte heller vara anställd eller ha något beroendeförhållande till församlingen eller enskild styrelseledamot. Av detta följer naturligtvis att revisorn inte heller får vara make, sambo, syskon, svåger eller släkt i rätt upp- eller nedstigande led till någon styrelseledamot. I större församlingar/föreningar kan det ibland vara en fördel om revisorer med olika inriktning utses. Kanske någon är speciellt skickad att granska bokföringen medan någon annan granskar församlingens förvaltning. Det är vanligt att två revisorer utses. Det är en stor fördel om suppleanter utses till dessa, så att inte fyllnadsval för revisorer behöver ske under det pågående verksamhetsåret. Revisorerna bör vara omdömesgilla personer i stånd att ha en egen uppfattning. Ibland kan det nämligen förekomma att de får anledning att rikta någon erinran mot församlingens/föreningens förvaltning. I revisionsberättelsen bör sådant som uppenbart strider mot församlingens/föreningens stadgar eller som är klart olagligt kommenteras. I en särskild promemoria till styrelsen tas sådana erinringar upp som inte föranleder kommentar i revisionsberättelsen. Direkt med ekonomiansvariga tar revisorerna upp synpunkter som inte föranleder att det påpekas för styrelsen, men som kan vara väsentligt för församlingens/föreningens redovisning. Revisorerna har tystnadsplikt om sådant som kan skada församlingen/föreningen. Tystnadsplikten gäller även efter att uppdraget som revisor upphört. Tystnadsplikten gäller gentemot enskilda medlemmar eller utomstående. Till årsmötet är revisorerna skyldiga att lämna alla de uppgifter årsmötet begär, om inte upplysningarna är till väsentlig nackdel för församlingen/föreningen. Revisorerna har två huvuduppgifter, att granska redovisningen och att granska förvaltningen i församlingen/föreningen. 2 Granskning av redovisningen I denna del av granskningen ingår också den siffermässiga kontrollen av församlingens/föreningens bokföring. Särskilt åligger det revisorerna att granska att resultaträkningen på ett korrekt sätt speglar församlingens/föreningens resultat att balansräkningen ger en riktig bild av församlingens/föreningens tillgångar, skulder och eget kapital att balansräkningen ger en riktig bild av församlingens/föreningens tillgångar, skulder och eget kapital att verifiera samtliga tillgångar och skulder att informationen i årsredovisningen överensstämmer med räkenskaperna 2

5 att skatter och avgifter har hanterats på ett korrekt sätt att räkenskaperna är bokförda i enlighet med lagstiftningens krav och i enlighet med god redovisningssed så att en rättvisande ekonomiska bild ges av församlingen/föreningen. att inte någon förskingrat församlingens/föreningens medel eller blivit utsatt för bestickning (mutad) Den löpande granskningen kan rent principiellt ske på två sätt. En granskning av själva redovisningen, verifikat, bokföring m.m. Den andra granskningen gäller rutiner och system. Oftast kombineras båda granskningarna. Om granskningen av verifikaten uppvisar många brister kanske rutinerna behöver åtgärdas. Om rutinerna visar på brister kanske också själva bokföringen måste granskas mera omfattande. Det är i regel omöjligt att göra en total granskning av redovisningen. Oftast måste vissa urval göras. Särskilt viktigt är det att granska större inköp, maskiner, inventarier och större avskrivningar, aktier och obligationer, skulder samt skatter och avgifter. Ofta vet revisorerna genom egen erfarenhet var det är väsentligt att utföra granskningarna. Men det är också viktigt att göra slumpmässiga urval, t.ex. genom stickprov. Granskningen sker bland annat genom verifikationskontroll, saldoförfrågningar i redovisningssystemet och inventeringar Verifikationskontroll Här ingår om transaktionen är riktigt utförd, om den har hamnat på rätt ställe i organisationen, om verifikatets uppgifter stämmer överens med avtal eller beslut liksom om det finns verifikationer till alla intäkter och kostnader Saldoförfrågan Detta innebär att revisorerna kontrollerar om de skulder och fordringar till utomstående långivare eller leverantörer och som församlingen/föreningen tagit upp i balansräkningen är riktiga och verkliga. Kontrollen sker genom en saldoförfrågan till långivaren eller leverantören. En sådan fråga kan också riktas mot myndigheter Inventering Detta innebär att revisorn rent fysikt kontrollerar poster som t.ex. kassa eller lager eller inventarier. 3

6 2.4. Insamlade medel I en församlingsverksamhet finns normalt inte medlemsavgifter utan huvuddelen av inkomsterna består i frivilliga gåvor. Dessa kan samlas in vid gudstjänsterna eller komma som gåvor via församlingen bank- eller postgiro. De frivilliga gåvorna utgör oftast huvuddelen av församlingens inkomster. Därför är det viktigt att revisorerna särskilt granskar rutinerna särskilt för kollektupptagning där betydande summor kontanta medel hanteras. Det behövs bra rutiner t.ex. för kollektupptagning, kollekträkning och i förekommande fall betryggande förvaring av medel för insättning nästa bankdag. I annan föreningsverksamhet där t ex medlemsavgifter förekommer skall revisorerna granska rutinerna för hur dessa tas upp och hanteras Arkivering av räkenskapshandlingar Eftersom räkenskapshandlingar måste bevaras i minst 10 år är det viktigt att det finns säkra rutiner för arkivering av räkenskapshandlingar. Detta inkluderar också t.ex. styrelse- och församlings/föreningsprotokoll och andra handlingar som är av betydelse för församlingen/föreningen även om det för dessa handlingar inte finns lagbestämmelser om hur länge de skall förvaras. Protokoll skall finnas som undertecknade papperskopior. Revisorerna bör då och då även granska dessa rutiner. 3 Granskning av förvaltningen Med förvaltningsrevision avses att revisorerna skall kontrollera att styrelsen har skött församlingens/föreningens förvaltning på ett korrekt sätt. Därvid skall revisorerna särskilt undersöka om styrelsens arbete stått i överensstämmelse med stadgarna och de beslut som församlingen/föreningen fattat. I denne del av granskningen ingår bland annat att kontrollera protokoll beslut, särskilt att de beslut som fattats av församlings/föreningsmötet och styrelsen verkligen genomförts inom den tid som besluten avser avtal eller olika former av förbindelser redovisningsplanen, dvs. uppläggningen av rutiner för redovisningen uppläggningen av rutiner för medelsförvaltningen framförallt ansvarsfördelningen i redovisningsarbetet samt de system (oftast datorbaserade) som byggts upp för att hantera redovisningen. 4

7 Beslutsfattande Det är viktigt att församlingens/föreningens olika organ fattar de beslut inom de ramar som stadgarna och andra föreskrifter anger. Förekommer t.ex. delegation skall denna vara tydligt protokollförd och dokumenterad. Det är också viktigt att styrelsen inte fattar beslut som rätteligen skall åvila församlingen/föreningen vid beslutsmöte. Ofta finns det i stadgarna angivet vilka beslut som församlingen/föreningen i sin helhet måste fatta. I allt fler församlingar/föreningar växer det vid sidan om styrelsen upp andra organ med särskilda uppgifter. Även dessa organs beslutfattande bör granskas av revisorerna. Lika viktigt som det är att granska det formella beslutsfattandet är det att granska uppföljningen av de beslut som styrelsen eller andra organ fattat. Utbetalningar till medlemmar Vid revisionen bör det alltid granskas om någon större utbetalning gjorts till en enskild medlem. Detta gäller även andra typer av affärsförbindelser mellan församlingen/föreningen och enskilda medlemmar. 4 Löpande granskning Revisorns arbete är inte någonting som kan ta sin början när räkenskapsåret är slut. I stället underlättas arbetet avsevärt om det sker en löpande granskning under verksamhetsåret. Dessutom är det stor fördel om det finns en plan för revisorernas granskning av verksamheten. Rent praktiskt är det ofta omöjligt att varje år i detalj granska alla delar av t.ex. räkenskaperna. Med en revisionsplan kan revisorerna under ett verksamhetsår koncentrera granskningen till vissa områden och ett kommande år till andra områden. På så sätt kan över några års sikt en mera allsidig granskning av församlingens/föreningens redovisning och förvaltning ske. Granskningsplanen upprättas med utgångspunkt i principerna om väsentlighet och risk. Revisorernas granskning skall i första hand inrikta sig på de punkter där det lätt kan uppstå fel och de punkter där eventuella fel får allvarliga konsekvenser. Den löpande granskningen bör ske i dialog med styrelsen. Om revisorerna under det löpande verksamhetsåret upptäcker brister i redovisningen är det oftast effektivt att ta upp detta under redovisningsårets gång och inte att vänta till årets slut. Då får styrelsen en möjlighet att rätta till bristerna innan årsredovisningen upprättas. Det är viktigt att protokoll från styrelsesammanträden eller andra sammanträden fortlöpande tillställs revisorerna. Det löpande arbete som revisorerna gör bör dokumenteras av revisorerna själva. Det förekommer att revisorernas arbete ifrågasätts, särskilt som en formellt 5

8 upprättad revisionsberättelse i många fall är ganska intetsägande. Finns det då anteckningar från revisorernas arbete underlättas oftast dialogen såväl med styrelsen som med församlingen/föreningen. Att styrelsedialogen fungerar är betydelsefullt för revisionsarbetet. Finns det anmärkningar mot styrelsens sätt att arbeta så är det viktigt att revisorerna har goda grunder för sina anmärkningar. Styrelsedialogens syfte är att undvika brister som kvarstår vid årets slut, eftersom revisorerna där är skyldiga att ta upp bristerna i revisionsberättelsen. 5 sberättelsen en utmynnar i att revisorerna till årsmötet avger en revisionsberättelse, dvs. ett intyg om styrelsens förvaltning under verksamhetsåret. En ren revisionsberättelse innebär att det inte funnits några anmärkningar mot skötseln av församlingens verksamhet. En oren berättelse däremot tar upp fel och brister i organisationen. Det kan också förekomma att det finns sådant som revisorerna anser bör åtgärdas av styrelsen på sikt, så att frågan om en oren revisionsberättelse inte uppkommer, men som inte föranleder en anmärkning i revisionsberättelsen. Sådana erinringar tar revisorerna normalt upp i en särskild promemoria som tillställs styrelsen. Det kan t.ex. röra sig om åtgärder för att undvika ekonomiska förluster i verksamheten. Därutöver kan revisorerna i samtal med kassör eller andra funktionärer i församlingen muntligt ta upp synpunkter på den löpande redovisningen och förvaltningen. I revisionsberättelsen brukar följande ingå: Rekommendation att årsmötet beviljar styrelsen ansvarsfrihet om det inte finns grava anmärkningar mot styrelsen. I vissa fall kan det till och med vara så att inte alla styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet, t.ex. om det förekommer bestickning eller förskingring. Rekommendation att årsmötet fastställer bokslutet och att årsmötet beslutar om disposition av vinst eller förlust. Om revisorerna anser att bokslutet inte är tillförlitligt skall detta framgå av revisionsberättelsen. 6 Uppgiftsskyldighet Revisorerna är skyldiga att lämna ut alla upplysningar om församlingen till medrevisorerna, särskilda granskare, en nyvald revisor samt om det blivit en konkurs till konkursförvaltaren. Revisorerna skall vidare lämna de uppgifter som skattemyndigheten begär, när den utför en taxeringsrevision enligt taxeringslagen. 6

9 Revisorn är skyldig att i revisionsberättelsen ta upp om församlingen/föreningen inte skött sina åtaganden när det gäller momsregistrering, avdrag för A-skatt, inlämning av skatte- eller momsdeklaration eller inbetalning av skatter och andra avgifter. En sådan anmärkning skall också tillställas skattemyndigheten. 7 Vidare vägledning om revision I detta avsnitt av PRAKTIKAN ges endast en översiktlig bild av den revision som måste utföras i en normal församlings- eller föreningsverksamhet. För en fördjupad bild av revisionsarbetet finns det flera handledningar som givits ut under senare år. En utmärkt handledning är boken. Praktisk handbok för revisorer (författare: Anette Broberg, Björn Lundén, Gunnar Ohlsson) utgiven av Björn Lundén Information. Bokföringsnämnden har också givit ut flera olika handledningar om hur olika typer av transaktioner skall redovisas. Detta gäller t.ex. värdering av fastigheter. Det finns också särskilda anvisningar som FAR (Föreningen Auktoriserade Revisorer) och SRS (Svenska Revisorssamfundet) uppdaterar regelbundet. 7

10