Kallelse Sammanträdesdatum

Transkript

1 Kallelse Sammanträdesdatum Plats Hörsal 1, Mimers hus Tid Onsdagen den 14 januari, kl. 09:00-17:00 Ledamöter Miguel Odhner (S) Ordförande Maria Kjellberg (MP) 1:e vice ordförande Anders Holmensköld (M) 2:e vice ordförande Linda Åshamre (S) Johan Holmberg (S) Glenn Ljunggren (S) Mona Haugland (S) Morgan Persson (UP) Martin Högstedt (UP) Jan Tollesson (FP) Knut Nordin (V) Gun-Marie Daun (KD) Ove Wiktorsson (C) Anna Vedin (M) Sven Niklasson (SD) Ersättare Kerstin Petersson (FP) Niclas Palmqvist (UP) Mats Frisell (S) Ulrika Winblad (S) Linnea Stevander (S) Charlotta Windeman (M) Robert Syrén (M) Monica Haraldsson (M) Miguel Odhner (S) Ordförande Fredrik Skreberg Sekreterare KOMMUNSTYRELSEN ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST HEMSIDA

2 Kallelse Sammanträdesdatum Dagordning Förslag till beslut 1 Upprop 2 Val av justerare Utses 3 Tillkommande och utgående ärenden Fastställs 4 Kommunchefens rapport Magnus Gyllestad informerar kl. 09:15-09:45 - Månadsrapport - Föregående protokoll Antecknas Ärenden som stannar i kommunstyrelsen 5 Budgetprocessen 2016 Information från Miguel Odhner (S). Handlingar tillkommer och skickas ut separat. 6 KS2014/ Val till kommunens folkhälsoråd Bilaga Antecknas/Beslut Beslut Ärenden till kommunfullmäktige 7 KS2014/ Val av representanter till kommunens pensionärsråd Bilaga 8 KS2014/ Val av ledamöter till idrottsrådet Bilaga 9 KS2014/ Val till Kungälvs kommun råd för funktionshinderfrågor Bilaga 10 KS2010/ Förslag till riktlinjer, utbildning och införande av digitaliserade mötesrutiner inklusive distribution av handlingar Förslag till kommunfullmäktige Förslag till kommunfullmäktige Förslag till kommunfullmäktige Enligt förvaltningen KOMMUNSTYRELSEN

3 Kallelse Sammanträdesdatum Bilaga 11 KS2014/ Ungdomsfullmäktiges budget 2015 Bilaga 12 KS2014/ Svar på motion om kommunstyrelsens reglemente Bilaga Enligt förvaltningen Enligt förvaltningen Ärenden som stannar i kommunstyrelsen 13 KS2014/ Försättsblad samt avtal revisionstjänster Bilaga 14 KR2014/31-1 Lägesrapport avseende översiktlig granskning av avstämningsrutiner Bilaga 15 Inkomna skrivelser till kommunstyrelsen för Perioden 6 december 2014 till 2 januari 2015 Bilaga 16 Anmälan av delegeringsbeslut Bilaga Antecknas Antecknas Antecknas Antecknas KOMMUNSTYRELSEN

4 Tjänsteskrivelse 1(1) Handläggarens namn Fredrik Skreberg Val till kommunens folkhälsoråd(dnr KS2014/ ) Sammanfattning Folkhälsorådet är organisatoriskt knutet till kommunstyrelsen och består av 5 ledamöter från kommunstyrelsen samt 2 ledamöter från hälso- och sjukvårdsnämnden. Kommunstyrelsen ska utse ordförande i rådet. Vice ordförande är en av representanterna från hälsosjukvårdsnämnden. Folkhälsorådet skall arbeta fram mål och uppdrag för verksamhetsåret. Rådet skall utifrån dessa mål och uppdrag fastlägga en årlig verksamhetsplan, med mätbara och uppföljningsbara mål. Förslag till beslut Till ledamöter i folkhälsorådet utses: Xx Xx Xx Xx Xx Xx utses till ordförande i folkhälsorådet Magnus Gyllestad Kommunchef Kathrin Ahlstedt Kanslichef Expedieras till: Löneenheten, Johan Sjöholm/sektor kultur och samhällsservice För kännedom till: ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

5 Tjänsteskrivelse 1(1) Handläggarens namn Fredrik Skreberg Val av representanter till kommunens pensionärsråd(dnr KS2014/ ) Sammanfattning Pensionärsrådet är ett organ för överläggningar, samråd och ömsesidig information mellan pensionärernas organisationer och kommunen. Enligt pensionärsrådets reglemente ska kommunstyrelsen utse 4 representanter och kommunfullmäktige 3 representanter. Kommunfullmäktiges representanter ska också vara ledamöter i demokratiberedningen, välfärdsberedningen respektive framtid- och utvecklingsberedningen. Sociala utskottets ordförande ska också vara ordförande i pensionärsrådet. Förslag till kommunstyrelsen Till kommunala pensionärsrådet utses: Xx Xx Xx Xx Förslag till kommunfullmäktige Xx utses till demokratiberedningens representant i pensionärsrådet Xx utses till framtid- och utvecklingsberedningens representant i pensionärsrådet Xx utses till välfärdsberedningens representant i pensionärsrådet Magnus Gyllestad Kommunchef Kathrin Ahlstedt Kanslichef Expedieras till: Löneenheten. Sekreteraren för pensionärsrådet. För kännedom till: ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

6 Tjänsteskrivelse 1(2) Handläggarens namn Fredrik Skreberg Val av ledamöter till idrottsrådet(dnr KS2014/ ) Sammanfattning Idrottsrådet består av sex ledamöter som väljs årligen vid en idrottskonferens. Ledamöterna representerar inte den egna idrotten utan ska vara lyhörda för alla idrotter i kommunen och ett språkrör för alla kommunens idrottsföreningars intressen. De förtroendevalda som väljs till idrottsrådet för att representera politiken har, tillsammans med kommunens tjänstemän, en adjungerad roll. Idrottsrådet har inga formellt upprättade stadgar. Med anledning av förändrad politisk organisation och ny beredning tillträtt i form av en kultur- och fritidsberedning föreslås att framtid- och utvecklingsberedningens representant ersätts av en representant från kultur- och fritidsberedningen. Bakgrund Efter ett möte mellan kommunledningen och idrotten i kommunen hösten 1999 beslutades att den omfattning och storlek men även engagemang som idrotten uppvisar i kommunen skulle tas tillvara. Detta medförde att dåvarande kommunalrådet Lena Facht (M) vid mötet gav ett uppdrag till dåvarande fritidsnämnden att omgående starta en process som skulle leda till att idrotten fick ett eget forum för kommunikation med kommunens politiker och tjänstemän i olika frågor. Målsättning för idrottsrådet: Språkrör för idrotten i Kungälv med syfte att öka dialogen mellan politiker/tjänstemän och idrottsföreningarna i Kungälv Informationsutbyte Idrottsrådet tillsammans med tjänstemän och valda politiker sammanträder en gång per kvartal. Därutöver anordnas också en årlig ordförandekonferens. Vid samtliga dessa möten förs mötesanteckningar som skickas för kännedom till samtliga idrottsföreningar i kommunen. Idrottsrådets sex ledamöter kan utöver ovanstående träffas hur ofta och när man vill. Förslag till kommunstyrelsen Nedanstående ledamöter nomineras att representera kommunstyrelsen i idrottsrådet: Xx Xx Förslag till kommunfullmäktige Nedanstående ledamöter väljs att representera politiken i idrottsrådet: Xx, lärandeberedningen ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

7 2(2) Xx, kultur- och fritidsberedningen Xx, kommunstyrelsen Xx, kommunstyrelsen Magnus Gyllestad Kommunchef Kathrin Ahlstedt Kanslichef Expedieras till: För kännedom till: Kjell Persson/sektor kultur och samhällsservice

8 Tjänsteskrivelse 1(2) Handläggarens namn Fredrik Skreberg Val till Kungälvs kommun råd för funktionshinderfrågor(dnr KS2014/ ) Sammanfattning För att bereda kommuninvånare med funktionsnedsättning inflytande och insyn i handläggningen av frågor av allmän karaktär ska det finnas ett särskilt råd för funktionshinderfrågor med kommunstyrelsen som huvudman. Rådet för funktionshinderfrågor ska vara ett organ för samråd och ömsesidig information mellan handikapporganisationer samt kommunala nämnder och beredningar. Enligt rådets reglemente ska rådet bestå av 4 representanter från kommunstyrelsen, 1 från miljö- och byggnadsnämnden samt 1 representant vardera från demokratiberedningen, framtid- och utvecklingsberedningen, välfärdberedningen och lärandeberedningen. Kommunstyrelsen utser också ordförande. Förslag till miljö- och byggnadsnämnden Xx utses till miljö- och byggnadsnämndens representant i rådet för funktionshinderfrågor. Förslag till kommunstyrelsen Till rådet för funktionshinderfrågor utses Xx (tillika ordförande) Xx Xx Xx Förslag till kommunfullmäktige Xx utses till demokratiberedningens representant i rådet för funktionshinderfrågor. Xx utses till framtid- och utvecklingsberedningens representant i rådet för funktionshinderfrågor. Xx utses till lärandeberedningens representant i rådet för funktionshinderfrågor. Xx utses till välfärdsberedningens representant i rådet för funktionshinderfrågor. ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

9 2(2) Magnus Gyllestad Kommunchef Kathrin Ahlstedt Kanslichef Expedieras till: Löneenheten, Marie Flodin/Kommunledningssektorn För kännedom till:

10 Tjänsteskrivelse 1(2) Handläggarens namn Pia Christoffersson Förslag till riktlinjer, utbildning och införande av digitaliserade mötesrutiner inklusive distribution av handlingar(dnr KS2010/1875-7) Sammanfattning Kommunfullmäktigebeslutade vid sammanträde att digitala möteshandlingar införs successivt i alla politiska instanser med start efter valet september Digitala möteshandlingar är kommunens verktyg och utskrivna handlingar kommer inte att erbjudas. Förvaltningen har på uppdrag av kommunfullmäktige tagit fram ett förslag till riktlinjer för användning av läsplatta för förtroendevalda samt ett förslag till utbildning. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade vid sammanträde att: 1. Digitala möteshandlingar införs successivt i alla politiska instanser med start efter valet september Digitala möteshandlingar är kommunens verktyg och utskrivna handlingar kommer inte att erbjudas. 2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda möjligheten för sociala myndighetsnämnden och överförmyndarnämnden att införa digitala möteshandlingar. 3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram Riktlinjer för användning av läsplatta för förtroendevalda. Riktlinjerna ska beslutas av kommunfullmäktige i december. 4. Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram förslag på utbildning. Förslaget ska beslutas av kommunfullmäktige i december. Verksamhetens bedömning På uppdrag av kommunfullmäktige har ett förslag till riktlinjer för användning av läsplatta för förtroendevalda tagits fram. Se bilaga 1. Ett förslag till utbildning i användningen av läsplattan samt i den applikation där kallelsen publiceras finns också. Se bilaga 2. Ekonomisk bedömning Ett belopp motsvarande 1 000,0 mkr är avsatt i investeringsbudgeten för 2014 för läsplattor till politiken. Driftkostnaderna ryms inom förvaltningens budget. ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

11 2(2) Förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Riktlinjer för användning av läsplattan för förtroendevalda godkänns 2. Utbildningsplan i användningen av läsplattan för förtroendevalda godkänns Magnus Gyllestad Kommunchef Patrik Skog Enhetschef UPU Expedieras till: Pia Christoffersson För kännedom till:

12 Bilaga 1 Förslag till riktlinjer om rätt att använda läsplatta mellan Kungälvs kommun och förtroendevalda 1 Bakgrund Läsplattan är ett arbetsverktyg för förtroendevalda i Kungälvs kommun i syfte att möjliggöra papperslös distribution av kallelser och övriga nämndhandlingar. Som användare av läsplattan och dess olika applikationer företräder man Kungälvs kommun och ska därför använda sig av ett sunt IT-beteende. Användaren förbinder sig också att följa övriga styrdokument för Kungälvs kommuns informationssäkerhet. Läsplattan är utrustad med ett 3G/4G-abonnemang för ständig åtkomst till internet. (Idag begränsat till 20 GB) Detta abonnemang bekostas av kommunen. Trådlös nätverksuppkoppling är möjlig i de flesta kommunala lokaler. Finns tillgång till trådlöst nätverk även i hemmet är det lämpligt att använda detta på grund av ökad prestanda. Detta supporteras inte av Kungälvs kommun, den förtroendevalda ansvarar själv för uppkopplingen i hemmet. 2 Läsplattans användning Läsplattan är ett av Kungälvs kommuns tillhandahållna arbetsredskap och är avsedd att användas i samband med användarens uppdrag. Användaren förutsätts ta med sin läsplatta vid uppdragets utförande då några läsplattor för utlåning eller utskrivna handlingar inte kommer att finnas. Utrustningen återlämnas senast då uppdraget avslutas. 3 Säkerhet För att säkerställa att inte obehöriga får åtkomst till information som lagras eller kan nås via läsplattan, skall den alltid lösenordskyddas i enlighet med de instruktioner som lämnas i samband med utlämnandet av läsplattan. 4 Vårdplikt Kommunen har ingen försäkring som kan användas vid förlust/skada av läsplattan. Som förtroendevald har användaren en vård- och omsorgsplikt om anförtrodd egendom och ska hantera och förvara denna på ett sätt så att skada och stöld förebyggs. Ersättningsskyldighet kan uppkomma vid vårdslöst handhavande. Användaren skall, under den tid som läsplattan disponeras, väl vårda den samt förvara den säkert. Särskilt skall användaren ta hänsyn till att en läsplatta är stöldbegärlig. Vid förlust av sin läsplatta skall omedelbart kundcenter kontaktas. 5 Regler Viss användning av Internet får inte förekomma på kommunens läsplattor. Det är inte tillåtet att använda läsplattan för att komma åt pornografiskt, rasistiskt, diskriminerande eller stötande/olagligt material. Agera så att det som förmedlas genom surfplattan inte skadar Kungälvs kommun. Det är inte tillåtet att ansluta till internet via 3G-nätet i utlandet. ADRESS TELEFON Stadshuset Kungälv vx FAX

13 2(2) 6 Programvara Utöver de programvaror (appar) som Kungälvs kommun tillhandahåller ansvarar användaren själv för de program som installeras på läsplattan. Det finns ett stort antal gratis- appar som det står användaren fritt att ladda hem. 7 Uppdatering Användaren är ansvarig för att läsplattan med programvaror uppdateras i enlighet med de anvisningar som Kungälvs kommun meddelar. 8 Virus Vid misstanke om att läsplattan smittats av datorvirus skall kundcenter kontaktas för närmare besked hur det ska åtgärdas. 9 Äganderätt Läsplattan är Kungälvs kommuns egendom och är ett arbetsredskap under mandatperioden Användaren får inte sälja, hyra ut, pantsätta eller på annat sätt överlåta den. Skulle utmätning företas hos användaren eller denna försättas i konkurs, är användaren skyldig att omedelbart underrätta Kungälvs kommun om detta, samt förevisa detta avtal för att upplysa kronofogdemyndigheten respektive konkursförvaltaren om kommunens äganderätt. 10 Återlämnande När användarens uppdrag upphör ska denne självmant återlämna läsplattan. Läsplattan är till låns så länge den förtroendevalde har en plats i en politisk instans och aktivt deltar i dess arbete. 11 Skadestånd Om användaren bryter mot detta avtal eller på annat sätt förfar vårdslöst, kan skadeståndsskyldighet uppstå för användaren. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar av vilka Kungälvs kommun och användaren har tagit var sitt. Kungälv 2015-xx-xx För Kungälvs kommun Användaren Avtal mellan: Kungälvs kommun och (användaren) personnummer: har denna dag ingåtts om en ipad med s/nr IMEI stöldskyddsmärkning

14 Bilaga 2 Förslag till införande och utbildning för förtroendevalda gällande digitala möteshandlingar Generellt gäller: 1. Läsplattorna, ipad Air, hämtas i kundservice i Stadshuset. I samband med utlämnandet undertecknas en ansvarsförbindelse/riktlinje för användningen av läsplattan. En genomgång av läsplattans funktionalitet erbjuds vid samma tillfälle. Politiker meddelas via e-post när plattorna är klara för avhämtning. 2. Utbildning i applikationen emeeting kommer att ske. emeeting är det program där kallelsen publiceras. Utbildningen genomförs för varje politisk instans för sig och erbjuds vid två alternativa tillfällen och beräknas ta ca 1 timma. Inbjudan sker via e-post. Utbildningen ska planeras in så att en aktuelle kallelse finns publicerad för instansen. 3. I samband med första mötet med varje instans där en kallelse i emeeting finns publicerad avsätts en timma för genomgång och frågor. Kommunstyrelsen är testgrupp för införandet. Den första kallelsen som kommer att publiceras i emeeting är till mötet 18/2. 4. Kommunstyrelsens ledamöter och ersättare kan hämta sin ipad i kundservice fr om 1/2. I samband med utlämnande undertecknas en ansvarsförbindelse och en genomgång av plattans funktionalitet sker. 5. Utbildning i appen emeeting kommer att erbjudas 12/2 alt 16/2. Inbjudan skickas via e-post. 6. Vid kommunstyrelsens möte 18/2 avsätts en timme mellan för ytterligare genomgång och frågor. För övriga politiska instanser gäller följande: 7. Efter att kommunstyrelsens test är klar och ev. problem/felaktigheter är åtgärdade kan övriga politiker hämta sin ipad i kundservice i enlighet med punkt 1. Hämtningen planeras att kunna ske från vecka 12. Detta är oberoende av när emeeting lanseras för resp. instans. 8. Kommunfullmäktige är nästa politiska instans att få kallelsen publicerad i emeeting. Detta planeras ske till sammanträdet 23/4. Utbildning i emeeting sker i enlighet med samma förfarande som för kommunstyrelsen. (Se punkt 2 och 3) KOMMUNLEDNINGSSEKTORN ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

15 9. Innan vecka 22 (sista veckan i maj) planeras att övriga politiska instanser ska arbeta i emeeting med digitala kallelser. Utbildning i emeeting sker i enlighet med samma förfarande som för kommunstyrelsen. (Se punkt 2 och 3) 2(2)

16 Tjänsteskrivelse 1(2) Handläggarens namn Theresa Härsjö Björk Ungdomsfullmäktiges budget 2015(Dnr KS2014/2247-2) Sammanfattning Ungdomsfullmäktige tilldelas varje år kronor. Detta efter att en motion om att tilldela ungdomsfullmäktige ett eget anslag bifallits av kommunfullmäktige. Ungdomsfullmäktige vill för sin budget 2015 använda den till ett evenemang kallat Sommarstart. Bakgrund I juni 2006 beslutade kommunfullmäktige (KF 135/ 2010) att bifalla en motion om ekonomiska medel till ungdomsfullmäktiges förfogande. Kommunfullmäktige beslutade då att reservera kronor av sin egen budget för ungdomsfullmäktige. Ungdomsfullmäktige har därefter årligen tilldelats kronor i samband med att detaljbudgeten för den politiska organisationen fastställs. Detaljbudget för den politiska organisationen 2015 kommer att behandlas i kommunfullmäktige i mars eller april. Ungdomsfullmäktige utsåg på höstens första sammanträde en budgetberedningsgrupp med uppdrag att bereda förslag på vad budget 2015 ska användas till. Budgetberedningen lade fram två förslag till ungdomsfullmäktige att rösta om. Efter omröstningar beslutade ungdomsfullmäktige på sammanträdet den 20 november 2014 att de vill använda budget 2015 till ett event kallat Sommarstart. Verksamhetens bedömning Ungdomsfullmäktiges vill för sin budget 2015 arrangera Sommarstart. Sommarstart är ett skolavslutningsarrangemang. Att genomföra ett evenemang som ovanstående kommer att kräva stor arbetsinsats från deltagarna själva men ungdomarna behöver också ett visst stöd från förvaltningen. Ungdomarna utsåg på sammanträdet den 20 november en grupp som ville arbeta vidare med att genomföra Sommarstart. Förvaltningen (trygga ungdomsmiljöer och kulturskolan) kommer att bistå och stötta ungdomarna i genomförandet. Sommarstart arrangerades även förra sommaren där ungdomarna genom hårt arbete lyckades genomföra arrangemanget med lyckat resultat. Ekonomisk bedömning Förvaltningen (trygga ungdomsmiljöer inom sektor arbetsliv och stöd och kulturenheten inom sektor kultur och samhällsservice) kommer att bistå ungdomarna i arbetet med evenemanget i form av personalstöd. Ungdomsfullmäktiges budget om kronor kommer att användas till kostnaderna för arrangemanget i sig. Utöver själva arrangemanget tillkommer personalkostnader för det förvaltningsstöd som arrangemanget kräver. Dessa kostnader bedöms rymmas inom respektive enhets befintliga ram. ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

17 2(2) Förslag till kommunfullmäktige 1. Ungdomsfullmäktiges budgetförslag för 2015 att arrangera ett evenemang i samband med skolavslutningen, ett så kallat Sommarstart, godkänns 2. Beslutet förutsätter att kommunfullmäktige även 2015 tilldelar ungdomsfullmäktige kronor. Jonas Arngården Sektorchef Robert Hallman Sektorchef Expedieras till: Mariella Sivertstrand Enhetschef Sektor arbetsliv och stöd/ Tommy Berklind, Ia Börjesson, Alaa Awad, sektor kultur och samhällsservice/ Mariella Sivertstrand För kännedom till: Sektor arbetsliv och stöd/ Jonas Arngården, sektor kultur och samhällsservice/ Robert Hallman

18 Budgetberedningens förslag Budgetberedningen har tänk utifrån vad som är genomförbart. Vi vill också att så många som möjligt kan komma. Budgetberedningen har kommit fram till följande förslag om hur ungdomsfullmäktiges pengar ska användas 2015: Alternativ 1: En sport-turnering innehållandes fotboll, handboll och innebandy. (Om detta förslag väljs ska vi sedan rösta om det ska äga rum på skoltid eller inte.) Alternativ 2: Sommarstart.

19 Tjänsteskrivelse 1(2) Handläggarens namn Martin Rahl Tjänsteutlåtande ang. motion om kommunstyrelsens reglemente(dnr KS2014/1766-4) Sammanfattning Göran Ragndahl (mp) har i motion yrkat att femte stycket 25 i kommunstyrelsens reglemente ändras från I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt till att lyda Om ett ärende anses vara av sådan vikt eller brådska att det inte kan vänta, får kallelse ske med kortare varsel. I sådant fall ska kommunstyrelsens vice ordförande och kommun jurist konsulteras. Förvaltningen har nedan lämnat förslag till beslut. Bakgrund Av 25 kommunstyrelsens reglemente framgår att ordföranden ansvarar för att kallelse till sammanträdena utfärdas. Vidare anges i tredje stycket att kallelsen skall på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet, senast fem kalenderdagar före sammanträdesdagen. I femte stycket anges att kallelsen får ske på annat sätt i undantagsfall. Göran Ragndahl (mp) har i motion yrkat att femte stycket 25 i kommunstyrelsens reglemente ändras från I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt till att lyda Om ett ärende anses vara av sådan vikt eller brådska att det inte kan vänta, får kallelse ske med kortare varsel. I sådant fall ska kommunstyrelsens vice ordförande och kommun jurist konsulteras. Motionären har motiverat sitt yrkande bland annat med att nuvarande lydelse inte anger vad ett undantagsfall innebär och då ordföranden har tolkningsföreträde kan lydelsen användas efter eget gottfinnande. Verksamhetens bedömning Förvaltningen vill först framhålla att uttrycket på annat sätt inte avser tiden för utskick av kallelsen utan sättet, dvs. att kallelsen skall kunna meddelas på annat sätt t.ex. per telefon eller elektroniskt. Förvaltningen rekommenderar därför att den aktuella lydelse i femte stycket kvarstår i sin nuvarande lydelse, men att den av motionären förslagna lydelsen tilläggs bestämmelsens tredje stycke. ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

20 2(2) Förslag till beslut 25 tredje stycket i kommunstyrelsens reglemente får följande tillägg: Om ett ärende anses vara av sådan vikt eller brådska att det inte kan vänta, får kallelse ske med kortare varsel. I sådant fall ska kommunstyrelsens vice ordförande och kommun jurist konsulteras. Magnus Gyllestad Kommunchef Kathrin Ahlstedt Kanslichef Expedieras till: För kännedom till:

21

22 Till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Berörda bolag Översänder följande dokument för kännedom. Kungälvs kommuns kommunala revisorer. Ywonne Nordin Ordförande KOMMUNREVISIONEN ADRESS Nämndhuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST HEMSIDA

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35 Kungälvs kommun löpande granskning 2014 Lägesrapport avseende översiktligt granskning av avstämningsrutiner Vi har under hösten 2014 genomfört en översiktlig granskning av vissa väsentliga rutiner (löpande granskning) avseende bokföring och därtill hörande intern kontroll. Syftet med vår granskning är att förbereda och planera för vår revision av årsredovisningen, inte att genomföra en självständig granskning och uttalande avseende kommunens interna kontroll inom nedanstående områden. Vår granskning har bland annat inriktats mot följande områden: Avstämningsrutiner grundbokföring Hantering av anläggningsregister Kundreskontra inklusive övergripande kontroll av rutin för bevakning av betalningar Avstämningsrutin och hantering av fast data i lönesystemet Uppföljningsrutin kring finansiella placeringar Avstämningsrutiner kassa och bank Rutiner för periodisering under löpande år inklusive rutin för intäktsföring i huvudboken vid fakturering Avstämningsrutin av externa lån Hantering av fasta data i ekonomisystem Dokumentation av egna kontrollåtgärder av förvaltning avseende ovanstående Våra iakttagelser kring ovanstående framgår nedan. För ytterligare förklaringar och kommentarer står vi givetvis till förfogande. Göteborg den 4 december 2014 Fredrik Carlsson Uppdragsansvarig Mikael Waller Granskare

36 1. Våra iakttagelser Vår kommentar Förvaltningens kommentar: Avstämningsrutiner grundbokföring Inhämtat lista på ankomstregistrerade fakturor som visar att kommunen inte har stora mängder fakturor som släpar. Rutinen bedöms fungera tillfredsställande Våra iakttagelser Vår kommentar Förvaltningens kommentar: Hantering av anläggningsregister Avstämning mellan anläggningsregister och huvudboken per sista okt har skett enligt följande: -Anskaffningsvärde mot huvudbok -Ackumulerade avskrivning i anläggningsregister mot huvudbok - Restvärde i anläggningsregister mot huvudbok Samtliga avstämningar har skett utan differens. Aktivering sker varje månad av ansvarig ekonom genom avstämning med projektledare. Aktivering sker när investeringen är färdigställd. Rutinen bedöms fungera tillfredsställande 2 av 7

37 Avstämning mellan anläggningsregister och HB sker per tertial. Våra iakttagelser Vår kommentar Förvaltningens kommentar: Kundreskontra Avstämning har skett mellan kundreskontran och huvudbok per den Ingen differens har noterats. När en kundfaktura har förfallit till betalning med 10 dagar skickas en betalningspåminnelse ut. Om ingen betalning har erhållits efter 20 dagar överlämnas fordran till Intrum Justitia via fil. Innan varje fil skickas iväg går den via berörd verksamhetschef som säkerhetställer att samtliga fordringar är korrekt utställda. Vid varje tertial bokas alla fordringar som är förfallet till betalning mer än två månader mot kontot osäkra kundfordringar. Rutinen bedöms fungera tillfredsställande 3 av 7

38 Våra iakttagelser Vår kommentar Förvaltningens kommentar: Avstämningsrutin och hantering av fast data i lönesystemet. Redigering av data i lönesystemet sköts av löneavdelningen. I nuläget har sex st på löneavdelningen och två från HR full access till lönesystemet. Betalning av lön sker i två led; löneadministratör upprättar underlag för lönespecifikationer och systemansvariga attesterar i första led och chef i andra led innan länk går till banken för utbetalning. I samband med lönekörning skrivs bevakningslistor ut och gås igenom av lönepersonalen i syfte att säkerhetsställa korrekt lön blir utbetald. Fellista tas ut av systemansvarig så att det inte finns några fel som inte får vara där ex uttag av för mycket betald semester. En analyslista finns för respektive chef att ta ut för att se personen fortfarande är anställd. En logglista på personal som tjänar över 35 tkr. Utfört arbete Stickprovgranskat lön för sex verksamhetschefer enligt grundlönelista, mot lönespecifikationer och utbetalningslista. Granskning har skett utan anmärkning. Kontroll och uppföljning av förändringar fasta data i lönesystemet bör utökas, tex genom att rutin med kontroll av logglista införs i syfte att identifiera förändringar av fast data. 4 av 7

39 Våra iakttagelser Vår kommentar Förvaltningens kommentar: Uppföljningsrutin kring finansiella investeringar Avstämning av post sker vid varje tertial. Avkastning resultatförs på konto Aktieutdelning hanteras en gång per år och resultatförs på konto Prövning av värdering sker när det är påkallat och minst vid årsbokslutet. Rutinen bedöms fungera tillfredsställande Våra iakttagelser Vår kommentar Förvaltningens kommentar: Avstämningsrutiner kassa & Bank Avstämning sker dagligen genom inläsning av in- och utbetalningsfil. Avstämning har skett av samtliga konton i huvudboken mot kontoutdrag från bank per den Uppbokning av ränta sker vid varje tertial. Inga differenser har noterats. Rutinen bedöms fungera tillfredsställande 5 av 7

40 Våra iakttagelser Vår kommentar Förvaltningens kommentar: Rutiner för periodisering under löpande år inklusive rutin för intäktsföring i huvudboken vid fakturering Vid årsbokslut samt delårsbokslut tas det fram en tidsplan för att säkerställa att varje period och post under tillgångar och skulder periodiseras korrekt. Periodisering sker på sektorsnivå genom att sektorsekonomerna skickar in blanketter till redovisning över aktuella periodiseringar. Den centrala redovisningsenheten periodiserar övergripande poster i kommunen. Samtliga fakturor dvs både e-fakturor samt inscannade sker periodisering direkt i fakturaportalen. Stickprov görs på stora belopp för att säkerhetsställa periodiseringen. Rutinen bedöms fungera tillfredsställande Exempel på stora fakturor är hyror. Periodisering av upplupen ränta på lån sker vid varje tertial Intäkter för barnomsorg samt äldreomsorg faktureras varje månad. Fakturering av VA och renhållning sker varannan månad. 6 av 7

41 Våra iakttagelser Vår kommentar Förvaltningens kommentar: Avstämningsrutiner av externa lån Avstämning sker vid varje tertial. Engagemangsspecifikationer inhämtas och uppbokning av upplupen ränta sker enligt engagemang. Lån som avser Kungälv energi faktureras enligt ränta från engagemang. Rutinen bedöms fungera tillfredsställande Våra iakttagelser Vår kommentar Förvaltningens kommentar: Hantering av fast data i ekonomisystemet Redigering av data i kund- och leverantörsreskontran sköts av ekonomienheten. Samma person kan inte lägga in en faktura och sedan skicka den till bank för betalning. Förändring av fast data i reskontran sker på central nivå av ansvariga för reskontran. Kontroll och uppföljning av förändringar fasta data i ekonomisystemet bör utökas, t.ex. genom att rutin med kontroll av logglista införs i syfte att identifiera förändringar av fast data. 7 av 7

42 Tjänsteskrivelse 1(1) Handläggarens namn Fredrik Skreberg Inkomna skrivelser till kommunstyrelsen för perioden 6 december 2014 till 2 januari 2015 (Dnr KS2015/2-1) Sammanfattning Till kommunstyrelsen redovisas en lista utsänd med kallelsen med inkomna skrivelser till kommunstyrelsen för perioden 6 december 2014 till 2 januari Kommunstyrelsen föreslås anteckna informationen. Förslag till beslut Informationen antecknas till protokollet. Magnus Gyllestad Kommunchef Kathrin Ahlstedt Kanslichef ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

43 Dok. nr. Titel Dokumentdatum Dokumentkategori Information från GRs förbundsstyrelse Dokument in Överenskommelse om psykisk ohälsa Dokument in Öppna jämförelser Energi och klimat Dokument in Till Kommunstyrelsen Bostadsmarknadsenkäten Dokument in KS2014/ Skrivelse Dokument in Inspektion enligt 19 kap 17 föräldrarbalken och Dokument in förmynderskapsförordningen KS2014/ Deltagande i Fiskekommunerna Dokument in KS2014/ Skrivelse till kommunstyrelsen om parkeringsplatser vid Gamla torget Dokument in

44 Anmälan av delegeringsbeslut kommunstyrelsen januari Delegeringsbeslut 2 KS2014/ Delegeringsbeslut - beviljas 3 KS2014/ Delegeringsbeslut - beviljas 4 KS2014/ Delegeringsbeslut - beviljas delvis 5 KS2014/ Beslut om tillfälligt uppehåll av hushållsavfall Svartedalen 1:5 6 KS2014/ Beslut om tillfälligt uppehåll av hushållsavfall Hålta-Hede 1:4 7 KS2014/ Beslut tillfälligt uppehåll av hushållsavfall Lilla Våghals 4 8 KS2014/ Hyreskontrakt för tiden * 1 Rum och kök. Blockuthyrning. 9 KS2014/ Hyreskontrakt för tiden och tills vidare. Ytterbybostäder AB. 10 KS2014/ Sammanställning av delegationsbeslut om transportdispenser december KS2014/ Delegationsbeslut - beviljas 12 KS2014/ Delgeringsbeslut - beviljas 13 KS2014/ Delegeringsbeslut - beviljas 14 KS2014/ Beslut om tillfälligt uppehåll av hushållsavfall Kvarntornet 1 DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN

45 15 KS2014/ Beslut om tillfälligt uppehåll av hushållsavfall Krabbeluren KS2014/ Hyreskontrakt med Ytterbybostäder AB fr o m rum och kök. 17 KS2014/ Hyreskontrakt med Ytterbybostäder fr o m , Kontorslokaler. 18 KS2014/241-2 Godkännande av överlåtelse av jordbruksarrende (sidoarrende) nr inom Solberga-Hede 1:3 till ny arrendator 19 KS2014/ Beslut om Fritidshämtning av hushållsavfall Klåverön 3:39 20 KS2014/ Stiftelsen Kungälvsbostäder. Hyreskontrakt för tiden Hemtjänstlokal Solhultsgatan KS2014/ Hyreskontrakt för 4 p-platser för Hemtjänsten. Solhultsgatan 8. Hyrestid från och tillsvidare. 22 KS2014/ Kungälvsbostäder, 13 LSS lägenheter Solhultsgatan 8. Hyreskontrakt KS2014/ Kungälvsbostäder. Hyreskontrakt för tiden Avser Personalutrymmen mm. Solhultsgatan KS2014/ Tillsättningsbeslut A Träslöjd- och tekniklärare, Munkegärdeskolan 25 KS2014/ Tillsättningsbeslut A Lärare NO och teknik, Munkegärdeskolan 26 KS2014/ Tillsättningsbeslut A Lärare Ma/Idrott, Munkegärdeskolan 27 KS2014/ Tillsättningsbeslut A Fritidspedagoger, Kastellegårdsskolan DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN

46 28 KS2014/ Tillsättningsbeslut A Fritidspedagog, Diserödsskolan 29 KS2014/ Tillsättningsbeslut A424495, Lärare åk 4, Diserödsskolan 30 KS2014/ Tillsättningsbeslut A Lärare MA/NO, Munkegärdeskolan 31 KS2014/84-9 Ansökan om lagfart samt dödning av inteckning 32 KS2012/ LM-ansökan fastighetsreglering allmän platsmark 33 KS2013/ Återtagande av ansökan 34 KS2014/ Delegeringsbeslut oktober månad 2014 gällande färdtjänst och riksfärdtjänst. Färdtjänst 59 beviljade, 0 avslag, 0 delavslag, Riksfärdtjänst 9 beviljade, 0 avslag, 1 delavslag, 1 dagvårdstillstånd, 1 resa i annan kommun beviljad 35 KS2014/ Delegeringsbeslut november månad 2014 gällande färdtjänst och riksfärdtjänst. Färdtjänst 43 beviljade, 0 avslag, 1 delavslag, Riksfärdtjänst 8 beviljade, 0 avslag, 1 delavslag, 1 dagvårdstillstånd, 0 resa i annan kommun beviljad 36 KS2014/ Delegeringsbeslut parkeringstillstånd för personer med funktionsnedsättning november beviljade förare, 1 beviljad medpassagerare, 1 avslag 37 KS2014/ Ansökan om lagfart 38 KS2014/ Lägenhetsarrende Kungälvs Fotbollsflickor 39 KS2014/ Nyttjanderättsavtal, avloppsledning, Kungälvs fotbollsflickor DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN

47 40 KS2014/ Godkännande av förrättning 41 KS2014/ Påskriven överenskommelse om fastighetsbestämning rörande Grokareby 3:5 42 KS2014/ Påskrivet avtal och värderingsprotokoll för elkabel Löstorp 2:14 43 KS2014/ Påskriven överenskommelse om fastighetsreglering rörande Barkeröd 1:1 44 KS2014/ Kastellegården 1:48- ledningsrätt va-ledning 45 KS2014/ Delegeringsbeslut parkeringstillstånd för personer med funktionsnedsättning oktober beviljade förare, 4 beviljad medpassagerare, 3 avslag DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN

48 Diarienumer KS2014/2315 Transportdispenser december 2014 Diarie- och dokumentnr. Datum Organisation/mottagare Beslut KS2014/ [TRV 2014/98896] Dompergatan-Arendal - Tillstyrkt bela.molnar@trafikverket.se Tillstyrks KS2014/ TRV 2014/ [Kungälv - Huddinge] - Tillstyrkt noreply@trafikverket.se Tillstyrks KS2014/ Transporttillstånd HML LBC - Koön-Solbräcke - Beslut HML LBC AB Beslut KS2014/ [TRV 2014/97393] - Tillstyrkt agneta.andersson@trafikverket.se Tillstyrks KS2014/ TRV 2014/ [Kungälv - Alingsås] - Tillstyrkt noreply@trafikverket.se Tillstyrks KS2014/ TRV 2014/ [Kungälv - Göteborg] - Tillstyrkt noreply@trafikverket.se Tillstyrks KS2014/ [TRV 2014/95701] - Tillstyrkt agneta.andersson@trafikverket.se Tillstyrks KS2014/ TRV 2014/ [Kungälv - Alingsås] - tillstyrkt noreply@trafikverket.se Tillstyrks

49 Parkeringstillstånd för rörelsehindrade oktober 2014 Förare KS 2014/1154 KS 2014/1168 KS 2014/1165 KS 2014/1166 KS 2014/1170 KS 2014/1164 KS 2014/1167 KS 2014/1028 KS 2014/1156 KS 2014/1162 KS 2014/1160 KS 2014/1177 KS 2014/1179 KS 2014/1169 KS 2014/1175 KS 2014/1182 KS 2014/1186 KS 2014/1178 KS 2014/1181 KS 2014/1184 KS 2014/1183 Medpassagerare KS 2014/1171 KS 2014/1180 KS 2014/1174 KS 2014/1157 Avslag MILJÖENHETEN SAMHÄLLSBYGGNAD KS 2014/1158 KS 2014/1161 KS 2014/1173 ADRESS Kungälvs Kommun Kungälv TELEFON vx FAX E-POST HEMSIDA

50 2(2)

51 Delegationslista oktober månad Kundnummer Tillståndstyp Betalare Beslut SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B Riks RIKKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B Riks RIKKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B Riks RIKKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B Riks RIKKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B

52 Riks RIKKUÄ D ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B FAK FAPKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B Dagv DAGKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B Riks RISKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B Riks RISKUÄ B

53 ftj FTJKUÄ B Riks RIKKUÄ B Riks RIKKUÄ B Riks RIKKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B A = avslag B = Bifall D = Delavslag Kungälv kommun Malin Ottosson Ann-Sofie Carlberg Färdtjänsthandläggare Färdtjänsthandläggare

54 Delegationslista november månad 2014 Kundnummer Tillståndstyp Betalare Beslut SPC SPCKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B Dagv DAGKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B Riks RIKKUÄ B Riks RIKKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B Riks RISKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B Riks RIKKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B SPC SPCKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B Riks RIKKUÄ D Riks RIKKUÄ B Riks RISKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B ftj FTJKUÄ B Riks RIKKUÄ B

55 43609 Riks RIKKUÄ B ftj FTJKUÄ D UNG SPUKUÄ B A = B = D = avslag beviljat delavslag Kungälvs Kommun Malin Ottosson Färdtjänsthandläggare Ann-Sofie Carlberg Färdtjänsthandläggare

56 Delegationslista PRH november månad 2014 Förare KS 2014/1189 KS 2014/1190 KS 2014/1187 KS 2014/1188 KS 2014/1194 KS 2014/1191 KS 2014/1193 Medpassagerare KS 2014/1185 Avslag KS 2014/1172 MILJÖENHETEN SAMHÄLLSBYGGNAD ADRESS Kungälvs Kommun Kungälv TELEFON vx FAX E-POST HEMSIDA

57 2(2)